Årets prosjektleder, - Norsk senter for prosjektledelse - NTNU

5. Hvordan sikrer vi oss overblikk overde mest avgjørende forhold i stedetfor å arbeide med de mest åpenbareog lette forhold.6. Hvordan får vi mest mulig ut avanalysens informasjon?Totalresultatet, "100 mio kr. +/- 10mio. kr." er ikke alt. Årsakene tilden beregnede usikkerhet er vel såviktige. Det er jo der man kan forbedreprosjektet, planleggingen ogoppfølgningen.7. Hvordan initierer vi en effektiv oppfølgningav usikkerhet og risiko? Altfor mange analyseresultater gjemmesvekk i en skrivebordsskuff!Overordnede løsningsprinsipperEt godt resultat av økonomisk styringforutsetter at du og sponsor arbeideretter realistiske budsjetter, hvor detkonkret er tatt hensyn til det aktuelleprosjekt og de aktuelle og ofte vanskeligevilkår som hersker. Det som mangleri budsjettet kan selv den beste styringikke gjenskape. Mål, kvalitet, krav ogfunksjon, samt den ytre og interne situasjon,henger uløselig sammen medbudsjett og ressurser. Til tross for deninnlysende logikk i dette overtredesdette prinsipp ofte. Her er noen løsningsprinsipper,som har vist seg effektive:• Vær proaktivDu må gjennomføre analysen i enmeget tidlig fase i prosjektet, før dealvorlige beslutninger tas og før manbinder seg til bestemte løsninger• Anvend en gruppe som basisDet er nødvendig at du etablerer enkompetent og avbalansert analysegruppe.Moderne prosjekter er alt forkomplekse til å kunne bedømmes avenkeltpersoner. Sørg videre for at dethersker full åpenhet omkring problemer.• Aksepter usikkerhetDet er i stigende omfang usikkerhetomkring mange parametre, og du måvære parat til håndtere dem omhyggeligog korrekt.• Identifisering og håndtering av usikkerhetskilderLa gruppen i åpenhet identifisere allemulige usikkerhetskilder og organiseredem hensiktsmessig etter en innledendediskusjon omkring prosjektmål, prioriteringer,karakteristiske forhold mv.• Gruppevis tallvurderingerLa gruppen foreta de nødvendige tallvurderingerfor å sikre seg nøytralitet.Dette kan i dag sikres ved å følgereglene for god vurderingsteknikk.• Følg usikkerhetens naturloverBeregn sluttresultatene uten å overtreusikkerhetens naturlover (den Bayeskestatistiske teori). Det er heldigvis nålykkes å finne en fremgangsmåte, somer både enkel og dokumenterbar samttilstrekkelig korrekt.• Arbeid systematisk top-downStart med den overordnede struktur.Spesifiser deretter systematisk der hvordet er mest nødvendig.• Avslutt analysen med handlingsplanerLa gruppen vurdere resultatet og utarbeidehandlingsplaner for ytterligereforbedring av analysen og/eller prosjektetSuksessiv PrinsippetOvenstående sett av prosedyrer, somi integrert form kalles SuksessivPrinsippet, er en videreutvikling av enmer primitiv og ikke helt stabil forgjenger,Suksessiv Kalkulasjon fra 1970og 1980 årene. Metoden har vært endel utbredt i byggesektoren og vi regnermed at atskillige av dette blads lesereantakelig derfor kjenner denne eldremetoden.Den praktiske fremgangsmåte• Du må sikre deg støtte fra ledelsen tilå gjennomføre en slik analyse og formulereanalysens mål.• Etabler en avbalansert analysegruppeog utnytt dens samlede kompetanseog erfaring, intuisjon og inspirasjonog ikke minst gruppesynergien. Kortsagt hele den innvendige del av hodetog erfaring hos alle deltagerne. Skapenighet i gruppen om utgangspunktet,målet og den praktiske prosedyre.Gruppen bør ideelt bestå av 5 – 10nøkkelpersoner som må regne med ådelta i to, kanskje tre analysesesjoner,hver på 1/2 til 1 dag. Analysen måvidere ledes av en moderator med goderfaring fra slikt analysearbeide.• La gruppen identifisere alle potensielleusikkerhetsårsaker uten tabuer. Degrupperes, og deretter defineres det ennormalsituasjon samt potensielleavvik.• La gruppen foreta de nødvendige tallvurderinger,idet man unngår ensidigoptimisme og andre fallgruver, bl.a.ved å følge reglene for god vurderingsteknikk.De er i dag tilgjengeligei litteraturen (se referanse 2 og 3).• Foreta resultatberegningene uten åovertre usikkerhetens naturlover (denBayeske statistiske teori). Man harsom sagt her lykkes å finne en fremgangsmåte,som både er enkel og tilstrekkeligkorrekt. Dette "Columbiegg" består i systematisk å etablere ogopprettholde "statistisk uavhengighet"mellom de enkelte poster, faktorereller aktiviteter, hvor man deretterkan arbeide med lokale, betingedeusikkerheter.• Arbeid systematisk top-down fra detoverordnede billede. Spesifiser derettersuksessivt eller skrittvis der og kunder, hvor det er nødvendig (nemligder hvor den lokale usikkerhet harstørst innflytelse på totalresultatet).På denne måte er analysearbeidetpraktisk overkommelig og samtidigoverskuelig. Deltagerne er som regeltypisk travle mennesker og analysebudsjetteter sjeldent ubegrenset.• Etter selve analysen identifiseres ideertil handlingsplaner, basert på denresulterende "topp-ti liste" som viserde resterende årsaker til usikkerhet.For hvert av ovenstående punkt er detutviklet detaljerte praktiske delprosedyrer.Det fører for vidt her å gå dypereinn i disse. Det henvises til referansenetil slutt i artikkelen.Resultater og erfaringerDet er de siste 20 år gjennomførtomkring tusen slike analyser innenpraktisk talt alle typer og størrelser avprosjekter, strategiske planer og ikkeminst store utviklings- og IT prosjekter.Det mest betydningsfulle resultat erat det i dag faktisk er mulig å reduserebudsjett- og tidsoverraskelser nesten såmye man ønsker. Helt ned til en promillerisiko(naturligvis med unntagelse avomfattende krig og uroligheter, størrenaturkatastrofer ol. store force majeuretilfeller). Helt konkret: blant de ca. 300prosjekter, som forfatterne i løpet av 20år har et førstehånds kjennskap til, oghvor prosedyrene er fulgt korrekt, harvi ennå ikke fått tilbakemelding om eneneste ubehagelig overraskelse.I mange brukeres øyne er det doglike interessant at prosjektlederen ogsponsorer har fått et nytt kraftig verktøytil økt effektivitet og forseringgjennom blant annet den rangordnede➙Prosjektledelse Nr 2-2001 25