Årets prosjektleder, - Norsk senter for prosjektledelse - NTNU

Fordeler og ulemper ved brukav prosjektwebAlt etter hvilket behov man har finnesdet uttallige løsninger for prosjektweb.Enkelte snakker om 150-200 ulikeløsninger på web’en i dag. I hovedsakkan en prosjektweb gi deg følgende fordelerog ulemper.FordelerBedre samspill i prosjektet:Den øyeblikkelige tilgangen vil alltid gideltakerne oppdatert data å arbeidmed. Beskjeder, notater, informasjonsforespørslerog chat funksjoner vil sikrerask og gjennomsiktig kommunikasjon.Man får tilgang til den sist oppdaterteversjonen som vil redusere den tradisjonellemisforståelsen ved at noen arbeidermed et gammelt dokument eller tegning.I forbindelse med et byggeprosjektkan partene legge ut sine tegningerbåde som rene arbeidsfiler eller som"views". Deltakere kan igjen, ut i fra depubliserte tegningene, gi kommentarerved hjelp av "redlining".Prosjektweb er en mulighet til å forbedreprosjektarbeidet betraktelig utenå endre prosjektstrukturen ellergjennomføringen vesentlig.Effektiviserer administrasjonen:En prosjektweb er et begrenset nettverkhvor deltakerne får tilgang ved ålogge seg på med deres individuelle brukerid og passord. Det er derfor mulig ålogge hvem som sender og mottar, oghvilke kommentarer/endringer de måttegjøre. Ved bruk av individuelle brukerid's og passord er det også mulig åintrodusere et prosjekthierarki medulike tilgangsmuligheter.Distribusjon av dokumenter og tegningervia post, disketter, CD-Rom, Faxeller et transportfirma vil så og si forsvinneog bli erstattet av en direktekommunikasjon på prosjektweben. Altprosjektmateriale lagres og organiseres iet arkiv på den måten som passer vedkommendebest. Utskriften av de enkeltedokumentene vil bli forflyttet til personensom virkelig trenger det. Det erogså mulig å knytte seg til et kopieringsfirmafor spesielle utskrifter (A1tegninger, foiler, osv.)Hvis oppsettet for prosjektweben erkorrekt, og prosedyrene for dokumentrevisjonerer på plass, vil en oppdatertarbeidsfil være tilgjengelig. Dette villette jobben med å finne de riktigedokumentene eller tegningene, samtidigsom det forenkler den administrativeoppfølgingen.Arrangering av møter kan gjennomføresved hjelp av en felles kalender forhele prosjektgruppen.Lønnsom investering:I prosjekter der man ikke har tatt ibruk prosjektweb kan en liten endringmedføre utsendelse av nye kopier tilalle deltakerne. Ved å ta i bruk prosjektwebvil man redusere dette vedhjelp av en felles database hvor deltakernefår direkte tilgang til de endrededokumentene. Dette kan føre til enbetydelig reduksjon av kostnader forkopiering, arkivering og distribusjon.Deltakerne vil ha mulighet til å senesten alle CAD-tegninger, spesielleprogram dokumenter eller andre spesielledata filer direkte på prosjektwebenuten å måtte kjøpe lisensierte programmertil den enkelte PC.En forbedret kommunikasjon vedhjelp av prosjektweb kan redusere reisekostnadenebetraktelig.Bevare historien:Man har muligheten til å registrere alltrafikk med dato, tid, sender, mottaker,dokumenttype, osv. Dette vil være tilhjelp ved tapte dokumenter, samt reduserede dårlige unnskyldningen som"jeg sendte tegningene forrige uke"eller "jeg sende en e-post i går".Miljømål:Ved å bevege seg nærmere et papirløstkontor vil prosjektweben også hjelpeoss med å nå noen av våre felles miljømål.UlemperMindre personlig kontakt:En endring av kommunikasjonsveieneved bruk av prosjektweb kan,ironisk nok, resultere i mindre personligkontakt mellom prosjektdeltakerne.Det er derimot ikke hensikten å eliminereden kontakten som man så absolutthar behov for i gjennomføringen.Dette gjelder både for samhandling prosjektdeltakerneimellom og for ledelsenav prosjektet. Ledelsen kan miste kontrollenover prosjektet og få vanskelighetermed å styre de enkelte deltakerneslik man ønsker.Ustabilt:I en operativ prosjektorganisasjonhar man behov for en tilknytning tilInternett som er stabil. Dessverre er dettilfelle i mange bedrifter at man harlogin problemer, kræsj av PC og tregoverføringshastighet. Dette er et kjentproblem for alle som til daglig benytterPC og Internett. Siden et prosjekt eravhengig av korrekt informasjon til retttid vil et ustabilt system kunne bli enfrustrasjon for mange allerede frustrerteprosjektdeltakere.Endret arbeidsform:Selv om mange har behov for å ha etfysisk dokument i hånden for å arbeidemed det, vil man på enkelte områder blinødt til å venne seg til mer bruk avdataskjermen til å se og gi kommentarer.Hensikten er derimot ikke å skapeet papirløst kontor, men å redusere denenorme mengden unødvendige papirkopiersom produseres i prosjekter i dag.Ved å ta i bruk extranet vil manerstatte noen av de eksisterende informasjonsrutinene.Man vil ikke lengerha behov for manuelle distribusjonslisterog det vil sette et større krav til hverenkelt deltaker til å søke informasjon.Faren er at enkelte vil kunne miste nødvendiginformasjon, mens andre vilkunne få for mye. I de fleste løsningenefinnes det derimot en varslingsrutine.Ved hjelp av e-post til deltakerne varslersystemet om at nye dokumenter erpublisert.Unødvendige kopier:Ved å ta i bruk en direkte link mellomprosjektweben og et kopieringsfirma,samtidig som man tillater alle å bestillekopier, er det fare for misbruk og unødvendigekopier kan fortsatt bli bestilt.Sikkerhet:Alle innfallsporter til Internett er i farefor å bli utsatt for uønsket inntrenging.For å hindre dette har man behov foren sikker brannmur. Siden mange prosjektdokumenter kan inneholde hem- ➙Prosjektledelse Nr 2-2001 35