Anbudsförfrågan - Polisen

Postadress
Box 12256
102 26 Stockholm
Datum
Rikspolisstyrelsen 2013-04-16
Besöksadress
Polhemsgatan 30
Stockholm
ANBUDSFÖRFRÅGAN
Polisens verksamhetsstöd Diarienr (åberopas vid korresp)
Affärsenheten
Upphandlingssektionen
PVS-934-6876/12
Upphandlande myndighet
Rikspolisstyrelsen
Ansvarig upphandlare
Annica Östlund
Telefon
010-56 338 61
E-post
annica.ostlund@polisen.se
Upphandlingsförfarande
Öppet förfarande
Anbud senast
2013-06-13
Anbud lämnas/skickas till
Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, 102 26 Stockholm
Anbudssökanden skall vara bunden till sitt anbud t o m
2014-03-31
Avtalsform
Ramavtal
Avtalstid Möjlighet till förlängning
2 år 1+1 år
Förfrågan avser
Laserhastighetsmätare inkl. service
1 INLEDNING
1.1 Upphandlande myndighet
Rikspolisstyrelsen, som är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen, är
upphandlande myndighet. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen,
Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 polismyndigheter.
1.2 Annonsering
Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling och inbjuder till anbudsgivning.
Annonsering sker i databasen www.mercell.com samt i Europeiska unionens officiella
tidning (EUT).
Telefon
114 14
Telefax
010- 563 44 44
E-post
rikspolisstyrelsen@polisen.se
www.polisen.se

1.3 Förfrågningsunderlag
Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan
jämte bilagor (Förfrågningsunderlag).
1.4 Frågor och svar
Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till ansvarig upphandlare med e-post:
annica.ostlund@polisen.se
Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till Rikspolisstyrelsen senast
den 31 maj 2013. Endast skriftliga svar från Rikspolisstyrelsen ska anses utgöra del av
Förfrågningsunderlaget.
1.5 Polisens upphandlarprofil
Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil;
www.polisen.se/Aktuellt/Aktuella-upphandlingar. Frågor och svar samt annan för
upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil
fram till och med den 5 juni 2013. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig
fullständigt Förfrågningsunderlag, i enlighet med bilageförteckning, frågor och svar samt
annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens
upphandlarprofil.
2 FÖRUTSÄTTNINGAR
Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan.
2.1 Omfattning
Upphandlingen avser leverans av laserinstrument för hastighetsövervakning samt
tillhörande service och verifiering enligt nedan.
Pos Benämning
1 Laserhastighetsmätare
2 Förstagångsverifiering
3 Periodiskt återkommande kontroll
4 Översyn (efter tre år första gången och sedan årligen)
5 Service/Reparation per timme
Anbud skall lämnas på hela åtagandet. Alternativa anbud kommer inte att prövas.
2.2 Avrop
Avropande myndigheter är Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium
och samtliga polismyndigheter. Avrop görs genom tillämpning av villkoren i
ramavtalet.
Laserhastighetsmätare 2 (7) Anbudsförfrågan
PVS-934-6876/12

2.3 Volym
Rikspolisstyrelsen uppskattar att ca 20 st laserhastighetsmätare per år kommer att avropas
under avtalsperioden. Rikspolisstyrelsen garanterar dock inte några avropade volymer.
2.4 Avtalstid
Ramavtalet träder ikraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter, och
gäller i två (2) år. Upphandlande myndighet äger rätt men har inte skyldighet att förlänga
ramavtalet med ett (1) år i taget upp till två (2) år.
3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN
De krav som ställs på anbudsgivaren och underleverantörer som ska utföra det aktuella
åtagandet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan:
3.1 Företagsuppgifter
Anbudsgivaren lämnar sina företagsuppgifter, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär, och
fogar det till anbudet. Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra
vissa delar av kontraktet lämnas även underleverantörernas företagsuppgifter, förslagsvis
i bilagt Anbudsformulär, och bifogas anbudet.
3.2 Uteslutningsgrunder/Registrering
Anbudsgivaren och underleverantörer skall vara fria från hinder för deltagande enligt 10
kap. 1-2 §§ LOU. Anbudsgivaren och underleverantörer skall vara registrerade i
aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där
anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad, under förutsättning att
anbudsgivaren/underleverantörerna är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i
enlighet med lagen i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är
etablerad.
Anbudsgivaren och underleverantörer skall underteckna sanningsförsäkran i bilagt
Anbudsformulär och foga den till anbudet för att visa att kraven under denna punkt 3.2 är
uppfyllda. Sanningsförsäkran skall vara undertecknad av behörig företrädare för
anbudsgivaren/underleverantörer. I det fall anbudsgivaren anlitar fler än en
underleverantör får anbudsgivaren mångfaldiga den del av sanningsförsäkran som avser
underleverantörer till antalet underleverantörer.
Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer har
fullgjort sina skatte-, avgifts- och registreringsskyldigheter i Sverige genom att kontakta
behörig svensk myndighet.
3.3 Ekonomisk ställning
Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk ställning att anbudsgivaren kan upprätthålla
kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela under hela dess
giltighetstid, inklusive eventuella förlängningsår.
Rikspolisstyrelsen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares
ekonomiska ställning, i syfte att utröna huruvida anbudsgivaren kan upprätthålla
kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela. Rikspolisstyrelsen kommer
att begära en kreditupplysning från kreditupplysningsföretaget UC AB och prövningen
Laserhastighetsmätare 3 (7) Anbudsförfrågan
PVS-934-6876/12

sker med utgångspunkt från att anbudsgivarens riskklass inte är lägre än tre (3) baserat
på uppgifter från det senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret i enlighet med
UC AB:s skala.
I det fall UC AB inte riskklassificerar anbudsgivaren (gäller exempelvis utländska
företag) eller i det fall anbudsgivarens riskklass inte är baserad på uppgifter från det
senaste avslutade räkenskapsåret eller i övrigt inte är baserat på ekonomiska värden
(gäller exempelvis ekonomiska föreningar) kan anbudsgivaren visa sin ekonomiska
ställning genom att bifoga anbudet sin årsredovisning från det senast registrerade och
avslutade verksamhetsåret eller annan lämplig handling, såsom kreditupplysning från ett
annat kreditupplysningsföretag, exempelvis Dun & Bradstreet.
Inlämnade handlingar får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att
inkomma med anbud med undantag för årsredovisning.
3.4 Tidigare åtaganden
Anbudsgivaren skall ha fullgjort minst ett (1) åtagande där produkten motsvarar
föremålet för upphandlingen och anbudsgivaren har levererat minst tio (10) stycken
instrument till samma kund. Åtagandet skall vara pågående, påbörjat eller avslutat
under de senaste tre (3) åren räknat från sista dag att lämna anbud i denna
upphandling.
Anbudsgivaren skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet uppgifter från
minst ett (1) referensuppdrag. Av lämnade uppgifter skall framgå:
• Beställarens organisationsnamn
• Antal levererade laserhastighetsmätare
• Namn och kontaktuppgifter till kontaktperson hos beställaren
3.5 Kvalitetssäkring
Anbudsgivaren skall arbeta efter ett kvalitetssäkringssystem som uppfyller kraven i
EN ISO 9001.
Anbudsgivaren skall bifoga anbudet intyg om certifiering eller redovisa det egna
kvalitetssäkringssystemet för verksamheten, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär.
Följande information skall framgå:
• information om organisations- och ansvarsförhållanden, såväl för anbudsgivaren som
för produktionsstället, med uppgift om namn på de personer som ansvarar för
företagsledning och kvalitetsledning;
• information om tillverkningsprocessen (flödesscheman) som tydligt visar tider,
materialflöden och större aktiviteter, såsom tester, kontroller och offentliga
inspektioner, som ska genomföras, såväl före som under tillverkningsprocessen samt
namn på de personer som ansvarar för respektive aktivitet;
• information om rutiner, instruktioner och dokument som gäller för initial-,
produktions- och slutkontroller samt för leverans med uppgift om vilka
förbättringsåtgärder som vidtas för att eliminera upptäckta avvikelser;
• information om rutiner som gäller vid kalibrering och test av utrustning och
maskinpark;
Laserhastighetsmätare 4 (7) Anbudsförfrågan
PVS-934-6876/12

• information om rutiner för spårbarhet beträffande material och komponenter samt
framställningshistorik; samt
• information om personalens kompetens, utbildning och erfarenhet på
produktionsstället.
4 KRAV PÅ FÖREMÅLET
De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras för att
styrka att kraven är uppfyllda framgår av bifogad Kravspecifikation.
5 KOMMERSIELLA KRAV
De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är
uppfyllda framgår nedan:
5.1 Pris
Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, förslagsvis i bilagt
Anbudsformulär. Priser skall anges i enlighet med Anbudsformuläret.
Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av
de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av
lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan
reservationer, ändringar eller tillägg.
5.1.1 Valutareglering
Priserna är fasta under avtalstiden. Vid eventuell förlängning äger part rätt att en gång
per år begära att priset för pos 1 Laserhastighetsmätare valutaregleras, se punkt 15
”Valutareglering” i bilaga 3 Avtalsunderlag.
Anbudsgivare som önskar valutareglera offererat pris för pos 1 Laserhastighetsmätare
vid en eventuell förlängning skall ange vilken valuta som offererat pris ska regleras mot,
förslagsvis i bilagt Anbudsformulär. I annat fall kommer offererat pris inte att
valutaregleras.
5.2 Beställningsuppgifter
Anbudsgivaren uppmanas att i anbudet ange de uppgifter som är nödvändiga för att
kunna göra avrop eller lägga beställningar, såsom telefonnummer, faxnummer, adress
m.m.
5.3 Avtalsunderlag
I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska
reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren
skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg.
Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av samtliga kommersiella
villkor.
Laserhastighetsmätare 5 (7) Anbudsförfrågan
PVS-934-6876/12

6 UTVÄRDERINGSFÖRFARANDE
6.1 Grund för tilldelning av kontrakt
Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga inkomna anbud i två (2) på varandra
följande faser i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa
värderingsgrunden ”lägsta pris” som grund för tilldelning av kontrakt.
6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen
I denna fas kontrolleras inledningsvis om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren.
Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i
Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och
yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar
sig till utvärderingsfasen.
6.3 Utvärderingsfasen
I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för
upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken
anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta priset. Endast anbudsgivare som
bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven
genomgår denna prövning. Anbudet med det lägsta priset fastställs genom att summera
kostnaden för 40 st laserhastighetsmätare, 40 st förstagångsverifieringar, 80 st periodiskt
återkommande kontroller, 80 st översyner samt priset för 100 timmar service. Summan av
dessa kommer att utgöra det jämförelsepris som Rikspolisstyrelsen använder för att fram
det lägsta priset och därmed även den anbudsgivare som Rikspolisstyrelsen avser att anta
som leverantör.
7 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER
De administrativa bestämmelser som gäller för denna upphandling framgår nedan.
7.1 Anbudets form
Anbud, inklusive bilagor, upprättas skriftligen på svenska i ett (1) komplett exemplar.
Det är önskvärt att hålat A4-papper används och att pärmar, plastfickor, häftklamrar,
gem och liknande undviks.
7.2 Anbudets disposition
Anbudet disponeras på så vis att efterfrågade bilagor läggs i nummerordning, i enlighet
med dispositionen i denna Anbudsförfrågan. Information och dokumentation som inte
efterfrågats men som anbudsgivaren ändå önskar bilägga anbudet placeras sist i anbudet
som särskild bilaga.
Laserhastighetsmätare 6 (7) Anbudsförfrågan
PVS-934-6876/12

7.3 Anbudets giltighetstid
Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 31 mars 2014, om inte
annat överensskommes på initiativ av Rikspolisstyrelsen. Anbudsgivaren är bunden av
sitt anbud trots att upplysning om beslut om val av leverantör och anbud har meddelats
enligt LOU.
Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av anbudets giltighetstid.
7.4 Anbudets undertecknande
Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare eller motsvarande för
anbudsgivaren.
Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som undertecknat anbud.
7.5 Anbudsförsändelse
Anbud lämnas i en sluten försändelse försedd med följande text som upplysning om att
försändelsen innehåller anbud.
”PVS-934-6876/12 ANBUD Laserhastighetsmätare”
7.6 Anbudets avlämnande
Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 13 juni 2013.
Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer
efter sista dag att lämna anbud kommer inte att beaktas. Anbud adresseras till:
Rikspolisstyrelsen
Registratorskontoret
Box 12256
102 26 Stockholm
Anbud kan även lämnas till Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30 i Stockholm,
vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00.
7.7 Upphandlingsförfarande
Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande. Anbud kommer att antas utan
föregående förhandling.
7.8 Anbudskostnader
Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med
anbudsgivningen.
7.9 Kontrakt
Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i
denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med
ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en
eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller
Laserhastighetsmätare 7 (7) Anbudsförfrågan
PVS-934-6876/12

tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med
en elektronisk signatur.
7.10 Offentlighetsprincipen
Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen.
Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten
inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste
stöd finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling
avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 § offentlighetsoch
sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör
anbudsgivarens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas
att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Rikspolisstyrelsen att
pröva en begäran om att få ta del av anbud.
För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet
skriftligen: a) begära att viss uppgift ska hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som
ska gälla som skyddsvärda; samt c) ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om
uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från
allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller
vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol.
Annica Östlund
Upphandlare
Bilagor
1. Anbudsformulär
2. Kravspecifikation
3. Avtalsunderlag, jämte bilagor
Laserhastighetsmätare 8 (7) Anbudsförfrågan
PVS-934-6876/12