Anbudsförfrågan (pdf-format) - Polisen

Anbudsförfrågan
1 (17)
Rikspolisstyrelsen
Polisens verksamhetsstöd
Affärsenheten/Upphandlingssektionen
Sara Kinnander
Upphandlare
Datum
2013-12-20
Diarienr (åberopas vid korresp)
A204.411/ /2013
Sista anbudsdag: 2014-02-18
UPPHANDLING AV
RESEBYRÅTJÄNSTER
(9 bilagor)
1 FÖRUTSÄTTNINGAR
Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan.
1.1 Allmänt
Upphandlingen genomförs för att tillgodose nedanstående (punkt 1.2)
myndigheters (”Myndigheterna”)
behov av
resebyråtjänster för tjänsteresor
inom Sverige och utomlands.
Myndigheterna använder vid bokningar av tjänsteresorr i dagsläget de statligt
upphandlade ramavtalen (återfinns på www.avropa.se), dvs. avtalen för
inrikes- och utrikes flyg, hyrbil och hotell. Vidare nyttjas det statligaa
ramavtalet för betaltjänster med betalkort samt resekonto (BTA). Bokning av
resor görs av resenärenn eller av en
utsedd resebokare.
Resenärenss bokning av
flyg, hotell, hyrbil och taxi etc. sker på olika sätt inom
Myndigheterna och idag är online-användandet strax över 1 % av det totalaa
antalet resebokningar.
Myndigheterna har en
målsättning att under
kommande
avtalsperiod öka användandet
till minst 60 %, idag är inte samtligaa
Myndigheterna anslutna till ett självbokningssystem.
Myndigheterna har för avsikt attt teckna avtal med en (1) leverantör. Anbud
lämnas på hela åtagandet, alternativa anbud kommer inte att utvärderas.
1.2 Myndigheterna
Nedan återfinns en beskrivning av de myndigheter som omfattas av denna
upphandling samt kortfattad information
om myndigheternas
nuvarande
resmönster.
Brottsförebyggande
rådet (Brå) är ettt centrum för forsknings- och
utvecklingsverksamhet inom rättsväsendet. Brå arbetar på uppdrag av Sveriges
regering och ofta i samverkan med andra myndigheter och organisationer. En
viktig utgångspunkt för den svenska kriminalpolitiken är att arbeta för att
förhindra att brott sker. Brå är en
myndighet som verkar för att brottsligheten
minskar och tryggheten ökar i samhället genom att ta
fram faktaa och sprida
kunskap om
brottslighet och brottsförebyggande arbete.

2
Rikspolisstyrelsen 2013-12-20
Brå producerar även den officiella kriminalstatistiken, utvärderar reformer,
bedriver forskning för att ta fram ny kunskap och stödjer lokalt
brottsförebyggande arbete.
Brå:s målgrupper är beslutsfattare och anställda inom rättsväsendet,
brottsförebyggande aktörer samt medier och allmänhet. Brå har cirka 90
medarbetare och ligger i Stockholm. Huvuddelen i myndighetens resande sker
inom Sverige men det förekommer utlandsresor i samband med konferenser
och samarbetsprojekt. Brå står för arrangemanget av det internationella
Stockholm Criminology Symposium varje år.
Ekobrottsmyndigheten (EBM) är en specialistmyndighet för
ekobrottsbekämpning med uppgift att förebygga, upptäcka, förhindra, utreda
och lagföra ekonomisk brottslighet. Inom EBM arbetar ca 420 personer.
Myndigheten har kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö. Myndigheten erhöll
riksansvar den 2013-07-01 och ska utöka de orter där Ekobrottsmyndigheten
ska finns lokaliserad. Dessa orter är from slutet av 2012 Umeå, Sundsvall,
Uppsala, Örebro, Linköping. Huvuddelen av myndighetens resande sker inom
Sverige mellan Stockholm, Göteborg och Malmö, men det förekommer även
utlandsresor.
Polisen, i Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens
kriminaltekniska laboratorium och 21 länsindelade polismyndigheter, samt
SÄPO. Rikspolisstyrelsen är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för
Polisen. Polisen har ca 28 500 anställda och genomför främst resor inom
Sverige och Europa. Rikspolisstyrelsen kommer i denna upphandling teckna
avtal för såväl Rikspolisstyrelsen som för övriga myndigheter inom Polisens
organisation.
År 2015 blir SÄPO en egen myndighet, SÄPO ska dock ha möjlighet att
avropa från detta avtal även när SÄPO är en myndighet skild från Polisen.
Post- och telestyrelsen (PTS) är den myndighet i Sverige som bevakar tele-,
IT-, radio-, och postområdena. PTS verkar för att alla i Sverige ska få tillgång
till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationer. PTS är en utåtriktad
myndighet som arbetar på en dynamisk marknad och med många
internationella kontakter. Myndigheten har ca 280 anställda varav de flesta
arbetar vid huvudkontoret i Stockholm. Huvuddelen av resandet sker inom
Europa men det förekommer en hel del resor både inom Sverige och
interkontinentalt.
Riksrevisionen är en del av riksdagens kontrollmakt. Det övergripande målet
för Riksrevisionen är att bidra till god resursanvändning och en effektiv
förvaltning i staten genom en oberoende granskning av den statliga
verksamheten. Riksrevisionens uppdrag genomförs i form av årlig (finansiell)
revision och effektivitetsgranskningar som redovisas till riksdag och regering
som underlag för styrning av statsförvaltningen. Riksrevisionen har dessutom
internationella kontakter i stor omfattning, både i form av biståndsarbete och
med motsvarande professioner i andra länder över hela världen.

3
Rikspolisstyrelsen 2013-12-20
Riksrevisionen leds av tre riksrevisorer, valda av riksdagen och har ca 300
anställda, varav ca 260 i Stockholm. Lokala kontor finns i Jönköping, Karlstad
och Uppsala med ca 25 anställda per kontor.
Tullverket är en statlig myndighet med drygt 2 100 anställda. Myndigheten
kontrollerar flödet av varor in och ut ur Sverige, bidrar till ett säkert samhälle
och säkerställer konkurrensneutral handel. Vårt arbete ska leda till att korrekt
tull, skatter och andra avgifter tas in samt att restriktioner för in- och utförsel
följs.
Vi förenklar den legala handeln och förhindrar den illegala genom att erbjuda
smidiga tullrutiner för utrikeshandeln, en enkel gränspassage för resande och
ett effektivt gränsskydd.
Tullverket verkar i hela landet, men finns främst vid gränsorter med större
resande- och godsflöden, i huvudsak i Stockholm, Göteborg och Malmö.
Åklagarmyndigheten är en statlig myndighet med ca 1 300 anställda, varav
ca 900 åklagare, medan övriga arbetar inom olika stödfunktioner. Den centrala
administrationen finns på Riksåklagarens kansli som är lokaliserat i
Stockholm. Myndigheten har verksamhet i hela landet. Den operativa
verksamheten utövas på landets 39 åklagarkammare samt tre
utvecklingscentrum lokaliserade i Stockholm, Göteborg och Malmö.
Åklagarmyndigheten genomför ett stort antal tjänsteresor såväl nationellt,
vilket utgör huvuddelen, som internationellt. Åklagarmyndighetens resor
beställs av en eller flera resebeställare inom respektive kammare.
1.3 Omfattning
Denna upphandling omfattar resebyråtjänster och profilhantering.
Myndigheterna söker en resebyrå som kan tillhandahålla resebyråtjänster såväl
online som offline. Med online avses bokning som görs via ett webbaserat
självbokningssystem och med offline avses bokning som görs genom att ringa
till resebyrån och genomföra en bokning. I tjänsterna ingår att boka, omboka
och avboka transporter såsom flyg-, tåg-, mark- och båttransporter samt
genomföra bokning, ombokning och avbokning av logi.
För såväl offline som onlinebokning är tillgången till en profildatabas med
myndighets- och resenärsuppgifter väsentlig.
För närvarande finns sammanlagt drygt 6000 profiler inlagda och ambitionen
är att antalet ska öka under kommande avtalsperiod.
1.4 Resevolymer
Nedan återfinns en översiktlig bild av antalet bokningar år 2012.
Produkt
Antal biljetter/rumsnätter/hyrbilar
Flyg inrikes 21 000
Flyg Europa 6 000
Flyg internationellt 1 100
Tåg inrikes 61 000
Hotell 26 000

4
Rikspolisstyrelsen 2013-12-20
Hyrbil 700
Myndigheterna kan inte garantera några kommande avropsvolymer.
1.5 Avtalstid
Ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av
respektive Myndighet och antagen leverantör, dock tidigast från och med den
1 april 2014 och gäller i två (2) år.
Rikspolisstyrelsen tecknar avtal för samtliga polismyndigheter, Statens
kriminaltekniska laboratorium samt SÄPO.
Varje Myndighet äger rätt, men saknar skyldighet, att förlänga avtalet med upp
till ett (1) år i taget i upp till totalt två (2) år.
2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER
2.1 Upphandlande myndighet
Rikspolisstyrelsen genomför denna upphandling för samtliga under punkt 1.2
uppräknade myndigheters räkning, samtliga dessa myndigheter är
upphandlande myndigheter.
2.2 Upphandlingsförfarande
Vid denna upphandling tillämpas ett förenklat förfarande i enlighet med
15 kap. 3 § lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan
komma att antas utan föregående förhandling. Eventuell förhandling sker på
initiativ av Rikspolisstyrelsen.
2.3 Annonsering
Annonsering sker i databasen www.mercell.se.
2.4 Förfrågningsunderlag
Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna
anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag).
Förfrågningsunderlaget är publicerat på Rikspolisstyrelsens upphandlarprofil;
www.polisen.se/Aktuellt/Aktuella-upphandlingar/. Anbudsgivaren bär själv
ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag.
2.5 Frågor och svar
Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på
följande e-postadress: sara.kinnander@polisen.se. Rikspolisstyrelsen besvarar
endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 5 februari 2014.
Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras
löpande på Rikspolisstyrelsens upphandlarprofil fram till och med den 7
februari 2014. Endast den information som publiceras på Rikspolisstyrelsens
upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget.

5
Rikspolisstyrelsen 2013-12-20
Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan
för upphandlingen relevant information som publiceras på Rikspolisstyrelsens
upphandlarprofil.
Observera att inga frågor och svar kommer att publiceras mellan 2013-12-20
och 2014-01-05.
2.6 Anbudets form och struktur
Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av
betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla
handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på
annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning.
Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de
efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som
anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet
tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig,
jämför punkt 2.11.
Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, gem och liknande.
Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som
upplysning om att försändelsen innehåller anbud.
”A204.411/2013 ANBUD Resebyråtjänster”
2.7 Anbudets giltighet
Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och
anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 31 december
2014 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av
anbudets giltighetstid initieras av Rikspolisstyrelsen.
2.8 Anbudets avlämnande
Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 18 februari 2014.
Anbud som lämnas till Rikspolisstyrelsen personligen eller via bud avlämnas
vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, helgfria vardagar mellan kl. 06:00 och kl.
20:00.
Anbud som skickas till Rikspolisstyrelsen med post adresseras till:
Rikspolisstyrelsen
Att: Registratorskontoret
Box 12256
102 26 Stockholm
Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som
ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post
kommer inte att beaktas.

6
Rikspolisstyrelsen 2013-12-20
2.9 Anbudskostnader
Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i
samband med anbudsgivningen.
2.10 Kontrakt
Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen
anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt.
Enligt definitionen i 2 kap. 10 § LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal
med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande
myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av
byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c)
undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur.
2.11 Offentlighetsprincipen
Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen, vilket
innebär att Rikspolisstyrelsen är skyldig att lämna ut information som inte är
hemlig. Rikspolisstyrelsen genomför en prövning om information är hemlig
eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av
informationen inkommer till Rikspolisstyrelsen. Rikspolisstyrelsens beslut om
att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol.
För att underlätta Rikspolisstyrelsens prövning ombeds anbudsgivaren att i
anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig
samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes.
3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE
De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra
tjänsterna som omfattas av det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras
för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan.
Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra
hela eller vissa delar av ramavtalet.
Avser anbudsgivaren att anlita fler än en (1) underleverantör får bilagt
”Formulär för underleverantör” mångfaldigas.
3.1 Företagsuppgifter
Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter
förslagsvis i bilagda ”Formulär för anbudsgivare” och ”Formulär för
underleverantör” samt fogar dem till anbudet.
3.2 Uteslutningsgrunder
Rikspolisstyrelsen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer,
för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 §§ LOU föreligger.
Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och
samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 §§ LOU inte föreligger.

7
Rikspolisstyrelsen 2013-12-20
Behörigen undertecknade ”Formulär för anbudsgivare” och ”Formulär för
underleverantör” godtas som skriftligt intyg.
3.3 Socialförsäkringsavgifter och skatter
Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter
avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet.
Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och
underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder
avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från
Skatteverket.
Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige skall
styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och
skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig
nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Rikspolisstyrelsen
inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses
hänvisas till bilagd ”Blankett från Skatteverket.” Om det inte utfärdas
handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall dessa
ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete.
Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får
inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med
anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av
oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers
verksamhet, såsom auktoriserad revisor.
3.4 Registrering
Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller
handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under
förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara
registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet.
Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och
underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att
inhämta uppgifter från Bolagsverket.
Utländska anbudsgivare och underleverantörer skall styrka registrering enligt
det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller
motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig
nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med
efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har
avgetts på heder och samvete.
Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får
inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med
anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av
oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers
verksamhet, såsom auktoriserad revisor.

8
Rikspolisstyrelsen 2013-12-20
3.5 Certifieringar
Anbudsgivaren skall vara IATA-ackrediterad (International Air Transport
Association). Intyg som styrker detta skall bifogas anbudet.
Anbudsgivaren skall uppfylla PCI DSS (Payment Card Industry Data Security
Standard) och skall till anbudet foga en kopia på godkänd AOC (Attestation of
Compliance).
3.6 Ekonomisk ställning
Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla
ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna
upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar.
Rikspolisstyrelsen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas
ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget
Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är
placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha
uppfyllt kravet på ekonomisk ställning.
Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har
placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass där riskklassen inte är
baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på
ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana
handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har
motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras
av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom
Creditsafe AB, Kreditfakta AB eller Dun & Bradstreet, som visar att
anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC
eller en moderbolagsgaranti. Sådana handlingar får ej vara äldre än tre (3)
månader från sista dag att lämna anbud.
3.7 Utbildnings- och yrkeskvalifikationer
Anbudsgivare ska tillhandahålla personal med de utbildnings- och
yrkeskvalifikationer som krävs för att tillhandahålla tjänsterna som omfattas
av denna upphandling.
Anbudsgivaren skall tillhandahålla ha minst fem (5) personer som kan tala och
skriva svenska språket obehindrat med nedanstående kompetens för utförande
av uppdraget:
- TRAC-utbildning eller motsvarande utbildning samt
- Minst två (2) års arbetslivserfarenhet som Resekonsulter.
Anbudsgivaren skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet
meritförteckningar på den personal som kan bli aktuella för utförandet av
tjänsterna. I bifogade meritförteckningar skall det tydligt framgå att erbjuden
personal har den erfarenhet och kompetens som krävs i strecksatserna ovan.

9
Rikspolisstyrelsen 2013-12-20
3.8 Tidigare åtaganden
Anbudsgivaren skall i sitt anbud ange två (2) tidigare
uppdragsgivare/referenser för vilka anbudsgivaren tillhandahållit tjänster av
liknande karaktär av vad som nu upphandlas samt en beskrivning av
referensuppdragen.
Åtagandena skall ha påbörjats eller ha slutförts efter februari 2011 eller vara
nu pågående och skall vara av liknande karaktär som det som nu upphandlas.
För att betraktas som liknande den tjänst som nu upphandlas, skall åtagandena
omfattat i stort sett motsvarande produktutbud som den nu aktuella
upphandlingen omfattar samt omfattat ett större antal transaktioner.
Anbudssökanden skall inkomma med följande uppgifter om tidigare
åtaganden, förslagsvis i bilagt svarsformulär samt inkludera:
1. Namn på uppdragsgivaren,
2. kortfattad beskrivning av tidigare uppdrags art, tidpunkt för uppdragen,
ungefärligt antal transaktioner och beskrivning av vilka tjänster uppdragen
omfattade samt
3. kontaktuppgifter till respektive uppdragsgivare.
3.9 Säkerhetsledning
Anbudsgivaren skall arbeta enligt ett ledningssystem för säkerhetsarbete.
Anbudet skall inkludera en beskrivning av Anbudsgivarens ledningssystem
för säkerhetsarbete alternativ intyg om ISO-certifiering enligt ISO 27001 eller
motsvarande.
3.10 Kvalitetssäkring
Anbudsgivaren skall arbeta efter ett kvalitetssäkringssystem. Anbudet skall
inkludera en beskrivning av Anbudsgivarens kvalitetssäkringsarbete,
kvalitetspolicy eller andra styrande dokument för kvalitetssäkring.
3.11 Miljöledning
Anbudsgivaren skall aktivt arbeta med miljöfrågor. En redovisning av hur
Anbudsgivaren arbetar med miljöfrågor, såsom miljöpolicy, miljömål, intyg
om ISO-certifiering eller motsvarande skall bifogas anbudet.
3.12 Underleverantör
Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar
av tjänsten skall dessa anges i anbudet. Anbudsgivaren redovisar i anbudet
vilka delar av uppdraget som underleverantören kan komma att utföra.
Anbudsgivaren skall till anbudet foga ett åtagande från underleverantören i
fråga eller på annat sätt i anbudet styrka att Anbudsgivaren kommer att förfoga
över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras.

10
Rikspolisstyrelsen 2013-12-20
4 KRAV PÅ FÖREMÅLET
De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras
för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Många av kraven
återfinns såväl nedan som i bilagt avtalsutkast.
Genom att underteckna bilagd sanningsförsäkran accepterar Anbudsgivaren
samtliga s.k. skall-krav som återfinns under punkt 4 ”Krav på föremålet”,
observera dock att för att uppfylla vissa av kraven måste Anbudsgivaren foga
viss information till sitt anbud.
4.1 Allmänt
Anbudsgivaren skall boka, omboka samt avboka transporter av olika slag, dvs.
flyg, tåg, mark och båttransporter samt genomföra bokning, ombokning och
avbokning av logi.
Anbudsgivaren skall inneha en fungerande rutin för hantering av
Myndigheternas resepolicys, dvs att resor bokas enligt respektive Myndighets
policy.
Anbudsgivaren skall hantera de statliga ramavtalen inom områdena flygresor -
Europa, flygresor -inrikes, flygresor -Nordamerika, flygresor -övriga världen,
hotelltjänster samt taxiresor, dvs. att genomföra bokningar i enlighet med ovan
nämnda avtal. Observera att statliga ramavtal inom aktuellt område såväl kan
upphöra som tillkomma under kommande avtalsperiod.
Anbudsgivaren skall utföra bokningar samt inneha stödsystem för bokningar
av lågprisflyg, s.k. LCC-bolag när inte Myndigheternas avtalspriser eller
avtalsleverantörer finns tillgängliga för inrikesresor, resor i Norden samt
Europa.
4.2 Beställning och bokning
Resenärer och Beställare skall ha möjlighet att göra beställningar av de
resebyråtjänster som räknas upp i bilaga 9, Prisbilaga, tjänsterna skall kunna
bokas via telefon, e-post samt via ett webbaserat självbokningssystem.
Anbudsgivaren skall utifrån de förutsättningar som ges av resenär eller
beställare erbjuda det mest fördelaktiga resealternativet vid varje enskild
bokning. Vad som avses med mest fördelaktigt avgöras av den som bokar och
kan avse exempelvis restid eller färdsätt.
Anbudsgivaren skall tillämpa vid varje tidpunkt gällande statligt ramavtal
avseende resor och logi enligt www.avropa.se samt respektive Myndighets
avtal med SJ.
Anbudsgivaren skall vid bokning erbjuda resenären en bokningsbekräftelse
elektroniskt t.ex. via e-post eller sms.

11
Rikspolisstyrelsen 2013-12-20
Bekräftelse av bokning samt följesedel skall omgående översändas till
resenären via e-post och/eller sms samt till av resenären anvisad adress. Kopia
skall, om så önskas, skickas till annan person inom Myndigheten.
Anbudsgivaren skall tillhandahålla E-voucher för bokningar av hotell i
Sverige.
Priser skall stämma överens med de publicerade eller de av Myndigheterna
upphandlade/avropade avtalspriserna t.ex. genom Kammarkollegiets statliga
ramavtal. Detta innebär att inga påslag får göras av resebyrån på leverantörens
priser, det är endast ett transaktionsarvode som får adderas priserna och det är
detta transaktionsarvode som skall anges i bilaga 9, Prisbilaga.
Anbudsgivaren skall vid bokning informera om resmåls pass-, visum- och
vaccineringsbestämmelser.
Anbudsgivaren skall hantera bokningar vid s.k. särskild händelse, då behov
uppstår för ett antal personer som kan vara spridda över hela landet att resa till
ett område med kort varsel. Antal personer och hur snart resan måste företas
kommer vid en eventuell händelse anges, det kan ej uppges i förtid.
4.3 Service
Anbudsgivaren skall ha bemanning för bokning av tjänster via telefon eller e-
post under ordinarie kontorstid måndag – fredag mellan kl. 08.00 och 17.00.
Anbudsgivaren skall tillhandahålla personlig service på svenska språket inom
trettio (30) sekunder för minst 90 % av inkommande samtal via telefon samt
svar på e-post inom 60 minuter.
För ärenden utöver ordinarie kontorstid skall Anbudsgivaren ha personlig
service på svenska språket varje dag året runt.
4.4 Informationsflöde från anbudsgivaren
Anbudsgivaren skall informera Myndigheternas kontaktpersoner om nyheter
och händelser inom reseområdet som kan ha påverkan på Myndighetens
resande. Denna information kan lämnas via e-post. Vid akuta situationer skall
denna information lämnas via telefonsamtal eller sms.
Anbudsgivaren skall på förfrågan tillhandahålla information om var resenären
befinner sig, vad respektive resenär bokat samt vilka resor som är genomförda.
Rätt att få ta del av denna information kommer endast ges till ett fåtal personer
per Myndighet (omkring tre (3) personer).
4.5 Självbokningssystem (resebyråtjänst-online)
Anbudsgivaren skall tillhandahålla ett webbaserat självbokningssystem som
skall vara tillgängligt dygnet runt.
Det skall vara möjligt att i systemet boka inrikes och utrikes resor. Det skall
vara möjligt att i systemet boka flyg, tåg, hotell samt eventuell marktransport
såsom flygbuss, taxi eller motsvarande enligt såväl Kammarkollegiets
ramavtal och Myndighetens egna avtal.

12
Rikspolisstyrelsen 2013-12-20
Systemet skall på samma sätt som vid offline bokning ta hänsyn till bifogade
resepolicys och reseregler för respektive myndighet.
För bokning via självbokningssystemet skall det finnas en supportfunktion,
support ska tillhandahållas via e-post eller telefon. Anbudsgivaren skall
tillhandahålla personlig service på svenska språket inom trettio (30) minuter,
avseende e-post innebär detta någon form av svar som inte är automatiskt
genererat.
4.6 Implementering av resebyråtjänst
Anbudsgivaren skall tillsammans med Myndigheterna implementera avtalet.
Implementeringen av Avtalet skall vara genomförd senast 12 veckor efter att
affärsavtalet undertecknas.
Anbudsgivaren skall i sitt anbud beskriva hur implementering kommer att ske
vid ett eventuellt avtalstecknande. Beskrivningen skall innehålla
implementeringsaktiviteter, tidplan samt ange vilka uppgifter som erfordras
från myndigheterna. Inga kostnader för införandet får belasta Myndigheterna.
4.7 Resenärsprofil, profildatabas och säkerhetskrav
Anbudsgivaren skall tillhandahålla en profildatabas med myndighets – och
resenärsuppgifter, något som är av väsentlig betydelse för såväl offline- som
onlinebokning.
Profildatabasen skall placeras fristående från Anbudsgivaren och vid ett
eventuellt byte av resebyrå skall all data föras över till ny leverantör utan
kostnad.
4.8 Gränssnitt och säkerhetskrav
Profildatabasens grafiska gränssnitt skall vara placerad och installerad så att
minst nedanstående säkerhetskrav enligt nedanstående normer eller
motsvarande tillgodoses:
- Vara Webbaserat och tillgängligt via Internet.
- Stödja webbläsare Internet Explorer 9.0 eller högre och Mozilla
Firefox 19.0 eller högre.
- Stödja XHTML 1.0 och HTML 4.01 eller högre.
- Kunna genomföra inloggning och överföring av data genom krypterad
uppkoppling med minst SSLv3/TLS1.0.
- All Webbbaserad kodutveckling ska följa OWASP.
Anbudsgivaren skall i anbudet ange vilken lösning som erbjuds samt bifoga
beskrivning av hur lösningen fungerar.
4.9 Fysiska säkerhetskrav
Profildatabasen skall fysiskt vara placerad och installerad så att minst
nedanstående säkerhetskrav enligt nedanstående normer eller motsvarande
tillgodoses;

13
Rikspolisstyrelsen 2013-12-20
- Lägst skyddsklass 2 (SSF 200:4) i alla omslutande ytor.
- Inbrottslarmanläggning med aktiv åtgärd vid larm.
- Skydd mot obehörigt tillträde med inpasseringssystem.
- Brandlarmanläggning.
- Automatiskt släcksystem lämpat för datahallar.
- Kameraövervakning med inspelning av tillträde till datahall (inspelning
ska sparas i minst 90 dagar från inspelningstillfället).
- Avbrottsfri kraft (UPS-system samt generatorkraft för minst 72
timmars drift).
- Redundant anslutning mot Internet (beskriv den tekniska lösningen i
anbudet).
- Skydd mot förlust av data.
Anbudsgivaren skall i anbudet ange vilken lösning som erbjuds samt bifoga
beskrivning av hur lösningen fungerar.
4.10 Logiska säkerhetskrav
Profildatabasens logiska säkerhetsmekanismer skall vara placerad och
installerad så att minst nedanstående säkerhetskrav enligt nedanstående normer
eller motsvarande kan tillgodoses;
- Skydd mot obehörig anslutning till/från Internet. Med minst följande
funktioner;
o Behörighetskontrollsystem.
o Brandväggsfunktion.
o IDS/IPS-system.
o Applikationsbrandvägg eller kvartalsvisa
applikationssårbarhetsskanningar.
- Personliga konton och unika lösenord.
- Konton och behörigheter endast delas ut till de som behöver det för
sina arbetsuppgifter.
- Konton har ej högre behörigheter än vad som minst krävs för
arbetsuppgifter.
- Tvåfaktorsautentisering för administratörer.
- Ett unikt engångslösenord används för alla nya användare.
- Säker utdelning av engångslösenord och transport till användarna samt
att lösenordens giltighet ej överstiger 24 timmar efter utsändandet.
- Tvingande att byta från systemet utskickat lösenord vid första
inloggning i samband med uppläggning av nya användare i systemet.
- Lösenordet innehåller minst 12 tecken (stora och små bokstäver,
specialtecken och siffror).
- Begäran om nytt lösenord från användare hanteras.
- Bokning ej kan utföras om inte ett giltigt lösenord kan uppvisas.
- Skydd mot införande av elak kod med Antivirus.
- Filintegritetsskydd av känsliga filer.
- Loggar av administratör-, operatörs- och användarhändelser sparas i 5
år och innehåller minst;
o Tid och datum för händelse (lyckad eller misslyckad)
o Information om händelse

14
Rikspolisstyrelsen 2013-12-20
o Uppgift om vem (användarnamn/konto) som lagt till, tagit bort
eller förändrat en uppgift i databasen.
- Loggar övervakas.
- Möjlighet till analys av logghändelser.
- Minst kvartalsvis och vid förändringar som kan påverka säkerheten
utförs sårbarhetsskanningar. Eventuella sårbarheter skall riskprioriteras
och åtgärdas enligt PCI DSS 11.2.
- Minst årsvis och vid förändringar som kan påverka säkerheten utförs
ett penetrationstest enligt PCI DSS krav 11.3. Penetrationstestet skall
minst omfatta;
o Applikationslager.
o Nätverkslager.
o Säkerhetsmekanismer.
o Ske både från Internet och internt.
Anbudsgivaren skall i anbudet ange vilken lösning som erbjuds samt bifoga
beskrivning av hur lösningen fungerar.
4.11 Hantering av data efter avtalets upphörande
Vid avtalets upphörande skall myndighetens data på profildatabasen samt
samtliga resenärsprofiler kopplade till Myndigheten efter överföring ny
resebyråleverantör raderas på ett permanent sätt, antingen genom att samtliga
aktuella datamedia som lagrat informationen överlämnas till aktuell myndighet
för destruktion eller genom att på annat sätt visa hur data har raderats på ett
varaktigt sätt.
4.12 Uppdatering och förändring av data
Respektive myndighet skall ansvara för uppdateringen och förändringar av de
data som lagras på databasen och utser självt administratörer som ges
möjlighet att via webbgränssnitt på ett säkert och spårbart sätt gå in och
redigera erforderliga myndighets- och personuppgifter samt gallra/radera
personuppgifter i resenärsprofiler för anställda som slutar.
5 KOMMERSIELLA KRAV
De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att
kraven är uppfyllda framgår nedan:
5.1 Pris
Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i enlighet
med bilaga 9 ”Prisbilaga”.
Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för
fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt ”Avtalsunderlag”. För att en
rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de
prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg.
I underlaget anges ett uppskattat antal transaktioner, baserat på 2012 års värde.
Myndigheterna kan dock inte garantera någon volym under avtalsperioden.

15
Rikspolisstyrelsen 2013-12-20
5.2 Avtalsunderlag
I bilagt ”Avtalsunderlag”, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor
som ska reglera avtalsförhållandet mellan respektive myndighet och antagen
anbudsgivare.
Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan
reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat ”Formulär för
anbudsgivare” godtas som accept av villkoren i bilagt ”Avtalsunderlag”.
Myndigheterna i punkt 1.2 ovan tecknar var för sig Avtal med antagen
Leverantör. Rikspolisstyrelsen kommer i denna upphandling teckna avtal för
såväl Rikspolisstyrelsen som för övriga myndigheter inom Polisens
organisation.
5.2.1 Särskilda kontraktsvillkor
5.2.1.1 Antidiskrimineringsvillkor
Enligt förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i
upphandlingskontrakt ska Rikspolisstyrelsen i kontrakt som tilldelas en
leverantör av en tjänst eller byggentreprenad i samband med en upphandling
enligt lagen om (2007:1091) offentlig upphandling (LOU) ställa upp villkor
som ska ha till ändamål att motverka diskriminering hos leverantören, om
kontraktet a) har en löptid på 8 månader eller längre; och b) har ett beräknat
värde på minst 750 000 kr. Rikspolisstyrelsen skall enligt samma förordning
förena villkoren med en sanktion och kontrollera att leverantören efterlever
villkoren.
Med anledning av ovanstående har Myndigheterna i under rubriken ”Förbud
mot diskriminering” i bilagt ”Avtalsunderlag” infört ett särskilt
kontraktsvillkor som anbudsgivaren skall acceptera. Behörigen undertecknat
”Formulär för anbudsgivare” godtas som accept av det särskilda
kontraktsvillkoret i bilagt ”Avtalsunderlag”.
5.3 Förutsättningar för att teckna avtal
Antagen anbudsgivare kommer att delges och självständigt arbeta med samt
förvara sekretessbelagda uppgifter i egna av Rikspolisstyrelsen godkända
lokaler. För arbetet erfordras att antagen anbudsgivare och dess personal har
genomgått en säkerhetsprövning, i enlighet med säkerhetsskyddslagen
(1996:627) och därvid blivit godkända av Rikspolisstyrelsen samt att
anbudsgivaren har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal med Rikspolisstyrelsen.
Rikspolisstyrelsen kommer att ingå ramavtal med antagen anbudsgivare först
då bifogat ”Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1)” har ingåtts och anbudsgivaren
blivit godkänd efter genomförd säkerhetsprövning.
Anbudsgivaren skall acceptera samtliga villkor i bilagt ”Säkerhetsskyddsavtal
(nivå 1)” jämte bilagor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen
undertecknat ”Formulär för anbudsgivare” och ”Formulär för underleverantör”
godtas som accept av villkoren i bilagt ”Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1)”.

16
Rikspolisstyrelsen 2013-12-20
5.4 Personuppgifter
Respektive myndighet kommer i samband med undertecknande av affärsavtal
teckna ett Personuppgiftsbiträdesavtal med antagen anbudsgivare
(Rikspolisstyrelsen tecknar dock för hela Polisen). Anbudsgivaren skall
acceptera samtliga villkor i bilagt utkast till personuppgiftsbiträdesavtal.
Behörigen undertecknat ”Formulär för anbudsgivare” godtas som accept av
samtliga villkor i bilagt utkast till personuppgiftsbiträdesavtal.
6 ANBUDSPRÖVNING
6.1 Grund för tilldelning av kontrakt
Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i
rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa
värderingsgrunden ”lägsta pris” som grund för tilldelning av kontrakt.
6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen
I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är
uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter
kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i
Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt
tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms
uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen.
6.3 Utvärderingsfasen
I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på
föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en
prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta
priset. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för
upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning.
Anbudsgivarens angivna priser i bilaga 9 ”Prisbilaga” multipliceras med
Myndigheternas uppskattade volym och resultatet av samtliga multiplikationer
läggs samman till en anbudsumma (såväl online som offline). Anbudsgivaren
som angivit den lägsta anbudssumman kommer ha ansetts lämnat det lägsta
priset.
Sara Kinnander

17
Rikspolisstyrelsen 2013-12-20
Bilagor
1 Formulär för anbudsgivare
2 Formulär för underleverantör
3 Blankett från Skatteverket (information för utländska anbudsgivare)
4 Avtalsunderlag, jämte bilagor
5 Säkerhetsskyddsavtal Nivå1, jämte bilagor
6 Miljödepartementet, dnr. M2008/2746H 2008-06-17
7 Utkast till Personuppgiftsbiträdesavtal
8 Myndigheternas resepolicys
9 Prisbilaga