Bilaga_Riktlinjer för arkivering-12-06-11.pdf - Herrljunga kommun

Fastställd av Utbildningsnämnen 2012-06-11, § 40
Riktlinjer för arkivering, bevarande och avlämnande av
skolhälsovårdsjournaler och BHV-journaler.
Enligt arkivlagen får allmänna handlingar inom kommunen inte överlämnas till annan
kommun i original utan stöd i lag eller särskilt beslut av kommunfullmäktige.
Skolhälsovårdsjournal (SHV-journal) upprättas vid start i förskoleklass.
SHV-journalen följer eleven om skolhälsovården (SHV) lyder under samma myndighet.
Barnhälsovårdsjournalen (BHV-journalen) lånas efter vårdnadshavarens medgivande ut till
SHV när barnet börjar förskoleklass och förvaras i SHV-journalen. BHV-journalen har ofta en
stämpel som visar att journalen är ett lån samt information om hur den skall lämnas tillbaka
till landstinget. Vid all överlämning skall beaktas vad sekretesslagen och arkivlagen säger.
Förvaring av SHV-journalen på varje skolenhet skall ske på ett säkert sätt.
Möjlighet att arkivera SHV-journalen enligt gällande regler för arkivering och sekretess skall
finnas inom kommunen.
Riksarkivet har i sina allmänna råd (RA-FS 1992:3) om arkivvård och gallring av journaler
bedömt att journalhandlingarna från SHV bör bevaras för att tillgodose den enskilde
personens behov samt forskningens behov av källmaterial. Om ansvarig myndighet ändå
bedömer att det inte är möjligt att bevara samtliga SHV-journaler bör gallring inte verkställas
tidigare än tio år efter den sista anteckningen eller det att eleven avslutat sin skolgång och
under alla förhållande bör handlingar om personer födda fem, 15 och 25 i varje månad
bevaras för all framtid.
Rutiner för handläggning och arkivering av skolhälsovårdsjournal.
Efter avslutad gymnasieutbildning eller vid studieavbrott.
1. BHV-journalen som ligger i SHV-journalen plockas ut och skickas för arkivering till
Regionsarkivet i Vänersborg. Det skall dokumenteras i SHV-journalen att BHVjournalen
återlämnats.
2. SHV-journalerna sorteras efter elevernas personnummer och förvaras hos
gymnasieskolsköterskan i ett speciellt arkiv i tre år. Därefter arkiveras journalerna i
kommunen arkiv.
3. SHV-journaler som skickats till andra kommuner, dokumenteras i resp. SHV-journal
samt förvaras i tre år enligt punkt 2 och arkiveras sedan i kommunen arkiv.
4. Arkiveringsregler för datajournaler skall finnas. De SHV-journaler som skickas över
till andra kommuner finns även kvar i kommunens datanät.
När elevens datajournal skall arkiveras om några år upprättas regler för detta senare.
Elev som ej går vidare till gymnasieskolan
1. BHV-journalen som ligger i SHV-journalen lämnas efter tre år för arkivering. Det skall
dokumenteras i SHV-journalen att BHV-journalen återlämnats.
2. SHV-journalen förvaras tre år på högstadieskolan och lämnas sedan för arkivering i
kommunens arkiv.
1

Elev som flyttar från Herrljunga till annan kommunal skola.
1. Skriftlig begäran på utlämnande av SHV-journal inväntas från mottagande skola.
Medgivande skall alltid inhämtas av vårdnadshavare eller myndig elev.
2. Sekretessprövning.
3. I SHV-journalen dokumenteras datum, till vilken skola och kommun journalen skickas.
4. BHV-journalen skickas med i original och det dokumenteras i SHV-journalen att/om
BHV-journal skickas med.
5. På det årligt upprättade registret över skickade journaler till annan kommun noteras
elevens namn, personnummer, skola och kommun samt datum när SHV-journalen
skickats.
6. SHV-journalen skickas i original till mottagande kommun. Mottagande kommun
fortsätter att använda journalen och den arkiveras där.
7. Detta förslag kräver ett årligt fullmäktigebeslut att enligt arkivlagen avhända sig SHVjournalen.
Elev som flyttar till friskola
1. Se föregående punkter 1-5.
2. Endast kopia av SHV-journalen får skickas.
3. SHV-journalen förvaras fem år på avlämnande skola och skickas sedan till
kommunens arkiv.
Elev som flyttar utomlands
1. Sekretessprövning.
2. En kopia av SHV-journalen skickas med målsman/elev.
3. I journalen dokumenteras överlämnande av journalkopia, datum, samt plats och land
eleven flyttar till.
4. BHV-journalen följer arkiveringsplanen.
5. Journalen förvaras tre år på avlämnande skola och skickas sedan till kommunens arkiv.
Elev som avlidit under året.
1. SHV-journalen skickas för arkivering i kommunen.
2. BHV-journalen skickas för arkivering
Elev som flyttar till kommunen
1. Skolsköterskan skickar efter SHV-journalen efter att skriftligt medgivande inhämtats
från vårdnadshavare/myndig elev eller elev som uppnått sådan mognad, att han/hon
kan ta ställning ensam eller tillsammans med vårdnadshavare. Medgivandet
dokumenteras i journalen. BHV-journal följer som regel med.
2. Erhålls kopia av SHV-journal: En ny journal upprättas där den erhållna kopian blir en
bilaga
3. Erhålls lånad SHV-journal: Mottagande kommun får inte dokumentera i annan
kommuns journal. En ny journal upprättas och den lånade journalen blir en bilaga
4. Har avlämnande kommunen avhänt sig SHV-journalen tillhör den den mottagande
kommunen och dokumentationen kan fortsätta i originaljournalen.
5. Lånad journal registreras i registret över lånade journaler där namn, personnummer,
utlåningskommun och datum noteras.
Den utlånade SHV-journalen skickas tillbaka när eleven slutat skolan.
6. När eleven slutat skolan skickas BHV-journalen för arkivering till regionsarkivet i
Vänersborg eller dit där den har upprättats.
2

7. Övriga SHV-journaler sorteras efter personnummer och förvaras i ett arkiv hos
respektive skolsköterska. Tre år efter eleven slutat skolan flyttas journalerna till
kommunens arkiv.
SHV-journal i kommunarkivet
1. Journalerna skall hanteras och förvaras efter de lagar som gäller.
2. Rekvisition av journal. Skolläkare eller skolsköterska kan rekvirera journal efter
tillstånd från vårdnadshavare eller myndig elev.
3. SHV-journalerna bevaras för all framtid.
Utlämnande av journalkopia till utredare och/eller myndighet eller till målsmans
ombud/försäkringsbolag mm
Se avsnitt i sekretesslagen
Ansvar för slutarkivering
I första hand: Den av kommunen utsedd ansvarig för Arkivering av SHV-journaler. I annat
fall den Skolsköterska som ansvarar för elevens SHV-Journal.
Referenser
Arkivlagen SFS 1990: 782, (senast ändrad genom SFS 2009:445)
Sekretesslagen 1980:100
Patientdatalagen 2008:355
Patientsäkerhetslagen 2010:659
Bevara eller gallra? – Allmänna råd för kommunernas och landstingets
utbildningsväsende. Gallringsråd nr 6. Sveriges Kommuner och Landsting
3