2. Köptrohet mot ramavtal - Kalmar kommun
2. Köptrohet mot ramavtal - Kalmar kommun
2. Köptrohet mot ramavtal - Kalmar kommun
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Revisionell bedömning<br />
I granskningen ska vi svara på om <strong>kommun</strong>ens samlade inköpsverksamhet bedrivs på ett ändamålsenligt<br />
och ekonomiskt tillfredsställande sätt samt om nämndernas interna kontroll av inköpsverksamheten<br />
är tillräcklig.<br />
Vår sammanfattande bedömning är att inköpsverksamheten i huvudsak bedrivs på ett ändamålsenligt<br />
och ekonomiskt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen bör förbättras. Vi grundar bedömningen<br />
på följande kommentarer.<br />
Organisation och styrning<br />
Organisation<br />
Upphandlingsorganisationen i <strong>kommun</strong>en har starka sidor i en rimlig bemanning inom upphandlingsenheten,<br />
ett centralförråd med utbyggd service och en användarvänlig databas för <strong>ramavtal</strong>. Idag kan<br />
personer som gör avrop överblicka vilka <strong>ramavtal</strong> som <strong>kommun</strong>en har och vilka varor som finns att<br />
tillgå i centralförrådet. Det är viktigt att personer som gör avrop enligt <strong>ramavtal</strong> lätt kan hitta aktuella<br />
varor och tjänster och söka information om dessa.<br />
Upphandlingsenhetens möjligheter att sprida information ut och få tillgång till information vid behov<br />
av inköp och upphandling från förvaltningarna kan stärkas. Enligt vår bedömning bör <strong>kommun</strong>en<br />
pröva att utse kontaktpersoner inom förvaltningarna som får ansvar för frågor som rör inköp och upphandling.<br />
Styrning<br />
Servicenämndens reglemente, <strong>kommun</strong>ens upphandlingspolicy och processbeskrivning i verksamhetshandboken<br />
ger tillräckligt underlag för en ansvarsfördelning och styrning av inköpen i <strong>kommun</strong>en.<br />
Informationen om inköpsprocessen har spridits i förvaltningarna inför arbetet med certifiering.<br />
Upphandlingspolicy, inköpsprocess och protokoll för direktupphandling är relativt nya. Protokollet för<br />
direktupphandlingar kan ge upphandlingsenheten ett systematiskt underlag för att bedöma behovet av<br />
att genomföra fler upphandlingar av <strong>ramavtal</strong>.<br />
Kultur- och fritidsnämnden har en övre gräns för direktupphandling på 4 basbelopp. Enligt inköpspolicyn<br />
är den övre gränsen i <strong>kommun</strong> 7 basbelopp. För att nå en enhetlig styrning bör Kultur- och fritidsnämnden<br />
överväga gränsen för direktupphandling.<br />
Enligt vår bedömning bör Servicenämnden utveckla en mer systematisk kontroll av köptrohet. Förvaltningarna<br />
genomför idag vissa kontroller. Det saknas övergripande systematiska kontroller för att<br />
kunna identifiera om inköp görs gente<strong>mot</strong> <strong>ramavtal</strong> eller inte. Idag är kraven på <strong>kommun</strong>en som upphandlande<br />
myndighet att inte gör otillåtna direktupphandlingar stora, till exempel köp av varor eller<br />
tjänster från annan leverantör än de som <strong>kommun</strong>en har avtal med. En väl utvecklad kontroll av köptroheten,<br />
till exempel genom stickprov eller mer systematiska analyser, är viktigt för att fånga in avvikelser<br />
och för att på sikt förbättra köptroheten.<br />
13
Change language