2. Köptrohet mot ramavtal - Kalmar kommun

Sammanfattande bedömning
Komrev inom PwC har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat köptroheten i
kommunen. Granskningen ska ge svar på om kommuns samlade inköpsverksamhet bedrivs på ett
ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt samt om nämndernas interna kontroll av inköpsverksamheten
är tillräcklig.
Vår sammanfattande bedömning är att inköpsverksamheten i huvudsak bedrivs på ett ändamålsenligt
och ekonomiskt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen bör förbättras.
Organisation och styrning
Upphandlingsorganisationen i kommunen har starka sidor i en rimlig bemanning inom upphandlingsenheten,
ett centralförråd med utbyggd service och en användarvänlig databas för ramavtal. Enligt vår
bedömning bör kommunen säkerställa att upphandlingsenhetens information till förvaltningarna når
personer som gör avrop samt information av behov av inköp och upphandling från förvaltningarna.
Servicenämndens reglemente, kommunens upphandlingspolicy och processbeskrivning i verksamhetshandboken
ger tillräckligt underlag för en ansvarsfördelning och styrning av inköpen i kommunen.
Kultur- och fritidsnämnden har en övre gräns för direktupphandling på 4 basbelopp. Enligt inköpspolicyn
är den övre gränsen i kommun 7 basbelopp. För att nå en enhetlig styrning bör Kultur- och fritidsnämnden
överväga gränsen för direktupphandling.
Enligt vår bedömning bör Servicenämnden utveckla en mer systematisk kontroll av köptrohet. Förvaltningarna
genomför idag vissa kontroller. Det saknas övergripande systematiska kontroller för att
kunna identifiera om inköp görs gentemot ramavtal eller inte.
Täckningsgrad och köptrohet
I vår analys har vi identifierat leverantörer där kommunen bör göra upphandlingar av ramavtal.
Kommunen har idag omkring 150 ramavtal, vilket är relativt få i jämförelser med andra kommuner
som vanligtvis har över 200 ramavtal.
Idag genomförs inget systematiskt arbete där kommunen försöker öka täckningsgraden, till exempel
identifiera grupper av varor och tjänster där det är befogat att göra upphandlingar. Protokollet för
direktupphandlingar kan ge upphandlingsenheten ett systematiskt underlag för att bedöma behovet av
framtida upphandlingar av ramavtal.
Ramavtal som rör konsulter är eftersatt. Det är angeläget att kommunen genomför upphandling av
ramavtal för konsulttjänster. Sådana upphandlingar pågår.
Kommunens centralförråd ger förutsättningar för att användningen av ramavtal ska vara hög.
I granskningen har vi identifierat köp från leverantörer där det finns ramavtal med andra leverantörer.
1