Brevmall revision - Upphandlingsstöd.se

4
RAMAV TA L OCH AVR OP
Inledning
Ramavtal och avrop berör stora delar av en myndighets
budgeterade medel och flertalet myndigheter är beroende av att
köpa varor och tjänster för att få sin verksamhet att fungera.
Skillnaden mellan ett ramavtal och ett specifikt upphandlingskontrakt
är att det vid ramavtal råder osäkerhet kring volym,
leveranstidpunkter och den exakta utformningen av föremålet för
upphandlingen.
En viktig utgångspunkt inför en upphandling av ett ramavtal är
att, efter att ha analyserat myndighetens egna behov, undersöka
om det inte redan finns något befintligt kontrakt eller ramavtal
som myndigheten kan avropa ifrån.
Detta kontrakt kan antingen vara myndighetens eget kontrakt
eller så kan myndigheten undersöka möjligheten att avropa från
ett ramavtal som tecknats av en inköpscentral som myndigheten
är ansluten till.
Myndigheten måste även ta ställning till om ramavtalet är
lämpligt för att tillgodose myndighetens behov.
När dessa överväganden gjorts och myndigheten kommit fram till
att det är lämpligt att upphandla ett ramavtal inleds en
omfattande process av stor betydelse.
Först måste myndighetens faktiska och möjliga behov identifieras
och sedan måste kunskap om vad marknaden kan erbjuda
inhämtas. Noggranna behovs- och marknadsanalyser är av
yttersta vikt eftersom upphandlingen av ett ramavtal, i likhet
med ett specifikt kontrakt, ska leda till en god affär där
myndighetens behov tillgodoses på bästa sätt.
Ett ramavtal får inte slutas på ett otillbörligt sätt eller på ett
sådant sätt att konkurrensen snedvrids, förhindras eller
begränsas. Det innebär att myndigheten måste överväga hur
ramavtalet ska utformas för att uppnå bästa möjliga konkurrens
vid avrop men även kunna säkerställa en god ramavtalstrohet.