Halmstad_kommun_Förfrågningsunderlag Perenner, träd och buskar

Förfrågningsunderlag
2010-02-22
Upphandlingsansvarig
Upphandling
Halmstads kommun
Perenner, träd och buskar
Jan-Olov Andersson 10/27
Sista anbudsdag: 2010-04-05
Symbolförklaring:
Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas
Texten ingår i kvalificeringen
Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen
Texten kommer att ingå i avtalet
Texten innehåller sekretessbelagd information
Frågan besvaras av köparen
Förfrågningsunderlag Perenner, träd och buskar
1. Inledning
1.1. Bakgrund
Halmstads kommun med cirka 90 000 innevånare är landets till storleken 17:e kommun.
Den kommunala verksamheten, med cirka 7 000 anställda omsätter ca 5 miljarder kronor
årligen. Mer information om Halmstad finns på www.halmstad.se.
1.2. Omfattning
Denna upphandling avser ramavtal för successiva avrop av Teknik- och fritidsförvaltningens
behov av perenner, buskar och träd.
Inköpta kvantiteter per år av varierande sorter och storlekar har tidigare år varit
· ca 300-400 st träd
· ca 3500-4000 st buskar
· ca 25 000-35 000 landskapsplantor
· ca 5000-5500 perenner
Kommunen förbehåller sig rätten att under avtalsperioden göra separata upphandlingar vid
behov av stora volymer vid enstaka tillfällen.
Upphandlingen avser Halmstads kommun med kommunala bolag.
2. Om upphandlingen och anbudet
2.1. Upphandlingsförfarande
Upphandlingen handläggs i ett öppet förfarande enligt lag om offentlig upphandling (LOU).
Kompletteringar av anbudet kommer inte att vara tillåtna. Det är därför viktigt att underlaget
för utvärderingen är fullständigt och att de priser som anges är slutpriser.
2.2. Elektronisk anbudsgivning
Halmstads kommun använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via
OPICs upphandlingssystem TendSign.
Utskrivet: 2010-02-22 14:25 Sida 1 av 10
Refnr.: 10/27

Anbudsgivare som vill delta i upphandlingen skall lämna in elektroniskt anbud via TendSign.
Anbudsgivaren får genom TendSign:
- tillkommande information
- kontroll av att alla frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet
- en tydlig information ifall inte alla obligatoriska krav (skall-krav) är uppfyllda
För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att
göra en enkel registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för leverantörer att
använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång
till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet kan ni
kontakta TendSigns support på 013-47 47 520.
2.3. Sista anbudsdag
Anbud skall skickas genom TendSign senast 2010-04-05.
2.4. Frågor om upphandlingen
Kommunen rekommenderar anbudsgivaren att så snart som möjligt ta del av de krav som
framgår av detta förfrågningsunderlag. Ett skäl till detta är att kommunen har större
möjligheter att lämna förtydliganden och kompletteringar i början av anbudstiden (bl.a.
därför att svar på frågor och annan information av likabehandlingsskäl normalt skall
meddelas samtliga anbudsgivare).
Det är angeläget att anbudsgivaren kontaktar kommunen om något är oklart. Frågor
angående denna upphandling ställs i första hand via frågor- och svarsfunktionen i TendSign.
Den upphandlande myndigheten besvarar frågor via fråge- och svarsfunktionen i systemet.
2.5. Rättelse och nollställning
Uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbudet får rättas.
Den upphandlande myndigheten får också begära att anbudet förtydligas om det kan ske
utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning, s.k. nollställning. Nollställning innebär
således att anbud behandlas så att de blir jämförbara.
2.6. Utformning
Anbudsspråk skall vara svenska.
Bifogad Excelfil skall användas och bifogas (laddas upp) med anbudet ifylld av
anbudsgivaren.
Observera att förfrågningsunderlaget innehåller ett antal obligatoriska krav (skallkrav) som
måste uppfyllas för att anbudet skall kunna tas upp till prövning och eventuellt antas. Anbud
som inte uppfyller samtliga skallkrav kommer att förkastas.
2.7. Anbudets giltighetstid
Anbudet skall vara giltigt t.o.m. 2010-06-30.
Uppfylls kravet på anbudets giltighetstid (Ja/Nej svar)
Kravgräns
Ja
Nej
3. Kontroll av leverantörers lämplighet
Utskrivet: 2010-02-22 14:25 Sida 2 av 10
Refnr.: 10/27

3.1. Registreringar mm
Anbudsgivare skall ha fullgjort sina lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och
betalningar för sociala avgifter och skatter i Sverige, alternativt i hemlandet, om företaget
är
registrerat i annat land, enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling.
Kommunen samarbetar med Skatteverket och kan komma att begära in bevis på att
lämnade uppgifter är korrekta.
Utländsk anbudsgivare skall på begäran kunna visa motsvarande dokumentation.
Uppfylls kravet på registreringar mm (Ja/Nej svar)
Kravgräns
Ja
Nej
3.2. Ekonomisk ställning
Anbudsgivaren skall ha en stabil ekonomisk bas. Uppgift om anbudsgivaren från
kreditupplysningsföretag kan komma att begäras in.
Uppfylls kravet på ekonomisk ställning (Ja/Nej svar)
Kravgräns
Ja
Nej
3.3. Teknisk och yrkesmässig kapacitet
Anbudsgivare skall inneha och visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och
erfarenhet att utföra uppdraget. Detta skall framgå av anbudet som skall innehålla en
bekräftelse att ställda krav uppfylls samt en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande
företaget. Anbudsgivaren skall ha erfarenhet från tidigare utförda uppdrag av liknande art och
omfattning.
Anbudsgivaren skall ha kunskap och kompetens så att support/rådgivning kan ges till
beställaren angående växter och växtbetingelser.
Uppfylls kraven på teknisk och yrkesmässig kapacitet (Ja/Nej
svar)
Kravgräns
Ja
Nej
3.4. Meddelande angående tilldelningsbeslut
Efter avslutad anbudsutvärdering fattas så kallat tilldelningsbeslut som visar resultatet av
upphandlingen. Meddelande om detta, så kallat tilldelningsbesked, skickas ut till samtliga
anbudsgivare per e-post till den adress som anges i systemet. Anbudsgivare uppmanas
kontrollera att rätt epostadress är angiven och tillse att denna epostadress bevakas
löpande.
Avtal tecknas tidigast tio dagar från den dag då informationen har nått anbudsgivaren, det
vill
säga då tiden för överprövning gått ut.
Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan Halmstads kommun och leverantören
undertecknat särskilt upprättat skriftligt kontrakt.
4. Tilldelning av kontrakt
4.1. Kriterier för antagande av anbud
Utskrivet: 2010-02-22 14:25 Sida 3 av 10
Refnr.: 10/27

Vid prövning av anbuden kommer det anbud att antas som har lägst pris.
Områdena perenner, buskar (inkl häck- och landskapsväxter) och träd kommer att
utvärderas var för sig. Anbudsgivaren måste lämna svar på minst 80 % av artiklarna inom
aktuellt område för att anbudsgivaren skall vara med till utvärdering inom området.
Ett anbud per anbudsområde kommer att antas.
5. Kravspecifikation
5.1. Sortiment
Växtmaterialet skall vara anpassat för svenska förhållanden och så långt som möjligt
svenskt E-material.
Växterna skall uppfylla fordringarna i Statens Jordbruksverks föreskrifter om
trädgårdsväxters sundhet (SJVFS 2004:79), Statens Jordbruksverks föreskrifter om
skyddsåtgärder mot spridning av växtskadegörare (SJVFS 1995:94) samt GRO:s
kvalitetsregler för plantskoleväxter.
Uppfylls kraven under sortiment (Ja/Nej svar)
Kravgräns
Ja
Nej
5.2. Pris
Pris skall anges i nedanstående prismatriser. Samtliga priser skall anges exkl. mervärdeskatt
och inkludera samtliga kostnader, såsom kostnader för frakt, emballage och ev.
förpacknings-/miljöavgift (REPA).
I anbudet skall anges rabatt på anbudsgivarens övriga sortiment inom efterfrågat område.
Rabattsatserna anges i kommentarsfälten till respektive prismatris nedan.
Angivna priser och rabatter skall gälla oavsett ordervärde. När det gäller perenner går det bra
att ange nettopriser på våra utvalda produkter, förutsatt att komplett nettoprislista över
övriga artiklar inom sortimentet bifogas.
Prisbilagan upptar endast ett urval av de produkter som kan komma att avropas och utgör
endast grund för utvärdering av anbuden. Avtal som tecknas kommer enbart att innehålla
rabatt på anbudsgivarens katalog/motsvarande (ev. undantaget perenner enl. ovan). Att
enbart lämna rabatt på de produkter som finns med i prisbilagan accepteras ej.
Offererade produkter skall motsvara de beskrivningar som finns i anbudsbilagan. Offererade
produkter skall finnas med i anbudsgivarens produktkatalog eller motsvarande.
Uppfylls kraven under pris (Ja/Nej svar)
Kravgräns
Ja
Nej
Ange pris för Träd enligt nedan (Prismatris)
Specifikation Kvantitet Enhet
Acer platanoides 'Drummondii', 14-16 3 ggr ompl, kl 5,00 st
Acer platanoides 'Crimson King', 20-25 3 ggr ompl, kl 5,00 st
Aesculus hippocastanum, frök Sala, 14-16 3 ggr ompl, kl 15,00 st
Alnus incana 'Laciniata', 12-14 3 ggr ompl, sol. A, kl 5,00 st
Betula verrucosa 'Dalecarlica', 14-16 5 ggr ompl, sol. A, kl 5,00 st
Utskrivet: 2010-02-22 14:25 Sida 4 av 10
Refnr.: 10/27

Betula verrucosa 'Tristis', 14-16 5 ggr ompl, sol. A, kl 5,00 st
Betula utilis 'Doorenbos', 12-14, 3 ggr ompl, högstam m kl 10,00 st
Fagus sylvatica, 14-16 4 ggr ompl, sol. A, kl 15,00 st
Fraxinius excelsior 'Pendula', 14-16 3 ggr ompl, sol. A, kl 5,00 st
Platanus acerifolia 'Stockholm', 18-20 4 ggr ompl, kl 5,00 st
Platanus acerifolia 'Stockholm', 14-16, 3 ggr ompl, kl 5,00 st
Prunus avium E, 18-20, 4 ggr ompl, högstam kl 5,00 st
Prunus padus 'Colorata', 14-16 3 ggr ompl, kl 5,00 st
Prunus sargentii, 14-16 3 ggr ompl, kl 5,00 st
Prunus serrulata 'Kanzan', 14-16 3 ggr ompl, kl 5,00 st
Quercus rubra, 20-25 3 ggr ompl, kl 15,00 st
Salix alba 'Saba', 14-16 3 ggr ompl, kl 5,00 st
Sorbus aria, 14-16 3 ggr ompl, kl 5,00 st
Sorbus aria 'Gigantea' E, 14-16 3 ggr ompl, kl 30,00 st
Sorbus aria 'Lutescens', 14-16 3 ggr ompl, kl 5,00 st
Sorbus 'Dodong', 14-16 3 ggr ompl, högstam kl 5,00 st
Tilia platyphyllos 'Rubra', 14-16 3 ggr ompl, kl 5,00 st
Tilia cordata Erecta, 20-25 3 ggr ompl. kl 25,00 st
Acer platanoides, 18-20 3 ggr ompl. kl 5,00 st
Malus 'Royalty', högstam 12-14 3 ggr ompl. kl 5,00 st
Prunus sargentii, flerstam 250-300, 3 ggr ompl, sol. kl, 5,00 st
Prunus serrula, sol. th 200-250, 3 ggr ompl. kl 5,00 st
Pterocarya fraxinifolia, sol. th 350-400 3 ggr ompl, 5,00 st
Ange pris för Buskar nedan (Prismatris)
Specifikation Kvantitet Enhet
Acer ginnala E, busk, co 3,5 L 25,00 st
Cornus alba 'Gouchaultii', busk, co 3,5 L 50,00 st
Cornus mas, busk, co 5,0 L 25,00 st
Hydrangea arborescens 'Annabelle', busk, co 3,5 L 5,00 st
Malus sargentii E, busk, co 3,5 L 100,00 st
Pyracantha coccinea 'Anatolia', busk, co 3,5 L 100,00 st
Utskrivet: 2010-02-22 14:25 Sida 5 av 10
Refnr.: 10/27

Rhododendron catawb. 'Cunninghams White', 50-60, co 25,00 st
Rhododendron catawbiense 'Grandiflorum', 50-60, co 75,00 st
Spiraea japonica 'Goldmound', busk, co 2 L 200,00 st
Spireaea betulifolia Tor E, busk co 3,5 L 200,00 st
Sorbaria sorbifolia Pia E, busk co 3,5 L 200,00 st
Ange pris för Barrväxter nedan (Prismatris)
Specifikation Kvantitet Enhet
Juniperus chinesis 'Blaauw', co, 40-50 5,00 st
Juniperus communis 'Suecia', co, 80-100 10,00 st
Juniperus horizontalis 'Blue Chip', co, 40-50 10,00 st
Picea abies 'Nidiformis', co, 40-50 5,00 st
Picea glauca 'Conica', co, 50-60 5,00 st
Picea omorica, co,100-125 5,00 st
Taxus baccata 'Repandens', co, 40-50 10,00 st
Thuja occidentalis 'Fastigiata', häck, 30-50 100,00 st
Thuja occidentalis 'Smaragd', co, 80-100 100,00 st
Ange pris för Fruktträd nedan (Prismatris)
Specifikation Kvantitet Enhet
Plommon 'Opal' E cert Högstam, so 8-10, kl/co 5,00 st
Päron 'Esperens Herre' E cert, Högstam, so 8-10, kl/co 5,00 st
Äpple 'Katja' E cert, Högstam, so 8-10, kl/co 5,00 st
Äpple 'Oranie' E cert, Högstam, so 8-10, kl/co 5,00 st
Ange pris för Klätterväxter nedan (Prismatris)
Specifikation Kvantitet Enhet
Actinidia colomicta, A-kval 1,5 l 10,00 st
Aristolocchia manchuriensis E, A-kval 3,5 l 10,00 st
Clematis alpina 'Cyanea' E, A-kval 1,5 l 10,00 st
Clematis alpina var sibirica 'Riga 'E, A-kval 1,5 l 10,00 st
Clematis viticella 'Södertälje' E, A-kval, 1,5 l 10,00 st
Hydrangea petiolaris, A-kval 1,5 l 35,00 st
Lonicera caprifolium, A-kval 1,5 l 25,00 st
Parthenicissos quinquefolia 'Engelmannii', A-kval 1,5 l 35,00 st
Utskrivet: 2010-02-22 14:25 Sida 6 av 10
Refnr.: 10/27

Ange pris för Perenner nedan (Prismatris)
Specifikation Kvantitet Enhet
Achillea filipendula 'Coronation Gold', 9x9 50,00 st
Ajuga reptans 'Braunherz', 9x9 50,00 st
Alchemilla mollis, 9x9 250,00 st
Astilbe chinensis var. taquetii 'Purpurlanze', 11x12 50,00 st
Bergenia cordifolia 'Vinterglöd', 9x9 250,00 st
Chrysanthemum leucanthemum 'Nordlicht', 9x9 25,00 st
Coreopsis verticilata 'Grandiflora', 9x9 25,00 st
Dicentra formosa 'Luxuriant', 11x12 200,00 st
Dicentra spectabilis, 11x12 25,00 st
Doronicum orientale 'Magnificum', 9x9 25,00 st
Epimedium x rubrum, 9x9 200,00 st
Geranium cantabrigense 'Karmina', 9x9 100,00 st
Geranium endressi, 9x9 200,00 st
Hosta lancifolia, 11x12 100,00 st
Lythrum salicaria 'Mordens Pink', 9x9 50,00 st
Omphalodes verna, 9x9 300,00 st
Paeonia lactiflora 'Bowl of Beauty', 2 L 25,00 st
Pulmonaria saccharata 'Mrs Moon', 9x9 300,00 st
Salvia nemorosa 'Cardonne', 9x9 25,00 st
Sedum acre 'Yellow Queen', 9x9 50,00 st
Vinca minor, 9x9 100,00 st
Nymphaea 'Firecrest', 11x12 25,00 st
Nymphaea 'Gladstoniana', 11x12 25,00 st
6. Kommersiella villkor
I nedanstående kommersiella villkor benämns anbudsgivaren ”Säljaren” och kommunen ”
Köparen”. I anbudet skall anbudsgivaren bekräfta att de kommersiella villkoren accepteras i
sin helhet.
6.1. Avtalstid
Avropsavtalet omfattar perioden 2010-05-01—2012-04-30 (2 år) med möjlighet till max
två förlängningar om vardera 1 år om parterna så kommer överens.
Utskrivet: 2010-02-22 14:25 Sida 7 av 10
Refnr.: 10/27

6.2. Avtalshandlingar
För avtalet gäller nedanstående handlingar. Förekommer i handlingarna motstridiga uppgifter
gäller de i följande ordning.
1. Avtalet
2. Köparens förfrågningsunderlag
3. Säljarens anbud
4. ALOS 05
6.3. Omfattning
Ramavtalet omfattar leverans av perenner, träd och buskar.
6.4. Priser
Enligt anbud.
6.5. Fasta rabatter
Erbjudna rabatter skall gälla under hela avtalsperioden.
6.6. Betalningsvillkor
Fakturering sker efter fullgjord och godkänd leverans. Betalning erlägges inom 30 dagar
räknat från fakturans ankomstdag. Motsvarande bestämmelser gäller delleverans.
Fakturerings-, småorder och/eller expeditionsavgifter eller liknande avgifter godkänns ej.
6.7. Dröjsmålsränta
Om Köparen inte betalar faktura i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt 6 § räntelagen
(diskonto + 8 procentenheter).
6.8. Leveransvillkor
Priserna skall vara i SEK exkl. mervärdesskatt, fritt levererat och försäkrat Halmstads
kommun (DDP Incoterms 2000).
6.9. Beställningar
Beställningar skall ske skriftligen, om ej annat särskilt överenskommes. Avvikelser från
beställning skall godkännas av Köparen före leverans.
6.10. Leveranstid
Beställda produkter skall kunna levereras inom tre veckor från erhållen order. Leverans skall
ske på ett på förhand beslutat datum och tidpunkt.
6.11. Statistik
Säljaren skall kostnadsfritt bistå Köparen med statistik över fakturerade leveranser som
utförts under det gångna avtalsåret. Av statistiken skall framgå: artikelnummer, benämning,
antal artiklar per artikelnummer och omsättning i kr totalt.
6.12. Reklamation
Det åligger Köparen att reklamera vid fel som beror på Säljaren eller brister i vara eller
leverans. Reklamation skall ske inom åtta dagar efter mottagandet av varan. Kostnader för
frakter i samband med reklamationer skall betalas av Säljaren.
Utskrivet: 2010-02-22 14:25 Sida 8 av 10
Refnr.: 10/27

6.13. Kvantitet
Ramavtalet innehåller ej några utfästelser att avropa en viss volym under avtalsperioden.
Säljaren förbinder sig att leverera Köparens verkliga behov. Skulle avropad kvantitet under
avtalsperioden över- eller understiga angiven kvantitet skall detta inte betraktas som
avtalsbrott från Köparens sida.
6.14. Dröjsmål
Vid eventuell försening av leverans meddelar Säljaren omgående beställaren om förseningen
och anledningen därtill. Meddelande om försening skall ske till Köparen minst 24 timmar före
avtalad tid.
Leverans skall ske mot avrop enligt villkoren i denna anbudsförfrågan samt ALOS 05.Punkt
9: Vite skall utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 2 % av
värdet av den del av godset som till följd av förseningen inte kunnat tas i bruk, dock skall ej
vitet överstiga 10%.
6.15. Felaktig leverans
Vid felaktig leverans skall Säljaren så snart Säljaren får meddelande från den avropande
enheten göra en omleverans. Om en vara avviker från kvalitets- eller miljökrav enligt avtal
skall Köparen reklamera felet inom två arbetsdagar från det att felet uppdagades. Köparen
skall inte behöva betala för varor som inte beställts eller inte uppfyller avtalade kvalitetskrav.
6.16. Restnoteringar av produkt
Om Säljaren önskar ersätta restnoterad avtalsprodukt med annan likvärdig vara skall detta
godkännas av Köparen. Sådant önskemål om ersättning av produkt skall inkomma
till Köparen senast 24 timmar före avtalad leveranstid.
Priset för en sådan vara får inte vara högre än priset för den ursprungliga avtalsprodukten.
6.17. Ändring av produkt
Ändring av avtalad produkt, kvalitet, märke eller fabrikat får endast ske efter godkännande
av Köparen. Önskemål om ändring av produkt skall inkomma till Köparen minst 24 timmar
före avtalad levreanstid.
6.18. Reklamationer
Produkt som betraktas som felaktig avvisas av Köparen som därvid antingen har rätt att
häva köpet eller kräva ersättningsleverans. Avvisad produkt återsändes efter
överenskommelse med Säljaren på dennes bekostnad.
Säljaren garanterar att felaktiga produkter ersätts kostnadsfritt inkluderande även kostnader
för frakt, hantering liksom extra fraktkostnader för brådskande leveranser och returer
föranledda av felaktiga produkter och/eller leveransförseningar.
6.19. Underleverantörer
Säljaren får ej utan Köparens skriftliga medgivande anlita någon annan underleverantör än
som angivits i ramavtalet.
6.20. Force majeure
Part ansvarar ej för dröjsmål, fel eller brist, om det orsakats av omständighet utanför parts
kontroll, såsom allvarlig smittspridning, missväxt, naturkatastrof, krig eller krigsfara, inre
oroligheter, sabotage, myndighets ingripande, inskränkningar i energitillförsel, eldsvåda eller
haveri vid fabrik eller händelse som väsentligen inverkat hindrande, försenande eller
Utskrivet: 2010-02-22 14:25 Sida 9 av 10
Refnr.: 10/27

försvårande för uppfyllelse av parts åtagande.
6.21. Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg i aktuella avtal kan endast göras genom en skriftlig handling
undertecknad av behöriga företrädare för Köpare och Säljare.
6.22. Överlåtelse av avtal
Avtalet får ej överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan Köparens skriftliga
godkännande.
6.23. Tvist
Tvist mellan Köpare och Säljare skall avgöras av svensk domstol med tillämpning av svensk
rätt.
6.24. Acceptans av avtalsvillor
Samtliga avtalsvilkor ovan accepteras. (Ja/Nej svar)
Kravgräns
Ja
Nej
Utskrivet: 2010-02-22 14:25 Sida 10 av 10
Refnr.: 10/27