Upphandling enligt LOV - en processbeskrivning
Upphandling enligt LOV - en processbeskrivning
Upphandling enligt LOV - en processbeskrivning
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Publicerad2011-02-12Version2011:3.1 (reviderad 2013-02-22)
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong>Om vägledning<strong>en</strong>Funktion och syfteVägledning<strong>en</strong> ska fungera som ett stöd för kommuner och landsting, i fortsättning<strong>en</strong> kalladupphandlande myndigheter, som ska införa eller har infört valfrihetssystem <strong><strong>en</strong>ligt</strong> lag (2008:962)om valfrihetssystem (<strong>LOV</strong>) inom sociala tjänster eller hälso- och sjukvård.Syftet med vägledning<strong>en</strong> är att beskriva process<strong>en</strong> och de förutsättningar som krävs för attinföra ett valfrihetssystem <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong>, och därmed bidra till ökad klarhet, rättssäkerhet ochförutsebarhet kring regelverkets tillämpning. Avsikt<strong>en</strong> med vägledning<strong>en</strong> är inte att ge svar påoklara rättsfrågor.Dokum<strong>en</strong>tet är <strong>en</strong> del av Kammarkollegiets regeringsuppdrag att utveckla vägledningar förupphandling inom vård och omsorg samt hälso- och sjukvård <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong>. Vägledning<strong>en</strong> skaunderlätta upphandlingsprocess<strong>en</strong> för upphandlande myndigheter och bidra till att främja <strong>en</strong>mångfald av leverantörer med syftet att utveckla kvalitet och valfrihet för <strong>en</strong>skilda medborgare.OmfattningVägledning<strong>en</strong>s fokus är de mom<strong>en</strong>t och aktiviteter i process<strong>en</strong> som är särskilt relevanta förupphandlande myndigheter. Leverantörers perspektiv i process<strong>en</strong> för ett valfrihetssystem <strong><strong>en</strong>ligt</strong><strong>LOV</strong> finns att läsa i <strong>en</strong> särskilt framtag<strong>en</strong> vägledning: ”Lag<strong>en</strong> om Valfrihetssystem (<strong>LOV</strong>),Vägledning för utförare” (2011:7) och som kan beställas eller laddas ner frånwww.upphandlingsstöd.se.Om information<strong>en</strong>Vägledning<strong>en</strong> är g<strong>en</strong>erellt utformad. Det är därför alltid nödvändigt att id<strong>en</strong>tifiera de unikaförutsättningarna i d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilda upphandling<strong>en</strong>. Vägledning<strong>en</strong> ersätter inte att upphandlandemyndigheter vid behov inhämtar kompet<strong>en</strong>s för att g<strong>en</strong>omföra upphandlingar på ett rättssäkertoch effektivt sätt.Fortsatt arbete<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> är ett relativt nytt upphandlingsförfarande och därmed finns i nulägetbegränsade erfar<strong>en</strong>heter av upphandlingsform<strong>en</strong>. Vägledning<strong>en</strong> kommer att uppdateras i taktmed praktiska erfar<strong>en</strong>heter och utveckling<strong>en</strong> av domstolspraxis på området och detta görs isamverkan med berörda aktörer.SamrådVägledning<strong>en</strong> har tagits fram i samråd med myndigheter, organisationer och leverantörer somberörs av förfarandet och till dessa riktas ett varmt tack.1
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlareInnehållsförteckning1 Introduktion __________________________________________________________ 31.1 Vad innebär lag<strong>en</strong> om valfrihetssystem? __________________________________ 31.1.1 Grundprinciper för ett valfrihetssystem ________________________________ 32 Process<strong>en</strong> för ett valfrihetssystem _______________________________________ 52.1 Förbereda ett valfrihetssystem _____________________________________________ 62.1.1 Utredning om införande av valfrihetssystem ____________________________ 62.1.1.1 Behovsanalys _______________________________________________ 72.1.1.1.1 Beräkna värdet på tjänst<strong>en</strong> ___________________________________ 82.1.1.2 Marknadsanalys _____________________________________________ 92.1.2 Planering inför g<strong>en</strong>omförandet _____________________________________ 102.1.2.1 Organisation _______________________________________________ 102.1.2.2 Myndighet<strong>en</strong>s informationsansvar ______________________________ 112.1.2.2.1 Marknadsföring av tjänsterna ________________________________ 122.1.2.3 Ickevalsalternativ ___________________________________________ 132.1.2.4 Beredskap inför ändrade förutsättningar __________________________ 132.1.3 Utforma ett förfrågningsunderlag ___________________________________ 142.2 G<strong>en</strong>omföra upphandling<strong>en</strong> ____________________________________________ 162.2.1 Annonsera ____________________________________________________ 162.2.1.1 Kodning av upphandling<strong>en</strong> (CPV)_______________________________ 172.2.2 Ansökningsförfarande ____________________________________________ 172.2.2.1 Frågor från leverantör<strong>en</strong> ______________________________________ 172.2.2.2 Rättelse av fel, förtydligande och komplettering ____________________ 182.2.2.3 Öppnande av ansökan _______________________________________ 182.2.3 Godkännandeförfarande __________________________________________ 182.2.3.1 Uteslutning av sökande _______________________________________ 192.2.3.2 Godkännande av d<strong>en</strong> sökande _________________________________ 192.2.4 Underrättelse om beslut __________________________________________ 202.2.5 Teckna kontrakt ________________________________________________ 202.2.6 Dokum<strong>en</strong>tation _________________________________________________ 202.2.7 Överprövning och skadestånd _____________________________________ 202.2.7.1 Överprövning av godkännandebeslut ____________________________ 202.2.7.2 Överprövning vid överträdelse av bestämmelser i <strong>LOV</strong> ______________ 212.2.7.3 Skadestånd ________________________________________________ 212.2.7.4 Brott mot avtalade förpliktelser under avtalstid<strong>en</strong> ___________________ 212.2.8 Leverantör<strong>en</strong>s verksamhetsstart ___________________________________ 222.3 Förvalta och utveckla valfrihetssystemet _________________________________ 232.3.1 Uppföljning av verksamhet och kontrakt ______________________________ 242.3.2 Utvärdering och utveckling av valfrihetssystemet _______________________ 242
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlare1 Introduktion1.1 Vad innebär lag<strong>en</strong> om valfrihetssystem?Lag (2008:962) om valfrihetssystem (<strong>LOV</strong>) reglerar vad som ska gälla när upphandlandemyndigheter överlåter till d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde att välja <strong>en</strong> utförare av <strong>en</strong> tjänst bland godkändaleverantörer i ett valfrihetssystem.En upphandlande myndighet som beslutat att upphandla <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> ska annonsera löpande påwww.valfrihetswebb<strong>en</strong>.se. På så sätt kan privata företag såväl som ideella organisationeransöka kontinuerligt om att bli godkända som leverantörer. Alla leverantörer ska godkännassom uppfyller de krav som myndighet<strong>en</strong> har fastställt i ett förfrågningsunderlag. De godkändaleverantörerna konkurrerar med kvalitet som d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde väljer utifrån och d<strong>en</strong> upphandlandemyndighet<strong>en</strong> är <strong><strong>en</strong>ligt</strong> lag skyldig att informera om de leverantörer som d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde kan väljapå. För de personer som inte väljer ska det finnas ett ickevalsalternativ.För kommuner och landsting gäller lag<strong>en</strong> när de inför valfrihetssystem för sociala tjänster samthälso- och sjukvård. Det är obligatoriskt för landsting<strong>en</strong> att införa valfrihetssystem inomprimärvård<strong>en</strong> m<strong>en</strong> frivilligt för landsting<strong>en</strong> och kommunerna att införa valfrihetssystem för övrigahälso- och sjukvårdstjänster samt sociala tjänster.1.1.1 Grundprinciper för ett valfrihetssystemNär <strong>en</strong> upphandlande myndighet g<strong>en</strong>omför <strong>en</strong> upphandling <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> ska myndighet<strong>en</strong> beaktade EU-rättsliga grundprinciperna för all off<strong>en</strong>tlig upphandling. Detta betyder att myndighet<strong>en</strong> skabehandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt att upphandling<strong>en</strong> skag<strong>en</strong>omföras på ett öppet sätt. Principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet skaockså beaktas. Bestämmelserna i <strong>LOV</strong> ska alltid tolkas mot bakgrund av dessa fem principer.Icke-diskrimineringPrincip<strong>en</strong> om icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera<strong>en</strong> leverantör på grund av faktorer som nationalitet eller etableringsort. D<strong>en</strong> upphandlandemyndighet<strong>en</strong> får inte ställa några krav som <strong>en</strong>bart sv<strong>en</strong>ska eller d<strong>en</strong> egna ort<strong>en</strong>s företag kankänna till eller utföra.LikabehandlingPrincip<strong>en</strong> om likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Allaleverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt, så att ing<strong>en</strong>leverantör får ett övertag.3
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlareÖmsesidigt erkännandePrincip<strong>en</strong> om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat, på exempelvis exam<strong>en</strong> försjuksköterskor och läkare, som har utfärdats av <strong>en</strong> medlemsstats behöriga myndigheter skagälla också i övriga EU- och EES-länder.ProportionalitetProportionalitetsprincip<strong>en</strong> innebär att krav<strong>en</strong> på leverantör<strong>en</strong> och tjänst<strong>en</strong> måste ha ett naturligtsamband och stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas. De krav som ställs ska varabåde lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. Om det finns flera alternativ bör det alternativväljas som är minst belastande för leverantör<strong>en</strong>.Öpp<strong>en</strong>hetPrincip<strong>en</strong> om öpp<strong>en</strong>het (transpar<strong>en</strong>s) innebär att d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> är skyldig attskapa öpp<strong>en</strong>het och lämna information om upphandling<strong>en</strong> och det praktiska tillvägagångssättetvid d<strong>en</strong>na. Förfrågningsunderlaget ska vara förutsägbart, det vill säga klart och tydligt formuleratoch innehålla samtliga krav som ställs.4
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlare2 Process<strong>en</strong> för ett valfrihetssystemI följande delar beskrivs process<strong>en</strong> och förutsättningarna för att införa och förvalta ettvalfrihetssystem <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> och de aktiviteter som ingår i ett sådant förlopp. Process<strong>en</strong> för ettvalfrihetssystem kan för<strong>en</strong>klat beskrivas i tre huvudfaser; d<strong>en</strong> förberedande fas<strong>en</strong>,g<strong>en</strong>omförandefas<strong>en</strong> och fas<strong>en</strong> för förvaltning och utveckling av valfrihetssystemet. Faserna är iverklighet<strong>en</strong> inte statiska i sin position i det ovan beskrivna processflödet. Ofta kan faserna löpaparallellt och äv<strong>en</strong> gå in i varandra.Vanligtvis initieras ett införande av ett valfrihetssystem g<strong>en</strong>om ett politiskt beslut om att utredaförutsättningarna för ett valfrihetssystem. När förutsättningarna för ett valfrihetssystem utredsfinns olika faktorer att ta ställning till. Det kan exempelvis varavilka behov som målgrupp<strong>en</strong> för d<strong>en</strong> tilltänkta tjänst<strong>en</strong> harvilk<strong>en</strong> tjänst eller vilka tjänster som valfrihetssystemet ska inkluderahur marknad<strong>en</strong> för d<strong>en</strong> tilltänkta tjänst<strong>en</strong> ser ut.När väl <strong>en</strong> utredning av förutsättningarna är gjord, och det finns ett politiskt beslut om att införaett valfrihetssystem börjar själva införandet av systemet. Förberedelserna för och införandet avett valfrihetssystem innebär attskapa <strong>en</strong> organisation för att hantera valfrihetssystemetta ställning till hur man exempelvis ska utforma och hantera det ickevalsalternativ somd<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> är skyldig att haskriva ett förfrågningsunderlag samt attinformera d<strong>en</strong> id<strong>en</strong>tifierade målgrupp<strong>en</strong>, leverantörer och medborgare omvalfrihetssystemet.Efter att d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> förberett ett införande av ett valfrihetssystem övergårprocess<strong>en</strong> i steg två, g<strong>en</strong>omförandefas<strong>en</strong>. I g<strong>en</strong>omförandefas<strong>en</strong> annonseras valfrihetssystemetsförfrågningsunderlag på www.valfrihetswebb<strong>en</strong>.se, d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> hanterarfrågor och ansökningar från sökande leverantörer och godkänner äv<strong>en</strong> de ansökningar somuppfyller förfrågningsunderlagets fastställda krav. Under d<strong>en</strong>na fas tecknas också kontrakt medgodkända leverantörer och leverantörerna börjar verka i systemet. D<strong>en</strong> upphandlandemyndighet<strong>en</strong> måste också arbeta aktivt i form av information till målgrupp<strong>en</strong> om valmöjligheteretc. för att göra det möjligt för d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde att göra aktiva val.5
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlareDet som utmärker d<strong>en</strong> tredje delfas<strong>en</strong> i process<strong>en</strong> är att d<strong>en</strong> gör <strong>en</strong> aktiv utveckling avvalfrihetssystemet under systemets gång möjlig. D<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> bör förutomatt följa upp ingångna avtal och aktuella verksamheter äv<strong>en</strong> göra <strong>en</strong> utvärdering avvalfrihetssystemet. Blev utfallet och effekterna av systemet de tänkta? Om inte finns bland annatmöjlighet<strong>en</strong> för myndighet<strong>en</strong> att revidera förfrågningsunderlaget. För mer information om d<strong>en</strong>tredje fas<strong>en</strong> hänvisas till Vägledning: Avtalsuppföljning av vård och omsorg 2012:6 som finns attbeställa eller ladda ner från www.upphandlingsstöd.se.I följande styck<strong>en</strong> görs <strong>en</strong> översiktlig beskrivning av process<strong>en</strong> för ett valfrihetssystem.2.1 Förbereda ett valfrihetssystemUpphandlande myndigheter har olika förutsättningar och organisationsstrukturer för attförbereda ett valfrihetssystem. Ett införande av <strong>LOV</strong> ska dock föregås av ett politiskt beslut.På vilket sätt som d<strong>en</strong> politiska nämnd<strong>en</strong> sedan är med i process<strong>en</strong> tills ett valfrihetssystem ärinfört, ser olika ut från myndighet till myndighet. Hos många upphandlande myndigheter väljerd<strong>en</strong> politiska nämnd<strong>en</strong> att besluta om olika grundförutsättningar i systemet såsom utformning<strong>en</strong>av ickevalsalternativ och eller innehållet i förfrågningsunderlaget.I d<strong>en</strong>na del beskrivs några huvudaspekter att ta hänsyn till vid utredande av, planerande införoch förberedelse av ett valfrihetssystem.2.1.1 Utredning om införande av valfrihetssystemEn utredning av förutsättningarna för ett valfrihetssystem kan utgå från <strong>en</strong> eller fleraid<strong>en</strong>tifierade målgrupper, innefatta <strong>en</strong> eller flera tjänster och beröra <strong>en</strong> eller flera upphandlandemyndigheter. Flera upphandlande myndigheter har ju möjlighet<strong>en</strong> att både utreda m<strong>en</strong> ocksåinföra gem<strong>en</strong>samma valfrihetssystem.6
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlareI <strong>en</strong> utredning om förutsättningarna för ett valfrihetssystem finns många perspektiv att ta hänsyntill såsom befolkning<strong>en</strong>s och inte minst d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skildes behov samt hur d<strong>en</strong>nes behov hartillgodosetts hitintills. Pot<strong>en</strong>tiella leverantörer, värdet på tjänst<strong>en</strong> och interna aspekter såsomförvaltning<strong>en</strong>s organisation ur ett beställar- och utförarperspektiv är andra viktiga områd<strong>en</strong> attbelysa. D<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong>s politiska vilja och inriktning är ett vidare perspektivsom sätter sin prägel på <strong>en</strong> utredning av ett valfrihetssystem.En ord<strong>en</strong>tlig utredning av förutsättningarna för ett valfrihetssystem är grund<strong>en</strong> för attmyndighet<strong>en</strong> ska kunna införa och förvalta ett valfrihetssystem på ett bra sätt.Goda kunskaper om befolkning<strong>en</strong>s och/eller d<strong>en</strong> id<strong>en</strong>tifierade målgrupp<strong>en</strong>s behov samt vilkaalternativ som marknad<strong>en</strong> erbjuder, är vanligtvis <strong>en</strong> förutsättning för ett fungerandevalfrihetssystem. Nedan beskrivs några av de perspektiv som d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong>kan beakta i sin översyn av förutsättningarna för ett valfrihetssystem.2.1.1.1 BehovsanalysUtrednings- och planeringsstadiet bör inledas med att definiera d<strong>en</strong> upphandlandemyndighet<strong>en</strong>s behov för att kunna id<strong>en</strong>tifiera vad eller vilka tjänster som ska ingå ivalfrihetssystemet och i vilk<strong>en</strong> omfattning. En behovsanalys kan göras utifrån datainsamling ochstatistikstudier samt bör innefatta <strong>en</strong> prognos för de kommande år<strong>en</strong>. Behovsanalys<strong>en</strong> bör utgåfrån d<strong>en</strong> totalproduktion som utförts av d<strong>en</strong> tjänst som är tänkt att upphandlas och följas av <strong>en</strong>prognos för befolkningsutveckling<strong>en</strong> inklusive sjukdomars utveckling och teknisk utveckling.Sammantaget blir det <strong>en</strong> beskrivning av det behov som ska tillgodoses i upphandling<strong>en</strong>.Förutom att se till statistik och dataanalyser bör man involvera mottagar<strong>en</strong> av tjänst<strong>en</strong>, det villsäga målgrupp<strong>en</strong>, i myndighet<strong>en</strong>s behovsid<strong>en</strong>tifiering. Gör man inte det finns det <strong>en</strong> risk attvalfrihetssystemet inte tillgodoser det behov som finns hos d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde.Behovsid<strong>en</strong>tifiering<strong>en</strong> bör ta hänsyn till hela myndighet<strong>en</strong>s behov, och det kan tänkas att äv<strong>en</strong>angränsande förvaltningar har liknande behov eftersom man har liknande eller sammamålgrupper med samma behov. G<strong>en</strong>om <strong>en</strong> samordning mellan olika förvaltningar kan manvinna samordningseffekter m<strong>en</strong> också säkerställa att hela målgrupp<strong>en</strong>s behov tillfredsställs.Om valfrihetssystemet ska ersätta ett tidigare upphandlat avtal bör behovsanalys<strong>en</strong> innehålla <strong>en</strong>utvärdering av vad som är bra respektive dåligt i det nuvarande avtalet.TipsVid behovsanalys<strong>en</strong> kan d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde eller ett urval av befolkning<strong>en</strong> tillfrågas om vad derasbehov är g<strong>en</strong>om exempelvisintervjuerfokusgruppsintervjuer<strong>en</strong>käter ellerdialogmöt<strong>en</strong>7
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlareInhämta vidare synpunkter g<strong>en</strong>om intresseorganisationer, pati<strong>en</strong>torganisationer och äldre- ochhandikappråd.2.1.1.1.1 Beräkna värdet på tjänst<strong>en</strong>Behovsanalys<strong>en</strong> bör äv<strong>en</strong> innehålla <strong>en</strong> beräkning av värdet på d<strong>en</strong> eller de tjänster som skaingå i valfrihetssystemet. Id<strong>en</strong>tifiera alla kostnader som är kopplade direkt eller indirekt tilltjänst<strong>en</strong> för att kunna få <strong>en</strong> så exakt beräkning av de faktiska kostnaderna som möjligt. Hänsynmåste tas till exempelvis geografiska förutsättningar, så kallade kringtider vid utförandet avtjänst<strong>en</strong> eller vårdnivåer. Värdet på tjänst<strong>en</strong>, det vill säga ersättning<strong>en</strong> till leverantörerna skasedan vara lika för alla leverantörer i systemet.I samband med att d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> id<strong>en</strong>tifierat värdet på tjänst<strong>en</strong> och börjatformulera krav på tjänst<strong>en</strong>s utförande väljs också <strong>en</strong> ersättningsmodell för att ersättaleverantör<strong>en</strong> för d<strong>en</strong>nes uppdrag. Det är viktigt att krav<strong>en</strong> på tjänst<strong>en</strong>s utförande och krav<strong>en</strong> påleverantörerna är avvägda mot värdet på tjänst<strong>en</strong> och vald ersättningsmodell.Myndighet<strong>en</strong> bör göra <strong>en</strong> konsekv<strong>en</strong>sanalys av ersättningsmodell<strong>en</strong> redan innanersättningsmodell<strong>en</strong> sätts i drift. D<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> bör redan i förberedelsefas<strong>en</strong>fråga sig vilka effekter man vill uppnå med ersättningsmodell<strong>en</strong> och vilka konsekv<strong>en</strong>ser somutformning<strong>en</strong> av d<strong>en</strong> kommer att få. Ett sätt att få kännedom om d<strong>en</strong> valda ersättningsmodell<strong>en</strong>sutfall är att simulera d<strong>en</strong>.Tänk påErsättningssystemet bör vara transpar<strong>en</strong>t och tydligt så att leverantör<strong>en</strong> ska kunna bestämmaom d<strong>en</strong>ne vill delta i systemet eller inte. Det är också viktigt för leverantör<strong>en</strong>s planering avbudget<strong>en</strong> och bemanning<strong>en</strong> av verksamhet<strong>en</strong>.G<strong>en</strong>om utformning<strong>en</strong> av ersättningsmodell<strong>en</strong> kan d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> framkallaeller styra bete<strong>en</strong>d<strong>en</strong> hos leverantör<strong>en</strong>. Bero<strong>en</strong>de på om modell<strong>en</strong> bygger påprestationsbaserad eller fast ersättning till leverantörerna kan detta ge utfall exempelvis i formav ökade antal pati<strong>en</strong>tbesök. Vill d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> använda ersättning<strong>en</strong> som ettstyrmedel för att uppnå <strong>en</strong> viss målnivå, kan så kallad målrelaterad ersättning användas.TipsOm tjänst<strong>en</strong> är upphandlad sedan tidigare kan det vara ett underlag att utgå ifrån närmyndighet<strong>en</strong> ska beräkna värdet på tjänst<strong>en</strong>. Ersättning<strong>en</strong> hos andra myndigheter somupphandlat tjänst<strong>en</strong> kan också utgöra <strong>en</strong> refer<strong>en</strong>s. D<strong>en</strong> egna regin är också <strong>en</strong>refer<strong>en</strong>spunkt för att inhämta information om kostnader.Simulera ersättningsmodell<strong>en</strong> innan d<strong>en</strong> fastläggs för att se om modell<strong>en</strong> ger de utfallsom man beräknat.Läs <strong>Upphandling</strong>sstödets vägledning: Ersättningsformer vid upphandling av vård ochomsorg (2012:4) som finns att beställa eller ladda ner från www.upphandlingsstöd.se.8
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlareTipsUtnyttja de goda möjligheter som d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> har att inhämta synpunkterfrån de leverantörer som myndighet<strong>en</strong> ev<strong>en</strong>tuellt redan har avtal med samt pot<strong>en</strong>tiellaleverantörer. Kontakta leverantörer som verkar i grannkommuner, angränsande landsting och takontakt med branschorganisationer och deras företrädare. G<strong>en</strong>om dem kan du också fåuppgifter om leverantörer som verkar inom det aktuella området. Ta del av Tillväxtverkets arbetemed att stödja <strong>en</strong>trepr<strong>en</strong>örskap inom vård och omsorg.2.1.2 Planering inför g<strong>en</strong>omförandetPlanering<strong>en</strong> av införandet av ett valfrihetssystem sker ofta parallellt med både utredning avinförande av valfrihetssystem och framtagande av förfrågningsunderlag. I sin planering avinförandet av ett valfrihetssystem har d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> ett antal faktorer att taställning till, nedan beskrivs några.2.1.2.1 OrganisationInförande och förvaltning av ett valfrihetssystem kräver att d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> har<strong>en</strong> organisation som klarar uppdraget. Myndighet<strong>en</strong> behöver ta ställning till hur man ordnarprojektorganisation<strong>en</strong> under utredning<strong>en</strong> och införandet av valfrihetssystemet m<strong>en</strong> äv<strong>en</strong> hurmyndighet<strong>en</strong> ska organisera sig för att hantera administration<strong>en</strong> av valfrihetssystemet när detväl är i drift.Införandet av valfrihetssystemet kan få effekter på organisation<strong>en</strong> och arbetssättet inte bara förförvaltning<strong>en</strong> i d<strong>en</strong> upphandlande facknämnd<strong>en</strong>, utan påverka andra delar av <strong>en</strong> organisationsåsom IT-avdelningar, upphandlingsavdelningar och uppföljningsavdelningar.G<strong>en</strong>om att i förväg id<strong>en</strong>tifiera administrativa processer i valfrihetssystemet och planera för dem iform av rutiner, ges d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> ett försprång i sin organisationsplaneringoch ökar möjlighet<strong>en</strong> för ett bra införande och <strong>en</strong> trygg förvaltning av systemet. Det kan äv<strong>en</strong>minska behovet av att snabbt behöva åtgärda oförutsedda händelser som kan uppstå närvalfrihetssystemet väl är i drift.Upphandlande myndigheter såsom landsting och kommuner har i ett valfrihetssystem två olikaroller i form av både beställare och utförare av <strong>en</strong> eller flera tjänster. För att d<strong>en</strong> upphandlandemyndighet<strong>en</strong> ska kunna garantera att alla som utför tjänst<strong>en</strong>, privata leverantörer som eg<strong>en</strong>regibehandlas lika, bör myndighet<strong>en</strong> organisera sig på ett sådant sätt att produktion<strong>en</strong> av tjänst<strong>en</strong>skiljs från beställning<strong>en</strong> av tjänst<strong>en</strong>. Likabehandling av samtliga utförare av tjänst<strong>en</strong>, inklusiveverksamheterna i eg<strong>en</strong>regi, kan skapa ett förtro<strong>en</strong>de för d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> sombeställare och öka möjligheterna för ett bra samarbete.10
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlareTänk påFundera över hur d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> säkerställer konkurr<strong>en</strong>sneutralitet ivalfrihetssystemet så att alla leverantörer har samma förutsättningar och behandlas lika.Tänk över hur projektet ska planeras och organiseras samt vilk<strong>en</strong> kompet<strong>en</strong>s och vilkaresurser som behövs, äv<strong>en</strong> efter att organisation<strong>en</strong> gått in i <strong>en</strong> förvaltningsfas.TipsEn bra projektorganisation bestå<strong>en</strong>de av projektmedlemmar med relevant kompet<strong>en</strong>soch koppling ut i organisation<strong>en</strong>s olika delar kan id<strong>en</strong>tifiera många av de utmaningarsom följer av ett införande av ett valfrihetssystem.Underskatta inte värdet av informationsspridning inom organisation<strong>en</strong>.Lär av andra upphandlande myndigheter i liknande situation eller dra lärdom avmyndigheter som redan skaffat sig erfar<strong>en</strong>het av att införa valfrihetssystem.2.1.2.2 Myndighet<strong>en</strong>s informationsansvarEn av grundpelarna i ett valfrihetssystem är att d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde ges <strong>en</strong> reell möjlighet att väljaleverantör. För att d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde ska kunna göra rationella val utifrån egna behov och prefer<strong>en</strong>serkrävs att d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde har tillgång till tillgänglig och jämförbar information om valalternativ<strong>en</strong>.D<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> har därför <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> ett informationsansvar g<strong>en</strong>temot d<strong>en</strong><strong>en</strong>skilde att lämna fullgod information om samtliga leverantörer som myndighet<strong>en</strong> har tecknatkontrakt med. Information<strong>en</strong> ska vara saklig, relevant, jämförbar, lättförståelig och lättillgänglig.Med saklig information m<strong>en</strong>as att information<strong>en</strong> ska vara konkurr<strong>en</strong>sneutral och intevara till fördel för någon leverantör.Att information<strong>en</strong> ska vara relevant betyder att information<strong>en</strong> ska vara väs<strong>en</strong>tlig utifråndet val som d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde ska göra. Det kan exempelvis varao vilka tjänster som leverantör<strong>en</strong> tillhandahåller och med vilk<strong>en</strong> kvaliteto vilk<strong>en</strong> kompet<strong>en</strong>s personal<strong>en</strong> haro om personal<strong>en</strong> har speciella språkkunskaper ellero var någonstans leverantör<strong>en</strong> utför tjänst<strong>en</strong>.Att information<strong>en</strong> också ska vara jämförbar betyder att myndighet<strong>en</strong> ska försöka visa påskillnader mellan leverantörerna.Lättförståelig information innebär att d<strong>en</strong> ska utformas efter d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skildes behov ochska vara skriftlig, muntlig, utformad på olika språk och anpassad till olika former avfunktionsnedsättning.Med lättillgänglig information m<strong>en</strong>as att d<strong>en</strong> ska finnas tillgänglig på ett lätt och <strong>en</strong>keltsätt, bl.a. g<strong>en</strong>om skriftlig information på myndighet<strong>en</strong>s hemsida och trycktinformationsmaterial m<strong>en</strong> också g<strong>en</strong>om muntlig information av personal<strong>en</strong> påmyndighet<strong>en</strong>.11
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlareD<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong>s skyldighet att informera d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde om valmöjligheterna ivalfrihetssystemet gäller också möjlighet<strong>en</strong> till omval, att byta leverantör. D<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde skainformeras om hur ett omval går till och vilka regler som gäller i samband med det. Det kanexempelvis handla om uppsägningstider eller vart d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde ska vända sig för att göra ettomval. För att valfrihetssystemet ska fungera behövs också att d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong>kontinuerligt påminner medborgarna om möjlighet<strong>en</strong> till omval. D<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong>kan på olika vis hjälpa d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde till ett aktivt val g<strong>en</strong>om att förse d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde medinformation om leverantörerna från resultat av brukarundersökningar och kvalitetsmätningar.Tänk påInformation<strong>en</strong> som d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> lämnar till d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde ska varalättillgänglig för alla och vara anpassade för personer med såväl fysisk som psykiskfunktionsnedsättning.D<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> måste kontinuerligt påminna medborgarna ommöjlighet<strong>en</strong> till omval.D<strong>en</strong> eller de personer på <strong>en</strong> upphandlande myndighet som är i direkt kontakt med d<strong>en</strong><strong>en</strong>skilde som ska göra ett aktivt val har ett stort ansvar att ge d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde fullgodinformation om valmöjligheterna och hjälpa d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde till ett aktivt val.Ett valfrihetssystem med <strong>en</strong>skilda som gör aktiva val gör att nya leverantörer anservalfrihetssystemet mer intressant att delta i.När <strong>en</strong> upphandlande myndighet ska införa ett valfrihetssystem är det bra att äv<strong>en</strong>informera andra berörda kommuner eller landsting som myndighet<strong>en</strong> samverkar med omdet nya systemet och vad det innebär.TipsGör <strong>en</strong> kommunikationsplan där alla intress<strong>en</strong>ter som ska informeras om valfrihetssystemetid<strong>en</strong>tifieras. Planera vilka informationsinsatser som ska g<strong>en</strong>omföras till de olika intress<strong>en</strong>terna.2.1.2.2.1 Marknadsföring av tjänsternaD<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> har som beskrivits ett stort informationsansvar som innebär attstödja d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde i hans eller h<strong>en</strong>nes val av leverantör. En orsak till det är att tjänsterna somkan ingå i ett valfrihetssystem bedöms vara av <strong>en</strong> sådan karaktär att regelrätt marknadsföringinte är tillräckligt för att ge d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde betryggande information för att kunna göra ettvälgrundat val i <strong>en</strong> fråga som är av stor betydelse för d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde.Utöver det informationsansvar som d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> har <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> harleverantör<strong>en</strong> möjlighet att marknadsföra sina tjänster inom marknadsföringslag<strong>en</strong>s ramar.Proposition 2008/09:29 medger också att d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> iförfrågningsunderlaget kan ställa krav på hur leverantörerna får marknadsföra sina tjänster.12
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlare2.1.2.3 IckevalsalternativEn av uppgifterna för <strong>en</strong> upphandlande myndighet i ett valfrihetssystem är att underlätta, stödjaoch uppmuntra d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde i hans eller h<strong>en</strong>nes val av leverantör. För d<strong>en</strong> som inte vill eller kanvälja ska ett så kallat ickevalsalternativ finnas, som myndighet<strong>en</strong> i förväg har bestämt. Ettickevalsalternativ kan vara <strong>en</strong> i förväg uppställd turordning av leverantörer, eg<strong>en</strong>regin,upphandlat <strong><strong>en</strong>ligt</strong> LOU eller kan bygga på <strong>en</strong> närhetsprincip. Det är viktigt att ickevalsalternativetär konkurr<strong>en</strong>sneutralt. Ickevalsalternativet får inte vara att myndighet<strong>en</strong> slumpvis väljer mellangodkända leverantörer i systemet.D<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> är skyldig att informera om ickevalsalternativet i sittinformationsmaterial och när <strong>en</strong> <strong>en</strong>skild blivit tilldelad ett ickevalsalternativ ska d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skildeockså få information om vilk<strong>en</strong> leverantör som är ickevalsalternativet.Tänk påUtformning<strong>en</strong> av ickevalsalternativet är viktigt för hur leverantörer uppfattar lönsamhet<strong>en</strong> i attdelta i valfrihetssystemet. Ett ickevalsalternativ som är utformat så att det ger utdelning blandgodkända leverantörer är ett möjligt sätt för leverantörer att ta sig in på <strong>en</strong> redan existerandemarknad.2.1.2.4 Beredskap inför ändrade förutsättningarKomplexa projekt, som att införa ett valfrihetssystem, innebär ofta långa processer som tar tidoch där ekonomiska, rättsliga, marknadsmässiga och inte minst politiska förutsättningar kanförändra projektet. Det bör hos d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> finnas <strong>en</strong> planering och <strong>en</strong>beredskap för hur ändrade förutsättningar ska hanteras.En upphandlande myndighet, som beslutat att införa ett valfrihetssystem <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong>, kan beslutasig för att ändra sitt beslut eller att avbryta valfrihetssystemet. Detta gäller dock inte förprimärvårdstjänster som är tvingande för landsting<strong>en</strong> att införa. Om d<strong>en</strong> upphandlandemyndighet<strong>en</strong> vill avveckla sitt valfrihetssystem måste myndighet<strong>en</strong> fatta ett principbeslut om attavveckla valfrihetssystemet och därefter säga upp avtal<strong>en</strong> med befintliga leverantörer. Omuppsägning<strong>en</strong> inte reglerats i kontraktet riskerar myndighet<strong>en</strong> i sådana fall att bliskadeståndsskyldig.Om <strong>en</strong> sökande är inne i <strong>en</strong> ansökningsprocess och ännu inte hunnit bli godkänd ivalfrihetssystemet måste d<strong>en</strong> sökande få information om att förfarandet avbrutits.Tänk påFörutsägbarhet<strong>en</strong> i ett valfrihetssystem och tillkännagivandet av ändringar i system<strong>en</strong> är viktigafaktorer för att leverantörer ska kunna känna trygghet och kunna planera sin verksamhet.13
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlare2.1.3 Utforma ett förfrågningsunderlagFörfrågningsunderlaget är ett underlag där förutsättningarna för upphandling<strong>en</strong> framgår ochinnefattar alla handlingar som d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> tillhandahåller i upphandling<strong>en</strong>.Utgångspunkt<strong>en</strong> för ett förfrågningsunderlag är att det ska vara tydligt och förståeligt. De kravsom ställs ska inte vara mer omfattande än nödvändigt för d<strong>en</strong> aktuella tjänst<strong>en</strong>.Förfrågningsunderlaget ska vara fullständigt och innehålla alla krav på det som upphandlas.D<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> måste inte begära in bevis för samtliga ställda krav. För vissakrav kan det i stället vara lämpligt att leverantör<strong>en</strong> <strong>en</strong>dast intygar att kravet är uppfyllt. Det ärockså viktigt att <strong>en</strong> upphandlande myndighet tänker på hur kontraktet ska följas upp redan närförfrågningsunderlaget och kontraktsvillkor<strong>en</strong> utformas. Redan i förfrågningsunderlaget bör detanges hur kontraktet är avsett att följas upp.Tänk påAllmänt om krav och villkor i förfrågningsunderlag:Krav och villkor ska formuleras klart och tydligt för att lämna minsta möjliga utrymme förtolkning.Krav och villkor bör formuleras på ett sådant sätt att ansökningsprövning<strong>en</strong> kan göras påett <strong>en</strong>kelt sätt.Krav och villkor som ställs ska vara möjliga att kontrollera och följa upp. Krav och villkorsom inte är möjliga att kontrollera ska därför inte ingå i förfrågningsunderlaget.TipsInnan krav<strong>en</strong> arbetas fram kan det vara bra att ta in synpunkter från slutarvändar<strong>en</strong>, detvill säga brukare och pati<strong>en</strong>ter. Detta kan göras g<strong>en</strong>om att inhämta synpunkter frånexempelvis p<strong>en</strong>sionärs- och pati<strong>en</strong>torganisationer, kommunala råd eller i form avfokusgrupper bestå<strong>en</strong>de av olika befolkningsgrupper. För äv<strong>en</strong> <strong>en</strong> dialog medeg<strong>en</strong>regiverksamhet<strong>en</strong> och pot<strong>en</strong>tiella leverantörer kring förutsättningarna iförfrågningsunderlaget.En ansökningsblankett som innehåller allt som leverantör<strong>en</strong> ska besvara kan göraansökan mer översiktlig och underlättar leverantör<strong>en</strong>s arbete med att bifoga allaefterfrågade uppgifter.Samla alla bilagor och andra dokum<strong>en</strong>t som hör till förfrågningsunderlaget ihop medförfrågningsunderlaget så att leverantör<strong>en</strong> <strong>en</strong>kelt kan få <strong>en</strong> överblick över helaförfrågningsunderlaget.Om d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> har sammanställt marknadsanalyser eller andrauppgifter som kan vara till nytta för leverantörerna när de fattar beslut om att lämna in <strong>en</strong>ansökan, är det bra om dessa uppgifter finns tillgängliga i anslutning tillförfrågningsunderlaget.14
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlareTa hjälp av <strong>Upphandling</strong>sstödets följande vägledningar: Utformande av förfrågningsunderlag för upphandling <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> (2011:01) Kravspecifikation för upphandling av hemtjänst <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> (2010:3) Kravspecifikation för upphandling av primärvård <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> (2011:02)Vägledningarna finns att beställa eller ladda ner från www.upphandlingsstöd.se.15
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlare2.2 G<strong>en</strong>omföra upphandling<strong>en</strong>Efter att d<strong>en</strong> politiska nämnd<strong>en</strong> hos d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> beslutat att införa ettvalfrihetssystem <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong>, och myndighet<strong>en</strong> förberett för ett införande, är det dags att g<strong>en</strong>omföraupphandling<strong>en</strong>.Under d<strong>en</strong>na del beskrivs hur upphandling<strong>en</strong> i valfrihetssystemet g<strong>en</strong>omförs då bland annat ansökningar ska behandlas sökande leverantörer ska godkännas kontrakt tecknas och leverantörer startar upp sin verksamhet i valfrihetssystemet.2.2.1 AnnonseraAlla förfrågningsunderlag måste annonseras löpande i Kammarkollegiets nationella databas,Valfrihetswebb<strong>en</strong> (www.valfrihetswebb<strong>en</strong>.se). Valfrihetswebb<strong>en</strong> tillhandahåller annonsformulärdär d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> fyller i relevanta uppgifter om upphandling<strong>en</strong>. Tank<strong>en</strong> medatt annonsera är att skapa förutsättning<strong>en</strong> för att <strong>en</strong> effektiv konkurr<strong>en</strong>s ska kunna uppstå. Måletmed annons<strong>en</strong> är att skapa intresse bland leverantörer att lämna anbud och därmed ökakonkurr<strong>en</strong>s<strong>en</strong>.Om <strong>en</strong> upphandlande myndighet inte annonserar sitt förfrågningsunderlag på Valfrihetswebb<strong>en</strong>har ett valfrihetssystem <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> inte införts.Alla upphandlande myndigheter ansöker på Valfrihetswebb<strong>en</strong> om ett användarkonto för attkunna publicera <strong>en</strong> annons. Det är viktigt att uppgifterna i annons<strong>en</strong> hålls uppdaterade av d<strong>en</strong>upphandlande myndighet<strong>en</strong>. Det är d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong>s ansvar att se till attuppgifter om exempelvis kontaktpersoner och länkningar till förfrågningsunderlag påmyndigheternas egna sidor är korrekta.Tänk påNär d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> ska länka från annons<strong>en</strong> på Valfrihetswebb<strong>en</strong> tillsidan där förfrågningsunderlaget ligger är det viktigt att det görs <strong>en</strong> direkt länkning tillförfrågningsunderlaget och inte via andra webbsidor. Detta är angeläget för att ökamöjligheterna för intresserade leverantörer och intresserad allmänhet att ta del avförfrågningsunderlag<strong>en</strong>.16
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlare2.2.1.1 Kodning av upphandling<strong>en</strong> (CPV)För att <strong>en</strong> leverantör lättare ska hitta <strong>en</strong> relevant annons kodas tjänsterna som upphandling<strong>en</strong>gäller <strong><strong>en</strong>ligt</strong> ett system som heter Common Procurem<strong>en</strong>t Vocabulary (CPV-nom<strong>en</strong>klatur, ifortsättning<strong>en</strong> kallad CPV-kod). Kodning<strong>en</strong> fungerar ungefär som ett produktnummer i ettlagersystem. För tjänster inom hälsovård och socialtjänster i ett valfrihetssystem <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong>gäller de CPV-koder som finns listade som så kallade B-tjänster i kategori 25 i bilaga 3 till lag(2007:1091) om off<strong>en</strong>tlig upphandling. Undantagna är dock tjänster för barn- ungdomsomsorg.När upphandlande myndighet skapar <strong>en</strong> annons på Valfrihetswebb<strong>en</strong> anges med hjälp av CPVguid<strong>en</strong>i annonsmall<strong>en</strong> vilk<strong>en</strong> CPV-kod som är aktuell.Tänk påDet är viktigt att d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> anger rätt CPV-koder eftersom detannars finns <strong>en</strong> risk att leverantörerna inte hittar annons<strong>en</strong>.Om det är flera tjänster som är aktuella och beskrivs i olika förfrågningsunderlag ska <strong>en</strong>annons för respektive förfrågningsunderlag skapas.2.2.2 AnsökningsförfarandeD<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> ska anting<strong>en</strong> i annons<strong>en</strong> eller i förfrågningsunderlaget ange påvilket sätt som ansökan ska lämnas in. En ansökan kan lämnas in exempelvis per post, fax ellerg<strong>en</strong>om elektroniska medel. En kombination av olika medel får också användas, det ärmyndighet<strong>en</strong> som bestämmer.Myndighet<strong>en</strong> har också <strong>en</strong> skyldighet att i förfrågningsunderlaget meddela inom vilk<strong>en</strong> tid sommyndighet<strong>en</strong> kommer att fatta beslut om godkännande. Det är viktigt att myndighet<strong>en</strong> gör deteftersom detta reglerar hur länge leverantör<strong>en</strong> är bund<strong>en</strong> av sin ansökan. Leverantör<strong>en</strong> ärnämlig<strong>en</strong> inte längre bund<strong>en</strong> av sin ansökan då d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> överskriderd<strong>en</strong> i förfrågningsunderlaget angivna tid<strong>en</strong> för handläggning<strong>en</strong> av ansökan.TipsGör det lättare för leverantörerna att lämna <strong>en</strong> komplett ansökan g<strong>en</strong>om att utforma <strong>en</strong>ansökningsblankett som innehåller allt som de ska besvara.2.2.2.1 Frågor från leverantör<strong>en</strong>För att få in korrekta och kompletta ansökningar är det nödvändigt att leverantörerna har fått allnödvändig information om upphandling<strong>en</strong> och att de äv<strong>en</strong> förstått information<strong>en</strong>. Det ska därförfinnas möjlighet att ställa frågor till d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong>.Då d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> väljer att kommunicera via elektroniskaupphandlingsverktyg ställer <strong>LOV</strong> krav på att medl<strong>en</strong> ska vara allmänt tillgängliga,ickediskriminerande och möjliga att använda tillsammans med sådan maskin- och programvarasom används i allmänhet.17
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlareTänk påEtt tydligt förfrågningsunderlag kan ge pot<strong>en</strong>tiella leverantörer svar på de mestgrundläggande frågorna om innehållet i förfrågningsunderlaget. Har d<strong>en</strong> upphandlandemyndighet<strong>en</strong> dessutom samlat hela förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor ochdokum<strong>en</strong>t på samma ställe på webbsidan ökar möjlighet<strong>en</strong> för pot<strong>en</strong>tiella leverantörer attsjälva hitta svaret på sina frågor. Detsamma gäller när myndighet<strong>en</strong> gjortbehovsanalyser och liknande underlag som leverantör<strong>en</strong> kan ha nytta av.Tänk på att du som upphandlande myndighet har ett ansvar att lämna likvärdiginformation till leverantörerna. Att samla vanligt förekommande frågor och svar påhemsidan kan vara ett sätt att säkra likvärdig information.2.2.2.2 Rättelse av fel, förtydligande och kompletteringD<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> har möjlighet att låta d<strong>en</strong> sökande rätta felskrivningar ellernågot upp<strong>en</strong>bart fel i ansökan. Myndighet<strong>en</strong> får också begära att <strong>en</strong> ansökan förtydligas ellerkompletteras. Eftersom det i ett godkännandeförfarande i <strong>LOV</strong> inte finns någonkonkurr<strong>en</strong>ssituation mellan leverantörerna behöver inte d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> vararestriktiv i sin syn och hantering av rättelser och kompletteringar.2.2.2.3 Öppnande av ansökanD<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> ska öppna, diarieföra och bedöma <strong>en</strong> ansökan om att delta ivalfrihetssystemet så snart ansökan inkommit till myndighet<strong>en</strong>. En ansökan ska anses varainkomm<strong>en</strong> till myndighet<strong>en</strong> i <strong>en</strong>lighet med de bestämmelser som finns för inkomna handlingar10 § förvaltningslag<strong>en</strong> (1986:223).2.2.3 GodkännandeförfarandeSå snart <strong>en</strong> ansökan om deltagande i valfrihetssystemet inkommer till d<strong>en</strong> upphandlandemyndighet<strong>en</strong> ska d<strong>en</strong> öppnas och bedömas.Myndighet<strong>en</strong> bör kontrollera att ansökan är fullständig och att de krav som ställs iförfrågningsunderlaget på leverantör<strong>en</strong> och på tjänst<strong>en</strong> är uppfyllda. Myndighet<strong>en</strong> ska ocksågöra <strong>en</strong> kontroll av om leverantör<strong>en</strong> ska uteslutas på ev<strong>en</strong>tuella grunder som myndighet<strong>en</strong>fastslagit i förfrågningsunderlaget.18
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlare2.2.3.1 Uteslutning av sökandeDet finns inga skyldigheter i <strong>LOV</strong> att utesluta leverantörer som gör sig skyldiga till särskilda brott.Däremot har d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> <strong>en</strong> möjlighet att utesluta <strong>en</strong> sökande <strong><strong>en</strong>ligt</strong> 7 kap.<strong>LOV</strong>. Uteslutningsgrunder <strong><strong>en</strong>ligt</strong> 7 kap. <strong>LOV</strong> är bland annat att d<strong>en</strong> sökandeär i konkurs eller likvidationinte har fullgjort sina åliggand<strong>en</strong> avse<strong>en</strong>de socialförsäkringsavgifter eller skatt,är dömd för brott som avser yrkesutövning<strong>en</strong> ellerhar gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövning<strong>en</strong> och d<strong>en</strong> upphandlandemyndighet<strong>en</strong> kan visa detta.Förarbet<strong>en</strong>a till <strong>LOV</strong> lämnar inga ingå<strong>en</strong>de uppgifter för exempelvis när <strong>en</strong> sökande får uteslutasför allvarliga fel i yrkesutövning<strong>en</strong>. Lagstiftar<strong>en</strong> hänvisar till att det är varje <strong>en</strong>skildupphandlande myndighet som i första hand avgör när ett fel är så allvarligt att det kan motivera<strong>en</strong> uteslutning.Tänk påD<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> har förutom de omständigheter som får medförauteslutning av sökande <strong><strong>en</strong>ligt</strong> 7 kap. <strong>LOV</strong> också möjlighet<strong>en</strong> att ställa ytterligare krav påleverantör<strong>en</strong> som kan utgöra uteslutningsgrund. Dessa ska i så fall vara relevanta ochproportionerliga i förhållande till d<strong>en</strong> aktuella tjänst<strong>en</strong>.D<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> får inte utesluta <strong>en</strong> sökande leverantör från att delta isystemet <strong>en</strong>dast på d<strong>en</strong> grund<strong>en</strong> att d<strong>en</strong> sökande inte har <strong>en</strong> viss juridisk form somexempelvis aktiebolag. Äv<strong>en</strong> grupper av leverantörer får ansöka om att delta ivalfrihetssystemet och behöver inte ha <strong>en</strong> viss juridisk form förrän vid tidpunkt<strong>en</strong> förkontraktets tecknande, i de fall myndighet<strong>en</strong> kräver det.2.2.3.2 Godkännande av d<strong>en</strong> sökandeEfter att ha granskat ansökan och efter att myndighet<strong>en</strong> fastställt att samtliga krav som ställts iförfrågningsunderlaget är uppfyllda, ska d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> godkänna d<strong>en</strong>sökande.Upphandlande myndigheter väljer här olika sätt att godkänna <strong>en</strong> sökande. Hos vissamyndigheter är det d<strong>en</strong> politiska nämnd<strong>en</strong> som formellt beslutar om godkännande medan dethos andra myndigheter sker på delegation till förvaltning<strong>en</strong>.19
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlare2.2.4 Underrättelse om beslutEfter att d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> fattat beslut om att godkänna eller inte godkänna <strong>en</strong>sökande leverantör ska myndighet<strong>en</strong> snarast lämna underrättelse och skäl<strong>en</strong> för beslutet.Om <strong>en</strong> sökande inte godkänts är det viktigt att d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> i beslutet angervarför d<strong>en</strong> sökande inte godkänts. D<strong>en</strong> sökande måste ges <strong>en</strong> rimlig möjlighet att förstå orsak<strong>en</strong>till beslutet. Om <strong>en</strong> sökande får vetskap om vilka krav d<strong>en</strong>ne inte uppfyller kan d<strong>en</strong> sökande setill att uppfylla dem i framtid<strong>en</strong> och komma in med <strong>en</strong> ny ansökan. Underrättels<strong>en</strong> om beslut skaäv<strong>en</strong> informera d<strong>en</strong> sökande om hur ansökan om rättelse görs (se punkt 2.2.7.1. för merinformation).En underrättelse om beslut ska lämnas äv<strong>en</strong> då <strong>en</strong> upphandlande myndighet beslutar attavbryta införandet av ett valfrihetssystem.2.2.5 Teckna kontraktEfter att <strong>en</strong> leverantör godkänts i valfrihetssystemet ska d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> utandröjsmål (så snart som möjligt) teckna kontrakt med leverantör<strong>en</strong>. Av kontraktet ska bland annatde ekonomiska villkor<strong>en</strong> framgå, samt avtalstider och rätt<strong>en</strong> för parterna att häva avtalet.Tänk påI <strong>LOV</strong> finns ing<strong>en</strong> så kallad avtalsspärr, vilket betyder att kontrakt kan tecknas omgå<strong>en</strong>de efteratt leverantör<strong>en</strong> godkänts.2.2.6 Dokum<strong>en</strong>tationEfter att ett godkännandeförfarande har avslutats bör berörda dokum<strong>en</strong>t arkiveras såsom ansökan om godkännande med tillhörande bilagor och ev<strong>en</strong>tuella kompletteringar ochrättelser ev<strong>en</strong>tuella sammanställningar, protokoll och liknande från godkännandeförfarandet.2.2.7 Överprövning och skadeståndLag<strong>en</strong> om valfrihetssystem reglerar olika grunder för överprövning och skadestånd i ettvalfrihetssystem.2.2.7.1 Överprövning av godkännandebeslutEn sökande som inte godkänts som leverantör av d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> har möjlighetatt ansöka om överprövning av myndighet<strong>en</strong>s beslut. En skriftlig överprövning ska då göras avd<strong>en</strong> sökande leverantör<strong>en</strong> och ha inkommit till förvaltningsrätt<strong>en</strong> inom tre veckor från det attmyndighet<strong>en</strong> lämnat sin underrättelse om beslut.20
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlareVid <strong>en</strong> överprövning gör domstol<strong>en</strong> <strong>en</strong> bedömning av om d<strong>en</strong> sökande leverantör<strong>en</strong> uppfyller dekrav som ställts i förfrågningsunderlaget. Bedömer domstol<strong>en</strong> att d<strong>en</strong> sökande leverantör<strong>en</strong>uppfyller krav<strong>en</strong> beslutar domstol<strong>en</strong> om så kallad rättelse. Det betyder att d<strong>en</strong> upphandlandemyndighet<strong>en</strong> ska vidta rättelse, det vill säga ändra sitt godkännandebeslut i <strong>en</strong>lighet meddomstol<strong>en</strong>s beslut.Tänk påLag<strong>en</strong> om valfrihetssystem gör det möjligt för <strong>en</strong> sökande som inte godkänts i ettvalfrihetssystem att inkomma med <strong>en</strong> ny ansökan och b<strong>en</strong>äg<strong>en</strong>het<strong>en</strong> att överklaga ettgodkännandebeslut torde därmed inte vara så stor. Ändå är det viktigt att d<strong>en</strong> upphandlandemyndighet<strong>en</strong> gör sig tillgänglig för att besvara frågor från de leverantörer som inte godkänts ochge återkoppling till leverantör<strong>en</strong> om varför d<strong>en</strong>ne inte godkänts. Detta ökar chans<strong>en</strong> attleverantör<strong>en</strong> återkommer i framtid<strong>en</strong> med <strong>en</strong> ansökan som uppfyller ställda krav.2.2.7.2 Överprövning vid överträdelse av bestämmelser i <strong>LOV</strong>En leverantör har möjlighet att ansöka om överprövning hos förvaltningsrätt<strong>en</strong> när leverantör<strong>en</strong>anser att d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> brutit mot någon bestämmelse i <strong>LOV</strong>. Omleverantör<strong>en</strong> kan visa att myndighet<strong>en</strong> brutit mot bestämmelserna i lag<strong>en</strong> och att detta medförtatt leverantör<strong>en</strong> lidit eller kan komma att lida skada, ska rätt<strong>en</strong> besluta om att d<strong>en</strong> upphandlandemyndighet<strong>en</strong> ska vidta rättelse.Möjlighet<strong>en</strong> för leverantör<strong>en</strong> att överpröva gäller inte för myndighet<strong>en</strong>s beslut om informationoch ickevalsalternativ.2.2.7.3 SkadeståndEn leverantör har möjlighet att ansöka om skadestånd för <strong>en</strong> uppkomm<strong>en</strong> skada i allmändomstol om leverantör<strong>en</strong> anser att d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> inte följt bestämmelserna i<strong>LOV</strong>. En ansökan om skadestånd som gäller ett godkännandebeslut ska göras inom ett år fråndet att myndighet<strong>en</strong> fattat sitt beslut.Möjlighet<strong>en</strong> för leverantör<strong>en</strong> att begära skadestånd gäller inte för myndighet<strong>en</strong>s beslut ominformation och ickevalsalternativ.2.2.7.4 Brott mot avtalade förpliktelser under avtalstid<strong>en</strong>Utöver de ovan nämnda rättsliga åtgärder som fastslagits i lag<strong>en</strong> (2008: 962) gäller det vanligacivilrättsliga regelverket vid avtalsbrott. Om leverantör<strong>en</strong> eller d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong>bryter mot det som avtalats i kontraktet under kontraktstid<strong>en</strong> kan detta prövas civilrättsligt (itingsrätt). Det kan exempelvis vara när <strong>en</strong> godkänd leverantör inte uppfyller de krav som ställts ikontraktet.21
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlare2.2.8 Leverantör<strong>en</strong>s verksamhetsstartEfter att d<strong>en</strong> sökande leverantör<strong>en</strong> blivit godkänd som leverantör i valfrihetssystemet börjarleverantör<strong>en</strong>s uppstartsarbete för att bli aktiv i systemet. D<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> bör ha<strong>en</strong> planering och <strong>en</strong> beredskap för när <strong>en</strong> ny leverantör godkänns i systemet, både tidsmässigt,m<strong>en</strong> också resursmässigt. Myndighet<strong>en</strong> har exempelvis <strong>en</strong> skyldighet att informera befolkning<strong>en</strong>och i synnerhet d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde om leverantör<strong>en</strong>, och detta kan exempelvis göras påmyndighet<strong>en</strong>s hemsida och eller g<strong>en</strong>om skriftlig information.Om d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> har ställt särskilda kontraktsvillkor som måste varauppfyllda innan verksamhetsstart<strong>en</strong>, bör myndighet<strong>en</strong> också försäkra sig om att dessa krav äruppfyllda innan leverantör<strong>en</strong> tillåts starta sin verksamhet. Detta kan exempelvis gälla uppfylldatillgänglighetskrav på verksamhetslokaler där hälso- och sjukvård ska bedrivas.Ofta behöver d<strong>en</strong> godkända leverantör<strong>en</strong> få tillgång till myndighet<strong>en</strong>s IT-system eller liknande,m<strong>en</strong> också ta del av ev<strong>en</strong>tuella rutiner av mer administrativ karaktär som gäller förvalfrihetssystemet, exempelvis rörande fakturering och system för kontraktsuppföljning. Det kanockså handla om utbildning av leverantör<strong>en</strong> i hur exempelvis fakturerings-, IT- ochjournalsystem ska användas.Tänk påUppstartstid<strong>en</strong> för leverantör<strong>en</strong> ska vara tillräckligt lång. Vid mer komplexa tjänster som hälsoochsjukvårdstjänster kan <strong>en</strong> uppstartstid på exempelvis sex månader behövas för attleverantör<strong>en</strong> ska hinna få sin verksamhet och personal driftklar på ett bra sätt.TipsRutiner för när <strong>en</strong> ny leverantör tillkommer i valfrihetssystemet säkrar att leverantör<strong>en</strong> får d<strong>en</strong>information och d<strong>en</strong> administrativa hjälp som behövs för att få <strong>en</strong> så bra start ivalfrihetssystemet som möjligt. Detta kan göras i form av så kallade uppstartsmöt<strong>en</strong> medleverantör<strong>en</strong> eller informationspärmar etc.Till er hjälp kan ni använda <strong>Upphandling</strong>sstödets framtagna informationspaket som kananvändas vid informationsmöt<strong>en</strong> för leverantörer ” Att göra affärer med off<strong>en</strong>tlig sektor inom<strong>LOV</strong>”. Informationspaketet innehåller två korta filmer, <strong>en</strong> powerpointpres<strong>en</strong>tation med manualsamt <strong>en</strong> vägledning om <strong>LOV</strong> för utförare och kan laddas ner från www.upphandlingsstöd.se.22
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlare2.3 Förvalta och utveckla valfrihetssystemetNär valfrihetssystemet är i drift och det finns aktiva leverantörer i systemet gårvalfrihetssystemet över i <strong>en</strong> förvaltningsfas. I <strong>en</strong> förvaltningsfas bör d<strong>en</strong> upphandlandemyndighet<strong>en</strong> följa upp leverantör<strong>en</strong>s verksamhet och kontrakt, göra <strong>en</strong> utvärdering avvalfrihetssystemet m<strong>en</strong> också se till att systemet fungerar och fortlöper. En grundförutsättningför att systemet ska fungera är att d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde känner till sin valmöjlighet. D<strong>en</strong> upphandlandemyndighet<strong>en</strong> har som tidigare nämnts ett ansvar att se till att d<strong>en</strong> <strong>en</strong>skilde som tar del avtjänsterna har <strong>en</strong> reell valmöjlighet och har möjlighet till att göra ett aktivt val. En annanförutsättning är att samarbetet och dialog<strong>en</strong> mellan d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> ochleverantör<strong>en</strong> fungerar.Tänk påMyndighet<strong>en</strong>s informationsansvar till allmänhet<strong>en</strong> om valfrihetssystemet är fortlöpande och skasäkras äv<strong>en</strong> efter att valfrihetssystemet satts i drift.TipsTänk ig<strong>en</strong>om <strong>en</strong> informationsstrategi för hur myndighet<strong>en</strong> ska informera medborgarnaom valfrihetssystemet och möjlighet<strong>en</strong> att välja. Detta kan exempelvis göras g<strong>en</strong>om attupprätta <strong>en</strong> kommunikationsplan.Skapa <strong>en</strong> rutin för hur samverkan och dialog med leverantörerna ska säkras. Det kanske g<strong>en</strong>omo nyhetsbrevo särskilda regelbundna möt<strong>en</strong> som d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> kan kalla tillellero g<strong>en</strong>om särskilda webbsidor eller ”intranät” som d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong>skapat särskilt för att kommunicera med och informera sina leverantörer.Se relation<strong>en</strong> till leverantörerna som ett samarbete, där dialog och inte <strong>en</strong>bartinformation bör prägla samarbetet.23
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlare2.3.1 Uppföljning av verksamhet och kontraktRedan i förfrågningsunderlaget bör det anges hur kontraktet är avsett att följas upp.D<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> i form av landsting och kommun har ett ansvar bland annat att<strong><strong>en</strong>ligt</strong> kommunallag<strong>en</strong>s regler säkerställa att leverantör<strong>en</strong>s verksamhet går att följa upp g<strong>en</strong>omkontroll och tillsyn. Detta förutsätter att d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> avtalat detta iförfrågningsunderlaget. D<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> bör också följa upp ett ingångetkontrakt. Har d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> ställt särskilda krav på leverantör<strong>en</strong> bör äv<strong>en</strong>detta följas upp under kontraktstid<strong>en</strong>.Bero<strong>en</strong>de av hur uppföljning<strong>en</strong> av verksamhet och kontrakt går, kan d<strong>en</strong> upphandlandemyndighet<strong>en</strong> behöva se till att leverantör<strong>en</strong> åtgärdar ev<strong>en</strong>tuella brister. Om brister och brott motkontraktet anses vara av <strong>en</strong> sådan karaktär att sanktioner eller ev<strong>en</strong>tuell uppsägning ellerhävning av kontraktet blir följd<strong>en</strong>, bör myndighet<strong>en</strong> ha säkrat möjlighet<strong>en</strong> till detta ikontraktsvillkor<strong>en</strong>.Tänk påEn grundläggande förutsättning för att <strong>en</strong> uppföljning ska vara möjlig är att kontraktsvillkor<strong>en</strong>formuleras tydligt och lämnar så lite utrymme för tolkning som möjligt. Tänk på att det som följsupp är proportionerligt i förhållande till de krav som ställts i förfrågningsunderlaget.TipsTa hjälp av <strong>Upphandling</strong>sstödets vägledning ”Avtalsuppföljning av vård och omsorg(2012:6)” som finns att beställa eller ladda ner på www.upphandlingsstöd.se.2.3.2 Utvärdering och utveckling av valfrihetssystemetEfter att valfrihetssystemet satts i drift bör d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> göra <strong>en</strong> utvärderingav utfallet av valfrihetssystemet. En utvärdering av ett valfrihetssystem kan göras på olika sätt.En grundläggande fråga som myndighet<strong>en</strong> kan ställa sig är exempelvis i vilk<strong>en</strong> utsträckningupphandling<strong>en</strong> har uppfyllt det behov som valfrihetssystemet avsåg att uppfylla? I vilk<strong>en</strong>utsträckning har de politiska mål<strong>en</strong> uppfyllts?I <strong>en</strong> utvärdering av valfrihetssystemet ingår också att göra <strong>en</strong> konsekv<strong>en</strong>sanalys av systemetoch effekterna av detta. Blev utfallet av valfrihetssystemet det förväntade? Ett sätt att mätaeffekterna är att id<strong>en</strong>tifiera mätvariabler och mäta dessa på samma sätt både före och efter ettinförande av valfrihetssystem. Ta hjälp av berörda delar av myndighet<strong>en</strong> för att få <strong>en</strong> såheltäckande bild av effekterna av systemet som möjligt. Involvera också leverantörerna ikonsekv<strong>en</strong>sanalys<strong>en</strong> och inhämta synpunkter från slutanvändar<strong>en</strong>, det vill säga brukar<strong>en</strong> ellerpati<strong>en</strong>t<strong>en</strong> m<strong>en</strong> äv<strong>en</strong> befolkning<strong>en</strong> och intresseorganisationer för att se hur valfrihetssystemetseffekter blev. Kanske kommer myndighet<strong>en</strong> fram till att något avtalsvillkor måste ändras för attbättre täcka behovet. Det kan också vara så att resultatet av utvärdering<strong>en</strong> används för attförbättra rutinerna i valfrihetssystemet eller som <strong>en</strong> erfar<strong>en</strong>het inför inrättandet av kommandevalfrihetssystem inom nya tjänsteområd<strong>en</strong>.24
<strong>Upphandling</strong> <strong><strong>en</strong>ligt</strong> <strong>LOV</strong> - <strong>en</strong> <strong>processbeskrivning</strong> för beställare och upphandlareTänk påOm d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> vill ha möjlighet att revidera avtalsvillkor<strong>en</strong> inom ram<strong>en</strong> förvalfrihetssystemet och samtidigt beakta kravet på likabehandling av leverantörerna, kan manföra in möjlighet<strong>en</strong> till omförhandling i kontraktsvillkor<strong>en</strong>. Har myndighet<strong>en</strong> <strong>en</strong> rutin för att görarevideringar av förfrågningsunderlaget, kan detta med fördel kommuniceras till leverantörerna såatt förutsägbarhet<strong>en</strong> för leverantörerna ökar.TipsNär d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> funderar på att revidera avtalsvillkor<strong>en</strong> kan dettagärna göras i dialog med leverantörerna. Ofta har leverantörerna värdefull kunskap omutförandet av tjänst<strong>en</strong> som d<strong>en</strong> upphandlande myndighet<strong>en</strong> kan ha användning av. Endialog kring förändringar av förfrågningsunderlaget kan också skapa ett bättre samarbetemellan upphandlare och leverantör, och bidra till ökad delaktighet för leverantör<strong>en</strong> iprocess<strong>en</strong>.Gör leverantörerna till <strong>en</strong> aktiv part äv<strong>en</strong> i utveckling<strong>en</strong> av valfrihetssystemet i stort. Ta insynpunkter från leverantörerna också i konsekv<strong>en</strong>sanalys<strong>en</strong>. Ta del av erfar<strong>en</strong>heter frånandra kommuner och landsting samt inhämta kunskap från specialister och forskninginom aktuella tjänsteområd<strong>en</strong>.25