Brevmall revision - Upphandlingsstöd.se
Brevmall revision - Upphandlingsstöd.se
Brevmall revision - Upphandlingsstöd.se
- No tags were found...
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
2U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORN1. Om vägledningen1.1 Bakgrund och syfteUpphandlingsstödet vid Kammarkollegiet har i uppdrag attbidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäkeroffentlig upphandling. Målet är att bättre ta tillvarakonkurren<strong>se</strong>n på marknaden så att skattemedlen kananvändas på bästa sätt till nytta för medborgarna, denoffentliga <strong>se</strong>ktorn och näringslivet. Målsättningen ska uppnåsgenom att sprida genomarbetade och väl förankrade metoderoch hjälpmedel och att därigenom bidra till en förenkladupphandlingsprocess för såväl upphandlande myndighetersom leverantörer.Inom ramen för detta uppdrag ska Upphandlingsstödetsärskilt beakta de behov som finns vid offentligaupphandlingar inom bygg<strong>se</strong>ktorn. Att stödja offentligabeställare, byggherrar och leverantörer iupphandlingsproces<strong>se</strong>n samt att finna former för att, utöverproduktionskostnaden, lyfta fram och betonalivscykelkostnader och kvalitetskriterier.Syftet med denna vägledning är att underlätta förupphandlande myndigheter, att vid offentlig upphandling avbyggentreprenader utarbeta förfrågningsunderlag som äröverskådliga och har relevanta kravställningar. Vägledningenkan även underlätta för leverantörer att lämna anbud.1.2 OmfattningUpphandlingen inom den offentliga <strong>se</strong>ktorn regleras främst avlagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) samt lagen(2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi,transporter och posttjänster (LUF). Därutöver berörs denoffentliga upphandlingen av t.ex. konkurrenslagen,offentlighets- och <strong>se</strong>kretesslagen, förvaltningslagen ochförordningen om antidiskrimineringsvillkor.Upphandlande enheter som bedriver verksamhet inom bl.a.vatten-, energi-, transport- och postområdena tillhör de såkallade försörjnings<strong>se</strong>ktorerna. Upphandlande myndighetersom bedriver övrig verksamhet tillhör den klassiska <strong>se</strong>ktorn.Denna vägledning omfattar endast den klassiska <strong>se</strong>ktorn medfokus på upphandlingar enligt LOU 15 kap. dvs.upphandlingar under tröskelvärdet.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 3Tröskelvärden är de beloppsgrän<strong>se</strong>r som avgör om enupphandling ska ske enligt de direktivstyrda reglerna eller denationella reglerna (LOU 15 kap.). Tröskelvärdet förbyggentreprenader fr.o.m. 2012 t.o.m. 2013 uppgår till47 438 500 kronor.För utförligare information om regelverket hänvisas tillvägledningen ”Upphandlingsproces<strong>se</strong>n steg för steg förupphandlare” som finns att hämta påwww.upphandlingsstöd.<strong>se</strong>.1.3 Om informationenVägledningen har formen av en checklista och gerövergripande information om reglerna vid upphandling inombygg<strong>se</strong>ktorn samt tips och råd vad man som upphandlandemyndighet ska tänka på när man utformar ettförfrågningsunderlag.Vägledningen är generellt utformad. Det är därför alltidnödvändigt att identifiera de unika förutsättningarna i denenskilda upphandlingen. Vägledningen ersätter inte attupphandlande myndigheter och leverantörer vid behovinhämtar kompetens för att genomföra/delta i upphandlingarpå ett rättssäkert och effektivt sätt.1.4 SamrådVägledningen har tagits fram i samråd med en referensgrupp.Den har bestått av Annica Bengtsson (Trafikverket), JohanHagetoft (SKL), Jan Henriksson (Q-gruppen), MagnusKristiansson (SKL), Johan Lundvall (Affärskoncept), FredrikMalmberg (ShBygg) och Lars Svensson (Boverket). Därutöverhar förankring skett i en styrgrupp. Den har bestått av BoAntoni (Sveriges Byggindustrier), Mats Björs (Byggherrarna),Pernilla Norman (Svenska Teknik och Designföretagen) samtNikolaj Tolstoj (Boverket). Till dessa riktas ett varmt tack!
4U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORN2. GrundläggandeprinciperDe grundläggande principerna för offentlig upphandling äricke-diskrimineringlikabehandlingöm<strong>se</strong>sidigt erkännandeproportionalitetöppenhet.Syftet med upphandlingsreglerna är primärt att främja frirörlighet inom EU. Upphandlande myndigheter ska uppsökaoch dra nytta av konkurren<strong>se</strong>n på aktuell marknad ochdärigenom på bästa sätt använda de medel som finansieraroffentliga upphandlingar. Samtidigt syftar regelverket till attge leverantörerna möjlighet att konkurrera på lika villkor ivarje upphandling.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 53. BranschdokumentFör upphandling och genomförande av byggentreprenaderfinns idag en fungerande systematik i de branschdokument iform av administrativa föreskrifter med råd och anvisningarsom utarbetats gemensamt av parterna och vilka gäller förbyggnads-, anläggnings- och installation<strong>se</strong>ntreprenader (AMAAF). Dessa branschdokument bör också utgöra stommen vidupprättande av förfrågningsunderlag vid offentligupphandling.Val av entreprenadform styr vilken föreskrift som ska gälla.Redovisningen nedan av<strong>se</strong>r utförandeentreprenad vilketdärmed förutsätter att allmänna bestämmel<strong>se</strong>r för byggnads-,anläggnings- och installation<strong>se</strong>ntreprenader (AB 04)tillämpas. De kommersiella villkoren i AB 04 kommenterasdärmed inte i denna vägledning.Det är viktigt att redovisa de olika kraven under rätt rubrik iAMA AF strukturen. Nedan anges under vilka avsnitt i AMAAF som de vanligast förekommande kraven i en offentligupphandling ska anges. Förteckningen omfattar därmed intealla avsnitt/rubriker i AMA AF.
6U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORN4. AFA– Allmän orientering4.1 AFA.12 BeställareHär anges företagsuppgifter såsomorganisationsnummer, namn och adress av<strong>se</strong>ende denupphandlande myndigheten (beställaren). Det kanhandla om en myndighet eller om en sammanslutningav flera myndigheter i s.k. samordnade upphandlingar.Här beskrivs även den upphandlande myndighetensverksamhet i den mån det är relevant föranbudsinlämning.Är det fler myndigheter som ingår i upphandlingen?För att anbudsgivare ska kunna bilda sig en uppfattning omupphandlingens omfattning är det viktigt att ange vilkamyndigheter som omfattas av upphandlingen.Hjälper informationen anbudsgivare att utformaändamål<strong>se</strong>nliga anbud?Syftet är att ge upphandlingen ett yttre sammanhang somkan underlätta för anbudsgivare att anpassa anbudet efterden upphandlande myndighetens verksamhet, behov ochändamål. Skriv kort och beskriv enbart det som är relevantför anbudsgivare. Undvik generella beskrivningar av denupphandlande myndighetens verksamhet.4.2 AFA.121 Beställarens ombud under anbudstidenHär anges namn och kontaktuppgifter för den personsom företräder den upphandlande myndigheten(beställaren) under anbudstiden. Se även AFB.23.Är en lämplig kontaktperson vald?Kontaktpersonen kan vara antingen beställaren (densakkunnige kravställaren) eller ansvarig upphandlare. Detkan finnas fördelar med att välja upphandlaren somkontaktperson. Denne vidarebefordrar de frågor som behöverbesvaras av beställaren. Därefter ansvarar upphandlaren föratt frågor och svar sammanställs och publiceras på lämpligtsätt.
8U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORNÄr entreprenaden beskriven på ett tydligt ochförståeligt sätt?Anbudsgivare ska med utgångspunkt från beskrivningenkunna bedöma om det är ett intressant objekt som man harresur<strong>se</strong>r och erfarenhet att klara av. Det är alltså viktigt attredan här kunna fånga upp de anbudsgivare som kan tänkasvara intres<strong>se</strong>rade av att delta i upphandlingen.Här kan också anges om den ordinarie verksamheten kommeratt vara i drift under entreprenaden samt om vissa uppdragkan behöva genomföras utanför ordinarie arbetstid.4.4 AFA.22 Objektets lägeHär lämnas information om var den entreprenad somska upphandlas är belägen geografiskt.Hur exakt ska beskrivningen vara?Beskrivningen ska ge anbudsgivare tillräcklig information omvar objektet är beläget. Vid nybyggnation utanför stadsmiljökan t.ex. anges att objektet är beläget nära en viss väg (E 6,väg 382, etc.), var längs vägen med hänvisning till en kändbyggnad (kraftverk eller motsvarande) samt av vilka vägarsom tomtområdet begränsas av i de olika väderstrecken.I stadsmiljö och vid ombyggnationer anges kvarteret medfastighetsbeteckning samt gatuadress.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 95. AFB –UpphandlingsföreskrifterHär anges att upphandlingen sker enligt Lagen(2007:1091) om offentlig upphandling, LOU.5.1 AFB.11 UpphandlingsförfarandeHär anges vilket upphandlingsförfarande som gäller iden aktuella upphandlingen, exempelvis förenklatförfarande, urvalsförfarande, direktupphandling ellerkonkurrenspräglad dialog. Här anges även var och närupphandlingen har annon<strong>se</strong>rats samt vad som gällerkring upphandlings<strong>se</strong>kretess.Läs mer om olika upphandlingsförfaranden som kantillämpas för upphandlingar under tröskelvärdena och övertröskelvärdena i vägledningar som finns att hämta påwww.upphandlingsstöd.<strong>se</strong>.Håller sig upphandlingen under tröskelvärdet ellergrän<strong>se</strong>n för direktupphandling?Värdet på upphandlingen ska uppskattas till det totala beloppsom kommer att betalas enligt kontraktet. En upphandlingfår inte delas upp i syfte att kringgå bestämmel<strong>se</strong>rna i LOU.Vid beräkningen ska options- och förlängningsklausulerbeaktas som om de utnyttjats. Vid beräkningen ska denupphandlande myndigheten även beaktadirektupphandlingar av samma slag (dvs. samma typ avenskild entreprenadtjänst) som myndigheten genomförtunder räkenskapsåret.
10U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORNHar rätt upphandlingsförfarande valts?Det finns för- och nackdelar med såväl förenklat förfarandesom urvalsförfarande. Urvalsförfarande kan vara lämpligt ide fall den upphandlande myndigheten har anledning att troatt ett mycket stort antal anbudsgivare kommer att lämnaanbud. Vid urvalsförfarande ansöker anbudsgivare om att fålämna anbud och den upphandlande myndigheten har iannon<strong>se</strong>n bestämt hur många kvalificerade anbudsgivare somden av<strong>se</strong>r att bjuda in till anbudsgivning. Vid förenklatförfarande måste samtliga anbud prövas vilket kan innebäraen större resursåtgång vid prövning av anbud samtidigt somgenomförandet av upphandlingen totalt <strong>se</strong>tt kan gå snabbaredå förfarandet sker i ett steg med kortare anbudstid som följd.Grän<strong>se</strong>n för direktupphandling är för närvarande ca 284 000kr vilket motsvarar 15 % av det tröskelvärde som gäller förupphandling av varor och tjänster inom upphandlandemyndigheter vid kommun, landsting, allmännyttiga bolag,föreningar och stiftel<strong>se</strong>r. Detta tröskelvärde uppgår förnärvarande till ca 1 897 540 SEK.Vid direktupphandling finns det varken krav på annon<strong>se</strong>ringeller på anbud i viss form. Den upphandlande myndighetenmåste alltid iaktta de grundläggande principerna förupphandling och därmed dra nytta av den konkurrens somfinns på marknaden. Lämpligt är därför att skickaförfrågningsunderlaget till minst tre olika företag, i vart fallnär upphandlingens värde ligger i den övre kvartilen avdirektupphandlingsgrän<strong>se</strong>n.Kommer förhandling att ske?Vid upphandling under tröskelvärdet kan den upphandlandemyndigheten alltid välja att förhandla. Det behöver inteanges i förfrågningsunderlaget om förhandling kommer attske eller inte.Finns rutiner för genomförande av förhandling?Det är viktigt att skapa rutiner som säkerställer attförhandlingen sker i enlighet med de grundläggandeprinciperna för upphandling. Detta innebär bland annat attförhandlingen dokumenteras, att upphandlings<strong>se</strong>kretes<strong>se</strong>nbevaras och att alla anbudsgivare behandlas lika.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 11Läs mer om Dialog och Förhandling i vägledning som finnsatt hämta på www.upphandlingsstöd.<strong>se</strong>.Vad gäller för upphandlings<strong>se</strong>kretess?Beskriv vad som gäller för <strong>se</strong>kretess i offentlig upphandling.Hänvisa till bestämmel<strong>se</strong>rna i Offentlighets- och<strong>se</strong>kretesslagen Exempelvis gäller att absolut <strong>se</strong>kretess gällerfram till tilldelningsbeslut och att uppgifter i anbuden somhuvudregel blir offentliga efter tilldelningsbeslut.Finns rutiner och kompetens för att genomföra<strong>se</strong>kretessprövningar?Huvudregeln är att anbuden blir offentliga eftertilldelningsbeslut. Uppgifter kan dock <strong>se</strong>kretessbeläggas. Detär därför av stor vikt att någon på den upphandlandemyndigheten har kompetens att genomföra<strong>se</strong>kretessprövningar när begäran om att lämna utkonkurrerande anbud eller liknande inkommer tillmyndigheten. Sekretessprövning måste ske skyndsamt. Detär straffbelagt att lämna ut uppgifter för vilka <strong>se</strong>kretessgäller.Har det angivits att anbudsgivare ska ange vilkeninformation i anbudet som den upphandlandemyndigheten bör <strong>se</strong>kretessbelägga?För att underlätta vid <strong>se</strong>kretessprövning är det lämpligt attbegära att anbudsgivare anger vilka uppgifter som denneönskar <strong>se</strong>kretessbelägga och skäl till denna begäran om<strong>se</strong>kretess med information om vilken skada anbudsgivare kandrabbas av om uppgifterna röjs offentligt. Tänk på att en<strong>se</strong>kretessprövning alltid måste genomföras, oav<strong>se</strong>tt omanbudsgivare begärt att vissa uppgifter ska <strong>se</strong>kretessbelägga<strong>se</strong>ller inte.Har det angivits var och när upphandlingen harannon<strong>se</strong>rats?Ange när och var annon<strong>se</strong>n har publicerats. Hänvisa t.ex. tillden allmänt tillgängliga databas där annon<strong>se</strong>ring skett ellerden upphandlande myndighetens hemsida eller annan platsdär annon<strong>se</strong>n gjorts tillgänglig.
12U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORN5.2 AFB.12 EntreprenadformHär anges vilken entreprenadform som gäller för denaktuella upphandlingen.Har rätt entreprenadform angivits?Det finns två entreprenadformer – utförandeentreprenad ochtotalentreprenad.En utförandeentreprenad (generalentreprenad/deladentreprenad) karaktäri<strong>se</strong>ras av att beställaren utförprojekteringen (tar fram bygghandlingar såsom ritningar ochtekniska beskrivningar) och därefter upphandlar enentreprenör som åtar sig att utföra arbetet på det sätt somhandlingarna beskriver.En totalentreprenad karaktäri<strong>se</strong>ras av att entreprenörensjälv utför, eller låter för egen räkning utföra, projekteringen.Beställaren beskriver i förfrågningsunderlaget objektetsanvändbarhet eller egenskaper i form av funktionskrav.Denna vägledning av<strong>se</strong>r enbart utförandeentreprenad.5.3 AFB.13 ErsättningsformHär anges hur pri<strong>se</strong>t ska lämnas, fast pris eller löpanderäkning. Detaljerade uppgifter kring ersättning samtreglerna för indexuppräkning anges under AFC.61respektive AFC.614.Vad av<strong>se</strong>s med fast pris?Med fast pris för entreprenaden av<strong>se</strong>s att avtalat pris gäller,dvs. i kontraktet angiven ersättning för entreprenadenexklusive mervärdesskatt.Vad av<strong>se</strong>s med löpande räkning?Med löpande räkning av<strong>se</strong>s att den upphandlandemyndigheten i efterhand betalar till leverantören för nedlagdtid till gällande timkostnad plus övriga kostnader såsommaterial och varor.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 13Vad ska man tänka på vid val av ersättningsmodell?Vid löpande räkning är det viktigt att pris per timme förrespektive yrkeskategori samt arbetsledning, liksomuppskattat antal timmar för den aktuella entreprenaden,fastställs i förväg. I annat fall har den upphandlandemyndigheten mycket små möjligheter att i efterhand påverkaav leverantören fakturerad kostnad. Enligt reglerna i AB 04ska posterna för yrkesarbetare respektive arbetsledning<strong>se</strong>pareras och därmed redovisas var för sig som två olikaposter. Ob<strong>se</strong>rvera att en uppskattad kostnad eller tidsåtgångnormalt inte är bindande uppgifter för leverantören omparterna inte avtalar om annat.Tänk på att det även vid fast pris kan tillkomma arbetenutöver vad som avtalats varför uppgift om timpris peryrkeskategori och arbetsledning alltid ska fastställas.Ska pri<strong>se</strong>r anges exklusive eller inklusivemervärdesskatt?Vanligtvis anges pri<strong>se</strong>rna exklusive mervärdesskatt.5.4 AFB.15 Förutsättningar för upphandlingenHär anges, om skäl för detta föreligger, under vilkaförutsättningar upphandlingen kan komma attavbrytas, t.ex. i de fall ett politiskt beslut ellerfinansiering uteblir. Här anges även re<strong>se</strong>rvationer moteventuella myndighetsbeslut som tillkommer underanbudstiden eller kontraktsperioden vilka kan fåkon<strong>se</strong>kven<strong>se</strong>r för omfattningen av entreprenaden.Finns orsaker som kan medföra att upphandlingenmåste avbrytas?Om det finns särskilda osäkra förutsättningar underupphandlingsproces<strong>se</strong>n som måste uppfyllas för att kontraktska kunna slutas, bör detta anges. Exempel på en sådanosäker förutsättning är att finansieringssituationen för ettprojekt är osäker eller att ett visst politiskt beslut ännusaknas.
14U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORN5.5 AFB.21 Tillhandahållande av förfrågningsunderlagHär anges var förfrågningsunderlaget finns tillgängligtoch i vilken form det kommer att distribueras.Hur kan förfrågningsunderlaget lämpligen görastillgängligt?Förfrågningsunderlaget kan tillhandahållas genom att detpubliceras i samband med annon<strong>se</strong>ringen i en allmäntillgänglig databas såsom Visma-Opic, E-avrop, Licitio ellerMercell eller att uppgift lämnas i annon<strong>se</strong>n om varförfrågningsunderlaget kan hämtas. I de fall annon<strong>se</strong>ring intesker i en allmänt tillgänglig databas kanförfrågningsunderlaget eller uppgift om varifrån det kanhämtas, publiceras på den upphandlande myndighetenshemsida eller på annat ställe där annon<strong>se</strong>n gjorts tillgänglig.Den upphandlande myndigheten ska skickaförfrågningsunderlaget så fort som möjligt efter det att enbegäran har tagits emot.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 155.6 AFB.22 Förteckning över förfrågningsunderlagHär beskrivs vilka handlingar som ingår iförfrågningsunderlaget.Har samtliga handlingar i förfrågningsunderlagetlistats?Ett förfrågningsunderlag består av flera olika delar. För attanbudsgivare ska vara säkra på att de fått ett komplettunderlag för sitt anbud ska samtliga handlingar som ingårlistas. Det kan, utöver allmänna bestämmel<strong>se</strong>r ochadministrativa föreskrifter, gälla beskrivningar för olikatyper av installationer, ritningar och anbudsformulär.Samtliga handlingar ska i normalfallet fysiskt ingå iförfrågningsunderlaget. Den upphandlande myndigheten kandock välja att enbart hänvisa till vissa allmänt vedertagnaföreskrifter eller bestämmel<strong>se</strong>r.Är handlingarna rangordnade?Handlingarna förtecknas i den ordning som anges i AB 04.5.7 AFB.23 Kompletterande förfrågningsunderlagHär anges vad som gäller beträffande kompletterandeförfrågningsunderlag eller förtydligande avförfrågningsunderlag exempelvis att dessa ska utfärdasskriftligen och eller vem som ska utfärda dessakompletteringar för att de ska vara giltiga. Här angesockså rutiner för frågor och svar från/till anbudsgivareunder anbudstiden samt sista dag för att ställa frågoroch sista dag då svar på frågor publiceras.Hur ska frågor ställas?Frågor ska i största möjliga uträckning ställas skriftligt viasystemstödet för elektronisk upphandling eller via e-postdirekt till myndigheten. Detta för att säkerställa att fråganuppfattats på rätt sätt samt att frågorna dokumenteras.
16U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORNFinns det interna rutiner för att hantera frågor ochsvar?Anbudsgivarna måste få information om när och hur ställdafrågor kommer att besvaras. För att likabehandlingsprincipenska kunna upprätthållas är det viktigt att all information nåranbudsgivarna samtidigt. Det är därför lämpligt publicerafrågan och svaret på samma ställe somförfrågningsunderlaget publicerades t.ex. via systemstödet förelektronisk upphandling eller på myndighetens hemsida.Varför anges sista dag för anbudsgivare att ställafrågor och myndigheten att svara på frågor?Sista dag för anbudsgivare att ställa frågor anges för att denupphandlande myndigheten ska få tillräcklig tid att besvaradessa innan sista dag för publicering av svar på ställdafrågor.Sista dag för myndigheten att svara på ställda frågor angesför att anbudsgivare ska kunna förlita sig på attförfrågningsunderlaget därefter kommer att förbli oförändrat.Har sista dag för publicering av frågor/svar samt andratillägg och förtydliganden gällandeförfrågningsunderlaget angivits iförfrågningsunderlaget?Kompletterande upplysningar om förfrågningsunderlaget skalämnas <strong>se</strong>nast <strong>se</strong>x dagar för sista anbudsdag. Anbudsgivarenmåste ges tillräcklig tid att utforma anbudet efter det atteventuella tillägg och förtydliganden publicerats. Val av sistadag ska därför anpassas till att anbudsgivare måste fåtillräcklig tid för att utforma anbudet efter eventuella svar påfrågor eller kompletteringar och förändringar. Om det är ettantal helgdagar mellan sista dag för svar/förtydligande ochsista anbudsdag eller i de fall svaret/förtydligandet kanmedföra mer omfattande arbete för anbudsgivaren bör någraextra dagar läggas till.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 17När kan förfrågningsunderlagetförtydligas/kompletteras?Förtydliganden och kompletteringar ska generellt användasrestriktivt. Visar det sig att annon<strong>se</strong>n ellerförfrågningsunderlaget har brister kan det förtydligas ellerkompletteras men endast om förutsättningarna förupphandlingen inte förändras vä<strong>se</strong>ntligt. Vad som är envä<strong>se</strong>ntlig förändring beror på omständigheterna i denenskilda upphandlingen. En måttstock på att en förändringär vä<strong>se</strong>ntlig kan vara att en anbudsgivare, som innanändringen valde att avstå från att lämna anbud, efterändringen skulle kunna göra bedömningen att upphandlingenär av intres<strong>se</strong> och därmed vill lämna anbud.5.8 AFB.31 Anbudsform och innehållHär anges vilka uppgifter anbudet ska innehålla, hurdet ska utformas, på vilket språk det ska lämnas, ivilken valuta pri<strong>se</strong>t ska anges och vem som skaunderteckna anbudet. Här anges också vilkakontaktuppgifter av<strong>se</strong>ende anbudsgivare som skalämnas.Har ett anbudsformulär bifogats?För att underlätta för anbudsgivare kan kraven med fördelsamlas i ett <strong>se</strong>parat anbudsformulär. På så sätt minimerasrisken att anbudsgivare missar att besvara frågor och kravoch därmed risken att diskvalificeras. Samlade kravunderlättar också för den upphandlande myndigheten vidkvalificering av anbudsgivare samt prövning och utvärderingav anbuden. Kontrollera också att samma informationoch/eller krav inte anges på olika ställen iförfrågningsunderlaget.Vem ska underteckna anbudet?Undvik att kräva att anbudet ska undertecknas avanbudsgivarens firmatecknare. I stora organisationer kan detvara svårt att nå firmatecknare vilket försvårar vid anbudetsundertecknande. Kräv istället att anbudet undertecknas aven av anbudsgivaren ut<strong>se</strong>dd behörig företrädare.Behörigheten ska på begäran kunna styrkas.
18U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORNHar det underlättats för utländska anbudsgivare attlämna anbud?I annon<strong>se</strong>n anges på vilket språk anbud ska lämnas. Det ärtillåtet att enbart ange ett enda språk. Huvudregeln är attanbud lämnas på svenska. Om man anger att anbudet skalämnas på svenska måste alla handlingar också vara påsvenska. Det kan dock lämpligen anges att intyg kan lämnaspå originalspråk och att en enklare översättning bifogas.Överväg om anbud och intyg ska få lämnas på annat språk änenbart svenska. Glöm då inte att i annon<strong>se</strong>n ange på vilketytterligare språk, utöver svenska, som anbud får lämnas.Anbud på andra språk än svenska kan i vissa fall främjakonkurren<strong>se</strong>n men medför också ett merarbete vidutvärderingen och ställer krav på särskilda språkkunskaperinom bl.a. juridik.Har önskat sätt att ta emot anbud angivits?Det viktigt att göra det möjligt för anbudsgivare att lämnaanbud på flera olika sätt, bland annat elektroniskt. Samtligaanbudsgivare måste emellertid ha möjlighet att använda denteknik som den upphandlande myndigheten anvisar så attingen anbudsgivare diskrimineras.Kan anbuden tas emot elektroniskt?Det finns ett antal tekniska lösningar och systemstöd sommöjliggör att anbud kan tas emot elektroniskt. Detta innebärtids- och kostnadsbesparingar för såväl anbudsgivare som denupphandlande myndigheten.Tänk på att ange att anbudsgivare bör lämna in anbud närsystemstödets supportfunktion har öppet. Det finns annarsrisk för att anbudsgivare, som lämnar in anbud <strong>se</strong>nt,misslyckas av tekniska skäl och inte har möjlighet att fåhjälp.I vilken valuta ska pri<strong>se</strong>rna i anbudet lämnas?Den valuta i vilken pri<strong>se</strong>rna i anbudet ska lämnas, ska angesi förfrågningsunderlaget. Vanligen gäller SEK i enupphandling som genomförs i Sverige. Den upphandlandemyndigheten kan dock begära att pri<strong>se</strong>rna i anbudet lämnas iannan valuta.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 195.9 AFB.311 HuvudanbudHär anges om enbart huvudanbud accepteras, omutvärdering endast kommer att ske på grundval avhuvudanbudet samt på vilka grunder huvudanbudetska lämnas.Vad av<strong>se</strong>s med huvudanbud?Med huvudanbud av<strong>se</strong>s ett anbud helt ba<strong>se</strong>rat på destandarder eller de prestanda-/funktionskrav för utförandetav entreprenaden som anges i förfrågningsunderlaget.Framgår det tydligt att det enbart är huvudanbud somgäller?Det är viktigt att klart ange i förfrågningsunderlaget omendast huvudanbud accepteras.Vilka för-/nackdelar finns det med att enbart accepterahuvudanbud?Fördelen är att samtliga anbud är direkt jämförbara vilketunderlättar utvärderingen för den upphandlandemyndigheten.Nackdelen är att den upphandlande myndigheten kan missaatt en anbudsgivare, med hög specialistkompetens, kanerbjuda ett alternativt utförande som kan öka effektiviteteneller vara kostnadsbesparande.5.10 AFB.312 SidoanbudHär anges om sidoanbud accepteras eller inte samtvilka minimikrav som ska vara uppfyllda för attsidoanbudet ska accepteras.Vad av<strong>se</strong>s med sidoanbud?Med sidoanbud (alternativa anbud) av<strong>se</strong>s, vid offentligupphandling, anbud som omfattar alternativa utföranden aventreprenaden. Ett alternativt anbud är således att anbudsom avviker från det utförande som den upphandlandemyndigheten har föreskrivit.
20U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORNDet saknas bestämmel<strong>se</strong>r om sidoanbud (alternativa anbud)vid upphandling under tröskelvärdena men det får antas attmotsvarande, nedan redovisade, bestämmel<strong>se</strong>r gäller då somvid upphandlingar över tröskelvärdet.Om den upphandlande myndigheten har för avsikt attacceptera sidoanbud måste detta anges i annon<strong>se</strong>n ochförfrågningsunderlaget liksom de minimikrav (vanligtvis etturval av de definierade ska-kraven) som ska uppfyllas för attsidoanbudet ska godkännas. Saknas dessa uppgifter fårsidoanbud inte beaktas.Ob<strong>se</strong>rvera att vid utvärdering av sidoanbud ska alltidekonomiskt mest fördelaktiga anbud användas somtilldelningsgrund. Se AFB.52. Den upphandlandemyndigheten måste således fundera över och fastställa vilkamervärden som kan finnas med alternativa utföranden.Ob<strong>se</strong>rvera att så kallade likvärdiga anbud är att betraktasom huvudanbud. Se AFC.21.Vilka för-/nackdelar finns det med sidoanbud?Fördelen är att anbudsgivare med sin specialistkompetenskan erbjuda den upphandlande myndigheten ett alternativtutförande som kan öka effektiviteten eller varakostnadsbesparande. Överväg därför i varje enskilt fall omsidoanbud ska accepteras.Nackdelen är ett något mer komplicerat förfarande vidutvärdering av anbuden varför beslutet om sidoanbud måsteställas i relation till värdet av den entreprenad somupphandlas.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 215.11 AFB.32 Anbudstidens utgångHär anges sista dag för inlämnande av anbud dvs. näranbud <strong>se</strong>nast ska vara den upphandlande myndighetentillhanda.Har en tillräckligt lång anbudstid angivits?Vid upphandling enligt LOU 15 kap. ska anbudstiden varaskälig. Begreppet skälig måste anpassas för varje specifikupphandling. En längre tid kan underlätta för anbudsgivare.Lämpligen bör anbudstiden anpassas till anbudsgivare medmindre erfarenhet av offentlig upphandling. Beakta också omdet finns många helgdagar under anbudstiden, i så fall börextra dagar läggas till.Tiden för att komma in med anbudsansökningar (gäller vidurvalsförfarande) får dock aldrig vara kortare än 10 dagarfrån den dag då ansökningsinbjudan publicerades.Ska anbud lämnas ett visst klockslag?Anges inget klockslag har anbudsgivaren enligtförvaltningslagen (1986:223) hela dygnet på sig, dvs. tillklockan 24.00, att lämna sitt anbud.Ett anbud an<strong>se</strong>s komma in till den upphandlande myndighetden dag då handlingen anländer till myndigheten ellerkommer en behörig tjänsteman tillhanda. Poststämplingsdaggäller inte.5.12 AFB.33 Anbuds giltighetHär anges hur länge anbudsgivare ska vara bunden avsitt anbud. Kan anges i dagar efter anbudstidensutgång eller med ett fast datum.Har en lämplig giltighetstid för anbuden angivits?Enligt AMA AF är en anbudsgivare bunden till sitt anbud i enmånad efter anbudstidens utgång. Den upphandlandemyndigheten bör dock ange en giltighetstid som är så vältilltagen att tid ges för en eventuell överprövning. Ett sätt att”ta höjd” för detta kan vara att i förfrågningsunderlaget angeatt anbudet ska vara giltigt tre månader efter sistaanbudsdag samt att anbudstiden ska kunna förlängas medytterligare tre månader vid eventuell överprövning.
22U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORNEn alltför lång giltighetstid kan medföra ett högre pris dåanbudsgivarna kompen<strong>se</strong>rar sig för den osäkerhet som enlång giltighetstid innebär. Anbudstiden bör därför ställas irelation till värdet av den entreprenad som upphandlas.Kan anbudens giltighetstid förlängas?Som huvudregel gäller att samtliga anbudsgivare måstasamtycka till detta. Det bör i normalfallet vara denupphandlande myndigheten som tar initiativ till förlängdanbudstid. Anbudstiden ska inte förlängas enbart på grundav att en anbudsgivare begär det.5.13 AFB.34 Adres<strong>se</strong>ringHär anges vilken adress anbudet ska skickas till ellerlämnas på, fysisk adress alternativt via systemstödet, e-postadress eller faxnummer. Här anges också huranbudet ska paketeras och märkas medreferensnummer eller liknande samt antalet kopior.Har förutsättningarna för att lämna anbud fysisktangivits i förfrågningsunderlaget?Om möjlighet finns att lämna anbuden fysiskt på angivenadress är det viktigt att informera om förutsättningarna fördetta. Ange hur länge receptionen är öppen så anbudsgivaredels inte kommer efter stängning och därmed missaranbudstiden dels ges möjlighet att erhålla kvitto på mottagetanbud om så önskas. Kan anbud lämnas i brevlåda börinformation lämnas om försändel<strong>se</strong>ns maximala storlek.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 23Har krav ställts på neutrala kuvert eller att anbud skalämnas i två exemplar?Denna typ av krav bör i normalfallet undvikas. Sådana kravmedför att anbud som lämnas i kuvert märkt medföretagslogotyp eller liknande eller i för få exemplar måsteförkastas vilket kanske inte var avsikten. Skriv i stället att”för att säkerställa <strong>se</strong>kretes<strong>se</strong>n <strong>se</strong>r den upphandlandemyndigheten gärna att anbudet lämnas i ett neutralt kuvert”.5.14 AFB.4 AnbudsöppningHär anges vilken dag och tid som anbuden ska öppnassamt på vilken adress detta kommer att ske.Har lämplig tidpunkt för anbudsöppning angivits?Försändel<strong>se</strong>rna ska öppnas så snart som möjligt efteranbudstidens utgång. För att säkerställa attförvaltningslagens bestämmel<strong>se</strong>r om när en handling an<strong>se</strong>sinkommen i rätt tid uppfylls är det lämpligt att öppnaanbuden dagen efter anbudstidens utgång. Ett anbud räknassom inkommet först när det kommit den upphandlandemyndigheten tillhanda. Poststämplingsdag gäller inte.Har tid och plats för anbudsöppning angivits?Tid och plats ska anges eftersom att en anbudsgivare kanbegära att en av Handelskammaren ut<strong>se</strong>dd person skanärvara vid anbudsöppningen. Repre<strong>se</strong>ntanten kanexempelvis kontrollera att anbudsomslagen inte är brutna,att den upphandlande myndigheten signerar handlingarna,att anbuden inkommit i tid, att anbudsöppningsprotokollupprättas samt namnen på anbudsgivare och anbudssumma.5.15 AFB.51 Prövning av anbudsgivareHär beskrivs hur kvalificering av anbudsgivarekommer att gå till samt vilka krav som ska varauppfyllda och vilka eventuella bevis för detta som skabifogas anbudet för att klara kvalificeringen. Det kangälla kontroll och prövning av anbudsgivarna medav<strong>se</strong>ende på krav kopplade till LOU 10 kap.(uteslutning av leverantör) samt LOU 11 kap.(ekonomisk, teknisk och yrkesmässig kapacitet). Vadgäller krav på kvalitetsledningssystem samtmiljöledningssystem hänvisas till AFC.221 respektiveAFC.222.
24U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORN5.15.1 KONTROLL OCH PRÖVNING AVSEENDE LOU 10 KAP.Har obligatoriska uteslutningsgrunder angivits?En anbudsgivare ska uteslutas från deltagande iupphandling, enligt LOU 10 kap. 1 §, om det kommit till denupphandlande myndighetens kännedom att anbudsgivare,enligt en lagakraftvunnen dom, gjort sig skyldig till sådanbrottslighet som rördeltagande i kriminell organisationbestickningbedrägeri, ellerpenningtvätt.Brotten bestickning och bedrägeri rör brott riktade motEuropeiska gemenskapernas finansiella intres<strong>se</strong>n.Syftet är att säkerställa att inte några o<strong>se</strong>riösa anbudsgivaretilldelas kontrakt.Begärs intyg eller bevis in angående obligatoriskauteslutningsgrunder från anbudsgivare?Intyg gällande obligatoriska uteslutningsgrunder får intebegäras in från samtliga anbudsgivare, utan endast vidgrundad misstanke.Har frivilliga uteslutningsgrunder angivits?En anbudsgivare får uteslutas från deltagande i upphandling,enligt LOU 10 kap. 2 § om denne efter kontroll äri konkurs eller likvidationunder tvångsförvaltningföremål för ackord eller tillsvidare har ställt in sinabetalningar eller har näringsförbudföremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation etc.dömd för brott av<strong>se</strong>ende aktuell yrkesutövning enligtlagakraftvunnen dombelastad med allvarliga fel i aktuell yrkesutövninginte fullgjort sina åtaganden av<strong>se</strong>endesocialförsäkringsavgifter eller skatt, elleri något vä<strong>se</strong>ntligt hän<strong>se</strong>ende låtit bli att lämnabegärda upplysningar eller lämnat felaktigaupplysningar om dessa förhållanden.En sådan möjlighet till uteslutning finns för att säkerställaatt o<strong>se</strong>riösa anbudsgivare, som inte heller har tillräckligleveranskapacitet, erhåller kontrakt.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 25Man kan också välja alternativet att anbudsgivare skauteslutas av de skäl som beskrivs ovan men då blir förståskon<strong>se</strong>kven<strong>se</strong>n att samtliga anbudsgivare, som i någon meningomfattas av ovan beskriva uteslutningsgrunder, måsteuteslutas utan ytterligare överväganden.Ska uteslutning ske om anbudsgivare är i konkurs ellerär föremål för ansökan om konkurs?Huvudregeln är att anbudsgivare som är i konkurs eller ärföremål för ansökan om konkurs får uteslutas och detta börockså i normalfallet göras. Det är förenat med stora risker attanta en anbudsgivare under sådana omständigheter.Konkursförvaltare har sällan möjlighet att prioriteraleveran<strong>se</strong>r.Ska uteslutning ske om anbudsgivare elleranbudsgivares företrädare är dömd för brott av<strong>se</strong>endeyrkesutövningen?Huvudregeln är att anbudsgivare eller dennes företrädaresom är dömd för brott i yrkesutövningen får uteslutas.Hänsyn bör tas till olika omständigheter, såsom om brottet ärrelevant för entreprenaden och hur lång tid som har förflutit<strong>se</strong>dan anbudsgivare eller anbudsgivares företrädare dömts.Ska uteslutning ske om anbudsgivare elleranbudsgivares företrädare har gjort sig skyldig tillallvarligt fel i yrkesutövningen?Huvudregeln är att anbudsgivare eller dennes företrädaresom är belastad med allvarliga fel i yrkesutövningen fåruteslutas. Detta gäller inte enbart i de fall anbudsgivaresföreträdare personligen har gjort sig skyldig till allvarligt fel iyrkesutövningen utan även om denne kan lastas för felet.Brister i rutiner och systematiskt kvalitetsarbete är sådanafel som kan läggas ledningen för verksamheten till last. Detåligger den upphandlande myndigheten att visa att fel harbegåtts.
26U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORNSka en anbudsgivare uteslutas för skatteskulderoch/eller obetalda socialförsäkringsavgifter?Huvudregeln är att en anbudsgivare som inte fullgjort sinaåtaganden av<strong>se</strong>ende socialförsäkringsavgifter eller skatt fåruteslutas. En skuld på skattekontot kan uppstå av olika skäl.Ge därför anbudsgivaren möjlighet att förklara eventuellaskulder. Om en godtagbar förklaring kan lämnas kan anbudetaccepteras.Är det rimligt att utesluta en anbudsgivare på grund avatt begärda upplysningar inte lämnats eller attfelaktiga upplysningar lämnats?I de fall krav ställs i förfrågningsunderlaget på att en vissupplysning ska lämnas i anbudet måste anbudet förkastas omdenna upplysning saknas eller lämnas felaktigt. Ha detta itanke när kraven ställs.Hur kan utländska anbudsgivare bevisa att de inte ärföremål för konkurs, har fullgjort sina skyldigheter attbetala socialförsäkringsavgifter och skatter m.m.?Utländska anbudsgivare ska bifoga ett aktuellt bevis, medsamma bevisvärde, utfärdat av en rättslig eller administrativmyndighet i ursprungslandet eller i det landanbudsgivaren/företrädaren kommer ifrån. Om landet i frågainte utfärdar sådana handlingar eller intyg, får dessa ersättasmed att en försäkran på heder och samvete som avgetts infören rättslig eller administrativ myndighet, en notarie ellerbehörig branschorganisation i ursprungslandet eller i det landpersonen i fråga kommer ifrån, bifogas anbudet. Överväg påvilket språk bevi<strong>se</strong>n ska lämnas.5.15.2 KONTROLL OCH PRÖVNING AVSEENDE LOU 11 KAP.Kraven i LOU 11 kap. gäller, med undantag av 6 § (krav påregistrering), endast för upphandlingar över tröskelvärdet.Motsvarande krav kan dock med fördel ställas även vidupphandlingar enligt 15 kap. för att säkerställa t.ex.anbudsgivarens ekonomiska ställning eller tekniskakapacitet. Ställ dock aldrig högre krav än vad entreprenadenkräver.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 27a. RegistreringHär kan begäras att anbudsgivare ska styrka att denneär registrerad i aktiebolags- alternativt handelsregistereller i motsvarande register för utländsk anbudsgivare.Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndighetredovisas under AFB.511.Finns behov av att ställa krav på registrering för denaktuella upphandlingen?Överväg om det krävs ett registrerat företag som utförentreprenaden.Genom att ställa krav på att registrering ska vara gjord redanvid anbudsinlämning kan anbudsgivare som ännu inte startatsitt företag missgynnas. Överväg om det räcker att företagetär registrerat vid tilldelning av kontrakt.Inhämtas information/bevis om registrering frånanbudsgivare?Information kan inhämtas av den upphandlandemyndigheten via Bolagsverket. I de fall utländskaanbudsgivare ska kontrolleras får motsvarande uppgifterbegäras in ur register som förs i det land där anbudsgivarensverksamhet är etablerad. Alternativt kan anbudsgivarelämna en försäkran om att kravet uppfylls.b. Ekonomisk ställningHär kan krav ställas som syftar till att säkerställa attanbudsgivare har tillräckligt stabil ekonomiskställning för att kunna genomföra entreprenaden.Är det nödvändigt att ställa krav på denna uppgift förden aktuella upphandlingen?Överväg om entreprenadens innehåll och omfattning medföratt särskilda krav måste ställas gällande anbudsgivaren<strong>se</strong>konomiska ställning. I vissa fall kan det räcka med att ställakrav på betalningsvillkor (t.ex. betalning i efterskott) för attminimera risken för den upphandlande myndigheten.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 29Ska årsredovisningar användas för att kontrolleraekonomisk ställning?Årsredovisningar ska inte begäras in vanemässigt utanendast om dessa kommer att granskas av en kvalificeradperson och granskningen kommer att vara ett underlag ibedömningen om anbudsgivare uppfyller de krav som ställtspå ekonomisk ställning. Överväg om den information som gesi årsredovisningar är tillräckligt aktuell för att utgöra ettrelevant underlag i bedömningen eller om komplettering iform av t.ex. <strong>se</strong>naste kvartalsrapporten behöver göras.Ett sätt att underlätta för anbudsgivare kan vara att enbartbegära in årsredovisningar vid ett tillfälle under en 12-månadersperiod från en och samma anbudsgivare i de falldenne deltar i flera olika upphandlingar hos denupphandlande myndigheten.Ska kreditrating användas för att kontrolleraekonomisk ställning?Om kreditrating används rekommenderas att en på förhandbestämd lägsta nivå anges. Kontroll av ekonomisk ställninggenom kreditrating kan vara enklare än genomårsredovisning.Ska anbudsgivare bifoga kreditrating?Kreditratingen kan inhämtas genom att den upphandlandemyndigheten själv kontaktar kreditratingföretag. Då undviksäven problem med likabehandling vid jämförel<strong>se</strong> mellan olikaratingbolags skalor. Informera i förfrågningsunderlaget attom att kreditrating kommer att begäras in.Anges det att en anbudsgivare ska få möjlighet attförklara en kreditrating som är lägre än den uppsattanivån?För att undvika en omotiverad uteslutning bör anbudsgivareges möjlighet att förklara en låg ratingnivå.
30U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORNHar hänsyn tagits till utländska anbudsgivare?Det finns inte alltid möjlighet för utländska anbudsgivare atttillhandahålla kreditrating och årsredovisningar. Övervägockså om krav ska ställas på att årsredovisningarna ochandra intyg och bevis ska vara översatta till svenska eller omandra språk kan godtas.c. Teknisk kapacitetHär kan krav ställas som syftar till att säkerställa attanbudsgivaren har teknisk kapacitet att utföraentreprenaden. Det kan av<strong>se</strong> teknisk kapacitet i formav resur<strong>se</strong>r (utrustning) eller teknisk kapacitet i formav erfarenhet. Målsättningen är att hitta de lägstaförutsättningarna som krävs för att kunna genomföraentreprenaden.Är det nödvändigt att ställa krav på teknisk kapacitetför den aktuella entreprenaden?Överväg noga om det behöver ställas krav på specifik tekniskkapacitet för att entreprenaden ska kunna genomföras.Är kravet som ställs på teknisk kapacitetproportionerlig i förhållande tillupphandlingsföremålet?Ställ inte högre krav än vad entreprenaden kräver.Vilken är den lägsta godtagbara nivån för tekniskkapacitet?En lägre kravnivå kan göra det möjligt även för mindreföretag att lämna anbud, givet att de har tillräcklig tekniskkapacitet för att genomföra entreprenaden.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 31d. Teknisk kapacitet i form av resur<strong>se</strong>rHär kan krav ställas för att säkerställa attanbudsgivaren har de resur<strong>se</strong>r i form av t.ex.utrustning som ska stå till förfogande för attgenomföra entreprenaden.Har det angetts vilka intyg eller bevis som krävs för attvisa att kraven uppfylls?Det bör vara möjligt för anbudsgivarna att använda allaformer av bevis och intyg, t.ex.beskrivning av de tekniska organ som kan förfogasöver för att genomföra entreprenaden, ellerbeskrivning av den tekniska utrustning och de metodersom används för att säkra kvaliteten.Kan uppgifter bevisas på ett sätt som underlättar föranbudsgivare vid anbudsinlämnande?Den upphandlande myndigheten ska undvika att läggabevisbördan på anbudsgivare om detta inte är nödvändigt.Bevis ska i första hand inhämtas av myndigheten. Om dettainte är möjligt kan uppgifterna bekräftas/intygas avanbudsgivare i anbudet. Endast i de fall inget av dessaalternativ är möjligt kan uppgifter begäras in avanbudsgivare.Har det angivits vilken utrustning anbudsgivarebehöver?Överväg och ange vilken utrustning som kan tillhandahållasav den upphandlande myndigheten.
32U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORNe. Teknisk kapacitet i form av erfarenhetHär kan begäras att anbudsgivaren ska kunna styrkaatt denne har tillräcklig erfarenhet för att genomföraentreprenaden. Erfarenhet kan styrkas genomreferensuppdrag.Ska det ställas krav på tidigare erfarenhet och hurstora ska dessa krav vara?Överväg noga om det är nödvändigt att ställa krav på t.ex. ettvisst antal års erfarenhet eller ett visst antalreferensuppdrag. Kraven ska alltid vara proportionerliga iförhållande till den entreprenad som upphandlas.Hur kan anbudsgivare styrka sin tekniska kapacitet iform av erfarenhet?Genom att redovisa sina tidigare erfarenheter t.ex. i enförteckning över genomförda referensuppdrag.Har kontaktuppgifter begärts så att referenterna skakunna bekräfta tidigare erfarenhet?För att den upphandlande myndigheten lätt ska kunna nåreferenterna bör alltid tydliga uppgifter om namn ochalternativa kontaktvägar begäras. I förfrågningsunderlagetbör anges när i tiden referenstagningen kommer attgenomföras men det är anbudsgivarens som bärhuvudansvaret för att referenterna går att nå.I detta steg ska endast styrkas att referensuppdraget hargenomförts enligt angivna villkor. I det fall man väljer attanvända referen<strong>se</strong>r för att styrka kvalitativa egenskaper i detsom upphandlas dvs. den aktuella byggentreprenaden, skerdetta vid utvärdering av anbuden.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 33f. Yrkesmässig kapacitetHär kan krav ställas som syftar till att säkerställa attanbudsgivare har yrkesmässig kapacitet att presteradet som ska upphandlas. Det kan av<strong>se</strong> yrkesmässigkapacitet i form av tillgång till resur<strong>se</strong>r elleryrkesmässig kapacitet i form av erfarenhet.Målsättningen är att hitta de lägsta förutsättningarsom krävs för att kunna genomföra entreprenaden.Är det nödvändigt att ställa krav på yrkesmässigkapacitet för den aktuella entreprenaden?Överväg noga om det behöver ställas krav på yrkesmässigkapacitet för att entreprenaden ska kunna genomföras.Är kravet som ställs på yrkesmässig kapacitetproportionerlig i förhållande till entreprenaden?Ställ inte högre krav än vad som behövs för entreprenadensgenomförande. Målsättningen är att hitta lägsta möjligaförutsättning för att genomföra entreprenaden.Vilken är den lägsta godtagbara nivån för yrkesmässigkapacitet?En lägre kravnivå kan göra det möjligt även för mindreföretag att lämna anbud, givet att de har tillräckligyrkesmässig kapacitet för att genomföra entreprenaden.Måste kravet uppfyllas vid anbudsinlämnande ellerkan det vara ett kontraktsvillkor?Överväg noga om kravet måste uppfyllas vidanbudsinlämnande eller om det räcker att det uppfylls vidtilldelning av kontrakt.Görs en uppdelning mellan vilka krav som ställs påyrkesmässiga resur<strong>se</strong>r och yrkesmässig erfarenhet?Överväg om krav behöver ställas både på vilka resur<strong>se</strong>r iform av t.ex. utbildning eller examen som anbudsgivare skaförfoga över och vilka erfarenheter anbudsgivare ska ha. Enuppdelning kan underlätta både för anbudsgivare vidutformandet av anbudet och för den upphandlandemyndigheten vid utvärderingen.
34U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORNg. Yrkesmässig kapacitet i form av resur<strong>se</strong>rHär kan begäras att anbudsgivare ska kunna visavilken yrkesmässig kapacitet i form av personal ochkompetens som denne besitter för att kunna genomföraentreprenaden.Är det nödvändigt att ställa krav på yrkesmässigkapacitet i form av resur<strong>se</strong>r, t.ex. utbildningsnivå ellerexamen för den aktuella upphandlingen?Överväg om det är formell kompetens (resur<strong>se</strong>r) som krävs föratt genomföra entreprenaden eller om det är erfarenhet somär avgörande.Hur kan anbudsgivaren styrka sin yrkesmässigakapacitet i form av resur<strong>se</strong>r?Anbudsgivaren kan styrka sin kapacitet genom att t.ex.lämna uppgift om utbildnings- och yrkeskvalifikationer föransvariga personer eller personer i arbetsledande ställning.h. Yrkesmässig kapacitet i form av erfarenhetHär kan begäras att anbudsgivaren ska kunna styrkaatt denne eller dennes personal innehar tillräckligerfarenhet för att genomföra entreprenaden.Erfarenhet kan styrkas genom referensuppdrag.Ska det ställas krav på tidigare erfarenhet? Om ja, hurstora ska dessa krav vara?Krav på tidigare erfarenhet kan vara relevant. Kraven skadock ställas i proportion till den entreprenad som upphandlas.Överväg t.ex. hur många års erfarenhet som kan vara skäligliksom hur nära i tiden som anbudsgivaren ska ha arbetatmed ett liknande uppdrag för att erfarenheten ska an<strong>se</strong>saktuell.Hur kan anbudsgivare styrka sin yrkesmässigakapacitet i form av erfarenhet?Genom en förteckning över tidigare genomförda uppdrag(referensuppdrag).Dessa uppgifter kan styrkas exempelvis genom uppgift iundertecknat anbud, genom att den upphandlandemyndigheten tar direkt kontakt med tidigare uppdragsgivareeller genom <strong>se</strong>parat intyg från tidigare uppdragsgivare.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 35Har kontaktuppgifter begärts så att referenterna skakunna bekräfta tidigare erfarenhet?För att den upphandlande myndigheten lätt ska kunna nåreferenterna bör alltid tydliga uppgifter om namn ochalternativa kontaktvägar begäras. I förfrågningsunderlagetbör anges när i tiden referenstagningen kommer attgenomföras men det är anbudsgivarens som bärhuvudansvaret för att referenterna går att nå.I detta steg ska endast styrkas att referensuppdraget hargenomförts enligt angivna villkor.I det fall man väljer att använda referen<strong>se</strong>r för att styrkakvalitativa egenskaper i det som upphandlas dvs. denaktuella byggentreprenaden, sker detta vid utvärdering avanbuden.i. Åberopa andra företags kapacitetHär kan anges att en anbudsgivare har möjlighet attåberopa andra företags kapacitet vid behov.Har det i förfrågningsunderlaget angivits huranbudsgivare har rätt att åberopa andra företagskapacitet?En anbudsgivare får, vid behov och när det gäller ett visstkontrakt, åberopa andra företags ekonomiska, tekniska elleryrkesmässiga kapacitet för att uppfylla ställda krav. Ofta blirdessa företag i praktiken underentreprenörer när kontraktetgenomförs.Anbudsgivaren måste i anbudet kunna visa att denne förfogaröver nödvändiga resur<strong>se</strong>r när kontraktet påbörjas och underkontraktsperioden.
36U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORN5.16 AFB.511 Uppgifter från skatte- ochkronofogdemyndighetHär anges hur bevis i form av intyg etc. frånexempelvis skatte- och kronofogdemyndigheter skainhämtas.Har det angivits att information angående skatter ochsociala avgifter kommer att hämtas direkt frånSkatteverket?Enligt LOU ska den upphandlande myndigheten självinhämta uppgifter från Skatteverket för kontroll av omanbudsgivare har fullgjort sina skyldigheter av<strong>se</strong>ende skatteroch socialförsäkringsavgifter i Sverige. Genom att åberopaAFB.511 anges att uppgifterna inte ska bifogas anbudet. Detfinns enbart krav på att denna kontroll ska göras på den ellerde anbudsgivare som bjuds in till förhandling och den som skatilldelas kontraktet (gäller förenklat förfarande) samt deanbudssökande som bjuds in att lämna anbud (gällerurvalsförfarande).
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 375.17 AFB.52 Värderingsgrunder vid prövning av anbudHär anges de tilldelningskriterier som ska ligga tillgrund för den slutliga utvärderingen av anbuden samtviktning eller prioritetsordning av dessa.På vilka sätt kan ett anbud utvärderas?Tilldelningsgrunden är antingen anbudet med det lägstapri<strong>se</strong>t eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.Tilldelningsgrund och tilldelningskriterier måste vara vald/apå förhand och framgå av annon<strong>se</strong>n ochförfrågningsunderlaget.Utöver kvalificeringskrav och tilldelningskriterier kan detockså ställas krav på den entreprenad som ska upphandlas.Dessa krav måste uppfyllas och värderas därmed inte.Hur utvärderas lägsta pris?Givet att de krav (ska-krav) uppfylls som ställts på såvälanbudsgivaren (kvalificeringskrav) som entreprenaden skakontraktet tilldelas den anbudsgivare som erbjuder det lägstapri<strong>se</strong>t.Även i de fall lägsta pris tillämpas kan naturligtvis kvalitet,miljöegenskaper, livscykelkostnader etc. beaktas men då iform av relevanta krav (ska-krav) som således måsteuppfyllas men däremot inte värderas.Har pri<strong>se</strong>t klart definierats?Förfrågningsunderlaget ska omfatta en klar beskrivning avvad som ska ingå samt hur pri<strong>se</strong>t ska anges exempelvis totaltpris för hela entreprenaden, pris per månad, pris per timmeetc.Viktigt är också att ange betalningsvillkoren då dessa kanpåverka prisbilden.
38U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORNHur utvärderas det ekonomiskt mest fördelaktigaanbudet?Tilldelningskriterierna kan antingen viktas eller (vidupphandling under tröskelvärdet) anges i fallandeprioritetsordning. Viktning visar dock på ett tydligare sätt föranbudsgivaren hur de olika tilldelningskriterierna kommeratt värderas. Överväg noga vad som ska uppnås och därmedvilka tilldelningskriterier som ska få störst genomslag.Framgår det på ett tydligt sätt hur utvärderingenkommer att gå till?Skriv tydligt hur tilldelningskriterierna viktas ellerrangordnas. Exemplifiera gärna i förfrågningsunderlaget hurutvärderingsmodellen fungerar praktiskt.Har tilldelningskriterierna ett samband medentreprenaden?Den upphandlande myndigheten får fritt välja vilkatilldelningskriterier den vill använda, förutsatt att dessakriterier är ägnade att fastställa vilket anbud som är detekonomiskt mest fördelaktiga. Tilldelningskriterierna måsteockså vara relevanta och kopplade till den entreprenad somupphandlas.Är det som anbudsgivare möjligt att förstå vad denupphandlande myndigheten efterfrågar och på vilkagrunder detta kommer att utvärderas?För att garantera likabehandling ska alla potentiellaanbudsgivare, när de utformar sina anbud, vara underrättadeom samtliga uppgifter som den upphandlande myndighetenkommer att beakta vid val av det ekonomiskt mestfördelaktiga anbudet.Det ska vara lätt för anbudsgivare att förstå hur kriteriernakan uppfyllas samt vad som krävs för att tilldelas poäng förvarje kriterium. Myndigheten får aldrig ges en obegränsadprövningsrätt.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 39Är tilldelningskriterierna tydliga?Tilldelningskriterierna ska vara formulerade på ett sådantsätt att alla rimligt informerade och normalt omsorgsfullaanbudsgivare kan tolka kriterierna på samma sätt. Dettainnebär att tilldelningskriterierna måsta var angivna på etttydligt sätt. Vad som ska värderas och med vilket mått (vissteknisk prestanda eller funktion, tillgänglighet, inställel<strong>se</strong>tid,leveranstid etc.) ska tydligt framgå, liksom vald viktning ellerrangordning.Medger kriterierna att anbudsgivarna kan skiljas åt?Det fyller inget syfte att ha tilldelningskriterier som allaanbudsgivare kan uppfylla helt. Säkerställ att kriterierna geren differentiering av anbudsgivarna.Simulera gärna hur utvärderingsmodellen slår för att <strong>se</strong> omönskat resultat uppnås.Finns en tydlig åtskillnad mellan kvalificeringskrav(krav på anbudsgivare) och tilldelningskriterier?Kvalificeringskrav ska säkerställa anbudsgivares förmåga attutföra entreprenaden medan tilldelningskriterier ska syftatill att fastställa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.Det är inte tillåtet att utvärdera ett krav som redan använts ikvalificeringen om det inte används och utvärderas med ettannat syfte vilket tydligt ska framgå avförfrågningsunderlaget. I kvalificeringen kan exempelvis kravställas på att anbudsgivaren ska ha ettkvalitetsledningssystem. I utvärderingen bedöms däremothur anbudsgivaren säkerställer kvaliteten i denupphandlande byggentreprenaden via t.ex. ett kundanpassatkvalitetssäkringssystem för den aktuella entreprenaden.Hur ska anbudsgivaren visa att tilldelningskriteriet äruppfyllt?Ange hur anbudsgivarna ska visa att tilldelningskriterietuppfylls. Detta kan ske genom att bifoga dokument, intyg,arbetsprov, beskrivning etc. eller på annat lämpligt sättsåsom hänvisning till referens.
40U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORNKan referen<strong>se</strong>r användas som tilldelningskriterium?Nej, referen<strong>se</strong>rna i sig kan inte utgöra etttilldelningskriterium. Däremot kan de vitsord (omdöme) somlämnas vid referenstagning användas som bevis för attbedöma i vilken mån anbudsgivaren uppfyller ett kriterium.Kriteriet måste av<strong>se</strong> den aktuella byggentreprenaden. Det ärviktigt att tydligt beskriva hur vitsorden kommer att bedömassamt vilka frågor som kommer att ställas i intervjun medreferenterna. Frågorna kan t.ex. av<strong>se</strong> hur utlovadekvalitetskrav och leveranstider har innehållits.Referen<strong>se</strong>r för att bedöma anbudsgivarens (bolagets) tekniskaoch/eller yrkesmässiga kapacitet i form av tidigare erfarenhet,tillhör kvalificeringen.Kan personalens erfarenhet och kompetens användassom tilldelningskriterium?Personalens erfarenhet och kompetens kan användas somtilldelningskriterier i de fall dessa kriterier har en tydligkoppling till och innebära ett mervärde för entreprenaden,såsom högre kvalitet jämfört med de krav som ställts.Hur kan personalens erfarenhet och kompetensutvärderas?Genom att den upphandlande myndigheten utvärderarreferen<strong>se</strong>rna eller bedömer erfarenhet via bifogade cv:n ellermotsvarande. En sådan utvärdering kan t.ex. ske genompoängsättning. Hur bedömning sker ska tydligt anges iförfrågningsunderlaget.5.18 AFB.53 Meddelande om beslut vid prövning avanbudHär anges hur anbudsgivare och anbudssökandekommer att underrättas om tilldelningsbeslut. Häranges också avtalsspärrens längd och när kontrakttidigast kan tecknas.Har det angivits på vilket sätt tilldelningsbeslut skameddelas?Ange hur tilldelningsbeslutet kommer att meddela<strong>se</strong>xempelvis via e-post eller ordinarie post. Detta ligger ocksåtill grund för beräkning av avtalsspärrens längd.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 41Vid vilka tillfällen och till vilka personer skatilldelningsbeslut meddelas?En upphandlande myndighet ska snarast möjligt skriftligeninformera samtliga anbudsgivare och anbudssökande ombeslut att teckna kontrakt, beslut att avbryta upphandlingeneller beslut att göra om upphandlingen.Har det angivits att tilldelningsbeslutet inte utgör engiltig accept av anbudet?Enligt huvudregeln i avtalslagen utgör ett tilldelningsbeslut,om att anta ett visst anbud, en accept vilket innebär att ettcivilrättsligt bindande kontrakt uppkommer mellan denupphandlande myndigheten och anbudsgivaren. Det är därförviktigt att tydligt ange i förfrågningsunderlaget ochtilldelningsbeslutet att kontrakt sluts först när kontraktetundertecknats av båda parter efter det att avtalsspärren löptut.
42U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORN6. AFC –Entreprenadföreskriftervid utförandeentreprenad6.1 AFC.21 Kvalitetsangivel<strong>se</strong>rHär anges om alternativa och likvärdigaarbetsutföranden och/eller varor accepteras.Vad av<strong>se</strong>s med likvärdigt?Samtliga krav som gäller för entreprenaden måste tydligtframgå genom hänvisning till standarder eller utförligbeskrivning i form av prestanda-/funktionskrav iförfrågningsunderlaget. Om alternativa arbetsutförandeneller varor beskrivs kan anbudsgivaren välja mellan dessa. Ide fall de alternativa utförandena/varorna anges medtillägget ”eller likvärdigt” innebär detta att anbudsgivarenkan välja annat utförande eller annan vara underförutsättning att kvaliteten är likvärdig.Ett anbud som innehåller ett annat utförande eller annanvara an<strong>se</strong>s likvärdigt förutsatt att anbudsgivaren i anbudetkan visa att de föreslagna lösningarna på ett likvärdigt sättuppfyller kraven enligt angiven standard eller beskrivnaprestanda-/funktionskrav. Ange de egenskaper som harbetydel<strong>se</strong> för prövning av likvärdighet.Ska ett likvärdigt anbud accepteras?En upphandlande myndighet får inte förkasta ett anbud medett alternativt utförande eller alternativt val av vara förutsattatt detta/denna är helt likvärdig med det som specificerats iform prestanda-/funktionskrav i förfrågningsunderlaget eller ide standarder som myndigheten hänvisat till. Likvärdigaanbud är att betrakta som huvudanbud, dvs. inte sidoanbudenligt beskrivning i AFB.311 och AFB.312.Anbudsgivaren har bevisbördan för att anbudet är likvärdigt.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 436.2 AFC.221 KvalitetsledningHär anges vad som krävs vad av<strong>se</strong>r anbudsgivarenskvalitetsledningssystem. Krav påkvalitetsledningssystem tillhör kvalificeringen. SeAFB.51.Vad av<strong>se</strong>s med kvalitetsledning?Ett företag kan vara kvalitetssäkrat enligt en specifikstandard (ledningssystem för kvalitet) som t.ex. ISO 9001.Företaget har då fått sitt ledningssystem kontrollerat ochcertifierat via ett oberoende certifieringsorgan enligt ISOstandard.Som bevis på att företaget uppfyller de krav somstandarden sätter, blir företaget certifierat.Ett företag kan också bedriva ett egenutvecklat systematisktkvalitetssäkringsarbete och för detta ändamål ha tagit framett ledningssystem med dokumenterade proces<strong>se</strong>r samt olikaverktyg till stöd i detta arbete.Det är viktigt att skilja på företagets kvalitetsledningssystemoch kvaliteten i den upphandlade byggentreprenaden. Kravpå kvalitetsledning ställs på anbudsgivaren som företag ochtillhör därmed kvalificeringsfa<strong>se</strong>n. Kvalitetsledningen speglardock inte de specifika kvalitetskraven i den enskildabyggentreprenad som upphandlas.Hur ställer man krav på kvalitetsledningssystem?Den upphandlande myndigheten kan ställa krav på att enanbudsgivare har någon typ av kvalitetsledningssystem elleratt anbudsgivaren uppfyller de krav som gäller för visscertifiering eller standard. Kravnivån påkvalitetsledningssystem måste vara proportionerlig iförhållande till entreprenaden.
44U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORNHar det angetts vilka sorts bevis som krävs för attintyga att anbudsgivaren uppfyller kraven påkvalitetsledning?Den upphandlande myndigheten kan begära attanbudsgivaren ska inkomma med intyg utfärdat av ettoberoende certifieringsorgan eller likvärdigt. Intyg från bådesvenska och europeiska organ, som uppfyller europeiskastandarder för certifiering, ska godtas. Den upphandlandemyndigheten kan som alternativ begära att anbudsgivarenstyrker sitt kvalitetsarbete genom en redogörel<strong>se</strong> för dekvalitetssäkringsrutiner som anbudsgivare iakttar. Det kant.ex. vara en beskrivning av rutiner vid produktion,ärendehantering eller reklamationshantering.Har det angetts att även likvärdiga bevis på attkravnivån är uppnådd ska godtas?I de fall en anbudsgivare kan visa att denne har ettkvalitetsledningssystem, motsvarande den standard somkrävs för certifiering, ska detta jämställas med certifiering.Det kan t.ex. vara en beskrivning av rutiner vid produktion,ärendehantering eller reklamationshantering. I de fall kravställts på att anbudsgivaren ska uppfylla de krav som gällerför viss certifiering eller standard ska anbudsgivaren kunnabevisa att kraven uppfylls.Hur bedöms vad som är likvärdigt?Den upphandlande myndigheten måste ha tillgång tillkompetens för att bedöma vad som är likvärdigt. Det viktigaär att de krav som ställts uppfylls, inte på vilket sätt kravenuppfylls. Om den upphandlande myndigheten väljer att angeatt ett specifikt certifikat ska bifogas ska också ett likvärdigtalternativt accepteras. Det är den uppsatta kravnivån somska motsvaras, inte certifikatet.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 456.3 AFC.222 MiljöledningHär anges vad som krävs vad av<strong>se</strong>r anbudsgivarensmiljöledningssystem. Krav på miljöledningssystemtillhör kvalificeringen. Se AFB.51.Vad av<strong>se</strong>s med miljöledning?Ett miljöledningssystem är ett internt ledningsverktyg sombl.a. innehåller rutiner för information om ett företagsmiljöarbete.Ett företag kan vara certifierat enligt en viss standard somt.ex. ISO 14001. Företaget har då fått sitt ledningssystemkontrollerat och certifierat via ett oberoendecertifieringsorgan enligt ISO-standard. Som bevis på attföretaget uppfyller de krav som standarden sätter, blirföretaget certifierat.Ett företag kan också bedriva ett egenutvecklat systematisktmiljöledningsarbete och för detta ändamål ha tagit fram ettledningssystem med dokumenterade proces<strong>se</strong>r samt olikaverktyg till stöd i detta arbete.Det är viktigt att skilja på företagets miljöledningssystem ochmiljökrav i den upphandlade byggentreprenaden. Krav påmiljöledning ställs på anbudsgivaren som företag och tillhördärmed kvalificeringsfa<strong>se</strong>n. Miljöledningen speglar dock intemiljökraven på den specifika byggentreprenaden.Hur ställer man krav på miljöledningssystem?Den upphandlande myndigheten kan ställa krav på att enanbudsgivare har någon typ av miljöledningssystem, helteller i vissa angivna delar (t.ex. avsnitten om Miljöpolicy ochPlanering i ISO 14001), alternativt att anbudsgivarenuppfyller de krav som gäller för viss certifiering ellerstandard. Kravnivån på miljöledningssystem måste varaproportionerligt i förhållande till entreprenaden.
46U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORNHar det angetts vilka sorts bevis som krävs för attintyga att anbudsgivare uppfyller kraven påmiljöledning?Den upphandlande myndigheten kan begära attanbudsgivaren ska inkomma med intyg utfärdat av ettoberoende certifieringsorgan eller likvärdigt. Intyg från bådesvenska och europeiska organ, som uppfyller europeiskastandarder för certifiering, ska godtas. Den upphandlandemyndigheten kan också begära att anbudsgivaren styrker sittmiljöarbete genom en redogörel<strong>se</strong> för de rutiner av<strong>se</strong>endemiljö som anbudsgivaren iakttar.Har det angetts att även likvärdiga bevis på attkravnivån är uppnådd ska godtas?I de fall en anbudsgivare kan visa att denne har ettmiljöledningssystem, motsvarande den standard som krävsför certifiering, ska detta jämställas med certifiering. I de fallkrav ställts på att anbudsgivaren ska uppfylla de krav somgäller för viss certifiering eller standard ska anbudsgivarenkunna bevisa att kraven uppfylls.Hur bedöms vad som är likvärdigt?Den upphandlande myndigheten måste ha tillgång tillkompetens för att bedöma vad som är likvärdigt ellermotsvarande. Det viktiga är att de krav som ställts uppfylls,inte på vilket sätt kraven uppfylls. Om den upphandlandemyndigheten väljer att ange att ett specifikt certifikat skabifogas ska också ett likvärdigt alternativ accepteras. Det ärden uppsatta kravnivån som ska motsvaras, inte certifikatet.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 476.4 AFC.2232 Entreprenörens kvalitetsplanHär anges vilka krav som ställs på anbudsgivarenskvalitetsplan samt hur den ska vara utformad.Vilka krav kan ställas på anbudsgivarenskvalitetsplan?Den upphandlande myndigheten ska angevilka kvalitetspåverkande åtgärder som anbudsgivarenska redovisa i kvalitetsplanenkrav på kvalitetsplanens utformning, samtkrav på omfattning, utförande och redovisning avegenkontroll.Har kraven på kvalitetsplanen beskrivits på ett föranbudsgivare tydligt sätt?Tänk på att kraven på kvalitetsplanen ska vara så utförligtbeskrivna att det för anbudsgivaren klart framgår vad somefterfrågas och vilka krav som ska uppfyllas vad av<strong>se</strong>r såvälde direkta kvalitetskraven som kraven på planensutformning.Ska kvalitetsplan alltid redovisas?I de fall anbudsgivaren inte behöver upprätta enkvalitetsplan ska detta anges.
48U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORN6.5 AFC.2233 Entreprenörens miljöplanHär anges vilka krav som ställs på anbudsgivarensmiljöplan.Vilka krav kan ställas på anbudsgivarens miljöplan?Den upphandlande myndigheten ska ange vilkamiljöpåverkande faktorer som anbudsgivaren ska redovisa imiljöplanen för att den totala miljöbelastningen skaminimeras.Ange t.ex.val av energisystem och vilka åtgärder som har valtsför att minimera miljöbelastningvilka miljömässiga egenskaper som anbudsgivaren skaprioritera vid val av varor och, om möjligt, vilketsystem för bedömning som anbudsgivaren ska användasamt om prioritetsordning ska gälla mellan olikaegenskaperatt anbudsgivaren ska redovisa vilka åtgärder denneav<strong>se</strong>r att vidta för att åstadkomma fuktsäkertbyggandehur källsortering och omhändertagande av avfall skaredovisas.Har kraven på miljöplanen beskrivits på ett föranbudsgivare tydligt sätt?Tänk på att kraven på miljöplanen ska vara så utförligtbeskrivna att det för anbudsgivaren klart framgår vad somefterfrågas och vilka krav som ska uppfyllas, vad av<strong>se</strong>r såvälde direkta miljökraven som kraven på planens utformning.För att få stöd med att ta fram miljökrav och miljökriterier påden entreprenad som upphandlas, <strong>se</strong> Miljöstyrningsrådetshemsida www.msr.<strong>se</strong>.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 49Ska miljöplan alltid redovisas?I de fall anbudsgivaren inte behöver upprätta en miljöplanska detta anges.Vad av<strong>se</strong>s med livscykelkostnader?Med livscykelkostnad, eller LCC (Life Cycle Cost), av<strong>se</strong>stotalkostnaden för en viss vara, byggnad eller anläggning förhela dess livslängd. Att beakta livscykelkostnaden vidupphandlingar är ett sätt att bidra till ett hållbartsamhällsbyggande. Utredningar har också visat attmiljövänliga alternativ ofta är det mest ekonomiskaalternativet i ett längre perspektiv.När kan krav ställa på livscykelkostnader?Användning av livscykelkostnad lämpar sig bäst då det somupphandlas har höga underhållskostnader och/eller krävermycket energi, t.ex. byggnader och anläggningar av olikaslag. Byggnader kan sägas ha både höga underhållskostnader(t.ex. reparation och underhåll av fasad) och storenergiförbrukning för uppvärmning och ventilation.Byggkostnaden utgör endast 15-25 % av en byggnads totalakostnad. Trots det är det i första hand byggkostnaden somutvärderas i många byggentreprenadupphandlingar.Hur ställs krav på livscykelkostnader?En analys av livscykelkostnaden kan användas vid såvälbehovsanaly<strong>se</strong>n som vid anbudsutvärderingen. En analys avlivscykelkostnaden under behovsfa<strong>se</strong>n kan leda till att denupphandlande myndigheten fastställer ett antal klartdefinierade krav (ska-krav) som anbudsgivaren ska uppfylla.Exempelvis kan det gällakrav på att anbudsgivaren ska välja ett visst materialeller en viss teknik som ger låga drifts- ochunderhållskostnaderkrav på energiförbrukning i form av maximalt antalkilowattimmar per kvadratmeter och årkrav på visst uppvärmningssätt.Livscykelkostnad kan också med fördel ligga till grund föranbudsutvärderingen när det ekonomiskt mest fördelaktigaanbudet ska antas. Det ska framgå av förfrågningsunderlagethur utvärderingen ska ske.
50U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORNVilka krav kan ställas vad av<strong>se</strong>r livscykelkostnader?Några av de parametrar man tar hänsyn till vid beräkningenav livscykelkostnaden för byggnader och anläggningar ärföljande.Investeringskostnaden.Energikostnader under livslängden.Drift- och underhållskostnader under livslängden.Andra förbrukningskostnader (exempelvisvattenmängd per tid<strong>se</strong>nhet m.m.).Kostnader för rivning och omhändertagande av avfalletnär byggnaden eller anläggningen tjänat ut.I vissa fall kan miljöskatter, avvecklingskostnader,subventioner och restvärde beaktas i beräkningen.Var kan man hitta krav och kriterier kringlivscykelkostnader?På Miljöstyrningsrådets hemsida, www.msr.<strong>se</strong>, finns ettgenerellt verktyg för beräkning av livscykelkostnad.Dessutom finns specifika verktyg för produktområdetutomhusbelysning samt därutöver personbilar,vendingautomater (försäljning av produkter och tjänster viaautomat) och kaffeautomater. Till dessa verktyg finns ävenhandledningsdokument som förklarar tillvägagångssättet.6.6 AFC.28 UnderentreprenörHär anges villkoren för underentreprenörer, om dessaska anges i anbudet och vilka uppgifter som skalämnas.Kan en anbudsgivare förbjudas att anlitaunderentreprenör?Vanligtvis har en upphandlande myndighet inte någonanledning att begränsa möjligheten för leverantörer attfullgöra kontraktet med hjälp av underentreprenör. Byte avunderentreprenör under kontraktsperioden kan emellertid ivissa fall betraktas som en vä<strong>se</strong>ntlig förändring och ärdärmed inte tillåten.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 51Vilka krav kan ställas på underentreprenören?I huvudsak ställs krav endast på den blivandekontraktsparten, det vill säga den som lämnar anbud iupphandlingen.I vissa fall kan den upphandlande myndigheten också behövasäkerställa <strong>se</strong>riositeten hos eventuella underentreprenörer.Krav kan då ställas på att dessa t.ex. ska uppfylla ställdakrav enligt 10 kap. LOU.Ska information om underentreprenörens namn ochorganisationsnummer lämnas vid anbudstillfället?Endast i de fall det finns skäl att säkerställa den anlitadeunderentreprenörens <strong>se</strong>riositet (<strong>se</strong> ovan).Ska underentreprenörens <strong>se</strong>riositet kontrolleras vidanbudstillfället?Överväg om information av<strong>se</strong>ende underentreprenör skalämnas vid anbudstillfället eller i samband medkontraktstilldelning. Uppgifter bör även kunna begäraslöpande under kontraktsperioden.Vad gäller för underentreprenör?Anbudsgivaren har det fulla ansvaret för entreprenadensgenomförande och ska svara för underentreprenörs åtagandesom sitt eget. Eftersom anbudsgivaren är kontraktspart skakontakter av<strong>se</strong>ende entreprenaden ske mellan denupphandlande myndigheten och anbudsgivaren. I det fallunderentreprenörens namn och organisationsnummerbegärdes i förfrågningsunderlaget bör dessa också skrivas in ikontraktet. Ange vilka krav som gäller på underentreprenörerunder kontraktstiden samt hur ställda krav kommer attkontrolleras och följas upp under kontraktsperioden.Det är viktigt att ovanstående regleras såväl i det kontraktsom tecknas mellan den upphandlande myndigheten ochleverantören som i det kontrakt som tecknas mellanleverantören och underentreprenören.
52U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORN6.7 AFC.313 Entreprenörens ombudHär anges om och i så fall vilka uppgifter av<strong>se</strong>endeanbudsgivarens ombud som ska lämnas.Vilka uppgifter ska efterfrågas?Relevanta uppgifter såsom namn, adress, telefon- ochmobilnummer samt e-postadress. Det ska vara lätt för denupphandlande myndigheten att nå kontaktpersonen underanbudstiden varför samtliga tänkbara kontaktvägar skaanges.6.8 AFC.342 ArbetsledningHär anges om och i så fall vilka uppgifter som skalämnas vad av<strong>se</strong>r utbildning och erfarenhet förpersoner i arbetsledande ställning hos anbudsgivaren.Vilka uppgifter ska efterfrågas?I normalfallen namn och kontaktuppgifter.I de fall arbetslednings kompetens utgör etttilldelningskriterium ska även sådana uppgifter lämnas iform av bifogat cv eller motsvarande. Se AFB.52 angåendekrav på koppling till entreprenaden.6.9 AFC.54 FörsäkringHär anges vilka krav den upphandlande myndighetenställer på försäkringar såsom allrisk- ochansvarsförsäkring.Varför ställs krav på försäkringar?Anledningen till detta är att den upphandlande myndighetenvill hålla sig skadelös (upp till vissa nivåer) i händel<strong>se</strong> avutebliven leverans, olycksfall eller liknande. För lämpliganivåer på försäkringsbelopp hänvisas till branschpraxis.Vilka krav på försäkring ska gälla?Om inget annat anges ska anbudsgivaren enligt AB 04 haallriskförsäkring för skador på entreprenaden ochansvarsförsäkring för entreprenadverksamhet.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 53Ange att anbudsgivaren ska styrka att dennes allrisk- ochansvarsförsäkringar uppfyller ”Försäkringsbranschensbeskrivning av basomfattning för allriskförsäkring ochansvarsförsäkring som ska gälla enligt AB 04 5 kap. 22 § ”.Hur länge ska försäkringarna vara giltiga?Försäkringarna ska i normalfallet gälla underentreprenadtiden och under minst två år efterentreprenadens godkännande. Försäkringens omfattning skastå i paritet med förväntad skada.Vilket bevis ska lämnas i anbudet för gällandeförsäkring?Aktuellt försäkringsbrev bifogas anbudet eller lämnas <strong>se</strong>nasti samband kontraktets tecknande.6.10 AFC.61 ErsättningsreglernaHär lämnas detaljerade uppgifter av<strong>se</strong>ende på vilketsätt ersättningen före entreprenaden ska erläggas.Vad ska ersättningen för entreprenaden omfatta ochhur ska ersättningen för entreprenaden erläggas?Beskriv noggrant vad ersättningen ska omfatta. Ange ocksåhur pri<strong>se</strong>t ska anges, totalt för hela entreprenaden, permånad, per timme eller löpande räkning. Här ska också, iförekommande fall, tillkommande tillfälliga ersättningarsåsom ersättning för övertidsarbete anges.6.11 AFC.613 Ersättning för re<strong>se</strong>- ochtraktamentskostnaderHär anges vad som gäller för re<strong>se</strong>- ochtraktamentskostnader.Framgår det vad som gäller för resor och traktamente?Ange tydligt villkoren för kostnader gällande resor ochtraktamente samt om dessa kostnader ska ingå i totalpri<strong>se</strong>teller om de tillkommer.
54U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORN6.12 AFC.614 Ersättning för kostnadsändringHär anges om kontraktssumman ska indexregleras ochvilka regler som i så fall ska tillämpas.Har villkoren för indexreglering tydligt angivits?I de fall kontraktssumman ska kunna regleras underkontraktstiden ska detta ske i enlighet med fastställt index.Ange vilket index som gäller för den aktuella upphandlingensamt vilken basmånad som ska gälla för beräkningen.6.13 AFC.62 BetalningHär anges när betalning av en faktura ska ske(exempelvis 30 dagar netto) samt om betalning ska ske iförskott eller efterskott.Finns det generella regler för när en faktura skabetalas?Nej, det måste avtalas mellan parterna. Betalningsvillkorenmåste dock anpassas så att det finns en rimlig tid för denupphandlande myndigheten att hantera (attest m.m.)fakturan samtidigt som betalningsvillkoren måste vararimliga för leverantören. Enligt AB 04 gäller 30 dagar inormalfallet. Ange också när dagarna ska börja löpa t.ex. frångodkänd leverans och ankomststämplad godkänd fakturaalternativt från fakturadatum.Ska betalning ske i förskott eller efterskott?Betalning bör i normalfallet ske i efterskott dvs. eftergenomförd entreprenad. Alternativt kan en betalningsplanupprättas där betalning sker efter varje godkänd delleverans.Ytterligare ett alternativ är att en viss del betalas i förskottmedan en viss del kvarstår till dess entreprenaden haravslutats och godkänts. Kravet på efterskottsbetalning skaställas i relation till det krav på ekonomisk kapacitet somställts på anbudsgivaren. För att främja små och medelstoraoch nystartade företags medverkan i upphandlingar kanförskottsbetalning ibland vara lämplig.Förskottsbetalning kan om skäl föreligger vara kopplad tillkrav på bankgaranti.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 556.14 AFC.624 FaktureringHär anges faktureringsvillkoren dvs. hur oftafakturering ska ske exempelvis per vecka, månad,kvartal eller efter avslutad entreprenad. Villkorenomfattar också vilka uppgifter som leverantören skaange på fakturan.Vad av<strong>se</strong>s med faktureringsvillkor?Faktureringsvillkoren omfattar hur ofta fakturering ska skeexempelvis per vecka, månad, kvartal eller efter avslutadentreprenad. Villkoren omfattar också vilka uppgifter somanbudsgivaren ska ange på fakturan i form av t.ex.beställarreferen<strong>se</strong>r, registreringsnummer för mervärdesskatt,organisationsnummer, post- och bankgironummer, noteringom F-skatt<strong>se</strong>del, hur ersättningen ska specificeras,beskrivning av levererade varor och tjänster samt denupphandlande myndighetens fakturaadress.Vad av<strong>se</strong>s med administrativa avgifter?Uppläggnings-, fakturerings- eller liknande avgifter kanpåföras i samband med faktureringen. Om inte parternakommit överens om annat är det vanligt att leverantörenlägger på sådana avgifter särskilt vid mindre leveran<strong>se</strong>r.Detta bör därför regleras i förfrågningsunderlaget.Vad gäller för krav på e-faktura?E-faktura effektivi<strong>se</strong>rar fakturahanteringen hos både denupphandlande myndigheten och leverantören. Alla statligamyndigheter hanterar fakturor elektroniskt <strong>se</strong>dan 1 juli 2008.Flertalet kommuner och landsting hanterar också fakturorelektroniskt. Hanteringen kan ske genom att fakturorna ta<strong>se</strong>mot i elektroniskt format (e-fakturering) eller genom attleverantörerna skickar en pappersfaktura för skanning.Vid e-fakturering är det viktigt att utgå från etableradestandarder. För statliga myndigheter är standardenSvefaktura och i övrigt används i offentlig <strong>se</strong>ktor destandarder som rekommenderas av Single Face To Industry(SFTI), <strong>se</strong> www.sfti.<strong>se</strong>.
56U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG FÖR U P P HANDLING INOM BYGG S EKTORNDet finns idag ett stort antal lösningar för leverantörer attskapa fakturor i Svefaktura-format. Kostnaden är oftamycket liten. Många upphandlande myndigheter erbjuderdessutom sina leverantörer tillgång till en s.k. fakturaportal,som är ett webba<strong>se</strong>rat gränssnitt för att skapa Svefaktura.Det är därför rimligt att vid upphandling ställa krav på att fåelektroniska fakturor. Tänk på att ange vilken typ av e-faktura som önskas, exempelvis Svefaktura samt att erbjudaen fakturaportal eller motsvarande till leverantören om denneinte själv kan skapa e-fakturan i ett eget faktureringssystem.Vad gäller vid skanning av pappersfakturor?Ställ krav på att leverantören skickar fakturan till angivenfakturaadress för skanning. Om den upphandlandemyndigheten skannar sina fakturor hos extern part är detviktigt att klargöra hur eventuella påminnel<strong>se</strong>r ska hanteras.Ofta vill den upphandlande myndigheten själv ta emotpåminnel<strong>se</strong>r, dvs. att de ska skickas till den upphandlandemyndighetens adress.Ekonomistyrningsverket har tagit fram tips för statensleverantörer för att underlätta skanning och tolkning avpappersfakturor, dessa hittar du på www.esv.<strong>se</strong>.6.15 AFC.8 HävningHär anges grunderna för hävning av kontraktet.Vad av<strong>se</strong>s med hävning?Hävning är ett exempel på förtida upphörande av kontrakt.Med hävning av<strong>se</strong>s att kontraktet upphör med omedelbarverkan. Grund för hävning ska vara ett vä<strong>se</strong>ntligt brott motkontraktet.
U T F O RMNING AV FÖRF RÅ GNINGSUNDERLAG F Ö R UPPHANDLING INOM B Y GGSEKTORN 576.16 AFC.9 TvistHär anges hur en eventuell tvist mellan parterna skaavgöras.Hur avgörs en tvist?Enligt AB 04 ska tvisten avgöras i allmän domstol medtillämpning av svensk rätt i de fall värdet av tvisten (fordran)inte överstiger 150 prisbasbelopp, 6 735 000 SEK i 2012 årsnivå. I annat fall ska tvisten avgöras via ett skiljeförfarande.Är fordran otvistig och förfallen avgörs ärendet i allmändomstol eller av Kronofogdemyndigheten.I AB 04 finns även regler för förenklad tvistelösning, dessa ärdock inte bindande. Detta innebär i praktiken att parternakan välja att stämma i domstol eller påkalla skiljeförfarande,beroende på tvistens storlek, utan att först ha provatförenklad tvistelösning. Den förenklade lösningen kanantingen skivas in i kontraktet eller användas när tvisten ärett faktum i de fall parterna kommer överens om detta.Vilka är för- och nackdelarna med respektive metod?Skiljeförfarande är vanligtvis en snabbare hantering ändomstolsförfarande men är å andra sidan mer kostsamt ochbör därför företrädesvis användas vid upphandling av sådanaentreprenader som uppgår till ett stort ekonomiskt värde,enligt AB 04 150 prisbasbelopp, 6 735 000 SEK i 2012 årsnivå.
Upphandlingsstödet ska bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedvetenoch rättssäker offentlig upphandling.Målet är att konkurren<strong>se</strong>n på marknaden bättre tas tillvara såatt skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta förmedborgarna, den offentliga <strong>se</strong>ktorn och näringslivet.Denna vägledning får användas fritt, förutsatt att källan anges.Det är alltså tillåtet att ladda hem vägledningen i pdf från vårhemsida (www.upphandlingsstöd.<strong>se</strong>) och publicera den påandra webbplat<strong>se</strong>r. Ange källa och gärna även en länk tillinnehållet.Box 22I8, I03 I5 StockholmBesök Birger Jarlsgatan I6Tel 08 700 08 00Fax 08 20 49 69E-post upphandlingsstodet@kammarkollegiet.<strong>se</strong>www.upphandlingsstod.<strong>se</strong>
Change language