Koncerninköp - Region Skåne

KoncerninköpEnhet IT och allmänt materialHeléne NordströmInköpareTelefon 044-3093428Helene.U.Nordstrom@skane.seDatum 2009-09-01Diarienr 09013591 (9)Frågor och svar nr 4Upphandling avseende IT-system för lager, distribution och inköp tillSkånetvättÖversänder en sammanställning över de frågor som har inkommit per 2009-09-01med Region Skånes svar.Med vänlig hälsningHeléne Nordström1. Fråga avseende vald upphandlingsform i FörfrågningsunderlagNi skriver att ni valt förenklad upphandling och att upphandlingsformen ejmedger förhandling. Är det inte så att denna form medger möjlighet attförhandla?Svar:Det har skett en felskrivning och det stämmer att förenklad upphandlingger en möjlighet att förhandla.2. Fråga avseende integration med webbutikenAv förfrågningsunderlaget framgår att IT-stödet ska integreras medbefintlig webbutik. Vidare ställs det flera krav på upphandlande systemsfunktioner beträffande beställarfunktionen förfrågningsunderlagets avsnitt2.2.4 kundorder . Är det då korrekt uppfattat att det efterfrågade systemetsom ska innehålla dessa funktioner och beställarens åtkomst tillbeställningsfunktionen sker via en länk i webbutiken?Svar:Ja beställaren har bara tillgång till Webbutiken och kommer inte användadet efterfrågande systemet. Men det ska gå att lägga ordrar direkt isystemet (men de ordrarna läggs inte av våra kunder)3. Fråga avseende Generellt om lagerI underlaget framgår att det finns ett lager på annan ort ”buffertlager” därlagersaldo ska noteras. Hur hanteras i lagersammanhang alla tvättgods somcirkulerar i tvätt samt ut till kund. Ska även dessa gods registreras somKoncerninköp – inköp och upphandling i Region Skåne2009-07-14Postadress: Box 1, 221 00 LundBesöksadress: Baravägen 1, 222 40 LundTelefon (växel): 046-15 30 00 Fax: 046-15 35 39Organisationsnummer: 23 21 00-02-55Internet: www.skane.se/koncerninkop

Datum 2009-09-01 Diarienr 0901359 Frågor och svar nr 4 2 (9)utleveranser när de lämnar tvätterier och inleveranser när de återkommer?Svar:Nej in- och utleverans registreras inte i något ”lager”. Det finns ingenspårbarhet i tvättgodsen inne på tvätteriet.4. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.7Vi ber om ett allmänt förtydligande av denna fråga - vad menas?”Det bör finnas möjlighet att lägga in avtal med kunden där en lagernivåstyr och skapar en order vid avvikelser”.Svar:Kunderna kan ha små mellanlager. Dessa lager går att nivåavläsa (med enannan IT lösning). Möjlighet bör finnas att kunna bestämma lagernivå utehos kund och att en automatisk order skapas när lager nivån understiger ettförutbestämt antal.5. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.7Avses ett kundspecifikt lager sk. ”mellanlager” där in- och utleveransersker?Svar:Ja6. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.14”Systemet bör föreslå vilka kunder som kan samplockas”Vi ber Er förklara på vilka grunder ni önskar funktion, volym,leveranstidpunkt, produktstruktur, geografisk placering etc…Svar:Geografisk placering framförallt. Det finns kunder som har tvåkundnummer men samma ”lagerplats”. Dessa kan samplockas i sammavagn.7. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.16-17Frågorna 16 och 17 gäller plocklistor. Vi ber Er förtydliga och ge exempelpå vilka parametrar och kriterier ni önskar valbara.Svar:Plockning efter: artikelsortering, datumsortering, transport-turordning ochkundsortering.8. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.20Vi önskar få ett förtydligande över vad ”signering via signaturregister”innebär och hur denna signering i så fall skall ske. Finns idag ett sådantregister som redan används i andra sammanhang och som ska integrerasmed upphandlande system?Svar:Idag i det gamla systemet signerar packarna de plocklistor som de packarmed sin signatur. Det innebär att det dels står på följesedeln vem sompackat. Dels kan man göra uppföljning på hur mycket varje packarepackat.9. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.21Vi har tolkat denna fråga såsom att systemet skall uppdatera och sparainformation då en order är lagd eller en transaktion är genomförd. Är detkorrekt uppfattat?

Datum 2009-09-01 Diarienr 0901359 Frågor och svar nr 4 3 (9)Svar:Ja rätt uppfattat.10. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.22Hur önskar Ni att information om vem som har plockat varorna skall ske?Kan det vara en manuell notering (eftersom fråga 20 är ett bör krav?)Svar:Att kunna registrera vem som plockat i det efterfrågade systemet är ett börkrav. Funktionen finns i det gamla systemet och används enl. svar (20)ovan. Manuell notering är inte den lösning vi söker.11. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.25Vi önskar en förklaring av frågan:”Utskrift av tidigare utskriven följesedel skall göras med tydlig markeringav att det gäller en kopia och alltid med samma texter för anmärkningaroch kommentarer”.Svar:En utskriven kopia av en följesedel ska man kunna skriva ut men det skaklart framgå med text att den redan har skrivits ut. Den ska se exaktlikadan ut som original följesedeln.12. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.25Vad skiljer en anmärkning från en kommentar i texten ovan?Svar:Ingen skillnad. Men finns det kommentarer eller anmärkningar påföljesedeln, skall dessa även finnas på kopian.13. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.25I förfrågningsunderlagets kravspecifikation sidan 5 andra stycket finnssamma krav men där hänvisas till plocklistan – vad gäller?Svar:Samma krav på plocklista och följesedel.14. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.53Vad avses med en ”generell prisförändring”?Svar:På varje artikel finns ett pris. En gång om året görs en generell prisökningpå x%. För att slippa gå in på varje artikel och ändra pris, skall det gå attlägga in en prisökning som automatiskt höjer alla artikelpriser.15. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.55Under krav 55 har vi uppfattat önskemål om att systemet ska kunnaintegrera med ert ekonomisystem avseende såväl externa fakturaunderlagsom interna bokföringsunderlag, är det korrekt uppfattat?Svar:Ja det ska gå att skapa fakturor i systemet men det ska också gå att skapabokföringsunderlag som går in i ekonomisystemet.16. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.78Vi önskar få en teknisk beskrivning (filspecifikation) över det data som skakonverteras från ASW400 TWAS.

Datum 2009-09-01 Diarienr 0901359 Frågor och svar nr 4 4 (9)Svar:Det kommer att gå att få ut data från ASW i olika format beroende på vaddet nya systemet kräver. Därför finns inte den filspecifikationen. Det somskall läsas över är: Artiklar med pris, kundregister, transportturer osv.17. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.96Under punkten 96 definieras avbrottstiden, vi antar att detta inte avseravbrott föranlett av driftsstörningar då upphandlande enhet själv avserdrifta systemet i alla fall inledningsvis. Är det korrekt uppfattat?Svar:Avser avbrott som kräver leverantörens support. Allt som leverantörenansvarar för enligt avtal skall garanteras (om drift ingår i lösningen skalldetta krav uppfyllas i driften)18. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.98Avser tillgängligheten, på 99 % per år, själva systemet eller supporten?Hur ska frågan tolkas mot bakgrund av ovan ställd fråga dvs ansvar fördriften?Svar:Avser supporten och eventuell annan driftsform om det är ett alternativ.19. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.100-102Förfrågningsunderlaget innehåller tydliga och omfattande krav påloggningsuppgifter/regler – vilket är ovanligt för ett verksamhetssystem avdenna karaktär. Är det rätt uppfattat att upphandlande system ska loggaalla beställares (av tvätt) läsningar, förändringar och borttagningar? Skaloggningsuppgifter hämtas från webbutiken eller från upphandlande ITstöd för tvätten?Svar:Beställningar som görs i webbutiken loggas. Alla förändringar som görs iefterfragat system skall man kunna spåra (till användare och vad det rä förförändring).20. Fråga avseende förtydligande av integration med webbutikAv svaret på fråga 2 framgår att beställaren enbart har tillgång tillwebbutiken. Samtidigt ställs ett antal krav i förfrågningsunderlagetbeträffande funktioner som beställaren/kunden ska ha tillgång till. Viönskar ett förtydligande beträffande rubricerad integration. Vilka olikaroller ska de olika systemen ha? Kan det vara så att beställaren/kunden gårin via webbutiken men sedan i själva verket länkas vidare tillbeställningsfunktioner i det upphandlande systemet och därmed använderdet efterfrågade systemet? Var sker i så fall kontroll av behörighet etc?Svar:All beställning från kunden skall ske via webbutiken. Men det bör finnasett webgränssnitt där vi i framtiden kan lägga ut information som vi vill attkunden ska kunna se (tex orderstatus, budget). Det bör i systemet finnasbehörighetssystem där man kan gruppera användarna med olikabehörigheter (Punkt 86-89).21. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.3”Kontroll skall finnas som omfattar tex att kund är behörig att beställa…”Eftersom kunderna enbart ska jobba med webbutiken sker då dennakontroll där och inte i det efterfrågade systemet?

Datum 2009-09-01 Diarienr 0901359 Frågor och svar nr 4 5 (9)Svar:När filen med information om beställningar läses från webbutiken in tilldet efterfrågade systemet, skall en sådan kontroll göras och en fel-listaskapas.22. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.4”Systemet bör spärra ….” samma fråga här, sker då detta i webbutiken?Svar:Till 90% stoppar webbutiken kunden från att beställa men samma svar somovan. En fellista skall skapas där det syns om någon beställt fel artikel.23. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.7Vi har uppfattat att det förekommer sk ”mellanlager” hos kund vars nivåska kunna styra och skapa en order. Är det då avsikten att kunden iwebbutiken gör en ”utleverans av en vara när ett tvättgods nyttjas”? Samtatt webbutiken skapar en order när lagernivån understiger en förutbestämdnivå en order som sedan skickas vidare till efterfrågat system?Svar:Detta är inget vi använder idag men vi ser positivt (börkrav) på om det idet efterfrågade systemet finns en möjlighet att skriva in ett lagersaldo (permånad eller år eller vecka). Tanken är att då koppla ihop det efterfrågadesystemet med ett system som läser av hyllor ute hos kund. Det systemetskulle sedan skicka saldoinformation till det efterfrågade systemet somskapar en beställning/order.24. Fråga avseende kapitel E förfrågningsunderlag, villkor föravtalstecknandeVi noterar att avtalet helt saknar bestämmelser om felansvar, förseningsamt licens. Vad gäller för dessa delar? Är det tänkt att dessa bestämmelserskall förhandlas vid någon form av avrop under avtalet?Svar:I förfrågningsunderlaget kapitel E punkt 2 övrigt står att ”ytterligarepunkter kan tillkomma”, detta avser bland annat fel-ansvar, försening samtlicens och innebär att de kan bli aktuella för en diskussion.25. Fråga avseende kapitel E förfrågningsunderlag, villkor föravtalstecknandeSkall leverantören lämna förslag på övriga leveransvillkor i samband medanbudet? Hur bedöms lämnade villkor i upphandlingen – erbjudnaleveransvillkor finns ju inte med som bedömningskriterium enligtförfrågningsunderlaget?Svar:Man behöver inte lämna förslag på övriga leveransvillkor, detta kommeratt diskuteras specifikt med den anbudsgivare som får uppdraget. Eftersomvi inte har specificerat detta som ett bedömningskriterium, kommer vi inteheller att bedöma det.26. Fråga avseende licensformAng. licensformen: Många av de IT-system som säljs på marknaden ägs avinternationella bolag, men säljs av lokala återförsäljare. Licensavtalentecknas dock ofta direkt mellan slutkund och produktägaren. KanBeställaren i detta fall tänka sig att teckna själva licensavtalet (till skillnad

Datum 2009-09-01 Diarienr 0901359 Frågor och svar nr 4 6 (9)från leveransavtalet som tecknas med anbudsgivaren) med en tredje part,eller måste licensen i så fall tecknas som en underlicens frånanbudsgivaren?Svar:Anbudsgivaren ansvarar för underleverantörer och licensen måste alltsåtecknas som en underlicens från anbudsgivaren.27. Fråga avseende fullgörandegarantiAng. punkt 13, andra stycket: Avtalet skall tillförsäkra Beställaren tillgångtill källkod. Beträffande standardprodukter är det många gånger intemöjligt att få en deposition av källkod (risken är dock minimal eftersomstörre internationella programvarutillverkare knappast går i konkurs). KanBeställaren nöja sig med ett avtal som bara ger Beställaren tillgång tillkällkoden för de anpassningar som anbudsgivaren/leverantören utför?Svar:Ja, vi kan tänka oss att nöja oss med ett avtal där vi enbart får tillgång tillkällkoden för de anpassningar som anbudsgivaren utför.28. Fråga avseende punkt 14 i villkor för avtalstecknandeAng. punkten 14: Den nuvarande skrivningen innebär inte att Beställarenbehöver gå med på en justering av de angivna beloppsgränserna ochanbudsgivaren måste följaktligen räkna med att bli bunden av de värdensom anges. De mycket höga beloppen i förening med det faktum attskadeståndsansvaret även inkluderar indirekt skada och tredjemansskada,innebär en extrem risk som i princip är omöjlig att prissätta föranbudsgivaren. Det inte sällan otillåtet för företagsledning ochförsäkringsgivare att lämna anbud i affärer som innebär sådana risker. KanBeställaren tänka sig att ändra skrivningen i denna punkt så attskadeståndsansvaret begränsas till ett belopp motsvarandekontraktssumman och att ansvar för indirekta skador exkluderas?Svar:Skrivelsen under punkt 14 kommer inte att ändras, dock kommer vi att föraen diskussion med den vinnande anbudsgivaren angåendebeloppsgränserna.29. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.2Citrixklienter: Skall klientlicenserna ingå i anbudet?Svar:Nej30. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.30Vagnreturer, hur gör ni i denna rutin idag? Separat/manuell hantering ellerhar ni artiklar som ni fakturerar och levererar ut/in?Svar:Separat Accessprogram håller reda på antal dagar. Fakturaunderlag plockasdärifrån och läggs in som en artikel med en artikelrad (med antal dagar) påden samlingsfakturan som skickas till kunden.31. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.30Vagnreturer: Hur definierar ni "körtur"? Är det ett datum med klockslagnär vagnen ska vara framme? Eller är det en speciell rutt? Eller annat?

Datum 2009-09-01 Diarienr 0901359 Frågor och svar nr 4 7 (9)Svar:Körtur= transporttur med lastbil ut till våra kunder. Vi har fasta turer medvår transportorganisation när vår tvätt körs ut resp hämtas. Vi levererar till8 sjukhus.32. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.3Behörighet - Kontrollfråga: Gäller både i applikationen och via i befintligweblösning? Är det i såfall förberett i weblösningen? Vilkenwebbplattform gäller idag?Svar:Kontroll sker dels i webbutiken men när ordrar läses över från webbutikentill det nya efterfrågade systemet, skall en kontroll ske och fellista skapasom en kund beställt ”fel” artikel.33. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.4Behörighet: Är det förberett i befintlig weblösning?Svar:Det är det men bör även finnas i det efterfrågade systemet eftersom det kanbli fel i weblösningen34. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.9Förklara begreppet turhantering. Vad betyder för er?Svar:Vi levererar fasta turer dvs kunden beställer till sin leveransdag. Iblandbehöver kunden kunna lägga in extra ordrar o även extraturer (snabborder).35. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.12Kan man blanda sterila och osterila orderrader på samma order, så längedet blir olika plocklistor och leveranser?Svar:Ja det ska man kunna.36. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.17Plocklista utskrift ska ske med olika val. Kan ni ge exempel på detta?Svar:Man ska kunna ställa in i programmet, i vilken ordning man vill haartiklarna. Bokstavsordning eller efter artikelgrupp osv.37. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.26Är behörighet förberett i befintlig weblösning?Svar:Nej går inte att lägga in i befintlig webbutik utan kräver ett annatwebgränssnitt i det efterfrågade systemet.38. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.27Är behörighet/funktion förberett i befintlig weblösning? Beskriv vilkenbudget skall registreras.Svar:Nej går inte att lägga in i befintlig webbutik utan kräver ett annatwebgränssnitt i det efterfrågade systemet. Kunden vill arbeta med”avvikelser i budget”. Kunden lägger in ett års- eller månadsförbrukningsom ligger till grund för beställningarna.

Datum 2009-09-01 Diarienr 0901359 Frågor och svar nr 4 8 (9)39. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.32Vagnreturer - Förtydliga med exempel!Svar:Det packas flera vagnar till en och samma kund. Idag stansar man in varjevagnsnummer med ett kundnummer. I det nya systemet ska man kunnaregistrera in en kund och sedan direkt kunna skriva in flera vagnsnummerpå samma kund.40. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.36Handdator/scanner - skall dessa vara mobila eller fast anslutna till PCarbetsplats?Svar:Båda lösningarna accepteras.41. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.38Utskrift av elektronisk följesedel: Beskriv format och meddelandetyp? Ärdet via e-mail eller EDI och vilken meddelandetyp gäller isåfall?Svar:Både e-mail och EDI accepteras som lösning. Men den måste varaautomatisk. Dvs när plocklistan är klarsignerad går det iväg ett meddelandeatt den är plockad och vilka artiklar som packats.42. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.39Streckkod/ chip: Menar ni att mottagaren ska göra en avläsning somautomatiskt uppdaterar systemet och ändrar status till "mottagen"?Svar:Ja samt datum och tid när det är mottaget.43. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.48Integration Koncerninköp: Beskriv vad skall integreras och i vilkentillämpning.Svar:Det ska finnas möjlighet att dels lägga in kunder manuellt men det skaockså gå att via fil läsa in (automatiskt) och uppdatera kundregistret (pånatten till exempel).44. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.51Kodning av körturer av leveransschema: Förklara hur det kan se ut idag.Vilken typ av kodning, finns det undantag från reglerna? Se även fråga påer kravpunkt 9.Svar:Idag lägger vi in i systemet vilka leveransdagar kunden har (turer). Deninformationen behöver vi ha i framtiden också för att styra så att kundeninte lägger in felaktiga ”önskade” leveransdagar. Dessutom packas vagnarefter dessa turer.45. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.63Stöd för fem år gamla versioner: Kan definiera vad ni menar med "stöd" idenna frågan?

Datum 2009-09-01 Diarienr 0901359 Frågor och svar nr 4 9 (9)Svar:Support på fem år gamla system.46. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr.72”Anbudsgivaren bör som option kunna installera programvaran…” -Beskriv exempel.Svar:Idag sköter vår IT organisation all hård- och mjukvara. Deunderkontrakterar ofta leverantören av systemen för hjälp med installation.47. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr. 97Support - Vilken delar avses? Drift, databas, applikation etc. Vilkensvarstid på ärende gäller? Skall alla användare kunna nå denna tjänst ellerhur många superusers gäller det?Svar:Felavhjälpning skall påbörjas omgående alternativt senast inom 15 minuteroch felet skall vara åtgärdat inom 4 timmar under tiden 07.30—16.30helgfria vardagar. Gäller en eller två superuser som anmäler felen. Gällerapplikationen.48. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr. 9999% tillgänglighet, På vilka delar? Om systemet driftas själv ärplattformen då exkluderad?Svar:Ja hårdvarufel sköter IT organisationen. Detta gäller endast applikationsfel.49. Fråga avseende kravspecifikation bilaga 3, krav nr. 100Spårbarhet, gäller det även läsning av information (fråga på post) förutomuppdatering av post?Svar:Nej gäller inte läsning.