Koncerninköp - Avtalswebben - Region Skåne

KoncerninköpDatumEnhet Tjänster 2009-03-18Inköpare Mari Stanfield Diarien 1mari.stanfield@skane.se 0802465046-755 00 25FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGStädtjänster, entrémattservice och fönsterputsning till Primärvården imellersta Skåne, externa verksamheter till Universitetssjukhuset iLund, Lasarettet i Landskrona, Labmedicin Skåne, Psykiatri Skåne,delar av Habilitering & HjälpmedelDetta förfrågningsunderlag är indelat i följande avsnitt:A. Allmän orienteringB. Upphandlingens genomförandeC. AnbudsutformningD. KravspecifikationE. AvtalsmallTill förfrågningsunderlaget hör följande bilagor:1. Städbeskrivning2. Städinstruktioner (frekvenser, ritningar) CD3. Referensblankett4. Prisbilaga regelmässig med områdesindelning5. Prisbilaga avropstjänster6. Prisbilaga tilläggstjänster7. Prisbilaga entrémattservice8. Prisbilaga fönsterputsning9. Kemisk tekniska produkter10. Utvärderingsmall11. LeverantörsuppgifterA. Allmän orientering1. Region SkåneRegion Skåne ansvarar för regional utveckling och regional service inom områdena hälsoochsjukvård, tandvård, kollektivtrafik, kultur- och utbildning, näringsliv, planering och miljöinom Skåne län. Information beträffande Region Skåne, dess organisation och verksamhetkan erhållas på Internet, www.skane.se.Koncerninköp – Region Skånes organisation för upphandling och materialförsörjningPostadress: Box 1, 221 00 LUND Besöksadress: Baravägen 1Telefon: Växel 046-15 30 00 (kl 08.00-16.30) Fax: 046-15 35 39Organisationsnummer: 232100-0255Webbadress: www.skane.se/ma

Koncerninköp 0802465 2 (7)2. Region Skånes kvalitetsarbeteRegion Skånes verksamhet baseras på en strategisk plattform med visionen Ett bättre liv iSkåne som i sin tur bygger på det regionala utvecklingsprogrammet med de långsiktigamålen för Skåne – Tillväxt, Attraktionskraft, Bärkraft och Balans.Hälso- och sjukvården i Skåne styrs av beslutet om Skånsk Livskraft – vård och hälsa, enpatientfokuserad hälso- och sjukvård som också förstärks av värderingarna i SoSFS 2005:12,Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- ochsjukvården, se www.skane.se/utvecklingscentrum.3. Region Skånes miljöarbeteMiljöarbetet inom alla Region Skånes verksamheter skall bedrivas i enlighet med"Miljöprogram för Region Skåne", se www.miljo.skane.se. Region Skånes leverantörer skallmedverka till att målen i miljöprogrammet uppnås.4. Upphandlande myndighetUpphandlande myndighet är Region Skåne, org nr 232100-0255, genom Koncerninköp.5. Upphandlingsobjekt och omfattningUpphandlingen omfattar städtjänster, entrémattservice och fönsterputsning till Primärvården imellersta Skåne, externa verksamheter till Universitetssjukhuset i Lund, Lasarettet iLandskrona, Labmedicin Skåne, Psykiatri Skåne, delar av Habilitering & Hjälpmedel.Avtalsperiod 2009-12-01 – 2012-11-30 med rätt för Region Skåne till förlängning upp till två(2) år.B. Upphandlingens genomförande1. UpphandlingsformDenna upphandling följer Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling i de avsnitt somgäller för upphandlingar av A-tjänster. Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande.Upphandlingsförfarandet medger ej förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav ochvillkor enligt detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor lämnas i anbudet.2. SekretessFör tiden fram till dess att tilldelningsbeslut är fattat gäller sekretess automatiskt, s k absolutsekretess. Detta innebär att inga uppgifter som rör anbud får lämnas ut, även om ettutlämnande inte skulle medföra någon skada.För tiden efter att tilldelningsbeslut är fattat gäller följande:• Om någon begär att få ut anbudshandlingar måste Region Skåne göra en prövning om ettutlämnande kan ske i förhållande till olika sekretessregler.• Region Skåne kan inte i förväg garantera att viss uppgift förblir sekretessbelagd, men föratt underlätta sekretessprövningen uppmanas anbudsgivare som önskar sekretess föruppgift i sitt anbud rörande egna affärs- och driftsförhållanden att tydligt ange dettatillsammans med skälen för en sådan begäran.• Denna sekretess gäller i högst 20 år efter det att den absoluta sekretessen underanbudsförfarandet upphört.• Om sekretesskyddade uppgifter förekommer i avtal mellan parterna gäller sekretessen ihögst 5 år.

Koncerninköp 0802465 3 (7)3. AnbudsprövningAnbudsprövning genomförs i två steg. Först sker en kvalificeringsfas i enlighet med punkt 4-8. Därefter en prövning/utvärdering gentemot uppställda bedömningskriterier i enlighet medpunkt 10.Anbud som inte uppfyller samtliga ställda skall-krav kommer inte att behandlas.4. Kontroll av anbudsgivarenAnbudsgivare får uteslutas från upphandlingen om han eller hon• är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord- ellertills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud.• är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord ellerannat liknande förfarande.• är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom.• har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen.• inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egnalandet eller i det land där upphandlingen sker.Anbudsgivare intygar genom att anbud undertecknas av behörig företrädare föranbudsgivaren, att förhållanden under denna punkt inte föreligger vid anbudslämnandet.5. Kontroll av registreringRegion Skåne skall kontrollera om anbudsgivaren är:• registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret.• registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär F-skatt och arbetsgivaravgifter, och• fri från skulder för svenska skatter och sociala avgifter.Anbudsgivare skall styrka förhållandena under denna punkt genom att till anbudet• bifoga av skattemyndigheten ifylld blankett SKV 4820, ”Begäran/Svar Offentligauppgifter”, vilken kan hämtas på www.skatteverket.se. Då blanketten endast ärtillämpbar i Sverige skall utländsk anbudsgivare insända motsvarande dokumentationsom intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar,samt• kopia på företagets gällande registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet(motsvaras i Sverige av Bolagsverket).SKV 4820 skall inte vara daterad tidigare än en månad före datum för detta förfrågningsunderlag.Anbud kan lämnas av företag under bildande. Av anbudet skall framgå nuläge,förutsättningar och tidplan för att företaget skall kunna etableras. I övrigt ställs samma kravsom under punkt 7, men den ekonomiska bedömningen kan grundas på kontakt medbolagets/-ens revisorer och/eller bank.Anbud kan lämnas av företag eller andra juridiskapersoner under bildande. Av anbudet skall framgå nuläge, förutsättningar och tidplan för attföretaget skall kunna etableras. En ekonomisk plan för företagets verksamhet skall bifogasanbudet. Planen skall vara intygad av företagets revisor/bank. I övrigt ställs samma krav somunder punkt 7, men den ekonomiska bedömningen kan grundas på kontakt med företagets/-ens revisorer och/eller bank.

Koncerninköp 0802465 4 (7)6. Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställningAnbudsgivare och eventuella underleverantörer skall ha en stabil ekonomisk bas och hatillgång till resurser som svarar mot anbudets omfattning och innehåll.Anbudsgivaren skall i sitt anbud styrka sina ekonomiska förutsättningar genom fastställdaårsredovisningar inkl undertecknade revisionsberättelser alt balans- och resultaträkningaravseende de två senaste räkenskapsåren.Anbudsgivaren skall på begäran lämna information om vilka bankgarantier eller motsvarandesom kan ställas som säkerhet.Anbudsgivaren skall redovisa omsättning av sådana tjänster eller varor som upphandlingenavser för de två senaste räkenskapsåren.I anbudsgivarens årsredovisning kommer nyckeltal som kassalikviditet och soliditet attkontrolleras. Kassalikviditeten bör vara minst 1,0 och soliditeten bör vara minst 15 procent Idet fall lägre nyckeltal redovisas skall anbudsgivaren i anbudet lämna, eller på begäranlämna, en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarandeekonomisk stabilitet.Anbudsgivaren skall på begäran redovisa kvartals- och/eller delårsrapport. Förändringar avnyckeltalen under innevarande verksamhetsår bör inte vara sådana att dessa innebärväsentliga förändringar av anbudsgivarens ekonomiska stabilitet jämfört med den somredovisats i senaste årsredovisningen. Region Skåne skall ha möjlighet att kontrolleraanbudsgivarens uppgifter. Kontrollen kan innebära att det aktuella bolagets/ens revisoreroch/eller bank kontaktas och att en kassaflödesanalys genomförs.7. Anbudsgivarens kvalitetsarbeteAnbudet skall innehålla en beskrivning över anbudsgivarens kvalitetsarbete. Handling somstyrker certifiering eller pågående certifieringsarbete bör bifogas anbudet.8. Anbudsgivarens miljöarbeteAnbudsgivaren skall presentera sitt interna miljöarbete. Kopia på certifikat, policy eller andradokument som styrker informationen bifogas anbudet.9. PersonalBeställaren ser gärna att det föreligger personalkontinuitet och därför är det en fördel omvald anbudsgivare erbjuder nuvarande personal anställning hos sig.För det fall övergången av verksamheten till ny leverantör konstateras vara enverksamhetsövergång i enlighet med 6 b § lagen om anställningsskydd föreligger skyldighetför ny leverantör att erbjuda arbetstagarna hos nuvarande leverantör anställning. Sådanövergång av personalen skall inte medföra rätt för ny leverantör att erhålla ekonomiskkompensation av beställaren.10. BedömningskriterierRegion Skåne kommer att anta det anbud som uppfyller ställda krav och som bedöms varadet ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till följande omständigheter:1. Referenser2. Kvalitet

Koncerninköp 0802465 5 (7)3. Miljö4. PrisUtvärderingsmall, se bilaga 10.Anbud kan komma att antagas helt eller delvis.Avtal kan komma att tecknas med en eller flera anbudsgivare.11. Aktivitets- och tidplanAnbud in 2009-05-11Anbudsöppning 2009-05-13Ev förtydligande V 22-23Beräknad dag för beslut 2009-06-18Beräknad tillträdesdag 2009-12-01Anbudsgivare skall beakta denna preliminära aktivitets- och tidplan och bör vara tillgängligför eventuella förtydligande.Region Skåne underrättar snarast möjligt såväl den vars anbud antagits som övrigaanbudsgivare om beslutet.12. UpplysningarAlla eventuella frågor kring upphandlingen skall ställas skriftligt och bör vara inkomnasenast 2009-04-27. Upphandlingens diarienummer skall alltid anges, ”Fråga 0802465”.Förfrågningsunderlaget och svar på frågor publiceras på www.skane.se/ma/avtalswebben,diarienummer 0802465.Kontaktväg vid frågeställningar är e-postKontaktperson för denna upphandling:Inköpare Mari Stanfield, Koncerninköpe-post: mari.stanfield@skane.seC. Anbudsutformning1. Anbudets form och innehållAnbud skall vara skriftligt, avfattat på svenska, samt vara egenhändigt undertecknat avbehörig företrädare för anbudsgivaren. Eventuell fullmakt skall bifogas.Komplett anbud lämnas i ett (1) original och tre (3) kopior.Årsredovisning, ev informationsmaterial och liknande behöver endast bifogasoriginalanbudet.Anbud, exklusive broschyrer, skall även lämnas på CD-skiva alternativt USB-minne.Anbudsgivaren ansvarar för att innehållet på CD-skivan alternativt USB-minne är rätt och attdet inte skiljer sig från det skriftliga anbudet.

Koncerninköp 0802465 6 (7)Ofullständigt anbud kan innebära att anbudsgivaren utesluts från upphandlingen.2. Märkning av anbudetAnbud och ytterkuvert märks tydligt med ANBUD 0802465.3. AnbudsadressAnbud som skickas som brev sändes till postadress:KoncerninköpBox 1221 00 LundFör anbud som lämnas under kontorstid genom bud eller paket gäller följande adress:KoncerninköpBaravägen 1221 00 Lund4. Anbudstidens utgångAnbud skall vara Koncerninköp, tillhanda senast 2009-05-11Anbud som kommit in för sent får inte prövas av Region Skåne.5. Anbudets giltighetAnbudet skall vara bindande sex (6) månader efter anbudstidens utgång.6. Uppställning av anbudetFör att underlätta hanteringen och värderingen av anbuden bör anbudsgivaren dela in anbudetenligt följande:• Anbudsgivarens namn och adress samt kontaktperson• Eventuell allmän presentation av anbudsgivaren• Svar/uppgifter/intyg enligt B. Upphandlingens genomförande punkt 4-8• Svar/uppgifter enligt D. Kravspecifikation• Svar/kommentarer enligt E. Avtalsmall• Eventuella bilagorD. KravspecifikationSe separat dokument.E. AvtalsmallSe separat dokument.Av E. Avtalsmallen framgår de avtalsvillkor som skall gälla mellan parterna. För att bliantagen som leverantör skall anbudsgivaren acceptera samtliga avtalsvillkor. Av anbudetskall tydligt framgå att anbudsgivaren accepterar avtalsvillkoren.Koncerninköp

Koncerninköp 0802465 7 (7)Mari StanfieldInköpare