BILTEN 6 - Tempus

Sastanak se odvijao u dva dela. U prvom delu razgovaralo se o smernicama za uspešno sprovođenje Tempus
projekata kao i preporukama za uspešan finansijski menadžment. Izvojeno je devet elemenata za uspešno
sprovođenje projekata važnih i sa stanovišta koordinatora projekta i njihovih partnera - dobro poznavanje Tempus
pravila, jasna raspodela zadataka i odgovornosti, timski rad na svim partnerskim institucijama (timovi sastavljeni od
nastavnog, administrativnog i tehničkog osoblja), podrška uprave institucija, dobro planiranje i spremnost za
prilagođavanje radnog plana, jasni parametri za odlučivanje i redovna komunikacija, širenje informacija o
rezultatima projekta i stalna samoevaluacija. Ukazano je i na važnost razmišljanja o aktivnostima koje vode ka
održivosti rezultata projekata. S tim u vezi, učesnici skupa su savetovani da prošire informacije o projektima među
svojim kolegama na institucijama jer je to jedan od načina da se doprinese i boljem prihvatanju rezultata.
Koordinatorima je zatim preporučeno da na početku projekta potpišu podugovore sa partnerima i prebace deo
odgovornosti na partnerske institucije kao i da definišu sve napred iznete važne elemente. Partnerima je savetovano
da se pre potpisivanja podugovora upute u pravila programa, razumeju svoj udeo u aktivnostima i preporuke za
sprovođenje projekta, kako u daljem toku projekta ne bi bilo iznenađenja.
Dva izlaganja na trećem koordinativnom skupu imala su za cilj davanje saveta za bolji finansijski menadžement
projekata. G-đa Nina Stojanović iz Tempus kancelarije ukazala je učesnicima na novoobjavljene dokumente sa sajta
Izvršne agencije: Financial Information Kit i Report on Factual Findings on the Financial report sa kojima učesnici
projekata moraju biti upoznati. Ona je napravila uporedni pregled najčešćih zamerki u finansijskom menadžmentu
projektima po kategorijama troškova (honorari, putni troškovi, oprema, štampanje i drugi troškovi) i dala savete o
tome kako se oni mogu preduprediti. G-đa Marija Šola, sa Univeziteta u Beogradu je govorila o finansijskom
mendžmentu projektima oslanjajući se na primere i rešenja sa svog univerziteta. G-đa Šola je istakla da je izuzetno
važno postupati u skladu sa nacionalnim zakonodavstvom i navela primer razlike između Ugovora o delu i Ugovora
o autorskom delu u okviru Tempus kategorije honorara za rad na projektu. G-đa Šola je takođe dala savete u vezi sa
revizijom, i istakla značaj konsultovanja domaćih revizora u cilju pomoći i pripreme za kontrolu iz Brisela.
Spomenuto je takođe da Izvršna agencija Evropske komisije može zatražiti i vanrednu verifikaciju trošenja sredstava
na projekima, i to pre podnošenja srednjoročnog ili završnog izveštaja, ostavljajući veoma kratak rok za podnošenje
dokumenata. Stoga je uredno vođena i blagovremeno sređena finansijska dokumentacija u projektima dodatno
važna.
U drugom delu koordinativnog sastanka održane su dve paralelne radionice – jedna sa uputstvima za izradu
srednjoročnog i druga za izradu završnog izveštaja o projektima a predstavljena su i dva primera dobre prakse sa
univerziteta u Srbiji.
[20]