You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
14 KUIDAS toimetaja<br />
KASULIK<br />
Kuidas<br />
optimeerida<br />
juhi tööd? Üle jõu<br />
käivad ülesanded<br />
nõrgestavad<br />
osakonna tööd<br />
ALEXANDER KOTCHUBEI<br />
OÜ Meta-Profit juhataja, treener-konsultant, ”Juhi<br />
käsiraamatu” kaasautor<br />
Aeg-ajalt tuleks juhil analüüsida,<br />
kas ta suudab kõiki ülesandeid<br />
täita. Kui ülesanded<br />
käivad üle jõu, jääb töö puudulikuks,<br />
mis nõrgestab ka osakonna<br />
tegevust: struktuur ei<br />
toimi tõhusalt, töö jääb tegemata.<br />
Organisatsiooni igal tasandil<br />
täidavad juhid (tippjuht,<br />
keskastmejuht, esmatasandi<br />
juht) kindlaid ülesandeid. Juhtimisülesanded<br />
erinevad juhtimistasandi<br />
ja tegevusala põhjal.<br />
Juhil tuleb eelkõige mõista<br />
ülesandeid, analüüsida oma<br />
eelistusi, puudusi ja tugevusi<br />
ning hinnata nende vajadust<br />
oma töölõigus.<br />
Tööülesannete eristamine<br />
ning analüüsimine on tähtis<br />
neile juhtidele, kellel on väga<br />
erinevad tööülesanded, näiteks<br />
esmatasandi- ja keskastmejuht.<br />
Näiteks täidab mõni keskastmejuht<br />
ka spetsialisti ülesandeid,<br />
mis on sama töö, mida<br />
teevad ka alluvad.<br />
Taust<br />
Rohkem praktilisi nõuandeid<br />
loe <strong>Äripäev</strong>a käsiraamatutest<br />
KASIRAAMAT.ARIPAEV.EE<br />
Samm-sammult<br />
Viie etapiga<br />
prioriteedid paika<br />
1.<br />
JAOTA TÖÖÜLESANDED<br />
Analüüsi lihtsustamiseks<br />
jaotatakse ülesanded<br />
erinevate mõõdupuude alusel.<br />
Juhil tuleb leida endale mugavaim<br />
ning sobivaim.<br />
Pidev igapäevane juhtimine<br />
Nt tehniliste küsimuste lahendamine,<br />
statistika, kauba tellimine<br />
jm. Tegelevad tavaliselt keskastme-<br />
ja esimese tasandi juhid.<br />
Ülesanded erinevad sõltuvalt ettevõtte<br />
tegevusalast.<br />
Strateegiline juhtimine<br />
Nt plaanide koostamine, eesmärkide<br />
seadmine, tulemuste<br />
prognoos, tööjõu vajaduse<br />
prognoos, strateegia selgitamine<br />
alluvatele jm. Tegeleb eelkõige<br />
tippjuhtkond, ent see puudutab<br />
ka keskastmejuhte.<br />
Inimeste juhtimine<br />
Nt töötajate motiveerimine, suhete<br />
loomine ja hoidmine, töötajate<br />
värbamine ja valik, konfliktide<br />
lahendamine, töötajate<br />
konsulteerimine, eestvedamine,<br />
suhtlemine, töö korraldamine<br />
jm. Puudutab kõiki juhtimistasandeid,<br />
ent kõige enam keskastmejuhte.<br />
Välissuhtluse juhtimine<br />
Suhtlemine väliskeskkonnaga,<br />
nt konkurentidega, klientidega,<br />
reklaami korraldamine jm. Enamasti<br />
tegeleb sellega valdkonnajuht,<br />
nt turundusjuht.<br />
2.<br />
HINDA<br />
vustamisele tuleks juhil need<br />
OMA TEGEVUST<br />
Lisaks tööülesannete<br />
täpsustamisele ja tead-<br />
VÄSINUD ja ületunde tegev juht halvab pikapeale kogu osakonna<br />
töö. FOTO: MEELI KÜTTIM<br />
kirja panna ning hinnata iga<br />
ülesande osatähtsust. Analüüsida<br />
võib selle põhjal, kui palju<br />
aega või energiat mingi ülesande<br />
peale kulub.<br />
3. OPTIMEERI<br />
Analüüsi põhjal algab<br />
ülesannete optimeerimine<br />
– iga tööülesannet ja selle<br />
osatähtsust vaadeldakse kuue<br />
näitaja alusel. Tulemus peaks<br />
näitama, kas ülesanne on üldse<br />
vajalik ning kas sellele kuluv<br />
tööaeg on põhjendatud.<br />
Ülesandest loobumine<br />
Juhil peab olema julgust ülesandest<br />
täielikult loobuda, kui see<br />
pole organisatsioonile, osakonnale<br />
või juhile vajalik ja kasulik.<br />
Loobuda võib ka osaliselt, pühendades<br />
sellele vähem aega.<br />
Ülesande võtmine<br />
Vahel võib ülesandeid hinnates<br />
selguda, et on tegevusi, mida<br />
kirjas ei ole, aga vajadus selle järele<br />
on. Siis tuleb uus ülesanne<br />
võtta.<br />
Ülesande delegeerimine<br />
Sageli on juhtidel ülesandeid,<br />
mida nad täidavad seepärast, et<br />
see neile meeldib või on kujunenud<br />
harjumuseks. Samal ajal<br />
võiks seda teha ka keegi teine.<br />
Seepärast tuleb juhil osata ülesandeid<br />
delegeerida ning vabastada<br />
oma väärtuslik aeg vajalikumaks<br />
tegevuseks. Delegeerimine<br />
on ülesannete üleandmine<br />
ja nende täitmiseks vajaliku<br />
info (teadmiste/oskuste) jagamine.<br />
Seega võib delegeerimist käsitleda<br />
kui personali arendamise<br />
üht moodust.<br />
Delegeerimine aitab suurendada<br />
usaldust ja avatust organisatsioonis,<br />
sest juht ei hoia kogu infot<br />
enda valduses.<br />
ÄRIPÄEV 4. aprill 2013<br />
Aivar Hundimägi, tel 667 0115, e-post aivar.hundimagi@aripaev.ee<br />
Pane tähele<br />
Kuidas koostada optimeerimise kava?<br />
KIRJUTA ÜLES nii palju juhtimistegevusi,<br />
kui meelde tuleb.<br />
KIRJUTA KÕIGI TEGEVUSTE JUUR-<br />
DE tundides või protsentides tegevusele<br />
kuluv aeg nädalas või<br />
kuus (olenevalt töö eripärast).<br />
Hea tulemuse saab, kui pidada<br />
päevikut umbes kuu aega.<br />
ANALÜÜSI igale tegevusele kuluvat<br />
aega ja hinda selle optimaalsust.<br />
Mõtle, milline oleks tegevusele<br />
kulutatav optimaalne<br />
aeg (tundides või protsentides)<br />
ja pane see kirja.<br />
MÕTLE LÄBI iga tegevuse optimeerimise<br />
võimalused ja otsus-<br />
ta, kas ülesanne tuleb lõpetada,<br />
võtta uus ülesanne, delegeerida,<br />
üle võtta, täiendada või jätkata<br />
ülesande täitmist.<br />
PÖÖRA TÄHELEPANU nendele<br />
ülesannetele, millele tegelikult<br />
kulutatava ja ideaalselt kulutatava<br />
aja vahe on kõige suurem.<br />
KOOSTA PLAAN, et tegevusele<br />
kuluvat aega korrigeerida.<br />
Soovi korral võib näitlikustamiseks<br />
koostada diagrammi endiste<br />
ja uuendatud ülesannetega.<br />
See aitab paremini näha neid<br />
ülesandeid, mida on vaja kõige<br />
esimesena muuta.<br />
Näide<br />
Juhtimisülesannete optimeerimise kava<br />
Kuluv aeg Optimaalne aeg Optimeerimise viis<br />
PIDEV<br />
pakkumiste 9 h nädalas 5 h nädalas delegeerida<br />
koostamine<br />
...<br />
...<br />
STRATEEGILINE<br />
osakonna eesmärkide 3 h nädalas 8 h nädalas täiendada<br />
analüüs<br />
...<br />
...<br />
INIMESTE JUHTIMINE<br />
konfliktide 1 h nädalas 1 h nädalas jätta samaks<br />
lahendamine<br />
...<br />
...<br />
VÄLISSUHTLUS<br />
konkurentide 0 h nädalas 5 h nädalas ülesanne võtta<br />
taustauuring<br />
...<br />
Ülesande ülevõtmine<br />
Kui juht märkab, et kellegi teise<br />
täidetav ülesanne ei ole piisavalt<br />
hästi tehtud või vajab sekkumist,<br />
tuleb tal see endale võtta.<br />
Ülesande täiendamine<br />
Juhil on tavaliselt ülesandeid,<br />
millele ta ei pühenda piisavalt<br />
aega ja vahendeid, kuigi peaks.<br />
Sel juhul tuleb ülesannet täiendada.<br />
4.<br />
ANALÜÜSI OMA TÖÖD<br />
KORRAPÄRASELT<br />
Juhil tuleks kindla aja<br />
tagant oma tööülesandeid taas<br />
hinnata, et tekiks ettekujutus,<br />
milline ülesanne võtab kõige<br />
rohkem aega, või uurida, kas ta<br />
mõnele asjale liiga palju aega ei<br />
kuluta. Sagedasem viga on see,<br />
et juht tegeleb asjadega, millega<br />
talle meeldib tegeleda, aga<br />
mitte sellega, mida oleks vaja<br />
teha. Tihti juhtub see juhiks edutatud<br />
spetsialistiga, kes kulutab<br />
aja peamiselt pidevate ülesannete<br />
täitmiseks. See tähendab,<br />
et ressursse kasutatakse ebaefektiivselt.<br />
5.<br />
KOOSTA TÕHUSAMAKS<br />
JUHTIMISEKS TEGEVUS-<br />
KAVA<br />
Kui optimeerimise kava on<br />
koostatud, tuleb vaadata, kas<br />
ülesannete kategooriad on ühtlaselt<br />
täidetud. Sellest saab järeldada,<br />
kas eelistatakse iga<br />
päev täita üht liiki ülesandeid<br />
või meeldib mitmekesisus. Tuleb<br />
hinnata, kas uus ja optimaalne<br />
ülesannete jaotus erineb oluliselt<br />
vanast. Selle põhjal saab<br />
kindlaks teha, kui hästi on seni<br />
tööaega kulutatud ja kas on võimalik<br />
ka tõhusamalt tegutseda.
Change language