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3.5 Interne Organisation
3.5.1 Aufgabenteilung im Verwaltungsrat
Der Verwaltungsrat übt die Oberleitung und die Aufsicht und Kontrolle über die Geschäftsführung aus.
Der Verwaltungsrat konstituiert sich selbst. Er wählt einen Präsidenten und ernennt einen Sekretär, der weder Mitglied des Verwaltungsrates
noch Aktionär zu sein braucht.
Jedes Mitglied kann die Einberufung einer Verwaltungsratssitzung oder die Aufnahme eines Traktandums verlangen. Die Einberufung und die
Festlegung der Traktanden erfolgt durch den Präsidenten.
Die Hauptaufgaben des Verwaltungsrates sind:
– Bestimmung der Geschäftspolitik und Geschäftsstrategie
– Beschlussfassung über Jahresbudget, Finanzplanung, Jahres- und Halbjahresabschlüsse
– Beschlussfassung über Zweigniederlassungen, Tochtergesellschaften, Firmenzusammenschlüsse, Reorganisationen und
Beteiligungen an anderen Gesellschaften
– Beschlussfassung über den Erwerb und die Veräusserung von Grundstücken
– Beschlussfassung über geschäftsrelevante, langfristige Verträge
– Beschlussfassung über nicht im Budget vorgesehene Verpflichtungen oder Investitionen über CHF 1.0 Mio. im Einzelfall
– Ernennung und Entlassung der Geschäftsleitungsmitglieder
– Erlass von relevanten Reglementen
Im Weiteren entscheidet er über gesetzlich nicht delegierbare Angelegenheiten.
3.5.2 Verwaltungsratsausschüsse
Der Verwaltungsrat hat aufgrund seiner und der Grösse der Gesellschaft keine Ausschüsse gebildet.
3.5.3 Arbeitsweise des Verwaltungsrates
Der Verwaltungsrat tagt, so oft es die Geschäfte erfordern. Dazu kommen bei Bedarf ausserordentliche Sitzungen oder Beschlüsse auf dem
Zirkularweg. An den Sitzungen nimmt neben den Verwaltungsräten (inklusive des CEO) auch der CFO teil. 2009/2010 tagte der Verwaltungsrat
an vier ordentlichen Sitzungen. Diese dauerten jeweils einen halben Tag. Zu den einzelnen Verwaltungsratssitzungen werden Sitzungsprotokolle
erstellt.
Der Verwaltungsrat ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit der Mitglieder anwesend ist.
Mindestens zweimal im Jahr besprechen sich das exekutive Mitglied des Verwaltungsrates und ein Mitglied der Geschäftsleitung mit der
externen Revisionsstelle. Bei der Halbjahresbesprechung werden der Halbjahresabschluss, die Audit-Strategie, der Prüfplan, das Honorar und
andere revisionsrelevante Themen für die bevorstehende Revision besprochen.
An der Schlussbesprechung werden der Jahresabschluss, die Ergebnisse sowie die Effektivität der Revision diskutiert.
3.6 Kompetenzregelung
Der Verwaltungsrat hat die Geschäftsführung an den CEO Urs Michael Müller und an die Geschäftsleitung delegiert. Die Geschäftsleitung führt
die täglichen Geschäfte selbstständig im Rahmen der Richtlinien und Weisungen des Verwaltungsrates.
Kompetenzen und Verantwortung werden insbesondere durch das vom Verwaltungsrat genehmigte Budget und die festgelegte Strategie
bestimmt.
3.7 Informations- und Kontrollinstrumente gegenüber der Geschäftsleitung
Der Gesamtverwaltungsrat kann sich auf eine umfassende monatliche, quartalsweise, halbjährliche und jährliche Berichterstattung abstützen.
Der Geschäftsgang wird mit Bilanz, Erfolgsrechnung, Geldflussrechnung sowie weiteren Kommentaren und rollenden Forecasts genau verfolgt.
Die Ergebnisse werden mit den Budget- und Vorjahreswerten verglichen.