Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen

Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen 

Bürowirtschaftliche Arbeitsabläufe gestalten, organisieren 


BURW Oktober 2000 Seite 1 

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Inhaltsverzeichnis 

Seite 

Qualifizierungsziele Leittexte, Leitfragen 3 

Büro-Organisation Aufgaben 4 

Büroarbeit 6 

Integration von Menschen und Sachmitteln 8 

Aufbauorganisation 10 

Darstellung der Aufbauorganisation 12 

Ablauforganisation 14 

Darstellung der Ablauforganisation 16 

Bedeutung Generelle, fallweise Regelungen 18 

Prinzipien der Organisation 20 

Über-, Unterorganisation 22 

Formale, informale Organisation 24 

Organisation durch Regelkreise 26 

Trainingsaufgaben Schreiben: Grundregeln zu Inhalt und Form 28 

Seite 2 Oktober 2000 BURW

Leittexte, Leitfragen 


Leittexte, Leitfragen 1. Unter Organisation versteht man das Aufstellen von Regeln. 

Worauf beziehen sich die Regeln der innerbetrieblichen 

Organisation konkret? 

2. Stellen Sie sich vor, Sie organisieren mit zwei Freunden eine 

Überraschungsparty für einen gemeinsamen Bekannten. An was 

müssen Sie denken, welche Vorbereitungen müssen Sie treffen? 

Erstellen Sie einen Plan, der alle wesentlichen Kriterien und die 

zeitliche wie auch personelle Einteilung enthält. 

3. Können personelle Streitigkeiten am Arbeitsplatz aufgrund 

unzulänglicher Organisation entstehen? Begründen Sie Ihre 

Antwort. 

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4. Begeben Sie sich in Gedanken in Ihren Ausbildungsbetrieb und 

versuchen Sie eine grafische Darstellung der innerbe-trieblichen 

Organisation - je nach Betriebsgröße beschreiben Sie so eine 

Abteilung bzw. den gesamten Betrieb. 


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Aufgaben 

1. Welche Schwierigkeiten können entstehen, wenn nicht festgelegt ist, wer wofür zuständig 

ist? 

2. Nennen Sie Beispiele aus dem beruflichen Alltag, die organisatorische Maßnahmen 

erkennen lassen. 



Aufgaben 

Organisation In Betrieben wird heute zumeist arbeitsteilig gearbeitet. Jeder 

Mitarbeiter übernimmt eine Teilaufgabe und führt diese wiederholt 

durch. Um die Ziele eines Betriebes über eine arbeitsteilige 

Leistungserstellung zu erreichen, ist es notwendig, dass die 

Teilarbeiten koordiniert und damit für das Zusammenarbeiten 

bestimmte Regeln aufgestellt werden. So erfolgt das gesamte 

betriebliche Geschehen in einer bestimmten Ordnung. 

Aufbauorganisation 

und 

Ablauforganisation 

Das Aufstellen der Regeln, die eine Ordnung zwischen Menschen, 

Sachmitteln, Informationen und Zielen schaffen, nennt man 

Organisieren, das Ergebnis Organisation. 

Es können zwei verschiedene Arten von Regeln unterschieden 

werden: 

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• Regeln, die die Struktur des Betriebes bestimmen, in dem Fall 

spricht man von der Aufbauorganisation und 

• Regeln, die die Struktur der Arbeitsabläufe bestimmen, in dem 

Fall spricht man von der Ablauforganisation. 


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Büroarbeit 

1. Nennen Sie Maschinen und Hilfsmittel, die zum Schreiben und Ordnen von Informationen 

in Büros verwendet werden. 

2. Stellen Sie die Bearbeitung einer Anfrage im Rahmen der Büroarbeit dar. 



Büroarbeit 

Büroarbeit ist ein wichtiger Bestandteil des betrieblichen 

Leistungsprozesses. Dadurch wird der Informationsfluss im 

Unternehmen gewährleistet. 

Das Übermitteln von Informationen bezeichnet man als 

Kommunikation. Für die Büroarbeit sind Informationen sowohl 

Ausgangspunkt als auch Ergebnis des Arbeitsvorgangs. 

Büroarbeit lässt sich in drei Bereiche gliedern: 

• Sammeln, Erfassen und Speichern von Informationen 

• Bearbeiten und Umwandeln der Informationen z. B.: kalkulieren, 

korrespondieren, kopieren, buchen ... 

• Weitergeben und Auswerten 

Daraus lassen sich die Grundfunktionen der Büroarbeit bestimmen: 

• Schreiben 

• Rechnen 

• Lesen 

• Ordnen 

• Überwachen 

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Integration von Menschen und Sachmitteln 

1. Erklären Sie an einem Beispiel, was unter einer sinnvollen Zuordnung von Mensch und 

Maschine zu verstehen ist. 

2. Nennen Sie organisatorische Gründe dafür, warum es zwischen Mitarbeitern zu Konflikten 

kommt. 




Organisation schafft Systeme. Ein System ist eine Gesamtheit von 

Elementen, die miteinander in Beziehung stehen und einem 

bestimmten Zweck dienen. In einem Betrieb sind verschiedene 

Systeme anzutreffen. 

Technische Systeme Integration von Sachmitteleinheiten 

Es ist nach dem heutigen Stand der Technik durchaus möglich und 

üblich, Maschinensysteme einzusetzen, die ihre Aufgaben 

bewältigen, ohne dass der Mensch eingreifen muss. Der Mensch 

übernimmt in diesen Maschine - Maschine - Systemen lediglich die 

Bedienung, Wartung und Einrichtung. 

Soziale Systeme Integration von Menschen 

Soziotechnische 

Systeme 

Die Arbeitsteilung bewirkt, dass eine Vielzahl von Menschen an der 

Lösung einer Aufgabe mitwirken. Hierbei geht es nicht allein um die 

Aufteilung von Teilarbeiten an verschiedene Mitarbeiter, sondern 

auch um die gedeihliche Zusammenarbeit, um das Erkennen und 

Gestalten zwischenmenschlicher Beziehungen und deren 

Auswirkung auf den Arbeitsablauf. Es ist wesentliche Aufgabe der 

Organisation hier lenkend einzugreifen. 


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Aufgrund der technischen Entwicklung gibt es heute eine Reihe von 

Hilfsmitteln, die es dem Menschen ermöglichen, seine 

Arbeitsleistung zu steigern. Es ist jedoch notwendig, eine sinnvolle 

Zuordnung von Sachmittel und Mitarbeiter zu gewährleisten, um ein 

optimales Arbeitsergebnis zu erhalten. 


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1. Erläutern Sie den Zusammenhang von Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese als 

Voraussetzung für die Abteilungsbildung. 

2. Welche organisatorischen Maßnahmen wird man ergreifen, wenn Aufgaben mit geringer 

Bedeutung vorhanden sind, die nicht zu einer eigenen Abteilung zusammengefasst 

werden können? 




Horizontale 

Gliederung 

Über die Aufbauorganisation wird die formale Struktur eines 

Arbeitsplatzes, einer Abteilung oder eines ganzen Betriebes 

beschrieben. Es werden Aufgaben formuliert, verteilt und 

bestimmten Stellen zugeordnet. 

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Auch für die Büroarbeit lassen sich die Vorteile der Arbeitsteilung 

nutzen, dazu ist es jedoch notwendig, die Gesamtaufgabe in 

Teilaufgaben, Aufgabengruppen und Einzelaufgaben aufzugliedern. 

Bestimmte Funktionen werden dann wieder zu sinnvollen Einheiten 

zusammengefasst. Das heißt, aus verschiedenen Teilaufgaben 

werden Abteilungen aufgebaut. Aufgabenanalyse und 

Aufgabensynthese gehören zusammen. Daraus ergibt sich die 

horizontale Gliederung des Betriebes. Nach welchen Kriterien diese 

Aufteilung erfolgt, ist abhängig von der Größe des Unternehmens, 

dem Betriebszweck, den erzeugten Produkten, der 

Fertigungstechnik etc. 

Vertikale Gliederung Neben der horizontalen Gliederung ist es notwendig, Aufgaben, 

Kompetenzen und Verantwortung zu verteilen. Daraus ergibt sich 

eine vertikale Gliederung. 


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Darstellung der Aufbauorganisation 

Erklären Sie, warum sich das in der Matrixorganisation enthaltene Konfliktpotential positiv 

auf die Erreichung des Unternehmensziels auswirken soll. 



Darstellung der Aufbauorganisation 

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Die horizontale und vertikale Gliederung eines Betriebes lässt sich 

grafisch in einem Organigramm darstellen. 

Dabei sind verschiedene idealtypische Strukturen zu unterscheiden, 

je nach Delegation von Kompetenzen, Verantwortung und 

Aufgaben. 

Liniensystem Das Liniensystem ist durch eine eindeutige Aufgabenverteilung von 

oben nach unten gekennzeichnet. Jeder Mitarbeiter hat genau einen 

Vorgesetzten und ist diesem verantwortlich. Informationen und 

Impulse gehen über den Dienstweg von oben nach unten und von 

unten nach oben. 

Stab-Liniensystem Auf der Grundlage des Liniensystems werden den Instanzen Stabstellen 

zugeordnet. Die Stabstellen beraten die Linienstellen, haben 

jedoch keine Weisungsbefugnis, sondern eine beratende Funktion. 

Matrixorganisation Die Matrixorganisation entsteht durch die Überlagerung von z. B. 

funktions- und objektorientierten Organisationsstrukturen. So 

müssen sich z. B. Produktmanager die Autorität mit den 

Funktionsleitern teilen. Diese Organisationsform erfordert gute 

Zusammenarbeit, enthält aber ein gewisses Konfliktpotential, von 

dem man aber annimmt, dass es sich positiv auf die Erreichung der 

Unternehmensziele auswirkt. 


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Ein Maklerbüro erhält immer wieder Beschwerden von Kunden darüber, dass sie 

angefordertes Informationsmaterial über Immobilienobjekte nur mit langer 

Zeitverzögerung erhalten. Welche Probleme ablauforganisatorischer Art könnten dafür 

verantwortlich sein? 




Ziele der 


Mikroablauforganisation 

Makroablauforganisation 

Über die Ablauforganisation wird der Ablauf von Teilarbeiten einer 

Stelle, innerhalb einer Abteilung oder zwischen mehreren beteiligten 

Abteilungen geregelt. 

Die Ablauforganisation wird um so wichtiger, je mehr Stellen und 

Abteilungen an einem Arbeitsablauf beteiligt sind. Es ist auch Inhalt 

der Ablauforganisation, dass die Mitarbeiter über die Material- und 

Informationsflüsse informiert sind. 

Ziel ist es, zu bearbeitende Belege ohne Verzögerung an die 

entsprechenden Stellen weiterzuleiten. Man will eine möglichst 

kurze Durchlaufzeit für die Objekte der Bearbeitung erreichen. 

Ein weiteres Ziel ist es, für eine optimale Auslastung von 

Mitarbeitern und Sachmitteln zu sorgen. Die Teilaufgaben müssen 

so aufeinander abgestimmt sein, dass weder Leerläufe noch 

Engpässe entstehen. 

Die Mikroablauforganisation regelt die Ablaufstrukturen an einem 

einzelnen Arbeitsplatz oder zwischen mehreren Einzelarbeitsplätzen 

und ist weitgehend bestimmt von der Arbeitsmethode und den 

technischen Arbeitsverfahren. 

Die Makroablauforganisation regelt die Ablaufstrukturen bei der 

Planung und Steuerung von Abläufen auf Betriebsebene. 

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Darstellung der Ablauforganisation 

Stellen Sie einen einfachen Arbeitsablauf, den Sie momentan in Ihrem Ausbildungsbetrieb 

durchführen, in einem Ablaufdiagramm dar. 



Darstellung der Ablauforganisation 

Zur Aufzeichnung der Ablauforganisation bedient man sich 

weitgehend der grafischen Darstellung. 

Diagramme Zur Veranschaulichung von Ablaufstrukturen ist das Flussdiagramm 

bzw. Ablaufdiagramm gut geeignet. Es zeigt übersichtlich den 

logischen und zeitlichen Ablauf von Tätigkeiten und ist für die 

Betroffenen meist ohne zusätzliche Erklärungen verständlich. 

Grafische Symbole Mit Hilfe von wenigen grafischen Symbolen werden Arbeitsgänge 

dargestellt. Dies können sein: 

• Bearbeitung 

• Transport 

• Kontrolle 

• Verzögerung 

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• Lagerung 

Fast alle Vorgänge im Bereich der kaufmännischen Verwaltung 

können über Ablaufdiagramme veranschaulicht werden. Mit linearen 

Darstellungen lassen sich einfache Arbeitsvorgänge mit zeitlich 

aufeinanderfolgenden Arbeitsschritten wiedergeben. Für 

kompliziertere Abläufe mit parallelen Teilarbeiten und Teilarbeiten, 

die voneinander abhängig sind, bedient man sich der 

Netzplantechnik. 


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Bedeutung 

Generelle, fallweise Regelungen 

1. Stellen Sie die Vor- und Nachteile von generellen Regelungen gegenüber. 

2. Welche Vorteile bietet die Disposition für Führung und Mitarbeiter? 


Bedeutung 

Generelle, fallweise Regelungen 

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Organisation Organisieren heißt Regelungen schaffen. Dies ist jedoch nur 

sinnvoll, wenn diese Regelungen dauerhaft für immer 

wiederkehrende Vorgänge konstruiert werden können. Dadurch wird 

erreicht, dass das gleiche Problem nicht immer wieder analysiert, 

durchdacht und gelöst werden muss. Weitere Vorteile sind darin zu 

sehen, dass Rückfragen beim Vorgesetzten entfallen, neue 

Arbeitskräfte leicht eingearbeitet werden können und der Betrieb 

nicht vom Organisationstalent einzelner Mitarbeiter abhängig ist. 

Der Betrieb strebt nach Stabilität, was durch Dauerregelungen 

gewährleistet wird. 

Improvisation Es gibt im Betrieb jedoch auch neue, ungewöhnliche und 

unerwartete Situationen, für die keine generellen Regelungen 

bestehen. Das Problem muss unverzüglich gelöst werden. Es 

müssen Maßnahmen ergriffen werden, die vielleicht auf 

Erfahrungen beruhen oder der Kreativität entspringen. Es muss 

improvisiert werden. Improvisationen sind nicht dauerhaft und fallen 

mit der Lösung des Problems weg oder werden durch generelle 

Regeln ersetzt. 

Disposition Vor dem Hintergrund moderner Unternehmensführung gewinnt die 

Disposition als organisatorische Regelung zunehmend an 

Bedeutung. Dispositionen sind fallweise Regelungen, die vom 

jeweiligen Mitarbeiter im Rahmen seiner Kompetenzen autonom 

getroffen werden. Dadurch erhält der Mitarbeiter 

Handlungsspielräume, der Betrieb kann sich wechselnden 

Verhältnissen besser anpassen und flexibel reagieren. 


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Bedeutung 

Prinzipien der Organisation 

Überlegen Sie, welche Auswirkungen die Nichteinhaltung der Prinzipien der Organisation 

auf ein Unternehmen und dessen Mitarbeiter hat. 


Bedeutung 

Prinzipien der Organisation 

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Zweckmäßigkeit Die Aufbau- und Ablauforganisation müssen so gestaltet werden, 

dass das Betriebsziel in optimaler Weise erfüllt wird; sie müssen 

zweckmäßig sein. 

Koordination Die einzelnen Teilaufgaben sind auf die Erreichung des 

betrieblichen Zieles hin abzustimmen. Die Aufbauorganisation muss 

das Problem der Aufgabenverteilung und -zusammenfassung 

bewältigen, ferner hat sie Über-, Unter- und Gleichordnungen 

festzulegen. Für die Ablauforganisation ergibt sich das Problem der 

räumlichen und zeitlichen Koordination. Die einzelnen Stellen und 

Abteilungen müssen sinnvoll zusammenarbeiten. 

Wirtschaftlichkeit Grundgedanke dieses Prinzips ist das Minimalprinzip, welches 

besagt, dass mit einem Minimum an Mitteln das gesetzte Ziel zu 

erreichen ist. Organisation ist also nicht Selbstzweck. Es sind 

vielmehr diejenigen aller möglichen Regelungen auszuwählen, die 

diesem Prinzip der Wirtschaftlichkeit Rechnung tragen. 

Gleichgewicht Es muss ein Gleichgewicht zwischen Organisation, Improvisation 

und Disposition hergestellt werden. 


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Bedeutung 

Über-, Unterorganisation 

Was ist zu erwarten, wenn in einem Büro jede Tätigkeit genau überwacht wird und jeder 

Vorgang durch generelle Regelungen organisiert ist? 


Bedeutung 

Über-, Unterorganisation 

Organisation hat keinen Selbstzweck. Sie wird eingesetzt, um den 

Betriebszweck unter Berücksichtigung des Wirtschaftlichkeitsfaktors 

in optimaler Weise zu erreichen. 

Kongruenz Dies setzt voraus, dass der Grad der Organisation mit dem zu 

regelnden Gegenstand übereinstimmt. Es muss eine Kongruenz 

zwischen dem Ausmaß der Organisation und der zu 

organisierenden Aufgabe hergestellt werden. 

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Unterorganisation Unterorganisation liegt vor, wenn das Ausmaß der Regelungen zu 

gering ist. Es gibt zu wenige generelle und fallweise Regelungen. 

Dies hat zur Folge, dass wichtige Entscheidungen nicht getroffen 

werden, Aufgaben schlecht oder gar nicht erfüllt werden. 

Überorganisation Überorganisation liegt vor, wenn das Ausmaß der Regelungen zu 

groß ist. Der Nachteil liegt darin, dass durch das Zuviel an 

Regelungen der Betriebsablauf gehemmt wird, unwirtschaftliche 

Maßnahmen ergriffen werden und der Handlungsspielraum der 

Mitarbeiter eingeengt wird. 

Ein Weg, um das Problem der Unter- und Überorganisation in den 

Griff zu bekommen, ist das Einräumen von Dispositionsspielräumen 

im Rahmen der Organisation. Moderne Managementtechniken wie 

Management by Objektives und Management by Exception haben 

diesen Gedanken bereits realisiert. 


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Bedeutung 

Formale, informale Organisation 

Zwei Frauen arbeiten seit drei Jahren in einem Büro zusammen und haben sowohl in 

betrieblichen als auch in privaten Belangen sehr gute Kontakte. Eine der beiden wird in 

eine andere Abteilung im gleichen Hause versetzt. Welche Auswirkungen sind davon auf 

die Organisationsstruktur zu erwarten? 


Bedeutung 

Formale, informale Organisation 

Formale Organisation Die formale Organisation ist jene Struktur, die durch die 

Geschäftsleitung vorgegeben und im Organisationsplan 

aufgezeichnet und objektiv dargestellt ist. In ihr sind sämtliche 

Informations- und Kommunikationswege aufgezeigt, die dem 

betrieblichen Zweck dienen. 

Informale 

Organisation 

Die soziale Realität entspricht jedoch nicht immer dem Plan. In der 

Praxis werden zumeist Strukturen vorgefunden, die nicht im 

Organisationsplan enthalten sind. Sie sind das Ergebnis der 

Interaktion der Organisationsmitglieder. Wenn die im 

Organisationsplan angegebenen Dienstwege von den Mitarbeitern 

nicht eingehalten werden, spricht man von informaler Organisation, 

d. h. Organigramm und Realität stimmen nicht überein. 

Der Betrieb mit seinen Menschen und deren Bedürfnis nach 

sozialen Kontakten ist ein soziales System. So besteht eine 

Kommunikation im Betrieb nicht nur auf betrieblicher, sondern auch 

auf privater Basis. Die betrieblichen Kommunikations- und 

Informationswege entsprechen nicht den privaten. Solche 

informalen Strukturen können für die betriebliche 

Leistungserstellung positive aber auch negative Effekte mit sich 

bringen. 

Ziel der Organisation Ziel der Organisation ist es, formale und informale Strukturen 

identisch zu halten. Die informalen Beziehungen müssen bei der 

formalen Gestaltung berücksichtigt werden. 

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Bedeutung 

Organisation durch Regelkreise 

Suchen Sie ein Beispiel aus der Technik, in dem das Prinzip des geschlossenen 

Regelkreises erkennbar ist. 


Bedeutung 

Organisation durch Regelkreise 

Prinzip und Ziel Prinzip: 

Die Organisation verwendet für wirtschaftliche Vorgänge in vielen 

Fällen ein Prinzip aus der Technik, den Grundsatz des sich 

selbststeuernden, geschlossenen Regelkreises. 

Das Prinzip des Regelkreises liegt im ständigen Vergleich zwischen 

Ist- und Sollwerten, wobei entstehende Abweichungen sofort durch 

die Rückkopplung (feed back) korrigiert werden. 

Ziel: 

Die zu erreichenden Ziele werden von der Geschäftsleitung 

definiert. 

Planung In der Phase der Planung werden verschiedene Alternativen für das 

Erreichen der Ziele aufgestellt. 

Entscheidung Aufgrund der aufgestellten Alternativen wird eine ausgewählt. 

Realisation Der ausgewählte Plan wird realisiert. 

Kontrolle und 

Rückkopplung 

Nachdem entsprechende Maßnahmen durchgeführt wurden, 

werden darüber Daten gewonnen und diese Ist-Daten mit den Soll- 

Daten verglichen. 

Über den Prozess der Rückkopplung werden die analysierten 

Ursachen der Soll-Ist-Abweichungen in die neue Planung 

miteinbezogen. 

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TA 

Trainingsaufgaben 

Schreiben: Grundregeln zu Inhalt und Form 


Trainingsaufgaben 

Schreiben: Grundregeln zu Inhalt und Form 

Aufgabenstellung: Erstellen Sie eine Regelung über den grundsätzlichen Inhalt und die 

Form von Schreiben. Gehen Sie dabei von folgender Gliederung 

aus: 

• allgemeine Hinweise zum Inhalt 

• auf den Schreiben sind anzugeben 

• als Anredeformeln sind zu verwenden 

Arbeitsschritte: • Bearbeiten Sie die Aufgabenstellung. 

• Speichern Sie Ihr Ergebnis, drucken Sie es aus und übertragen 

Sie es ggf. an den Teletutor. 


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