Checkliste für den Sepa-Umstieg (pdf) - Raiffeisen

Um die SEPA Produkte nutzen zu
können, sind nicht nur bei den Banken
sondern auch in Ihrem Unternehmen
Anpassungen vorzunehmen.
Wir empfehlen Ihnen, alle möglichen
Anpassungen rechtzeitig einzuplanen
und besser heute als morgen mit dem
Umstieg auf SEPA zu beginnen, da die
EU-Verordnung 260/2012 eine zwingende
Nutzung der SEPA Produkte ab
01. Februar 2014 vorschreibt.
Wir haben für Sie eine Checkliste
erstellt, die Sie beim reibungslosen
SEPA-Umstieg unterstützen wird.
März
31
SEPA-Umstellung
01.02.2014
Der Countdown läuft
www.raiffeisen-ooe.at
Sind Sie bereit für SEPA?
Checkliste für den SEPA-Umstieg
Duale Phase „IBAN alleine“ im Inland „IBAN alleine“
2012 2013 2014 2015 2016
EU-Verordnung
zur SEPA-Migration
tritt in Kraft –
der Countdown
läuft
Dezember
31
April
1
Verwendung der SEPA
Zahlungsanweisung
nochmals forcieren
Einführung der SEPA
Lastschrift mit verkürzter
Vorlaufzeit von
einem Tag (COR 1)
Februar
1
- Ablöse der österreichischen EUR-Überweisungs-
und Lastschriftverfahren durch die SEPA Produkte
- Verwendung von „IBAN alleine“ in Österreich
- Ende Annahme alter österreichischer Zahlungsverkehrsbelege
Einsatz der neuesten SEPA-Version
für ELBA im Herbst 2013 (betrifft ELBA
kompakt, ELBA business, Multicash)
Februar
1
Verwendung von
„IBAN alleine“ im gesamten
SEPA Raum
Oktober
31
Ablöse der EUR-Überweisungs-
und Lastschriftverfahren
durch
SEPA Produkte in
NICHT-EURO-Länder

Organisatorischer Bereich Notizen Erledigt
Definieren Sie einen Verantwortlichen für die Umsetzung des SEPA-Umstiegs.
Vereinbaren Sie einen eigenen Beratungstermin mit Ihrer Raiffeisenbank –
Ihr Kundenbetreuer steht Ihnen gerne zur Verfügung.
Erarbeiten Sie einen Aktionsplan, in dem Ziele und Zeitrahmen definiert sind.
Stellen Sie ein gesondertes Budget für den SEPA-Umstieg bereit.
Stellen Sie die nötigen zeitlichen und personellen Ressourcen für die SEPA-
Umstellung zur Verfügung.
Legen Sie fest, wann die einzelnen Bereiche des Zahlungsverkehrs auf SEPA
umgestellt werden.
Wir empfehlen eine schrittweise Umstellung der verschiedenen Bereiche:
n Lohn-/Gehaltszahlungen
n Kreditorenzahlungen
n Debitorenzahlungen
n Sozialversicherungs- und Finanzamtabgaben
Stellen Sie Ihre eigenen Stammdaten von Bankleitzahl und Kontonummer auf
IBAN und BIC um.
n Für österreichische Kontodaten steht Ihnen das IBAN-Konvertierungs-
Service unter http://www.raiffeisen-ooe.at/sepa zur Verfügung.
n Für deutsche Kontoverbindungen steht Ihnen das IBAN-Konvertierungs-
Service des Bank-Verlag unter https://www.iban-service-portal.de zur
Verfügung.
n Die IBAN und BIC der sonstigen ausländischen Kunden müssen Sie direkt
beim Zahlungsempfänger erfragen.
Prüfen Sie Ihre bestehenden EUR-Kontoverbindungen, ob diese noch benötigt
werden.
Wenn Sie Konten im Ausland führen, können Sie im SEPA-Raum alle EUR-
Zahlungen betragsunabhängig von Ihrem Raiffeisen-Konto beauftragen.
Geben Sie IBAN und BIC anstatt BLZ und Kontonummer in Ihrer gesamten
Geschäftskorrespondenz an:
n Briefpapier
n Rechnungen
n Angebote
n etc.
Um die Lesbarkeit der IBAN zu verbessern, empfehlen wir die Angabe in 4er
Blöcken: zB AT62 1234 5000 0123 4567
Informieren Sie die betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter hinsichtlich der
notwendigen Änderungen.
Prüfen Sie die Auswirkungen auf die täglichen Arbeitsprozesse
(zB Mandatsverwaltung bei SEPA Lastschrift, Neuanlage von Kundendaten,
Mitarbeitern etc).
Prüfen Sie, ob externe Partner (zB. Steuerberater) über etwaige
Änderungen im Zuge der SEPA Umstellung informiert werden müssen.
Checkliste SEPA 2

Technik & Systeme Notizen Erledigt
Prüfen Sie, ob sämtliche Anwendungen (Finanzbuchhaltung, Lohnverrechnungs-
und Treasurysystem, Stammdaten, interne Datenbanken) für SEPA gerüstet sind:
n Ausgabe von XML-Format
n Abbildung von IBAN und BIC
n Mandatsreferenz
n Mandatsverwaltung
n Zahlungsreferenz
n Creditor-ID
Bei offenen Fragen kontaktieren Sie Ihren Softwarelieferanten.
Planen Sie bei Systemupdates/-umstellungen eine entsprechende Testphase ein.
Während der Umstellungsphase empfehlen wir Ihnen einen Parallelbetrieb Ihrer
aktuellen Zahlungsverkehrslösung und des neuen SEPA Zahlungsverkehrs.
Prüfen Sie, nach welchem SEPA Rulebook-Standard Ihre SEPA-XML-Datenträgernachrichten
aus Ihrem Finanzbuchhaltungsprogramm ausgegeben werden.
Derzeit unterstützen die aktuellen ELBA 5- bzw. MultiCash-Versionen das
SEPA Rulebook-Version 3.2.
Ab Herbst 2013 steht Ihnen die Rulebook-Version 6.0 zur Verfügung.
Nutzen Sie die Testmöglichkeit (syntaktische Prüfung) von selbst erstellten
XML-Nachrichten mittels
n XML-Checker auf www.stuzza.at
n Datenträgerimport in ELBA 5 oder MultiCash
n XML Prüfprogramm (z.B. Altova XML-Spy)
SEPA Überweisung Notizen Erledigt
Laut SEPA Standard ist eine Weiterleitung von max. 35 Stellen Zahlungsreferenz
ODER von max. 140 Stellen Verwendungszweck möglich.
Bei Angabe einer Zahlungsreferenz ist daher keine zusätzliche Erfassung eines
Verwendungszwecks notwendig.
SEPA Zahlungsanweisung (beleghafte SEPA Überweisung) Notizen Erledigt
Bestellen Sie die neue SEPA-Drucksorten.
Die Annahme alter Zahlscheine durch die österreichischen Banken ist nur mehr
bis 31.1. 2014 gewährleistet.
Passen Sie Ihre Druckprogramme an:
n Beachten Sie die technischen Spezifikationen auf www.stuzza.at
n IBAN und BIC ersetzen Kontonummer und BLZ
n Zahlungsreferenz (35 Stellen alphanumerisch) ersetzt Kundendaten (12
Stellen numerisch)
n Weiterleitung max. 35 Stellen Zahlungsreferenz ODER max. 140 Stellen
Verwendungszweck möglich
à Bei Eindruck Zahlungsreferenz keine zusätzlichen Daten im Verwendungszweck-Feld
andrucken (Andruck auf Auftragsbestätigung oder Rechnung
möglich)
à Textvorschlag für Hinweis in Verwendungszweck-Feld:
Bei Electronic Banking bitte nur im Feld Zahlungsreferenz/
Kundendaten folgende Zahl eingeben:............
Die zusätzliche Erfassung eines Verwendungszweckes ist
nicht notwendig!
Lassen Sie bedruckte Testbelege vor Ausgabe an Ihre Kunden unbedingt von
Ihrer Raiffeisenbank prüfen.
Checkliste SEPA 3

SEPA Truncation Notizen Erledigt
Für die Änderungen beim Belegdruck beachten Sie auch die Punkte unter
„SEPA Zahlungsanweisung“.
Für SEPA Truncation verwenden Sie das neue Prüfziffernverfahren
(ISO 7064 mod 97-10). Die Spezifikationen finden Sie unter www.stuzza.at.
Schließen Sie mit Ihrer Raiffeisenbank die Vereinbarung zur Truncation
Zahlungsanweisung ab (falls diese noch nicht unterzeichnet wurde).
Lassen Sie bedruckte Testbelege vor Ausgabe an Ihre Kunden unbedingt von
Ihrer Raiffeisenbank prüfen.
SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift Notizen Erledigt
Wählen Sie das geeignete SEPA Lastschriftverfahren aus:
n SEPA Lastschrift
- Einzug bei Verbraucher und Nicht-Verbraucher möglich
- 56 Tage Rückgaberecht
n SEPA Firmenlastschrift
- Einzug nur bei Nicht-Verbraucher möglich
- kein Rückgaberecht (final)
Es ist auch die Verwendung beider Verfahren möglich.
Tipp: Analysieren Sie dazu Ihre Debitorenstruktur nach Verbraucher/Nicht-
Verbraucher
Prüfen Sie anhand des Teilnehmerverzeichnisses unter
www.raiffeisen-ooe.at/sepa, ob die Bezogenenbanken für das
gewählte Verfahren erreichbar sind.
n Für SEPA Lastschrift besteht seit Nov. 2010 eine verpflichtende Erreichbarkeit
im EURO-Raum, sofern auch national Einzüge für Verbraucher
angeboten werden
n Für SEPA Firmenlastschrift besteht keine generelle Verpflichtung zur
Erreichbarkeit
Beantragen Sie eine Creditor-ID (=Zahlungsempfängerkennung) über Ihre
Raiffeisenbank bei der OeNB
Unterfertigen Sie die Kundenvereinbarung für den Einzug von Forderungen
mittels SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift mit Ihrer Raiffeisenbank.
Definieren Sie den Aufbau der Mandatsreferenz (max. 35 Stellen
alphanumerisch):
n Prüfung, ob bestehende Referenzen (z.B. Kundennummer, Vertragsnummer,
Abo-Nummer, Versicherungsnummer, …) weiterverwendet werden
können oder
n ob die Vergabe neuer Mandatsreferenzen notwendig ist.
Setzen Sie das Mandat auf:
n Verwenden Sie Inhalte und Texte lt. Musterformular (Das Musterformular
erhalten Sie mit der Vereinbarung für den Einzug von Forderungen mittels
SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift).
n Das Format ist frei wählbar (z.B. in Ihre Rechnung integrierbar).
n Wird das Mandat im Rahmen eines Vertrags verwendet, so ist eine
zusätzliche Unterschrift des Mandats notwendig.
Erstellen Sie eine interne Mandatsverwaltung:
n Ablage der Originalmandate
n Verwaltung in ELBA oder Buchhaltungsprogramm
n Beachten Sie die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von mind. 13 Monaten
nach dem letztem Einzug
Checkliste SEPA 4

SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift Fortsetzung Notizen Erledigt
Stellen Sie Ihre bestehenden österreichischen Abbuchungsaufträge/
Einzugsermächtigungen auf SEPA Lastschrift-Mandate um:
n bestehende Abbuchungsaufträge/Einzugsermächtigungen behalten Ihre
Gültigkeit, sofern sie im Original mit Unterschrift des Zahlungspflichtigen
vorliegen
n schriftliche Information an Zahlungspflichtigen über die Umstellung auf
SEPA Lastschrift notwendig (Inhalt: Creditor-ID, Mandatsreferenz und
Datum der Information)
n Informationsschreiben (z.B. als pdf-Dokument) beim Originalmandat
aufbewahren
n Im Zuge dieser Information sollte den Zahlungspflichtigen auch deren IBAN
und BIC mitgeteilt werden, um zu überprüfen, ob diese auch
aktuell/korrekt sind.
Stellen Sie Ihre bestehenden deutschen Einzugsermächtigungen auf SEPA
Lastschrift-Mandate um:
n bestehende Einzugsermächtigungen behalten Ihre Gültigkeit, sofern sie im
Original mit Unterschrift des Zahlungspflichtigen vorliegen
n schriftliche Information an Zahlungspflichtigen über die Umstellung auf
SEPA Lastschrift notwendig (Inhalt: Creditor-ID, Mandatsreferenz und Datum
der Information, wobei das Datum der Information nicht vor dem 9. Juli
2012 liegen darf.)
n Informationsschreiben (z.B. als pdf-Dokument) beim Originalmandat aufbewahren
n Im Zuge dieser Information sollte den Zahlungspflichtigen auch deren IBAN und
BIC mitgeteilt werden, um zu überprüfen, ob diese auch aktuell/korrekt sind.
Für neue Zahlungspflichtige gilt:
n neues Mandat bei SEPA Firmenlastschrift erforderlich
n neues Mandat in Deutschland auch bei bestehendem Abbuchungsauftrag
erforderlich
n Bei SEPA Firmenlastschrift Info an Zahlungspflichtigen geben, dass dieser
das Mandat an seine Hausbank übermittelt (in Deutschland ist eine Originalunterschrift
erforderlich)
Beachten Sie die Anlieferfristen für
n SEPA Lastschrift
- 5 Tage vor Fälligkeitsdatum bei Erst- und Einmallastschriften
- 2 Tage vor Fälligkeitsdatum bei wiederkehrenden Lastschriften
Ausblick: ab April 2013 ist eine Einreichung von österreichischen SEPA Lastschriften
mit einer verkürzten Vorlauffrist von einem Tag vor dem Fälligkeitsdatum
möglich (SEPA Lastschrift COR1)
n SEPA Firmenlastschrift
- 1 Tag vor Fälligkeitsdatum
Bei Nichteinhaltung der Anlieferfristen erfolgt eine Weiterrollung des Fälligkeitsdatums
auf den nächstmöglichen Geschäftstag.
Beachten Sie dazu auch die entsprechenden „Cut-Off“-Zeiten für die Anlieferung
von SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift Ihrer Raiffeisenbank.
Als Vorinformation des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen ist
die sogenannte Prenotification erforderlich, damit der Zahlungspflichtige für
entsprechende Deckung am Konto sorgen kann:
n Information des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen über den
Einzug inkl. Fälligkeitsdatum und Betrag
n mind. 14 Tage vor Fälligkeit
n Bei Einzug mit gleichbleibenden Terminen, Intervallen und gleichbleibendem
Betrag reicht eine einmalige Prenotification aus (zB im Rahmen eines Vertrages).
n Bei einmaliger Prenotification mit Zeitangabe zB. 1. des Monats muss ein Zusatz
enthalten sein, dass wenn dieser Tag auf einen Samstag, Sonntag oder
Feiertag fällt, der nächstmögliche Geschäftstag als Fälligkeitstag gilt
n Erfolgt der Einzug nach dem avisierten Datum laut Prenotification ist eine
neuerliche Information an den Zahlungspflichtigen erforderlich
Checkliste SEPA 5

SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift Fortsetzung Notizen Erledigt
Mandatsänderungen (z.B. Änderung der Creditor-ID, Mandatsreferenz, …)
müssen dem Zahlungspflichtigen inklusive dem Gültigkeitsdatum schriftlich
mitgeteilt werden. Die Ausstellung eines neuen Mandats ist nicht verpflichtend.
Die ursprünglichen Mandatsdaten müssen auch in elektronischer Form beim
ersten neuen Einzug mitgegeben werden.
Unsere Umstellungsempfehlung: langsamer Umstieg auf SEPA Lastschrift/
Firmenlastschrift
n Beginn mit wenigen Transaktionen
n Steigerung der Transaktionen in mehreren Tranchen
Kontoinformationen Notizen Erledigt
Analysieren Sie die derzeit verwendeten Kontonachrichten:
n MT940 (strukturiert oder unstrukturiert, SEPA Minimal- oder SEPA
Maximalvariante)
n MT941/942
n Retourdatenträger
Prüfen Sie, ob aufgrund der angelieferten SEPA-Zahlungsverkehrsdaten ein
Adaptierungsbedarf besteht:
n Umstieg auf MT940 Maximal-Variante
n Umstieg auf die neuen XML-camt-Nachrichten
Prüfen Sie im Fall eines Umstiegs auf die camt-Nachrichten, ob Ihr Electronic-
Banking-Programm diese Nachrichten im XML-Format transportieren kann.
(ELBA ab Herbst 2013)
Prüfen Sie im Fall eines Umstiegs auf die camt-Nachrichten, ob Ihr Buchhaltungssystem
diese Nachrichten im XML-Format verarbeiten kann.
Passen Sie die Ausbuchungs-/Zuordnungskriterien in Ihrem Finanzbuchhaltungsprogramm
an die neuen Gegebenheiten an (strukturierte Empfängerreferenz
etc.)
Automatisierungsmöglichkeit/Zusatzprodukte Notizen Erledigt
Nutzen Sie bereits die Electronic Banking Programme von Raiffeisen für Ihren
Zahlungsverkehr?
Können Sie im Zuge der SEPA Umstellung Zusatzprodukte kostengünstig
implementieren?
zB:
n Ausbuchung der offenen Posten mittels Retourdatenträger
n SEPA Truncation
n Raiffeisen virtuelles Kontoservice
Wir empfehlen einen Umstieg von Zahlungsanweisungen auf SEPA Lastschrift/
Firmenlastschrift.
Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Raiffeisen Berater.
www.raiffeisen-ooe.at