1. neue ERASMUS-Hochschulen und - eu-DAAD

Finanzseminar für 

neue ERASMUS-Koordinatorinnen und 

Koordinatoren 

in Bonn am 06.09.2013 

ERASMUS-Seminar zum Projekt- und Finanzmanagement 06.09.2013 

Dr. Torsten Szobries

Gliederung 

Abschlussbericht 2012/2013 

Was muss ich beim Finanz- und 

Vertragsmanagement beachten? 

Tipps für die Durchführung des ERASMUS- 

Programms an der Hochschule 



Abschlussberichte 2012/2013 

Erstellung der Abschlussberichte 2012/2013 

(Excel-Datei und Anleitung wurden am 7.8.13 durch die NA-DAAD über das 

ERASMUS-Forum zur Verfügung gestellt) 

Pünktliche Abgabe zum 15.10.2013 ist sehr wichtig! 

Je nach Zahl der Geförderten viel Arbeitszeit reservieren, 

Zeitreserven für Datenbankprobleme etc. einplanen (bei 

Urlaubsplanung berücksichtigen) 

Klären, wer von der „amtlichen Prüfstelle der Hochschule“ 

unterzeichnet (s. Bericht vom Vorjahr) 



Welche Gelder werden im Abschlussbericht abgerechnet? 

 

 

 

 

SMS (Studienaufenthalte): Das Geld sollte komplett ausgeschüttet werden. (Sonst hätte man die 

Restmittel im Mai melden müssen.) Die Ausschüttung ist in der Regel jedoch kein Problem, da man 

Förderung bis 300,00 EUR pro Monat zahlen darf. Transfer nur mit SMP möglich! 

SMP: (Praktikaaufenthalte) s.o. (bis 400 EUR pro Monat). Transfer nur mit SMS (kein Geld darf also aus 

der Studierendenmobilität abgezogen werden!) 

STT-STA (Mobilität von Lehrenden und Verwaltungspersonal): Auch diese Gelder möglichst komplett 

ausgeben, Transfermöglichkeiten nutzen, Mobilitäten zwischen Juni und September können auch schon 

im Folgejahr gefördert werden. 

OM: Diese Mittel werden nicht geprüft! Fehlende Mittel in den 4 anderen Bereichen können aus OM 

aufgestockt werden. So können z.B. OM-Mittel verwendet werden, um fehlende Mittel bei STT-STA- 

Reisen zu ergänzen: Dies steigert die Past Performance und bringt mehr Geld im nächsten Jahr. 



Übersicht Transfermöglichkeiten 

von SMS auf SMP und umgekehrt bis 100 % 

von STA auf STT und umgekehrt bis 100 % 

von OM auf SM und/oder ST bis 100 % 

von ST (STA/STT) auf SM (SMS/SMP) bis 20 % 

keine Verschiebung auf OM 

keine Verschiebung aus SM 

keine Verschiebung auf Aktionen, die nicht bewilligt wurden 

ERASMUS-Seminar zum Projekt- und Finanzmanagement 06.09.2013 Dr. Torsten Szobries

Tipps für die Vorbereitung des Abschlussberichts: 

Da die Aufenthaltszeiten der Geförderten maßgeblich für die Höhe der 

Förderung ist: Liegen alle Dokumente über die Zahl der Geförderten 

und Aufenthaltszeiten vor? (Studierende: Conf. of Departure) Andere 

Dokumente (z.B. Erfahrungsberichte) können ggf. noch nachgefordert 

werden. 

Klären: Bleiben Restgelder übrig? SMS- oder SMP-Gelder sollten 

nicht übrig bleiben, ggf. an die Studierenden ausschütten (als 3. Rate, 

bei kleineren Beträgen u.U. nur die Studierenden in Hochpreisländern 

fördern, monatliche Fördersummen dürfen 300 EUR nicht 

überschreiten) 



Beispiel für die Restmittelausschüttung: 

SMS-Budget von 36.000 EUR, 20 Studierende x 9 Monate 

gefördert mit einem Stipendium von 180,00 EUR (insgesamt 180 

Monate x 180,00 EUR= 32.400, Restgeld: 3.600,00. Erhöhung 

der Stipendienrate auf 200,00 und Auszahlung der Restmittel (bei 

„krummen“ Summen eventuell aus OM ergänzen, keine 

ungeraden Centbeträge verwenden, dies ergibt Ungenauigkeiten 

wegen der halben Monaten) 



Aufbau des Abschlussberichts 

Der Abschlussbericht besteht aus zwei Teilen: 

1. Lesbarer Ausdruck der Excel-Tabellen und der Finanzkalkulation 

(unterschrieben) 

2. CD-Rom 

3. Sachbericht 

Ausfüllen der Excel-Liste über Datenbank oder manuell (Daten finden 

sich in der Annahmeerklärung) 

Vorsicht, Datenbanken produzieren Fehler (z.B. Leerstellen bei 

Hochschulcodes) dies unbedingt überprüfen! 



Fehlerquellen: 

Datenformate wurden verändert 

Fehler bei den ERASMUS-Codes (Fusionen, fehlende Leerzeichen) 

falsche Codes für Staatsangehörigkeit/Sprachen (anderes Kürzel als 

beim ERASMUS-Code) 

„Kommentar“ nicht ausgefüllt, wenn eine vorherige Eingabe dies 

erfordert 

„Punkt“ statt „Komma“ bei Summen der Mobilitätszuschüsse 

EUR-Betrag mit mehr als 2 Nachkommastellen (nicht sichtbar!) 



Papierunterlagen 

(diese können ggf. auch noch nach dem Abschlussbericht vervollständigt werden) 

Unterschriebene Erfahrungsberichte (Fließtext und Fragebogen) 

Unterschriebene Annahmeerklärung (sehr wichtig, hat 

Vertragscharakter) 

Confirmation of Arrival and Departure 

Learning agreements (Originalunterschriften, Stempel) 

Transcript of records (Kopie) 

Immatrikulationsbescheinigung 

Diese Unterlagen sind neben den Bewerbungsunterlagen und den 

Auswahlprotokollen (mit Dokumentation der Ablehnungsgründe) 

aufzubewahren (sie werden in Audits kontrolliert) 



Jahreszyklus (fett: Termine bei der nationalen Agentur) 

 

Bis 15. Oktober 2013: Abschlussbericht 

Seit Juli 2013: Auszahlung der ersten Rate (WS 2013/14) 

Dezember 2013: Werbung (und Beratung) für ERASMUS Aufenthalte 2014/15 

 

 

 

(Meistens) Januar 2013: Bewerbungsverfahren an den Fakultäten/Instituten 

(Auswahlprotokolle und Unterlagen aufbewahren!) 

Ab Januar 2014: Auszahlung der zweiten Rate (WS 2013/14), Nominierung der 

Outgoings 2014/15 

Bis 1.Februar 2014: Zwischenbericht, Anträge auf zusätzliche Mittel 

Bis 17. Februar 2014: Antrag Key Action 1 

März-April: Auszahlung der ersten Rate (SoSe 2014) 

Anträge auf zusätzliche Mittel sowie Mittelrückmeldungen bis 15.05.2014 

Juni-September: Auszahlung der zweiten Rate (SoSe 2014) 

Abschlussbericht bis 15.10.2014 



Ablauf einer Studierendenmobilität 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Abschluss einer bilateralen Vereinbarung (Unterzeichnung spätestens vor Ausreise) 

Studierende besuchen Informations- und Beratungsveranstaltungen (Dez.-Januar) 

Bewerbung bei der Heimathochschule auf zentraler oder dezentraler Ebene (Januar) 

Auswahl mit Auswahlprotokoll (Februar) 

Nominierung an Partnerhochschule (März) 

Annahme durch die Partnerhochschule (April) 

Erstellung des Learning Agreements, Unterzeichnung der Annahmeerklärung (April- 

Juni) 

Einreichung aller Papierunterlagen (Juli) 

Auszahlung der ersten Rate oder nach Abreise (September) 

Abreise (September) 

Bestätigung über Aufenthalt (Oktober) 

Rückkehr (Januar) 

Einreichung der Bestätigung über die Abreise und der Erfahrungsberichte (Februar) 

Auszahlung der zweiten Rate (Februar) 



Mobilität von Lehrenden und Verwaltungspersonal 

Kurzzeitdozenturen (STA) an ausländischen Partnerhochschulen 

Ziel: Vertiefung der Partnerschaften, Anwerbung von Incomings, 

Internationalisierung des Lehrkörpers 

Als Programm wenig bekannt, Lehrende müssen immer wieder 

angesprochen werden 

Mobilität von Verwaltungspersonal (STT) 

Staff Training Weeks (Hochschulwochen) 

Work shadowing (z.B. Bibliothekare) 

Sprachkurse (nur maximal 50% der STT-Maßnahmen) 

Auch dieses Programm muss stark beworben werden 



Tipps zur Durchführung des Programms 

Nutzen Sie folgende Informationsquellen: 

Schauen Sie sich den Leitfaden immer wieder an, hier finden sich 

fast alle Antworten 

Viele Antworten finden Sie auch auf der ERASMUS-Seite des DAAD 

Bei Problemen, deren Lösung man nicht im Leitfaden findet: 

Kolleginnen und Kollegen anrufen (das klappt immer, alle sind nett 

und hilfsbereit und haben auch einmal angefangen) 

ERASMUS-Experten ansprechen 

DAAD-Ansprechpartner/-innen konsultieren 



Tipps zur Durchführung des Programms (2) 

Pflegen Sie Kontakte mit Ihren Ansprechpartnern und 

Ansprechpartnerinnen und finden Sie heraus, wer noch dazu 

gehört: 

Studienbüros 

Institutssekretariate 

Lehrende / Programmbeauftragte 

Internationale Büros / Stellen in den Fakultäten 

Nutzen Sie dabei E-Mailverteiler, regelmäßige ERASMUS- 

Roundtables, persönliche Gespräche (Werbung für STT und STA ist 

meist nur so erfolgreich) 




Bilaterale Vereinbarungen bilden die vertragliche Grundlage 

für jede Mobilität: 

Überprüfen Sie, ob zu den beantragten Mobilitäten 

Vereinbarungen existieren 

Verlängern Sie abgelaufene Vereinbarungen 

Organisieren Sie die Vereinbarungen in einer Datenbank oder 

Excel-Tabelle 




Finden Sie Softwarelösungen: 

• Reichen Excel-Tabellen? 

• Ist eine Datenbank wie moveon oder mobility online 

notwendig? 

• Braucht Ihre Hochschule vielleicht eine eigene IT-Lösung? 

Setzen Sie den OM-Topf möglichst effektiv zur Unterstützung des 

Programms an Ihrer Hochschule ein (Finanzierung von Personal, 

Sprachkursen, Aktivitäten etc.) 

Nutzen Sie selbst STT, um Ihre Kolleginnen und Kollegen in 

Europa kennen zu lernen! 



Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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