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KONGRESS & NEUE MEDIEN
Wichtige Instrumente im Umgang mit Krisen
sind der Krisenstab, der Krisenplan sowie das
Krisentraining.
In der Literatur werden verschiedene Maßnahmen
des Krisenmanagements vorgeschlagen.
In der Praxis kommen diese jedoch nur bedingt
zum Einsatz. Eine Befragung von Kongressorganisatoren
bringt interessante Erkenntnisse:
Krisenantizipation
Krisenantizipation beginnt bei der Kongressorganisation
in der Erstplanung. Diese umfasst
die Auswahl des Veranstaltungsortes und das
Prüfen von Rahmenbedingungen des Kongresses.
Auch eine gute Kongressplanung sowie deren
permanente Überwachung sind wichtig zur
Krisenantizipation, z.B. die Definition geplanter
bzw. gewünschter Endergebnisse. Basierend auf
solcher Überwachung muss ein Kongressprojekt
auch permanent an Veränderungen angepasst
werden, um Krisen zu vermeiden. Eine
weitere Maßnahme zur Krisenantizipation ist
die gewissenhafte Beratung des Veranstalters.
Dabei muss das Organisationsteam nicht nur
über mögliche Risiken informieren, den Veranstalter
nötigenfalls auch zügeln, sollten dessen
Wünsche den Kongress gefährden. Regelmäßige
Reports an den Projektleiter – an jene Stelle
mit der größten Expertise – stellen eine weitere
Möglichkeit der Krisenantizipation dar.
Darüber hinaus werden in Organisationsteams
gewisse „Dos and Donts“ festgelegt, die bei Einhaltung
Krisen entgegenwirken sollen. Neben
den als Krisenmanagement zu bezeichnenden
Maßnahmen bieten sich einem Organisationsteam
auch andere Möglichkeiten der Krisenantizipation
wie zum Beispiel Qualitätsmanagement
und Risikomanagement.
Prävention
Zu den präventiven Maßnahmen des Krisenmanagements
gehören Checklisten und Guidelines,
welche im Falle von Anzeichen einer
Krise angewandt werden können. Diese sollen
ein schnelles Handeln ermöglichen, bieten
dabei jedoch nicht Lösungen an, sondern dienen
primär zur Krisenidentifikation und zur
Darstellung der Ist-Situation. Neben solchen
Checklisten und Guidelines kommt auch eine
festgelegte Kommunikationskette zum Einsatz,
die regelt, wer wen zu informieren hat. Sind
Anzeichen einer Krise erkennbar, wird Brainstorming
zur Identifikation der Krisenursache
sowie zur Aktionsmöglichkeit angewandt. In
der Folge werden Ergebnisse des Brainstormings
evaluiert und darauf basierend agiert.
Diese Maßnahme kann als Brainstorming –
Evaluieren – Agieren bezeichnet werden.
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Bewältigung
Auch bei der Krisenbewältigung kommen Guidelines
und Checklisten zum Einsatz, um ein
schnelles Reagieren zu ermöglichen. Darüber
hinaus bedient man sich auch der Brainstorming-Methode,
die in dieser Phase jedoch als
Brainstorming – Evaluieren – Reagieren zu
bezeichnen ist. Eine sehr wichtige Maßnahme
der Krisenbewältigung ist das Finden von Alternativen.
Der Krisenstab hat die Aufgabe, Lösungen im
Krisenfall zu finden. Dieser Stab, bestehend
aus dem Projektleiter sowie erfahrenen Teammitgliedern,
kann jedoch nicht als permanente
Stabstelle mit dem Ziel der Krisenbekämpfung
gesehen werden.
Ein Krisenplan existiert in Form von Checklisten
und Guidelines, die zur Lösung einer Krise
beitragen, jedoch keine konkrete Lösung zur
Krisenbewältigung beinhalten.
Krisentrainings kommen in der Praxis nicht im
herkömmlichen Sinne zur Anwendung. In regelmäßigen
Meetings wird gegebenenfalls auf
Ursachen von Krisen eingegangen, wie agiert
oder reagiert wurde und welche Folgen die Krise
nach sich gezogen hat.
Kommunikation bei Krisen im Kongresswesen
kann als sehr wichtig, sogar als Schlüssel
zur Bewältigung bezeichnet werden. Sie dient
dabei nicht nur dem Weiterleiten von Maßnahmen,
sondern nimmt auch Angst und Panik
der Mitarbeiter als auch aller Stakeholder.
Kommunikation kann somit als Instrument zur
Kontrolle bezeichnet werden. Es darf jedoch
nicht fälschlicherweise angenommen werden,
dass Kommunikation alleine den Umgang mit
Krisen ermöglicht – auf Kommunikation muss
Aktion folgen.
Um Kommunikation effektiv einzusetzen, muss
sie geregelt sein und differenziert werden. Die
Regelung der Kommunikation betrifft grundsätzlich
das Klären der Frage, wer darf bzw.
muss was an wen kommunizieren. Die Differenzierung
betrifft zum einen die Unterscheidung
zwischen interner und externer Kommunikation
als auch die Differenzierung der
externen Kommunikation im Speziellen. Damit
ist gemeint, dass verschiedenen externen Empfängern
der Kommunikation unterschiedliche
Inhalte durch separate Kanäle vermittelt werden
muss.
Zum Umgang mit Krisen in Kongresswesen bedarf
es bestimmter Kompetenzen. Zu diesen
gehören das Überblickbewahren, Flexibilität,
Beratung sowie Kommunikation. Unter Überblickbewahren
versteht sich die Fähigkeit des
Organisators, den gesamten Prozess der Kongressorganisation
und dessen Zusammenhänge
zu erkennen.
Nur so kann erreicht werden, dass Scheinlösungen
bzw. falsche Lösungen erkannt und vermieden
werden. Damit verbunden spielt auch
die Flexibilität eine wichtige Rolle. Dabei ist die
Flexibilität des Kongresses an sich gemeint, um
auf Veränderungen bis zum Schluss reagieren
zu können. Weiters wird die Kommunikation
als wichtige Kompetenz definiert. Sie wird als
wichtiger Schlüssel zur Krisenbewältigung gesehen.
Darüber hinaus wird die Beratung als
wichtige Kompetenz gesehen. Sie dient dazu,
dem Veranstalter Ängste zu nehmen. Es gilt
also krisenkompetent aufzutreten. Vor allem
diese letzte Kompetenz wird auch in Zukunft
von immer größerer Bedeutung sein.
Auszug: Möslinger, Konstantin (2012): Krisenmanagement
im Kongresswesen – Der Umgang mit Krisen
bei der Organisation eines Kongresses. Bachelorarbeit
am Institut für Tourismus der FH Wien
Krisenmanagement
auf der Convention4u
Innerhalb unseres Teams haben wir uns intensiv
mit dem Thema Krisenmanagement auseinandergesetzt
und evaluiert, wie wir uns verhalten
haben bzw. was wir schon im Vorfeld besser
machen hätten können.
Unser Ergebnis wurde ein Blueprint eines
Krisenplans: siehe Grafik Seite 30
Für uns kamen die Auswirkungen des Hochwassers
einfach überraschend. „So eine Krise kann
uns gar nicht treffen.“ Die Herausforderung war
schlussendlich, Entscheidungen schnell und
fokussiert zu treffen, dabei aber unsere Budgetsituation
nicht außer Acht zu lassen und den
anwesenden Teilnehmern einen angenehmen
sowie stresslosen Aufenthalt zu ermöglichen.
Ehrlicherweise müssen wir zugeben, mit einem
Krisenplan bzw. vorgegebene Richtlinien hätten
wir unsere Entscheidungen wesentlich schneller
treffen können.
Als eingespieltes, humorvolles Team und dank
toller Unterstützung des Congress Salzburg
Teams konnten wir das allerdings wieder ausgleichen.
Ich mag mir aber gar nicht vorstellen,
wenn ich mit neuen Mitarbeitern ohne Erfahrung
hätte arbeiten müssen. Zusammenfassend
empfehle ich: Sei vorbereitet, informiere
ehrlich, offen und sachlich und sei schnell mit
deinen Entscheidungen.
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