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KONGRESSE & NEUE MEDIEN
Case Study:
VERANSTALTUNGSMANAGEMENT
AN DER UNIVERSITÄT WIEN
DIE „ALMA MATER RUDOLPHINA VINDOBONENSIS“
IST EINER DER GRÖSSTEN EVENT LOCATIONS IN ÖSTERREICH
Von Falk Pastner, MBA
Wissenschaftliche Kongresse und Tagungen sind
seit jeher mit Universitäten eng verbunden.
Bereits im Mittelalter sorgten Disputationen,
zu denen teilweise Gelehrte aus anderen Ländern
reisten, für einen „ersten Wissenschafts-
Tourismus“. Der erste offizielle Kongress wurde
im Jahr 1832 auf Empfehlung des Kaisers abgehalten
und fand im alten Universitätsgebäude
– der heutigen Akademie der Wissenschaften
– statt und im Laufe der Zeit häuften sich die
wissenschaftlichen Tagungen und Kongresse,
die an der Universität Wien abgehalten wurden.
Heute ist es für die wissenschaftliche Reputation
in der Karrierelaufbahn eines Professors
und einer Professorin beinahe unerlässlich, einen
Kongress oder eine Tagung zu organisieren
und sich dadurch international zu profilieren.
Kongresse helfen nicht nur den Professoren
und Professorinnen bei der internationalen
Vernetzung in ihren Fachbereichen, sondern
stellen auch die Universität und ihren Standort
beziehungsweise ihre Stadt ins internationale
Rampenlicht.
Dieser Nutzen wurde an der Universität Wien
bereits in den neunziger Jahren erkannt, wo
man in weiterer Folge die Abhaltung von Kongressen
forcierte und unterstützte. Allerdings
waren die rechtlichen Rahmenbedingungen
einer Kongressorganisation teilweise recht
schwierig, da der Universität – als Teil des Bundes
– keine zentrale Infrastruktur zur Verfügung
stand. Somit musste jeder Professor und
jede Professorin die Organisation eines „eigenen“
Kongresses selbst in die Hand nehmen.
Mit dem Zugeständnis der Autonomie im Jahre
2002 und der folgenden Umwandlung der
Universitäten in autonome Institutionen mit
mehr Eigenverantwortung und Leistungsorientierung,
erkannte das Rektorat der Universität
Wien, dass es bei der Organisation von Kongressen
und Tagungen kaum einen Wissenstransfer
oder Erfahrungsaustausch zwischen den Organisatoren
und Organisatorinnen gab. Zudem
mussten viele Professoren und Professorinnen
mit logistischen Herausforderungen kämpfen
und konnten sich dadurch nicht vollends den
wissenschaftlichen Inhalten widmen.
Um diesem Missstand entgegenzuwirken führte
die Universität Wien eine interne Bedarfsanalyse
für den Bereich „Event“ durch und entwickelte
einen Business Plan, der es ermöglichen
sollte, zentrale Dienstleistungen für Veranstaltungen
bereitzustellen, ohne die Universität
mit Mehrkosten zu belasten. Aufgrund dieser
Analyse wurden folgende Bereiche als wichtige
Dienstleistungen identifiziert:
- Venue Management: eine zentrale Anlaufstelle
beschäftigt sich mit der Vermietung und Servicierung
universitätsinterner Räumlichkeiten.
- Veranstaltungstechnik: Fachpersonal verwaltet
nicht nur die In-House AV-Medientechnik
und IT Services, sondern übernimmt im Bedarfsfall
natürlich auch die Koordination mit
externen Technikfirmen.
- PCO: eine Abteilung „Kongress Service“ kümmert
sich um die klassischen PCO Aufgaben, wie
zB. Teilnehmerverwaltung, Abstract Handling,
Finanzmanagement, Hotelzimmerverwaltung,
touristisches Rahmenprogramm und die Erstellung
von Kongress Webseiten.
- Messe und Exhibition Handling: ein Team bereitet
Messebereiche für Fachausstellungen vor,
assistiert bei Shipping und Handling und übernimmt
nicht zuletzt die logistische Unterstützung
für Aussteller und Ausstellerinnen vor Ort.
Zusätzlich wurde Kompetenz geschaffen, um
Professoren und Professorinnen in Finanzierungsfragen
(Finanzierungsrisiko und Seed-
Funding/Basisfinanzierung), bei Anträgen für
Fördermittel und bei rechtlichen Fragen zu
unterstützen. Durch diesen sowohl persönlichen
als auch professionellen Kontakt konnte
Professoren und Professorinnen die Angst vor
der Organisation und Durchführung von Kongressen
genommen werden. Besonders wichtig
war und ist auch die Abstimmung mit dem lokalen
VCB, dem Vienna Convention Bureau, um
bei einer Kongressbewerbung die Erarbeitung
gemeinsamer Bid-Books möglichst effizient
durchzuführen.
All diese Bereiche wurden sukzessive im „Ver-
Besuchen
Sie uns!
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7. – 8. Oktober
Stand 19
Congress Management | Incenti
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