Mitteilungsblatt 2013

geben an, dass die Datenspeicherung redundant erfolgt.
Zentral war die Frage, von welcher Seite die Archive Unterstützung
bei der elektronischen Langzeitarchivierung
erwarten. An erster Stelle wird von der eigenen Kommune
Hilfe erwartet (17 Archive). Im Speziellen wurden dabei
die Fachbereiche EDV-Abteilung, Organisationsamt, Systemadministration
oder auch der direkte Vorgesetzte genannt.
In zweiter Instanz erhofften sich die Kommunalarchive
aber auch Unterstützung von der thüringischen Archivberatungsstelle,
gefolgt vom Thüringischen Hauptstaatsarchiv
Weimar. Nur einmal wurden eine Koordinierungsstelle
und die Bundeskonferenz der Kommunalarchive genannt.
Recht häufig wurde ganz allgemein Unterstützung
„vom Land“ erhofft. Fortbildungen und Seminare wurden
als probate Mittel der Unterstützung genannt, gefolgt von
Wünschen nach „Erfahrungsaustausch“ und „regelmäßigem
Informationsaustausch“.
Des Weiteren erhoffte man sich Standards, besonders im
Bereich der Formate und Metadaten. Vereinzelt tauchte
auch der Wunsch nach personeller und finanzieller Unterstützung
auf. Ein Archiv erwartete eher „konkrete Handlungsanweisungen“.
Die größten Hürden bei der Langzeitarchivierung scheint
es in den Bereichen Finanzierung und bei der Schaffung
nötiger technischer Voraussetzungen zu geben. Eng miteinander
verknüpft sind die Argumentationsbereiche „Personal“
und „Zeitmangel“, die als äußerst problematisch
beschrieben wurden (z. B. „mangelnde zeitliche Ressourcen,
da Vollauslastung mit „klassischer“ Archivierung“,
„Zeitmangel da 12 Wochen-Stunden“). Interessanterweise
folgen auf diese Grundprobleme kommunaler Archivarbeit
als weitere Hürden das fehlende Verständnis in der
eigenen Verwaltung (z. B. „Unverständnis“, „mangelndes
Verständnis der Entscheidungsträger“) und die ungenügende
Schriftgutverwaltung bzw. Aktenbildung in den jeweiligen
Verwaltungen.
Die speziellen Problemfelder bei der digitalen Langzeitarchivierung,
im Besonderen die Vielfalt der Formate,
die Datenmenge oder die Haltbarkeit der Datenträger,
wurden zwar von den Kommunalarchivaren als Hürden erkannt,
liegen aber bei der Zahl der Argumente eindeutig
hinter den oben genannten Faktoren.
Die Antworten auf die Frage nach der Selbsteinschätzung
im Hinblick auf die eigene Kompetenz bei der Langzeitarchivierung
entsprechen im Kern den bisherigen Befunden.
So machten 83 % der Kommunalarchive deutlich,
dass sie sich nicht oder nur eingeschränkt für kompetent
auf diesem Gebiet halten. Nur 13 % (7 Archive) meinten
überhaupt kompetent auf dem Gebiet der elektronischen
Langzeitarchivierung zu sein.
Um der Frage nach möglichen Organisationsformen zur
Unterstützung nachgehen zu können musste die Wirkungskraft
des bereits bestehenden deutschen Kompetenznetzwerkes
zur digitalen Langzeitarchivierung
(nestor) hinterfragt werden. Die Studie macht dabei eindrücklich
deutlich, dass fast 60 % der Kommunalarchive
keine Kenntnis von dem Kompetenznetzwerk nestor besitzen.
Zudem haben weitere 32 % bisher nicht auf die
Informationen, die online zugänglich sind, zugegriffen.
Gerade einmal 11 % (6 Archive) haben bisher die Informationsdienste
von nestor in Anspruch genommen.
Ein Konzept zur Archivierung der Internet- und Intranetauftritte
(Webarchivierung) in der eigenen Kommune
existiert bei fast 90 % der Kommunalarchive derzeit nicht.
Fazit
Im Hinblick auf den rechtssicheren, dauerhaften Erhalt
der elektronischen Personenstandsregister forderten
jüngst Ralf-Maria Guntermann und Peter Worm an den
fachlichen Standards ausgerichtete Systeme, qualifiziertes
Personal und ausreichende Ressourcen für den Betrieb
dieser Archivsysteme. Im Vergleich hierzu sind die
Ergebnisse der obigen Umfrage bei den thüringischen
Kommunalarchiven ernüchternd.
Auch wenn sich auf Landesebene andere Entwicklungen
abzeichnen, so trifft die folgende Erkenntnis von Christian
Keitel aus dem Jahr 2010 nachweislich auch für die
thüringische Archivlandschaft weiterhin zu: „Die Zahl
der Archive, die bereits digitale Unterlagen bewertet und
vielleicht sogar übernommen haben, stagniert jedoch auf
konstant niedrigem Niveau“. Obwohl auch die kommunalen
Archive in der Lage sein müssen, über einen unbegrenzten
Zeitraum als archivwürdig eingestufte digitale
Unterlagen unverändert aufzubewahren, und nachzuweisen,
dass diese Daten von den angegebenen Registraturbildnern
stammen (Integrität und Authentizität) sowie
fähig sein müssen, die digitalen Objekte über den Wechsel
von Datenträgern und Softwareumgebungen hinaus
lesbar zu halten, fehlen in den meisten Kommunalarchiven
hierzu die finanziellen, technischen, personellen und
fachlichen Voraussetzungen. So weisen die Ergebnisse
der Befragung zwar nach, dass scheinbar in allen Bereichen
der Kommunalverwaltungen seit mehreren Jahren
elektronisch gearbeitet wird, aber gleichzeitig machen
sie auch deutlich, dass bisher nur wenige thüringische
Kommunalarchiv elektronische Unterlagen bewertet, geschweige
übernommen haben.
Noch gravierender ist jedoch der Befund, dass sich
hierzu 83 % der Kommunalarchive nicht oder nur bedingt
kompetent halten. Technische Grundvoraussetzungen
für die Bewertung, Übernahme und Erschließung
elektronischer Unterlagen wie Intranetanschlüsse,
Schnittstellen zu elektronischen Systemen
oder selbst Erschließungsprogramme sind vielfach nicht
vorhanden. Ein eigenes aktives Handeln der meisten
Archive scheint bei den vorhandenen Ressourcen ohne
fachspezifische Hilfe von außen nicht möglich. Auch
wenn derzeitig in den verschiedenen staatlichen Archiven
zu den im Aufbau befindlichen oder bereits etablierten
digitalen Langzeitarchiven Geschäftsmodelle entwickelt
werden, die den kleinen bis großen Kommunalarchiven
Kooperationen ermöglichen sollen, so sind – wie die obige
Studie empirisch nachweist – zusätzlich Beratung und
Koordinierung bei der digitalen Langzeitarchivierung notwendig.
In diesem Sinne gilt es zeitnah eine Lösung zu finden,
in welcher organisatorischen Form diese Beratung und
Koordinierung geleistet werden kann. Auch müssen die
Kommunalverwaltungen für die Notwendigkeit elektronischer
Langzeitarchivierung sensibilisiert werden, um
notwendige finanzielle und personelle Ressourcen zur
Verfügung zu stellen.
„Archive in Thüringen“ 2013
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