Das Einlesen im Microsoft Office - Programm Excel - COPPS

Einleitung 

Handbuch DIDEX-K ,der DatenExport mit Komfort 

COPPS®DILOG DIDEX -K , der DatenExport mit Komfort 

mitDILOG 2005 Version Jahr 2005 ConvertXML 

in KURZFORM 

_______________________________________ 

Nehmen Sie sich bitte die Zeit, diese Informationen zu lesen (der technische Anhang mit den 

Datensatzbeschreibungen ist dabei erst einmal nicht wichtig). 

Um was geht es ? 

Es geht um die gesetzliche Vorschrift, die steuerlich relevanten Daten einer EDV per Datenträger bei 

einer Prüfung zur Verfügung stellen zu können. 

Diese Daten sind deswegen in einem Tabellenkalkulationsprogramm abrufbar, also auch für interne 

Zwecke zur Erfüllung bestimmter Informationsbedürfnisse, wie das Erstellen bestimmter Listen nach 

eigenen Wünschen abrufbar. 

Lesen Sie mindestens die Abschnitte mit dem Kennzeichen �� 

Lesen Sie auf jeden Fall die Abschnitte mit dem Kennzeichen�� 

Die Abschnitte mit Kennzeichen �� 

müssen Sie nicht unbedingt sofort lesen. 

DILOG GSC/XPC 2005 / 2006 ist ..DIDEX-K … 

DILOG DIDEX-K umfasst den Datenexport aus der Lohnbuchhaltung mit neuen CONVERT – 

Programmen und stellt die komfortable Datenkonvertierung von Buchhaltungsdaten als Ausgabedatei in 

verschiedene Standarddatenformate (.TXT .CSV .DBF und .XML) dar. 

Die Ausgabe dient zur Auswertung , Analyse, Weiterbearbeitung in einer Tabellenbearbeitung wie 

Microsoft- EXCEL, Microsoft - Access, oder für Nutzung als Datenbankzugriff über ODBC – 

Abfrageprogramme. 

Die Ausgabe dient zur Weitergabe für Prüfzwecke und zur Weiterverwendung in anderen Programmen, 

zur papierlosen Informationsweitergabe und zur frei gestaltbaren Ansicht im Internetbrowser. 

CONVERT -AUSGABELohn2005-CSV-DBASE-XML-in-KURZFORM.doc Seite - 1 - von 1 Seite(n) 

COPPS® Software und Services seit 1972 – Ihr Partner zur kaufmännischen Software 

für Linux SCO-Unix ,Windows, Microsoftserver 2000/2003, Novell, IBM-AIX, HP-Series

Die Dateiformate des Datenexports. 


Das erstellte Dateiformat erkennt man an dem Datei - Extend, der die Dateiidentifikation aussagt. 

Das sind die 3 Zeichen hinter dem letzten Punkt eines Dateinamens. Diese 3 Zeichen bilden die Dateiidentifikation. 

Bekannt aus der Büroarbeit mit Office-Programmen ist sicher allgemein das Extend von Worddokumenten =.DOC oder das 

Extend von den Excel-Arbeitsblättern = .XLS 

Der Datenexport in den CONV – Programmen kann flexibel in verschiedenen Formaten durchgeführt werden: 

ASCII .TXT Ein Textformat, Feldtrennzeichen = TAB 

ASCII/CSV .CSV Ein spezielles Textformat, Feldtrennzeichen = “;“ 

ASCII Text 

Eine Datei mit der Dateidefinition .TXT entspricht im Prinzip der Ausgabe von Daten auf einem Drucker, wobei die 

Datenausgabe umgeleitet ist und die Daten statt auf einem Drucker in eine Datei geschrieben 

werden. Die Spaltenerkennung geschieht dabei durch die Leerstellen / TABS zwischen den Feldern. Das Format wird ASCII 

Text genannt. 

ASCII / CSV 

Da dies insbesondere bei Texten zu Schwierigkeiten führt (z.B. der Text “Bergmann, Hans Joachim“) 

Während des Einlesens in einem Auswertungsprogramm führt, gibt es das von Microsoft eingeführte modifizierte Format, 

daß die Felder durch Trennzeichen auseinander hält. das geschieht mit den Zeichenfolgen “;“ oder nur durch das Zeichen ; 

(Semikolon). Es wird unter anderem beim Exportieren oder Importieren von Outlook / OutlookExpress – Adressdateien 

benutzt und hat die Kennung .CSV. 





DILOG-DIDEX-K enthält 2 Convertprogramme als Programmpaket. 

Die CONVERTprogramme erzeugen automatisch im Ordner …\copps\Auswertung\dilog 

eine entsprechende Datei mit der ausgewählten Dateiidentifikation (das so genannte „Extend“ nach dem Punkt im Dateinamen) 

.TXT oder .DBF. .CSV oder XML. 

Neue Programme: 

COPPS® DILOG GSC/XPC Lohn/Gehalts-Buchhaltung 2005 Stand 30.10.2005/ 

Release Update Dez.12/2005 

Mit den Programm - Modulen: 

DIDEX-Package: 

CONVLOKT Alle Abrechnungsdaten aus dem Lohnkonto 

Für das Ergebnis aus Monat von-bis zum laufenden Buchungsjahr 

CONVLERF Alle Abrechnungsdaten aus der Lohnerfassung 

Für das Ergebnis aus Monat von-bis zum laufenden Buchungsjahr 

Der Start der Programme ist in diesem Dokument unter PROGRAMMSTART und in der Detailbeschreibung beschrieben 

Voraussetzung zur Nutzung dieser Programme: 

DILOG GS/XP Stand der Perfidia-Version 12.2005 

mit den geänderten Programmodulen: 

LOMONABS 

LOJHRABS 

außerdem das Update zu 

LONLAD, 

und zu CBLCONFI , ein wichtiges Basismodul. 

Das Dateiverzeichnis 

Allgemeines Standardverzeichnis 

Dateiverzeichnis für die Datendateien zur Auswertung: 

Das Standardverzeichnis ist im COPPS- Bereich, dort im Hauptordner Auswertung, Unterordner DILOG. 

::\copps 

::\copps\auswertung 

::\copps\auswertung\dilog 

Der Ordner Auswertung und der Unterordner DILOG wird automatisch beim Starten des DILOG - 

Lohnbuchhaltungssprogramms oder beim Starten der DIBU Finanzbuchhaltung angelegt, falls dieser noch nicht vorhanden ist. 




Dort werden die Auswertungsdateien abgestellt. 

Muster Abbildung Pfadverzeichnis im Explorer: 


Andere Verzeichnisse benutzen: 

Es lassen sich auch andere Verzeichnisse benutzen, diese müssen dann in der Konfigurationsdatei zum 

Lohnprogrammaufruf angegeben werden. 

Ist dort keine spezielle Angabe gemacht, wird das Standardverzeichnis genommen. 

Um einen anderen Hauptordner anzulegen, muss in der Konfigurationsdatei der Eintrag 

SET AUSWERTUNG 

abgeändert oder eingefügt werden. 

Der Dateiname. 

# Auswertung/Finanzamt 

# Ablageort für Auswertungen 

SET AUSWERTUNG=..\auswertung | Defautlt ist „auswertung“ 

Dieser wird per Programm dann automatisch weiter unterteilt in: 

/dibu /dilog /diaf /dibest und /dikost 

(dimal wird unter dibest abgelegt) 

Einschränkungshinweis: 

Wenn Sie eigene Ordner wählen, ist auf folgendes zu achten: 

Die Exportdateien in den Auswertungsteilen der Buchhaltung ( Dibu-Komfort-Export und DILOG-Komfort -Export) 

benutzen alle den gleichen Eintrag, wobei die Pfade inkl. Dateinamen beim Export im DBF-Format (Dbase- 

Datendateien) eine Gesamtlänge von derzeit 64 Zeichen nicht überschreiten dürfen. (Stand 4/2005). 

Der Dateiname der CONVERT - Exportdatendateien , ist fest vorgegeben. Der Dateiname wird aus mehreren Aspekten 

automatisch generiert. 

Die Dateinamen für die CONVLOKT-Auswertungen: 





In dem Programm CONVLOKT automatisch erstellte CSV-Dateien 

Beispiel: 

F01LKTOP9999A20050107T051207U004347.DBF 

F01LKTOP9999A20050107T051207U004347.TXT 

F01LKTOP9999A20050107T051207U004347.CSV 

Der Dateiname enthält die Informationsdaten zu den Dateninformationen: 

1. Firmennummer ist Bestandteil mit der Angabe „Firma XX“ F01 

2. Kontenkreis Alle PersonalNummern 9999 

oder 

eine bestimmte PNR 01 bis 9998 

3. PersonalNr-ID (A= Alle E= Einzel) A oder E (Hier A = alle) 

4. Buchhaltungsjahr 2005 

5. Buchhaltungsmonate von bis 0107 ( hier = Jan. bis Juli) 

6. Erstelldatum -Tag (T......) 05.12.07 hier 

7. Uhrzeit vom Tage (U......) 00 Uhr 43Min. 47 Sek. hier 

zur eindeutigen Identifikation. 

TXT/CSV 

Datensatz: Lohnkonto.cov 

Referenzdatei: Lohnkonto.xfd 

Referenzort: ..\ODBC\XML\DILOG oder ähnlich 

DBF 

XML 

Referenz Aufbau der Spalten wie für TXT/CSV 

Referenzdatei: xml-kontenstamm.xfd 

Referenzort ..\ODBC\XML\DILOG oder ähnlich 

Die Datensatzstruktur der Datei (Dateibeschreibung) ist in dem technischen Teil dieses Dokuments zu den einzelnen 

CONVERT- Programme im Detail beschrieben. 

Die Referenzdatei „xml-kontenstamm.xfd“ – steht im ODBC- Datenbankverzeichnis des COPPS-Systems für einen 

ODBC- Zugriff zur Verfügung. Diese entspricht auch dem Aufbau der TXT/CSV-Struktur. 

XML-Referenz 

F01LKTOP9999A20050107T051207U004347-X.XML 

convlokt.xsl 

F01LKTOP9999A20050107T051207U004347-S.XML 

convlokt.xs 

Xmlconvjourschema 

F01LKTOP9999A20050107T051207U004347-C.XML 

convlokt.css 





Das Einlesen einer erstellten Datenexportdatei 

Als Beispiel dient das Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel 

Öffnen der CSV-Datei (.CSV): 

Die Speicherung als .CSV Datei erwartet beim späteren Öffnen im Officeprogramm wie Excel , dass das Dateiformat .CSV 

angegeben wird, die Formatierung der Spalten geschieht dann hierbei automatisch, wir diese Datei als Textdatei geöffnet, 

müssen die Spaltenkennungen eingegeben werden ….. 

In den neuen Officeprogrammen von Microsoft wird die CSV-Datei automatisch als Exceldatei erkannt 

und mit Excel bei Doppelklick auf diese Datei im Explorer geöffnet. Wenn das nicht automatisch abläuft, geben Sie die 

Formatierung bei der Anforderung aus dem Excelprogramm dann an: 

Das sind: 

Spaltenformat = Trennzeichen 

Zeichensatz = Windows Zeichensatz oder DOS-Zeichensatz 

Feldtrenner = Semikolon und das “ “ Zeichen . 

Beispiel (hier aus DILOG) 

Lohnkontoauswertungen: 

F01LKTOP9999A20050107T051207U004347.CSV 

Der Dateiname enthält die Informationsdaten zu den Dateninformationen wie Erstelldatum mit Tag / Uhrzeit und welche 

Personalnummer / oder alle und welches Jahr und welcher Monatsbereich gewählt wurde. Die Firmennummer ist Bestandteil 

mit der Angabe „FXX“ (xx = Firmenummer 01-99). 

Die Verarbeitung in Excel oder anderen Tabellenprogrammen ermöglicht es dann mit der Sortierfunktion beliebig nach 

ausgewählten nach aufsteigender oder absteigender Reihenfolge zu sortieren. 

Das Einlesen im Microsoft Office - Programm Excel: 

Dateien können im Excel durch ÖFFNEN gestartet werden, 

oder aus dem Explorer heraus, wenn dem Dateinamen ein 

Programm zugeordnet ist. In der Regel wird eine Datei mit 

dem Extend „.CSV“ automatisch mit Excel geöffnet. 




Ansicht zur Auswahl: 

Suchkriterium (Beispiel) 


Da diese Auswertungsdatendateien zum Lohnkonto den Begriff „LKT“beinhalten, können Sie beim Öffnen /Auswählen 

selektieren: 

Beispiel oben Dateiname:: *LKT* 

Dateityp:Textdateien (*.txt und *.csv) 

Andere Möglichkeit. 

z.B. *A0107* dann werden alle Auswertungsdateien zur Auswertung Monat 01-07 angezeigt..... 

Während der Bearbeitung im Tabellen - Kalkulationsprogramm 

Mit der Sortierfunktion im Excel kann die Tabelle nun nach verschiedenen Gesichtspunkten umsortiert werden, um damit 

Auswertungen nach verschiedenen Gesichtspunkten durchführen zu können. 





Ausschnitte der Tabelle können wiederum kopiert und in andere Dokumente wie Word eingefügt 

werden…. 

Nach der Auswertung im Microsoft Office - Programm Excel: 

Speichern der aufgerufenen und eventuell durch Sortierkriterien abgeänderten Auswertung unter einem anderen 

Format: 

Wählen Sie dazu im Tabellenprogramm: 

SPEICHERN UNTER 

DATEITYP ....................... den gewünschten Dateityp 

Die Datensatzbeschreibung 

Sie können auch, wenn die Auswertung als Information 

verteilt werden soll, die Tabelle im PDF-Format 

speichern, wenn Sie dazu einen PDF- Writer in Ihrem 

PC-System eingerichtet haben. 

Microsoft Office-2003 bietet weiterhin die Möglichkeit 

die Daten im Internetformat .HTML oder .XML zu 

speichern. 

Über die Druckausgabe , wenn ein PDF-Programm 

installiert ist wie ADOBE Acrrabat oder das COPPS- 

PDF- Drucksystem , kann die Tabelle auch als PDF 

gespeichert werden und dann mit dem AcrobatReader 

gelesen werden. 

Sie sollten bei Bedarf wissen, dass die Datenbeschreibung in der Anlage zu finden ist (am Ende dieser Beschreibung). 

Diese braucht ein Prüfer, um zu wissen, was hinter welchen Feldern in der Datendatei an Lohndateninformationen verborgen 

ist. 

In der Anlage zur Beschreibung ist der Satzaufbau und die Satzbeschreibung mit den Felddefinitionen der Auswertungsdatei 

LOHNKONTO 

LOHNERFASS 

beschrieben. 

Diese Angaben benötigen Sie : 

- Zur Weitergabe der Auswertungsdateien 

- Bei Anforderung einer steuerlichen Prüfung zur Bereitstellung der Buchungsdaten in maschinell lesbarer 

Form 

- Zur Erstellung von XML-Referenzen 

- Bei ODBC-Datenbankabfragen mit dem AcuODBC-Zugriff. 




Aufruf der Programme: 


Die Programme werden automatisch mit dem Abschluss Monat und Jahr aufgerufen. 

Sie können die Programme aber auch manuell aufrufen, um den Datenexport bei Bedarf für 

Auswertungen gezielt zu benutzen. 

Automatischer Aufruf: 

Beim Automatischen Aufruf wird das Convertprogramm automatisch aus dem Abschlussprogramm 

aufgerufen und das Passwort richtig eingestellt. 

Sie können dann direkt mit DATEI exportieren starten. 

Die Auswahlfelder sind vorab für eine Gesamtarchivierung eingestellt. 

Wählen Sie dazu lediglich das Ausgabeformat DBASE ab, wenn Sie es nicht mit als Ausgabeformat 

erstellen möchten (spart etwas Zeit evtl. , und wenn das Format nicht angefordert wird). 

Der automatische Aufruf erfolgt beim Monats-und Jahresabschluss. 

Wird die Datenübergabe (1.CONVLOKT, dann 2. CONVLERF) nicht einwandfrei durchgeführt 

erscheint eine Fehlermeldung: 

Hier Beispiel CONVLOKT-Fehler: 





Z.B. wenn Sie beim gestarteten Programm , ohne Exportfunktion mit ESC einfach abbrechen würden, würde die 

Fehlermeldung erscheinen, oder wenn die Datenübergabefunktion durch Datenfehler abgebrochen wird. 

JA = Es wird neu versucht (auch doppelt übertragen; dabei kann nichts passieren, denn die Daten werden mit Datum 

abgelegt(!) 

NEIN = Sie wollen unbedingt weiter machen und später manuell die Übergabe starten. 

Abbrechen das Programm wird abgebrochen, der Monatsabschluss wird nicht durchgeführt. 

Wenn NEIN: , 

Dann erscheint nachstehende Meldung ; 

Abbrechen und Nein führt zum Programmabbruch, 

JA – das Programm wird ohne Datenexport fortgeführt. 

Die Daten-Export Programme können dann im Nachhinein manuell gestartet werden, 

jedoch nicht nach dem Jahresabschluss, denn dann sind die Daten gelöscht. 




Manueller Aufruf 


Die Programme können zwar aufgerufen werden, jedoch aus Sicherheitsgründen nur benutzt werden, 

wenn das Passwort für den Export der Daten eingegeben wird. 

Der Aufruf des Programms erfolgt zunächst über das Hauptmenü – Programmpunkt Dienstprogramme: 

Aufruf manuell in der Programmanwahl ; 

Seite „Dienstprogramme“ 

Anschließend wird der Programmname eingegeben: 

CONVLOKT 

oder CONVLERF 

Nun erscheint die zum Programm entsprechende Eingabemaske. Die nachstehenden Abbildungen zeigen die Eingabemasken 

unter Windows, die Unix-Eingabemaske ist ähnlich jedoch ohne Grafik.. 

Es gilt für alle Exportprogramme: 

Abbruch oder Beenden erfolgt über die entsprechende Taste (Button) oder mit der ESC-TASTE.. 

Zu den einzelnen Spalten kommen Sie mit der TAB-TASTE , mit den Cursortasten oder mit der Maus 

Das Markieren von Feldern kann mit der Maus oder mit der Leertaste (ein/aus Funktion) gemacht werden. 

Passworteingabe für den Start der Auswahl: 




Auswahl: 


Gilt für alle Datenexport-Programme im Lohnprogramm: 

Die Taste Datei exportieren lässt sich nur auslösen, wenn das Passwort zuvor richtig eingegeben ist. 

a) 

Das Programm CONVLOKT (CONVERT LOHNKONTEN) „Lohnkonten konvertieren“ ist außerdem automatisch im 

Programm Monatsabschluss / Jahresabschluss eingebunden. 

b) 

Das Programm CONVLERF(CONVERT LOHNERFASSUNG konvertieren“ ist außerdem automatisch im Programm 

Monatsabschluss / Jahresabschluss eingebunden. 




Auswertung „Export Lohnkonten“ 


Die Auswahl erfolgt in 3 Schritten: 

Im 1.Schritt 

Das Passwort 

eingeben und Starten mit „DATEI exportieren“ 

Im 2.Schritt 

Welches Datenformat ? 

Kennzeichnen der gewünschten Ausgabeart 

Es können auch beide gleichzeitig gewählt werden. 

Welches Format? 

Das Dbase Format kann in den meisten Tabellenprogrammen direkt eingelesen werden. 

Die Spalten werden automatisch eingerichtet. Es wird von vielen Programmen als Datenbank erkannt. ( Der 

Export dauert etwas länger ) 

Das Textformat mit TAB als Feldtrenner kann nicht überall erkannt werden, es kann aber z.B. im Word als 

Dokumententext benutzt werden. Die Spalteneinteilung müssen Sie im Excel vornehmen, das ist nicht 

besonders schwierig. 

Das CSV-Format wird meist direkt als Tabellenformat wie eine Excel-Datei erkannt. 

TIP: 

Text � und CSV-Format mit � versehen, oder wenn genug Zeit ist : Text, CSV und 

DBase. 

WEITER wenn o. k. 





Welche Daten und mit welcher Summenbildung sollen diese konvertiert / exportiert werden ? 

2: Welche Lohnkonten ? 

Sie können wählen: 

Welche Lohnkonten 

Nur eine bestimmte PersonalNr 0001 bis 9998 oder alle (9999 als Kennung) 

Dazu geben Sie den Monatsbereich an: 

Zeitraum 

Voreinstellung ist immer Monat 01 bis letzter Abrechnungsmonat 

Buchungsjahr 

Das ist fix das eingestellte Jahr vom Lohnprogramm. 

Weitere Auswahlselektionen: 

Nur exportieren wenn Salden und Umsatzwerte ungleich Null sind , 

Summenbildung 

Ausgeben einer Summenzeile (Addition der Lohnkontendaten zur Abstimmung mit dem Originaldruck auf dem 

Drucker) je Lohnkonto. 

Die Schlusssummen- Gesamtzeile (alle Lohnkonten laut Liste) wird immer zur Abstimmung mit ausgegeben. 

Dateinamenerweiterung 

Als letztes wählen Sie nun (voreingestellt ist Option Datum/Zeit), ob die Datei als Dateinamen den Zusatz von dem 

Erstellungsdatum und von der Uhrzeit bekommen soll. Das ist empfehlenswert, insbesondere für das Erstellen 

mehrerer Datenexporte mit verschiedenem Exportfiltern und zeitbezogenen Auswertungswünschen. 

WEITER wenn o. k. 



für Linux SCO-Unix ,Windows, Microsoftserver 2000/2003, Novell, IBM-AIX, HP-Series 

Auswahl

Hinweis: 


Es erfolgt die Bearbeitung, anschließend erfolgt die 

Meldung, wie viel Daten ermittelt wurden und 

übertragen wurden. 

Im Feld Dateipfad erscheint der Dateiname und 

Dateipfad, wo die Datei abgespeichert wurde. 

Weitere Auswertungen oder BEENDEN. 

Ausgabe mit Summenzeile oder ohne Summenzeile ?. 

Bei „Ohne“ Ausgabe der Summenzeile haben Sie direkt die Möglichkeit von Spaltenwerten / Additionen im Excel. 

Für Auswertungen mit eigenen Summenbildungen im Tabellenprogramm kann eine schon automatisch gebildete Summe nach 

jeder Personalnummer stören, daher die freie Wahl ob der Datenexport mit oder ohne Summe erfolgen soll. 




Auswertung „Export LohnErfasung“ 

Bild (Auswahl Schritt 2) 


Dies ist ein wichtiger Abschnitt: �� 

Die Auswahl erfolgt ebenfalls im 3 Schritten, wie beim 

„Lohnkonto exportieren“. 

Der Unterschied besteht im wesentlichen, dass die Daten 

der Lohnerfassung wesentlich umfangreicher sind als die 

Lohnkontendaten ( 12 Datensätze je Personalnummer) und 

daher in einer eigenen Monatslohnerfassungsdatei je 

Abrechnungsmonat geführt werden. Bei 100 

Arbeitnehmern a 20 Erfassungen sind das bei 12 

Monaten in einer Exportdatei 24000 Datensätze ! 

Wenn Sie das Programm zum ersten Mal benutzen, d.h. Lohnerfassungen mit DIDEX zum ersten Mal exportieren, so 

benötigen Sie jedoch für den noch nicht erfassten Zeitraum den Datenexport zu 

VON Monat BIS Monat der bereits abgerechneten Zeiträume. 

Wenn Sie diese zusammengefasst in einer eigenen Export-Datendaei exportieren wollen müssen Sie zum Beispiel bei 

Einführung des Programmes im Dezember 2005 bei der Monatauswahl eingeben = 01-12. 

Oder Sie gehen vorteilhafter vor Übernahme der Dezemberabrechnung wie folgt vor: 

Starten Sie den Erfassungsdatenexport (CONVLERF) und geben Sie die Daten jeweils aus mit Angabe: 

Ausgabe „TXT“ und „CSV“ 

Alle EINZEL 

MONAT 01-01 dann beim 2. Export Monat 02-02 bis ….. Monat 11-11 : 

Wollen Sie die kompletten Daten für interne Zwecke benutzen und daraus gezielte Auswertungen einer einzigen Tabelle 

machen, so machen Sie vor dem Jahresabschluss die Auswertung mit Angabe Monat 01-12 (es wird dann eine grosse 

Ausgabedatei). 

Bei der Automatik im Monatsabschluß und Jahresabschluss ist der Monat für den Export der Lohnerfassungen auf den 

aktuellen Monat , in Monat 12 also von Monat 01-12 voreingestellt. 

Die Lohnkontenvoreinstellung ist immer Monat 01- XX = zuletzt gerechneter Monat, da die Datenmenge geringer ist. 

Weiterverarbeitung In Excel: 





Die Exportdateien werden im COPPS-DIBU Bereich im Ordner AUSWERTUNG\DILOG abgelegt. 

(Hier im Beispiel ist die Buchhaltung im Ordner ACUCBL32 eingerichtet) 

Der Dateiname ergibt sich aus der Firmen- Nr. , Personalnummernkreis , Buchungsjahr und Monat von-bis, Datum/ Uhrzeit…. 

Beispiel: 

Lohnkontauswertungen: 

F01LKTOP9999A20050107T051207U004347.DBF 

F01LKTOP9999A20050107T051207U004347.TXT 

F01LKTOP9999A20050107T051207U004347.CSV 

Lohnerfassungsauswertungen 

F01ERFS9999A20050107T051207U004347.DBF 

F01ERFS9999A20050107T051207U004347.TXT 

F01ERFS9999A20050107T051207U004347.CSV 

Der Dateiname enthält die Informationsdaten zu den Dateninformationen: 

1. Firmennummer ist Bestandteil mit der Angabe „Firma XX“ F01 

2. Kontenkreis Alle PersonalNummern 9999 

oder 

eine bestimmte PNR 01 bis 9998 

3. PersonalNr-ID (A= Alle E= Einzel) A oder E (Hier A = alle) 

4. Buchhaltungsjahr 2005 

5. Buchhaltungsmonate von bis 0107 ( hier = Jan. bis Juli) 

6. Erstelldatum -Tag (T......) 05.12.07 hier 

7. Uhrzeit vom Tage (U......) 00 Uhr 43Min. 47 Sek. hier 

zur eindeutigen Identifikation. 

Wollen Sie mit den Dateien selbst arbeiten und / oder woanders weiterverarbeiten, speichern Sie diese Datei nach dem 

Einlesen neu in ein EXCEL - Format ab. 





Allgemein zum Einlesen in Excel 

Auswahl der gewünschten Datei ; hier im Excel-Programm 

.. 

Wenn Sie das Format TXT wählen, muss das Format festgestellt werden: 

Es erfolgt die Abfrage: 

EINLESEN START 

1. Wählen Sie die 

Directory, (den Ordner) wo 

die Auswertungsdateien 

gespeichert sind. 

2. Wählen Sie den 

passenden Dateityp aus 

3. Wählen Sie die 

gewünschte Datei 

Wählen Sie Getrennt für die 

Breite und Windows ANSI bzw. ein anderes Format , so dass die Spalten und Umlaute stimmen. 

Im 2.Schritt wird als Trennzeichen TABSTOP eingegeben ( siehe Bild) 





In der Regel ist die Voreinstellung o. k. , so dass nur die Erste Auswahl eingestellt werden muss, wie „Getrennt“ als 

Spaltenbreite….. 

Anschließend im Schritt 3 von den 3 Schritten: 

Hinweis: 

Eine besondere Bearbeitungsfunktion im Tabellenprogramm bietet die Funktion „SORTIEREN“ . 

Diese können Sie nutzen . um Ihre Eigenen Listen nach Ihren Vorstellungen zu gestalten. 

Siehe folgende Seite: 

In der Regel ist die Voreinstellung 

o. k. , so dass nur die Erste 

Auswahl eingestellt werden muss, 

wie „Getrennt“ als 

Spaltenbreite….. 

Anschließend kann die Tabelle 

bearbeitetet werden. 

Speichern Sie die Tabelle dann 

nach der Bearbeitung im Excel- 

Format ab, sonst gehen die 

Einstellungen der Bearbeitung alle 

verloren. 




SORTIEREN 


Unter DATEN SORTIEREN Wählen Sie das Sortierkriterium, zuvor markieren Sie das Feld 

Datenbereich enthält Überschrift , markieren Sie das Sortierfeld und die Funktion entweder 

aufsteigend / absteigend. 

.. 

Diese Beschreibung wurde erstellt von: Wolfgang Christian Porcher 

Organisation und Beratung: Wolfgang Christian Porcher 

Gesonderte Anlagen Dateibeschreibungen allgemein 

Satzbeschreibungen mit Inhalt / ODBC -Struktur der Export Datendateien 

Satzbeschreibungen der XML- Referenzdateien 

Siehe Kompletthandbuch, dies ist eine gekürzte Ausgabe. 





*Dateibeschreibung der ASCII-LOHNKONTO-DATEI 

*** Datensatzaufbau LOHNKONTODATEN DILOG (Export) 

$XFD FILE=LOHNKONTO 

334 FD LOHNKONTO LABEL RECORD IS STANDARD. 

335 01 Lohnkontodaten. 

$XFD COMMENT ACUODBC HIDDEN 

02 ASCII-Lohnkto001-FILLER PIC X. 

$XFD NAME=ASCLKTO01-FIRMA 

$XFD COMMENT Firmen-Nummer 

337 02 ASCLKTO01 PIC 99. 


02 ASCII-Lohnkto002-FILLER PIC XXX. 

$XFD NAME=ASCLKTO04-PERSONALNR 

$XFD COMMENT Personal-Nummer 

338 02 ASCLKTO04 PIC 9(4). 

$XFD NAME=ASCLKTOJM-JAHRMONAT 

$XFD COMMENT Jahr und Monat des Lohnkontos (JJMM) 



$XFD NAME=ASCLKTOJJ-JAHR 

$XFD COMMENT Jahr des Lohnkontos (JJ) 

339 02 ASCLKTOJJ PIC 9999. 



$XFD NAME=ASCLKTO05-MONAT-SUMME 

$XFD COMMENT Monat des Lohnkontos (MM)Summenmerkmal 

$XFD NAME=ASCLKTO05-MONAT 

$XFD COMMENT Monat des Lohnkontos (MM) 

340 02 ASCLKTO05 PIC 99. 

02 ASCII-Lohnkto005A-FILLER PIC XXX. 

340 02 ASCLKTO05TEXT PIC X(6) VALUE " ". 


02 ASCII-Lohnkto005B-FILLER PIC XXX. 

$XFD NAME=ASCLKTo-PERS19-STKOSTENST 

$XFD COMMENT Stammkostenstelle 

92 02 ASCLKTo-PERS19 PIC 9(5). 







$XFD NAME=ASCLKTO39-URLTAGE 

$XFD COMMENT genommene Urlaubstage 

380 02 ASCLKTO39 PIC ---9,99. 


$XFD NAME=ASCLKTO9510-UNTERBRECH 

$XFD COMMENT Anzahl Unterbrechnungen 

02 ASCLKTO95-10 PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO06-GESBRUTTO 

$XFD COMMENT Gesamtbruttobetrag 

341 02 ASCLKTO06 PIC -------9,99. 



02 ASCLKTO94. 

03 ASCLKTO94KV PIC 9. 

03 ASCII-Lohnkto094-1-FILLER PIC X. 

03 ASCLKTO94RV PIC 9. 

03 ASCLKTO94RX REDEFINES 

ASCLKTO94RV PIC X. 


03 ASCLKTO94ALV PIC 9. 

03 ASCLKTO94AV REDEFINES 

ASCLKTO94ALV PIC X. 


03 ASCLKTO94P PIC 9. 



$XFD NAME=ASCLKTO07-STBRUTTO 

$XFD COMMENT steuerpfl. Bruttobetrag 

342 02 ASCLKTO07 PIC -------9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTOKV-KV-BRUTTO 

$XFD COMMENT KV-pfl. Bruttobetrag 

344 02 ASCLKTOKV PIC -------9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTORV-RV-BRUTTO 

$XFD COMMENT RV-pfl. Bruttobetrag 

345 02 ASCLKTORV PIC -------9,99. 







$XFD NAME=ASCLKTOALV-ALV-BRUTTO 

$XFD COMMENT ALV-pfl. Bruttobetrag 

346 02 ASCLKTOALV PIC -------9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO09-LOST 

$XFD COMMENT Lohnsteuer 

348 02 ASCLKTO09 PIC -------9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO67ST-STEUERTAGE 

$XFD COMMENT Steuertage 

416 02 ASCLKTO67ST PIC 999. 



$XFD NAME=ASCLKTO81-STEUERKLASSE 

$XFD COMMENT Steuerklasse 

432 02 ASCLKTO81 PIC Z9. 

02 ASCLKTo93-SStrich PIC X value "/". 

$XFD NAME=ASCLKTO82-KINDER 

$XFD COMMENT ACUODBC HIDDEN |kinderfreibertraege 

433 02 ASCLKTO93 PIC Z9,9. 



$XFD NAME=ASCLKTO10-KISTAN 

$XFD COMMENT Kirchensteuer AN 

349 02 ASCLKTO10 PIC -------9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO85A-SOLI 

$XFD COMMENT Solidaritaetszuschlag 

438 02 ASCLKTO85A PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO67KV-KVTAGE 

$XFD COMMENT KV-Tage 




417 02 ASCLKTO67KV PIC 999. 




$XFD NAME=PERS30-NR-KV 

$XFD COMMENT Krankenkassen Nr. KV / PV 




$XFD NAME=ASCLKTO12-KV-AN 

$XFD COMMENT KV AN-Anteil 

351 02 ASCLKTO12 PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO44-PV-AN 

$XFD COMMENT PV AN-Anteil 

388 02 ASCLKTO44 PIC -------9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO67RV-RVTAGE 

$XFD COMMENT RV-Tage 

418 02 ASCLKTO67RV PIC 999. 



$XFD NAME=PERS32-NR-RV 

$XFD COMMENT Krankenkassen Nr. RV 




$XFD NAME=ASCLKTO15-RV-AN 

$XFD COMMENT RV AN-Anteil 

355 02 ASCLKTO15 PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO67ALV-ALVTAGE 

$XFD COMMENT ALV-Tage 

419 02 ASCLKTO67ALV PIC 999. 






02 ASCII-Lohnkto019C-FILLER PIC XXX. 

$XFD NAME=PERS34-NR-ALV 

$XFD COMMENT Krankenkassen Nr. ALV 




$XFD NAME=ASCLKTO18-ALV-AN 

$XFD COMMENT ALV AN-Anteil 

359 02 ASCLKTO18 PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO41-ARBEITSKAMMER 

$XFD COMMENT Arbeitskammerbeitrag 

382 02 ASCLKTO41 PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO21-NETTO 

$XFD COMMENT Nettolohn 

362 02 ASCLKTO21 PIC -------9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO22-PRIVATKV 

$XFD COMMENT AG-Zuschuss zu privater KV 

363 02 ASCLKTO22 PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO23-PRIVATRV 

$XFD COMMENT AG-Zuschuss zu privater RV 

364 02 ASCLKTO23 PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO25-VWLABZUG 

$XFD COMMENT Gesamtabzug VWL 

366 02 ASCLKTO25 PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO76-AUSFALLLEIST 

$XFD COMMENT Ausfall-Leistungen 




427 02 ASCLKTO76 PIC -------9,99. 




$XFD NAME=ASCLKTO69-LOST-JHRAUSGL 

$XFD COMMENT Jahresausgleich Lohnsteuer 

421 02 ASCLKTO69 PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO70-KIST-JHRAUSGL 

$XFD COMMENT Jahresausgleich Kirchensteuer 

422 02 ASCLKTO70 PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO36-VORSCHUSS 

$XFD COMMENT Vorschuss/Abschlag 

377 02 ASCLKTO36 PIC -----9,99. 


02 ASCII-Lohnkto06262S-FILLER PIC XXX. 

$XFD NAME=ASCLKTO6262S-AusbKUGundWIntergeld 

$XFD COMMENT Ausbez.Kugund Wintergeld 

378 02 ASCLKTO6262S PIC -------9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO78-954-PauscaleSteuer 

$XFD COMMENT Pauschalsteuer 

378 02 ASCLKTo78-954 

PIC -------9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO3837-AUSZAHLUNG 

$XFD COMMENT Auszahlungsbetrag 

379 02 ASCLKTO3837 PIC -------9,99. 

*------------------------------------------------------- 

*-------------------------------------------- 

*ag-anteile... 


02 ASCII-Lohnkto006duplikat-FILLER 

PIC XXX. 





$XFD NAME=ASCLKTO06-GESBRTduplikat 

$XFD COMMENT Gesamtbruttobetrag 

341 02 ASCLKTO06duplikat PIC -------9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO24-AGVWLSTD-betrag 

$XFD COMMENT AG-Anteil VWL nach Stunden (Baulohn) in einer Summe 

365 02 ASCLKTO2426 PIC -----9,99. 

|02 ASCII-Lohnkto032-FILLER PIC XXX. 

|$XFD NAME=ASCLKTO26-AGVWL 

|$XFD COMMENT AG-Anteil VWL 

367 | ASCLKTO26 PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO35-SVPFL-EZ 

$XFD COMMENT Einmalzahlung nach Jahresbemessungsgrenzen 

376 02 ASCLKTO35 PIC -------9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO13-KV-AG 

$XFD COMMENT KV AG-Anteil 

352 02 ASCLKTO13 PIC -----9,99. 


$XFD NAME=LKTO46-PV-AG 

$XFD COMMENT PV AG-Anteil 

389 02 ascLKTO46 PIC --------9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO16-RV-AG 

$XFD COMMENT RV AG-Anteil 

356 02 ASCLKTO16 PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO19-ALV-AG 

$XFD COMMENT ALV AG-Anteil 

360 02 ASCLKTO19 PIC -----9,99. 


02 ASCII-Lohnkto019D-FILLER PIC XXX. 

$XFD NAME=PERS36-NR-UMLAGE 

$XFD COMMENT Krankenkassen Nr. Umlage-Vers. 




113 02 ASCLKTO-PERS36 PIC 9(4). 




$XFD NAME=ASCLKTO20-UML1 

$XFD COMMENT Umlage 1 AG-Anteil 

361 02 ASCLKTO20 PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO89-UML2 

$XFD COMMENT Umlage 2 AG-Anteil 

361 02 ASCLKTO89 PIC -----9,99. 


02 ASCII-Lohnkto019E-FILLER PIC XXX. 

$XFD NAME=PERS38-NR-KV-KUG 

$XFD COMMENT Krankenkassen Nr. KV fuer Kug und Wag 




$XFD NAME=ASCLKTO14-KVKUG-AG 

$XFD COMMENT KV aus KUG AG-Anteil 

353 02 ASCLKTO14 PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO14S-KVWAG-AG 

$XFD COMMENT KV aus WAG AG-Anteil 

354 02 ASCLKTO14S PIC -----9,99. 


02 ASCII-Lohnkto019F-FILLER PIC XXX. 

$XFD NAME=PERS40-NR-RV-KUG 

$XFD COMMENT Krankenkassen Nr. RV fuer Kug und Wag 




$XFD NAME=ASCLKTO17-RVKUG-AG 

$XFD COMMENT RV aus KUG AG-Anteil 

357 02 ASCLKTO17 PIC -----9,99. 







$XFD NAME=ASCLKTO17S-RVWAG-AG 

$XFD COMMENT RV aus WAG AG-Anteil 

358 02 ASCLKTO17S PIC -----9,99. 

*------------------------------------------------------- 



$XFD NAME=ASCLKTO40-PVKUG-AG 

$XFD COMMENT PV aus KUG AG-Anteil 

381 02 ASCLKTO40 PIC -----9,99. 


$XFD NAME=LKTO86A-PVWAG-AG 

$XFD COMMENT PV AG-Anteil aus Wag 

381 02 ASCLKTo86A PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO956-BTRPST20AN 

$XFD COMMENT pauschal mit 20% 25%verst. Betrag Belastung ANAG 

02 ASClkto95-6-9 PIC ------------9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO952-PAUSCHLLST 

$XFD COMMENT pauschale Lohnsteuer gesamt 

02 ASCLKTO95-2 PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO953-PAUSCHKIST 

$XFD COMMENT pauschale Kirchensteuer gesamt 

02 ASCLKTO95-3 PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO85B-SOLI-AN-PST 

$XFD COMMENT Solidaritaetszuschlag AN aus pausch. Steuer 

429 02 ASCLKTO85B PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO954-PAUSCHST-AN 

$XFD COMMENT pauschale Steuern, die AN belasten 

02 ASCLKTO78-954Duplikat 

PIC -------9,99. 







| COMMENT ACUODBC HIDDEN 

$XFD NAME=ASCLKT-SUMME-AG 

$XFD COMMENT ArbeitgeberSumme Lohn 

420 02 ASCLKTO-SUMME-AG 

PIC ------------9,99. 



|ASCLKT105-112. 

$XFD NAME=ASCLKTO1051-FIKT-ISTKUG 

$XFD COMMENT fiktives IST-Entgelt Kug 

02 ASCLKTO105-1 PIC -------9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO1052-FIKT-SOLL 

$XFD COMMENT fiktives Soll-ENtgelt Kug/Wag 

02 ASCLKTO105-2 PIC -------9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO150-FAHRTK-ANPST 

$XFD COMMENT pauschal besteuerte Fahrtkosten P.Steuer an AN 

02 ASCLKTO150 PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO151-FAHRTK-AGPST 

$XFD COMMENT pauschal besteuerte Fahrtkosten P.Steuer an AG 

02 ASCLKTO151 PIC -----9,99. 



$XFD NAME=ASCLKTO152-PENSION 

$XFD COMMENT Stfreie Beitraege Pensionskasse 

02 ASCLKTO152 PIC -------9,99. 







$XFD NAME=ASCLKTO153-JHRDIREKTVER 

$XFD COMMENT Betrag Direktversicherung aus EZ 

02 ASCLKTO153 PIC -------9,99. 



02 ASCLKTO154 PIC -------9,99. 


02 ASCII-ASCLKTo999-FILLER PIC X(1). 





*Dateibeschreibung der -LOHNERFASSUNG-DATEI 

*** Datensatzaufbau LOERFS DILOG 

102 ***** ERFASSUNGS-DATEI ******* 

$XFD FILE=LOERFS 

103 FD LOERFS LABEL RECORD IS STANDARD. 

104 01 ERF-SATZ. 

105 02 ERF-KEY. 

106 03 ERFKEY. 

$XFD NAME=ERFS01-FIRMENNR 


107 04 ERFS01 PIC 99. 

$XFD NAME=ERFS02-PERSONALNR 


108 04 ERFS02 PIC 9(4). 

$XFD NAME=ERFS03-LOHNARTNR 

$XFD COMMENT Lohnart-Nummer 

109 04 ERFS03 PIC 9(3). 

$XFD NAME=ERFS04-LFDNR 

$XFD COMMENT laufende Nummer 

110 03 ERFS04 PIC 9(6). 

$XFD NAME=ERFS11-KOSTENST 

$XFD COMMENT Kostenstellen-Nummer 

111 02 ERFS11 PIC 9(5). 

$XFD NAME=ERFS05-BRUTNET 

$XFD COMMENT Brutto/Netto aus Lohnart 

112 02 ERFS05 PIC X. 

$XFD NAME=ERFS08-FREI 

$XFD COMMENT derzeit frei 

113 02 ERFS08 PIC X. 

$XFD NAME=ERFS17-BEZMENGE 

$XFD COMMENT Bezeichnung Menge aus Lohnart 

114 02 ERFS17 PIC X. 

$XFD NAME=ERFS18-STDART 

$XFD COMMENT Stundenart aus Lohnart 

115 02 ERFS18 PIC X. 

$XFD NAME=ERFS06-ERSTERFASS 

$XFD COMMENT Betrag aus ursprünglicher Erfassung nach Aenderung 

116 02 ERFS06 PIC S9(5)V99 COMP-3. 

$XFD NAME=ERFS07-TTMM 




$XFD COMMENT Tag/Monat der Erfassung 

117 02 ERFS07 PIC S9(5) COMP-3. 

$XFD NAME=ERFS09-KV-KASSE 

$XFD COMMENT Krankenkasse des AN 

118 02 ERFS09 PIC S9(5) COMP-3. 


$XFD NAME=ERFS12-VWL-WG 

$XFD COMMENT Stdn. addieren fuer VWL-AG bzw. WG 

119 02 ERFS12 PIC S9(5) COMP-3. 

$XFD NAME=ERFS14-BERUFSGEN 

$XFD COMMENT Berufsgenossenschaft des AN 

120 02 ERFS14 PIC S9(5) COMP-3. 



121 02 ERFS15 PIC S9(5) COMP-3. 

$XFD NAME=ERFS16-FINANZAMT 

$XFD COMMENT Finanzamt des AN 

122 02 ERFS16 PIC S9(5) COMP-3. 

02 EF2425. 

123 03 ERFS24 PIC S9(5) COMP-3. 

124 03 ERFS25 PIC S9(5) COMP-3. 

$XFD NAME=ERFS2425-VJ-UGELD 

$XFD COMMENT Urlaubsgeld fuer Vorjahr 

02 ERFS2425 REDEFINES EF2425 PIC S9(9)V99 COMP-3. 

$XFD NAME=ERFS10-KONTO 

$XFD COMMENT Buchungsschluessel/Konto 

125 02 ERFS10 PIC S9(7) COMP-3. 

$XFD NAME=ERFS13-KOSTENART 

$XFD COMMENT Kostenart aus Lohnart 

126 02 ERFS13 PIC S999 COMP-3. 


127 02 ERFS26 PIC S999 COMP-3. 


128 02 ERFS27 PIC S999 COMP-3. 


129 02 ERFS28 PIC S999 COMP-3. 

$XFD NAME=ERFS19-Menge 

$XFD COMMENT erfasste Menge 


$XFD NAME=ERFS20-SATZ 

$XFD COMMENT erfasster Verrechnungssatz 









$XFD NAME=ERFS21-PROZENT 

$XFD COMMENT erfasster %-SATZ 


$XFD NAME=ERFS22-BETRAG 

$XFD COMMENT erfasster Betrag 


$XFD NAME=ERFSAU-AUTOMAT 

$XFD COMMENT Lohnart automatisch erfasst 

135 02 ERFSAU PIC X. 

136 02 EFA-KEY. 

$XFD NAME=EFA01-FIRMENNR 


137 03 EFA01 PIC 99. 

$XFD NAME=EFA03-LOHNARTNR 


138 03 EFA03 PIC 999. 

$XFD NAME=EFA02-PERSONALNR 


139 03 EFA02 PIC 9(4). 

$XFD NAME=EFA04-LFDNR 

$XFD COMMENT laufende Nummer

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