Stolpersteine bei der Erfassung und Bewertung - Kommunalberatung

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Stolpersteine bei der Erfassung und Bewertung
Die Doppik wird nach wie vor unterschätzt, da der enorme Umstellungsaufwand und die strukturellen
Auswirkungen nicht ausreichend erkannt werden. Viele Probleme ergeben sich u. a. bei der Erfassung
und Bewertung des Vermögens und der Schulden.
Gemäß § 34 Abs. 1 SächsKomHVO-Doppik haben die Kommunen zu Beginn des ersten
Haushaltsjahres mit einer Rechnungsführung nach den Regeln der doppelten Buchführung und
danach für den Schluss eines jeden Haushaltsjahres ihre Grundstücke und grundstücksgleichen
Rechte, ihre Forderungen und Schulden, den Betrag des baren Geldes sowie ihre sonstigen
Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen
Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben.
Mit der Ersterfassung und -bewertung werden erhebliche Ressourcen gebunden. Die Begründung
liegt nicht nur in der hohen Anzahl an Vermögensgegenständen, sondern auch in den aufkommenden
Detailfragen, die sich nicht allein mit den gesetzlichen Regelungen beantworten lassen. Insbesondere
eine zielgerichtete Zeitplanung kann helfen, möglichen Verschiebungen des Umstellungszeitpunktes
frühzeitig entgegenzuwirken. Häufig beginnen Verwaltungen mit der Erfassung und Bewertung des
beweglichen Vermögens, da hierfür historische Daten vorhanden sind und der Umgang mit dessen
Daten aus der Kameralistik weitgehend vertraut ist. Hierbei darf jedoch nicht unterschätzt werden,
dass die Erfassung des beweglichen Vermögens zeitaufwändig ist, während die Auswirkungen auf die
Eröffnungsbilanz und den ersten Ergebnishaushalt eher gering sind. Dagegen werden
Vermögenswerte von Straßen und Gebäuden regelmäßig nicht fristgerecht für die Haushaltsplanung
ermittelt, wodurch Abschreibungen nicht genau veranschlagt werden können. Insbesondere kleinere
Kommunen, die aus personellen Gründen Aufgaben nicht parallel bearbeiten können, sollten daher
frühzeitig mit der Erfassung und Bewertung des unbeweglichen abnutzbaren Vermögens beginnen
und sich danach dem nicht abnutzbaren und beweglichen Vermögen widmen. Analog gilt dies für die
Erfassung von passiven Sonderposten, hier sollte mit solchen Positionen begonnen werden, deren
ertragswirksame Auflösung nicht von vornherein ausgeschlossen ist.
Bereits vor der Erfassung ergeben sich demnach unterschiedliche Fragen: "Wie soll die Inventur
durchgeführt werden; mithilfe von Zähllisten oder einer entsprechenden Hard- und Software? Wer soll
die Inventur durchführen; Dritte oder eigene Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiter? Was passiert mit
historischen Daten; können diese übernommen werden oder muss die Anlagenbuchhaltung komplett
neu aufgebaut werden? Wie darf mit Wahlrechten umgegangen werden?"
Es müssen Antworten gefunden werden, die den gesetzlichen Grundlagen, den örtlichen
Anforderungen und der jeweiligen Stellenausstattung entsprechen. Eine unüberlegte Übernahme von
Entscheidungen bzw. Regelungen von Dritten, erweist sich regelmäßig als problematisch. Zum
Beispiel sollte mit „Mustern“ aus dem Internet vorsichtig umgegangen werden, da diese mit den
sächsischen oder ortsrechtlichen Regelungen i. d. R. nicht im Einklang stehen.
Im Hinblick auf die aufgeworfenen Fragen zur Inventur kann wie folgt abgewogen werden. Die
Erfassung anhand von handschriftlichen Zähllisten erweist sich in der Regel als die prüfungssicherste
Methode. Durch eine eindeutige Dokumentation nachträglicher Änderungen in den Zähllisten sowie
händische Unterschriften werden Manipulationen deutlich erschwert. Allerdings erhöhen sich durch
die manuelle Übertragung der Daten in die Anlagenbuchhaltung Fehleranfälligkeit und
Arbeitsaufwand. Eine elektronische Inventur erweist sich langfristig als die wirtschaftlichere Methode.
Aber auch dieses Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Inventur entsprechen.
Insbesondere das Vier-Augen-Prinzip sowie die Nachprüfbarkeit der Bestandaufnahme sind von
Bedeutung.
Bei der Personalplanung müssen alle Verwaltungsbereiche berücksichtigt werden. Auch
nachgeordnete Einrichtungen sollten einen Beitrag leisten. Begründen lässt sich das u. a. mit
Besonderheiten, die mit der Ersterfassung einhergehen. Neben den klassischen Inventuraufgaben
Zählen, Wiegen, Messen und Schätzen müssen bewertungsrelevante Faktoren miterfasst werden,
beispielsweise ob ein Vermögensgegenstand lediglich ausgeliehen oder gespendet wurde. Aber auch
Kapazitätsfragen sind zu klären. Wenn nicht genügend eigene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur