Zentrales Beschaffungssystem in Kommunen - Kommunalberatung

Zentrales Beschaffungssystem in Kommunen"Eine Sache, welche vielen gehört, wird schlechter verwaltet als eine Sache, die einem einzelnengehört."AristotelesJährlich werden von öffentlichen Einrichtungen Aufträge im Wert von hunderten Milliarden Eurovergeben. Ein derart großes Volumen ist von erheblicher wirtschaftlicher Bedeutung. Vergebenwerden Aufträge für Güter und Leistungen unterschiedlichster Branchen, vom alltäglichen Büromaterialüber verschiedenste Baumaßnahmen bis hin zu Maschinen und technischen Anlagen.In den kommunalen Verwaltungen sind vorrangig zwei Organisationsformen im Beschaffungswesenanzutreffen, zum einen die dezentrale und zum anderen die zentrale Beschaffung.Dezentrale BeschaffungIm Rahmen der dezentralen Beschaffung wird die Beschaffung durch das jeweilige Fachamt selbstausgeführt. Die Vorteile dieses Verfahrens bestehen u. a. darin, dass das fachliche Wissen und dieHintergrundkenntnisse auf der Fachebene vorhanden sind und dadurch Unklarheiten oder Problemebei der Bestellung schnell beseitigt bzw. gelöst werden können. Jedoch sind mit der dezentralenBeschaffung auch Nachteile verbunden. Aufgrund von mangelnden Kenntnissen im Rechnungswesenkann es zu Buchungsfehlern kommen. Weiterhin können vermehrt Widersprüche bzw. Klagen wegennicht gesetzeskonformer Ausschreibungen auftreten. Durch den hohen Ressourceneinsatz in Formvon Personal- und Schulungsaufwendungen bleiben Synergieeffekte ungenutzt; bei der Vertretungsregelungkönnen Lücken auftreten.Zentrale BeschaffungIm Gegensatz dazu erfolgt die Beschaffung bei der Variante des zentralen Beschaffungssystems übereine zentrale Organisationseinheit, die sich mit der Abwicklung der Beschaffungsprozesse allerFachbereiche beschäftigt. Die Vorteile dieser Organisationsform liegen z. B. in der Wahrung desÜberblicks über alle vorhandenen Ressourcen, insbesondere über den Grad der Budgetausnutzung.Daraus folgend wird auch die jährliche Haushaltsplanung erleichtert. Ausschreibungen könneneinheitlich und - aufgrund der Routine der Mitarbeiter - rechtlich einwandfrei erfolgen. Auch ist es denMitarbeitern der Zentralen Beschaffungsstelle durch ihre Spezialisierung möglich, den Markt besser zubeobachten und daraus Nutzen für die Kommune zu ziehen. Die Kommune ist in der Lage, KostenundEffizienzgewinne zu realisieren sowie gegebenenfalls Mengenrabatte aufgrund eines großenBestellumfangs zu erlangen. Des Weiteren wird der Schulungsbedarf der Mitarbeiter hinsichtlichVergaberecht, Bilanzierung und Buchungssoftware auf einen kleinen Personenkreis begrenzt. Ebensokann die Anzahl der notwendigen speziellen Softwarelizenzen auf wenige Exemplare reduziertwerden. Nachteilig ist der hohe Zeitaufwand, der durch den Abstimmungsbedarf zwischen der zentralenBeschaffungsstelle und den Fachämtern entsteht.Sollten sich Kommunen für ein Zentrales Beschaffungssystem entscheiden, wäre dies im Rahmen derDoppik dem Produktbereich 11 „Innere Verwaltung“, Produktgruppe 111 „Verwaltungssteuerung und –service", z.B. als Produkt "111613 Zentrale Beschaffungsstelle und Vergabestelle", zuzuordnen. DieVerbuchung von vorrätigem Material erfolgt über das Budget der Zentralen Beschaffungsstelle. Wirddas Büromaterial aus dem Lager abgegeben, gilt es als verbraucht und geht schließlich aus demInventar der Beschaffungsstelle heraus. Die Auslieferung dieser Materialien wird anhand von Materialentnahmescheinendokumentiert und aufwandswirksam dem Budget des zu entnehmendenFachbereichs zugebucht. Weiterhin erfolgt die Interne Leistungsverrechnung zwischen der ZentralenBeschaffungsstelle und dem Fachbereich in Höhe der anteiligen Kosten an Personal und den entsprechendenAufwendungen der Zentralen Beschaffungsstelle für den jeweiligenBeschaffungsvorgang. Grundsätzlich ist dabei die umfassende, budgetwirksame Verrechnung vonServiceleistungen im Wege der Einzelverrechnung über ein Umlageverfahren für Steuerungsleistungenzu berücksichtigen.GeschäftsführungB & P Gesellschaft für kommunale Beratung mbHFranklinstraße 22 01069 DresdenDipl.-Verwaltungswirt (FH) Jens Findeisen Telefon: 0351/47 93 30 - 30 Telefax: 0351/47 93 30 - 44Dipl.-Betriebswirt (BA) LL.M. Patrick Schellenberg (ppa.)kanzlei@kommunalberatung-sachsen.dewww.kommunalberatung-sachsen.deSitz: Dresden Amtsgericht Dresden HRB 23797

Seite 2§ 10 Abs. 4 der SächsKomHVO-Doppik besagt, dass „für denselben Zweck … Aufwendungen undAuszahlungen nicht an verschiedenen Stellen im Haushaltsplan veranschlagt werden ... [sollen]. Wirdausnahmsweise anders verfahren, ist auf die Ansätze gegenseitig zu verweisen." Dadurch, dass übermehrere Budgets gebucht wird, steigt die Komplexität des Rechnungswesens. Zudem sinkt aufgrunddes Auseinanderfallens von Aufwendungen und Auszahlungen die Sensibilisierung der Budgetverantwortlichenim Umgang mit den Ressourcen.Die B & P Kommunalberatung hat eine Organisationsform entwickelt, die die Vorteile beider Beschaffungsformenvereint und Synergieeffekte erzeugt. Weiterhin können wir Sie dabei unterstützen, dieKomplexität des Rechnungswesens zu begrenzen und gleichzeitig die Sensibilisierung aller Budgetverantwortlichenzu erhöhen.