Stolpersteine bei der Erfassung und Bewertung - Kommunalberatung

Informationen für die Kommunalwirtschaft
Sachsen
März/April 2010
Aus dem Inhalt
• Stolpersteine bei der Erfassung und Bewertung
Unsere Informationen für die Kommunalwirtschaft der
vergangenen Monate im Überblick:
Ausgabe Januar/Februar 2010
• Was ist neu in der VOB/A 2009?
Ausgabe November/Dezember 2009
• Inhalt und Ausnahmen des Verrechnungsverbots
Ausgabe September/Oktober 2009
• Die doppische Ergebnisspaltung
Ausgabe Mai/Juni 2009
• Dritte im Prozess des kommunalen Mahn- und
Vollstreckungswesens
• Der kommunale Jahresabschluss
Ausgabe März/April 2009
• Prüfung des kommunalen Jahresabschlusses
• Forderungsmanagement in Kommunen
Ausgabe Januar/Februar 2009
• Auswirkungen des BilMoG auf das kommunale
Rechnungswesen
• Verwaltungsmodernisierung durch die Optimierung des
Gebäude- und Liegenschaftsmanagements
Ausgabe November/Dezember 2008
• Personalentwicklung in Kommunen
• Kommunale Investitions-/Finanzierungsentscheidungen
• Beteiligungscontrolling
Sehr geehrte Damen,
sehr geehrte Herren,
mit unseren „Informationen
für die Kommunalwirtschaft“
möchten wir
Sie aktuell und kurz
gefasst informieren.
Für weitere Informationen
und Rückfragen stehen
Ihnen gern zur Verfügung:
Dipl.-Verwaltungsw.(FH)
Jens Findeisen
Geschäftsführer der
B & P Kommunalberatung
(03 51 /47 93 30 – 30)
Dipl.-Kauffrau
Stephanie Oberhauser
Wirtschaftsprüferin
Steuerberaterin
(03 51/46 52 - 30)
Falls die Zusendung
dieser aktuellen Information
Ihrerseits nicht
gewünscht wird, bitten wir
um kurze Nachricht.
Mit freundlichen Grüßen
Stephanie Oberhauser
Wirtschaftsprüferin
Steuerberaterin
Ausgabe September/Oktober 2008
• Mediation im öffentlichen Bereich
Jens Findeisen
Dipl.-Verwaltungswirt (FH)
B & P GmbH B & P Wirtschafts- und Steuer- B & P Gesellschaft für
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beratungsgesellschaft mbH kommunale Beratung mbH
Max-Liebermann-Str. 4 01217 Dresden Max-Liebermann-Str. 4 01217 Dresden Franklinstr. 22 01069 Dresden
Telefon: 0351/46 52 - 30 Telefon: 0351/46 52 - 30 Telefon: 0351/47 93 30 - 30
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Amtsgericht Dresden HRB 24560 Amtsgericht Dresden HRB 26208 Amtsgericht Dresden HRB 23797

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Stolpersteine bei der Erfassung und Bewertung
Die Doppik wird nach wie vor unterschätzt, da der enorme Umstellungsaufwand und die strukturellen
Auswirkungen nicht ausreichend erkannt werden. Viele Probleme ergeben sich u. a. bei der Erfassung
und Bewertung des Vermögens und der Schulden.
Gemäß § 34 Abs. 1 SächsKomHVO-Doppik haben die Kommunen zu Beginn des ersten
Haushaltsjahres mit einer Rechnungsführung nach den Regeln der doppelten Buchführung und
danach für den Schluss eines jeden Haushaltsjahres ihre Grundstücke und grundstücksgleichen
Rechte, ihre Forderungen und Schulden, den Betrag des baren Geldes sowie ihre sonstigen
Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen
Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben.
Mit der Ersterfassung und -bewertung werden erhebliche Ressourcen gebunden. Die Begründung
liegt nicht nur in der hohen Anzahl an Vermögensgegenständen, sondern auch in den aufkommenden
Detailfragen, die sich nicht allein mit den gesetzlichen Regelungen beantworten lassen. Insbesondere
eine zielgerichtete Zeitplanung kann helfen, möglichen Verschiebungen des Umstellungszeitpunktes
frühzeitig entgegenzuwirken. Häufig beginnen Verwaltungen mit der Erfassung und Bewertung des
beweglichen Vermögens, da hierfür historische Daten vorhanden sind und der Umgang mit dessen
Daten aus der Kameralistik weitgehend vertraut ist. Hierbei darf jedoch nicht unterschätzt werden,
dass die Erfassung des beweglichen Vermögens zeitaufwändig ist, während die Auswirkungen auf die
Eröffnungsbilanz und den ersten Ergebnishaushalt eher gering sind. Dagegen werden
Vermögenswerte von Straßen und Gebäuden regelmäßig nicht fristgerecht für die Haushaltsplanung
ermittelt, wodurch Abschreibungen nicht genau veranschlagt werden können. Insbesondere kleinere
Kommunen, die aus personellen Gründen Aufgaben nicht parallel bearbeiten können, sollten daher
frühzeitig mit der Erfassung und Bewertung des unbeweglichen abnutzbaren Vermögens beginnen
und sich danach dem nicht abnutzbaren und beweglichen Vermögen widmen. Analog gilt dies für die
Erfassung von passiven Sonderposten, hier sollte mit solchen Positionen begonnen werden, deren
ertragswirksame Auflösung nicht von vornherein ausgeschlossen ist.
Bereits vor der Erfassung ergeben sich demnach unterschiedliche Fragen: "Wie soll die Inventur
durchgeführt werden; mithilfe von Zähllisten oder einer entsprechenden Hard- und Software? Wer soll
die Inventur durchführen; Dritte oder eigene Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiter? Was passiert mit
historischen Daten; können diese übernommen werden oder muss die Anlagenbuchhaltung komplett
neu aufgebaut werden? Wie darf mit Wahlrechten umgegangen werden?"
Es müssen Antworten gefunden werden, die den gesetzlichen Grundlagen, den örtlichen
Anforderungen und der jeweiligen Stellenausstattung entsprechen. Eine unüberlegte Übernahme von
Entscheidungen bzw. Regelungen von Dritten, erweist sich regelmäßig als problematisch. Zum
Beispiel sollte mit „Mustern“ aus dem Internet vorsichtig umgegangen werden, da diese mit den
sächsischen oder ortsrechtlichen Regelungen i. d. R. nicht im Einklang stehen.
Im Hinblick auf die aufgeworfenen Fragen zur Inventur kann wie folgt abgewogen werden. Die
Erfassung anhand von handschriftlichen Zähllisten erweist sich in der Regel als die prüfungssicherste
Methode. Durch eine eindeutige Dokumentation nachträglicher Änderungen in den Zähllisten sowie
händische Unterschriften werden Manipulationen deutlich erschwert. Allerdings erhöhen sich durch
die manuelle Übertragung der Daten in die Anlagenbuchhaltung Fehleranfälligkeit und
Arbeitsaufwand. Eine elektronische Inventur erweist sich langfristig als die wirtschaftlichere Methode.
Aber auch dieses Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Inventur entsprechen.
Insbesondere das Vier-Augen-Prinzip sowie die Nachprüfbarkeit der Bestandaufnahme sind von
Bedeutung.
Bei der Personalplanung müssen alle Verwaltungsbereiche berücksichtigt werden. Auch
nachgeordnete Einrichtungen sollten einen Beitrag leisten. Begründen lässt sich das u. a. mit
Besonderheiten, die mit der Ersterfassung einhergehen. Neben den klassischen Inventuraufgaben
Zählen, Wiegen, Messen und Schätzen müssen bewertungsrelevante Faktoren miterfasst werden,
beispielsweise ob ein Vermögensgegenstand lediglich ausgeliehen oder gespendet wurde. Aber auch
Kapazitätsfragen sind zu klären. Wenn nicht genügend eigene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur

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Verfügung stehen, sollte über eine Vergabe von Leistungen befunden werden. Für eine Übertragung
kommen insbesondere solche Aufgaben in Betracht, die nur einmalig anfallen, für die keine
geeigneten technischen Hilfsmittel zur Verfügung stehen oder für solche Aufgaben, für die die eigenen
Mitarbeiter nicht ausreichend qualifiziert sind.
Bereits in der Kameralistik werden Bestandverzeichnisse und Anlagennachweise geführt, allerdings
sind hierüber geführte Bestände häufig nicht mit Etiketten gekennzeichnet, sodass diese nicht
zweifelsfrei vorhandenen Datensätzen zugeordnet werden können. Weitere Probleme ergeben sich
beispielsweise daraus, dass historische Anschaffungs- oder Herstellungskosten ausgewiesen, aber
nicht belegt werden können oder Veränderungen durch Abgänge unberücksichtigt geblieben sind.
Damit das Vermögen in der Eröffnungsbilanz ordnungsgemäß abgebildet werden kann, ist es
erforderlich, bestehende Daten vor der Überleitung in die neue Anlagenbuchhaltung zu prüfen und
ggf. anzupassen. Wenn die konkrete Datenlage stark mängelbehaftet ist, sollte die
Anlagenbuchhaltung aus rechtlichen und wirtschaftlichen Gründen komplett neu aufgebaut werden.
Bei der Gestaltung ortsrechtlicher Regelungen darf von Inventarisierungswahlrechten Gebrauch
gemacht werden. Bei deren Inanspruchnahme sollte der Fokus nicht allein auf die Reduzierung des
Aufwandes bei der Ersterfassung gerichtet werden. Der § 61 Abs. 2 SächsKomHVO-Doppik regelt,
dass bewegliche Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens, deren Anschaffungs- oder
Herstellungskosten, vermindert um einen darin enthaltenen abzugsfähigen Vorsteuerbetrag, für den
einzelnen Vermögensgegenstand 1.000 EUR nicht übersteigen, für die Erstellung der
Eröffnungsbilanz nicht erfasst werden müssen. Hinterfragt werden sollte, ob sich dieses Vorgehen
erschwerend auf Folgeinventuren auswirkt, da die Erfassungsgrenze aufgrund § 35 Abs. 4
SächsKomHVO-Doppik i. V. m. ortsrechtlichen Vorschriften in der Regel auf 150 EUR sinkt. Damit
besteht die Gefahr, dass bewegliche Vermögensgegenstände unter 1.000 EUR, die vor dem
Eröffnungsbilanzstichtag angeschafft wurden, in Folgeinventuren (nach-)erfasst werden. Dieser
Stolperstein lässt sich vermeiden, wenn während der Ersterfassung zumindest alle beweglichen
Vermögensgegenstände bis 1.000 EUR gekennzeichnet oder ordnungsgemäß erfasst, aber nicht
bilanziert werden.
Ein weiteres Wahlrecht besteht gemäß § 36 Abs. 8 SächsKomHVO-Doppik hinsichtlich der
Bilanzierung von Sonderposten für geleistete Investitionszuwendungen (aktiver Sonderposten). Diese
Bilanzposition umfasst Zuwendungen für Investitionen, die die Kommune im Rahmen ihrer
Aufgabenerfüllung an Dritte geleistet hat. Es handelt sich um Positionen des Anlagevermögens, die
über eine vereinbarte Zweckbindungsdauer, nicht jedoch zwingend über die Nutzungsdauer des
geförderten Gegenstandes, abzuschreiben sind.
Entscheidet sich eine Kommune für den Ausweis eines Sonderpostens für geleistete
Investitionszuwendungen in der Eröffnungsbilanz, folgt daraus automatisch eine Belastung des
Ergebnisses in den Jahren der Zweckbindungsfrist. Verzichtet Sie auf einen Ausweis, ist sie auch
nicht verpflichtet, für in der Vergangenheit geleistete Investitionszuwendungen einen aktiven
Rechnungsabgrenzungsposten zu bilanzieren und umgeht somit eine Belastung des Ergebnisses.
Nach Einführung der Doppik erweist sich der aktive Sonderposten allerdings als praktikables
Instrument zur verursachungsgerechten Verteilung von Aufwand und fördert die Transparenz im
Hinblick auf geleistete Investitionszuwendungen.
Im nächsten Schritt muss das erfasste Vermögen bewertet werden. Die Bewertung erfolgt gemäß § 89
Abs. 5 SächsGemO i.V.m. § 38 SächsKomHVO-Doppik grundsätzlich zu Anschaffungs- oder
Herstellungskosten, jedoch lassen sich diese oft nicht mehr belegen. Zwar existieren Regelungen zur
Ermittlung von Ersatzwerten, allerdings sind diese unvollständig. Derartige Regelungslücken können
anhand allgemeiner Grundsätze ordnungsmäßiger Bilanzierung geschlossen werden.
Darüber hinaus sind sächsische Besonderheiten zu beachten. Es ist zu beobachten, dass sich viele
Kommunen an Umsetzungspraktiken anderer Bundesländer orientieren. Daraus können sich
rechtswidrige Bilanzansätze ergeben. Bei den Straßen erfolgt in Sachsen beispielsweise ein Ansatz
zu durchschnittlichen Herstellungskosten pro Quadratmeter je Bauklasse. Eine Rückindizierung auf
den tatsächlichen Zeitpunkt der Anschaffung oder Herstellung unterbleibt. Dies führt regelmäßig zu

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hohen Wertansätzen beim Straßenvermögen und entsprechend hohen Abschreibungen in
Folgejahren.
Unklarheiten hinsichtlich des Wertansatzes bestehen im Bereich der Finanzanlagen. So werden
Beteiligungen und Anteile an verbundenen Unternehmen mit dem anteiligen Eigenkapital oder, sofern
dies dem wirklichen Wert deutlich näher kommt, mit den Anschaffungskosten angesetzt. Daraus ergibt
sich ein breites Spektrum an Ansatzmöglichkeiten, es bedarf allerdings einer nachvollziehbaren
Argumentation, dass der gewählte Ansatz dem wirklichen Wert am ehesten entspricht.
Auch die Bewertung zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten sollte nicht unterschätzt werden. Als
problematisch erweist sich dabei regelmäßig die Aufteilung der Kosten auf verschiedene
Vermögensgegenstände. Wenn zum Beispiel mehrere Flurstücke mit Gebäuden und
Betriebsvorrichtungen gekauft werden und aus dem Kaufvertrag keine Einzelwerte ersichtlich sind,
muss aufgrund des Grundsatzes der Einzelerfassung eine sachgerechte Aufteilung der
Gesamtanschaffungskosten auf die einzelnen Vermögensgegenstände vorgenommen und
dokumentiert werden.
Neben reinen Anschaffungskosten müssen gemäß § 38 Abs. 1 SächsKomHVO-Doppik auch
Anschaffungsnebenkosten, wie z.B. Notarkosten, Vermessungskosten, Grundbucheintragung usw.
berücksichtigt werden. Während der Umstellung ergibt sich das Problem, dass
Anschaffungsnebenkosten in der Kameralistik sehr unterschiedlich behandelt wurden. Auch wenn
diese im Vermögenshaushalt zu buchen waren, tauchen Sachverhalte häufig im Verwaltungshaushalt
auf, wodurch sich der Aufwand zur Ermittlung von Vermögenswerten stark erhöht. Gerade in solchen
Fällen muss der Dokumentation der Wertansätze ein hoher Stellenwert beigemessen werden. Oftmals
kommt es zwar zum Ansatz korrekter Werte, jedoch ist deren Ermittlung nicht nachvollziehbar. Daher
ist es zum Beispiel empfehlenswert, für jedes Flurstück eine Erfassungs- und Bewertungsmappe
anzulegen, durch die sich die Wertansätze belegen lassen.
Gern begleiten wir Sie bei der Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesen bzw. ganz konkret
beim Aufbau Ihrer Anlagenbuchhaltung oder in anderen Belangen bei der Einführung der Doppik.
Alle Beiträge sind nach aktuellem Stand sorgfältig bearbeitet; eine Haftung kann jedoch nicht übernommen werden.