Das Gebäude- und Liegenschaftsmanagement - Kommunalberatung

Das Gebäude- und Liegenschaftsmanagement
Die bisherige Zuständigkeits- und Verwaltungsstruktur von kommunalen Immobilien besteht, zumeist
historisch gewachsen, aus einer Vielzahl verantwortlicher Stellen bzw. beteiligter Ämter. Dies kann
überhöhte Kosten zur Folge haben. Gleichzeitig werden die finanziellen Spielräume der Kommunen
immer geringer. Die Einrichtung eines zentralen Gebäude- und Liegenschaftsmanagements (GLM)
leistet einen entscheidenden Beitrag zur wirtschaftlichen Bereitstellung baulicher Anlagen und
Grundstücke. Zentrale Ziele eines ganzheitlich ausgerichteten GLM sind die Entlastung der kommunalen
Haushalte und eine langfristige Erhaltung des verwaltungsnotwendigen Vermögens. Zum
ganzheitlichen Ansatz gehört die Verknüpfung kaufmännischer, verwaltungsorganisatorischer, technischer
und infrastruktureller Belange. Vor diesem Hintergrund ist eine Einbindung der Thematik in die
Umstellung auf das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen ratsam.
Das kommunale Gebäude- und Liegenschaftsmanagement (GLM) gilt im Neuen Kommunalen Haushalts-
und Rechnungswesen als eine "interne" Dienstleistung. Um dessen Implementierung auf
möglichst stabile Säulen zu stellen, ist neben der Wahl einer effektiven und kommunenspezifischen
Organisationsstruktur ebenso eine klare Definition der Rahmenbedingungen von Bedeutung, d.h.
Festlegung der notwendigen Kernaufgaben und Abgrenzung zu den Aufgaben anderer Produkte.
Das kommunale Gebäude- und Liegenschaftsmanagement umfasst im Wesentlichen alle Maßnahmen
zur Bereitstellung und Nutzung der zur Leistungserstellung notwendigen Räume bzw. Gebäude und
der damit im Zusammenhang stehenden Grundstücke. Betrachtet man dies im Rahmen des Lebenszyklus
einer Immobilie, so liegen die Schwerpunkte des Tätig-Werdens des GLM`s in den Phasen der
Planung und des Neubaus, der Gebäudenutzung, des Umbaus sowie der Modernisierung bzw.
Sanierung von Gebäuden.
Die Hauptaufgaben des GLM's werden hierbei grundsätzlich in die drei folgenden Kerngebiete eingeteilt:
kaufmännisches Gebäudemanagement, technisches Gebäudemanagement und infrastrukturelles
Gebäudemanagement.
Kaufmännisches Gebäudemanagement
Zu den Aufgaben des kaufmännischen Gebäudemanagements gehören neben der Objektbuchhaltung,
dem allgemeinen Rechnungswesen und dem Controlling auch die Liquiditätsplanung sowie das
Vertragsmanagement.
Technisches Gebäudemanagement
Der Fokus des technischen Gebäudemanagements liegt auf der Erhaltung der Funktionsfähigkeit und
der Sicherung der Vermögenswerte von Gebäuden. Ferner sollen Kosten, speziell hinsichtlich energetischer
Gesichtspunkte, optimiert und dadurch die Wirtschaftlichkeit der entsprechenden Gebäude
gesteigert werden. Bereiche wie die Betriebsführung gebäudetechnischer Anlagen, Umbau, Sanierung
und Modernisierung, Ver- und Entsorgung sowie das Energiemanagement spielen hierbei eine
bedeutende Rolle. Das Hauptaugenmerk im technischen Gebäudemanagement sollte jedoch auf die
Implementierung eines gezielten Instandhaltungsmanagements gelegt werden.
Infrastrukturelles Gebäudemanagement
Das infrastrukturelle Gebäudemanagement beinhaltet sämtliche Gebäude- und Servicedienste. Das
Leistungsspektrum gestaltet sich hierbei recht weitläufig und umfasst insbesondere Dienstleistungsaufgaben,
wie z.B. die Hausmeisterdienste oder das Reinigungsmanagement.
Geschäftsführung B & P Gesellschaft für kommunale Beratung mbH
Franklinstraße 22 01069 Dresden
Dipl.-Verwaltungswirt (FH) Jens Findeisen Telefon: 0351/47 93 30 - 30 Telefax: 0351/47 93 30 - 44
Dipl.-Betriebswirt (BA) LL.M. Patrick Schellenberg (ppa.) kanzlei@kommunalberatung-sachsen.de
www.kommunalberatung-sachsen.de
Sitz: Dresden Amtsgericht Dresden HRB 23797

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Die Implementierung eines zentralen GLM's kann in fünf Phasen erfolgen. In der ersten Phase werden
die wesentlichen Ziele und der Umfang des Projektes definiert. Zu definieren ist vor allem das Soll-
Konzept, d.h. welche Rolle soll das GLM zukünftig in der Verwaltung einnehmen. Dabei kann das
GLM extern, z.B. durch eine Beteiligung oder innerhalb der Verwaltung wahrgenommen werden. In
der zweiten Phase erfolgt eine Aufnahme und Analyse des Ist-Zustandes der Bewirtschaftung kommunaler
Immobilien. Die dritte Phase beschäftigt sich mit organisatorischen Anpassungen, die durch
die neue Zuordnung gebäudebezogener Aufgaben und die daraus resultierende Neuordnung von
Aufgaben in den Fachämtern notwendig werden können. Die Anpassung der Kosten- und Leistungsrechnung
an die örtlichen Bedürfnisse unter Berücksichtigung der internen Leistungsverrechnung
sowie der Budgetierung erfolgt in einer vierten Phase. Schließlich werden in der fünften Phase
Nutzungs- und Dienstleistungsvereinbarungen unter Berücksichtigung eines Kontraktmanagements
erarbeitet, um die Leistungsbeziehungen zwischen dem GLM und den nutzenden Einheiten zu regeln.
Dazu gehören Reglungen über die Bereitstellung und Nutzung von Gebäuden und Liegenschaften, die
Bereitstellung von Dienstleistungen (z.B. Hausmeister- und Reinigungsleistungen) sowie die Lieferung
der mit dem Betrieb der Gebäude zusammenhängenden Leistungen (Betriebs- und Nebenkosten).
Die B & P Kommunalberatung bietet zu diesem Thema eine Workshopreihe, beginnend am
22. November 2011, an. Während der Workshopreihe werden Themen zum organisatorischen Aufbau,
zu steuerlichen Belangen, zur Kosten- und Leistungsverrechnung und internen
Leistungsverrechnung besprochen. Aber auch technische Aspekte im Umgang mit den Immobilien
werden behandelt. Weitere Informationen sowie die Themen und Termine der Workshops finden Sie
auf unserer Internetseite www.kommunalberatung-sachsen.de unter der Rubrik Leistungen - Gebäudemanagement.
B & P steht Ihnen bei diesbezüglichen Fragen gern zur Seite.