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onOffice – vernetzt makeln
onOffice smart Checkliste
Diese Checkliste gibt Ihnen einen ersten Überblick über wichtige Funktionen in onOffice smart. Bitte
nutzen Sie diese, damit onOffice smart Sie bei Ihrer täglichen Arbeit optimal unterstützt. Ausführliche
Informationen zu den einzelnen Funktionen finden Sie nach Eingabe des Stichwortes in unserer online
Hilfe.
Sollten Sie Fragen haben kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner oder den onOffice Support.
Viel Erfolg beim vernetzten Makeln wünscht Ihnen
das gesamte onOffice Team
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onOffice – vernetzt makeln
Firefox als Standardbrowser installieren
Login-Link
Die Generierung eines Login-Links ermöglicht Ihnen einen schnellen und unkomplizierten Start in Ihren
Arbeitsalltag. Sie können eine Verknüpfung zu Ihrer onOffice smart Version mit einem passenden Icon
auf dem Desktop abspeichern. Durch Klicken auf dieses Icon öffnet sich automatisch die Software,
ohne dass Sie Ihre Zugangsdaten noch einmal eingeben müssen. Sie finden den Login-Link unter
Aktionen >> Login-Link generieren.
Tab-Browsing
Verwenden Sie die Tab-Browsing-Funktion, um mehrere Fenster parallel öffnen zu können und in
diesen zu arbeiten. Fahren Sie dazu einfach mit dem Mauszeiger auf den Link, den Sie zusätzlich besuchen
möchten. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie „Link in neuem Tab öffnen“.
Falls Sie die Möglichkeit haben das Mausrad zu klicken, können Sie dies alternativ zum Tab-Browsing
einsetzen.
Allgemeine Funktionen
Grundeinstellungen prüfen
Prüfen Sie in Ihren Grundeinstellungen unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >>
Grunddaten, ob Ihre Stammdaten und Ihr Impressum richtig eingegeben und gepflegt sind. Vervollständigen
Sie hier Ihre Angaben und halten Sie diese auf dem aktuellen Stand.
AGB / Rechtshinweis hinterlegen
Hinterlegen Sie bei der Einrichtung Ihrer onOffice smart Version Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen
und Ihren Rechtshinweis. Die AGBs werden dann automatisch bei der Adressvervollständigung
sowie dem Exposé-Versand ausgegeben und der Rechtshinweis wird in Ihren Exposés aufgeführt. Die
Einstellungen finden Sie unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen.
allgemeine Einstellungen Ihrer onOffice smart Version
Unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Allgemein können Sie Ihre onOffice smart
Version indviduell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise können Sie Ihr Logo hochladen, definieren
wie die externe Objektnummer vergeben werden soll oder ob Sie das Adress- oder Objektampelsystem
nutzen möchten.
Word-Upload installieren
Mit dem Tool „Word-Upload“ sind Sie in der Lage Ihre Word-Vorlagen selbst zu gestalten und abzusichern.
Auch die Bearbeitung bereits bestehender Vorlagen ist möglich – ebenso der individuelle
Nachweis in den Aktivitäten. Gerne erstellen wir für Sie auch individuelle Exposé-Vorlagen nach Ihrem
Corporate Design. Kontaktieren Sie hierzu bitte den onOffice Support.
Fragezeichen (?) - Menü
Unter dem ? - Menü finden Sie zahlreiche Hilfestellungen und Supportmöglichkeiten im Umgang
mit der onOffice smart Software. Zudem finden Sie in der ausführlichen online Hilfe unter
http://onlinehilfe.onoffice.de, welches Ihnen als Nachschlagewerk zur Verfügung steht, konkrete Antworten
auf Ihre Fragen.
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onOffice – vernetzt makeln
Objektverwaltung
Portalschnittstellen aktivieren
onOffice bietet Ihnen Schnittstellen zu über 100 Immobilienportalen an – darunter auch eine Vielzahl
an ausländischen Portalen. Treffen Sie eine bewusste Auswahl von kostenlosen und kostenpflichtigen
Portalen. Aktivieren Sie die gewünschten Portale unter Extras >> Einstellungen >> Portaleinstellungen.
Ansprechpartner anlegen
Legen Sie für Ihre Objekte den jeweiligen Ansprechpartner in der Adressverwaltung mit der Kontaktart
„Makler“ an. Dieser wird dann bei der Übertragung zu den Portalen übermittelt. Gehen Sie dazu in
ein Objekt und verknüpfen den Punkt „Ansprechpartner“ über das Pfeil-Symbol mit dem zuständigen
Mitarbeiter.
Eigentümerbenachrichtigung nutzen
Mit onOffice smart können Sie Ihre Eigentümer jederzeit über alle Aktivitäten auf dem Laufenden halten.
Auch neue Interessenten können dem Eigentümer unkompliziert mitgeteilt werden.
Objektliste auf Ihrer Internetseite einbinden
onOffice bietet Ihnen die Möglichkeit eine Objektliste auf Ihrer persönlichen Internetseite einzubinden.
Der große Vorteil: Die Objektdaten werden automatisch aus Ihrer onOffice smart Version übertragen.
Für weitere Fragen kontaktieren Sie bitte Ihren vertrieblichen Ansprechpartner.
Adressverwaltung
Suchkriterien festlegen
Überlegen Sie sich vorab, welche Felder Sie als Suchkriterien für Ihre Interessenten festlegen möchten.
Diese wirken sich auf alle Suchabfragen aus. Die Einstellungsmöglichkeiten finden Sie unter Extras >>
Einstellungen >> Administration >> Suchkriterien.
Immomatching-Funktion nutzen
Definieren Sie für jeden einzelnen Interessenten individuelle Suchkriterien und präzisieren Sie dadurch das
Suchergebnis. Gehen Sie dazu in den jeweiligen Adressdatensatz und wählen dort den Karteireiter „Suchkriterien“
an. Hier können Sie nun neue Kriterien vergeben und bestehende deaktivieren oder löschen.
Arbeiten mit Wiedervorlagen
Legen Sie Wiedervorlagen mit Zeitangaben und Bemerkungen in Ihren Adressdatensätzen an. Ein Hinweis
für die entsprechende Wiedervorlage wird zum definierten Zeitpunkt auf der Infoseite sichtbar.
Adressvervollständigung
onOffice bietet Ihnen die Möglichkeit per E-Mail einen Link zur Adressvervollständigung direkt an den
Kunden zu verschicken. Die Vervollständigung kann sich auf die Kontaktdaten, die Suchkriterien oder
beide Optionen beziehen. Sie finden die Adressvervollständigung unter Adressdatensatz >> Aktionsleiste
>> Adressvervollständigung.
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E-Mail-Verwaltung
Einrichtung des Postfachs
Sie können Ihr bestehendes Postfach in Ihre onOffice smart Version importieren. Details zu der
Einrichtung finden Sie in unserer online Hilfe. Sollten Sie noch keine eigene Domain (@beispiel.de)
haben, wenden Sie sich bitte an die Vertriebsabteilung, dort wird Ihnen ein geeignetes Angebot für
Ihre Wunsch-Domain erstellt.
E-Mail-Dialog nutzen
HTML-Signatur als Standard
Legen Sie Ihre Signatur im HTML-Format an, so können auch Bilder und Logos eingefügt werden.
Sollten Sie Hilfe bei der Erstellung Ihrer HTML-Signatur benötigen, kontaktieren Sie bitte den
onOffice Support.
E-Mails zuordnen
onOffice smart bietet die Möglichkeit einer automatischen Adress- und Objektzuordnung. Die
E-Mails werden zudem in den jeweiligen Aktivitäten eingetragen.
Terminerstellung aus einer E-Mail
Erstellen Sie direkt aus einer E-Mail einen Termin.
Terminbestätigung
Versenden Sie schnell und einfach Terminbestätigungen. Fügen Sie Ihrer Bestätigung einen Link zur
Routenplanung hinzu und lassen Sie sich benachrichtigen, ob Ihr Kontakt zum Termin erscheint oder
nicht.
Terminverwaltung
Terminzuordnung zu Objekt und / oder Adresse
Die Übernahme ins Maklerbuch bzw. zu den Aktivitäten erfolgt automatisch.
Vorlagen
Erstellung von Exposé-Vorlagen
Erstellen Sie auf Basis der hinterlegten Objektdaten Exposés in unterschiedlichen Ausführungen –
kurz, lang, quer. Zudem stehen Ihnen auch verschiedene Dateiformate, wie Word und PDF zur Verfügung.
Alternativ können Sie sich Ihr individuelles Exposé in Ihrem Corporate Design erstellen lassen.
Kontaktieren Sie dazu Ihren persönlichen Ansprechpartner.
individuelles Exposé in Ihrem Corporate Design
Nutzen Sie die Möglichkeit mit individuellen Exposés die eigene Außenwirkung positiv zu beeinflussen
und verwenden Sie diese als persönliche Visitenkarte für die erfolgreiche Vermittlung von
Wohneigentum. Gerne erstellen wir für Sie Ihr individuelles Exposé und unterbreiten Ihnen ein
unverbindliches Angebot. Kontaktieren Sie dazu bitte Ihren persönlichen Ansprechpartner.
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Login-Link
Generieren Sie sich auch für Ihre mobile Version einen Login-Link. Sie finden die Funktion unter
Aktionen >> Login-Link generieren >> smartMobile-Login-Link. Diesen können Sie dann als Lesezeichen
und Icon auf Ihrem Smartphone einrichten.
mobil makeln
Einrichtung des Postfachs auf mobilen Endgeräten
Einbindung iOS
Sie können Ihr bestehendes onOffice smart Postfach in Ihr iPhone einbinden. Legen Sie dazu einfach
in Ihrem iOS Smartphone unter Mail | Kontakte | Kalender einen neuen Account an. Geben
Sie anschließend alle relevanten Daten ein. Ab sofort erhalten Sie Ihre E-Mails auf Ihr Smartphone.
Einbindung Android
Legen Sie in Ihrem Android Smartphone unter Konten und Synchronisation >> Konto hinzufügen
>> E-Mail einrichten einen neuen Account an. Anschließend müssen Sie zwischen IMAP oder
POP3 entscheiden. Nach erfolgreichem Anlegen des neuen E-Mail-Postfachs erhalten Sie ab sofort
Ihre E-Mails auf Ihr Smartphone.
onOffice Zusatzmodule
Gerne möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick zu weiteren onOffice Funktionen und Zusatzmodulen
geben, die Sie optional zu Ihrer onOffice smart Version buchen können. Für nähere Informationen wenden
Sie sich bitte an Ihren persönlichen Ansprechpartner.
onOffice Arbeitszeiterfassung
Erfassen Sie alle Arbeitszeiten sowie Urlaubs- und Krankheitstage Ihrer Mitarbeiter.
onOffice Film-Modul
Präsentieren Sie Ihre Immobilien anhand anschaulicher Video-Clips.
onOffice Gemeinschaftsgeschäft
Arbeiten Sie mit anderen Maklern im Verbund zusammen.
onOffice Mehrsprachenmodul
Vermarkten, verwalten und pflegen Sie Ihre Objekte multilingual.
onOffice Objektwertanalyse-Modul
Ermitteln Sie mithilfe hinterlegter Objektdaten den Wert Ihrer gewünschten Immobilien.
onOffice Prozessmanager
Definieren und strukturieren Sie Prozesse und erhöhen Sie so die Servicequalität Ihres Unternehmens.
onOffice Reporting-Modul
Werten Sie mithilfe dieses Moduls Ihre allgemeinen Geschäftsprozesse wie Portalanfragen aus.
onOffice Schaufenster-Modul
Erzeugen Sie aus Ihrem Objektdatenbestand Präsentations-PDF-Dateien.
onOffice Sync
Synchronisieren Sie alle angelegten Termine, Aufgaben und Kontakte für Ihr mobiles Endgerät.
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Platz für Ihre Notizen
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