Einstellungen - onOffice Software

onOffice – vernetzt makeln 

onOffice smart Benutzerhandbuch 

Teil 6 – Extras 

Version onOffice smart 2.5.6 

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www.onOffice.com


Inhaltsverzeichnis 

Einstellungen 5 

Grundeinstellungen................................................5 

Grunddaten......................................................................5 

Allgemein..........................................................................6 

Exposé.............................................................................11 

Reporting.......................................................................14 

Freitexte..........................................................................15 

Benutzerverwaltung............................................. 16 

Listenansicht..................................................................16 

Grunddaten....................................................................17 

Einstellungen................................................................20 

Rechte.............................................................................23 

Gruppen..........................................................................28 

E-Mail-Einstellungen.....................................................29 

Administration......................................................33 

Eingabefelder.................................................................33 

Flexifelder......................................................................38 

Einstellungen................................................................39 

Singleselect...................................................................40 

Multiselect.....................................................................41 

Aktionstypen..................................................................43 

Region.............................................................................44 

Gruppen...............................................................45 

Funktionsweise..............................................................45 

Gruppenfilter.................................................................46 

Gruppeneinstellungen...................................................48 

Benutzereinstellungen..................................................51 

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Portaleinstellungen pro Benutzer........................54 

E-Mails.................................................................55 

Neues Postfach anlegen................................................55 

Postfach importieren.....................................................57 

Abwesenheitsnotiz.........................................................59 

E-Mail Weiterleitung......................................................61 

Objektaustausch 63 

Einrichtung....................................................................63 

Objekte austauschen......................................................65 

Vermarktungsdialog 67 

eMail-Dialog...................................................................67 

Empfangs/Lesebestätigung................................................73 

Briefe schreiben............................................................74 

Faxversand......................................................................75 

Facebookschnittstelle 78 

Einrichtung der Schnittstelle..............................................78 

Facebook Unternehmensseite anlegen..........................80 

ImmoTell Pro Installation.............................................85 

Facebook mit ImmoTell verbinden..................................86 

Objekt Vollabgleich aus onOffice smart......................88 

Datenexport 90 

CSV-Datenimport 92 

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Zuordnungen 95 

Massenaktualisierung 101 

Massenaktualisierung der Adressen.........................104 

Objekttracking 105 

Objektrotation 109 

Quicksearch-Konfiguration 111 

Newsletter-Funktion 112 

SMS-Funktion 114 

Eigentümer-Benachrichtigung 116 

Aktivitäten Nachweis....................................................116 

Interessentennachweis................................................118 

CKEditor 120 

Textbearbeitung im CKEditor.......................................120 

Immomatching 129 

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Einstellungen 

Die Einstellungen Ihrer Software sind so vorgenommen, dass Sie 

mit onOffice optimal arbeiten können. Darüber hinaus haben Sie 

die Möglichkeit, verschiedene Feineinstellungen in Ihrer onOffice 

Anwendung vorzunehmen. Die integrierte Benutzerverwaltung 

bietet Ihnen die Anlage von Benutzern inklusive Vergabe der individuellen 

Rechte. Über die Administration ändern bzw. die Felder 

der Eingabemasken, ändern die Menüs etc. 

Grundeinstellungen 

Mit onOffice smart können Sie grundsätzliche Einstellungen vornehmen, 

um Ihre Software optimal an Ihren Bedarf anzupassen. 

Um die Grundeinstellungen zu modifizieren, gehen Sie auf 

Extras > Einstellungen > Grundeinstellungen 

Grunddaten 

Geben Sie hier Ihre kompletten Stammdaten ein. Sollten Sie bei 

Ihren Objekten keinen Ansprechpartner hinterlegt haben, werden 

automatisch Ihre Stammdaten in den Portalen als Ansprechpartner 

hinterlegt. 

Impressum 

Sie haben Ihre Website über onOffice erstellen lassen? Dann 

werden die Angaben im Bereich Impressum auf Ihrer Homepage 

angezeigt. 

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Rechtshinweis 

Der hier eingetragene Rechtshinweis wird in den Exposés dargestellt 

und kann außerdem per Makro _Rechtshinweis in jede 

gewüsnchte Vorlage eingebunden werden. 

AGB 

Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre AGB´s als PDF-Dokument hoch zu 

laden. Diese AGBs werden dann bei der Adressvervollständigung und 

zur Bestätigung der Exposé-Ansicht mit gesendet. Wenn Sie hier Ihre 

AGBs hinterlegen, wird dieses PDF-Dokument in der PDF-Link-Ansicht 

zum Download angeboten. Wurden keine AGBs hochgeladen wird der 

Rechtshinweis aus den Grundeinstellungen dargestellt. 

Allgemein 

Die allgemeinen Einstellungen dienen den Feineinstellungen rund 

um Ihre Objekte und die Portale. 

Portaleinstellungen 

Portalaktionen im Maklerbuch: 

ausblenden oder darstellen: Wahlweise die Darstellung aller Importmeldungen 

von Objekten in die verschiedenen Portale. 

nur Aktualisierungen ausblenden: Nur die aktualisierten Objekte 

werden angezeigt. 

Aktion „Objekt in allen Portalen aktualisieren“ bezieht sich auf: 

Alle angehakten Portale: Objekte werden nur in den Portalen aktualisiert, 

die gekennzeichnet sind Alle Portale: Objekte werden in 

allen verfügbaren Portalen aktualisiert 

Adresse für Importberichte: 

Haben Sie ein Objekt zu einem Portal übertragen und es passt 

z. B. die Postleitzahl nicht zum Ort, dann können die Portale Ihr 

Objekt nicht korrekt importieren. Tragen Sie hier eine Email-Adresse 

ein, an die der Importbericht zu fehlgeschlagenden Importen 

gesendet werden soll. 

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Einstellungen für Bilder 

Sie können Ihre Bilder durch ein Wasserzeichen vor Missbrauch 

schützen – in der Grund-Version von onOffice smart klicken Sie 

dazu in das vorgesehene Feld und geben Ihren Namen o.ä. ein, in 

der Pro-Version können Sie eine zweite Zeile eingeben. 

Sie möchten einen farbigen Rahmen um Ihre Bilder? Klicken Sie 

einfach auf Farbpalette und wählen Sie Ihre bevorzugte Farbe 

aus. Auch die Breite der Bilderrahmen können Sie angeben – wir 

empfehlen hier nicht mehr als 5 Pixel. Aktivieren Sie die Bildrahmenfunktion 

und alle Bilder haben den gewünschten Rahmen. 

Die Breite Ihrer eingestellten Bilder sollte 600 Pixel nicht unterschreiten, 

da die Darstellung sonst zu unscharf bzw. verzerrt 

werden könnte. 

Ob für Portale, die eigene Homepage oder für Exposés: Auch das 

Ziel Ihres Uploads für Ihre Bilder können Sie grundsätzlich vorab 

bestimmen – so sparen Sie sich in Zukunft zusätzliche Mausklicks, 

wenn Sie Ihre Immobilien einstellen. 

Sonstiges 

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Automatische Suchkriterien: 

Wird eine eMail einer Adresse und einem Objekt zugeordnet, 

wird im Adressdatensatz ein Suchkriterium angelegt. Die Werte 

des Suchkriteriums entsprechen den Daten des zugeordneten 

Objektes, bei numerischen Werten wird ein Bereich von +/- 10% 

eingetragen. In dem Suchkriterium wird eine Umkreissuche um 

das zugeordnete Objekt mit einem Radius von 10Km eingetragen. 

Diese Werte können Sie Ihren Bedürfnissen anpassen. 

Benutzerpasswörter 

Geben Sie hier bei Bedarf einen Wert ein, der den gewünschten 

Ablauf Ihrer Passwörter kennzeichnet. Bei Ablauf erhalten Sie automatisch 

eine Mitteilung. 

Feiertage verschiedener Länder im Kalender 

Sie haben hier die Möglichkeit sich für die Länder Italien, Österreich, 

Schweiz, Spanien und Deutschland die Feiertage im Kalender 

anzeigen zu lassen. Damit diese anzeigt werden, markieren 

Sie einfach die entsprechenden Länder und sichern dann die 

Auswahl. Dann werden die Feiertage im Kalender rot dargestellt. 

eMail Einstellung 

Sie können hier eine Text oder HTML Standard Signatur für den 

eMail Versand hinterlegen. 

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Einstellungen für Objekte 

Objektnummer eingeben 

Sie können die Objektnummern mit einem Präfix versehen, d.h. 

Sie definieren zusätzlich über Buchstaben oder Zahlen die Objektnummer, 

z. B. DRM... fortlaufende Nummer. Alternativ können 

auch die Kürzel des jeweiligen Benutzers automatisch vorangestellt 

oder nach der fortlaufenden Nummer genannt werden. 

Start für fortlaufende Nummer: 

Geben Sie hier die Zahl ein, mit der die fortlaufenden Objektnummern 

beginnen sollen. 

Automatische Feldberechnung aktivieren: 

Bezieht sich auf Angaben wie interne Preis- oder Kosteneingaben, 

so wird z.B. der Kostenaufwand (Porto, sonstige Aufwände) für 

einen Kunden automatisch addiert. 

Objekt archivieren: 

Tragen Sie hier einen Text ein, der Angaben zum archivierenden 

Objekt macht. Dieser Text wird bei der Archivierung des Objekts 

als Popup-Fenster angezeigt. 

Objekt Freitexte: 

Die Portale geben unterschiedlichen Platz für Ihre Objekttexte frei. 

Sie sollten die Voreinstellung für den Objekttitel auf 100 Zeichen 

belassen – die Beschränkung der Freitexte sorgt dafür, dass Ihre 

Texte nicht nur teilweise auf den Portalen erscheinen (empfohlen 

1000 Zeichen). 

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Objekt-Ampelsystem 

Um den Status Ihrer Objekte auf einen Blick in der Listenansicht 

zu prüfen, kann ein Ampelstatus aktiviert werden. So ist auf den 

ersten Blick ersichtlich, welche Objekte seit längerer Zeit nicht 

mehr bearbeitet wurden. 

Pflichtfelder: 

Bei Aktivierung des Pflichtfeldes „Ansprechpartner beim Objekt“ 

ist jeder Benutzer verpflichtet, einen Ansprechpartner anzugeben. 

Ist kein Ansprechpartner angegeben, werden automatisch die 

Stammdaten eingesetzt. 

Bei Aktivierung des Pflichtfeldes „Eigentümer beim Objekt“ ist 

jeder Benutzer verpflichtet einen Eigentümer Datensatz zu verknüpfen. 

Geovalidierung: 

Bei Eingabe von Adressdaten werden Ihnen zur Erleichterung der 

korrekten Eingabe die z. B. zu bestimmten Postleitzahlen zugehörigen 

Städte vorgeschlagen. 

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Exposé 

Exposé-Vorlagen stellen wir für Sie auch im HTML oder PDF-Format 

bereit. Änderungen der Standardvorlagen bei PDF und HTML 

Exposés übernimmt für Sie unser Entwicklungsteam. Kontaktieren 

Sie uns dazu bitte unter support@onoffice.de. 

Logo hochladen 

Sie können auch in PDF oder HTML Exposé Ihr Firmenlogo darstellen. 

Klicken Sie auf „Durchsuchen“ und laden Sie Ihr Logo im 

Format *.jpg oder *.png hoch. 

Generell gilt: Je größer Ihre Logo-Vorlage, desto besser ist die 

Darstellung auf den Unterlagen. Empfohlen wird eine Mindestbreite 

von 800 Pixel bis 1000 Pixel. 

An dieser Stelle können Sie wählen, ob das Logo im Hoch-, oder 

Querformat eingebunden werden soll und an welcher Stelle das 

Logo eingebunden werden soll (links/mitte/rechts). 

Farbgebung 

Folgende PDFs können Sie mit einer eigenen Farbgebung in 

Haupt- und Nebenfarbe beeinflussen: 

a. Farbig kurz/Farbig lang 

b. Exposé onOffice (kurz/ Exposé onOffice (lang) 

Geben Sie dazu einfach die Hexadezimalwerte ein oder wählen Sie 

über die Farbpalette die für Sie passende Farbe aus. 

Sie haben einen Unternehmensclaim, einen Slogan, der die Tätigkeiten 

Ihres Unternehmens auf den Punkt bringt? Bei den Exposés 

Farbig kurz/lang lässt sich Ihr Claim zusätzlich anzeigen. 

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weitere Einstellungen 

Wenn Sie neben den Exposés auf das Bearbeiten-Symbol 

klicken, öffnet sich unter der Auswahlliste die Einstellung für das 

Firmenlogo. Hier kann die Höhe und die Breite für das Logo angegeben 

werden. 

Sonstiges 

Unter dem Karteireiter „Sonstiges“ aktivieren Sie verschiedene 

Funktionen, die für Ihre individuelle Arbeitsweise von Vorteil sind. 

dynamische Aktionsarten: 

Bei der Filterung von Aktionsarten werden nur Aktionsarten angezeigt, 

die schon einmal benutzt worden sind. 

Benutzer in Maklerbuch/Historie editierbar: 

Nach einem Eintrag in das Maklerbuch oder in den Aktivitäten 

kann das Benutzerkürzel der einzelnen Benutzer geändert werden. 

Adressdubletten zuordnen: 

Geben mehrere Benutzer die gleichen Adressdaten ein, werden 

keine Dubletten angelegt. 

externe Objektnr nicht editierbar wenn Objekt in Portal eingestellt: 

Nachdem ein Objekt in das Portal eingestellt wurde, sollte die 

Objektnummer nicht verändert werden. Das Portal ist ansonsten z. 

B. nicht in der Lage, das Objekt mit der alten Nummer zu löschen, 

denn Ihr Löschen wird mit der neuen Nummer beauftragt. Ändern 

Sie eine externe Objektnummer, erlischt hier der Anspruch auf 

Supportunterstützung. 

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KdNr nicht editierbar: 

Die Kundennummer kann nicht verändert werden. 

Ist Aufwand (Aufgabenverwaltung) als Pflichtfeld: 

Zur Kontrolle des angefallenen Aufwandes innerhalb einer Aufgabe 

ist der Benutzer verpflichtet, einen Ist-Aufwand einzugeben. 

Private Termine: 

Sie können Ihre Termine auf „Privat“ schalten; diese Termine sind 

für die anderen Benutzer nicht einsehbar. 

Eingabe in Adress Suche speichern: 

Suchen Sie in der einfachen Suchmaske bei onOffice einen z. B. 

einen Namen und wird dieser nicht gefunden, öffnet sich automatisch 

eine Maske für die detailliertere Suche. Bei Aktivierung 

werden die eingebenen Daten wie der Name in die Detailsuche 

automatisch mit übernommen. 

Setze aktive Wiedervorlagen bei automatischen Gruppenzuordnungen: 

Sie haben beispielsweise Benutzergruppen gebildet, die jeweils 

bestimmte Postleitzahlbereiche bearbeiten? Die Mitglieder erhalten 

automatisch gruppenspezifisch zugeordnete Wiedervorlagen. 

Redakteure dürfen eigene Benutzerdaten bearbeiten: 

Ihre Benutzer können ihre Daten im Karteireiter „Grunddaten“ und 

„Allgemein“ modifizieren. 

Benachrichtigungen an Gruppenleiter bei Doppeleinträgen 

Wenn ein Benutzer eine Dublette anlegt, so wird der Leiter der 

Gruppe, in der der anlegende Benutzer sich befindet, per E-Mail 

darüber informiert, dass hier eine Adresse doppelt vorhanden sein 

könnte. Dies macht vor allem Sinn, wenn der anlegende Benutzer 

nicht das Recht hat, alle Adressen einzusehen. 

Automatische eMail-Zuordnung: 

Hier kann deaktiviert werden, dass alle E-Mails automatisch den 

Adressen zugeordnet werden, in denen die E-Mail-Adresse eingetragen 

ist, an die versendet wird. Dasselbe gilt selbstverständlich 

auch für eintreffende E-Mails. 

Alternativ zur kompletten Deaktivierung können auch E-Mail-Adressen 

angegeben werden, bei denen die automatische Zuordnung 

aussetzen soll. 

Alle ausgehenden E-Mails in „Gesendete Objekte“ speichern 

Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle eMails in dem Ordner 

Gesendeten Objekten gespeichert. 

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Sprache 

Sie haben ein Mehrsprachenmodul gebucht? Dann können Sie Ihre 

Objekte in mehreren Sprachen anzeigen lassen. 

Aktivieren Sie eine oder mehrere gewünschte Sprachen. In Ihrer 

Objektverwaltung erscheinen automatisch die Felder zur Eingabe 

von Texten für die weitere Sprache. Pro Portal lässt sich eine 

Sprache hochladen – so können Sie bequem auch ausländische 

Portale bedienen. 

Sind Sie Besitzer einer onOffice Website, lassen sich Ihre Objekte 

auch hier in mehreren Sprachen anzeigen. 

Reporting 

Das Reporting dient der Erfassung von Statistiken rund um Ihre 

Software. Hier nehmen Sie spezifische Werte für Kontaktarten, 

Preise etc. vor. Näheres zum Reporting erfahren Sie in der Reporting-Anleitung. 

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Freitexte 

Auf dem Karteireiter Freitexte in den Grundeinstellungen Ihrer 

Software können verschiedene Texte hinterlegt werden. Darüber 

ist es möglich, die AGBs oder andere Texte die sich evtl. später 

noch ändern zu verwalten. Über die Makros _Mdtfreitext01, _Mdtfreitext2 

… _Mdtfreitext10 können diese Textblöcke dann in Ihre 

Word- oder eMail-Vorlagen eingebunden werden. 

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Benutzerverwaltung 

Über die Benutzerverwaltung von onOffice smart legen Sie neue 

Benutzer mit ihren spezifischen Daten und Einstellungen an und 

bestimmen die jeweiligen Rechte. Auch lassen sich Benutzer zu 

Gruppen zusammenfügen. 

Listenansicht 

Um die Benutzer von onOffice einzurichten bzw. die Einstellungen 

zu modifizieren, gehen Sie auf 

Extras > Einstellungen > Benutzer 

Listenansicht 

Mit der Listenansicht verfügen Sie über eine Gesamtansicht der 

eingetragenen Benutzer. Sie sehen auf den ersten Blick, welche 

Rechte der jeweilige Benutzer hat, seit wann und ob er online ist 

etc. 

Über die Listenansicht wählen Sie per Doppelklick einen Benutzer 

aus. Möchten Sie einen neuen Benutzer anlegen, klicken Sie auf 

das Symbol „neuer Datensatz“ . 

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Grunddaten 

In den Grunddaten bestimmen Sie die Zugangs- bzw. Stammdaten 

des gewählten Benutzers. 

Zugangsdaten 

Falls nicht bereits eingetragen, bestimmen Sie die Zugangsdaten 

des Benutzers. 

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• Username: 

Der Username ist der Username zum Login in onOffice. Er 

ist voreingestellt und kann nicht geändert werden. 

• Kennwort: 

Hier geben Sie das Zugangspasswort für onOffice ein. Sie 

können das Kennwort einmalig ändern. 

• Kennwort bestätigen: 

Zur Sicherheit einer richtigen Schreibweise müssen Sie das 

neue Kennwort bestätigen. 

• Autologin: 

Hier haben Sie die Möglichkeit sich einen smart-loginlink 

zu generieren. Wenn Sie dies anklicken, wird ein Link 

mit Ihren Zugangsdaten erstellt. Diesen können Sie dann 

kopieren und sich als Lesezeichen in Ihrem Browser hinterlegen. 

Wenn Sie dann auf dieses Lesezeichen klicken, 

werden Sie direkt in onoffice eingeloggt. 

Diese können Sie auch für den smartmobile-Login-Link. 

Auch hier wird ein Link mit den Zugangsdaten generiert, 

den Sie sich dann speichern können. 

• eMail: 

Geben Sie die eMail-Adresse Ihres Benutzers an. 

• eMailname: 

Dieser Name erscheint als Absender der versandten 

eMails. 

• eMail zum Zusenden der Login Daten: 

Dieses Feld muss von Ihnen unbedingt befüllt werden. 

Tragen Sie dort eine eMailadresse ein, die Sie auch ohne 

onOffice abrufen können. Wenn Sie Ihr Passwort einmal 

vergessen sollten, können Sie das Passwort automatisch 

neu generieren lassen. Das neue Passwort wird dann an 

die hier eingetragene Adresse geschickt. 

• Adress-Zuordnung: 

Wenn hier der eigene Ansprechpartner-Datensatz zugeordnet 

wurde, wird dieser Ansprechpartner beim Anlegen 

eines neuen Objektes automatisch dem Objekt zugeordnet. 

• Status: 

Ist Ihr Benutzer für längere Zeit nicht im Einsatz, lässt er 

sich über die Statusfunktion auf Passiv setzen. 

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• Account: 

Der Zugang zu onOffice lässt sich über diese Funktion 

sperren. 

• Systemsprache: 

Die Sprache, die dem jeweiligen Benutzer angezeigt wird. 

• Benutzer permanent deaktivieren: 

Ist ein Benutzer nicht mehr verfügbar, löschen Sie ihn bitte 

nicht, sondern setzen Sie ihn auf permanent deaktiv. Sie 

erhalten automatisch eine neue Lizenz für einen neuen 

Benutzer. 

Stammdaten 

Geben Sie hier alle wesentlichen Stammdaten des Benutzers ein. 

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In den Einstellungen bestimmen Sie die verschiedensten Werte 

– das beschleunigt Ihre Arbeit mit onOffice im Detail. Die Voreinstellungen 

können bei jeder Aktion überschrieben werden, stehen 

aber beim nächsten Öffnen der Aktionsfenster wieder zur Verfügung. 

• Auto. Wiedervorlage bei Neueingabe: 

Ihr neuer Adressdatensatz steht automatisch in Wiedervorlage 

im Infofenster zur Weiterverwendung. 

• Auto. Wiedervorlage bei Aktionen: 

Ihre Aktionen wie z.B. eine eMail an einen Adressdatensatz 

erscheint automatisch in Wiedervorlage im Infofenster. 

• Auto. Erinnerung an Termine: 

Das System erinnert Sie auf Wunsch bis drei Wochen vorher 

an Ihren Termin. 

• Nach Exposéversand Interessent geblockt für: 

Sie haben einem Interessenten ein Exposé geschickt? Um 

ihn nicht mit Informationen zu überhäufen, können Sie ihn 

für die Aktionen eines gewünschten Zeitraumes blocken. 

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• Außen-Courtage (Kauf): 

Ihr Provisionsanteil beim Hausverkauf. Wird automatisch 

bei Ihrer Objektdarstellung angezeigt. 

• Außen-Courtage (Miete): 

Ihre Provisionsanteil bei Vermietung. Wird automatisch bei 

Ihrer Objektdarstellung angezeigt. 

• Land bei Neueingabe: 

Wenn Sie einen neuen Adressdatensatz anlegen, ist diese 

Länderangabe automatisch voreingestellt. 

• Währung bei Neueingabe: 

Wenn Sie einen neuen Adressdatensatz anlegen, ist diese 

Währung automatisch voreingestellt. 

• E-Mail-Dialog in Adressgrunddaten: 

Klicken Sie z.B. bei einem Adressdatensatz auf eMail Schreiben, 

öffnet sich bei Wahl „aktiv“ ein eMail-Assistent, der 

Sie durch die komplette eMail-Erstellung führt. Bei „inaktiv“ 

öffnet sich sofort das eMail-Fenster. 

• Erweitertete Boxen auf Info-Seite: 

Sie können hier frei wählen, welche Ansicht Sie auf der 

Infoseite angezeigt bekommen sollen. Zu Auswahl stehen 

neben der üblichen Ansicht auch erweiterte Boxen, die 

über die gesamte Breite laufen. 

• Neueste Objekte auf Info-Seite: 

Hiermit wird eine Box auf der Info-Seite eingeblendet und 

bietet eine Vorschau auf die neuesten Objekte der Woche. 

Eingestellt werden können hier 7, 14 und 30 Tage. Je nach 

Auswahl werden die Objekte die in diesem Zeitraum angelegt 

wurden dargestellt. 

• Passende Objekte auf Info-Seite: 

Bei Aktivierung wird eine Box auf der Info-Seite eingeblendet 

und bietet einen Überblick über die passende Objekte. 

• Popup bei neuen Aufgaben: 

Ist diese Option aktiv wird der Benutzer über eine Popup- 

Benachrichtigung darüber informiert, wenn ihm eine neue 

Aufgabe zugewiesen wurde. Zur Auswahl stehen hier die 

Optionen „immer“ und „ohne Gruppen“. ist. 

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• Keine E-Mail-Benachrichtigung bei einer Software-News 

Hier können Sie, wenn Sie im Feld den Haken setzen, die 

automatische E-Mail-Benachrichtungen bei Software-News 

abschalten. 

• Suchkriterien in der Adressdatensatz-Vorschau anzeigen 

Nutzen Sie die Lupenfunktion in der Listenansicht, so werden 

bei den Adressen neben den letzten Aktivitäten auch 

die Suchkriterien angezeigt, sofern dieser Haken gesetzt 

ist. 

• Hauptkontakte in Adressliste markieren 

Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird der Hauptkontakt in 

der Adressliste markiert. 

• Neuen Termin eintragen für: 

Hier können Sie wählen, ob ein Termineintrag grundsätzlich 

für alle oder bestimmte Nutzer bzw. Nutzergruppen 

gelten soll. 

• Kalender Ansicht: 

Bestimmen Sie, ob standardmäßig die Wochenansicht (Mo- 

So), die Arbeitswoche (Mo-Fr) oder die Tagesansicht im 

Kalender geöffnet wird. 

• Farbe Termine: 

Die Farbe wird für den eingetragenen Benutzer als Terminfarbe 

im Kalender genutzt. 

• smart Farbe: 

Bestimmt das äußere Erscheinungsbild Ihres Kalenders. 

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Rechte 

Auf dem Karteireiter „Rechte“ in der Benutzerverwaltung bestimmen 

Sie, welche Rechte die einzelnen Benutzer eingeräumt bekommen. 

Im Folgenden sind die möglichen Rechte beschrieben: 

Adressverwaltung 

Legen Sie fest, welche Adressdatensätze der Benutzer sehen darf. 

Lesen Sie im Kapitel „Zuordnungen“, wie Sie die Auswahl der 

zugeordneten Datensätze beeinflussen können. 

Bestimmen Sie, was der Benutzer mit den Adressdatensätzen tun 

darf. 

AdressSonstige1 ist ein weiterer Karteireiter in der Adressverwaltung. 

Hier können Sie zusätzliche Bemerkungen festhalten, die nur 

ausgewählten Benutzern zur Verfügung stehen. 

Die „automatische Adresszuordnung per Gruppen“ bestimmt, ob 

ein Datensatz, der von diesem Benutzer gespeichert wird, die 

Gruppenfilter durchläuft und automatisch Zuordnungen erstellt. 

Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Gruppen“ . 

Mit der Option „Fremde Interessenten beim Objekt darstellen“ 

kann sich der Benutzer auf dem Karteireiter „Interessenten“ im 

Objekt auch Interessenten zuordnen lassen, die ihm eigentlich 

nicht angezeigt werden, da ihm die entsprechende Zuordnung 

fehlt. Diese Daten werden allerdings nur verschlüsselt angezeigt. 

Eine Absprache mit dem „Ersteller“ der Adressen ist dann nötig, 

um die Interessenten anzuschreiben. 

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Aufgabenverwaltung 

Wiedervorlagen 

Legen SIe fest, welche Wiedervorlagen ein Benutzer sehen darf. 

Terminverwaltung 

Bestimmen Sie, welche Termine der Benutzer sehen darf. Beachten 

Sie, dass Termine, die keinem Benutzer zugeordnet sind immer 

von allen Benutzern gesehen werden. Zudem können Sie hier 

einstellen, welche Termine der Benutzer bearbeiten darf. 

Arbeitszeiten 

Geben Sie die Arbeitszeiten des Benutzer hier ein. Hier kann die 

Option „Login nur während der Arbeitszeit zugelassen“ aktiviert 

werden. 

Guthaben 

Hier haben Sie die Möglichkeit dem Benutzer sein Guthaben auf 

einen bestimmten Geldwert / Monat zu limitieren. 

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Objektverwaltung 

Funktioniert analog zur Adressverwaltung. 

Portalschnittstelle 

Darf der Benutzer Portalabgleiche durchführen? Es gibt außerdem 

die Möglichkeit der indirekten Schnittstelle. In diesem Fall gibt es 

eine Person, die die Portalabgleiche durchführt. Durch eine E- 

Mail wird sie von anderen Benutzern über einen geplanten Portalabgleich 

in Kenntnis gesetzt.Zudem können hier Einstellungen 

vorgenommen werden, wo die einzelnen Immobilien veröffentlicht 

werden sollen. 

Die „automatische Objektzuordnung per Gruppen“ bestimmt, 

ob ein Datensatz, der von diesem Benutzer gespeichert wird, 

die Gruppenfilter durchläuft und damit automatisch Zuordnungen 

erstellt. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt 

„Gruppen“ (Katja: bitte verlinken). Mit der Option „Fremde Objekte 

beim Interessenten darstellen“ kann sich der Benutzer auf 

dem Karteireiter „Objekte“ in der Adresse auch Objekte zuordnen 

lassen, die ihm eigentlich nicht angezeigt werden, da ihm die entsprechende 

Zuordnung fehlt. Diese Daten werden allerdings nur 

verschlüsselt angezeigt. Eine Absprache mit dem „Ersteller“ der 

Objekte ist dann nötig, um die Objekte anzubieten. 

Maklerbuch/Aktivitäten 

Bestimmen Sie, ob und wann der Benutzer die Einträge löschen 

oder ändern darf. 

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Weitere Module 

Legen Sie hier fest, ob der Benutzer die weiteren Module verwenden 

darf oder nicht. 

Export / Drucklisten 

Legen Sie hier fest, ob der Benutzer Exporte durchführen und 

Dateien drucken darf. 

Guthaben-bezogene Rechte 

Legen Sie hier fest, wofür der Benutzer ihm das zu verfügung 

gestellte Guthaben verwenden darf. 

Webseiten-Module 

Legen Sie hier fest, welche Webseiten-Module der Benutzer verwenden 

darf. 

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Administrative Rechte 

Das Administrator Recht ist das wichtigste Recht überhaupt. 

Mit diesem Recht kann sich der Benutzer seine Rechte uneingeschränkt 

selber setzen. Vergeben Sie dieses Recht nur an Mitarbeiter 

Ihres Vertrauens. 

Desweiteren können Sie hier dem Benutzer weitere einzelne administrative 

Rechte vergeben. 

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Gruppen 

Sie können Benutzer bestimmten Gruppen zuordnen, das heißt, 

der Benutzer kann nur noch die Datensätze sehen, die dieser 

Gruppe zugeordnet sind. 

Benutzer einer Gruppe zuordnen 

Um einen Benutzer einer Gruppe zuzuordnen, gehen Sie in den 

gewünschten Benutzerdatensatz und im Anschluss auf den Reiter 

„Gruppen“. In dem Auswahlfeld „verfügbare Gruppen“ werden die 

Gruppen aufgelistet, die angelegt worden sind. 

Wählen Sie durch „hinzufügen“ hinter der Gruppenbezeichnung 

die Gruppe aus, in der dieser Benutzer eingeordnet werden soll. 

Sie können die Benutzer jeweils nur einzeln nacheinander einer 

Gruppe zuordnen, mehrere Benutzer gesammelt einer Gruppe zuzuordnen 

ist nicht möglich. 

Nachdem Sie die Gruppe im linken Feld ausgewählt haben, erscheint 

im rechten Feld „zugeordnete Gruppen“, die Gruppenbezeichnung 

und ein Listenfeld. Öffnen Sie dieses Feld mit einem 

Mausklick auf den Pfeil. Wählen Sie hier, welchen Status dieser 

Benutzer erhalten soll und sichern Sie die Zuordnung. 

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E-Mail-Einstellungen 

In den Einstellungen legen Sie die Vorgaben für Ihren eMail-Versand 

fest. 

Standard Sender-eMail Adresse: 

Sofern dem Benutzer mehrere Identitäten (Postfächer) zur Verfügung 

stehen, können Sie hier das Postfach bestimmen, mit dem 

der Benutzer standardmäßig versendet. 

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CC, BCC, Priorität und Sendezeitpunkt, Vorlage, Attachment: 

Hier legen Sie fest, ob diese Einstellungen in den Grundeinstellungen 

von Ihnen vorgenommen werden oder in den Erweiterten 

Einstellungen. 

Spamschutz: 

Hier stellen sie die Schwelle ein, ab der eine eMail als Spam kategorisiert 

wird. Ein gebräuchlicher Wert für Spam liegt bei etwas 

über 6. Sie sollten nur dann einen niedrigeren Schwellwert einstellen, 

wenn Ihnen die Einstellung nicht rigoros genug erscheint, 

ansonsten klicken Sie einfach auf den empfohlenen Wert. 

Sendebestätigung abgeschaltet: 

Schalten Sie die Sendebestätigung ab, wird Ihr Empfänger nicht 

aufgefordert, eine Sendebestätigung zurückzusenden. 

Standard Anzeigeformat: 

HTML oder Text als Darstellung aller eMails. 

Standard Eingabeformat: 

Hier können Sie wählen, ob Sie Ihre eMails grundsätzlich im 

HTML- oder im Textformat verfassen möchten. 

URLs hervorheben: 

Im eMail Text werden die Internetadressen unterstrichen. 

Quoting Style: 

Darstellung des wiederholten eMailtextes beim Beantworten einer 

Mail. 

Vorschaufenster anzeigen: 

Das untere Fenster, welches die angewählten eMails bereits bei 

einmaligen Mausklick wird wahlweise angezeigt. 

Font für „Nur Text Nachrichten“: 

Schreiben Sie Ihre Mails in der Schriftart Arial oder Courier. 

Font für „HTML“ Nachrichten 

Schreiben Sie Ihre Mails in verschiedenen Schriftarten. Zur Auswahl 

stehen hier Arial, Comic Sans MS, Courier News, Georgia, 

Lucida Sans Unicode, Tahoma, Times New Roman, Trebuchet MS, 

Verdana. 

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Schriftgröße für „HTML“ -Nachrichten 

Wählen Sie hier die jeweilige Standard Schriftgröße für Ihre HTML 

Mails aus. 

Zeilenabstand in HTML Mail 

Wählen Sie hier den Zeilenabstand in den HTML Mails. 

Prefix für weitergeleitete Mails: 

Wählen Sie hier das Kürzel vor dem Betreff in Ihrer Betreff-Zeile, 

wenn Sie Ihre eMail weiterleiten. WG für „weitergeleitet“, FW für 

„forwarding“ oder Benutzerdefiniert. 

Prefix für beantwortete Mails: 

Wählen Sie hier das Kürzel vor dem Betreff in Ihrer Betreff-Zeile, 

wenn Sie eine eMail beantworten. AW für „antworten“, RE für 

„return“ oder Benutzerdefiniert. 

Anzeige für leeren Betreff: 

Sie haben in Ihrer eMail nichts in der Betreffzeile angegeben? 

Dann wird die leere Zeile automatisch mit Ihrem gewählten Begriff 

oder Satz ersetzt. 

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Signatur: 

Im Bereich Signatur können Sie beliebig viele Signaturen anlegen. 

1. Um eine Signatur anzulegen, klicken Sie auf den Button 

2. Sie werden aufgefordert, ein Kürzel für Ihre Signatur einzugeben. 

3. Geben Sie nun in das Textfeld Ihre gewünschte Signatur 

ein und drücken Sie „Sichern“. 

4. Zum Löschen einer Signatur leeren Sie das Textfeld und 

drücken „Sichern“ 

Es besteht die Möglichkeit das Format der Signatur auf HTML 

umzustellen. Nur in diesem Modus ist es möglich, die Schrift zu 

formatieren oder Bilder und Logos einzufügen. Nutzen Sie den 

HTML-Editor, um weitere Formatierungen vorzunehmen oder Logos 

und Bilder hochzuladen. 

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Administration 


Sie können in Ihrer Software zahlreiche Einstellungen vornehmen 

und so die Oberfläche auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Legen Sie 

weitere Eingabefelder an. Erweitern Sie die Auswahlmöglichkeiten, 

z.B. unter Kontaktart. Entscheiden Sie, welche Suchkriterien bei 

der automatischen Zuordnung berücksichtigt werden u.v.m. 

Wählen Sie unter 

Extras > Einstellungen > Administration 

Eingabefelder 

Auf dem Karteireiter „Eingabefelder“ können Sie weitere Felder 

anlegen oder bereits vorhandene Felder aktivieren oder deaktivieren. 

Wählen Sie zunächst aus, in welchem Modul und in welcher 

Kategorie Sie Einstellungen vornehmen wollen. 

Über die Schaltfläche „Neues Feld anlegen“ wird ein neues Feld 

generiert. Im folgenden können Sie bestimmen, welche Eigenschaften 

dieses Feld hat. 

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Eigenschaften 

Die Symbole können angeklickt werden. Im darauf öffnenden Popup 

Fenster kann genau festgelegt werden, wo das Feld erscheint. 

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Wenn z.B. (wie im oben stehenden Beispiel) unter Nutzungsart 

keine Auswahl getätigt wurde, erscheint das Feld in jeder zur Verfügung 

stehenden Nutzungsart. 

Die Werte die in einem Schlüsselfeld ausgewählt werden können, 

müssen auf dem Karteireiter „Schlüssel“ eingegeben werden. 

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Die Werte die im Multiselect Feld erscheinen werden auf dem Karteireiter 

„Multiselect“ eingegeben. 

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Wählen Sie hier aus, in welchen Exposéarten das Feld erscheinen 

soll. Zu jeder Exposéart (Word, HTML oder PDF) gibt es jeweils 

kurz (K) oder lang (L) zur Auswahl. 

Beim Deaktivieren eines Feldes fragt die Software, ob vorhandene 

Werte in diesem Feld gelöscht werden sollen: 

Bei Klick auf den „OK“-Button werden die jeweiligen Feldeinträge 

in allen Objekten aus der Datenbank gelöscht. 

Klicken Sie auf „Cancel“, werden die Feldeinträge auf Datenbankebene 

beibehalten. 

Deaktivierte Felder mit Datenbankeintrag werden in der Software 

rot dargestellt: 

Tipp vom Profi 

Systemfelder können nur deaktiviert 

und nicht gelöscht werden. 

Beachten Sie, dass bei der Übertragung 

zu den Portalen keine 

individuell erstellten Felder 

übertragen werden können. 

Sobald der vorhandene Eintrag entfernt wird, wird das rot angezeigte 

Feld nicht mehr angezeigt. 

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Flexifelder 

Die Flexifelder dienen der besseren Übersicht und können auf 

einem Karteireiter in der gewählten Kategorie weitere Unterkarteireiter 

bilden. So könnten z.B. in der gewünschten Kategorie 

(im folgenden Beispiel: Adress-Verwaltung) weitere Unterreiter für 

zusätzliche Informationen angelegt werden. 

QS 

Gehen Sie wie folgt vor, um Flexifelder anzulegen: 

a. Erstellen Sie auf dem Karteireiter Einstellungen eine neue 

Gruppe in der Sie die Flexifelder anlegen wollen. Für 

nähere Informationen hierzu, schauen Sie in das folgende 

Kapitel „Einstellungen“. 

b. Wählen Sie dann auf dem Karteireiter „Flexifelder“ im Selektor 

„Gruppen“ die gewünschte Gruppe aus. 

c. Über die Schaltfläche „Neues Feld anlegen“ können Sie der 

neuen Gruppe weitere Felder hinzufügen. 

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Auf dem Karteireiter „Einstellungen“ in der Administration kann 

die Anordnung der Kategorien auf den einzelnen Karteireitern bestimmt 

werden. Wählen Sie zunächst den gewünschten Karteireiter 

aus und legen Sie dort neue Kategorien an oder verschieben 

bereits vorhandene. 

Eine neue Gruppe in einer Kategorie anlegen (Flexifelder) 

Um Flexifelder anzulegen, muss zunächst eine neue Gruppe in der 

gewünschten Kategorie angelegt werden. Wählen Sie dazu die 

entsprechende Kategorie aus und klicken dann im Block „Gruppen/Unterreiter“ 

auf „Neu anlegen“. Erst wenn hier eine Gruppe 

angelegt wurde, können Sie später darauf Flexifelder anordnen. 

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Singleselect 

Auf dem Karteireiter Schlüssel können die Werte für vorher definierte 

Schlüsselfelder (siehe Menüpunkt „Eingabefelder“) eingetragen 

werden. 

Im folgenden Beispiel wird dem Schlüsselfeld „Boden“ angezeigt. 

Um hier einen weiteren Schlüsselwert hinzuzufügen, wählen Sie 

zunächst auf dem Karteireiter „Schlüssel“ das entsprechende Modul 

und die Kategorie aus in der sich das Feld befindet. 


Beachten Sie, dass individuell 

erstellte Schlüsselwerte nicht zu 

den Portalen übertragen werden 

können, da sie nicht Bestandteil 

der Schnittstelle sind. 

Über die Schaltfläche „Neuen Schlüssel anlegen“ wird eine weitere 

Zeile hinzugefügt. Tragen Sie den gewünschten Wert in die 

Spalte „Inhalt“ ein. 

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Multiselect 

Ähnlich wie bei den Schlüsseln werden hier weitere Werte für die 

Multiselect Felder eingetragen. Hilfe zum Anlegen der MS-Felder 

finden Sie unter dem Menüpunkt „Eingabefelder“. Im Folgenden 

betrachten wir das Feld „Kontaktart“. 

In Multiselect-Feldern können immer mehrere Werte gleichzeitig 

ausgewählt werden. 

Um die Werte für die Kontaktart zu ändern oder zu erweitern, 

wechseln Sie auf den Karteireiter „Multiselect“ in der Administration. 

Wählen Sie das Modul „Adressverwaltung“ und die Kategorie 

„Kontaktart“. Über die Schaltfläche „Multiselect anlegen“ können 

Sie weitere Werte hinzufügen. 

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Ebenen unter Multiselect 

Die Struktur in der Multiselect-Auswahl kann wie im folgenden 

Beispiel ersichtlich in mehreren Ebenen angelegt werden. 

Um in der Administration den Werten die zweite Ebene zuzuweisen, 

tragen Sie auf dem Karteireiter „Multiselect“ bei den gewünschten 

Werten eine 2 in der Spalte „Ebene“ ein. Erst wenn 

diese Einstellung gesichert wird, kann in der Spalte „Vater“ die 

übergeordnete Ebene gewählt werden. Im folgenden Beispiel wäre 

das der Interessent 1. 

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Aktionstypen 

Jedem Maklerbucheintrag wird eine Aktionsart und ein Aktionstyp 

zugewiesen. So kann die Aktionsart z.B. „Telefon“ und der Aktionstyp 

„eingehendes Telefonat“ sein. Damit Sie die Einträge im 

Maklerbuch besser unterscheiden können, ist es möglich den verschiedenen 

Typen unterschiedliche Farben zuzuweisen. Auch eine 

Zuweisung von durchschnittlichen Kosten oder Dauer ist möglich. 

Damit kann z.B. ein Exposéversand mit durchschnittlich 15 Minuten 

zeitlichem Aufwand und 25EUR Kosten versehen werden. Die 

Kosten werden später bei einer Auflistung der Maklerbucheinträge 

unter dem Punkt „Legende“ addiert. 

Die Aktionsarten müssen vorher auf dem Karteireiter „Schlüssel“ 

unter dem Modul „Maklerbuch“ eingetragen sein. Erst dann 

erscheinen Sie in der Spalte „Aktionsart“ zur Auswahl. Weitere 

Aktionstypen können hier angelegt und einer bestehenden Aktionsart 

untergeordnet werden. 

Ähnlich wie bei den Schlüsseln werden hier weitere Werte für die 

Multiselect Felder eingetragen. Hilfe zum Anlegen der MS-Felder 

finden Sie unter dem Menüpunkt „Eingabefelder“. 

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Region 

Damit eine geografische Zuordnung von Interessent und Objekt 

möglich ist, reichen oft die Angaben zum Ort und zur Postleitzahl 

nicht aus. onOffice arbeitet hier mit „regionalen Zusätzen“. 

Sie erstellen zunächst eine Struktur der Regionen, in denen Sie 

Ihre Objekte vermarkten. Das Objekt bekommt innerhalb dieser 

Struktur eine genaue Position zugewiesen. Der Interessent kann in 

seinen Suchkriterien beliebig viele Regionen auswählen, so dass 

eine Zuordnung auf geografischer Ebene möglich ist. 

Über den Button auf der rechten Seite können Sie Ihre Eingaben 

prüfen. Eine weitergehende Strukturierung der Regionen in 

mehrere Ebenen, muss auf dem Karteireiter „Multiselect“ vorgenommen 

werden. 

Sämtliche hier eingetragenen Regionen erscheinen automatisch 

dort in der Kategorie „regionaler Zusatz“ (Modul „Objektverwaltung“). 

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Gruppen 


Im Folgenden wird der Einsatz von Gruppen in onOffice smart 

beschrieben. Mit Hilfe von Gruppen lassen sich die Benutzerrechte 

und Datensatz-Zuordnungen automatisch zuweisen. 

Die Anwendung erfordert allerdings ein sicheres Verständnis der 

relativ komplexen Einstellungen. Fehler, die in diesem Zusammenhang 

gemacht werden, können die kompletten Einstellungen Ihrer 

Software verändern. Wenn Sie in Ihrer smart Version Gruppen 

einsetzen wollen, empfehlen wir dringend, vorher mit unserem 

Support über das System zu sprechen. Wir bieten auch online 

Schulungen zu diesem Thema an. 

Funktionsweise 

Über die Gruppenverwaltung können die Zuordnungen zu den 

Datensätzen automatisch gesetzt werden. Hierzu ist es erst mal 

wichtig zu verstehen, wofür die Zuordnungen verwendet werden. 

Hiermit ist nicht der Benutzer eines Datensatzes gemeint. Ein 

Datensatz kann beliebig vielen Benutzern zugeordnet werden. Für 

Benutzer, die „nur zugeordnete Datensätze“ sehen können, ist 

eine Zuordnung zu einem Datensatz erforderlich, damit er Zugriff 

darauf hat. Die folgende Grafik verdeutlicht diesen Prozess. 

Mit Hilfe zugrundeliegender Gruppenfilter kann nun festgelegt 

werden, aufgrund welcher Kriterien eine Zuordnung gesetzt wird. 

Im folgenden Beispiel werden Gruppenfilter benutzt, die ein 

Objekt je nach PLZ einem Bearbeiter zuordnen. Benutzer 5 und 6 

haben dabei Kontrollfunktion und dürfen die Objekte der ihnen 

untergeordneten Benutzer mit einsehen. 

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Gruppenfilter 

Zunächst einmal müssen die benötigten Gruppenfilter erstellt 

werden. Aufgrund welcher Kriterien werden später Zuordnungen 

gesetzt? Nehmen wir an, die Kauf-Objekte und die Miet-Objekte 

haben jeweils einen eigenen Bearbeiter. Das Kriterium ist damit 

nur die Vermarktungsart. 

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Wechseln Sie nun in den Objektfilter und legen Sie die benötigten 

Gruppenfilter an. In diesem Fall wären das jeweils ein Filter für 

Miet- und einer für Kauf-Objekte. Wechseln Sie in den Objektfilter 

und wählen aus den Filtern im „Erweiterten Filter“ den Filter 

„Vermarktungsart“ mit einem Doppelklick aus. Nach Auswahl 

der gewünschten Vermarktungsart gehen Sie auf die Schaltfläche 

„Filtern“. Der Filter wird nun im Kasten „bisheriger Filter“ 

eingetragen. Als nächstes wird der Filter als Gruppenfilter gespeichert. 

Wählen Sie dazu im Feld „aktuellen Filter speichern“ unter 

„Zugriff“ den „Gruppenfilter“ und benennen Sie diesen vor dem 

abschließenden Speichern. 

Erstellen Sie auf die gleiche Weise die anderen benötigten Gruppenfilter. 

Sollen auch Adressdatensätze per Gruppenfilter zugeordnet 

werden? Auch im Adressfilter können Gruppenfilter gespeichert 

werden. Um bei unserem Beispiel zu bleiben, können die Adressdatensätze 

z.B. aufgrund der Kontaktart „Mietinteressent“ oder 

„Kaufinteressent“ entsprechend zugeordnet werden. 

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Gruppeneinstellungen 

Wechseln Sie in die Gruppeneinstellungen und legen Sie zunächst 

die benötigten Gruppen an: 

Extras > Einstellungen > Gruppen 

Nach Auswahl einer bestehenden Gruppe werden auf der rechten 

Seite die Benutzer angezeigt, die dieser Gruppe angehören. 

Außerdem kann zu jeder Gruppe eine Notiz verfasst werden, um 

festzuhalten, wozu diese Gruppe dient. Bei einer Vielzahl von 

Gruppen kann man so die Übersicht behalten. 

Um neue Benutzer zu einer Gruppe hinzuzufügen, können Sie 

die gewünschte Gruppe auf der linken Seite auswählen. Über 

das Pulldown-Menü „Neuen Benutzer hinzufügen“ wählen Sie 

anschließend den gewünschten Benutzer aus und fügen Ihn über 

das Plus-Icon der Gruppe hinzu. 

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Gruppe teilt sich die folgenden Daten 

Nun können Sie für die Gruppe und deren darin enthaltenen 

Benutzern festlegen welche Daten für alle Benutzer aus dieser 

Gruppe sichtbar sein sollen, bzw. bearbeitet werden dürfen. Hier 

stehen zur Auswahl: Adressdaten, Objektdaten oder Adress- und 

Objektdaten. Diese Auswahl-Möglichkeit finden Sie unter „Gruppe 

teilt sich die folgenden Daten“. Speichert nun zukünftig einer der 

Benutzer einen Datensatz, wird dieser Datensatz auch automatisch 

allen anderen Mitgliedern dieser Gruppe zugeordnet. Bei der Einrichtung 

der Gruppe werden alle Datensätze der Gruppenmitglieder 

automatisch den anderen Mitgliedern zugeordnet. 

Adresszuordnung 

Im nächsten Schritt bestimmen Sie auf dem Karteireiter „Adresszuordnung“, 

welcher Adressfilter in welcher Gruppe verwendet 

werden soll. Wählen Sie also für die Gruppe „Kauf“den Filter 

„Kaufinteressenten“, sofern dieser vorher angelegt wurde. 

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Objektzuordnung 

Auf dem Karteireiter Objektzuordnung wählen Sie einen vorher erstellten 

Gruppenfilter für die gewünschte Gruppe. Für die Gruppe 

„Kauf“ z.B. wählen Sie den eben erstellten Gruppenfilter „Kaufobjekte“. 

Für Benutzer, die dieser Gruppe angehören, wird zukünftig 

beim Speichern eines Kaufobjekts eine Zuordnung gesetzt. 

Portaleinstellungen 

An dieser Stelle können Sie den Benutzern einer Gruppe eigene 

Portaleinstellungen zuordnen. Diese Einstellungen überlagern die 

allgemeinen Einstellungen. Somit ist es möglich, dass die Benutzer 

der einen Gruppe mit anderen Zugangsdaten zum Scout 

übertragen, als die Benutzer einer anderen Gruppe. 

Wählen Sie einfach das gewünschte Portal in der Liste aus und 

ergänzen Sie die Zugangsdaten. Es erscheinen allerdings nur die 

Portale in der Liste, die in den Portal-Grundeinstellungen aktiviert 

wurden. 

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Benutzereinstellungen 

Auf dem Karteireiter „Gruppen“ in den Benutzereinstellungen wird 

festgelegt, welcher Benutzer welcher Gruppe zugeordnet wird. 

Wechseln Sie in die Gruppenverwaltung und wählen Sie den gewünschten 

Benutzer aus: 

Extras > Einstellungen > Benutzer > Auswahl des gewünschten 

Benutzer > Karteireiter Gruppen 

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Als nächstes müssen die Benutzereinstellungen vorgenommen 

werden. In unserem Beispiel sollen die Benutzer der Gruppe 

„Kauf“ nur die Kauf-Objekte sehen. Standardmäßig darf ein 

Benutzer aber immer alle Objekte sehen. Wechseln Sie auf den 

Karteireiter Rechte und beachten Sie folgende Einstellungen: 

1. „Nur zugeordnete Adressen sichtbar“ 

Nur wenn diese Einstellung aktiv ist, beschränkt sich der 

(Adress-)Datenbestand des Benutzers auf die zugeordneten 

Adressen. 

2. „automatische Adresszuordnung per Gruppen“ 

Nur wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird beim Speichern 

eines Datensatzes durch diesen Benutzer geprüft, 

ob dabei Zuordnungen entsprechend eines Gruppenfilters 

gesetzt werden. 

Beachten Sie, dass ein Benutzer durch die entsprechende Benutzereinstellung, 

die Objekte unabhängig von seiner Gruppe sehen 

darf. Ein Benutzer der einer Gruppe zugeordnet wurde, sollte also 

– wenn sich sein einsehbarer Objektbestand nach dem entsprechenden 

Gruppenfilter richten soll – die Einstellung „nur zugeordnete 

Objekte sichtbar“ zugewiesen bekommen. 

Benutzer 1 sieht nur die zugeordneten Objekte, also entsprechend 

seiner Gruppe nur die „Kauf-Objekte“. 

Benutzer 2 darf alle Objekte sehen, obwohl ihm nur die Kaufobjekte 

zugeordnet sind. 

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Im folgenden Beispiel wurde bei Benutzer 2 die Einstellung „alle 

Objekte sichtbar (Schreibrecht nur Zugeordnete)“. 

Benutzer 1 darf nur die zugeordneten Objekte sehen und kann 

damit auch nur die zugeordneten Objekte beschreiben. 

Benutzer 2 darf alle Objekte sehen, kann aber nur die zugeordneten 

Objekte beschreiben. 

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Portaleinstellungen pro Benutzer 

Über dieses Zusatzmodul ist es möglich für jeden einzelnen Benutzer 

unterschiedliche Portale anzulegen und zwar völlig unabhängig 

von den allgemein Portaleinstellungen. 


Kein Standard Modul, muss von 

onOffice freigeschalten werden 

Dies hat den Vorteil das hier jeder Benutzer die Möglichkeit hat 

die Portale zu nutzen, die er auch benötigt. Um dies nun für den 

Benutzer einzustellen begeben Sie sich dazu bitte zunächst einmal 

in den Menüpunkt Extras, klicken dort auf Einstellungen und dann 

Benutzer. Wählen Sie bitte aus der Listenansicht den jeweiligen 

Benutzer, für den Sie das Portal einrichten möchten. 

Wechseln Sie hier bitte von dem Reiter Grunddaten auf Portaleinstellungen. 

Diese Portaleinstellungen sind ähnlich angeordnet wie 

die Portaleinstellungen des gesamten Mandanten. Auf der linken 

Seite des Bildes sind alle Portale aufgelistet, die Sie unter 

Extras > Einstellungen > Portaleinstellungen 

aktiviert haben, egal ob dort schon Zugangsdaten hinterlegt sind 

oder nicht. 

Um nun ein Portal bearbeiten zu können, klicken Sie das entsprechende 

Portal doppelt an. Es öffnet sich dann auf der rechten 

Seite ein Eingabemaske. Hier wird Ihnen auch gleich angezeigt ob 

dort schon Zugangsdaten hinterlegt sind oder nicht. 

Wenn Sie nun in die entsprechenden Feldern die neuen FTP 

Zugangsdaten eingeben und dann auf sichern klicken, werden 

die Einstellungen aus den allgemeinen Portaleinstellungen oder 

eventuell eingerichtete Portalgruppen ignoriert und es gelten für 

diesen Benutzer nur noch die neuen Daten. 

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E-Mails 


Über die eMailadministration können Sie Ihre Postfächer selbstständig 

einrichten, eine Domain beantragen, Import anlegen 

oder Weiterleitungen und Abwesenheitsnotizen eintragen. Dieser 

Bereich ist nur den Administratoren zugänglich. Über „Extras > 

Einstellungen > Grundeinstellungen > Karteireiter eMail“ können 

Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen. 

Neues Postfach anlegen 

Wenn Sie ein neues eMail-Postfach einrichten möchten, öffnen Sie 

bitte zunächst die eMail-Verwaltung unter: 

Extras->Einstellungen->Grundeinstellungen 

auf dem Reiter eMail. 

Um ein Postfach in onOffice anlegen zu können, müssen Sie bereits 

eine Domain (@beispiel.de) bei onOffice haben. Diese steht 

Ihnen dann zum Anlegen des neuen Postfaches zur Verfügung. 

Geben Sie in dem dafür vorgesehenen Feld den gewünschten Namen 

des Postfaches an und klicken Sie auf „Anlegen“. 

Postfach aktivieren 

Nun erscheint das angelegte Postfach in der Liste mit den eventuell 

angelegten Postfächern. Sobald Sie auf den Namen des 

Postfaches klicken, erhalten Sie die Detailansicht, in der Sie das 

Postfach inaktiv schalten und eine Abwesenheitsnotiz eintragen 

können. 

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Dem Postfach einen Benutzer zuordnen 

Um in onOffice Zugriff auf das Postfach zu haben, muss dieses 

noch einem Benutzer zugeordnet werden. Rechts neben dem 

Postfach sind zwei Personen abgebildet. Wenn Sie auf die Person 

mit dem grünen + klicken, erhalten Sie die Möglichkeit, einen 

Benutzer auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf die Diskette, 

um die Zuordnung zu speichern. 

Es können auch mehrere Nutzer Zugriff auf ein Postfach erhalten, 

wiederholen Sie den Vorgang einfach für die weiteren Benutzer. 

Festen eMail-Namen für Postfach festlegen 

Für ein Postfach kann ein fester eMail-Name festgelegt werden, 

der beim Empfänger zusätzlich zur eMail-Adresse angezeigt wird: 

Wurde ein fester eMail-Name vergeben, ist zu beachten, dass 

für das Postfach nicht mehr die eMail-Name-Einstellung aus den 

Grunddaten des Benutzers verwendet wird. 

Das Postfach in Outlook importieren 

Wenn Sie das Postfach mit einer anderen Software (z.B. in Outlook) 

abrufen möchten, benötigen Sie zur Einrichtung neben den 

untenstehenden Servern auch das Passwort und den Benutzernamen. 

Der Benutzername ist bei onOffice immer gleich der gesamten 

eMail-Adresse. 

Das Passwort bekommen Sie angezeigt, wenn Sie auf „Passwort 

anzeigen“ klicken. 

Es gibt hier auch die Möglichkeit ein neues Passwort für dass 

entsprechende Postfach zu generieren. Dazu klicken Sie einfach 

auf „neues Passwort generieren“. Das alte Passwort wird damit 

ungültig. 

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• Posteingangsserver: pop3.onoffice.de / imap.onoffice.de 

• Postausgangsserver: smtp.onoffice.de 

Postfach importieren 

Die benötigten Zugangsdaten 

Bevor Sie beginnen, einen Import einzurichten, gehen Sie bitte 

Sicher, dass Sie folgende Daten zur Verfügung haben: 

• eMail-Adresse 

• Benutzername 

• Kennwort / Passwort 

• Posteingangsserver 

• Postausgangsserver 

Postfach vorbereiten 

Wenn Sie bereits eine eMail-Adresse haben, die Sie auch in onOffice 

nutzen möchten, können Sie einen Import einrichten. Öffnen 

Sie zunächst Extras->Einstellungen->Grundeinstellungen und wählen 

Sie den Reiter „eMail“. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre 

bereits bestehende Adresse einzugeben. 

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Postfach importieren“. 

Postfach aktivieren 

Nun erscheint das Postfach oberhalb der eventuell bereits angelegten. 

Um den Import einzurichten, klicken Sie auf den Namen 

des Postfaches. Nun erweitern sich die Funktionen, welche das 

Postfach betreffen. 

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Wählen Sie hier „Import anlegen“, dann öffnet sich ein Popup- 

Fenster. 

Import einrichten 

Geben Sie in dieser Maske bitte die abgefragten Daten ein. Sobald 

Sie die Daten hinterlegt haben, können Sie mit dem Button 

„Test“ überprüfen, ob mit diesen Daten eine Verbindung zu dem 

ursprünglichen Postfach aufgebaut werden kann. Sollte dies fehlschlagen, 

überprüfen Sie bitte die eingetragenen Daten auf ihre 

Richtigkeit. 

Dem Postfach einen Benutzer zuordnen 

Um in onOffice Zugriff auf das Postfach zu haben, muss dieses 

noch einem Benutzer zugeordnet werden. Rechts neben dem 

Postfach sind zwei Personen abgebildet. Wenn Sie auf die Person 

mit dem grünen + klicken, erhalten Sie die Möglichkeit, einen 

Benutzer auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf die Diskette, 

um die Zuordnung zu speichern. 

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Nun ist das Postfach für die gewählten Benutzer verfügbar. 

Abwesenheitsnotiz 

Um eine Abwesenheitsnotiz für ein eMail-Postfach einzurichten, 

öffnen Sie zunächst die eMail-Verwaltung unter: 

Extras->Einstellungen->Grundeinstellungen 

auf dem Reiter eMail. 

Wählen Sie zunächst das Postfach aus, für das die Abwesenheitsnotiz 

eingerichtet werden soll und öffnen Sie durch klicken auf die 

entsprechende eMail-Adresse die Details zu dem Postfach. 

Hier können Sie die Abwesenheitsnotiz aktivieren, bzw. wieder 

deaktivieren. Ist eine Abwesenheitsnotiz aktiviert, sehen Sie hier 

jetzt auch direkt an welche eMail Adressen diese Abwesenheitsnotiz 

versendet worden ist. Durch einen Klick auf „Abwesenheitsnotiz 

bearbeiten“ öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie Betreff 

und Nachricht im Text-Format hinterlegen können. 

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Klicken Sie anschließend auf „Speichern“, um den Text zu hinterlegen. 

Die empfangenen Mails werden nun mit dieser Abwesenheitsnotiz 

beantwortet, bleiben jedoch für Sie zur Einsicht im Posteingang. 

Wenn an eine Adresse bereits eine Abwesenheitsnotiz gesendet 

wurde, erhält der Absender keine weitere Abwesenheitsnotiz, 

wenn er erneut an diese Adresse schreibt. Die Speicherung der 

bereits angeschriebenen Adressen wird bei der Deaktivierung der 

Abwesenheitsnotiz wieder gelöscht. 

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E-Mail Weiterleitung 

Schritt 1 

Rufen Sie die E-Mail-Verwaltung auf unter: 

Extras -> Einstellungen -> Grundeinstellungen -> Karteireiter 

„E-Mail“ 

Unten finden Sie den Bereich „Verteiler / Weiterleitungen“. Geben 

Sie dort bitte die E-Mail-Adresse ein, von der aus weitergeleitet 

werden soll. Beachten Sie bitte, dass dies nur für die Adressen 

möglich ist, deren Domain bei onOffice geführt wird; daher muss 

die Domain auch aus dem Auswahl-Feld gewählt werden. 

Schritt 2 

Wenn Sie nun auf „Verteiler anlegen“ klicken, wird der Eintrag in 

die darunter angezeigte Liste übernommen. Geben Sie nun die 

E-Mail-Adresse in dem orange markierten Feld ein, an die die E- 

Mails weitergeleitet werden sollen. 

Schritt 3 

Wenn Sie die Adresse eingetragen haben, klicken Sie bitte auf das 

Disketten-Symbol, um die Einstellungen zu speichern. Es können 

auch mehrere Ziele angegeben werden, trennen Sie diese bitte mit 

Komma und Leerzeichen. 

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Schritt 4 

Verteiler anlegen: 

Um einen E-Mail-Verteiler anzulegen, wählen Sie bitte die Domain 

und ergänzen Sie das Postfach vor dem @-Zeichen, so dass 

die Adresse komplett ist, von der aus verteilt werden soll. Es ist 

nicht zwingend erforderlich, dass das hier angegebene Postfach 

auch real existiert. Nun können Sie, wie bei der Weiterleitung, die 

Adresse(n) angeben, an die die Mails weitergeleitet werden sollen. 

Wenn Sie den Bereich vor dem @-Zeichen frei lassen, wird eine 

Catch-All Adresse erstellt. Das bedeutet, dass alle Mails, die an 

Postfächer gesendet werden, die nicht existieren, hierüber weitergeleitet 

werden. 

Sie können auch nachträglich noch weitere Adressen hinzufügen. 

Tragen Sie diese bitte noch in das Feld „Ziele“ ein und bestätigen 

Sie erneut mit dem Disketten-Symbol. 

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Objektaustausch 


Der Objektaustausch ermöglicht es Ihnen, Objekte mit anderen 

onOffice Benutzern auszutauschen. Dabei ist es möglich, den Objekten 

bestimmte Rechte mitzugeben, so dass der Empfänger das 

Objekt z.B. nicht in Portale einstellen darf. 

Einrichtung 

Freischaltung 

Zunächst einmal müssen Sie sich selbst für den Objektaustausch 

freischalten, damit andere Makler wissen, dass Sie Interesse 

daran haben, den Austausch zu benutzen. Gehen Sie dazu in den 

Objektaustausch (Extras > Objektaustausch). Wählen Sie hier den 

Punkt „Ja, ich möchte am Objektaustausch teilnehmen“ 

Kontaktaufnahme 

Nachdem Sie den Kollegen Ihrer Wahl in der Liste ausgewählt 

haben, müssen Sie kontaktieren. Beide Seiten müssen mit einem 

Objektaustausch einverstanden sein, damit der Austausch überhaupt 

möglich ist. Klicken Sie in der Kontaktaufnahme auf den 

dafür vorgesehenen Button und senden Sie Ihre Anfrage an den 

gewählten Partner. 

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Der angeschriebene Makler bekommt daraufhin eine eMail mit Bitte 

um Zustimmung zum Objektaustausch. Am Ende der eMail kann 

er über einen Button dem Austausch zustimmen. 

Das beiderseitige Einverständnis zum Objektaustausch wird in der 

Statusanzeige unter „Extras > Objektaustausch“ wie folgt dargestellt. 

Rechte vergeben 

Legen Sie als nächstes fest, welche Rechte der neue Partner an 

den Objekten bekommen soll. Wählen Sie dazu in der Makler- 

Detailansicht 

Extras > Einstellungen > Doppelklick auf den entsprechenden 

Makler > Einstellungen 

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Überprüfen Sie an dieser Stelle die Rechte, die Ihr Partner an den 

später auszutauschenden Objekten besitzen darf. 

Objekte austauschen 

Ein Objekt verschicken 

Um ein Objekt an den gewünschten Austauschpartner zu schicken, 

wechseln Sie in die Vermarktung des Objekts. Unter der Liste mit 

den angebundenen Portalen können Sie den Austausch aufrufen. 

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Wählen Sie im darauf öffnenden Popup Fenster, die Partner, zu 

denen das Objekt gesendet werden soll aus. An dieser Stelle 

haben Sie nochmal die Möglichkeit, die Rechte an diesem 

Objekt zu überprüfen. Führen Sie dann den Austausch durch. 

Objekte empfangen 

Wenn Ihnen jemand ein Objekt geschickt hat, werden Sie zunächst 

per eMail darüber informiert. Gehen Sie dann in den 

Objektaustausch. In der Listenansicht der teilnehmenden Makler 

befindet sich jetzt ein Haus-Symbol neben der Statusanzeige. 

Doppelklicken Sie diesen Eintrag, um in die Makler-Detailansicht 

zu gelangen. Wählen Sie dort „Objektimport einsehen“. 

Im darauf erscheinenden Popup-Fenster sehen Sie eine Liste der 

Objekte, die Ihnen zugesandt wurden. Über das Lupen-Symbol 

können Sie ein Exposé des Objekt ansehen, bevor Sie es über 

den blauen Pfeil in Ihren Objektbestand einstellen. 

Sie bekommen darauf die Mitteilung, dass das Objekt in den 

nächsten 60 Minuten in Ihre onOffice smart Version importiert 

wird. 


Objekte, die Ihnen zugeschickt 

wurden, bekommen in Ihrer 

Objektliste eine blaue Färbung. 

Wollen Sie nur die Objekte von 

Fremdanbietern sehen, wählen 

Sie im oberen Menü unter „Bearbeiten“ 

den Punkt „Objekte > 

Fremdanbieter“. 

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Vermarktungsdialog 

Der Vermarktungsdialog öffnet sich, wenn Sie einen oder mehrere 

Kunden per eMail oder Post anschreiben wollen. 

eMail-Dialog 

1. Einleitung 

Um den eMailversand in onOffice smart 2.5 benutzerfreundlicher 

zu gestalten, wurde der bekannte 9-schrittige Dialog von Grund 

auf erneuert. Auf überflüssige Klicks wird dabei komplett verzichtet. 

Je nachdem, von wo der Dialog aufgerufen wird, sind Objekte 

und Adressen bereits verknüpft und müssen nicht mehr bestätigt 

werden. Die eMail kann nach dem Aufruf des Dialogs direkt 

versendet werden. Zusätzliche Funktionen sind optional verfügbar 

auf eigenen Karteireitern untergebracht und eine neu gestaltete 

Schnellsuche über das An-Feld erleichtert das Hinzufügen weiterer 

Empfänger. 

Der eMaildialog kann in onOffice • 

von verschiedenen Stellen aufgrufen 

werden: 

2. Karteireiter Inhalt 

Je nachdem, von wo der Aufruf erfolgt ist, sind mit dem eMaildialog 

bereits Objekte oder Adressen verknüpft. Eine Übersicht 

haben Sie jederzeit über die Statusanzeige Objekte/Adressen im 

unteren rechten Bildbereich. Wird der Dialog aus den Grunddaten 

einer Adresse über die Schaltfläche eMail aufgerufen, ist zunächst 

nur eine Adresse verknüpft. 

Wollen Sie eine einfache eMail ohne Objektverknüpfung schreiben, 

brauchen Sie hier lediglich den Text eingeben und die Mail 

versenden. 

Folgende Funktionen bietet der Karteireiter „Inhalt“: 

• Hinzufügen von weiteren Empfängern über die Schnellsuche 

im Feld An, CC, BCC. Beachten Sie hierbei, dass bei 

BCC-Empfängern kein Eintrag in die Aktivitäten erfolgt. 

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• Versenden von Faxen. Hierzu müssen Sie über das Faxmodul 

und ausreichend Guthaben verfügen. 

• Auswahl einer Vorlage aus Ihrem Vorlagenpool. Es kann 

außerdem eine Standard-Vorlage ausgewählt werden. 

• Ändern des Formats. Wenn Sie Textformatierung benutzen 

oder Bilder in die eMail einbinden wollen, muss das Format 

von Text auf HTML geändert werden. 

• Eingabe von Betreff und Inhalt 

• Signatur auswählen und Festlegen einer Standard-Signatur. 

3. Karteireiter „weitere Empfänger“ 

Wenn Ihre eMail lediglich an 1-3 Empfänger versendet werden 

soll, können Sie die Empfänger auf dem Karteireiter „Inhalt“ 

hinzufügen. Soll die eMail aber an eine ganze Liste von Interessenten, 

eine Arbeitsliste oder einen gefilterten Personenkreis geschickt 

werden, benutzen Sie die Schaltfläche „weitere Empfänger 

selektieren“. 

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4. Karteireiter „Objekte“ 

Sie wollen dem Interessenten ein Objekt anbieten und das passende 

Exposé anhängen? Der eMailversand soll im Maklerbuch 

dokumentiert sein? Sobald sich Ihre eMail auf ein Objekt bezieht, 

muss das Objekt hier zugeordnet werden. Auch hier zeigt Ihnen 

wieder die Objekt-Status Anzeige im unteren rechten Bildbereich 

die Anzahl der aktuell mit der eMail verknüpften Objekte. 

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5. Karteireiter „Anhänge“ 

An dieser Stelle können Sie Ihrer eMail Anhänge hinzufügen. Im 

oberen Bereich sind alle angehangenen Dateien – mit Ausnahme 

der objektbezogenen Anhänge – gelistet. Hier können Sie z.B. Dateien 

von Ihrer lokalen Festplatte hochladen oder Daten aus dem 

Dateien-Ordner Ihres onOffice verknüpfen. Durch die Option „Einstellung 

als Standard speichern“ sind die Dateien beim nächsten 

eMailversand direkt wieder an die eMail angehangen. So können 

Sie Ihre AGB’s automatisch an jede eMail anhängen. 

Im Bereich „Exposés und Dokumente“ können Sie eine oder mehrere 

Ihrer Exposévorlagen auswählen. Diese werden dann pro Objekt 

generiert und an die eMail angehangen. Wenn Sie also einem 

Interessenten das „PDF lang Exposé“ zu drei Objekten schicken 

wollen, müssen Sie diese drei Objekte mit der eMail verknüpfen 

und dann unter den Anhängen ein Häkchen beim PDF Exposé 

setzen. 

Unter den Objektanhängen im unteren Bereich stehen alle Dokumente, 

Exposés, Grundrisse und Lagepläne zur Auswahl, die bei 

einem der verknüpften Objekte unter „Dateien“ hinterlegt sind. 

6. Karteireiter „Optionen“ 

Die folgenden Optionen sind einmalig einzustellen und gelten 

dann für jeden weiteren eMailversand: 

1. Setzen einer Wiedervorlage in X Tagen für einen beliebigen 

Benutzer 

Wollen Sie bei diesem Interessenten nach ein paar Tagen 

noch einmal nachhaken? Dann setzen Sie sich dazu eine 

Wiedervorlage für Ihren Benutzer. 

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2. Zeitversetztes Senden der eMail 

Um die Mail erst am nächsten Tag zu verschicken, können 

Sie hier Datum und Uhrzeit für den Versand angeben. 

3. Bereits angegangene Interessenten nicht anschreiben 

Bei einer großen Liste verknüpfter Interessenten macht 

es Sinn, diese Option zu aktivieren. Damit verhindern Sie, 

dass ein Interessent das Exposé zu einem bestimmten Objekt 

ein zweites Mal erhält. 

4. Vorgang simulieren, nur Arbeitslisten erstellen 

Hierdurch wird die eMail nicht versendet. Es wird für jedes 

verknüpfte Objekt eine Adressarbeitsliste mit den selektierten 

Empfängern angelegt. 

5 Bestehende Arbeitslisten ggfs. Überschreiben 

Wurde der vorige Punkt selektiert, wird eine bereits bestehende 

Adressarbeitsliste (die zu einem Objekt bereits 

gespeichert wurde) hiermit überschrieben. 

6. Blindkopie an sich selbst 

Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim Versenden der 

eMail eine Blindkopie an die eigene eMail-Adresse versendet. 

7. Lesebestätigung 

Durch Anhaken der Lesebestätigung wird der Empfänger 

bei Erhalt der eMail gefragt, ob er eine Empfangsbestätigung 

senden möchte. Erklärt sich der Empfänger damit 

einverstanden, erhalten Sie die Lesebestätigung per eMail. 

8. Einstellungen als Standard speichern 

Wird diese Funktion aktiviert, werden die Einstellungen 

gespeichert und für den nachfolgenden eMail-Versand verwendet. 

Stellen Sie die zur Verfügung stehenden Optionen so ein, dass 

die Einstellungen Ihren Bedürfnissen bei jedem weiteren Versand 

gerecht werden. 

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7. Vorschau 

Sie können sich jederzeit die Vorschau zu Ihrer eMail anzeigen 

lassen. Dabei werden die verwendeten Makros bereits ersetzt. 

Beachten Sie, dass die Vorschau natürlich nur die Daten eines 

Datensatzes anzeigen kann. Hierbei wird der erste Adress- oder 

Objektdatensatz als Referenz verwendet. 

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Empfangs/Lesebestätigung 

Sie haben die Möglichkeit im eMail Dialog eine Empfangs/Lesebestätigung 

anzufordern. Dazu setzen Sie einfach im eMail Dialog 

unter dem Karteireiter „Optionen“ den Haken bei Lesebestätigung. 

Wenn Sie nun die eMail versenden und der Empfänger öffnet diese 

eMail, dann bekommt er eine Mitteilung, dass hier eine Empfangsbestätigung 

angefordert worden ist. 

Bestätigt er dies mit OK bekommt der Absender die Bestätigung, 

dass die eMail angekommen ist. 

Mehrsprachige eMail-Empfangsbestätigung 

Wenn Sie in onoffice die Mehrsprachigkeit nutzen, haben Sie die 

Möglichkeit mehrsprachige eMail Empfangsbestätigungen in smart 

zu hinterlegen, die dann an die Kunden versendet werden. Die 

Übersetzung der Empfangsbestätigung muss allerdings vorher 

im Wörterbuch für die jeweilige Sprache hinterlegt werden. Sendet 

dann ein Kunde bzw. Interessent eine E-Mail und hat eine 

Empfangs- bzw Lesebestätigung angefordert, prüft smart, ob die 

E-Mailadresse einem Adressdatensatz zugeordnet werden kann. 

Wenn ja, prüft smart die Einstellung im Feld „Sprache“ des Adressdatensatzes 

und versendet die angeforderte Empfangsbestätigung 

in der jeweiligen Sprache. 

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Briefe schreiben 

Auch der Dialog zum Erstellen von Vorlagen oder Exposés durchläuft 

mehrere Schritte. 

So funktioniert der Versand im Detail: 

Wählen Sie im Schritt 1 die gewünschte Vorlage aus. Entscheiden 

Sie dann, ob der Brief mit einem Objekt verknüpft sein soll und 

ob ein Exposé angehangen wird. 

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Stellen Sie anschließend den Objektbezug her und beenden den 

Dialog mit „Fertigstellen“. Der onOffice Download Manager öffnet 

sich. 

Alle gewünschten Vorlagen können von hier aus direkt aufgerufen 

werden. Es besteht auch die Möglichkeit alle Vorlagen als ZIP- 

Archiv herunterzuladen. 

Faxversand 

Sie haben die Möglichkeit, mit der Software auch Faxe zu versenden. 

Die Kosten für den Versand werden über das Guthabensystem 

abgerechnet. Neues Guthaben können Sie über das Shopping 

Center in der Support-Box erwerben. Ein ausreichendes Guthaben 

ist Voraussetzung für den Faxversand. 

Versand über das eMailmodul 

Sie können den Dialog zum Schreiben einer eMail auch benutzen, 

um die eMail als Fax zu versenden. Geben Sie einfach die Nummer 

des Empfänger in das An-Feld ein. Auch das Anhängen von 

PDF oder TXT Dateien ist möglich. 

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Sie können den Versand auch aus den Grunddaten einer Adresse 

über die Schaltfläche „Fax“ starten. Hierbei wird die Faxnummer 

automatisch übernommen. 

Versand von Faxen über den eMail-Dialog 

Von verschiedenen Stellen im Programm ist es möglich, den 

eMaildialog aufzurufen. Dieser wird immer dann benötigt, wenn 

mit dem Versand der eMail Objekte verknüpft werden müssen. 

Auch hier kann eine Faxnummer in das An-Feld eingegeben werden. 

Dieser Dialog bietet darüber hinaus die Möglichkeit weitere 

Empfänger zu selektieren. Sie können jetzt für jeden einzelnen 

Empfänger entscheiden, ob er die eMail zusätzlich oder ausschließlich 

als Fax erhält. Ist einer der Empfänger werder per 

eMail noch per Fax erreichbar, wird der Eintrag rot gekennzeichnet. 

Der eMail-Dialog bietet darüber hinaus noch die Möglichkeit ganze 

PDF-Exposéanhänge mit zu faxen. 

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Versandbestätigung und Status der versendeten Faxe 

Um zu überprüfen, ob die Faxe versendet worden sind und welche 

Kosten für den Versand angefallen sind, benutzen Sie die Fax- 

Statistik („Extras > Statistik > Faxversand“). Hier werden die Verbindungsdaten 

der letzten 2 Monate gespeichert. Die Faxe selbst 

stehen nach dem Versand noch 14 Tage zur Verfügung. 

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Facebookschnittstelle 

onOffice bietet seinen Kunden seit Juni 2011 in Kooperation mit 

unserem Partner ImmoTell eine Schnittstelle zu Facebook an. Mit 

dieser Schnittstelle können Sie Ihre Objekte auf Ihrer Unternehmensseite 

Fans, Freunden und Kunden präsentieren. 

Die Anleitung leitet Sie Schritt für Schritt durch die einzelnen Installationsschritte. 

Einrichtung der Schnittstelle 

Anmeldung bei ImmoTell 

Registrieren Sie sich bei ImmoTell unter www.immotell.de und 

füllen Sie das LOGIN-Formular aus. Um die exklusiven onOffice 

Konditionen zu erhalten, wählen Sie bei dem Feld „Immobiliensoftware“ 

onOffice an. Nach Absendung des LOGIN-Formulars 

erhalten Sie von Immo-Tell eine E-Mail mit den Zugangsdaten zum 

Immotell Administrationsmenü. 

Innerhalb von 24 Stunden sendet Ihnen ImmoTell eine weitere 

E-Mail mit Ihren FTP-Zugangsdaten zur Erstellung der OpenImmo 

Schnittstelle in onOffice smart. Wichtig: Bitte tragen Sie unbedingt 

für Ihre Facebook Immobilienseite Ihr Impressum und Ihre Datenschutzbestimmungen 

in Ihrem Administrationsbereich unter 

http://login.immotel.de ein. 

Nutzungszeitraum 

In der E-Mail mit Ihren ftp-Zugangsdaten werden Sie über den 

Nutzungszeitraum informiert. Der erste Monat ab Registrierung ist 

kostenfrei. Nach Ablauf des gratis Testmonats können Sie keine 

Objekte mehr übertragen. Falls Sie ImmoTell weiter nutzen möchten, 

können Sie in Ihrem eigenen Admin-Bereich einen kostenpflichtigen 

Nutzungszeitraum einstellen. Alle Angaben wie Impressum, 

Datenschutz etc. müssen Sie nicht wieder erneut eingeben. 

Schnittstelle in onOffice smart einrichten 

Neben den Informationen zum Nutzungszeitraum erhalten Sie in 

der gleichen E-Mail Ihre FTP-Zugangsdaten. 

Gehen Sie zur Einrichtung der Schnittstelle in onOffice smart wie 

folgt vor: 

• Öffnen Sie unter dem Hauptmenüpunkt „Extras“ >> „Einstellungen“ 

>> „Portaleinstellungen“ 

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• Wählen Sie das Portal „ImmoTell“ aus der Portalliste aus 

• Setzen Sie den Haken im Formular auf „Aktiv“ und füllen 

Sie das Formular mit den jeweiligen FTP-Angaben, die Sie 

aus der E-Mail entnehmen, aus. 

• Sobald sich die Wortmarke „FTP Verbindung in Ordnung“ 

grün färbt, haben Sie die Daten erfolgreich eingegeben 

und können mit der Übertragung starten. 

• Falls die Wortmarke „FTP Login unvollständig“ erscheint 

haben Sie eine fehlerhafte Eingabe getätigt. Geben Sie in 

diesem Fall die Daten per Hand ein (nicht Copy-Paste), 

damit eine Fehlerquelle aufgrund von Leerzeichen ausgeschlossen 

werden kann. 

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Facebook Unternehmensseite anlegen 

Voraussetzung Facebook-Account 

Falls Ihr Unternehmen noch keine eigene Facebook-Unternehmensseite 

hat, müssen Sie vor der Installation der ImmoTell 

Anwendung eine solche anlegen. 

Sollten Sie schon eine Unternehmensseite besitzen, können Sie 

bei Schritt 6 fortfahren. 

Facebook-Unternehmensseite erstellen 

• Gehen Sie auf http://de-de.facebook.com/pages/create.php 

• Klicken Sie auf „Lokales Unternehmen oder Ort“ 

• Geben Sie Ihre Daten ein und klicken dann auf „Los geht`s“ 

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• Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Eingabe des Sicherheitstextes 

und klicken dann auf „Absenden“ 

• Wenn Sie noch kein Konto bei Facebook besitzen tragen Sie 

nun Ihre Daten ein und klicken auf „Jetzt registrieren“. 

Sollten Sie bereits ein Konto bei Facebook besitzen können 

Sie auch auf „Ich habe bereits ein Konto bei Facebook“ klicken 

und fahren dann mit der Registrierung fort, um eine neue Seite 

Ihrem bestehenden Konto hinzuzufügen. Überspringen Sie alle 

weiteren Punkte und fahren Sie mit der ImmoTell Pro Installation 

fort. 

• Sie bekommen eine Bestätigung angezeigt das Sie eine 

E-Mail von Facebook erhalten haben. 

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• Bitte prüfen Sie nun, ob Sie eine E-Mail von Facebook erhalten 

haben. In dieser E-Mail befindet sich ein Link den Sie anklicken 

müssen, um Ihr Konto bei Facebook zu bestätigen. 

• Herzlichen Glückwunsch, nun haben Sie Ihre Unternehmensseite 

erstellt. 

• Noch können Sie keine Apps installieren. Sie müssen als 

letzten Schritt noch ein Profil auf Ihrer neuen Facebookseite erstellen. 

Klicken Sie hierzu auf den oberen Menüpunkt „Erstelle 

dein Profil“. 

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• Nun geben Sie die nötigen persönlichen Daten ein und klicken 

auf „Profil erstellen“. 

• In den folgenden drei Abfragen können Sie, müssen aber keine 

Angaben machen. Mit „Überspringen“ überspringen Sie diese 

Angaben. 

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• Nun gelangen Sie zu Ihrer Profilseite. 

Erst jetzt haben Sie Ihre Facebookseite vollständig eingerichtet 

und können ImmoTell Pro installieren. 

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ImmoTell Pro Installation 

• Gehen Sie auf folgende URL: http://facebook.immotell.de 

• Klicken Sie unter dem Logo links auf „Zu meiner Seite hinzufügen“ 

• Wählen Sie die Seite, die Sie erstellt haben und bestätigen 

dies mit „Eine Seite hinzufügen“ 

• Nun können Sie mit Klick auf den Button „Schließen“ das 

Fenster wieder schließen. 

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Facebook mit ImmoTell verbinden 

• Loggen Sie sich in Ihre Facebookseite ein. 

Es ist wichtig das Sie vorher ausgeloggt waren, da Sie sich 

beim frischen einloggen als Administrator der Seite verifizieren. 

Um nun zu Ihren Immobilien und somit auch zu ImmoTell App 

zu gelangen, klicken Sie rechts oben auf den Menüpunkt „Konto“ 

und wählen und klicken dann den Reiter 

„Facebook als Seite verwenden“. 

• Es öffnen sich ein Fenster in dem Sie NICHT auf „Wechseln“, 

sondern auf den Namen Ihrer Seite klicken. 

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• Auf der folgenden Seite finden Sie den Link zu Ihren Immobilien 

bzw. der ImmoTell App links unter Ihrem Logo im Menübereich 

auf der Facebookseite, als Icon mit einem blauen Häuschen 

versehen. 

• Tragen Sie nun im Inhaltsbereich die Daten die Sie von Immo- 

Tell erhalten haben ein und klicken dann auf „Verbinden“. 

• Im folgenden Schritt werden Sie als Kunde von ImmoTell begrüßt, 

verifiziert und bekommen Ihren Nutzungszeitraum und 

einige interessante Infos angezeigt. 

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• Mit einen erneuten Klick auf den linken Menüpunkt „Immobilien“ 

sollten Sie nun Im Contentbereich Ihre übertragenen 

Immobilien finden. 

Bitte beachten Sie, dass ImmoTell nur vier Mal am Tag die 

Immobilien aktualisiert. Auch wenn Sie Ihre Immobilien aus 

Ihrer Immobiliensoftware onOffice smart per Schnittstelle schon 

an ImmoTell übertragen haben, kann es sein, dass Sie erst im 

Laufe des Tages Ihre Immobilien hier finden, da das System 

diese Zeit zur Aktualisierung benötigt. 

Objekt Vollabgleich aus onOffice smart 

• Gehen Sie hierzu in den Menüpunkt „Aktionen“ >> 

„Objektaktionen“ >> „Massenaktualisierung“. 

• Wählen Sie in der Portalliste „ImmoTell“ aus 

• Wählen Sie unter den Punkten „Objekte“ und „Bilder“ Ihre 

gewünschten Einstellungen aus 

• Bestätigen Sie im Anschluss Ihr Auswahl mit „Aktualisieren“ 

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Datenexport 

Mit onOffice smart können Sie alle verfügbaren Daten wie Aufgaben, 

Projekte, Termine, Objekt oder Adressen als *.csv Datei 

exportieren. Gehen Sie dazu auf 

Extras > Datenexport 

Klicken Sie auf die Daten, die Sie exportieren möchten. 

Beispielhaft für den Adress-Export: Die Auswahl der Felder – wählen 

Sie die Felder aus, die Sie in Ihrer Export-Tabelle benötigen. 

Wenn die Zuordnung für alle gewünschten Spalten gesetzt ist, 

kann der Export mit der „Ausführen“ Schaltfläche gestartet werden. 

Bei großen Datenmengen aktivieren Sie bitte den Standard- 

Export. Hier wird aus Schnelligkeitsgründen nur die erste Telefonnummer 

exportiert. 

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Datenexport 

Speichern Sie Datei auf Ihrem Rechner ab. 

Nun können Sie die Datei beispielsweise mit Excel öffnen, in Outlook 

importieren etc. 

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CSV-Datenimport 

Mit onOffice smart können Sie Ihre externen Adressdaten als *.csv 

Datei importieren. 

Zunächst einmal müssen die zu importierenden Daten aufbereitet 

werden. Bei einem Export z.B. aus Outlook befinden sich viele unbrauchbare 

Spalten in der CSV-Datei. Spalten wie Straßegeschäftlich2 

und Straßegeschäftlich3 können normalerweise gelöscht werden. 

Wenn Sie die Inhalte aber importieren wollen, müssen Sie 

dafür in onOffice die entsprechenden Felder vorher anlegen. 


Löschen Sie bitte die nicht 

benötigten Spalten in Ihrer CSV- 

Datei! 

Überprüfen Sie nochmals, dass für jede Spalte der Excel Liste ein 

entsprechendes Feld in onOffice angelegt ist. 

Wählen Sie in onOffice aus dem Menü 

Extras > Datenimport 

Geben Sie im Fenster „Adressimport“ den Pfad zu Ihrer CSV-Datei 

an und wählen Sie „hochladen“. 

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Im folgenden Dialog müssen die Spalten der CSV Datei den vorhandenen 

Feldern in onOffice zugeordnet werden. Wenn die Zuordnung 

für alle gewünschten Spalten gesetzt ist, kann der Import 

mit der „Zuordnen“ Schaltfläche gestartet werden. 

OpenImmo-Import 

Es gibt in onOffice die Möglichkeit Objektdaten aus einer anderen 

Software oder auch aus anderen onOffice Versionen zu importieren. 

Diese Objektdaten müssen im OpenImmo Format an die 

Import-Schnittstelle Ihrer onOffice Version geschickt werden. 

Nach der Übertragung der Objektdaten beginnt onOffice den Import. 

Unter Umständen dauert es einige Zeit, bis dieser Vorgang 

gestartet und abgeschlossen ist. Sie haben anschließend die Möglichkeit 

einzusehen, ob es beim Import Fehler gab. Das können 

z.B. fehlende Angaben in den Objektdaten oder Formatfehler der 

übertragenen Daten sein. Wählen Sie zum Überprüfen des Import- 

Vorgangs im Extras Menü den Punkt „OpenImmo Import“. Dieser 

Eintrag ist nur für Administratoren sichtbar. 


Bitte wenden Sie sich an unseren 

Support, damit man 

Ihnen eine Import Schnittstelle 

einrichten kann. Sie erhalten 

dann FTP-Zugangsdaten zu Ihrer 

Version. 

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Sie gelangen zunächst in die Listenansicht der bisher durchgeführten 

Importe. Durch einen Doppelklick auf den gewünschten 

Eintrag gelangen Sie in die Detailansicht. Hier werden die gewünschten 

Meldungen zum Import ausgegeben. Wird unter Status 

„success“ ausgegeben, sollten sich die übertragenen Objektdaten 

in Ihrer Objektliste befinden. 

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Zuordnungen 

Mit onOffice smart können Sie Ihren Benutzern ausgewählte Adressen 

oder Objekte zuordnen. Die Zuordnungen sind vor allem 

dann sinnvoll, wenn alle Adress- bzw. Objektdatensätze nicht 

jedem Benutzer zur Verfügung stehen soll. 

Adresszuordnungen anlegen 

Es gibt vier Möglichkeiten, einem Benutzer Adressen zuzuordnen. 

A. Ihnen einen Datensatz zuordnen 

Gehen Sie in einen Datensatz in Ihrer Adressverwaltung. Sichern 

Sie den Datensatz – die Adresse wird Ihnen als Benutzer automatisch 

zugeordnet. 

B. Einem Benutzer einen Datensatz zuordnen 

Gehen Sie in einen Datensatz in Ihrer Adressverwaltung. 

Wählen Sie dann 

Aktionen > Adressaktionen > Adresse(n) einem Benutzer zuordnen. 

Wählen Sie den Benutzer, dem Sie die Adresse zuordnen möchten. 

Klicken Sie auf “Zuordnen” – die Adresse ist nun dem Benutzer 

zugeordnet. 

C. Einem Benutzer mehrere Adressen zuordnen 

Gehen Sie in die Listenansicht Ihrer Adressdatenverwaltung. Wählen 

Sie dann 

Aktionen > Adressaktionen > Adresse(n) einem Benutzer zuordnen. 

Wählen Sie den Benutzer, dem Sie die Adresse zuordnen möchten. 

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Zuordnungen 

Klicken Sie auf “Zuordnen” – alle Adressen sind nun dem Benutzer 

zugeordnet. 

Wenn Sie das Gruppen-Modul gebucht haben, können Sie die Zuordnungen 

auch für alle Mitglieder der Gruppe gleichzeitig setzen, 

indem Sie hier die Gruppe auswählen. 

D. Aktivitäten Eintrag 

Über die Aktionsart „Weitergabe“ in einem Aktivitäten Eintrag, 

haben Sie ebenfalls die Möglichkeit einem andern Benutzer diesen 

entsprechenden Datensatz zu zuordnen. Wird ein Aktivitäten 

Eintrag „Weitergabe“ angelegt, so bekommt der Benutzer der der 

Aktivität zugeordnet wird, auch eine Zuordnung zum Datensatz. 

Dies gilt sowohl für Aktivitäten Einträge wie auch für Maklerbuch 

Einträge. 

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Zuordnungen 

Adresszuordnungen prüfen bzw. löschen 

Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Adresszuordnungen zu überprüfen 

bzw. zu löschen. 

A. Gehen Sie über 

Extras > Datensatzinformation 

Hier können Sie die aktuellen Zuordnungen einsehen und bei 

Bedarf über das Mülleimer-Symbol löschen. 

B. Gehen Sie über 

Extras > Zuordnungen > Adressen 

Hier sehen Sie ebenfalls in die aktuellen Zuordnungen ein und 

können sie entweder über das Lösch-Symbol löschen oder die 

Zuordnungen selektieren und über Aktionen > löschen. 

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Zuordnungen 

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Textbausteine 

Um Ihre Kommunikation rund um ein Objekt effizient zu gestalten, 

können Sie den Modus „Textbausteine“ nutzen. 

Klicken Sie auf den Textbaustein-Button rechts neben der 

Rechtschreibhilfe, in dessen Feld Sie einen Text integrieren möchten. 

Je nachdem in welchem Textfenster Sie sich befinden, werden 

automatisch die passenden Textbausteine angezeigt. 

Es öffnet sich ein Popup-Fenster. Klicken Sie auf den Textbaustein, 

den Sie übernehmen möchten. Alternativ können Sie den 

Textbaustein auch bearbeiten oder löschen. 

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Textbausteine 

Schließen Sie das Popup-Fenster. Ihre Texte sind integriert und 

können auch hier noch verändert werden. 

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Massenaktualisierung 

Mit der Massenaktualisierung kann auf einen Schlag eine ganze 

Gruppe von Objekten für den Export zu einem Portal vorgemerkt 

werden. Auch das Aktivieren der Bilder für den späteren Export zu 

einem Portal kann hiermit kollektiv durchgeführt werden. Die Änderungen 

die Sie mit der Massenaktualisierung vornehmen gelten 

jeweils für den aktuell gefilterten Objektbestand. 

Wählen Sie unter 

Aktionen > Objekt-Aktionen > Massenaktualisierung 

Objektbestand für den Export zu einem Portal vormerken 

Wählen Sie auf dem Karteireiter Portale das gewünschte Portal 

aus. Die Auswahl bleibt blau hinterlegt. Das Häkchen sollte nur 

bei Objekte gesetzt sein und die Option auf „als online vormerken“. 

Mit Betätigen der Schaltfläche „Aktualisieren“ passiert 

folgendes: 

Bei allen Objekten, die auf dem Karteireiter „Vermarktung“ nicht 

für den Export zum gewählten Portal vorgemerkt sind, wird das 

entsprechende Häkchen gesetzt. 


Beachten Sie, dass bei einer 

Massenaktualisierung noch keine 

Übertragung zu einem Portal 

stattfindet. Die Objekte werden 

hiermit lediglich für die Übertragung 

vorgemerkt. Erst mit einem 

anschließendem Vollabgleich 

werden die Objekte übertragen. 

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Im folgenden Beispiel sehen Sie, wie sich der Status der Objekte 

in der Vermarktung nach einer Massenaktualisierung und mit 

anschließendem Vollabgleich verändert. 

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Bilder für den Export vormerken 

In der Objektverwaltung können Sie pro Bild wählen, zu welchen 

Portalen es übertragen wird (Siehe Kategorie „Objektverwaltung“ 

> „Dateien“). Wenn Sie nachträglich alle Bilder für den Export zu 

bestimmten Portalen vormerken wollen, können Sie das über die 

Massenaktualisierung tun. Wählen Sie, ob „alle Bilder“ oder „nur 

Titelbilder und Fotos“ vorgemerkt werden sollen. 

Ansprechpartner mit mehreren Objekten verknüpfen 

Mit der Massenaktualisierung kann mit wenigen Klicks dem gefilterten 

Objektbestand ein neuer Ansprechpartner zugewiesen werden. 

Filtern Sie zunächst alle Objekte nach dem alten Ansprechpartner 

und rufen Sie dann die Massenaktualisierung auf. 


Ansprechpartner aller gefilterten 

Objekte können hier überschrieben 

werden. Vorsicht: Ein 

Zurücksetzen auf den alten Wert 

ist NICHT möglich. 

Auf dem Karteireiter Ansprechpartner werden alle zur Verfügung 

stehenden Ansprechpartner aufgelistet. Das sind alle Adressdatensätze 

die unter Kontaktart den Wert „Makler“ aktiviert haben. 

Wählen Sie den gewünschten Datensatz aus und klicken dann auf 

„Überschreiben“. 

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Massenaktualisierung der Adressen 

OutlookSync – Einstellung überschreiben 

Hier können sämtliche (gefilterte) Adressdatensätze gesammelt für 

OutlookSync aktiviert, oder deaktiviert werden. 

Kontaktart – Einstellung aktualisieren 

Mit dieser Funktion können Sie allen (gefilterten) Adressen eine 

Kontaktart hinzufügen. Es ist aber auch möglich, bestehende Einträge 

gesammelt zu entfernen. 

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Objekttracking 

Mit dem Objekttracking ermöglichen Sie dem Eigentümer, über einen 

speziell für ihn eingerichteten Log-In (z. B. auf Ihrer Webseite) 

die Maklerbucheinträge seines Objekts einzusehen. So behält er 

stets die Übersicht, welche Aktionen von Ihnen bereits vorgenommen 

wurden, wieviele Besichtigungen bereits stattgefunden haben 

und vieles mehr. Sie können dabei immer noch darüber bestimmen, 

welche Einträge Sie freigeben wollen. 

Das Web-Interface 

Unsere Web-Abteilung wird Ihnen zunächst das passende Interface 

auf Ihrer Webseite einrichten. Unter dem Punkt Objekttracking 

kann sich dann der Eigentümer einloggen. 

Nach Auswahl seines Objekts, sieht er die freigegebenen Maklerbucheinträge 

von denen ständig neue hinzukommen. 

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie einem Eigentümer einen 

Zugang zum Objekttracking einrichten, so dass er nach dem 

Log-In sehen kann, welche Aktivitäten zu seinem Objekt verbucht 

wurden. 

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Gehen Sie in die Objektverwaltung und wählen Sie 

Aktionen > Objektaktionen > Objekttracking 

Richten Sie hier dem Eigentümer einen Zugang ein, in dem Sie 

einen Benutzernamen und ein Passwort vergeben. 

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Als nächstes müssen Sie dem Eintrag ein Objekt zuordnen. Klicken 

Sie dazu auf den blauen Pfeil. 

Wechseln Sie jetzt in das Maklerbuch des Objekts, in welchem Sie 

die Maklerbucheinträge freigeben wollen. 

Selektieren Sie die Objekte, die für den Eigentümer im Maklerbuch 

sichtbar sein sollen. 

Wählen Sie unter dem Pulldown-Menü „Aktionen“ den Punkt 

„Objekttracking einfügen“. Der Eigentümer kann nun die Einträge 

einsehen. 

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Oder Sie definieren einmalig über die Administration (Extras > 

Einstellungen > Administration > Aktionstypen) welche Aktionsarten 

und –typen, automatisch immer für das Objekttracking aktiviert 

werden sollen oder nicht. Dies hat den Vorteil das Sie diese 

Anpassung nicht mehr für jedes neue Objekt einzeln durch gehen 

müssen. 

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Objektrotation 

Mit Hilfe der Objektrotation können Sie Ihre Objekte im Rotationsverfahren 

beim Portal einstellen. Wenn Sie z.B. gemäß Ihres 

Vertrags mit dem Portal nur 50 Objekte dort einstellen dürfen, 

können Sie beliebig viele Objekte in die Rotation geben. 

Beispiel: Sie haben 200 Objekte im Bestand, dürfen aber nur 50 

Objekte einstellen. Mit der Objektrotation können somit bei einem 

Vollabgleich automatisch 50 Objekte übertragen werden. Beim 

nächsten Vollabgleich werden die nächsten 50 Objekte übertragen 

und die vorher eingestellten wieder gelöscht. 

Um Ihr System wie gewünscht einzurichten, gehen Sie wie folgt 

vor: 

Geben Sie in den Portaleinstellungen die Anzahl der Objekte ein, 

die maximal übertragen werden dürfen. 

Extras > Einstellungen > Portaleinstellungen > Objektrotation 

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Objektrotation 

Zusätzlich können Sie bestimmte Objekte der Rotation fest hinzufügen. 

Objekte, die entsprechend gekennzeichnet sind, werden 

bei jedem Vollabgleich mit gesendet. Die Kennzeichnung erfolgt in 

der Vermarktung des Objekts. 

Objektverwaltung > Karteireiter Vermarktung 

Führen Sie anschließend einen Vollabgleich durch, um die ersten 

50 Objekte Ihres Bestands zu übertragen. 

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Quicksearch-Konfiguration 

Die Schnellsuche kann von Ihnen selbst konfiguriert werden. Gehen 

Sie dazu auf: 

Extras > Einstellungen > Administration 

Dort finden Sie eine Spalte „QS“ (QuickSearch), in der Sie angeben 

können, welche Felder der Schnellsuche zur Verfügung stehen 

sollen. Dies können Sie für Objekte, sowie Adressen einstellen. 

Sobald Sie „sichern“ wählen, wird das Quicksearch-Fenster aktualisiert. 

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Newsletter-Funktion 

Manuelle Pflege der Newsletter Empfänger 

Das Feld „Newsletter“ in den Adress-Grunddaten dient der Kennzeichnung 

der Empfänger-Datensätze. Wenn das Feld in den 

Adressgrunddaten Ihrer Version nicht zu sehen ist, kann der Administrator 

Ihrer Software es in der Administration freischalten. 

Um einen Interessenten Ihrem Newsletter-Verteiler hinzuzufügen, 

setzen Sie das Feld Newsletter auf „Ja“ . Sollte Ihr Interessent keine 

Newsletter erhalten möchten, stellen Sie das Feld auf „Nein“ 

ein. Die Einstellung „Absage“ dient zur Kennzeichnung, wenn 

Interessenten sich vom Newsletter-Verteiler abgemeldet haben. 

Automatische Pflege durch die Empfänger selbst – Das 

Makro _Newsletterlink 

Benutzen Sie in Ihren Vorlagen das Makro _Newsletterlink. Dieses 

Makro wird in der eMail durch einen Link ersetzt. 

Newsletter-Anmeldung: 

Wenn Sie einen Newsletter mit dem Makro _Newsletterlink versenden 

und ein Empfänger, der noch keine Einstellung im Newsletter- 

Feld hinterlegt hat, auf den Link zur Newsletter-Anmeldung klickt, 

wird das Newsletter-Feld im Adressdatensatz auf „Ja“ eingestellt 

und der Datensatz ist für den Newsletter-Verteiler vorgemerkt. 

Newsletter-Abmeldung: 

Wenn Sie einen Newsletter mit dem Makro _Newsletterlink versenden 

und ein Empfänger, bei dem das Newsletter-Feld auf Ja“ 

eingestellt ist, auf den Link zur Newsletter-Abmeldung klickt, wird 

das Newsletter-Feld im Adressdatensatz auf „Absage“ eingestellt 

und der Datensatz wird für den Newsletter-Verteiler nicht mehr 

vorgemerkt. 

Die Einstellung „Nein“ ist bei allen neuen Adressdatensätzen vorab 

eingestellt. 

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Newsletter-Funktion 

Newsletter versenden 

Zunächst einmal muss nach den Newsletter-Empfängern gefiltert 

werden. Gehen Sie dazu in den Adressfilter (Filtertyp: einfacher 

Filter), setzen Sie das Feld Newsletter auf „Ja“ und klicken Sie im 

Anschluss auf „Filtern“. Nach einem Wechsel in die Listenansicht 

erscheinen nur noch die Adressdatensätze, die einen Newsletter 

erhalten möchten. 

Wechseln Sie im Anschluss in Ihre E-Mail-Verwaltung und klicken 

Sie zum Erstellen einer neuen E-Mail auf das Symbol . 

Hier haben Sie (nur bei vorher aktiviertem Filter) die Möglichkeit 

die Option „Serienmail“ zu aktivieren. In roter Schrift wird die Anzahl 

der Empfänger ausgegeben. Sie können jetzt alle Newsletter- 

Empfänger anschreiben. 

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SMS-Funktion 

SMS versenden 

Versenden Sie über die SMS-Funktion aus Ihrer onOffice smart 

Software einfach und unkompliziert SMS-Mitteilungen an Ihre Interessenten 

und Kunden. 

Gehen Sie zum Versand Ihrer SMS in Ihren gewünschten Adressdatensatz 

und klicken dort den Button „SMS“ an. 


Bitte beachten Sie, dass Sie 

zum SMS-Versand Ihr Guthaben 

über das Shopping-Center aufgeladen 

haben müssen. 

Im Anschluss öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie Ihre 

Nachricht verfassen und versenden können. 

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SMS-Funktion 


Bitte beachten Sie, dass die 

Handynummer im Datensatz 

richtig gepflegt sein muss, damit 

diese korrekt mit in das SMS- 

Menü übernommen wird. 

SMS Statisik 

Unter 

Extras >> Statistik >> SMS Versand 

werden alle mit smart versendeten SMS aufgelistet. Beim Klick auf 

eine SMS öffnet sich ein Popup mit weiteren Informationen, wie z. 

B. dem Inhalt der SMS. 

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Eigentümer-Benachrichtigung 

Mit onOffice smart können Sie einen Eigentümer jederzeit über 

Ihre Aktivitäten auf dem Laufenden halten. Auch neue Interessenten 

können dem Eigentümer unkompliziert mitgeteilt werden. 

Hierzu stellt onOffice eine neue Funktion „Eigentümer-eMail“ zur 

Verfügung. 

Aktivitäten Nachweis 

Ihre Aktivitäten werden von onOffice im Maklerbuch des Objekts 

eingetragen. Um einem Eigentümer Aktivitäten mitzuteilen, öffnen 

Sie die gewünschte Immobilie, wechseln Sie auf den Karteireiter 

„Maklerbuch“ und wählen Sie die gewünschten Einträge 

aus. Hierzu selektieren Sie die Einträge auf der rechten Seite mit 

einem Häkchen . 

Wählen Sie anschließend aus dem unteren „Aktionen“-Menü den 

Punkt „Eigentümer eMail“. 

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Es öffnet sich jetzt der eMail-Dialog. Den Status der verknüpften 

Einträge können Sie im linken, unteren Bereich des Fensters 

einsehen. Dort erscheint ein kleines Maklerbuch-Icon und gibt die 

Anzahl der verknüpften Einträge aus. 

Wählen Sie jetzt unter „Vorlage:“ aus dem Ordner „Systemvorlagen“ 

die Vorlage „Aktivitätenbericht 1“. 


Mit den neuen Systemvorlagen 

bietet onOffice eine Grundlage, 

um die Aktivitätenberichte/Interessentennachweise 

zu übermitteln. 

Sie können die Vorlagen 

an Ihre eigenen Bedürfnisse 

anpassen. Dazu bietet onOffice 

Vorlagenschulungen per Fernwartung 

an. Wenden Sie sich 

bei Interesse an unseren Support. 

Überprüfen Sie die Adresse im Feld „An:“. Hier sollte automatisch 

die Emailadresse des Eigentümers stehen. Nach Auswahl einer 

Vorlage für den Aktivitätenbericht, wechseln Sie bitte auf den Karteireiter 

„Vorschau“ im eMaildialog. Nach erfolgter Kontrolle wird 

die Mail dann an den Eigentümer versendet. 

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In dieser Vorlage (Aktivitätenbericht 1) werden die Aktivitäteneinträge 

in Listenform ausgegeben. 

Interessentennachweis 

Der Interessentennachweis funktioniert ähnlich wie der Aktivitätenbericht. 

Rufen Sie das Maklerbuch auf und sehen Sie sich 

die Einträge der letzten Zeit an. Um die verknüpften Adressen an 

den Eigentümer zu übermitteln, selektieren Sie pro Adresse einen 

Maklerbucheintrag. 

In diesem Beispiel wurden Einträge selektiert, die mit den Adressen 

von „Peter Lustig“, „Torsten English“ und „Konrad Eifrig“ 

verknüpft sind. Um diese Adressen an den Eigentümer zu übermitteln, 

darf pro Adresse nur ein Eintrag selektiert werden. 

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Anschließend rufen Sie aus dem unteren Menü „Aktionen:“ wieder 

den Punkt „Eigentümer-eMail“ auf. 

Wählen Sie im eMail-Dialog unter den „Vorlagen:“ im Ordner 

„onOffice Systemvorlagen“ den „Interessentennachweis“ aus. In 

dieser Vorlage werden die Interessenten wie folgt gelistet: 


Mit den neuen Systemvorlagen 

bietet onOffice eine Grundlage, 

um die Aktivitätenberichte/Interessentennachweise 

zu übermitteln. 

Sie können die Vorlagen 

an Ihre eigenen Bedürfnisse 

anpassen. Dazu bietet onOffice 

Vorlagenschulungen per Fernwartung 

an. Wenden Sie sich 

bei Interesse an unseren Support. 

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CKEditor 

Textbearbeitung im CKEditor 

Der CKEditor ist ein freier, webbasierter HTML-Editor, der in onOffice 

integriert ist und die Erstellung von HTML-formatierten eMails 

(Websiteformat) ermöglicht. Der CKEditor unterstützt gängige 

Textbearbeitungsfunktionen wie beispielsweise die freie Formatierung 

von Texten und das Einfügen von individuellen Tabellen 

und bietet zudem vielfache Möglichkeiten, weitere Elemente wie 

Bilder, PDF-Dokumente oder Flashfilme einzufügen. 

1. Anwendungsbereiche 

Der CKEditor findet in onOffice vorwiegend zwei Anwendungsbereiche: 

1. E-Mail-Dialog 

2. Erstellung von eMail-Vorlagen im HTML-Format 

2. Die Symbolleiste 

1. Im Bereich eMail-Dialog wird der CKEditor zunächst minimiert 

dargestellt. 

Klick auf das -Symbol maximiert den CKEditor auf die 

volle Ansicht. 

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CKEditor 

2. Im Bereich eMail-Vorlagen-Erstellung wird standardmäßig 

die maximierte Ansicht angezeigt. Mit einem Klick auf das 

Symbol minimieren Sie die Ansicht. Der Buttonvergrößert 

die Darstellung wieder und lässte alle HTML_ 

Funktionen sichtbar werden. 

3. Obere Symbolleiste 

Die Quellcode-Ansicht ermöglicht Ihnen, die im Hintergrund 

erzeugte HTML-Codierung Ihrer eMail einzusehen. 

Der CKEditor setzt jede Ihrer Eingaben als 

Quellcode um. 

Speichert die aktuell bearbeitete Vorlage. 


Die Eingabe von Quellcode wird 

nur fortgeschrittenen Anwendern 

empfohlen! 

Der Inhalt wird geleert. Alle Eingaben gehen verloren. 

Öffnet die HTML-Vorschau der geschriebenen eMail. 

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CKEditor 

Es werden drei eMail-Struktur-Vorlagen angeboten. 

Durch die Auswahl einer Vorlage können Sie eine der 

Strukturen für Ihre eMail verwenden und weiterverarbeiten. 

Wenn Sie mehrere Struktur-Vorlagen miteinander 

kombinieren möchten, entfernen Sie den Haken in 

der Checkbox „Aktuellen Inhalt ersetzen“. 

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CKEditor 

4. Formular Symbolleiste 

5. Obere Formatierungs-Symbolleiste 


Die Eingabe und Verwendung 

von Formularelementen ist nicht 

geeignet für den Versand von 

eMails. 

Diese Leiste listet einige Formatierungsoptionen auf, die von anderen 

Texteditoren bekannt sind: fett, kursiv, unterstrichen, etc.: 

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CKEditor 

• Link-Elemente einfügen 

Durch Markieren eines Textes und Selektieren eines Link-Elements 

kann ein Link eingefügt werden. 

Fügt einen Link ein. Es können 3 Linktypen selektiert werden: 

1. URL – Link zu einer anderen Website 

2. Anker – Link innerhalb der eMail 

3. E-Mail – Link zu einer eMail-Adresse (Bei Klick wird das auf 

dem Rechner installierte Mailprogramm geöffnet) 

Protokoll 

1. a) http:// - Verlinkt auf eine externe Website 

2. b) https:// - Verlinkt auf eine gesicherte externe Website 

3. c) ftp:// - Verlinkt auf eine externe FTP-Adresse 

news:// und - nicht geeignet für eMail-Versand 

Upload 

Bestimmt, in welchem Fenster der Link geöffnet wird. 

Empfohlen für eMail-Versand: Neues Fenster. 

Zielseite 

Bietet die Möglichkeit, Dokumente (z.B. pdf oder doc) hochzuladen 

und diese dem Empfänger zum Download zur Verfügung zu 

stellen. 

Erweitert 

(für Fortgeschrittene): Bietet weitere Möglichkeiten zur Bearbeitung 

eines Links. 

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CKEditor 

Fügt ein Bild ein. 

Bestimmen Sie in den Bild-Eigenschaften, welches Bild eingefügt 

und wie es formatiert werden soll. 

Bild-Info 

„Server durchsuchen“ fügt ein Bild ein, das bereits auf dem Server 

hochgeladen ist. 

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CKEditor 

Alternativer Text: Text, der angezeigt wird, wenn der Empfänger 

die Darstellung von Bildern in eMails deaktiviert hat. 

Breite, Höhe: legt die Breite und Höhe des angezeigten Bildes 

fest. Das Schlosssymbol sperrt das Seitenverhältnis. 

Bild vom Computer aus hochladen 

Sollte das Bild, welches eingefügt werden soll, noch nicht auf 

dem Server vorhanden sein, kann dies nun hochgeladen werden. 

Zum Hochladen des Bildes vom lokalen Computer klicken Sie bitte 

auf die Schaltfläche Dateien. 

Dies kann mehrmals wiederholt werden, wenn mehrere Dateien 

eingespielt werden sollen. 

Um die ausgewählten Dateien dann zum Server hoch zu laden, 

klicken Sie bitte auf den grünen Pfeil. Die Bilder sind nun auf dem 

Server vorhanden. 

Link 

Belegt das Bild mit einem Hyperlink. 

Upload 

Lädt ein Bild vom PC hoch. 

Erweitert 

(für Fortgeschrittene): Bietet weitere Möglichkeiten zur Bearbeitung 

eines Bilds. 

Info 

„Server durchsuchen“ fügt eine Flash-Datei ein, die bereits auf 

dem Server hochgeladen ist. 

Breite, Höhe legt die Breite und Höhe der Flash-Ausgabe fest. 

Upload 

Lädt eine Flash-Datei vom PC hoch. 

Erweitert 

(für Fortgeschrittene): Bietet weitere Einstellungen zur Darstellung 

der Flash-Datei. 

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CKEditor 

Fügt eine Tabelle ein. 

Bestimmen Sie die Tabellen-Eigenschaften, wie die Anzahl der 

Zeilen und Spalten, Tabellenbreite und –höhe etc. Wurde eine Tabelle 

angelegt, kann durch Rechtsklick auf die vorhandene Tabelle 

das Zellen-Eigenschaften-Fenster geöffnet werden. In den Zellen- 

Eigenschaften kann Breite, Höhe, Hintergrundfarbe, Rahmenfarbe 

etc. der ausgewählten Zelle festgelegt werden. 

Fügt eine horizontale Linie ein. 

Fügt ein Smiley-Symbol ein. 

Fügt ein Sonderzeichen ein. 

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CKEditor 

Fügt einen Seitenumbruch ein (Nur wirksam beim Ausdruck). 

6. Untere Formatierungs-Leiste 

In der unteren Formatierungs-Leiste finden Sie diverse Optionen 

zur Formatierung Ihres Textes. 

• Markieren Sie einen bestimmten Textabschnitt, um nur 

diesen zu formatieren: 

• Legen Sie vorher eine Formatierung fest, wenn Sie den 

nachfolgenden Absatzblock der eMail in einer bestimmten 

Formatierung verfassen möchten. 


Durch Betätigen der Enter-Taste 

öffnet der Editor einen neuen 

Absatzblock. Jeder Absatzblock 

wird im CKEditor separat formatiert. 

Die vorhandenen Absätze 

werden sichtbar durch Klick auf 

das Lupen-Symbol. 

• Ein Zeilenumbruch innerhalb eines Absatzblocks kann 

durch die Tastenkombination Shift (Großschreibtaste) + 

Enter erzeugt werden. 

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Immomatching 

Die neue onOffice Immomatching-Version wurde um neue Einstellungsmöglichkeiten 

bei der Vergabe von K.O.- und Suchkriterien 

erweitert. Somit können Sie noch präziser passende Immobilien 

aus Ihrem Objektdatenbestand für Ihrer Interessenten suchen. 

Ab sofort können Sie nicht nur in der Administration K.O.- und 

Suchkriterien vergeben, sondern haben nun auch die Möglichkeit 

diese Kriterien für jeden einzelnen Interessenten anzulegen. 

Vergabe neuer Kriterien bei Interessenten 

Gehen Sie dazu in den jeweiligen Adressdatensatz Ihres Interessenten 

und wählen Sie dort den Karteireiter Suchkriterien aus. 

Über das Symbol legen Sie eine neue Auswahl von K.O.- und 

Suchkriterien für diesen Adressdatensatz an. Zum Bearbeiten der 

Kriterien klicken Sie in der neu angelegten Listenansicht der Suchkriterienvergabe 

auf . 

Im Anschluss öffnet sich das Fenster „Suchkriterien bearbeiten“. 

Hier können Sie neben den fest angelegten K.O.-Kriterien wie PLZ, 

Wohnfläche, Kaltmiete usw., auch individuelle Suchkriterien für 

den jeweiligen Interessenten anlegen. Zudem ist es möglich bisher 

aktivierte K.O.-Kriterien nun auch zu deaktivieren oder zu löschen. 

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Immomatching 

Anlegen neuer Kriterien 

Zum Anlegen spezieller Kriterien für den Interessenten klicken Sie 

auf den Selektor-Pfeil neben dem Button „Neu anlegen“. 

Es öffnet sich eine Selektor-Auswahl mit möglichen Kriterien. 

Sobald Sie ein Feld anwählen und auf den Button „Neu anlegen“ 

klicken, erscheint das Kriterium unter dem allgemeinen Bereich 

der Suchkriterien. Je nach Kriterium haben Sie die Möglichkeit 

noch genauer Angaben anzuwählen. Klicken Sie dazu neben dem 

neu angelegten Kriterium auf das Bearbeiten-Symbol. In dem öffnenden 

Pop-up Fenster können Sie die Einstellung verfeinern. Mit 

„Übernehmen“ bestätigen Sie Ihre Auswahl. Danach erscheint die 

genau Bezeichnung in der Suchkriterien-Maske. 

Falls Sie das Kriterium als K.-O.-Kriterium einstellen möchten, 

setzen SIe in der K.O. Spalte das Häkchen und sichern Sie im 

Anschluss die neu angelegten Suchkriterien. 

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Immomatching 

Beispiel: Ihr Interessent möchte auf jeden Fall eine Wohnung in der 

Tierhaltung erlaubt ist und das Badezimmer über eine Badewanne 

verfügt. Legen Sie dafür das neue Kriterium „Bad“ an. Im nächsten 

Schritt können Sie „Badewanne“, „Eckbadewanne“ oder sogar „Dusche 

und Wanne“ auswählen. Zusätzlich legen Sie ein neues Kriterium 

„Haustiere“ an und verfeinern diese Angabe mit „Ja“. Da diese 

beiden Kriterien ein Muss für Ihren Interessenten sind, setzen Sie 

neben den Feldern „Bad“ und „Haustiere“ den Haken in der Spalte 

K.O.-Kriterium und sichern die neuen Angaben. 

Natürlich besteht auch die Möglichkeit bereits bestehende K.O.- 

Kriterien zu deaktivieren oder sogar komplett zu löschen. Entfernen 

Sie dazu entweder den Haken in der K.O.-Kriterium-Spalte 

oder klicken Sie zum Löschen auf das Mülleimer-Symbol des 

jeweiligen Kriteriums. 

Darstellung bei Objekten 

Im Hauptmenüpunkt „Objekte“ unter dem Karteireiter „Interessenten“ 

befindet sich in der neuen Immomatching-Version die Sortierung 

der zugeordneten Adressen nach der zutreffenden Prozentangabe. 

Volltreffer (wenn alle Kriterien übereinstimmen) werden mit 

100% angegeben; bei Angaben unter 100% treten bei einzelnen 

Kriterien Abweichungen auf. 

Die abweichenden Kriterien werden farblich angezeigt, indem 

sich nach Klick auf den Interessenten alle relevanten Objektdaten 

öffnen. Orange hinterlegte Kriterien weichen vom angegeben Wert 

in einem Toleranzbereich ab. Kriterien die rot angezeigt werden, 

fallen nicht mehr in diesen Bereich. 

Gewohnte Aktionen, wie das Verfassen von E-Mails und Briefen, 

können Sie natürlich weiterhin direkt über die Aktionen ausführen. 

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Immomatching 

Darstellung bei Adressen/Interessenten 

Auch im Datensatz jedes Interessenten/Kunden finden Sie unter 

dem Karteireiter „Objekte“ den durch das Immomatching ermittelten 

Prozentwert der Übereinstimmung zwischen Objekt und 

Interessent. 

Die Sortierung der auf den Interessenten zutreffenden Objekte 

erfolgt prozentual absteigend. Auch hier gilt 100% als Volltreffer 

und je mehr das Objekt von den Angaben des Interessenten abweicht, 

desto geringer fällt der Prozentwert aus. Durch einen Klick 

auf ein Objekt in der Liste öffnen sich automatisch alle relevanten 

Objektdaten. 

Wie gewohnt können Sie weiter Aktionen, wie E-Mails und Briefe 

verfassen, tätigen. 

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Einstellungen - onOffice Software

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