und Drittmittelprojekten zu - Universität Salzburg

6. Abrechnungen in Drittmittelprojekten
6.1 Wer ist für Projektabrechnungen verantwortlich?
Die Abrechnung von Drittmittelprojekten und die Erstellung
von Verwendungsnachweisen ist Aufgabe der Leiterin bzw.
des Leiters des Projekts. Sie bzw. er ist inhaltlich für die
Durchführung des Projekts verantwortlich, damit korrespondiert
die Verantwortung für die finanziell ordnungsgemäße
Abwicklung des Projekts, die nicht delegiert werden kann.
Die Inanspruchnahme von Hilfe bei der Erstellung von Projektabrechnungen
(siehe Frage 6.2) bleibt natürlich unbenommen.
6.2 Wer kann mir bei Projektabrechnungen helfen?
Die Abrechnung von Drittmittelprojekten kann eine komplizierte
und mitunter nervenaufreibende Angelegenheit sein.
Verschiedene große Fördergeber haben sehr unterschiedliche
Vorstellungen darüber, wie Abrechnungen auszusehen
haben, welche Ausgaben abgerechnet werden dürfen und
welche nicht. Außerdem muss die Mittelverwendung mitunter
relativ rasch abgerechnet werden, was Zeitdruck verursacht.
Wenn Sie Hilfe oder Unterstützung bei Projektabrechnungen
(z.B. SAP-Ausdrucke) benötigen, können Sie sich
an das Büro des Rektorats - Controlling wenden. Für Fragen
zur Projektbuchhaltung können Sie sich auch an das Büro
des Rektorats - Rechnungswesen wenden.
6.3 Wer unterschreibt in EU-Projekten die Abrechnungen
(„Form C“)?
Bei den derzeit von der EU verwendeten Abrechnungsformularen,
die als „Form C“ bezeichnet werden, müssen zwei
Personen unterschreiben. Zum einen diejenige Person, die
inhaltlich für die Arbeit der Universität Salzburg im Projekt
verantwortlich ist. Dies ist stets die Leiterin bzw. der Leiter
des Projekts an der Universität. Zum anderen muss auch
eine Person unterschreiben, die für die finanzielle Gebarung
der Universität verantwortlich ist und die Universität nach
außen rechtsgültig vertreten darf. Dies ist der Rektor, dessen
Unterschrift Sie über das Büro des Rektorats - Rechnungswesen
erhalten.
6.4 Darf in EU-Projekten Mehrwertsteuer abgerechnet
werden?
In so gut wie allen von der Europäischen Union geförderten
Drittmittelprojekten darf Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer)
nie als Projektausgabe abgerechnet werden. Das bedeutet,
dass Mehrwertsteuer, die bei der Anschaffung von Anlagegütern
(z.B. Geräte), Sachmitteln (z.B. Verbrauchsmaterial)
oder bei Inanspruchnahme von Dienstleistungen (z.B. Reisekosten)
angefallen ist, im Prinzip nicht aus den Projektmitteln
finanziert werden darf. Zur Finanzierung dieser Kosten
kann in manchen Projekten der Overhead herangezogen
werden, in Projekten des 7. EU-Forschungsrahmenprogramms
kann hierfür beim Bundesministerium für Wissenschaft
und Forschung eine nationale Zusatzfinanzierung beantragt
werden. Werden in Drittmittelprojekten Waren oder
Leistungen aus dem EU-Ausland bezogen, ist bei der Bestellung
die UID-Nummer der Universität (ATU 57532824)
anzugeben und erhält die Universität eine Nettorechnung, in
der keine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist. In solchen Fällen
hat die Universität zusätzlich Erwerbssteuer nach den
in Österreich geltenden Mehrwertsteuersätzen abzuführen.
6.5 Wie erstelle ich Rechnungen in Drittmittelprojekten?
Häufig verlangen Auftrag- oder Fördergeber, dass die Universität
in Drittmittelprojekten Rechnungen an sie stellt, um
die Überweisung der Drittmittel zu veranlassen. Aufgrund
steuerrechtlicher Vorgaben dürfen solche Rechnungen sowohl
bei Projekten nach § 27 UG als auch bei Ad-Personam-
Projekten (d.h. Projekten nach § 26 UG) nicht von den Projektleiterinnen
oder Projektleitern erstellt werden, sondern
müssen vielmehr zentral vom Büro des Rektorats - Rechnungswesen
gestellt werden. Bitte wenden Sie sich hierzu
an das Büro des Rektorats - Rechnungswesen, das aufgrund
Ihrer Daten solche Rechnungen gerne erstellen wird.
6.6 Was ist ein „Audit“?
Bestimmte Fördergeber schreiben vor, dass die Empfänger
ihrer Fördermittel unter bestimmten Umständen durch einen
unabhängigen Wirtschaftsprüfer nachweisen müssen, dass
sie die Richtlinien des Fördergebers für die Verwendung der
Drittmittel eingehalten haben. Die Prüfung der Mittelverwendung
durch externe Wirtschaftsprüfer wird als „(Financial)
Audit“ bezeichnet. Zu den Fördergebern, die Audits verlangen,
gehört vor allem die Europäische Union, daneben wird
auch in bestimmten österreichischen Förderprogramm (z.B.
GEN-AU-Programm) die Durchführung von Audits verlangt.
Nach Durchführung eines Audits erstellt der Wirtschaftsprüfer
ein Zertifikat über das Audit („Audit Certificate“), das dem
Fördergeber vorzulegen ist.
6.7 Was geschieht mit nicht verbrauchten Drittmitteln?
Für den Umgang mit nicht verbrauchten Drittmitteln gelten
die vom jeweiligen Auftrag- oder Fördergeber aufgestellten
Regeln. Bei Drittmittelprojekten, die vom Wissenschaftsfonds
FWF, vom Jubiläumsfonds der Österreichischen Nationalbank
und von der Deutschen Forschungsgemeinschaft
(DFG) gefördert werden, kann im Falle nicht verbrauchter
Drittmittel um eine kostenneutrale Projektverlängerung angesucht
werden. Bei anderen Förder- oder Auftraggebern
kann es zu einer Rückförderung nicht verbrauchter Drittmittel
kommen. In einigen Fällen schließlich kann es möglich
sein, nicht verbrauchte Drittmittel frei für Zwecke von Wissenschaft
und Forschung zu verwenden.
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