und Drittmittelprojekten zu - Universität Salzburg

8. Kostenersätze in Drittmittelprojekten
8.1 Was ist eigentlich die Kostenersatzpflicht?
Die auf dem Universitätsgesetz 2002 und der Satzung der
Universität beruhende Kostenersatzpflicht für Drittmittelprojekte
verfolgt das Ziel, die durch die Durchführung eines
Drittmittelprojekts an der Universität entstehenden Kosten
abzudecken. Dies betrifft in erster Linie die sogenannten
„indirekten Kosten“, die auch als Gemeinkosten bezeichnet
werden: Die Inanspruchnahme universitärer Ressourcen,
etwa von Räumen, IKT-Infrastruktur und Dienstleistungen
der Verwaltung verursacht Kosten, die den Projekten verrechnet
werden sollen (siehe auch Frage 3.3).
8.2 Welche Drittmittelprojekte sind an der Universität Salzburg
kostenersatzpflichtig?
Nach dem siebten Teil der Satzung der Universität sind
grundsätzlich alle Drittmittelprojekte kostenersatzpflichtig.
Für Drittmittelprojekte, mit deren Durchführung vor dem 7.
Dezember 2011 begonnen wurde, gilt abweichend, dass
Drittmittelprojekte im Bildungsbereich (z.B. Sokrates-Programm)
oder im Bereich der Entwicklungszusammenarbeit,
die keine Forschungskomponente aufweisen, nicht kostenersatzpflichtig
sind. Das gleiche gilt für sonstige eingeworbene
Drittmittel (z.B. Druckkostenzuschüsse, freie Zuschüsse
ohne bestimmten vorgegebenen Verwendungszweck). Generell
von der Kostenersatzpflicht ausgenommen sind Entgelte
für Publikationen und Vortragstätigkeiten sowie selbständige
finanzielle Unterstützungen für die Durchführung
von wissenschaftlichen Veranstaltungen und für die Drucklegung
wissenschaftlicher Publikationen.
8.3 Wie hoch ist der Kostenersatz, den ich zahlen muss?
Es gilt für jedes Drittmittelprojekt der Kostenersatzbetrag, der
im Kostenersatzblatt für dieses Projekt eingetragen ist. Leere
Kostenersatzblätter können von der Website des Büro des
Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung heruntergeladen
werden. Sofern noch kein Kostenersatzblatt ausgefüllt
wurde, ist dies nachzuholen. Jedenfalls ist mindestens der
in der anwendbaren Satzungsregelung (siehe Frage 8.11)
genannte Mindestkostenersatz zu zahlen. Für Projekte, mit
deren Durchführung vor dem 7. Dezember 2011 begonnen
wurde, sind dies mindestens 5 % der eingeworbenen Drittmittel.
Für Projekte, mit deren Durchführung nach dem 6.
Dezember 2011 begonnen wurde, sind mindestens 20 % der
eingeworbenen Drittmittel als Kostenersatz zu zahlen. Für
die Erstellung von Gutachten gilt abweichend ein Mindestkostenersatz
in Höhe von 5 % der eingeworbenen Drittmittel.
In Hinblick auf das Inkrafttreten der Neufassung des siebten
Satzungsteils im Dezember 2011 gelten einige Sonderregeln:
Für Drittmittelprojekte, die im Dezember 2011 bereits geplant
waren, kann das Rektorat auf Antrag die Anwendung der alten
Regelungen über den Kostenersatz genehmigen, auch
wenn mit der Durchführung des Projekts erst nach Inkrafttreten
der Neuregelung begonnen wurde. Ein solcher Antrag ist
an die Vizerektorin bzw. an den Vizerektor für Forschung zu
richten. Für Projekte, mit deren Durchführung nicht nach Juni
2012 begonnen wird, hat das Rektorat generell entschieden,
dass die alten Regelungen über den Kostenersatz angewendet
werden dürfen (und somit nur 5 % Kostenersatz zu
zahlen ist), wenn das Projekt noch während der Geltung der
alten Regelungen kalkuliert worden ist.
8.4 Wie funktioniert die Zahlung des Kostenersatzes?
Bei Drittmittelprojekten, die sich nicht über mehrere Kalenderjahre
erstrecken, wird der Kostenersatz in der Regel
nach Abschluss des Projekts vom Projektinnenauftrag abgebucht,
kann aber auf Wunsch auch schon früher abgebucht
werden. Bei Projekten, die sich über mehrere Kalenderjahre
erstrecken, wird der Kostenersatz jährlich anteilig im Nachhinein
vom Projektinnenauftrag abgebucht. Für Drittmittelprojekte
mit einem Volumen von nicht mehr als 5.000,- Euro
können die Kostenersätze jährlich gesammelt abgebucht
werden. Für alle Fragen zur Abbuchung der Kostenersätze
ist das Büro des Rektorats - Controlling zu kontaktieren.
8.5 Kann mein Projekt von der Kostenersatzpflicht befreit
werden?
Es gibt zwei Konstellationen, in denen die Satzung der
Universität die Befreiung eines Drittmittelprojekts von der
Kostenersatzpflicht ermöglicht. Zum einen ist dies möglich,
wenn nach den zum Zeitpunkt der Vorbereitung eines Drittmittelprojekts
bekannten und veröffentlichten Richtlinien einer
Fördereinrichtung zwingend abweichende Regelungen
über die Finanzierung und Abrechnung von Kostenersätzen
vorgesehen sind. Eine Liste von Fördereinrichtungen und
Förderprogrammen, auf die dies zutrifft, ist auf der Website
des Büro des Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung
verfügbar. Zum anderen kann die Kostenersatzpflicht
in Zweifelsfällen fallspezifisch vom Rektorat geklärt werden.
Um dies zu erreichen, ist ein formloser Antrag auf Befreiung
von der Kostenersatzpflicht an die Vizerektorin bzw. an den
Vizerektor für Forschung zu stellen.
8.6 Was passiert, wenn Kostenersätze beim Drittmittelgeber
nicht abrechenbar sind?
Bestimmte Auftrag- oder Fördergeber lassen es nach ihren
Richtlinien nicht zu, den an sich vom Projekt an die Universität
abzuführenden Kostenersatz als Projektausgabe abzurechnen.
In solchen Fällen kann die Vizerektorin bzw. der
Vizerektor für Forschung auf Antrag eine Ausnahme von
der Kostenersatzpflicht genehmigen (siehe Frage 8.3). Für
bestimmte Förderinstitutionen und Förderprogramme bestehen
außerdem generelle Ausnahmen von der Kostenersatzpflicht
oder besondere Modalitäten der Berechnung des
Kostenersatzes, die in einer Liste zusammengefasst sind,
die auf der Website des Büro des Rektorats - Abteilung für
Forschungsförderung abrufbar ist.
8.7 Was ist die Rückerstattung von Teilen des gezahlten
Kostenersatzes?
Sofern ein Drittmittelprojekt den seit der Satzungsänderung
2011 (siehe Frage 8.12) geltenden höheren Kostenersatz
(20 % der eingeworbenen Drittmittel) gezahlt hat, erhält die
Leiterin bzw. der Leiter dieses Projekts 25 % des an das
Rektorat gezahlten Kostenersatzes zur freien Verwendung
innerhalb der Universität erstattet. Für Projekte, die im Interfakultären
Fachbereich Gerichtsmedizin und Forensische
Neuropsychiatrie durchgeführt werden, gibt es keine solche
Rückerstattung.
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