S Sparkasse Dortmund Machen Sie Ihren Verein fit für SEPA
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S <strong>Sparkasse</strong><br />
<strong>Dortmund</strong><br />
<strong>Machen</strong> <strong>Sie</strong> <strong>Ihren</strong> <strong>Verein</strong> <strong>fit</strong> <strong>für</strong> <strong>SEPA</strong><br />
Mit der <strong>SEPA</strong>-Überweisung und der <strong>SEPA</strong>-Lastschrift<br />
können <strong>Sie</strong> bereits heute in Deutschland und europaweit<br />
bezahlen. Zum 1. Februar 2014 werden die bisherigen<br />
nationalen Verfahren abgelöst. Die <strong>Sparkasse</strong> <strong>Dortmund</strong><br />
unterstützt <strong>Sie</strong> bei der Umstellung.<br />
A) Vorbereitende Maßnahmen<br />
Nr. Was <strong>Sie</strong> tun müssen Hinweise Ihre Vermerke<br />
1 Gläubiger-ID<br />
beantragen<br />
2 Electronic Banking<br />
beantragen<br />
3 <strong>Verein</strong>ssoftware auf<br />
<strong>SEPA</strong>-Fähigkeit<br />
überprüfen und ggf.<br />
aktualisieren bzw.<br />
neu anschaffen<br />
4 Mandatsreferenz<br />
vergeben<br />
Die Gläubiger-Identifikationsnummer (kurz Gläubiger-ID) dient der<br />
Identifikation eines Lastschrifteinreichers unabhängig von seiner<br />
Bankverbindung. Jeder Lastschrifteinreicher muss über die Internet-<br />
Seite der Bundesbank http://glaeubiger-id.bundesbank.de eine<br />
Gläubiger-ID beantragen. <strong>Sie</strong> benötigten dazu lediglich eine<br />
E-Mail-Adresse.<br />
Beachten <strong>Sie</strong>: Die Gläubiger-ID muss zwingend mit Angabe des<br />
<strong>Verein</strong>sitzes (nicht Wohnort des Kassierers) beantragt werden.<br />
Tipp: Bei nicht selbstständigen <strong>Verein</strong>en müssen <strong>Sie</strong> ggf. die<br />
Gläubiger-ID des Verbandes, Kirche oder Kommune verwenden, indem<br />
<strong>Sie</strong> die drei variablen Stellen der Gläubiger-ID (ZZZ) durch ein eigenes<br />
Kürzel ersetzen. Wir beraten <strong>Sie</strong> gerne vor Beantragung.<br />
<strong>SEPA</strong>-Lastschriften können künftig nur noch elektronisch, d. h. online<br />
eingereicht werden. Lastschriftbelege und Disketteneinreichungen<br />
sind ab 01.02.2014 nicht mehr möglich.<br />
Falls <strong>Sie</strong> noch kein Online-Banking verwenden, nehmen <strong>Sie</strong> Kontakt<br />
mit uns auf, damit wir <strong>für</strong> <strong>Sie</strong> einen Zugang bereitstellen können.<br />
Bei der Erzeugung von <strong>SEPA</strong>-Lastschriften müssen <strong>Sie</strong> u. a. Gläubiger-<br />
ID, Mandatsreferenzen, IBAN und BIC verwenden. Auch das<br />
Datenformat ändert sich (XML statt DTA).<br />
<strong>Sie</strong> benötigen daher eine Software, bei der <strong>Sie</strong> <strong>für</strong> jedes Mitglied IBAN,<br />
BIC und die Mandatsreferenz hinterlegen können. Die so erzeugte<br />
Datei können <strong>Sie</strong> dann per Online-Banking (ab voraussichtlich<br />
06/2013) bei der <strong>Sparkasse</strong> <strong>Dortmund</strong> einreichen.<br />
Tipp: Nutzen <strong>Sie</strong> die Online-<strong>Verein</strong>sverwaltung S-<strong>Verein</strong> mit<br />
komfortabler <strong>SEPA</strong>-Unterstützung! Nähere Informationen finden <strong>Sie</strong> im<br />
beiliegenden Flyer.<br />
Möchten <strong>Sie</strong> zunächst noch weiterhin mit der SPG-<strong>Verein</strong>s-Software<br />
arbeiten? - Dann fordern <strong>Sie</strong> bitte das <strong>SEPA</strong>-Update mit Anleitung<br />
unter der Telefonnummer 0231 / 183 - 22333 an. Wir weisen darauf<br />
hin, dass kein Support erfolgt!<br />
Die Mandatsreferenz dient in Verbindung mit der Gläubiger-ID der<br />
eindeutigen Identifizierung eines <strong>SEPA</strong>-Mandats. <strong>Sie</strong> wird vom<br />
Lastschrifteinreicher individuell <strong>für</strong> jedes <strong>SEPA</strong>-Mandat vergeben.<br />
Diese muss eindeutig sein, also nicht mehrfach verwendet werden. Die<br />
Länge beträgt maximal 35 Zeichen, der Aufbau kann vom<br />
Lastschrifteinreicher festgelegt werden (z. B. Mitgliedsnummer in<br />
Verbindung mit dem Jahr der Mandatserteilung).<br />
5 Stammdaten pflegen Statt Kontonummer und Bankleitzahl müssen <strong>Sie</strong> <strong>für</strong> <strong>SEPA</strong>-<br />
Zahlverfahren (Überweisungen und Lastschriften) IBAN und BIC<br />
verwenden. Viele <strong>Verein</strong>sprogramme unterstützen die automatische<br />
Umrechnung von Kontonummer und BLZ von Haus aus.<br />
6 Mandatsverwaltung<br />
einrichten<br />
<strong>SEPA</strong>-Mandate müssen <strong>Sie</strong> – ungeachtet von privat- und<br />
steuerrechlichen Vorschriften – mindestens 14 Monate nach der<br />
letzten Verwendung (d. h. Lastschrifteinzug) im Original aufbewahren,<br />
da <strong>Sie</strong> diese auf Verlangen vorzeigen müssen.<br />
Weitere Informationen zu <strong>SEPA</strong>, sowie die aktuelle Fassung dieser Checkliste, finden <strong>Sie</strong> unter www.sparkasse-dortmund.de/sepa
Checkliste<br />
<strong>Machen</strong> <strong>Sie</strong> <strong>Ihren</strong> <strong>Verein</strong> <strong>fit</strong> <strong>für</strong> <strong>SEPA</strong><br />
Seite 2 von 2<br />
7 <strong>SEPA</strong>-Lastschrift-<br />
Mandate<br />
8 <strong>SEPA</strong>-Lastschrift-<br />
Einreicher-<br />
<strong>Verein</strong>barung<br />
aktualisieren<br />
Die bisherige Einzugsermächtigung heißt künftig <strong>SEPA</strong>-Mandat. Das<br />
<strong>SEPA</strong>-Mandat verlangt deutlich höhere formale Anforderungen (z.B.<br />
vorgegebener Text) als bei der Einzugsermächtigung. Überprüfen <strong>Sie</strong><br />
Ihre Beitrittserklärungen oder sonstige Vordrucke auf<br />
Anpassungsbedarf.<br />
Ein Muster eines gültigen <strong>SEPA</strong>-Mandats finden <strong>Sie</strong> unter<br />
www.sparkasse-dortmund.de/sepa<br />
Prüfen <strong>Sie</strong> bestehende Einzugsermächtigungen:<br />
Liegen diese schriftlich im Original vor?<br />
Wurden sie vom Zahlungspflichtigen unterschrieben?<br />
Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, müssen <strong>Sie</strong> ein neues <strong>SEPA</strong>-<br />
Mandat einholen.<br />
Für die Einreichung von <strong>SEPA</strong>-Lastschriften ist eine neue <strong>Verein</strong>barung<br />
zwischen Ihrem <strong>Verein</strong> und der <strong>Sparkasse</strong> <strong>Dortmund</strong> erforderlich.<br />
Wenn <strong>Sie</strong> bereits Lastschriften einreichen, erhalten <strong>Sie</strong> die neue(n)<br />
<strong>Verein</strong>barung(en) mit diesem Schreiben. Bitte geben <strong>Sie</strong> diese<br />
ausgefüllt und von einem zur Vertretung Ihres <strong>Verein</strong>s berechtigten<br />
Vorstandsmitglieds in einer unserer Geschäftsstellen ab oder senden<br />
sie an uns zurück.<br />
9 Briefbogen ändern Geben <strong>Sie</strong> auf <strong>Ihren</strong> Briefbögen, Formularen und sonstigen<br />
Dokumenten neben der Kontonummer und der Bankleitzahl auch die<br />
IBAN und BIC mit an. IBAN und BIC zum <strong>Verein</strong>sgirokonto finden <strong>Sie</strong><br />
auf jedem Kontoauszug.<br />
B) Vor dem ersten Einzug von <strong>SEPA</strong>-Lastschriften<br />
Nr. Was <strong>Sie</strong> tun müssen Hinweise Ihre Vermerke<br />
1 Voraussetzungen<br />
prüfen<br />
2 Bestehende Einzugsermächtigungen<br />
in<br />
<strong>SEPA</strong>-Mandate<br />
umwidmen<br />
3 Zeitpunkt der<br />
Mandatserteilung<br />
4 Vorabinformation<br />
vor dem ersten und<br />
jedem weiteren<br />
Einzug<br />
5 Lastschriften<br />
rechtzeitig<br />
einreichen<br />
Haben <strong>Sie</strong> alle vorbereitenden Maßnahmen umgesetzt?<br />
Haben <strong>Sie</strong> einen Online-Banking-Zugang?<br />
Bitte beachten <strong>Sie</strong>: <strong>SEPA</strong>-Lastschriften im Online-Banking der<br />
<strong>Sparkasse</strong> <strong>Dortmund</strong> können <strong>Sie</strong> erst ab Juni 2013 nutzen.<br />
Bestehende Einzugsermächtigungen können <strong>Sie</strong> nach dem 9. Juli<br />
2012 in ein <strong>SEPA</strong>-Lastschriftmandat umwandeln. Dazu müssen <strong>Sie</strong> vor<br />
der ersten Verwendung dem Zahlungspflichtigen die Gläubiger-ID, die<br />
Mandatsreferenz und den Umstellungstermin (Tag des ersten <strong>SEPA</strong>-<br />
Einzugs) mitteilen.<br />
Textbeispiel: „Wir werden Ihre bestehende Einzugsermächtigung am<br />
xx.xx.xxxx in ein <strong>SEPA</strong>-Mandat umwandeln. Die Mandatsreferenz ist xxxxxxx,<br />
unsere Gläubiger-ID lautet DExxx.“<br />
In Ihrer Mandatsverwaltung muss das Datum der Mandatserteilung<br />
(Tag der Unterschrift) angegeben werden. Sofern <strong>Sie</strong> eine bisherige<br />
Einzugsermächtigung umgewidmet haben, gilt der Tag der<br />
Umstellungsinformation an den Zahlungspflichtigen (Ziff. 2) als<br />
Zeitpunkt der Mandatserteilung.<br />
<strong>Sie</strong> müssen Ihre Zahlungspflichtigen künftig vorab über den genauen<br />
Termin des Lastschrifteinzugs informieren. Die Vorlauffrist <strong>für</strong> diese<br />
Information können <strong>Sie</strong> schriftlich mit <strong>Ihren</strong> Zahlungspflichten selbst<br />
vereinbaren, z.B. im Mitgliedsantrag. Sofern <strong>Sie</strong> nichts Abweichendes<br />
vereinbart haben, gilt eine gesetzliche Frist von mindestens 14<br />
Kalendertagen vor dem Fälligkeitstag.<br />
Tipp: Nehmen <strong>Sie</strong> diese Information mit in die Ankündigung zur <strong>SEPA</strong>-<br />
Umstellung (Ziff. 2) auf.<br />
<strong>SEPA</strong>-Lastschriften müssen <strong>Sie</strong> künftig mit einem Fälligkeitsdatum<br />
versehen (dieses Datum teilen <strong>Sie</strong> den Zahlungspflichtigen rechtzeitig<br />
mit). Die Lastschriftdatei müssen <strong>Sie</strong> der <strong>Sparkasse</strong> <strong>Dortmund</strong> bei der<br />
ersten Ausführung mindestens 6 Geschäftstage, bei Folge-Einzügen<br />
mindestens 3 Geschäftstage vorher online einreichen, frühestens<br />
jedoch 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstag.<br />
Weitere Informationen zu <strong>SEPA</strong>, sowie die aktuelle Fassung dieser Checkliste, finden <strong>Sie</strong> unter www.sparkasse-dortmund.de/sepa
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