Edifact-Schnittstelle - Format Software GmbH

SQLHandel 

EDIfact Schnittstelle 

Anwenderhandbuch 

© Format Software GmbH 2003,2004,2005

2 

SQLHandel - EDIfact – Schnittstelle 

Die vorliegenden Beschreibungen sind Eigentum der Format Software GmbH. Die 

hier beschriebenen Elemente können ohne Angabe von Gründen jederzeit vom 

Eigentümer geändert oder erweitert werden. Ein rechtlicher Anspruch auf die 

Vollständigkeit oder Aktualität der Angaben seitens Dritter besteht nicht. Diese 

Dokumentation richtet sich an den Systemadministrator der Unternehmen, die das 

Programmsystem SQL-Handel einsetzen. Die verwendeten Begriffe und 

Bezeichnungen setzen grundlegende Kenntnisse zu Datenbanken und Windows- 

Betriebssystemen voraus. 

Alle verwendeten Markennamen und geschützen Bezeichnungen werden nur zum 

Zwecke der Beschreibung von Vorgängen oder Prinzipien genutzt. Alle Marken und 

Bezeichnungen sind Eigentum der jeweiligen Besitzer.


EDIfakt ist ein standardisiertes Datenformat, welches zum Datenaustausch von 

verschiedensten Daten dient, die aus einem Warenwirtschaftssystem hervorgehen. In 

diesem Format werden insbesondere Rechnungs- und Bestelldaten, aber auch Paket- 

/Versandinformationen und artikelspezifische Daten zwischen verschiedenen 

Unternehmen ausgetauscht. Transportmittel ist im einfachsten Fall das Internet, 

X.400-basierte Mail-Systeme (z.B. Telebox 400 der Deutschen Telekom) oder auch 

Datenträger, wie Diskette oder CD. 

Das Programmsystem SQLHandel unterstützt die Weitergabe von Beleg- 

Informationen im EDIfact-Format. Bestehende Rechnungen, die für EDIfact- 

Empfänger erstellt wurden, werden über einen einfachen Mechanismus ausgewählt 

und für die Verarbeitung bereitgestellt. In einem eindeutig benannten Ordner werden 

die Daten pro Empfänger zusammengestellt und können dann mit geeigneten Mitteln 

an den Empfänger weitergegeben werden. 

Ebenfalls möglich ist der Import von sog. ‚EDI-ORDERS’ – das sind Bestellungen 

Ihrer Kunden, die im EDI-Format übermittelt werden. Im Ergebnis können Sie dann 

auf (fast) fertige Aufträge zurückgreifen. 

Die vorliegende Kurzanleitung soll den Einstieg in die Anwendung der EDIfakt- 

Anbindung erleichtern und notwendige Einstellungen und Voraussetzungen in Ihrem 

System benennen. 

Inhalt 

3

4 


Inhalt 

SQLHandel - EDIfact – Schnittstelle .............................................................. 3 

Inhalt............................................................................................................ 4 

Voraussetzungen / Daten............................................................................. 5 

Firmendaten............................................................................................. 5 

Kundendaten............................................................................................ 6 

Artikeldaten............................................................................................. 9 

Belegbearbeitung..................................................................................... 9 

Benutzer-Einstellungen / -Rechte............................................................ 9 

Bereitstellung der Daten............................................................................ 11 

Auswahl der Belege............................................................................... 11 

Export der Belege.................................................................................. 11 

Export von Adressdaten ........................................................................ 12 

Export von Artikeldaten ........................................................................ 14 

Sonstige Hinweise ................................................................................. 14 

Import von EDIfakt-Daten ........................................................................ 15 

EDI-ORDERS ....................................................................................... 15 

Abkürzungen / Begriffserklärungen .......................................................... 18 

Anhang A – EDIfakt-Mengeneinheiten..................................................... 18 

Anhang B – EDIfakt-Datenempfänger...................................................... 19 

Metro ..................................................................................................... 19 

Lidl ........................................................................................................ 19 

Markant ................................................................................................. 19 

EDEKA ................................................................................................. 19 

Datenübertragung ...................................................................................... 21 

TELEBOX 400 (Filework).................................................................... 21 

Historie ...................................................................................................... 22

Voraussetzungen / Daten 

Die EDIfakt-Anbindung kann nur vernünftig benutzt werden, wenn im System des 

Anwenders bestimmte Voraussetzungen geschaffen wurden. Dazu gehört eine 

ausreichende Rechtevergabe für den Benutzer, der das Programm nutzt, aber auch in 

der bestehenden Datenbank sind wichtige Voreinstellungen zu treffen. Viele der 

Vorgaben muss der Anwender in Zusammenarbeit mit dem Empfänger der Daten 

festlegen. Die eigene Referenznummer, aber auch der eventuell vorgegebene Export- 

Dateiname kann vom Partner abgefragt werden. 

Die Angabe von Voreinstellungen ist in den Firmendaten erforderlich. Hier werden 

i.A. Informationen zum eigenen Unternehmen hinterlegt. In den Kundendaten sind 

Angaben zum Empfänger der Daten und zu den zu verwendenden Formaten und 

Dateinamen vorzunehmen. In der Artikelverwaltung müssen eventuell 

Artikelnummern angepasst oder Barcodes eingetragen werden. 

Firmendaten 

Im Ordner ‚Stammdaten’ der Firmenstammdaten sind zwei Felder für die Angabe der 

eigenen ILN-Nummer Ihrer Firma vorgesehen. Die ILN-Nummer ist eine eindeutige 

Kennung Ihres Unternehmens, welche zur Identifikation Ihres Hauses gegenüber 

anderen Unternehmen benutzt wird. 

ILN-Nummer kurz (7-stellig) 

Die Angabe der 7-stelligen ILN-Nummer ist für die Verwendung des Paket-Moduls 

unbedingt erforderlich. Die einzutragenden Angaben gehen aus der Ihnen 

vorliegenden ILN-Nummer hervor. Tragen Sie die ersten 7 Stellen Ihrer ILN hier ein. 

ILN-Nummer lang (13-stellig) 

Ihre 13-stellige (vollständige) ILN-Nummer ist hier einzutragen. Die Angabe ist 

notwendig, wenn Sie die EDIfakt-Anbindung nutzen wollen. Der hier eingetragene 

Wert wird in allen EDIfakt-Nachrichten verwendet, um den Absender der Daten 

gegenüber dem Empfänger zu identifizieren. 

Steuernummer 

Die Steuernummer wird ebenfalls für den EDI-Datenaustausch benötigt. Es ist daher 

zweckmäßig, Ihre Steuernummer in dieses Feld einzutragen. 

Angabe EDIfakt-konformer Mengeneinheiten 

EDIfakt fordert in seiner Definition die Angabe von speziellen (meist aus dem 

Englischen abgeleitete) Mengeneinheiten. Da diese Mengeneinheiten nicht den 

gebräuchlichen Elementen in der deutschen Sprache entsprechen, müssen diese 

zusätzlich zu den bestehenden ME-Angaben angelegt werden. 

Im SQL-Handel werden verschiedene Elemente, wie Artikeltexte und auch 

Mengeneinheiten in verschiedenen Sprachen unterstützt. Zur Festlegung der für 

EDIfakt zu verwendenden Mengeneinheiten muss eine Sprache mit dem Namen 

‚EDI’ (bitte Schreibweise beachten !) angelegt werden. 

Dies kann in den Firmenstammdaten � Währungen auf einfache Weise geschehen. 

Legen Sie ein neues Land (z.B. mit der Bezeichnung ‚EDI’) an. Geben Sie dem Land 

die Sprache ‚EDI’. Werden Sie gefragt, ob die neue Bezeichnung in die Liste der 

Sprachen aufgenommen werden soll, antworten Sie mit ‚Ja’. Das neu angelegte 

Land (mit der Bezeichnung ‚EDI’ kann nun wieder gelöscht werden. Bitte starten Sie 

nun unser Handelspaket neu, so dass die geänderten Einstellungen im Firmenstamm 

wirksam werden können. 

Im Ordner Firmenstamm � ME Versand-/Lieferart sind nun die Mengeneinheiten in 

der Sprache ‚EDI’ zu erfassen. Die Sprache der ME kann über den Rollbalken 

unterhalb der zweiten ME-Tabelle ausgewählt werden. Die genaue Bezeichnung der 

EDIfakt-Mengeneinheiten können Sie dem Anhang A entnehmen. 


5

6 


Kundendaten 

Die meisten Ihrer Kunden werden sicher nicht über eine EDIfakt-Anbindung 

verfügen. Daher ist es notwendig, nur für die (Wenigen), die über die EDIfakt- 

Schnittstelle bedient werden sollen, entsprechende Vorgaben in den Kundendaten 

vorzunehmen. 

Art � Kein EDIFAKT 

Dies ist die Standardeinstellung und wird für die meisten Ihrer Kunden zutreffend 

sein. 

Art � WEB-EDI 

Diese Einstellung ist zu wählen, wenn die besondere Art der EDIfakt-Darstellung 

vom Empfänger der Daten gewünscht und unterstützt wird. WEB-EDI (auch als 

MEC-Format bezeichnet) ist eine zeilenorientierte Darstellung Ihrer 

Rechnungsdaten. Dabei wird pro Beleg-Element eine Datenzeile erzeugt, also pro 

Beleg-Kopf, pro Belegzeile und für die Beleg-Summen (ggfs. Pro MWSt.-Satz) wird 

ein Datensatz ausgegeben. Das Format ist sehr kompakt und somit besonders für den 

Austausch großer Datenmengen geeignet. 

Die METRO MGE Einkauf GmbH unterstützt(e) dieses Format zum Datenaustausch. 

Art � LIDL / METRO / MARKANT 

Wählen Sie den Empfänger aus, für den die Daten bestimmt sind. Die entstehenden 

EDIfact-Daten unterscheiden sich pro Empfänger nur in Details. Die Exportdaten 

entsprechen soweit wie möglich den Vorgaben der Definition des EDI-Formates. 

Diese Definition beschreibt auch den verwendbaren Zeichensatz, so dass die Daten 

keinerlei landesspezifische und sonstige Sonderzeichen beinhalten. Es wird pro 

Datenelement (z.B. Artikelnummer, Einzelpreis, Gesamtpreis usw.) des zu 

übermittelnden Beleges eine Gruppe von Datensätzen erzeugt, die Art, Format und 

natürlich auch Inhalt des Datenelementes beschreiben. Daraus ergibt sich, dass die 

Größe der Exportdatei (und damit natürlich auch die Menge der zum Empfänger zu 

übermittelnden Daten) wesentlich größer ist, als beim MEC-Format (WEB-EDI). 

Besonderheiten Metro 

Zusätzlich zu den normalen EDIfact-Daten wird auch die normalerweise nur in 

Papierform vorliegende Rechnungssammelliste im EDIfakt-Format mit an den 

Datenempfänger übermittelt werden soll. Zur Übermittlung der ‚elektronischen 

Sammelliste’ werden innerhalb des Datenstroms auch sogenannte ‚logische Dateien’ 

aufgebaut und übermittelt.

Art � TEST-Phase 

Bevor Ihr Unternehmen ‚echte’ Daten an den Rechnungsempfänger übermitteln 

kann, ist eine Testphase erforderlich. In dieser Zeit werden zwar schon 

Produktionsdaten ausgetauscht, jedoch führen diese im Zielsystem noch nicht zu 

einer entsprechenden Verarbeitung. Erst wenn alle möglichen Probleme beseitigt 

sind und die Datenverarbeitung in beiden Systemen reibungslos läuft, wird die 

Testphase nach gemeinsamer Festlegung beendet. Bitte achten Sie also darauf, dass 

das Test-Kennzeichen am Anfang der Datenweitergabe aktiviert ist und erst nach 

Absprache deaktiviert wird. 

ILN-Nummer 

Für die Weitergabe Ihrer Daten im EDI-Format ist es zwingend erforderlich, dass die 

ILN-Nummer des Rechnungsempfängers angegeben wird. Im Zielsystem wird 

anhand dieser ILN-Nummer erkannt, dass richtige Daten an die richtige Adresse 

versandt worden sind. Ist diese Empfänger-ILN falsch, können Ihre Dateien im 

Zielsystem abgelehnt werden. Bei der Eingabe der ILN im SQL-Handel wird geprüft, 

ob die gleiche ILN schon einmal im System (für einen anderen Kunden) verwendet 

wurde. Ist dies der Fall, wird die Eingabe abgelehnt. Außerdem wird die Länge der 

eingegebenen ILN geprüft. Diese muß gemäß geltender Vorgaben genau 13 Stellen 

lang sein. 

ILN-Nummer (abweichend) 

Ist die Adresse, für die Sie gerade die EDI-Daten bearbeiten, ein Objekt (eine 

Lieferanschrift/Filiale), kann eine abweichende ILN-Nummer des Objektes eintragen 

werden. Dies kann erforderlich sein, wenn die Rechnungsdaten nicht direkt in der 

Zentrale bearbeitet werden, sondern auf Objekt-Ebene. Diese Angaben werden Sie 

aber bestimmt von Ihren Kunden (Rechnungsempfängern) erhalten. Wird in diesem 

Feld eine Eingabe vorgenommen, wird auch hier geprüft, ob die ILN schon 

anderweitig vergeben ist und ob die Angabe genau 13 Stellen lang ist. 

Bei Lieferanschriften (Objekten) mit abweichenden ILN-Nummern ist dieses Feld 

unbedingt zu belegen. Die hier erfasste Information wird per EDI an den 

Rechnungsempfänger weitergegeben, über die er dann die Zuordnung der 

Lieferungen/Rechnungen für die Objekte koordinieren kann. 

ILN-Nummer (Datenempfänger) 

In diesem Feld ist die ILN-Nummer des Datenempfängers und somit meist auch 

Zahlungsleistenden anzugeben. Bei Warengeschäften mit Unternehmen der Metro 

sind also im Allgemeinen 3 verschiedene ILN-Nummern anzugeben: 

1 – die ILN-Nummer des Auftraggebers/der Zentrale (die Metro selbst) 

2 – die ILN-Nummer des Warenempfängers (der Metro-Markt, der die Ware bekam) 

3 – die ILN-Nummer des Zahlungsleistenden (Metro MGR) 

Lieferantennummer beim Kunden 

Dieses Feld ist identisch mit dem Feld ‚Lieferanten-Nummer beim Kunden’ aus dem 

Register ‚Kundendaten’. Ihre eigene Lieferantennummer, die in der EDV Ihres 

Kunden abgelegt ist, kann hier eingetragen bzw. geändert werden. 

Für den Datenaustausch mit Metro und Markant ist diese Angabe unbedingt 

erforderlich ! Die Weitergabe erfolgt im Segment ‚RFF.API’ 

Abkommensnummer 

Insbesondere die Markant Handels- und Service GmbH verlangt die Angabe einer 

Abkommensnummer in den übermittelten Daten. Die Abkommensnummer ist 

(normalerweise) eine Zahl. 

Kunden-Referenz 

Durch den Empfänger der Daten wird Ihnen eine Kunden-Referenz-Angabe 

mitgeteilt, die in den übermittelten Daten ebenfalls als Identifikation des Absenders 

verwendet wird. Diese Angabe muss hier eingetragen werden. Diese Referenz- 


7

8 


Angabe wird im Segment ‚UNB.S005.0022’ an dem Empfänger der Daten 

weitergegeben. 

Form der Zusammenfassung 

Die Rechnungsdaten verschiedener Objekte oder Kunden können (und müssen) in 

einer Datei zusammengefasst werden, um sie dann gemeinsam an den 

Rechnungsempfänger weiterzuleiten. Die gebräuchlichste Einstellung wird 

‚Zusammenfassung pro Kunde’ sein. So werden alle Belegdaten eines Kunden 

einschließlich seiner Objekte in einer Exportdatei zusammengefasst und dann an den 

Kunden bzw. Datenempfänger weitergeleitet. 

EAN-Artikelnummer aus 

Das EDI-Konzept sieht die Verwendung von EAN-Artikelnummern vor. EAN- 

Artikelnummern entsprechen in Ihrem Aufbau (internationalen) Vorgaben, die 

Artikel eindeutig innerhalb eines Wirtschaftsraumes definieren. Diese EAN- 

Artikelnummern können z.B. aus den ersten 7 Stellen der ILN-Nummer des 

Verkäufers und einer (fortlaufenden) Nummerierung bestehen. Vervollständigt wird 

diese Artikelnummer dann noch durch eine Prüfziffer. Insgesamt ist eine EAN- 

Artikelnummer genau 13 Stellen lang. Diese Artikelnummern können auch als 

Barcode (Strichcode) dargestellt werden, was wiederum die Verwendung von 

Scannern an Kassenplätzen ermöglicht. 

Innerhalb der Export-Datei sollen (wenn möglich) genau diese EAN- 

Artikelnummern zur Identifikation der fakturierten (gelieferten) Artikel verwendet 

werden. Das SQL-Handelspaket der Format Software GmbH bietet für die 

Verwendung von EAN-konformen Artikelnummern zwei Möglichkeiten an. 

Entweder wird grundsätzlich die EAN-Artikelnummer auch als ‚hauseigene’ 

Artikelnummer verwendet, oder die EAN-Artikelnummer wird zusätzlich zur 

‚hauseigenen’ Artikelnummer pro Artikel hinterlegt. Diese zusätzliche Angabe ist 

innerhalb der Artikelverwaltung � Stammdaten � Barcode einzutragen. Zusätzlich 

kann im SQLHandel auch pro Lieferant eine (lieferantebezogene) EAN-Nummer in 

den Bezugsdaten abgespeichert werden. Diese Angabe wird aber nicht für den EDI- 

Export genutzt. 

Legen Sie also hier fest, aus welchem Datenfeld die EAN-Nummer für den EDI- 

Export entnommen werden soll. 

Hinweis : Ist die Option ‚Barcode’ gewählt und wird dort beim Export kein Eintrag 

gefunden, verwendet der Export die ‚hauseigene’ Artikelnummer. 

Rechnungssammelliste � Aktuelle Liste / Nr. Ändern 

Jede Rechnungssammelliste bekommt eine eindeutige Listen-Nummer. Diese 

Listennummer wird durch das System pro erfolgreichem Exportvorgang 

weitergezählt und sollte nicht geändert werden. Ist dies doch einmal erforderlich 

(z.B. für die Einrichtung des Systems), kann über den Schalter ‚Nr. Ändern’ das 

Eingabefeld freigeschaltet werden, so dass die angezeigte Nummer geändert werden 

kann. 

Rechnungssammelliste � Dateiname (8 Stellen) 

Den Standard-Dateinamen der Exportdatei, die an den Datenempfänger weitergeleitet 

wird, können Sie hier festlegen. Es sind (fast) beliebige Namen möglich, jedoch sind 

hier einige Einschränkungen zu beachten: 

Der Name darf maximal 8 Zeichen lang sein. 

Der Name sollte keine Leerzeichen oder sonstige Sonderzeichen, wie Punkt, Komma 

oder Semikolon enthalten. 

Die Verwendung deutscher Umlaute ist nicht empfehlenswert. 

Es sollte ein sprechender Name gewählt werden. Für unsere Firma ‚Format Software 

GmbH’ wäre z.B. der Begriff ‚FORMATSW’ eine gute Wahl. 

Der von Ihnen vergebene Dateiname wird für alle Exportdateien des gewählten 

Kunden verwendet. Als Datei-Endung (Extension) wird die Sammellistennummer 

angegeben.

Wenn in diesem Datenfeld keine Eingabe erfolgt ist, wird als Dateiname ‚EDI-EXP’ 

verwendet. 

Speicherort 

Für die Auswahl des Speicherortes ist in der vorliegenden Programmversion keine 

Auswahl notwendig. Die Export-Daten werden in einem Unterverzeichnis des 

Stammkataloges des SQL-Handel abgelegt, weitere Hinweise hierzu erhalten Sie im 

Bereich ‚Bereitstellung der Daten � Speicherplatz’. 

Artikeldaten 

Auch innerhalb Ihrer Artikel-Stammdaten sind eventuell weitere Eingaben und 

Definitionen erforderlich. 

Wie schon im vorhergehenden Abschnitt beschrieben, soll zum Export der EDIfakt- 

Daten eine EAN-konforme Artikelnummer verwendet werden. Werden in Ihrem 

Hause keine EAN-Artikelnummern als ‚hauseigene’ Artikelnummern verwendet, so 

ist die EAN-Nummer im Feld Barcode abzulegen. Diese kann dann beim Export zur 

Identifikation Ihrer Artikel herangezogen werden. 

Belegbearbeitung 

Innerhalb der Belegbearbeitung (Belegerfassung) müssen (je nach Datenempfänger) 

zusätzliche Daten pro Beleg erfasst werden. 

Ihre Zeichen Der Inhelt dieses Eingabefeldes wird pro Beleg an die EDIfact- 

Schnittstelle weitergegeben. Er dient zur Aufnahme der vom 

Warenempfänger übermittelten Bestellnummer. Die Angabe ist für 

Metro und Markant erforderlich ! 

Retoure-Nr. Werden Gutschriften/Stornierungen erstellt, muß die Retoure-Nr. 

der an Sie zurückgesandten Ware angegeben werden. 

Benutzer-Einstellungen / -Rechte 

In den weiteren Abschnitten wird erklärt, dass in verschiedenen Unterkatalogen des 

SQL-Stammverzeichnisses die exportierten Daten abgelegt werden. Dies ist natürlich 

nur möglich, wenn der am ausführenden PC angemeldete Benutzer über die 

entsprechenden Rechte zur Anlage und Änderung von Dateien und Ordnern auch im 


9

10 


Netzwerk besitzt. Zweckmäßigerweise ist diese Rechtevergabe für den Stamm- 

Ordner des SQL-Handel vorzunehmen. 

Sollen dem Benutzer keine Rechte im SQL-Stammkatalog eingeräumt werden, so 

kann vom System-Administrator der Ordner ‚EDIFAKT’ angelegt werden, um dann 

in diesem die notwendigen Rechte (Neuanlage und Änderung) zu vergeben.

Bereitstellung der Daten 

Die gesamten im EDIfakt-Format zu speichernden Daten werden während der 

Belegerfassung zusammengestellt. Es spielt jedoch bei der Belegbearbeitung keine 

Rolle, ob die Belege später im EDIfakt-Format exportiert werden oder nicht. Die 

Rechnungserfassung ist für alle Belege gleich. 

Auswahl der Belege 

Innerhalb der Belegbearbeitung wechseln Sie in den Ordner ‚Sonstiges � Auswahl’. 

Aktivieren Sie die Option ‚EDI’. Im Adressfeld ‚Auswahl Adresse’ kann eine 

einzelne Adresse für den Export ausgewählt werden. 

Hinweis: Mit der Aktivierung der Option ‚EDI’ werden die Inhalte aller sonstigen 

Auswahl- und Eingrenzungsfelder (außer dem Adressfeld) gelöscht. Die dort 

getroffenen Eingrenzungen bleiben also unbeachtet. Selbstverständlich können aber 

einzelne Eingrenzungen (Kundennummer, Datumsangaben) wieder eingegeben 

werden und führen dann zur Reduzierung der zu exportierenden Datenmenge. 

Export der Belege 

Wechseln Sie nun zum Ordner ‚Ergebnis’, alle für den EDIfakt-Export 

bereitzustellenden Belege werden angezeigt. Markieren Sie nun alle Belege mit der 

linken Maustaste. Klicken Sie mit der rechten Maustaste einen der markierten Belege 

an und wählen Sie aus dem Kontext-Menü den Vorgang ‚Export zu EDIFAKT’. 

Die Zusammenstellung der zu exportierenden Belege wird nun vervollständigt. Der 

eigentliche Export wird durchgeführt. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. 

Zu jeder erstellten Exportdatei wird eine Rechnungs-Sammel-Liste gedruckt. Wählen 

Sie im Fenster ‚Druckerauswahl’ den von Ihnen gewünschten Report (i.A. ‚EDI- 

EXP’), den Drucker und dessen Eigenschaften aus. Starten Sie den Druckvorgang 

mit einem Klick auf das Drucker-Symbol. 

Nach Abschluß des Druckvorganges überprüfen Sie bitte Menge und Qualität der 

gedruckten Rechnungs-Sammel-Listen. Ist die Druckausgabe erfolgreich, bestätigen 

Sie die angezeigte Sicherheitsabfrage mit ‚Ja’. Der Verarbeitungsprozess wird 

beendet, die exportierten Belege werden als ‚Exportiert’ gekennzeichnet. Diese 

Belege können nicht mehr mit den Belegbearbeitungsprogrammen geändert oder 

erweitert werden ! 

Muss der Druck wiederholt werden, ist in der Sicherheitsabfrage ‚Nein’ zu wählen. 

Der bis dahin erfolgte Bearbeitungsvorgang wird rückgängig gemacht, so dass der 

Druck der Listen wiederholt werden kann. 


11

12 


Selbstverständlich können Sie die Druckliste(n) auch in der Voransicht betrachten. 

Jedoch werden nach Abschluß der Voransicht alle Verarbeitungsvorgänge 

rückgängig gemacht, da für die Weitergabe der exportierten Daten eine gedruckte 

Rechnungs-Sammel-Liste unbedingt erforderlich ist. Der Export- und Druckvorgang 

kann (muß) anschließend wiederholt werden. Beachten Sie bitte, dass auch der 

Rücksetzungsvorgang einige Zeit in Anspruch nehmen kann. 

Hinweise: Auch wenn die Rechnungs-Sammel-Liste nur in der Voransicht betrachtet 

wird oder der Druckvorgang wiederholt werden muss, entsteht eine (oder mehrere) 

Export-Datei(en) im Exportverzeichnis. Diese Daten werden beim nächsten 

Exportvorgang mit den aktuellen Daten überschrieben, daher ist eine Weitergabe an 

den Datenempfänger unbedingt zu vermeiden ! 

Nach erfolgreichem Abschluß des Exports werden alle betroffenen Belege als 

‚exportiert’ gekennzeichnet. Die Belege sollten dann nicht mehr bearbeitet werden. 

Außerdem werden diese Belege nicht mehr gefunden, wenn nur die Option ‚EDI’ für 

die Belegsuche aktiviert wurde. Sollte es doch einmal notwendig sein, daß schon 

exportierte Belege nachbearbeitet werden müssen, kann über das Kontextmenü 

‚EDIFACT-Beleg wieder freigeben’ das Verarbeitungskennzeichen wieder entfernt 

werden. 

Export von Adressdaten 

Einzelne Empfänger Ihrer Rechnungsdaten im EDIfakt-Format benötigen vor der 

Inbetriebnahme des Datenaustausches einen sogenannten ‚ILN- 

Stammdatenabgleich’. Diese Stammdaten beinhalten die ILN-Nummern und die 

Adressen der an den Umsätzen beteiligten Unternehmen/Objekte. Die Adressdaten 

müssen in einem speziellen Format bereitgestellt werden, so dass sie in der Ziel-EDV 

ordnungsgemäß verarbeitet werden können. 

Exportvorgang 

Starten Sie ‚Sollstellung’ (Hilfsprogramme� Sollstellung), wählen Sie dort das 

Register ‚EDIfakt. 

Wählen Sie im Eingabefeld ‚Laufwerk/Verzeichnis’ den Ordner aus, in dem die 

exportierten Adress-Informationen abzulegen sind. Nutzen Sie zur Änderung den 

Schalter ‚Durchsuchen’ – die in Ihrem System bestehenden Kaufwerke und Kataloge 

werden zur Auswahl angeboten. 

Wählen Sie aus der Combo-Box die Adresse aus, welche zusammen mit den 

verbundenen Daten exportiert werden soll. Welche zusätzlichen Adressdaten 

ausgegeben werden, haben Sie im Register ‚Kundendaten-EDIfakt’ festgelegt. Auch

hier wird geprüft, ob die Rechnungszusammenstellung auf Verbands- , Kunden- oder 

Objektebene erfolgt. Bei einer Zusammenfassung auf Kundenebene wird die Adresse 

der Zentrale und die Adressen der zugehörigen Objekte exportiert. 

Datenstruktur der Adressdaten zum ILN-Stammdatenabgleich 

Variante MGE (Metro) 

Datenfeld Länge 

ILN der Rechnungsanschrift/Lieferanschrift 13 

Interne Kundennummer 

(5 Stellen Kundennummer + 3 Stellen Objektnummer) 

Name 30 

Straße 30 

PLZ 5 

Ort 25 

Leerstellen 39 

Speicherplatz / Ordnerstruktur 

Wie in den vorangegangenen Abschnitten schon mehrfach erwähnt, werden Ihre 

ausgewählten Belegdaten in ein anderes Format (EDI oder MEC) umgewandelt und 

in Exportdateien pro Daten-Empfänger gespeichert. 

Um die einzelnen Informationen voneinander abgrenzen zu können, werden 

verschiedene Ordner auf Ihrem Datenträger bzw. in Ihrem Netzwerk angelegt und 

später mit Daten belegt. 

Ihr SQL-Handelspaket ist mit allen benötigten Programmteilen in einem Ordner auf 

Ihrem lokalen Datenträger oder im Netzwerk gespeichert. Dieser Ordner ist der 

Stammkatalog des SQL-Handel. 

Beispiel: F:\SQLHandel\ 

Innerhalb dieses Ordners wird ein Unterordner mit dem Namen ‚EDIFAKT’ erzeugt. 

Beispiel: F:\SQLHandel\EDIFAKT\ 

Innerhalb des neuen Ordners ‚EDIFAKT werden nun pro Rechnungsempfänger 

weitere Unterordner angelegt, in denen die Exportdateien gespeichert werden. 

Nehmen wir an, Ihr Kunde ‚Warenhaus A’ mit der ILN ‚1234567890123’ vereinbart 

mit Ihnen den EDIfakt-Datenaustausch. Dann wird aus den vorliegenden 

Kundeninformationen der Name des neuen Ordners in der Form ‚ILN’+ILN- 

Nummer des Kunden+’.’+Name des Kunden (max. 20 Zeichen) gebildet. 

Beispiel: F:\SQLHandel\EDIFAKT\ILN1234567890123.WARENHAUS A\ 

Die Exportdateien bekommen weitgehend eindeutige Namen, die sich aus dem von 

Ihnen in den Kundendaten vorgegebenen Dateinamen und der Listennummer als 

Extension (Dateiendung) zusammensetzen. 

Haben Sie wie in unserem Beispiel oben, den Standard-Dateinamen auf 

‚FORMATSW’ gesetzt und wird die 41. Liste ausgegeben, wird der komplette 

Dateiname Ihrer Exportdatei wie folgt lauten: 

Beispiel:F:\SQLHandel\EDIFAKT\ILN1234567890123.WARENHAUS A\FORMATSW.041 

Wurde kein Standard-Name für die Exportdatei in den Kundendaten angegeben, 

ändert sich die Bezeichnung folgendermassen: 

Beispiel: F:\SQLHandel\EDIFAKT\ILN1234567890123.WARENHAUS A\EDI-EXP.041 

Die exportierten Daten müssen dann mit geeigneten Mitteln an den Empfänger 

versandt werden. Alle bisher exportierten Dateien bleiben in dem zugeordneten 

8 


13

14 


Unterverzeichnis solange erhalten, bis sie durch den Anwender selbst oder ein 

nachgeschaltetes Programm verschoben oder gelöscht werden. 

Das Programm ‚FileWork’ der Deutschen Telekom ist geeignet, Ihre Exportdaten 

über das X.400-System der Deutschen Telekom zu versenden. 

Export von Artikeldaten 

Insbesondere MARKANT legt Wert auf den Datenaustausch der Artikeldaten. Zur 

Erstellung der Exportdatei ist (momentan – 05/2005) das Programm ‚DATEN.EXE’ 

erforderlich. Hier läßt sich über ‚Sonstiges’-‚Artikel’-‚’Export der Artikel im 

Markant-CSV-Format’ eine Markant-spezifische Artikeldatei erstellen, die dann zur 

Teilnahme am ‚Zentralen Artikelstamm’ geeignet ist. 

Beim Exportvorgang ist festzulegen, ob doppelte ‚EAN’ gefiltert werden sollen. Dies 

bedeutet, daß bei doppelten EAN im Artikel-BARCODE-Feld nur der Erste Artikel 

einer Gruppe mit gleichen EAN exportiert wird. 

Desweiteren kann über die Option ‚Mit Kundenliste’ und Angabe einer Importdatei 

festgelegt werden, daß nur die Artikel zu exportieren sind, 

� für die Sonderpreise gespeichert sind, die zu einem der in der Kundenliste 

angegebenen Kunden passen. 

� die an Kunden der Kundenliste seit Datum ‚x’ verkauft wurden 

Die Kundenliste hat ein sehr einfaches Format � pro Zeile ist eine Kundennummer 

anzugeben. 

Sonstige Hinweise 

Exportierte Belege können nicht mehr bearbeitet werden. 

Wird die Sammelliste nur in der Voransicht angeschaut, wird zwar eine Listen- 

Nummer vergeben, aber beim nächsten Export wieder vorgeschlagen. Gleiches 

geschieht, wenn der Druck wiederholt werden muss. Auch eine Exportdatei wird im 

zugeordneten Ordner abgelegt, diese wird beim nächsten Export (mit gleicher 

Listennummer) überschrieben. 

Vor der ersten Anwendung des EDIfakt-Exports muss das Exportkennzeichen für 

alle Belege gesetzt werden, die NICHT mehr an den Empfänger gesandt werden 

sollen. Würde dies nicht vorgenommen, enthielte der erste Export alle bisher im 

System pro EDI-Empfänger gespeicherten Belege. Dies ist einerseits nicht sinnvoll, 

andererseits kann der Exportvorgang aufgrund der zu erwartenden großen 

Datenmenge extrem lange dauern. 

� Zum Eintragen des Exportkennzeichens wollen Sie sich bitte mit Herrn Janocha 

oder Herrn Rascher von der Format Software GmbH in Verbindung setzen, da für 

jedes Unternehmen individuelle Einstellungen erforderlich sind. Sie erhalten dann 

ein für Ihr Unternehmen angepasstes Script, welches den Vorgang ausführt. 

Hinweise zur Weitergabe der Artikeltexte 

Die EDIfact-Schnittstelle für den Beleg- und Artikelaustausch läßt nur rudimentäre 

Artikeltexte mit Längen zwischen 15 und 50 Zeichen zu. Der in der Rechnung 

verwendete Langtext wird also abgeschnitten und nur teilweise an den 

Datenempfänger übermittelt. 

Jedoch ist es möglich, spezielle ‚EDIfact’-Texte zu erfassen, die in Kurzform die 

fakturierten Artikel beschreiben. Nutzen Sie dazu bitte den ‚Informationstext’ in der 

Artikelverwaltung. Ist dieser vorhanden, wird dessen Inhalt an den Datenempfänger 

übermittelt. Ist kein Informationstext gespeichert, wird der Text aus ‚Alle Belege’ 

verwendet. Ist auch dieser nicht vorhanden, wird der zum Zeitpunkt der 

Belegerfassung in den Beleg übernommene oder eingegebene Artikeltext an den 

Datenempfänger weitergegeben.

Hinweise zur Angabe des Entgeldsatzes 

Sein mit Ihrem Lieferanten Vereinbarungen zu Entgeldsätzen getroffen worden, so 

muß der Entgeldsatz als Nachtext im Beleg eingetragen werden. Diese Angaben 

werden dann in einem FreeText-Segment an den Datenempfänger übermittelt. Zu 

beachten ist dabei, daß die Länge des FreeTextes nur 70 Zeichen betragen kann. Es 

ist also ein kurzer Entgeldsatz in der Form ‚Es bestehen Rabatt- oder 

Bonusvereinbarungen’ verwendet werden sollte. 

Import von EDIfakt-Daten 

EDI-ORDERS 

Verschiedene Unternehmen übermitteln ihre Bestellungen ebenfalls im EDI-Format. 

Diese Bestelldaten können in den SQLHandel importiert werden. 

In der Belegbearbeitung – Register ‚Sonstiges’ kann über das Kontextmenü der 

Import dieser Bestellungen gestartet werden. Alle importierten Bestellungen werden 

als Auftrag im SQLHandel gespeichert. 

Wählen Sie zuerst die zu importierende Datei aus. Beachten Sie dabei bitte, daß nicht 

alle Betriebssysteme/Programmteile endlos lange Dateinamen unterstützen. Sinnvoll 

ist es, wenn die zu importierenden Dateien in einem Unterverzeichnis (z.B. 

‚C:\EDI\ORDERS\’ gespeichert wurden. Dann ist ein problemloser Zugriff auf die 

Daten möglich. 

Mögliche Importformate: 

Exportdateien (CSV) 

Dateien im CSV-Format – dies können auch Übernahmedateien aus dem SQL/OSIS- 

Handel sein – Bitte achten Sie hier auf den richtigen Satzaufbau ! 

EDI-Dateien (EDI) 

Originaldateien im EDIfakt-Format (erwartet ORDERS D:93A) mit 

Zeilenumbrüchen pro Segment 

XML-Dateien (XML) 


15

16 


Originaldateien im XML-Format (). Die Datei kann mit Zeilenumbrüchen versehen sein oder auch 

nicht. 

EDI-Rohdateien (FIL) 

EDI Dateien im D:93A-Format ohne Zeilenumbruch. 

Verarbeitete Importdateien (IMP) 

Alle importierten Daten werden in einem Zwischenformat im Stammkatalog des 

SQLHandel abgelegt. Sollte es erforderlich sein, bereits importierte Daten erneut zu 

importieren, kann auf diese ‚Zwischen-Dateien’ zurückgegriffen werden. Ein 

erneuter Import kann z.B. notwendig werden, wenn der importierte Auftrag 

unabsichtlich gelöscht wurde. Verarbeitete Daten bekommen einen neuen 

Dateinamen, der sich aus dem Begriff ‚ORDERS_’, dem ehemaligen Dateinamen 

und der Endung ‚.IMP’ zusammensetzt. 

Nach Auswahl der Datenquelle wird diese geprüft und deren Name in die 

zugehörigen Eingabefelder übernommen. Weitere Eingeben sind in den folgenden 

Datenfeldern erforderlich: 

Auftraggeber 

Diese Angabe ist zwingend erforderlich ! Dem hier anzugebenden Kunden werden 

die importierten Bestellungen als Aufträge zugeordnet. 

Datei ist im ASCII-Zeichensatz gespeichert 

Diese Option ist für den EDI-Import in den meisten Fällen nicht erforderlich. EDI- 

Daten liegen im Allgemeinen im richtigen (ANSI) Zeichensatz vor. 

EDI-Orders-Umwandlung durchführen 

Diese Option MUSS aktiviert werden. Nur so erfolgt die richtige Umwandlung der 

importieren Daten. 

Lagerbuchungen ausführen 

Für alle neu erstellten Aufträge werden die Lagerbuchungen (Vormerkbestand) im 

ersten verfügbaren Hauptlager vorgenommen, wenn diese Option aktiviert ist. 

Bei SQL-Fehlern keine Nachricht anzeigen 

Hin und wieder kann es vorkommen, daß Fehlermeldungen der Datenbank angezeigt 

werden. Um den Verarbeitungsvorgang in diesen Fällen nicht zu unterbrechen, ist 

diese Option zu aktivieren. 

EK-Preise aktualisieren 

Diese Option ist für die EDI-ORDERS-Importe nicht von Bedeutung, da der 

Auftraggeber keine Einkaufspreise übermitteln wird. Der EK wird immer aus Ihren 

aktuellen Artikelstammdaten ermittelt. 

VK-Preise aktualisieren 

Wird diese Option aktiviert, werden die Verkaufspreise aus den Stammdaten des 

Artikels ermittelt. Empfehlung: Beim ORDERS-Import ist die Option NICHT zu 

aktivieren. So werden die Preise aus der Bestellung entnommen. Sind dort keine 

Angaben enthalten, wird der Verkaufspreis auf die übliche Art unter Beachtung 

eventueller Kundenkonditionen ermittelt. 

Artikelnummer aus Barcode/EAN 

Ist hier nicht von Bedeutung. 

Nur Vertreter importieren (Nachübernahme) 

NICHT VERWENDEN !

HINWEIS: Die Artikelsuche erfolgt bei der Erstellung der Zwischendatei nach 

folgendem Prinzip: 

1. EAN-Artikelnummer 

2. Eigene Artikelnummer 

3. Kunden-Artikelnummer 

4. Kennzeichnung als Manueller Artikel (erster gefundener Manueller Artikel 

Ihrer Datenbank) 

Der Importvorgang wird gestartet, indem Sie auf den ‚Grünen Haken’ klicken. Der 

Verarbeitungsfortschritt wird angezeigt. 

Nach Abschluß ist der Inhalt des Registers Sonstiges zu aktualisieren, bei richtiger 

Auswahl werden auch die neuen Aufträge angezeigt. Beachten Sie bitte, daß das 

Auftragsdatum aus der importierten Datei hervorgeht. Es wird das Bestelldatum des 

Kunden übernommen. 


17

18 


Abkürzungen / Begriffserklärungen 

Der nachfolgende Abschnitt soll einige im Dokument verwendete Abkürzungen und 

Fachbegriffe erläutern. Ein Anspruch auf Vollständigkeit besteht nicht. 

ILN International Location Number, die Nummer beschreibt 

eindeutig den Eigentümer der Nummer im internationalen 

Handelsgeschäft. Die Nummer ist immer 13 Stellen lang. 

Anhang A – EDIfakt-Mengeneinheiten 

ME (deutsch) ME (EDI) 

Stück PCE 

Kilogramm KGM 

Liter LTR 

Meter MTR 

Weitere Mengeneinheiten sind möglich, aber nicht üblich.

Anhang B – EDIfakt-Datenempfänger 

Metro 

Lidl 

Übertragung Telebox 400 

O=Metro-MGR 

S=MGR 

A=viaT 

C=DE 

Datenempfänger Metro MGR, Kehl 

Abkommensnummer Ab 12/2002 nicht mehr erforderlich 

Rechnungssammelliste Notwendig 

Kundenartikelnummer Erforderlich 

Ansprechpartner 07851 949 138 


S=estest oder esprod (Test oder Echtdaten) 

O=edi 

P=lidlundschwarz 

A=viaT 

C=DE 

Abkommensnummer Nein 


Ansprechpartner 

Markant 

Übertragung 

Abkommensnummer Notwendig (Wert = 1) 

Ansprechpartner 

Zentraler Artikelstamm Ja, Exportfunktion kann bereitgestellt werden 

Sonstiges Empfänger-ILN = 4304449000000 = Markant- 

Inkasso 

EDEKA 


S=EDEKA 

O=EDEKA-ZENTRALE-AG-HAMBURG 

A=viaT 

C=DE 

ILN-Nummer Die zu verwendende ILN-Nummer des 

Datenempfängers richtet sich nach Ihrem jeweiligen 

EDEKA-Vertragspartner bzw. Zentralregulierer: 

EDEKA Zentrale AG & Co. KG (4311501000007) 

EDEKA Zentralshandelsges. mbH (4311560000000) 

EDEKA Aktiengesellschaft (4311502000006) 

Anhang B – EDIfakt-Datenempfänger 

19

20 


Wenn Sie Ihre Testdaten über IBM oder Sterling Commerce 

senden, nutzen Sie als Empfänger-ILN im UNB-Segment bitte 

die ILN '4311501990018'.) 

Abkommensnummer Erforderlich – jedoch ‚zweckfremd’ genutzt 


(10=Streckenrechnung, 20=Lagerrechnung) 

Ansprechpartner Frau Antje Simm (antje.simm@edeka.de)

Datenübertragung 

TELEBOX 400 (Filework) 

Die Übertragung der aus dem Handel bereitgestellten Daten kann z.B. mit dem 

Programm ‚Filework’ der Deutschen Telekom über das Mailsystem ‚TELEBOX 400’ 

erfolgen. Telebox 400 ist ein sicheres Mail-System, welches die übergebenen Daten 

auf geschützten Wegen zum Empfänger transportiert. 

Um den Transport der Daten aus dem Handelspaket initiieren zu können, müssen 

folgende Voraussetzungen erfüllt sein: 

• Installation der Software ‚Filework’ gemäß Vorgaben des Herausgebers 

(ggfs. einfaches Einkopieren einer bestehenden Version möglich) 

• Einträge in der HANDEL.INI 

o EDIfakt-Datenpfad= ... (Datenpfad zu den übergebenen Dateien) 

o FileWork= ... (Pfad und Programmname des aufzurufenden 

Übertragungsprogrammes – z.B. C:\TELEKOM\Filework.EXE) 

Datenübertragung 

21

22 


Historie 

Wesentliche, den gesamten Export betreffende Änderungen werden hier in loser 

Folge aufgelistet. Ein Anspruch auf Vollständigkeit besteht nicht. 

28.4.2005 

• Das Segment MOA+66 (nicht mehr rabattierbarer Preis pro Position) 

entfällt zusammen mit dem PRI+AAA-Segment. Es wird nur noch das 

Segment ‚MOA+203’ zusammen mit dem ‚PRI+AAB’ zur Weitergabe des 

Prositionspreises verwendet. 

• Bei Gutschriften (mit eingegebener Retoure-Nummer) entfällt die Angabe 

der Lieferschein-Daten 

17.5.2005 

• Die Position des RFF+ALQ-Segments (Retoure-Nummer) wurde verändert 

– Die Ausgabe erfolgt anstelle der Lieferschein-Angabe. 

• Rechnungsliste: Das MOA+9 (identisch MOA+86) Segment wird 

übergeben, wenn in der Zieladresse (Versand) der Begriff ‚EDEKA’ 

auftaucht. 

15.6.2005... 

Die ab sofort vorgenommenen Änderungen entsprechen den Vorgaben des 

AKH (Anwenderkreis Handel). So kann schon jetzt eine weitgehende 

Konformität mit den allgemeingültigen Vorgaben erzielt werden. Alle 

weiteren Änderungen werden in Abstimmung mit den Datenempfängern 

und konform zur Dokumentation zu AKH vorgenommen. 

• In den ALC-Gruppen (Belegkopf – Gesamtrabatt, Belegzeile Rabatt) wird 

nun auch das MOA+8-Segment übermittelt, es enthält den Betrag des 

Rabattes in EUR (vorzeichenfrei) 

• Die Abkommensnummer (RFF+CT) wird nun auch mehrstellig übermittelt 

(10/20 für EDEKA) 

• Das RFF+IT-Segment wird außer bei Metro immer übermittelt 

• Das MOA+131 Segment wird nun auch in den Artikelpositionen erstellt und 

übergeben (enthält den vorzeichenbehafteten Rabatt in EUR) 

• Das Segment IMD+C++IN::9 zur Angabe der Fakturiereinheit wird immer 

übergeben. 

• EDEKA : die Segmentgruppe 50 (Steuersätze und Beträge in der 

Listensumme) entfällt, wenn nur ein Steuersatz übermittelt wurde.

Edifact-Schnittstelle - Format Software GmbH

Erfolgreiche ePaper selbst erstellen

Template löschen?

Als Template speichern?