Collaboration und Email- Archivierung - CSC
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<strong>Collaboration</strong> <strong>und</strong> <strong>Email</strong>-<br />
<strong>Archivierung</strong><br />
Franz Burger<br />
November 2006
Agenda<br />
• Vorstellung Erema<br />
• Aufgabenstellung<br />
• <strong>Collaboration</strong> auf Basis File-Server/<strong>Email</strong><br />
• Probleme<br />
• <strong>Collaboration</strong> mit DMS-Basis<br />
• Beispielfunktionen <strong>Email</strong>-<strong>Archivierung</strong><br />
• Nutzen für Erema<br />
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EREMA Engineering Recycling Maschinen<br />
<strong>und</strong> Anlagen Ges.m.b.H.<br />
Unterfeldstr.3<br />
A-4052<br />
Ansfelden / LINZ<br />
AUSTRIA<br />
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EREMA<br />
The Recycling machinery producer<br />
Erema hat nach 23 Jahren r<strong>und</strong> 280 Mitarbeiter<br />
Umsatz<br />
pro Jahr ca. 72.000.000 Euro<br />
Realisierung von ca. 220 Recycling<br />
Anlagen pro Jahr<br />
Mehr als 2500 Recycling Systeme<br />
für r PE, PP, PA, PS, PVC, PET<br />
weltweit im Einsatz<br />
Mehr als 2700 Erema Schmelzfilter im Einsatz<br />
100 % in Privatbesitz<br />
itz <strong>und</strong> unabhängig<br />
ngig<br />
ENA <strong>und</strong> 3S sind Tochtergesellschaften<br />
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Ausgangssituation<br />
• Die Realisierung <strong>und</strong> Inbetriebnahme von Kunststoff-Recycling<br />
Maschinen werden als k<strong>und</strong>enspezifische Projekte umgesetzt<br />
• Projektsteuerung erfolgt durch eine zentrale Abteilung<br />
“Projektierung”<br />
Projekt<br />
abwicklung<br />
Vertrieb<br />
Planung,<br />
Konstruktion<br />
Einkauf<br />
Produktion<br />
Projektierung<br />
Inbetriebnahme<br />
Service<br />
• Hoher Anteil an <strong>Collaboration</strong><br />
– K<strong>und</strong>e Projektierung <strong>und</strong><br />
– Projektierung andere Abteilungen<br />
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Aufgabenstellung<br />
• Realisierung einer abteilungsübergreifenden Projektablage mit einer<br />
zentralen Zugriffskontrolle<br />
• Integration von Microsoft Outlook für die <strong>Archivierung</strong> von <strong>Email</strong>-<br />
Nachrichten in der Projektablage<br />
• Überführung der Projektdokumente aus den Abteilungs-Laufwerken<br />
des Windows-Dateiservers<br />
• Einsatz einer benutzerfre<strong>und</strong>lichen Anwendung (einfaches<br />
Dokumentmodell, die wichtigsten Schlagwörter, wenig<br />
Schulungsaufwand) integriert in die bestehende Office-Umgebung<br />
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<strong>Collaboration</strong> auf Basis Fileserver <strong>und</strong> <strong>Email</strong><br />
Content<br />
Vertrieb<br />
Entwicklung<br />
Konstruktion<br />
Content<br />
Inbetriebnahme<br />
Content<br />
K<strong>und</strong>e<br />
Service<br />
Produktion<br />
Content<br />
Projektierung<br />
Einkauf<br />
Content<br />
Content<br />
Content<br />
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Problem No. 1<br />
Abteilungslaufwerke & Dokumentenverteilung mit <strong>Email</strong><br />
• Dokumente in abgesicherten Abteilungslaufwerken abgelegt<br />
• Dokumente werden als Kopien intern mit <strong>Email</strong> versendet<br />
• <strong>Email</strong>s werden vom Benutzer in ein Outlook-Projektpostfach verschoben<br />
• Anhänge werden zusätzlich extrahiert <strong>und</strong> separat auf einem<br />
Abteilungsverzeichnis gespeichert<br />
• Wo finde ich ein bestimmtes Dokument zu einem Projekt?<br />
• Was ist der Inhalt der aktuellen Version? Liegt die aktuelle Version vor?<br />
• Welche Änderungen wurden in einer Version von wem durchgeführt?<br />
• Gibt es neuere Information zu diesem Projekt?<br />
Sicherheit unzureichend gewährleistet<br />
Erhöhter Zeitaufwand bei Ablage <strong>und</strong> Dokumentenzugriff/Recherche<br />
Nachvollziehbarkeit nicht gewährleistet<br />
<strong>Email</strong> als Ersatz für f r ein umfassendes <strong>Collaboration</strong> Werkzeug?<br />
Erhöhter Speicherbedarf durch zahlreiche Kopien<br />
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Problem No. 2<br />
<strong>Email</strong>-Verwaltung <strong>und</strong> <strong>Archivierung</strong><br />
• In der Projektkommunikation mit dem K<strong>und</strong>en ist <strong>Email</strong> das wichtigste<br />
Medium für den Austausch von Geschäftsinformationen<br />
• <strong>Email</strong>s <strong>und</strong> angehängte Dokumente sind Vertragsbestandteile<br />
• Rasantes Wachstum an <strong>Email</strong>s aufgr<strong>und</strong> von <strong>Email</strong>-Duplikaten<br />
• Red<strong>und</strong>ante Verwaltung in lokalen Postfächern beim Benutzer<br />
• Wie kann im Projekt ein einheitlicher Informationsstand gewährleistet<br />
werden?<br />
• Wie wird gewährleistet, dass projektrelevante <strong>Email</strong>s archiviert werden?<br />
• Wie kann der Zugriffschutz auf <strong>Email</strong>s garantiert werden?<br />
• Was passiert mit <strong>Email</strong>s wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen?<br />
Unzureichender Zugriffsschutz auf <strong>Email</strong>s <strong>und</strong> Anhänge<br />
Fehlende Möglichkeiten für eine übergreifende Recherche<br />
Zunehmender Speicherbedarf <strong>und</strong> steigende Administrationskosten<br />
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Abteilungsübergreifendes Dokumenten-Repository<br />
• Projektorientierte Ablagestruktur<br />
• Speicherung von allen Projektdokumenten (<strong>Email</strong>, Fax,<br />
Office-Dokumente, PDF, CAD)<br />
• Ein umfassendes Berechtigungssystem für alle Abteilungen<br />
<strong>und</strong> alle Dokumentarten<br />
• Unterstützung für Dokumentversionierung<br />
• Funktionen für das Weiterleiten von Dokumentreferenzen<br />
• Volltext- <strong>und</strong> Attribut-Suchfunktionen<br />
• Integration in die gewohnte Office-Umgebung<br />
• Integration in das ERP-System<br />
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<strong>Collaboration</strong> mit DMS<br />
Projektierung Entwicklung<br />
Konstruktion<br />
Produktion<br />
K<strong>und</strong>e Vertrieb<br />
Inbetriebnahme Service<br />
Einkauf<br />
ERP<br />
Projektablage EREMA<br />
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Manuelle <strong>Email</strong>-<strong>Archivierung</strong><br />
Einfaches Drag&Drop<br />
Original-<strong>Email</strong> bleibt<br />
erhalten<br />
Zugriffsberechtigung<br />
„unveränderlich“<br />
Automatische Extraktion<br />
Anhänge als Dokumente<br />
Automatische<br />
Beschlagwortung <strong>und</strong><br />
Kategorisierung<br />
Volltext- <strong>und</strong> Attributsuche<br />
über <strong>Email</strong> & Anhänge<br />
Erstellung einer PDF-<br />
Formatvariante für<br />
Langzeitarchivierung<br />
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Regelbasierte <strong>Email</strong>-<strong>Archivierung</strong><br />
Automatische <strong>Archivierung</strong><br />
von <strong>Email</strong>s nach<br />
vordefinierten Regeln<br />
„Falls der Betreff<br />
eine gültige<br />
Projektnummer enthält,<br />
archiviere die <strong>Email</strong> im<br />
Projektverzeichnis“<br />
Single Instance<br />
Speicherung<br />
Original wird aus Outlook<br />
entfernt (optional)<br />
Massenarchivierung aus<br />
beliebigem Postfach<br />
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<strong>Email</strong> als „Benachrichtigungsinstrument“<br />
Benachrichtigung von<br />
Kollegen über aktuelle<br />
Änderungen<br />
Versenden einer<br />
Dokumentreferenz<br />
Dokument verlässt nicht<br />
die abgesicherte<br />
Projektablage<br />
Prüfung der Zugriffsrechte<br />
Bearbeitungsstatus<br />
ersichtlich<br />
Versionshistorie verfügbar<br />
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Nutzen für Erema<br />
1<br />
2<br />
Sicherheit <strong>und</strong> Compliance<br />
– Unkontrollierte Dokumentablagen werden vermieden<br />
– Verbesserung der Qualität <strong>und</strong> Vollständigkeit der<br />
Projektdokumentation<br />
– Umsetzung von Regeln für <strong>Email</strong>-Management<br />
Kosten <strong>und</strong> Prozessoptimierung<br />
– Optimale Speichernutzung: Unnötige Mehrfachablage von<br />
Dokumenten wird vermieden<br />
– Zeiteinsparung bei der Ablage <strong>und</strong> Suche nach Dokumenten<br />
– Effiziente Zusammenarbeit in Projekten<br />
– Entlastung der <strong>Email</strong>-Infrastruktur <strong>und</strong> Reduktion des<br />
Administrationsaufwandes<br />
3<br />
Sicherung des Unternehmens-Know-Hows<br />
– Jederzeit vollständiger Informationsstand über K<strong>und</strong>enprojekte<br />
– Bestehendes Wissen aus Projekten kann für Entscheidungen<br />
herangezogen werden <strong>und</strong> in Wettbewerbsvorteile umgesetzt<br />
werden<br />
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Industry Watch 2006: <strong>Email</strong>-Management<br />
#1<br />
... <strong>Email</strong> wird in vielen Unternehmen exzessiv eingesetzt – die<br />
meisten Entscheidungen in Unternehmen werden damit<br />
dokumentiert – obwohl <strong>Email</strong> ursprünglich als Ersatz für<br />
Konversation, als Kommunikationsmittel eingeführt wurde.<br />
Die Verwaltung von <strong>Email</strong>s wird oft nur ad hoc <strong>und</strong> fallweise<br />
durchgeführt.<br />
#2<br />
... wenige Unternehmen haben klar definierte Regeln für die<br />
Aufbewahrungsdauer, <strong>Archivierung</strong>, Löschen, Recherche, etc.<br />
von <strong>Email</strong>s<br />
#3<br />
Die Implementierung einer <strong>Email</strong>-Management-Lösung im<br />
Zusammenhang mit einer umfassenden Records- oder<br />
Information Management-Lösung wird bevorzugt.<br />
Hohe Priorität wird auf die Erfüllung der Basisanforderungen<br />
(Aufbewahrungsfristen, <strong>Archivierung</strong>) gelegt.<br />
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Experience. Results.<br />
<strong>CSC</strong>.COM CONSULTING SYSTEMS INTEGRATION OUTSOURCING
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