Zeitschrift für OP-Personal und Ärzte Heft 3 ... - Paul Hartmann AG

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OP & Praxis Ausführliche Informationen zur HARTMANN Systempartnerschaft finden Sie auch auf der neu gestalteten HARTMANN-Website unter www.hartmann.info. Weit über 2.000 Operationen werden jedes Jahr in der Freiburger PRAXIS- KLINIK 2000 (1) durchgeführt. Für Dr. med. Andreas Scheibe (2), einen der Fachärzte der Klinik, war aber klar, dass er sich bei diesen Dimensionen auf die medizinischen Aspekte konzentrieren möchte und das Thema Materialwirtschaft reibungslos und kostengünstig ablaufen muss. Daher organisiert Lucia Scheibe (3, links) von Medical Consulting in der PRAXIS- KLINIK 2000 diesen Bereich. Sie entschied sich 2007 für eine HARTMANN Systempartnerschaft, die zusammen mit der HARTMANN-Außendienstmitarbeiterin Karin Hornstein (3, rechts) erfolgreich realisiert wurde. 6 PRAXISKLINIK 2000 – Warenmanagement „aus einer Hand“ Seit dem Oktober 2007 ist die Freiburger Gemeinschaftspraxis PRAXISKLINIK 2000 mit dem Schwerpunkt „Operative Gelenkchirurgie“ HARTMANN Systempartner und profitiert von effizienten Bestell- und Lieferprozessen. Knapp ein Jahr nach dem Beginn dieser Partnerschaft zieht die Praxis eine positive Bilanz. Die Gemeinschaftspraxis für Chirurgie und Orthopädie von Dr. med. Andreas Scheibe (Facharzt für Chirurgie/Sportmedizin), Dr. med. Manfred Lais (Facharzt für Orthopädie/Sportmedizin), Dr. med. Friedrich Quarck (Facharzt für Chirurgie/Unfallchirurgie) und Dr. med. Carsten Temme (spezielle orthopädische Chirurgie) ist in der Freiburger PRAXISKLINIK 2000 ansässig. Die für alle Krankenkassen zugelassene Praxis hat sich schwerpunktmäßig auf die konservative und operative Behandlung von Patienten mit Gelenkerkrankungen spezialisiert. Sie versorgt junge und ältere Patienten mit Fuß-, Knie-, Schulter- und Hüftproblemen ebenso wie Spitzensportler und Freizeitsportler, ambulant wie stationär. Das Konzept der Gemeinschaftspraxis basiert auf einer patientenorientierten Medizin, die eine optimale Versorgung innerhalb eines Hauses anstrebt. Das Gebäude verfügt dazu über modern eingerich- 1 2 3 tete Arztpraxen mit allen notwendigen Diagnose- und Therapieeinrichtungen sowie zwei moderne Operationssäle mit freundlichem Aufwachbereich. In den beiden Operationssälen bewältigen sechs Klinikärzte gut 15 bis 20 Operationen am Tag, das sind etwa 2.400 Operationen im Jahr. Für die stationäre Behandlung ist eine Klinik mit gemütlichen Einzelzimmern angeschlossen. Des Weiteren ist eine Rehabilitationsklinik integriert, in der hochqualifizierte Physiotherapeuten ambulante und stationäre Patienten behandeln. Diese Dimensionen der Gemeinschaftspraxis stellen natürlich auch eine echte Herausforderung im Hinblick auf die Versorgung der Praxen sowie des OP- und Kliniktraktes mit Sprechstunden- und OP- Bedarf dar. Zudem ist auch noch eine geringe Kapazität des zentralen OP-Lagers zu berücksichtigen. Verantwortlich für die gesamte Materialwirtschaft der in der Freiburger PRAXISKLINIK 2000 ansässigen Praxen sowie für den zentralen OP-Trakt ist die Geschäftsführerin von Medical Consulting, Luzia Scheibe. Und so stapeln sich jeden Mittwoch an die 30 bis 40 größere und kleinere Kartons, gefüllt mit OP- und Sprechstundenbedarf, ordnungsgemäß an der dafür vorgesehenen Lagerfläche vor ihrem Büro. Denn seit Oktober 2007 geht die Geschäftsfrau einen neuen Weg, um den immensen Bedarf an OP- und Sprechstunden-Artikeln ohne Chaos und überquellende Lagerräume zu beschaffen: Luzia Scheibe hat sich zu einer HARTMANN Systempartnerschaft entschlossen. Die HARTMANN Systempartnerschaft ist ein Dienstleistungsangebot der PAUL HARTMANN AG, das verschiedene Bereiche der Warenwirtschaft wie beispielsweise Bestandsüberprüfung, Bestellaufnahme, Lieferung bis in den Lagerraum hinein – wenn gewünscht auch mit „Einschleusen“ in den OP- Bereich – Entsorgung von Verpackungsmaterial und Unterstützung bei der Erstellung eines Sprechstundenbedarfs-Rezeptes abdeckt und effizienter macht. Dr. med. Andreas Scheibe, Facharzt für Chirurgie und Sportmedizin, unterstreicht die Entscheidung für die Kooperation mit dem Hersteller: „Ich habe meinen medizinischen Fokus und will mit den Bestellungen nichts am Hut haben. Aber: Die Materialwirtschaft muss bezahlbar sein. Mir ist wichtig, dass das Warenmanagement reibungslos funktioniert und wirtschaftlich ist.“
Effizientes Lagermanagement reduziert überhöhte, kostentreibende Bestände Gemeinsam mit zwei HARTMANN-Projektmanagern strukturierte Luzia Scheibe das Lager- und Sortimentsmanagement komplett um: „Wir haben den Bedarf jedes einzelnen Produkts hinterfragt und Altbestände aufgedeckt. Unser Ziel war, so zu planen, dass keine Ware überbleibt, aber auch kein Produkt zu wenig bestellt wird. Unser Sortiment ist jetzt sehr viel straffer, die Lagerbestände haben sich verringert, es gibt keine Überhänge mehr – also auch keine unnötigen Lagerkosten.“ Während zuvor die Warenlieferungen über die ganze Woche verteilt eintrafen, erfolgen heute alle Lieferungen am Mittwoch. Donnerstags räumt dann Michael Graf, der als Servicekraft für die Materialbeschaffung tätig ist, die Produkte ins Lager. Er kümmert sich um die Regalbestückung und nimmt den Warenbestand per Scanner auf. Wenn er damit fertig ist, werden die Ist-Daten in das Bedarfsmanagementsystem HOMP (HARTMANN Order Management Portal) übertragen. Das System errechnet einen Bestellvorschlag, der eine elektronische Bestellung auslöst – buchhalterisch erfassbar, transparent und sicher. Mehr Zeit für Kernkompetenzen „Dass alle Artikel in der EDV gelistet sind, stellt für mich eine enorme Arbeitserleichterung dar“, so Geschäftsführerin Luzia Scheibe. Das Risiko von Fehl- und Doppelbestellungen vermindert sich und der Bestellprozess erfolgt schneller. Außerdem ist das Fachpersonal weniger als zuvor in die zeitaufwändigen Bestell- und Lieferprozesse eingebunden. „40 bis 50 Prozent der Zeit, die wir zuvor für die Materialwirtschaft aufbringen mussten, können jetzt eingespart werden.“ Drei Monate hat es gedauert, die Systempartnerschaft in der Gemeinschaftspraxis und dem zentralen OP-Lager aufzubauen. Dass das gesamte Praxisteam HARTMANN Systempartnerschaft: Die Vorteile liegen auf der Hand Das Dienstleistungsangebot „HARTMANN Systempartnerschaft“ für niedergelassene Ärzte umfasst fünf Bausteine, die beliebig kombiniert werden können. Aber ganz egal, wie viele Bausteine gewählt werden – jeder der Bausteine wird individuell auf die hausinternen Anforderungen der Einrichtung zugeschnitten. Die Bausteine im Detail: 7 Einführung eines Qualitätsmanagements durch adäquate Schulungen und Fortbildung bis hin zur Zertifizierung 7 Analyse bestehender Sortimente mit dem Ziel einer wirtschaftlichen Sortimentsstraffung und -optimierung 7 Rezepterstellung für den Sprechstundenbedarf mit Rechnungsdaten per E-Mail und fehlerfreies Verwalten der Daten 7 Managen des kompletten Warenflusses mit Vollversorgung inkl. Fremdware, Bestandsüberprüfung, Bestellaufnahme, Lieferung bis in den Lagerraum hinein (ggf. „Einschleusen“) 7 HARTMANN Order Management Portal, kurz HOMP, für einen einheitlichen und schnellen Online-Bestellprozess per Barcode-Scanner, Auslieferung nach individuellen Vorgaben 4 5 6 stark in die Prozessoptimierung eingebunden wurde, bewertet Scheibe als positiv. Nur so konnten im Ergebnis passgenaue und maßgeschneiderte Liefer- und Bestellprozesse entstehen, die Material- und Personalressourcen nachhaltig einsparen. Das Praxis- team kann sich wieder verstärkt seinen Kernkompetenzen widmen. „Bei uns ist das Konzept aufgegangen“, so Scheibe. „Wir sind zufrieden!“ Die vielen Vorteile im Detail: 7 Von Hilfsarbeiten entlastetes Fachpersonal kann sich auf seine Kernkompentenzen konzentrieren und sich intensiv den eigentlichen Aufgaben der Patientenversorgung widmen. 7 Arbeitsabläufe werden effizienter. Insbesondere trägt die Reduzierung zeit- und kostenintensiver logistischer Zwischenschritte zur Senkung der Prozesskosten bei. 7 Die erforderlichen Analysen der verschiedenen Arbeitsabläufen führen zu mehr Transparenz: Kritische Pfade und Fehlerquellen können entdeckt und geklärt werden, vor- und nachgelagerte Kosten werden erkennbar. 7 Als Folge können die einzelnen Beschaffungs- und Versorgungsprozesse systematischer und wirtschaftlicher gestaltet werden. Ein geringerer Verwaltungsaufwand sowie eine Reduzierung der Kapitalbindung sind das Ergebnis. 7 Der für einen reibungslosen OP-Betrieb wichtigste Vorteil aber ist die rundum zuverlässige Warenversorgung. Weitere Infos unter Telefon 01802-226610* * 6 Ct/Anruf aus dem Festnetz der Dt. Telekom, Mobilfunknetz kann abweichen OP & Praxis Jeden Donnerstag räumt Michael Graf (4) als Servicekraft die gelieferten Produkte ins Lager und erfast die Bestände mit einem Scanner. Sollte dann etwas fehlen, wird sofort eine elektronische Bestellung ausgelöst. Dass mit der HARTMANN Systempartnerschaft alles sehr viel schneller abläuft, bestätigt auch Arzthelferin Chiara Vitale (5). Im Rahmen der Systempartnerschaft konnten 40 bis 50 Prozent der Zeit eingespart werden, die zuvor für die Materialwirtschaft aufgebracht wurden. Statt komplizierte Bestelllisten auszufüllen und das Lager auf Fehlbestände zu kontrollieren, haben alle OP-Kräfte nun wieder mehr Zeit für ihre Kerntätigkeiten, die Assistenz und das Instrumentieren im OP (6). Qualitätsmanagement + Sortiment + Rezepterstellung + Lagerwirtschaft + HOMP = 7
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