1 Protokoll Arbeitstreffen Kalliope II - Kalliope - Staatsbibliothek zu ...

Protokoll Arbeitstreffen Kalliope II
Datum: 07. / 08.10.2003
Ort:
Landesarchiv Berlin
Projektleitung: Staatsbibliothek zu Berlin, SBB
Moderation: Frank von Hagel, stellv. Projektleiter SBB
Protokoll:
Gerhard Müller, Projektmitarbeiter SBB/LAB
Anwesende 07.10.2003 Anwesende 08.10.2003
Dr. Füssel (DMM)
Dr. Knoblich (LAB)
Dr. Treffeisen (LAD)
Dr. Meyer (LAD)
Fr. Godau (LAD)
Fr. Weiß (Fa. Astec)
Fr. Müller (Fa. Astec)
Hr. v. Hagel (SBB)
Dr. Weber (SBB)
Dr. Schmidt (StUB F)
Fr. Kiesling (LAB)
Hr. Müller (LAB)
Hr. Berger (Allegro-HANS)
Dr. Füssel (DMM)
Dr. Knoblich (LAB)
Dr. Treffeisen (LAD)
Dr. Meyer (LAD)
Fr. Godau (SBB/LAD)
Fr. Weiß (Fa. Astec)
Fr. Müller (Fa. Astec)
Hr. v. Hagel (SBB)
Dr. Weber (SBB)
Fr. Kiesling (LAB)
Hr. Müller (SBB/LAB)
Hr. Berger (Allegro Hans)
Hr. Heil (Fa. AUGIAS-Data, AUGIAS-Archiv)
Hr. Hümpf (Fa. Landsoft, Faust)
Abkürzungen:
CMS
DDB
DFG
DMM
EAC
EAD
EVA
GKD
HANS
IFLA
LAB
LAD
LEAF
MAB
MALVINE
OAI
ODOK
PND
RNA
SBB
SWD
XML
Content Management System
Die Deutsche Bibliothek
Deutsche Forschungsgesellschaft
Deutsches Museum München
Encoded Archival Context
Encoded Archival Description
Electronic Imaging & the Visual Arts
Gemeinsame Körperschaftsdatei
Handschriften, Autographen, Nachlässe und Sonderbestände
International Federation of Library Associations
Landesarchiv Berlin
Landesarchivdirektion Baden-Württemberg
Linking and Exploring Authority Files
Maschinenlesbares Austauschformat für Bibliotheken
Manuscripts And Letters Via Integrated Networks
Open Archives Initiative
Österreichischer Dokumentartag
Personennormdatei
Regeln für die Erschließung von Nachlässen und Autographen
Staatsbibliothek zu Berlin
Schlagwortnormdatei
Extensible Markup Language
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Tagesordnung 07.10.2003, Beginn 13.00 Uhr, Ende 17.00:
TOP 1: Regelwerk
a) Notwendige Ergänzungen des RNA-Regelwerkes
b) Organisation der Änderungswünsche
TOP 2: Weitere Arbeitsschritte, alle Punkte unter dem Aspekt Realisierung der Datenlieferung
und der Datenrücklieferung
a) Absprache der zu übermittelnden Datenfelder
- MAB-XML als DTD der SBB im Vergleich zu MAB-XML der DDB
- XML-DTD (was können / was wollen die Archive leisten)
- Stichworte EAD / EAC
b) Absprachen über das Lieferungsverfahren / Rücklieferungsverfahren
c) Berücksichtigung von Normdaten in den Lieferungen
- DDB PND
TOP 3: Portalentwicklung
a) Normdatenaustausch mit der DDB
b) Topic Maps: Bericht von der Veranstaltung mit Vertretern des Fraunhofer Instituts
zum Thema in der SBB
c) Weitere Planungen von Kalliope
TOP 4: Organisatorisches
a) Definition von verbindlichen Archivsigeln
b) Erstellung des Zwischenberichtes
c) Bericht über die Öffentlichkeitsarbeiten im Rahmen des Projektes
Tagesordnung 08.10.2003, Beginn 09.00 Uhr, Ende 13.00 Uhr
TOP 1: Technische Realisierung
TOP 2: Organisatorisches, Termine, Reisekosten
Das folgende Protokoll zeichnet die Diskussionen – jedoch auf das Wesentliche reduziert –
nach und fast die Ergebnisse der einzelnen TOPs zusammen.
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07.10.2003
Begrüßung:
Fr. Dr. Knoblich begrüßt in Vertretung des Direktors des Landesarchivs Berlin, Hr. Dr. Wetzel,
die anwesenden Gäste und berichtet kurz über den Neubau des Landesarchivs Berlin
mit dessen unter Denkmalschutz stehenden Fassade, der vom LAB vor zwei Jahren bezogen
wurde. Ebenfalls offeriert Fr. Dr. Knoblich eine kurze Führung für Interessierte durch das
Haus im Anschluss an die Sitzung.
Im Namen der SBB begrüßt Fr. Dr. Weber ebenfalls die Gäste und dankt den Projektteilnehmerinnen
und -teilnehmern für die gute Zusammenarbeit und den guten Fortschritt des
Projektes und übergibt die Moderation für die beiden Sitzungstage an den stellv. Projektleiter
Frank v. Hagel.
Hr. v. Hagel stellt nach kurzer Begrüßung die Tagesordnung vor und fährt mit einem Bericht
über den Fortschritt der Neufassung der RNA fort.
TOP 1: Regelwerk
Die Archive werden zur aktiven Mitdiskussion an der Neufassung der RNA über die RNA-
Mailingliste aufgefordert. Insbesondere sind noch zu klären: Stufenverzeichnung, Klassifikation
/ Systematik von Nachlässen sowie die Einbindung der Sachakten in die RNA. Die dritte
Fassung der RNA weist eine neue Struktur in drei Bereichen auf, die sich am Arbeitsprozess
der Bearbeitung von Nachlässen orientieren soll.
Hr. Dr. Treffeisen begrüßt die Richtung der Diskussion und die Entwicklung der RNA; sie
kommt den Archiven sehr entgegen. Einzelheiten können im laufenden Diskussionsprozess
noch besprochen werden. Diese Aussage findet von den anwesenden Archivarinnen und
Archivaren der LAB und LAD Zustimmung.
Fr. Dr. Weber erklärt, dass die Richtung ebenfalls im Interesse der SBB ist, verweist aber
darauf, dass bestimmte Bereiche aufgrund bereits etablierter Geschäftsprozesse innerhalb
der Bibliotheken und Bibliotheksverbünde nur mit nicht zu vertretenden Anstrengungen
änderbar sind. Ziel ist jedoch, dass zwischen Richtlinie und Regelwerk keine Widersprüche
mehr bestehen und die Gliederung, wie bereits erwähnt, sich an die Arbeitsprozesse anlehnt.
Hierbei sollen die Archive im Interesse eines gemeinsamen Konsenses zwischen Archiven
und Bibliotheken und besonders im Rahmen des Kalliope-Projektes Berücksichtigung
finden. Frau Dr. Weber weist mit Nachdruck darauf hin, dass eine aktive Teilnahme am
Diskussionsprozess von Seiten der Archive hierfür erforderlich ist.
Schwierigkeiten, die während der Diskussion um die Neufassung der RNA hervorgetreten
sind, werden besonders auf die unterschiedlichen Traditionen zwischen Archiven und Bibliotheken
zurückgeführt; d.h., dass während in Archiven Nachlässe eine hauptsächlich die
Behördenüberlieferungen inhaltlich ergänzende Funktion haben, in Bibliotheken die einzelne
Person und deren Werk besonders fokussiert werden. Eine Vereinheitlichung innerhalb
der Archive der Bundesrepublik Deutschland ist auch deshalb schwierig, da die Archivlandschaft
aus unterschiedlichen Verwaltungsstrukturen erwachsen ist, z.B. preußische vs. badische
und württembergische Archivtraditionen. Eine Vereinheitlichung, d.h. Standardisierung,
erwächst erst jetzt im Zusammenhang mit Verwaltungsreformen und der elektronischen
Vorgangsbearbeitung (z.B. bei Krankenhausakten).
Vor diesem Hintergrund haben die Archive ein gemeinsames Positionspapier lieferbarer
Elemente entworfen, das im Große und Ganzen die in den RNA als obligatorisch definierten
Bereiche berücksichtigt. Dieser Einstieg der Archive in obligatorische und fakultative In-
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formationsbereiche wird von Seiten der SBB sehr begrüßt, es wird jedoch auch die Meinung
vertreten, dass Angaben nach „... beim verzeichnenden Archiv gebräuchlichen Verfahren“
einer mehr an Standardisierungen (z.B. Datumsformat, Umfangsangabe) orientierten Formulierungen
weichen sollten. Dieser Forderung von Seiten der SBB wird widersprochen: Es
ist wichtig, den Umfang anzugeben und auch beim Datenaustausch eine eindeutige Zuordenbarkeit
zu gewährleisten, dass Wie? der Umfangsangabe bleibt jedoch den einzelnen
Institutionen überlassen. Eine Normierung würde die Akzeptanz in Archiven reduzieren.
Kontrovers wurde die Strukturierung von Nachlässen nach Materialarten diskutiert. Hier
wird jedoch darauf hingewiesen, dass eine Ordnung nach Materialarten fakultativ ist und
eine Neuordnung auch in Bibliotheken generell nur dann erfolgt, wenn der zu erschließende
Nachlass keine brauchbare Ordnung vorweist. Bestehende Ordnungen werden beibehalten
bzw. – wenn erforderlich - verfeinert. Die Angabe der Materialarten bei der Erschließung
ist jedoch obligatorisch, da diese in Kalliope und auch Malvine ein Recherchekriterium
sind (z.B. ausschließliche Suche nach Briefen von Goethe).
Zusammenfassend wurde festgestellt, dass die RNA auf einem guten Weg ist und in weiten
Teilen von allen angenommen werden kann. Dies ist für das Projekt Kalliope, für auf Internationalisierung
ausgerichtete Projekte (z.B. Malvine) und für die Gewährung DFGfinanzierter
Nachlasserschließungen von großer Bedeutung.
TOP 2: Weitere Arbeitsschritte, alle Punkte unter dem Aspekt Realisierung der Datenlieferung
und der Datenrücklieferung
Die Wahl des Datenformats für den Datenaustausch erfolgt unter der Prämisse einer eindeutigen
Benennung der Elemente, um so eine eindeutige Zuordenbarkeit sicherzustellen.
Als Grundlage für einen Elementekatalog kann das vom LAB und der LAD gemeinsam erarbeite
Papier herangezogen werden. Während der Diskussion um ein einheitliches Austauschformat
der Institutionen mit der Staatsbibliothek, sind unterschiedliche Formate und
Möglichkeiten angesprochen und deren Vor- und Nachteile diskutiert worden.
Zur Diskussion standen folgende Formate bzw. DTD-Varianten: MAB2, (qualifiziertes) CSV,
XML (MAB-XML, EAD / EAC, HANS-XML, Kalliope-XML)
Während Allegro-HANS MAB2 bedienen kann und überdies ein HANS-XML entwickelt wird,
wird für die Archive ein qualifiziertes CSV vs. einer XML-DTD diskutiert. Als Anforderungen
an ein Austauschformat werden folgende Bedingungen definiert:
a) Eindeutigkeit: eindeutige Zuordenbarkeit der Austauschfelder mit Kalliope-Daten,
durch Benennung der Informationen; d.h. bei CSV und XML Voranstellung bzw. Einschachtelung
der Information auf Grundlage des gemeinsamen Elementekatalogs.
b) Möglichst geringer Kosten- und Zeitaufwand
c) Ziel: Einheitliches, auf XML basierendes Austauschformat (zu entwickelnde DTD);
hierbei wird insbesondere auf den Projektantrag und die DFG verwiesen.
EAD als XML-DTD stößt besonders auf Seiten der LAD auf Kritik, da diese einen Standard
zwar im angloamerikanischen Raum darstellt, jedoch für die Archive in Deutschland einen
methodischen Rückschritt bedeuten würde. Auf Nachfrage, warum EAD nicht als Basis
nehmen (Sicherung internationaler Kompatibilität) und, wenn erforderlich, zu erweitern,
wird auf andere Verwaltungsstrukturen im angloamerikanischen Raum verwiesen (z.B. Fehlen
eines Aktenplanes) und, dass Entstehungszusammenhänge nicht mehr dargestellt werden
könnten.
Fr. Dr. Weber berichtet, dass während der Anfänge von Malvine zuerst mit SGML gearbeitet
wurde, seit 1998 jedoch die DTD EAD als Austauschformat genutzt wird – soweit diese nütz-
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lich und adaptiert werden konnte. Gleiches gilt für das Projekt LEAF, in das die
Staatsbibliothek ebenfalls involviert ist, in dem EAC für den Austausch von Daten bevorzugt
wird. EAC verfügt über Containerstrukturen und, so Fr. Dr. Weber, können EAD und EAC,
wenn sie in Europa angewendet würden, in der internationalen Diskussion weiter ausgebaut
werden.
Es wird berichtet, dass EAD das technische Regelwerk zu den ISAD(G) ist. Von Seiten der
Archive wird ISAD(G) positiv bewertet, doch soll die Strukturierung über Ebenencodes wie
bisher erfolgen. Von Seiten Hr. Dr. Meyers wird die Forderung nach einer strukturierten
Präsentation der Nachlässe an die Projektleitung Kalliope II formuliert.
Folgende Übereinstimmungen an zu berücksichtigende Erfordernisse wurden zusammengetragen:
1. strukturierte Präsentation der Nachlässe (es handelt sich nicht um Einzelobjekte)
2. eine gemeinsame Benennung von Daten / Elementen (Ziel: homogene Präsentation;
Grundlage kann das von den Archiven erarbeitete Papier sein)
3. eine gemeinsame Textsyntax
4. klare Abtrennung der Datensätze beim Import voneinander erforderlich
Vermieden werden soll eine aufwendige manuelle Nachbearbeitung der Verknüpfungen der
gelieferten Daten innerhalb der SBB, da diese Methode zu fehlerbehaftet ist. Die Arbeit am
Design der Präsentation der Nachlässe erfolgt im zweiten Teil des Projektes. Auf diesen
Anforderungen beruhend, wird versucht, ein gemeinsames Austauschformat zu finden.
Von Herrn Berger wird darauf hingewiesen, dass bei einem Im- bzw. Export die Zusammenhänge
verloren gehen. Herr Dr. Meyer vertritt die Auffassung, dass es erforderlich ist, einen
gemeinsamen Ebenencode zu finden; ein nur auf die klassische Titelaufnahme beschränkte
Datenaufnahme und –export ist nicht ausreichend – gerade im Zusammenhang
mit der Digitalisierung muss die Möglichkeit bestehen, unter den Verzeichnungseinheiten
Einzelblattnachweise anhängen zu können. Eine Lösungsvorstellung für die LAD wäre eine
Metadatenrecherche im Kalliope-Portal mit anschließendem Verweis auf das Online-
Angebot der einzelnen Institutionen.
Für ein vorläufiges Austauschformat stehen CSV und XML-DTD zur Diskussion. An CSV wird
die besondere Anforderung gestellt, dass ein einfaches CSV nicht den Anforderungen für
den Datenaustausch nach Kalliope genügt, sodass mindestens ein qualifiziertes CSV in dem
die einzelnen Informationen mit den gemeinsam definierten Elementen gekennzeichnet
werden und eine eindeutige Datensatzabgrenzung bestehen muss. Herr Berger stellt HANS-
XML, dass im Besonderen vor dem Hintergrund des Datenaustausches mit Kalliope entwickelt
wird, vor. Individuelle Anpassungen, die auch im HANS-XML zu finden sind, müssen
Kalliope vor dem Datenaustausch bekannt gegeben werden.
Frau Knoblich berichtet von dem Projekt „Entwicklung von Werkzeugen zur Retrokonversion
archivischer Findmittel“ und die im Rahmen dieses Projektes entwickelte DTD, die über
die Bestimmung der Formatierung digitalisierter Findbücher hinaus auch für den Datenaustausch
zwischen Archiven Verwendung finden und sich zu einem Quasistandard entwickeln
soll.
TOP 3: Portalentwicklung
a) Normdatenaustausch mit der DDB
Die Staatsbibliothek kauft für den Kalliope-Verbund die Normdaten der DDB. Der Preis wird
auf die Partner umgelegt. Ein webbasiertes Onlineformular zur Erfassung von Normdaten
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mit Recherchemöglichkeit wird von der DDB bereitgestellt, sodass das bisherige Programm
Iltis nicht erforderlich ist. Grundlage des Webtools ist Unicode. Die Rücklieferung der Daten
erfolgt über OAI. Z39.50 wird von der DDB zurückgestellt. Fr. Dr. Weber ergänzt, dass
dieser Prozess auch für die GKD gelte, jedoch für die GKD ein Schreibrecht, wie dieses für
die PND vorgesehen ist, nicht besteht. Über OAI erfolgt die Lieferung der Daten an Kalliope.
Diese Form ist zurzeit mit einer Verzögerung verbunden, da die an die DDB gelieferten
Daten nicht sofort zurückgeliefert werden können. Jedoch sind die Daten bei der direkten
Eingabe in die PND bei der DDB unmittelbar recherchierbar und mit einer PND-ID versehen.
Bei der SBB sollen jedoch nur individualisierte Normdaten vorgehalten werden; die nicht
individualisierten Datensätze werden herausgefiltert.
Von Seiten der Archive wird die Möglichkeit, die Daten in ein Webformular einzugeben,
sehr kritisch bewertet. Es wird präferiert, die Daten in die Lokalsysteme aufzunehmen (die
technischen Voraussetzungen werden geschaffen) und über eine Import- / Exportschnittstelle
mit der SBB auszutauschen. Dem Argument, dass die direkte Eingabe in die PND die
sofortige Nutzung inkl. der Lieferung der PND-Nr. ermöglicht, wird dahingehend widersprochen,
dass die PND-Nr. auch später nachgeliefert werden könne, jedoch währenddessen im
lokalen System weitergearbeitet werden kann. Eine Doppelerfassung einmal im lokalen
System und ein zweites Mal in die Weberfassungsmaske wird nicht vermittelbar sein.
Für den Austausch der Nachlass- und Normdatensätze ist es notwendig, so genannte Sigel
auch für Archive einzuführen. Nur so könne ein sicherer Rückschluss – besonders bei Normdaten
– auf die liefernde Institution erfolgen. Hier sollten sich die Archive in der Bundesrepublik
schnell einigen. Vorläufig bzw. auch dauerhaft, könnte alternativ im Rahmen des
Projektes für die Projektteilnehmer ein eindeutiges Sigel festgestellt und von der SBB verwaltet
werden.
Als noch offene Frage bleibt, was mit Normdaten geschieht, die in den lokalen Systemen
umfangreicher als in den Normdateien sind (dies bezieht sich insbesondere auf die Frage
nach Körperschafts-, aber auch Personennormdaten in Archiven).
b) Topic Maps: Bericht von der Veranstaltung mit Vertretern des Fraunhofer Instituts
zum Thema in der SBB
c) Weitere Planungen von Kalliope
Hr. v. Hagel berichtet von einer Tagung mit Vertreterinnen und Vertretern des Fraunhofer
Instituts für Medienkommunikation zum Thema Topic Maps in der SBB. Vorteile, die für die
Arbeit mit semantischen Netzen sprechen, bestehen in der Möglichkeit der Definition von
Beziehungen, sodass mit einer Suche nach Beethoven + Oper + Werk als Resultat der Suche
nur Fidelio erzielt wird, nicht aber Gebäude, Kartenverkäufe, DVDs mit Musik von Beethoven
(ohne Fidelio), pp. Erst vom Suchergebnis aus erfolgen Verweise auf z.B. von Fidelio
auf Opern (Gebäude), in denen die Oper aufgeführt wird (wurde).
Nachteil semantischer Netze ist, dass es zurzeit keine automatisierte Verfahren geben
kann und daher nur semiautomatische Möglichkeiten zur Verfügung stehen, was wiederum
mit einem erhöhten Redaktionsaufwand verbunden ist.
Daraufhin stellt Hr. v. Hagel das neue Portal von Kalliope vor. Das Modul „Wissen“ dieses
Portals dient der strukturierten Wissensvermittelung. Dem Nutzer werden Fachinformationen
in strukturierter Form (Baumstruktur) vorgehalten, z.B. Personen (Musiker, Literaten,
pp.). Fr. Dr. Weber vertritt die Meinung, dass in Zukunft Nachlässe in Deutschland nicht
mehr getrennt zwischen Archiven und Bibliotheken, sondern ausschließlich über ein gemeinsames
Portal nachgewiesen werden sollen. Zwischen Bundesarchiv und SBB steht zurzeit
im Raum, die Datenbanken Mommsen und Kalliope zusammenzuführen: Mommsen liefert
die Bestandsbeschreibungen, Kalliope ergänzt diese durch die Titelnachweise.
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Eine integrierte Profilfunktion wird diverse Suchstrategien vorhalten, z.B. Suche in allen
Online verfügbaren Nachlassdatenbanken in Deutschland sowie die Auswahl der zu berücksichtigenden
Datenbanken nach Themengebieten wird möglich sein.
Zum Ende des TOP 3 wird noch einmal betont, dass eine Neustrukturierung nach Materialarten
auch in Bibliotheken nur und ausschließlich dann vorgenommen wird, wenn keine
erkennbare Ordnung vorliegt. Hr. Dr. Treffeisen erwidert, dass zurzeit die Betonung noch
zu stark auf der Neustrukturierung liegt und leicht missverstanden werden kann. Es sollte
erkenntlich sein, dass die Ordnung nach Materialarten nur ein Vorschlag ist. Für die
Präsentation von Nachlässen im Kalliope-Portal wird eine Baumstruktur präferiert.
TOP 4 wird auf Mittwoch, 08.10.2003 vertagt.
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Tagesordnung 08.10.2003, Beginn 09.00 Uhr, Ende 13.00 Uhr
TOP 4: Organisatorisches (vom Vortag)
a) Definition von verbindlichen Archivsigeln
b) Erstellung des Zwischenberichtes
c) Bericht über die Öffentlichkeitsarbeiten im Rahmen des Projektes
TOP 1: Technische Realisierung
TOP 2: Organisatorisches, Termine, Reisekosten
TOP 4: Organisatorisches (vom Vortag)
a) Archivsigel: Zurzeit besteht keine bundesweite Archivregelung. Jedoch ist die Problematik
dem Unterausschuss EDV der Archivreferentenkonferenz bekannt. Alternativ wird
den Projektteilnehmern durch die SBB ein internes Sigel angetragen. Von jedem Lieferanten
wird ein GKD Datensatz angelegt. Dieser enthält eine eindeutige GKD-ID. Die einzelnen
gelieferten Datensätze benötigen eine eindeutige Signatur inkl. der Archivsignatur,
um, falls eine Struktur verloren geht, die gelieferten Datensätze wieder eindeutig
zuordnen zu können. Alternativ schlug Herr Berger einen Mechanismus mit "Namespaces"
vor.
b) Zwischenbericht: Redaktion in der SBB. Der vereinbarte Abgabetermin für die Zwischenberichte
(31.10.2003) wird auf den 14.11.2003 verschoben. Der Abgabetermin für den
Zwischenbericht wurde in Absprache mit der DFG auf den 30.11.2003 verschoben.
c) SBB: Das Projekt Kalliope II wurde bisher auf zwei Fachtagungen, ODOK’03 (25.09.2003)
und IFLA (04. – 06.08.2003), vorgestellt. Auf der ODOK’03 referierte Hr. v. Hagel über
das Projekt Kalliope II, während auf der IFLA Kalliope mit einem Stand über 3 Tage vertreten
gewesen ist; es gab Rückmeldungen, Anfragen zu Beteiligung (Bibliotheken, aber
auch Universitätsarchive). Auf der EVA-Tagung im November (12. – 14.11.2003) wird ein
Workshops mit dem Themenschwerpunkt „Portale“ von der SBB ausgerichtet(12.11.2003)
.
FAUST-Anwender: Archive wurden mit einer kurzen Vorstellung des Projekts und einer
Anfrage, inwieweit diese Nachlässe verzeichnen, angeschrieben. Ergebnis: 30 angeschrieben,
28 Antworten; Problem: Referenzen sind unterschiedlich, durch „Eigendynamik“
von Faust – Datenbanken können selbstständig erstellt werden. Ein Treffen von
Faustanwendern zum Thema Kalliope wird überlegt.
LAD: Öffentlichkeitsarbeit zurzeit problematisch, da nächstes Jahr kein dt. Archivtag,
doch soll auf dem Westdeutschen Archivtag Kalliope im nächsten Jahr vorgestellt werden.
Publikation der LAD in Archivnachrichten Baden-Württemberg.
Augias: Die Fa. Augias-DATA berichtete auf Augias.net über das Projekt Kalliope II.
LAB: Es wurden Kontakte mit Stadtarchiv Minden und der Stiftung Akademie der Künste,
die sich bereits bereiterklärten, vorerst ihre Bestandsübersichten nach Kalliope zu liefern.
HANS: Herr Berger führte eine Umfrage durch, er erhielt jedoch nur von drei größeren
HANS Anwendern Resonanz.
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TOP 1: Technische Realisierung
Datenlieferung auf mittelfristige Sicht:
Für Hans-Anwender soll die Datenlieferung über OAI erfolgen. Dies kann jedoch insbesondere
für kleinere Institutionen nicht gewährleistet werden, da diese keinen eigenen Server
haben – dies zeigten auch Erfahrungen aus dem LEAF-Projekt, für diese Zielgruppe werden
weiterhin weniger automatisierte Verfahren bereitzustellen sein.
Von Seiten der LAD wird langfristig ein „on the fly request“ für die Lieferung von Metadaten
angestrebt, wodurch mit einer Recherche in Kalliope der Verweis auf die Seiten der
LAD erfolgen soll. Andere Techniken, z.B. OAI sind zurzeit nicht realisierbar (Mitte / Ende
2004), da zurzeit die Einführung von ScopeARCHIV erfolgt. Momentan: Datenlieferung
durch Export / Import; Austausch wäre über Findmittel-CMS realisierbar.
Astec bestätigt die Machbarkeit einer Verweisstruktur: Verweise von einem Datensatz auf
die jeweilige bestandshaltende Institution müsste nur einmalig eingerichtet werden und
könnte über eine eindeutige Archivsignatur jedem Datensatz einer Institution über Relationen
automatisch angehangen werden; URLs werden regelmäßig geprüft und können automatisch
in Kalliope überarbeitet werden.
Bezogen auf die Lieferung von Daten durch die LAB wird der Fortgang der Kooperation mit
der SBB bestätigt, jedoch berichtet Fr. Dr. Knoblich, dass ab November ein neuer Direktor
die Leitung in der LAB übernehmen wird; auch ist die technische Realisierung zurzeit nicht
100-prozentig sichergestellt, was jedoch in den kommenden Monaten erfolgen wird.
Beim Deutschen Museum erfolgt die Angleichung der Datenstruktur von Nachlass zu Nachlass;
ein regelmäßiger Export (z.B. Jahresfrist) wie beim Bundesarchiv (Mommsen) wäre
denkbar. Mit einer solchen Lieferung wäre das Übermitteln neuer Daten als auch Korrekturleistungen
möglich.
Für die Datenlieferung wird sich von Seiten der Hans- und Faust-Anwender auf eine XML-
Basis geeinigt; die LAD überdenkt noch (qualifiziertes) CSV vs. XML (in Abhängigkeit der
Kosten- und Zeitfrage). Herr Heil von AUGIAS-Data bestätigt, XML oder CSV bedienen zu
können, präferiert jedoch das modernere Format.
Hr. v. Hagel präsentiert ein RNA-, MAB-, EAD-Mapping und schlägt vor, trotz Bedenken von
Seiten der Archive, für das Kalliope Austauschformat zumindest die Elementbezeichnungen
der EAD-DTD und für Personennormdaten die Elementbezeichnungen der EAC-DTD zu nutzen,
dieses Vorgehen würde einen weiteren Ausbau des Austauschformates aufgrund einer
gemeinsamen terminologischen Basis erleichtern. Generell betont Hr. v. Hagel die Notwendigkeit
der Einigung auf gleiche Elemente. Von CSV sollte abgesehen und XML der Vorzug
gegeben werden.
Weiterhin muss sich auf eine gemeinsame Zeichensatzdefinition und Trennzeichen sowie
einheitliche Datensatzzeichen geeinigt werden. Von Seiten der Archive wäre eine Rücklieferung
in die Lokalsysteme beschränkt auf Normdaten. Die Erschließungsdaten sind bereits
in den lokalen Systemen vorhanden – es wird keine von den Lokalsystemen getrennte Erfassung
von Daten erfolgen.
Für die Rücklieferung von Personennormdaten erfolgt von Seiten der SBB ein Export in ein
XML-Format (EAC). Aufgabe der beteiligten Softwareproduzenten ist es, diese Daten importieren
zu können. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit über OAI die Daten geliefert zu bekommen.
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Herr Dr. Meyer sieht, um eine weitreichende Akzeptanz zu erzielen, die Notwendigkeit,
dass für den Sachbearbeiter die eingegeben Daten – sollte ein webbasiertes Tool genutzt
werden – „on the fly“ durch einen Download in das lokale System mit PND-ID übertragen
werden können müssen – ohne Verzögerung: Es muss ein Arbeitsgang für den Sachbearbeiter
sein (auch wenn der Prozess aus mehreren Teilprozessen besteht). Die Vertreter der
SBB stimmen dem zu.
Frau Godau kritisiert überdies die Unübersichtlichkeit von PND , GKD und SWD wie die Häufung
von Dubletten. Eine Recherche in der PND, ob online über PICA-ILTIS
(http://z3950gw.dbf.ddb.de/) oder die Normdaten-CD-ROM, gestaltet sich durch Dubletten
von Personenaufnahmen zum Teil erheblich zeitaufwändiger. Am Beispiel:
Die Suche nach dem baden-württembergischen Ministerpräsidenten über die Homepage der
DDB erzielt die folgenden drei Treffer:
1. N Müller, Gebhard
2. N Müller, Gebhard (1900-1990)
3. N Müller, Gebhard
mit den Informationen:
1. NORMDATEN: Personenname (107348373)
Müller, Gebhard
2. NORMDATEN: Personenname (11858488X)
Müller, Gebhard
Lebensdaten: 1900-1990
Beruf/Funktion: Dt. Jurist u. Politiker
3. NORMDATEN: Personenname (120542323)
Müller, Gebhard
Beruf/Funktion: Benediktiner.
Die CD-ROM-Recherche ergibt zunächst 5 Treffer. Zwei fallen auf den ersten Blick heraus
(Müller, Ulrich Gebhard und Berroth, Gabriele, BF: Müller-Gebhard, Gabriele ¬[Früherer
Name]¬) Es bleibt die gleiche Trefferliste wie oben. Von den verbleibenden drei enthält
nur der zweite Treffer die Lebensdaten, sodass eine Zuordnung relativ leicht fällt. Der erste
Datensatz ist für die Nachlasserschließung ungeeignet, da er ein reiner Namenssatz ist.
Bei dem dritten Treffer ist der Nutzer gezwungen, in den Datensatz hineinzugehen. Nur so
kann unter „Beruf/Funktion“ auch dieser Treffer ausgeschlossen werden. Zudem ist dieser
Eintrag in der CD-ROM als „individualisiert“ gekennzeichnet, obwohl weder Wirkungsdatum
oder Lebensdaten vorliegen. Die Nutzungsmöglichkeit individualisierter Normdaten ist jedoch
abhängig von der eindeutigen Identifizierbarkeit.
Das Beispiel „Wilhelm Gallas“ zeigt zwei Einträge in der PND mit jeweils unterschiedlicher
PND-ID, jedoch identifiziert als gleiche Person.
Diese beiden Treffer sollten zusammengespielt werden! Jeder doppelt aufgenommene
Personensatz erhöht die für die Recherche benötigte Zeit und stellt den Bearbeiter vor die
Frage, welche PND-ID in das Lokalsystem übernommen werden soll.
Nicht-individualisierte Datensätze:
Aus bibliothekarischer Sicht mögen Namenssätze für Titelaufnahmen relevant sein, bei
Nachlässen jedoch sollten individualisierte Namenssätze die Grundlage der Erschließung
bilden.
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Folgende Vorschläge für den Geschäftsgang wurden gemacht:
Über Kalliope soll ein online Such- und Erfassungsformular für die Eingabe neuer PND-Sätze
angeboten werden. Für die teilnehmenden Institutionen wäre es dabei von Interesse, dass
die Daten bei einmaliger Eingabe automatisch sowohl in das jeweilige Lokalsystem als auch
in das Kalliope-PND-Erfassungsformular übernommen werden. Da die Redaktion und die
Rücklieferung der Daten einige Zeit beanspruchen, müssen diese Daten auch im Lokalsystem
verfügbar sein, damit sie für andere Verzeichnungseinheiten mit gleichen Personennamen
verwendet werden können.
Vereinbarungen:
1. In einem gemeinsam vereinbarten XML-Format für Daten zu Personen und Körperschaften
erfolgt Offline der Ex- und Import und darüber hinaus wird
2. ein Online Such- und Erfassungsformular für Normdaten bereitgestellt. Der Geschäftsgang
wird mit der DDB noch verhandelt.
Zum Schluss wird nochmals die gewünschte Funktionsweise des Webfomulars dargelegt:
- Die Erfassung erfolgt im lokalen System, die - gegebenenfalls notwendige - Ersterfassung
eines Normsatzes erfolgt – unter Umständen parallel,
- mittels eines Klicks erfolgt der Export und der Reimport der Normdaten; dies ist jedoch
abhängig von den Spezifikationen der jeweiligen Software,
- die SBB unterstützt diese Vorgehensweise und bemüht sich das mit der DDB zu vereinbarende
Webformular entsprechend den oben beschriebenen Funktionalitäten zu realisieren.
- Die Softwareproduzenten werden beauftragt, die lokale Infrastruktur zu schaffen; das
Austauschformat wird von der Fa. Astec entwickelt.
- Eine Doppeleingabe – Webtool und Lokalsystem – wird von Seiten der Archive nicht erfolgen.
TOP 2, Termine und Fahrkostenabrechnung:
Abgabe Zwischenbericht Projektteilnehmer: 14.11.2003
XML-DTD durch SBB/ Astec: 31.10.2003 (kann erst zum 10.11.2003 zur Verfügung gestellt
werden)
Definition der flachen Austauschstruktur: 31.10.2003
Abgabe Zwischenbericht SBB: 30.11.2003
Zeitliche Einschätzung durch Softwareproduzenten:
Augias: Mapping muss vorhanden sein (Elemente Archive zu Elemente DTD); dann so schnell
als möglich.
Fr. Dr. Weber weist darauf hin, dass Gelder bis Mitte November abgerufen sein müssen.
Reisekostenabrechnung – Formular in SBB
Berlin, 10.11.2003
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