ERLÄUTERUNGEN ZUM TEILNAHMEANTRAG end

Burgenland Tourismus
Abschluss einer Agentur – Rahmenvereinbarung zur Erbringung von Kommunikationsdienstleistungen
ERLÄUTERUNGEN ZUM TEILNAHMEANTRAG
für den
Abschluss einer Agentur – Rahmenvereinbarung zur Erbringung von
Kommunikationsdienstleistungen
Auftraggeber: Burgenland Tourismus
Johann Permayer-Straße 13
7000 Eisenstadt
Kontaktperson: Rechtsanwalt MMag. Dr. Claus Casati
Mariahilferstraße 1b/17
A- 1060 Wien
Tel: + 43 (1) 5811740
Fax: + 43 (1) 5811740-12
e-mail: office@casati.at
Verhandlungsverfahren nach vorheriger Bekanntmachung
im Oberschwellenbereich gemäß Bundesvergabegesetz 2006
iVm Burgenländischen Vergaberechtsschutzgesetz
Einreichfrist Teilnahmeantrag: bis spätestens 24.1.2012, 10.00 Uhr,
physisch einlangend bei Kontaktperson
(nicht per Telefax oder E-Mail)

Burgenland Tourismus
Abschluss einer Agentur – Rahmenvereinbarung zur Erbringung von Kommunikationsdienstleistungen
I N H A L T S V E R Z E I C H N I S
1 Ziel, Hintergrund und Leistungsgegenstand........................................................................................ 3
1.1 Hintergrund des Vergabeverfahrens ...................................................................................... 3
1.2 Ziel des Verhandlungsverfahrens........................................................................................... 3
1.3. Leistungsgegenstand.............................................................................................................. 5
1.4. Option auf Vertragsverlängerung........................................................................................... 5
1.5. Werknutzungsrechte .............................................................................................................. 6
1.6. Leistungsort............................................................................................................................ 6
1.7. Teilvergabe / Teilangebote 6
1.8. Vertragsdauer 7
1.9. Alternativangebote und Änderungsangebote 7
2. Allgemeines zum Vergabeverfahren ............................................................................................ 7
2.1. Gesetzliche Grundlagen und gewähltes Verfahren................................................................ 7
2.2. Teilnahmeunterlagen............................................................................................................. 7
2.3. Abholung der Teilnahmeunterlagen, Anfragen und Auskünfte............................................ 8
2.4. Bekanntgabe allfälliger Berichtigungen und allfälliger Streitigkeiten bezüglich des
Vergabeverfahrens.............................................................................................................................. 9
2.5. Öffnung der Teilnahmeunterlagen......................................................................................... 9
2.6. Besondere Pflichten Bewerber/Bieter.................................................................................... 9
2.7. Bewerber-/Bietergemeinschaften......................................................................................... 10
2.8. Subunternehmer, verbundene Unternehmen, Berufung auf sonstige Dritte und Weitergabe
des Auftrags ...................................................................................................................................... 10
2.9. Vollständigkeit..................................................................................................................... 11
2.10. Kosten für Erstellung der Teilnahmeunterlagen/Angebote.................................................. 11
2.11. Hinweise für das fortgesetzte Vergabe-/Verhandlungsverfahren/Shortlisting..................... 11
2.12. Widerruf............................................................................................................................... 12
3. Bewerber..................................................................................................................................... 12
3.1 Berufliche Zuverlässigkeit, Befugnis, Rechtsfähigkeit, Mindestkriterien, 11
Leistungsfähigkeit
3.2 Vorzulegende Nachweise/ Erfüllung Mindest- und Auswahlkriterien ................................ 14
3.2.1 Rechtsfähigkeit.............................................................................................................. 15
3.2.2 Befugnis......................................................................................................................... 15
3.2.3 Zuverlässigkeit .............................................................................................................. 15
3.2.4 Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit................................................................................ 16
3.2.5 Referenzprojekte Bewerber........................................................................................... 16
3.2.6 Kompetenz Schlüsselpersonen ...................................................................................... 16
3.3 Auswahlkriterien.................................................................................................................. 17
3.3.1 Referenzen Bewerber .................................................................................................... 16
3.3.2 Referenzen Schlüsselperson .......................................................................................... 16
3.3.3 Bewertungsmodus ......................................................................................................... 17
3.4 Auftragnehmerkataster Österreich ....................................................................................... 19
4. Termine....................................................................................................................................... 18
5. Checkliste ................................................................................................................................... 21
6. Anhang ....................................................................................................................................... 22

Burgenland Tourismus
Abschluss einer Agentur – Rahmenvereinbarung zur Erbringung von Kommunikationsdienstleistungen
1. Ziel, Hintergrund und Leistungsgegenstand
1.1 Hintergrund des Vergabeverfahrens
Burgenland Tourismus ist eine Körperschaft öffentlichen Rechts, dem die örtlichen
Tourismusverbände und die Regionalverbände als Pflichtmitglieder angehören (§ 17
Burgenländisches Tourismusgesetz 1992 LGBL Nr. 36/1992 idF LGBl Nr. 10/2010). Die
Budgetdotierung des Burgenland Tourismus erfolgt durch ordentliche Mittel (Landesmittel)
und außerordentliche Mittel (zum Beispiel EU-Fördergelder). Die Hauptaufgaben des
Burgenland Tourismus liegen in der Vorgabe der strategischen Ausrichtung, der
Markenführung, der Angebotsentwicklung sowie in der Bewerbung und der Vermarktung des
touristischen Burgenlandes. Das jährliche Budgetvolumen für Agenturleistungen inkl.
Schaltvolumen beträgt rund EUR 400.000,-- bis EUR 500.000,-- (exkl. USt), wobei
Sonderdotierungen zu einer (maßgeblichen) Erhöhung dieses Betrages beitragen können. Die
Beauftragung der Agentur erfolgt auf Basis einer so genannten Rahmenvereinbarung mit
einem Unternehmen gemäß § 25 Abs 7 BVergG. Die Rahmenvereinbarung soll nur mit einem
Unternehmer abgeschlossen werden; und zwar mit dem Bestbieter nach diesem
Vergabeverfahren.
Die Beauftragung auf Basis der Rahmenvereinbarung erfolgt ausschließlich an den
Unternehmer mit dem die Rahmenvereinbarung abgeschlossen wird. Der Auftrag /
Beauftragung auf Basis der Rahmenvereinbarung ist aber unverbindlich! Der Auftraggeber
sichert dem Auftragnehmer weder Exklusivität für die ausgeschriebenen Leistungen noch den
Abruf von bestimmter Leistungsvolumina zu. Der Auftraggeber ist jederzeit berechtigt auch
Drittfirmen mit gegenständlichen Leistungen zu beauftragen.
1.2. Ziel des Verhandlungsverfahrens
Ziel des Verhandlungsverfahrens ist die Vergabe einer mehrjährigen Agentur –
Rahmenvereinbarung mit Burgenland Tourismus, welche die Erbringung einer Reihe von
Kommunikationsdienstleistungen für die Urlaubsdestination Burgenland zum Gegenstand
hat.
1.3. Leistungsgegenstand
a) Marktpositionierung des Tourismus im Burgenland

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Von 2004 bis 2010 konnte die Wahrnehmung des Burgenlands als Urlaubsdestination
insgesamt verbessert werden, insbesondere im Kultur- und Gesundheitsbereich. Durch
die Definition von Angebotssäulen ist eine erste Aufwertung von Themen generell und
insbesondere der fünf prioritären Themen gelungen. Die Schaffung von neuen
Leitbetrieben, wie Thermen und qualitativ hochwertiger Beherbergungsstruktur wurde
erfolgreich vorangetrieben. Einige Werbematerialien und Vertriebsinstrumenten (wie
die Neusiedlersee-Card) wird eine mittel- bis langfristige gute Wirksamkeit
beschieden. Durch die Unterstützung von Großveranstaltungen konnte eine verstärkte
Wahrnehmung des Burgenlands als Urlaubs- und Ausflugsziel unterstützt werden. Der
Ausbau von touristischer Infrastruktur wurde fortgesetzt und die Schaffung von
grenzüberschreitenden Strukturen wurde begonnen. Das Markenelement "pannonisch"
wurde samt passender Marken- und Bilddefinition teilweise platziert, je nach Thema
aber nur mehr oder weniger kontinuierlich verfolgt.
b) Strategische Ziele 2011-2015
Die Urlausbsdestination Burgenland soll auf den wichtigsten Herkunftsmärkten ein
unverwechselbares Profil bekommen, das für Urlauber, Kurzurlauber und Tagesgäste
gleichermaßen attraktiv ist. Die begonnene Ausrichtung des Angebots entlang der fünf
Themensäulen Wein & Kulinarik, Natur, Gesundheit, Kultur und Sport soll dazu
weiter verfolgt und stärker professionalisiert werden. Um die Wettbewerbsfähigkeit zu
verbessern sollen Informationen über das Angebot leichter zugänglich gemacht
werden und diese leichter gebucht werden können. Zudem soll auch der Bevölkerung
der Beitrag des freizeittouristischen Angebots zur Steigerung der Lebensqualität näher
gebracht werden. Im Jahr 2015 soll das Burgenland eine weithin bekannte touristische
Marke bieten, deren dynamische Inhalte noch stärker als heute emotionalisieren – und
zwar als ein erlebenswertes Stück Österreich, dessen Reiz sich klar vom alpinen
Angebot (Stichwort: Land der Sonne) unterscheidet und so intensive Wohlfühl-
Assoziationen und Urlaubswünsche bewirkt.
c) Kommunikationsleistung
Die vom Auftragnehmer zu erbringende Leistungen umfassen im Wesentlichen:
- Klassische Werbung (Schwerpunkt Print)
− nicht-klassische Werbemittel (Prospekte, etc.)
− „Aktionen“ im Bereich Below-the-line
− Corporate Design
− Messeauftritte
− Events
− Direkt Marketing
− Sponsoring
− Merchandising

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− Markenführung und Weiterentwicklung
− Produkt- / Angebotsentwicklung
− Wirtschaftskooperationen / Co-Marketing
Die kommunikative Umsetzung des Logos ("Burgenland - Sonne") soll im Corporate
Design des Auftraggebers erhalten bleiben.
1.4. Option auf Vertragsverlängerung
Es besteht die vergaberechtliche Option auf dreimalige Vertragsverlängerung von je einem
Jahr.
Der Auftraggeber kann diese Option durch einseitige, an den Auftragnehmer gerichtete
schriftliche Erklärung ausschließen. Der Auftragnehmer hat auf den Abruf einer Option keinen
Rechtsanspruch und kann bei Nichtabruf keine Ansprüche geltend machen.
1.5. Werknutzungsrechte
Der Auftraggeber erwirbt alle Verwertungsrechte an Ausarbeitungen der Agentur oder Teile
davon, insbesondere auch ein ausschließliches örtlich unbeschränktes Werknutzungsrecht für
jede Verwertungsform (zB Bearbeitung, Vervielfältigung, Veröffentlichung, insbesondere in
allen Medien und im Internet), für die Dauer bis zum Ablauf eines ganzen weiteren Jahres, das
auf das Ende der Rahmenvereinbarung folgt (wenn keine Vertragsverlängerung erfolgt bis
31.12.2016; bei Vertragsverlängerung entsprechend länger!). Das Entgelt für diese
Werknutzungsrechte ist mit dem Agenturentgelt abgegolten.
1.6. Leistungsort
Die Leistung bezieht sich auf das Burgenland. Konzeptive Leistungen können zwar überall
erstellt werden; zu übergeben sind sie in Eisenstadt. Besprechungen finden in Eisenstadt statt
und sind mit dem Entgelt abgegolten.
1.7. Teilvergabe /Teilangebote
Eine Teilvergabe ist ausgeschlossen. Teilangebote sind nicht vorgesehen.
Es wird nur mit einem Unternehmer die Rahmenvereinbarung abgeschlossen.

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1.8. Vertragsdauer
Der Vertrag wird von Auftragserteilung bis 31.12.2015 abgeschlossen. Unter Einhaltung einer
Kündigungsfrist von drei Monaten ist sowohl für Auftragnehmer als auch für Auftraggeber
eine Kündigung zum Ende eines jeden Vertragsjahres möglich.
1.9. Alternativangebote und Änderungsangebote
Alternativangebote und Änderungsangebote sind unzulässig. Alle wesentlichen
Vertragsbedingungen werden im Verhandlungsverfahren soweit konkretisiert, dass davon im
Rahmen des „last and best offers“ (kurz: LBO) nicht mehr abgewichen werden darf.

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2. Allgemeines zum Vergabeverfahren
2.1. Gesetzliche Grundlagen und gewähltes Verfahren
Das gegenständliche Verhandlungsverfahren ist ein Verfahren gemäß dem
Bundesvergabegesetz (BVergG 2006) im Oberschwellenbereich. Es wird ein
Verhandlungsverfahren mit Bekanntmachung durchgeführt.
Für ein allfälliges Nachprüfungsverfahren findet das Burgenländisches
Vergaberechtsschutzgesetz (LGBl 66/2006 idF LGBl. Nr. 20/2010) Anwendung. Die zur
Nachprüfung zuständige Kontrollbehörde ist der Unabhängige Verwaltungssenat Burgenland,
7000 Eisenstadt, Europaplatz 1.
2.2. Teilnahmeunterlagen
Die Teilnahmeunterlagen bestehen aus dem rechtsverbindlich zu unterfertigenden
Teilnahmeantrag (Anhang ./A), den angeforderten Erklärungen (Anhang ./B und ./C),
Nachweisen und sonstigen (freiwillig vorzulegenden) Unterlagen.
Die Bewerber haben die Teilnahmeunterlagen vollständig ausgefüllt in einem verschlossenen
Kuvert/Paket mit gut sichtbarerer Aufschrift "Teilnahmeantrag Abschluss einer Agentur –
Rahmenvereinbarung zur Erbringung von Kommunikationsdienstleistungen" an die
Kontaktperson, zu übermitteln oder bei dieser direkt abzugeben. Die Teilnahmeunterlagen
haben bis spätestens zum 24.1.2012, 10.00 Uhr, einzulangen. Die Übermittlung der
Teilnahmeunterlagen/Angebote per E-Mail bzw. Telefax ist ausgeschlossen.
Das Risiko der Beschädigung oder des verspäteten Einlangens der Teilnahmeunterlagen bzw.
der Angebote trägt der Bewerber. Das Risiko der irrtümlichen Öffnung der
Teilnahmeunterlagen bzw. Angebote trägt der Bewerber, wenn der
Teilnahmeantrag/Projektunterlagen nicht mit der in diesem Absatz bzw. in der Aufforderung
zur Einreichung der Angebote geforderten Aufschrift versehen ist. Das Risiko des
Nichteinlangens oder des verspäteten Einlangens von falsch adressierten Teilnahmeunterlagen
bzw. Angeboten bei der vergebenden Stelle, trägt ebenfalls der Bewerber.
Textänderungen, Streichungen oder Radierungen in den Vorgaben des Teilnahmeantrages, der
Erklärungen und der Projektunterlagen sind unzulässig.
Streichungen oder Radierungen in den Angaben des Bewerbers sind unzulässig, soweit sie
nicht einer dem Teilnahmeantrag angeschlossenen Korrekturliste eingetragen und
rechtsverbindlich unterfertigt sind.

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Die Bewerber stellen sicher, dass sie keine widersprechenden Erklärungen abgeben. Wenn ein
Bewerber widersprechende Erklärungen abgibt, gilt diese Erklärung als nicht abgegeben, was
zur Folge haben kann, dass der Teilnahmeantrag oder die Projektunterlagen wegen
Unvollständigkeit ausgeschieden werden.
Das Vergabeverfahren wird ausschließlich in deutscher Sprache durchgeführt. Die
Bewerber/Bieter haben die Teilnahmeunterlagen/Angebote in deutscher Sprache zu verfassen.
Von den Bewerbern eingeforderte Nachweise, die in einer anderen Sprache verfasst sind,
bedürfen einer beglaubigten Übersetzung. Alternativ zur beglaubigten Übersetzung genügt
eine "einfache" Übersetzung, verbunden mit der eidesstättigen Erklärung des Bewerbers, dass
die Übersetzungen richtig sind.
Geldbeträge (Angebotspreise, Umsatzzahlen, Auftragswerte und Referenzaufträge) sind in
Euro anzugeben. Soweit Geldbeträge in einer anderen Währung angegeben sind, bedarf es
diesbezüglich einer Ergänzung um Euro-Werte.
2.3. Abholung der Teilnahmeunterlagen, Anfragen und Auskünfte
Die Teilnahmeunterlagen können ab sofort bis zum Ende der Frist für die Abgabe der
Teilnahmeunterlagen unter www.auftrag.at (registrierungspflichtig aber kostenlos) sowie ab
9.1.2012 bei der Kontaktperson (Kanzlei Casati Mariahilferstraße 1b/17, 1060 Wien)
angefordert werden. Die Unterlagen werden jeweils per E-Mail übermittelt. Weiters ist ein
Download der Unterlagen ab 9.1.2012 unter www.burgenland.info/ausschreibung möglich.
Die Behebung der Teilnahmeunterlagen ist für die Teilnahme am gegenständlichen
Vergabeverfahren nicht verpflichtend.
Solange aber die Teilnahmeunterlagen vom interessierten Bewerber nicht behoben werden,
können seine Anfragen nicht beantwortet, allgemeine Auskünfte nicht erteilt und allfällige
Änderungen der Teilnahmeunterlagen nicht persönlich mitgeteilt werden.
Ein interessierter Bewerber, der Teilnahmeunterlagen behoben hat, kann bis 19.1.2012, 19.00
Uhr, (einlangend bei der Kontaktadresse), Anfragen hinsichtlich der Teilnahmeunterlagen
schriftlich (Fax oder Brief) stellen. Die Auskünfte zu allen Anfragen werden allen bekannten
potentiellen Bewerbern in anonymisierter Form bis spätestens 20.1.2012, 16.00 Uhr, per E-
Mail mitgeteilt.
Anfragen, Auskünfte und sonstige Korrespondenz können ausschließlich per Telefax oder
Brief erfolgen. Korrespondenz im E-Mail-Verkehr ist zulässig. Der Bieter trägt das Risiko,
dass per E-Mail versandte Mitteilungen nicht ankommen.

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2.4. Bekanntgabe allfälliger Berichtigungen und allfälliger Streitigkeiten bezüglich
des Vergabeverfahrens
Sind Informationen zu berichtigen, die Gegenstand der Vergabebekanntmachung im Amtsblatt
des Landes Burgenland waren, erfolgt die Berichtigung ebenfalls in diesen Medien. Im
Übrigen erfolgt die Berichtigung durch Mitteilung an die persönlich bekannten Interessenten
am gegenständlichen Wettbewerb.
2.5. Öffnung der Teilnahmeunterlagen / Angebote
Die Öffnung der fristgerecht eingelangten Teilnahmeunterlagen / Angebote erfolgt
kommissionell und wird protokolliert. Die Bewerber sind nicht berechtigt, an der Öffnung der
Teilnahmeunterlagen / Angebote teilzunehmen.
2.6. Besondere Pflichten Bewerber/Bieter
Bewerber/Bieter haben die Teilnahmeunterlagen / Angebote vollständig abzugeben bzw. zu
erstellen. Sie haben dabei den Sorgfaltsmaßstab eines ordentlichen Geschäftsmanns zu
beachten.
Bewerber/Bieter haben allfällige Unklarheiten, insbesondere alle kalkulationsrelevanten
Umstände durch eine entsprechende Fragestellung (Ersuchen um Auskunftserteilung)
klarzustellen. Die nachträgliche Anfechtung des angeschlossenen Vertrages wegen Irrtums ist
ausgeschlossen. In diesem Sinn sind Bewerber/Bieter verpflichtet, allfällige Unklarheiten
durch entsprechende Fragestellung zu klären.
Darüber hinaus haben Bewerber die Kontaktstelle über alle jene
Ausschreibungsbestimmungen oder allgemeine Vertragsbedingungen unverzüglich in
Kenntnis zu setzen, durch die sie sich beschwert erachten. Sofern dies möglich und zumutbar
ist, haben sie den Auftraggeber bzw. die vergebende Stelle bei der rechtskonformen
Ausschreibung und Auftragsabwicklung zu unterstützen. Verletzt ein Bewerber/Bieter diese
Warn- oder Unterstützungspflicht schuldhaft und beruft er sich auf diese Verletzung in einem
späteren Verfahren, hat er jene Kosten zu tragen, welche dem Auftraggeber bzw. der
vergebenden Stelle durch die verspätete Beschwerde entstanden sind.
Die Bewerber erklären, dass sie sich an keinen unzulässigen oder gegen die Interessen des
Auftraggebers gerichteten Wettbewerbsabsprachen beteiligen. Sie haften dem Auftraggeber
für etwaige durch unzulässige Wettbewerbsabsprachen verursachte Schäden und haben einen
allfälligen, durch die unzulässigen Absprachen gewonnen Vorteil dem Auftraggeber
herauszugeben.

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Die von der vergebenden Stelle zur Verfügung gestellten Teilnahmeunterlagen enthalten
vertrauliche Informationen. Darüber hinaus sind diese Unterlagen urheberrechtlich geschützt.
Bewerber haben die Vertraulichkeit der Unterlagen und die Urheberrechte des Auftraggebers
bzw. der vergebenden Stelle zu wahren. Es ist ihnen insbesondere untersagt, Kopien dieser
Unterlagen – auch auszugsweise – an Dritte weiterzugeben, die am vorliegenden Wettbewerb
weder als Bewerber noch als Subunternehmen teilzunehmen beabsichtigen. Sofern sie
Unterlagen an potentielle Bewerber oder Subunternehmer weitergeleitet haben, haben die
Bewerber den Dritten über die geforderte Einhaltung der Rechte des Auftraggebers bzw. der
vergebenden Stelle zu informieren.
2.7. Bewerber-/Bietergemeinschaften
Bewerber- und Bietergemeinschaften (Arbeitsgemeinschaften) sind – soweit dem nicht das
Kartellrecht entgegensteht – zugelassen.
Die Bildung einer Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft aus den zur Abgabe von
Angeboten eingeladenen Bewerbern ist binnen 7 Tagen ab Aufforderung zur Einreichung der
Angebote mitzuteilen.
2.8. Subunternehmer, verbundene Unternehmen, Berufung auf sonstige Dritte und
Weitergabe des Auftrags
Bewerber können in Teilnahmeunterlagen rechtsverbindlich den Einsatz von bestimmten
Subunternehmern anbieten.
Soweit die Leistungsfähigkeit (d.h. insbesondere die Referenzen dieser Subunternehmer)
und/oder Befugnis von Subunternehmern, von verbundenen Unternehmen oder sonstigen
Personen bei der Auswahl der zur Abgabe der Angebote einzuladenden Bewerber
berücksichtigt werden soll, hat der Bewerber zum Zeitpunkt der Abgabe der
Teilnahmeunterlagen den Nachweis zu erbringen, dass diese Unternehmen für das
gegenständliche Angebot zur Verfügung stehen (Vorlage einer rechtsverbindlich gefertigten
Patronatserklärung im Sinne des Anhang ./B oder
Subunternehmererklärung/Verfügbarkeitserklärung iS Beilage Anhang ./C). Diese
rechtsverbindlich angebotenen Subunternehmer/verbundenen Unternehmen sind bei einer
allfälligen Auftragserteilung in jenem Umfang einzusetzen, wie dies in den
Teilnahmeunterlagen rechtsverbindlich angeboten wurde. Dies gilt auch für
Schlüsselpersonen, die nicht in einem zum Zeitpunkt der Abgabe der Teilnahmeunterlagen
aufrechten Vollzeitarbeitsverhältnis stehen.

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Die in den Teilnahmeunterlagen genannten Schlüsselpersonen sind zwingend in dem vom
Bewerber genannten Umfang einzusetzen. Der Bewerber hat alle möglichen Vorkehrungen zu
treffen, dass die von ihm angebotenen Schlüsselpersonen auch im angebotenen Umfang zur
Verfügung stehen. Sollte aus vom Auftragnehmer nicht zu vertretenden Gründen die
angebotene Schlüsselperson nicht mehr zur Verfügung stehen, hat der Auftragnehmer dem
Auftraggeber zumindest eine fachlich gleich qualifizierte Schlüsselperson anzubieten. Der
Auftraggeber ist berechtigt, diese Ersatzschlüsselperson abzulehnen. In diesem Fall hat der
Auftragnehmer eine andere zumindest gleich qualifizierte Schlüsselperson zu nennen.
2.9. Vollständigkeit
Die Bewerber übernehmen für die Vollständigkeit ihrer Angaben/Erklärungen eine Garantie.
In diesem Sinn
• sind alle Kosten, die mit dem gegenständlichen Angebot verbunden sind, bei der
Erstellung und Abgabe des Angebots mit einzukalkulieren;
• haben Bewerber alle einschlägigen Referenzaufträge/Befähigungen der
Schlüsselpersonen, die für die Bewertung ihrer Leistungsfähigkeit in Frage kommen,
anzugeben.
2.10. Kosten für Erstellung der Teilnahmeunterlagen/Angebote
Die Kosten für die Erstellung der Teilnahmeunterlagen werden den Bewerbern nicht ersetzt.
Sämtliche mit der Abgabe von Teilnahmeunterlagen verbundenen Kosten haben die Bewerber
selbst zu tragen. Für die Ausarbeitung des Angebotes und der Präsentationsunterlagen samt
den erforderlichen Vorleistungen und Kalkulationen sowie die Anfertigung sonstiger Beilagen
und Konzepte erhalten jene Agenturen, die nach erfolgter Präsentation nicht mit der Agentur-
Rahmenvereinbarung beauftragt werden, ein pauschales Abstandshonorar in der Höhe von je
EUR 1.500,-- (exkl. USt). Voraussetzung für den Kostenersatz ist die Abgabe eines
ausschreibungskonformen LBOs. Darüber hinaus werden keine Kosten erstattet.
2.11. Hinweise für das fortgesetzte Vergabe-/Verhandlungsverfahren / Shortlisting
Der Auftraggeber beabsichtigt innerhalb relativ kurzer Zeit die Bewertung der
Teilnahmeunterlagen abzuschließen und die geeigneten Bewerber zur Einreichung eines
Angebots einzuladen (voraussichtlich Mitte Februar). In diesem Sinn wird auf die
Vollständigkeit und Richtigkeit der eingereichten Unterlagen besonderer Wert gelegt. Sollten
Unterlagen unvollständig sein und diese Unvollständigkeit der Unterlagen nicht ohnehin zu
einem Ausscheiden des Bewerbers führen, werden diesen Bewerbern angemessene, aber kurze
Fristen zur Nachreichung der Unterlagen eingeräumt; maximal 7 Tage für den Eingang der
geforderten Unterlagen.

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Es werden die acht am besten geeigneten Bewerber zur Angebotsabgabe und zum darauf
folgenden Verhandlungsverfahren eingeladen. Das Verhandlungsverfahren soll wie folgt
ablaufen (es wird in der Aufforderung zur Angebotsabgabe noch konkretisiert):
• Die am besten acht geeigneten Bewerber werden eingeladen, ein erstes Angebot binnen
21 Tagen zu legen.
• Nach Prüfung des ersten Angebots werden aber nur die besten drei Bieter zu
Verhandlungen mit dem Auftraggeber eingeladen (Shortlisting). Weitere Bieter werden
nur eingeladen, wenn sie zum bestgereihten Angebot einen Abstand von weniger als 10
% der gewichteten Punkte aufweisen. Ein jedes Verhandlungsgespräch soll auf 2,5
Stunden beschränkt sein. Gegenstand der Verhandlung ist das Angebot sowie die
Präsentation der einzelnen Bieter. Der Auftraggeber kann mehrere Verhandlungsrunden
abhalten solange bis die Grundlagen für das LBO klar sind.
• Die Shortlisting Entscheidung erfolgt ausschließlich auf Basis des eingereichten ersten
Angebots. Verhandlungen / Präsentationen werden für das Shortlisting nicht
berücksichtigt bzw. erfolgen nicht.
• Einladung aller drei Bieter zur Abgabe eines „last and best offers“ (LBO) in einem
verschlossenen Kuvert zu einer vom Auftraggeber bestimmten Frist. Die übrigen Bieter
werden nicht zur Abgabe eines LBO eingeladen.
An der Öffnung der Angebote dürfen die Bieter nicht teilnehmen. Es gilt der strenge
Grundsatz der Vertraulichkeit.
Auf Seite des Auftraggebers wird eine zumindest fünfköpfige Sachverständigen-Jury zur
Bewertung des angebotenen Leistungsinhalts/Qualität der Angebote eingerichtet.
2.12. Widerruf
Als sachlicher Grund für den Widerruf des gegenständlichen Vergabeverfahrens ohne
Anspruch auf Kostenersatz gilt insbesondere, wenn das angebotene Entgelt deutlich (mehr als
15%) über der derzeitigen Kostenschätzung liegt.
Ein Kostenersatz wegen eines berechtigten Widerrufs ist ausgeschlossen; abgesehen vom
Kostenersatz gemäß Punkt 2.10.

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3. Bewerber
3.1 Berufliche Zuverlässigkeit, Befugnis, Rechtsfähigkeit, Mindestkriterien,
Leistungsfähigkeit
• Alle Bewerber, Mitglieder einer Bietergemeinschaft und Subunternehmer müssen
rechtsfähig sein (vgl. 3.2.1).
• Bewerber, Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft und Subunternehmer müssen zur
Erbringung der von ihnen jeweils angebotenen Leistungen befugt sein (vgl 3.2.2).
• Der bisherige Geschäftsbetrieb bzw die bisherige Geschäftsführung darf keine Bedenken
an der beruflichen Zuverlässigkeit des Bewerbers, der Mitglieder der
Bewerbergemeinschaft und der angegebenen Subunternehmer begründen (vgl 3.2.3).
• Die Struktur und die wirtschaftliche bzw. technische Situation des Bewerbers bzw. der
Bewerbergemeinschaft müssen sicherstellen, dass die ausgelobte Leistung problemlos
erbracht wird; es müssen folgende Mindestkriterien erfüllt sein:
� Der Bewerber oder zumindest ein Mitglied der Bewerbergemeinschaft muss über eine
Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von zumindest EUR 100.000,--
oder eine Promesse über den Abschluss einer Haftpflichtversicherung für das
gegenständliche Projekt in Höhe von zumindest EUR 100.000,-- verfügen. In diesem
Sinn müssen die geforderten Nachweise gelegt werden (vgl 3.2.4). Es gelten die
näheren Bestimmungen in 3.2.4.
� Der Bewerber hat in der Referenzzeit zumindest jeweils 3 einschlägige Referenzen in
folgenden Kategorien nachzuweisen: A (Die Kommunikationskampagne muss im
tourismusaffinen und/oder freizeitaffinen Bereich - zB für eine Destination oder eine
tourismusfördernde Veranstaltung erfolgt sein), B (Die Kommunikationskampagne
muss zumindest die Bereiche Klassische Werbung (minimum Print), Below-the-line-
Aktivitäten und Sponsoring beinhalten), C (Die Kommunikationskampagne muss auf
dem Gebiet des EWR-Raumes stark überregional stattgefunden haben -
Zielgruppengröße mind. 5 Mio. Einwohner) und D (Das Kommunikationsbudget muss
pro Kalenderjahr mind. EUR 200.000,-- , maximal jedoch EUR 1 Mio. (inkl.
Agenturhonorar und Produktionskosten, jedoch exkl. Schaltkosten und USt)
betragen). Eine Referenz muss nicht alle Kategorien "kumulativ" erfüllen. Mit einer
Referenz können eine, mehrere oder alle Kategorien erfüllt werden. Es können auch
mehrere Referenzen zum Nachweis aller Kategorien genannt werden.

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Aktuell laufende Kampagnen sind als Referenzen zugelassen, sofern ein detaillierter
Nachweis des aktuellen Projektstatus möglich ist.
Die Kampagnen müssen innerhalb der Referenzzeit stattgefunden haben.
� Der Bewerber hat nachzuweisen, dass er über zumindest drei leistungsfähige
Schlüsselpersonen verfügt, die Deutsch in Wort und Schrift beherrschen. Das für die
Leistungserbringung vorgesehene Schlüsselpersonal ist namentlich zu nennen. Eine
Mehrfachnennung einer Person für mehrere Funktionen ist nicht zulässig. Das
Schlüsselpersonal setzt sich zusammen aus:
- einem Kreativdirektor mit mind. 5 Jahre Berufserfahrung.
- einem Strategischen Planer mit mind. 5 Jahre Berufserfahrung sowie
- einem Etatdirektor mit mind. 10 Jahre Berufserfahrung.
Zum Nachweis der Leistungsfähigkeit einer Schlüsselperson muss dargelegt werden,
dass diese Person im Auftragsfall für die Erbringung der Leistung zur Verfügung
steht, die deutsche Sprache in Wort und Schrift beherrscht und in der Referenzzeit
zumindest 1 einschlägige Referenz der Kategorie A mit einem einem
Kommunikationsbudget von zumindest EUR 100.000,-- und maximal EUR 1 Mio.
pro Kalenderjahr (inkl. Agenturhonorar und Produktionskosten, exkl. Schaltkosten
und USt) erfolgreich federführend betreut hat. „Erfolgreich federführend betreut“
bedeutet, dass die Schlüsselperson das Projekt operativ geleitet hat und unter deren
Verantwortung das Projekt im Sinn der folgenden Interpretation erfolgreich
fertiggestellt wurde.
• Als Referenzzeit gilt die Zeit vom 1.1.2009 bis zur Abgabe der Teilnahmeunterlagen. Es
werden ausschließlich jene Referenzen/Betreuungszeiten gewertet, die in dieser Zeit
tatsächlich erbracht wurden.
3.2 Vorzulegende Nachweise/ Erfüllung Mindest- und Auswahlkriterien
Anstatt der im Folgenden geforderten Nachweise genügt zunächst die Vorlage einer
eidesstättigen Bestätigung, dass der Bewerber über diese Nachweise verfügt (= Ausfüllen des
Teilnahmenantrags, Anhang /.A). Alternativ können die folgenden Nachweise bereits
vorgelegt werden (§ 70 BVergG).
Soweit Nachweise vorzulegen sind, genügen - sofern nichts Gegenteiliges bestimmt ist -
Kopien. Diese dürfen nicht älter als 6 Monate sein.

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Auf Aufforderung des Auftraggebers/Kontaktperson sind die Nachweise binnen 7 Tagen (bei
sonstigem Ausscheiden) vorzulegen.
3.2.1 Rechtsfähigkeit
• Aktueller Auszug aus dem Firmenbuch, Handelsregister und/oder einem vergleichbaren
Berufsregister oder der im Herkunftsland des Bewerbers vorgesehenen Bescheinigung
oder eine eidesstättige Erklärung über die Rechtsfähigkeit des Bewerbers.
• Sofern Bewerber Teil eines Konzerns ist: die Gesellschaftsstruktur und etwaige
Verflechtungen mit anderen Personen (verbundene Unternehmen im Sinn von § 228
UGB) übersichtlich darzustellen (Organigramm) und – wenn die Leistungsfähigkeit der
übrigen Konkurrenzunternehmen bei der Bewertung mitberücksichtigt werden soll, der
Nachweis, dass der Bewerber auf die Mittel dieser Personen uneingeschränkt greifen
kann (Patronatserklärung gem. Anhang ./B) zu erbringen.
3.2.2 Befugnis
Nachzuweisen ist, dass der Bewerber über die erforderliche gewerberechtliche Befugnis
gemäß GewO verfügt. Ausländische Bewerber haben den Nachweis in ihrem Herkunftsstaat
laut Anhang VII BVerG vorzulegen.
3.2.3 Zuverlässigkeit
Zum Nachweis der Zuverlässigkeit hat der Bewerber – neben dem Teilnahmeantrag (Anhang
./A) vorzulegen:
• letztgültigen Kontoauszug der zuständigen Sozialversicherungsanstalt bzw.
Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Sozialversicherungsanstalt,
• letztgültigen Kontoauszug des zuständigen Finanzamts bzw.
Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamts
� des Bewerbers selbst,
� aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie
� allfälliger angegebener Subunternehmer;

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• jeweils aktueller Strafregisterauszug aller Schlüsselpersonen und Geschäftsführer
Bewerber/Mitglied Bewerbergemeinschaft.
3.2.4 Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
Zum Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit haben der Bewerber
bzw. in Summe die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft – neben dem Teilnahmeantrag –
bzw. verbundene Unternehmen/Dritte vorzulegen:
• aktuelle Bonitätsauskunft eines Kreditschutzverbandes oder eines anerkannten
Finanzinstitutes;
• Polizze Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme EUR 100.000,--oder
Bestätigung Zusage einer Haftpflichtversicherung einer anerkannten
Versicherungsinstitution für den Auftragsfall in Höhe von max. EUR 100.000,--
Versicherungssumme (Vorpromesse);
• letztgültiger Kontoauszug der zuständigen Sozialversicherungsanstalt bzw.
Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Sozialversicherungsanstalt;
• letztgültiger Kontoauszug des zuständigen Finanzamtes bzw.
Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamts;
3.2.5 Referenzprojekte Bewerber
Nachweis einschlägiger Referenzen der Kategorien A, B C und D 1 , die der Bewerber
erfolgreich fertiggestellt hat; und zwar federführend/hauptverantwortlich. Für die Referenz ist
vorzulegen der ausgefüllte Teilnahmeantrag und die Bestätigung des jeweiligen
Auftraggebers. 2 Zumindest sind je Kategorie 3 Referenzen, maximal sind je Kategorie 5
Referenzen vorzulegen. Ein und dieselbe Kampagne kann als Referenz für alle Kategorien
genommen werden.
3.2.6 Kompetenz Schlüsselpersonen
Nachweis, dass der Bewerber über drei Schlüsselpersonen verfügt, die zumindest einschlägige
Referenzen in der Kategorie A 3 mit einem Kommunikationsbudget von zumindest EUR
1 Zur Definition der einzelnen Kategorien siehe Punkte 3.1. und 3.3.
2 "federführend/hauptverantwortlich bedeutet, dass der Bewerber entweder selbst die Fertigstellung erbracht hat,
gegenüber dem Auftraggeber für die Fertigstellung verantwortlich war, oder Teil einer Arbeitsgemeinschaft
war und als solcher dem Auftraggeber solidarisch auch für die Betreuung der übrigen Mitglieder
verantwortlich war.
3 Zur Definition der einzelnen Kategorien siehe Punkte 3.1. und 3.3.

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100.000,-- und maximal EUR 1 Mio. pro Kalenderjahr (inkl. Agenturhonorar und
Produktionskosten, exkl. Schaltkosten und USt) vorweisen können; und zwar
federführend/hauptverantwortlich. Für die Schlüsselperson sind vorzulegen ein beruflicher
Lebenslauf, eine Strafregisterauskunft und die Erklärung über einschlägige Referenzen.
Zumindest ist eine Referenz und maximal fünf Referenzen pro Schlüsselperson vorzulegen.
3.3 Auswahlkriterien
Es werden maximal 8 leistungsfähige Bewerber zur Abgabe eines Angebots eingeladen.
In einem ersten Schritt wird überprüft, ob die Bewerber alle Mindestanforderungen, wie sie in
Punkt 3.1 aufgezählt sind, erfüllen.
Erfüllen mehr als 8 geeignete/leistungsfähige Unternehmen die Mindestanforderungen nach
Punkt 3.1, erfolgt die Auswahl anhand der im Folgenden dargelegten Auswahlkriterien:
3.3.1 Referenzen Bewerber
Pro Referenz und pro Kategorie erhält ein Bewerber 3 Punkte; in Summe pro Referenz
maximal 12 Punkte.
Kategorie A Die Kommunikationskampagne muss im tourismusaffinen und/oder
freizeitaffinen Bereich - zB für eine Destination oder eine tourismusfördernde
Veranstaltung erfolgt sein – Wenn erfüllt, 3 Punkte ; wenn nicht oder teilweise
erfüllt, 0 Punkte
Kategorie B Die Kommunikationskampagne beinhaltet zumindest die Bereiche Klassische
Werbung (minimum Print), Below-the-line- Aktivitäten und Sponsoring . –
Wenn erfüllt, 3 Punkte; wenn nicht oder teilweise erfüllt, 0 Punkte
Kategorie C Kommunikationskampagne hat auf dem Gebiet des EWR-Raumes stark
überregional stattgefunden (Zielgruppengröße mind. 5 Mio Einwohner) . –
Wenn erfüllt, 3 Punkte; wenn nicht oder teilweise erfüllt, 0 Punkte
Kategorie D Kommunikationsbudget pro Kalenderjahr größer als EUR 200.000,-- und
maximal EUR 1 Mio. (inkl. Agenturhonorar und Produktionskosten, jedoch
exkl. Schaltkosten und USt) betragen. – Wenn erfüllt, 3 Punkte; wenn nicht
oder teilweise erfüllt, 0 Punkte
Daraus folgt, dass ein Bewerber in Summe für Referenzen 60 Punkte erzielen kann.

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3.3.2 Referenzen Schlüsselpersonal
Qualifikation des Schlüsselpersonals Kreativdirektor, Strategischer Planer und Etatdirektor
wie folgt je Schlüsselperson:
a) Pro Referenz und pro Kategorie maximal 1 Punkt wie folgt: maximal 4 Punkte pro
Referenz; in Summe maximal 20 Punkte pro Schlüsselperson bzw. 60 Punkte für alle
drei Schlüsselpersonen.
Kategorie A Die Kommunikationskampagne muss im tourismusaffinen und/oder
freizeitaffinen Bereich - zB für eine Destination oder eine tourismusfördernde
Veranstaltung erfolgt sein – Wenn erfüllt, 3 Punkte; wenn nicht oder teilweise erfüllt,
0 Punkte
Kategorie B Die Kommunikationskampagne beinhaltet zumindest die Bereiche
Klassische Werbung (minimum Print), Below-the-line- Aktivitäten und Sponsoring .
– Wenn erfüllt, 3 Punkte; wenn nicht oder teilweise erfüllt, 0 Punkte
Kategorie C Kommunikationskampagne hat auf dem Gebiet des EWR-Raumes
stark überregional stattgefunden (Zielgruppengröße mind. 5 Mio Einwohner) . –
Wenn erfüllt, 3 Punkte; wenn nicht oder teilweise erfüllt, 0 Punkte
Kategorie D Kommunikationsbudget pro Kalenderjahr größer als EUR 200.000,und
maximal EUR 1 Mio. (inkl. Agenturhonorar und Produktionskosten, jedoch exkl.
Schaltkosten und USt) betragen. – Wenn erfüllt, 3 Punkte; wenn nicht oder teilweise
erfüllt, 0 Punkte
b) Berufserfahrung: Pro Jahr Berufserfahrung über der geforderten Mindestanzahl an
Berufsjahren (vgl. Punkt 3.2.1.) wird ein Punkt vergeben, maximal 10 Punkte pro
Schlüsselperson bzw. 30 Punkte für alle 3 Schlüsselpersonen.
In Summe können zum Auswahlkriterium Schlüsselperson 90 Punkte erzielt werden und
zwar: maximal 20 Punkte pro Schlüsselperson / Referenz bzw. 60 Punkte für alle
Schlüsselpersonen / Referenzen und 10 Punkte pro Schlüsselperson / Berufserfahrung bzw. 30
Punkte für alle Schlüsselpersonen / Berufserfahrung.
3.3.3. Bewertungsmodus
Gesamt: Maximal werden 150 Punkte vergeben. Alle Punkte haben dasselbe Gewicht. Es
werden jene 8 Bewerber zur Abgabe eines Angebots und zu Verhandlungen eingeladen, die

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nach diesem Bewertungsmodus die höchste Punkteanzahl erhalten. (Ex aequo 8. Platz für
mehrere Bewerber werden alle gleich gereihten Bewerber eingeladen.).
In diesem Sinn sind maximal 150 Punkte erreichbar:
Kriterium
Referenzen Bewerber 90
Qualifikation Schlüsselperson 60
Summe 150
3.4 Auftragnehmerkataster Österreich
maximale Punkteanzahl
Alle Bewerber, Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft und Subunternehmer können die
geforderten Nachweise durch eine entsprechende Eintragung im Auftragnehmerkataster
Österreich ersetzen. Soweit jedoch im Auftragnehmerkataster Österreich die diesbezüglichen
Angaben fehlen bzw. entsprechende Angaben nicht gemacht wurden (z.B. Mitteilung über
Referenzprojekte des Unternehmens bzw. der Mitarbeiter) sind diese Unterlagen der
vergebenden Stelle gesondert vorzulegen.
Kurz: Die Eintragung im Auftragnehmerkataster ersetzt die der geforderten Unterlagen nur
insoweit, als tatsächlich eine entsprechende Eintragung vorgenommen ist.

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4. Termine
Anforderung der Teilnahmeunterlagen bis spätestens 24.01.2012, 10.00 Uhr
Anfragen zu den Teilnahmeunterlagen bis spätestens 19.01.2012, 19.00 Uhr
Auskünfte zu Anfragen bis spätestens 20.01.2012, 16.00 Uhr
Einreichfrist für die Anträge auf Teilnahme 24.01.2012, 10.00 Uhr
Beabsichtigte Absendung der Aufforderung zur
Angebotsabgabe 13.02.2012
Abgabe erstes Angebot 05.03.2012, 10.00 Uhr
Erste Verhandlungsrunde KW 14 - Anfang April 2012
Beabsichtigtes Last and Best Offer KW 16 – Mitte April 2012
Beabsichtigte Zuschlagsentscheidung KW 19 – Anfang Mai 2012
Beabsichtigte Auftragserteilung KW 21 – Mitte Mai 2012
Beabsichtigter Beginn Leistung Juni 2012
Beabsichtigter Beginn neue Werbelinie Oktober 2012

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5. Checkliste
a) rechtsverbindlich unterfertigter Teilnahmeantrag
b) in eventu: rechtsverbindlich gefertigte Subunternehmererklärung
c) in eventu: Patronatserklärung
d) in eventu aktuelle Bankauskunft oder Auskunft Kreditschutzverband
e) in eventu Firmenbuchauszug bzw. vergleichbare Bescheinigung eines anderen Staates
f) in eventu aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes oder
Buchungsmittelung Finanzamt
g) in eventu aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung Sozialversicherungsträger oder
Kontoauszug Sozialversicherungsträger
h) in eventu Vorlage Gewerberegisterauszug/Gewerbeschein / Anhang VII BVergG
i) in eventu Organisationsplan der Konzern- und Gesellschaftsstruktur
j) in eventu Strafregisterauszüge Geschäftsführer (GF) Bewerber, Schlüsselpersonen, GF
Subunternehmer
k) in eventu Lebenslauf Schlüsselpersonen
l) in eventu Haftpflichtversicherung bzw. Vorpromesse über zumindest EUR 100.000,--
m) in eventu Referenzen: Auftragsbestätigung durch Auftraggeber
Auf Aufforderungen sind die Unterlagen binnen 7 Tagen bei sonstigem Ausscheiden
vorzulegen.

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6. Anhang
Anhang ./A Teilnahmeantrag
Anhang ./B Patronatserklärung
Anhang ./C Subunternehmererklärung/Verfügbarkeit