PDF (1.89 MB) - MediFox

MediFox Magazin
Ein Tag voller Aha-Erlebnisse
Individuelle Schulung:
Hier sind alle Fragen erlaubt
So steuern Sie auf Erfolgskurs
Mit dem MediFox navigator
haben Sie alle Kennzahlen im Blick
Herbst 2010

Editorial
MediFox Magazin . 2010 Herbst
Liebe Leserin, lieber Leser,
kennen Sie eigentlich Ihren persönlichen Kundenberater bei MediFox? Zurzeit erweitern wir unser
Kundenberatungsteam mit dem Ziel, jedem Kunden einen persönlichen Berater zur Verfügung zu
stellen. An ihn können Sie sich wenden in allen Belangen rund um Sof tware und Administration,
Verwaltung und Betriebswirtschaft, Datenaustausch und aktuelle Branchenthemen.
„Wir sehen uns als Sprachrohr der Kunden“ so fassen unsere Berater ihre Arbeit auf.
Sie sind eine Schnittstelle zwischen Ihnen und MediF ox. Sie kennen Ihre Interessen und wissen
auch, wo der Schuh drückt. Vor allem kennen sie die Tricks und die Automatismen, die das Programm
bietet. Häufig hören wir: „Es läuft alles gut.“ Doch manche Arbeitsabläufe haben sich
eingeschliffen – Ihr Kundenberater kennt immer welche, die noch schneller gehen. Erst wenn
Sie auch die Automatismen kennen, zum Beispiel bei den Stammtouren oder der Mitarbeiterzeiterfassung,
nimmt Ihnen Ihr Programm auch wirklich die Verwaltungsarbeit ab, die es leisten
kann. Denn dafür ist es gemacht.
Ihr Kundenberater ist aber auch eine Schnittstelle zur ambulanten Pflegebranche. Er hilft
Ihnen beim Netzwerken mit anderen Pflegediensten, die ähnliche Fragen haben, und er stellt
Kontakte zu Berufsverbänden oder anderen Mittlern der Branche her. Und natürlich auch zum
MediFox-Produktmanagement oder dem technischen Support. Testen Sie uns, rufen Sie uns an!
Wir wollen Ihnen mehr bieten als Software.
Einen kommunikativen und erfolgreichen Herbst wünscht Ihnen
Ihr
Christian Städtler
Christian Städtler,
Geschäftsführer,
verantwortlich
für Marketing
und Vertrieb.

Immer erreichbar
Wir sind von Montag bis Donnerstag
von 8:00 Uhr bis 17:30 Uhr und am
Freitag von 8:00 Uhr bis 16:00 Uhr
für Sie da.
Team 1: 0 51 21. 28 29 1-11
Niedersachsen, Hamburg, Bremen,
Schleswig-Holstein, Berlin, Brandenburg,
Mecklenburg-Vorpommern
Team 2: 0 51 21. 28 29 1-12
Nordrhein-Westfalen, Hessen,
Rheinland-Pfalz, Saarland
Team 3: 0 51 21. 28 29 1-13
Bayern, Baden-Württemberg,
Sachsen, Sachsen-Anhalt, Thüringen
Impressum
Herausgeber: MediFox GmbH
Junkersstraße 1, 31137 Hildesheim
Tel.: 0 51 21. 28 29 10, Fax: 0 51 21. 28 29 1-99
Verlag: Vincentz Kundenmedien
Postfach 6247, 30062 Hannover
Tel.: 05 11. 99 10-310, Fax 05 11. 99 10-309
Redaktion: Claudia Müller (V.i.S.d.P.)
Redaktionelle Mitarbeit: Marion Seigel
Fotos: Daniel Möller (Seiten 1, 3, 8-11),
fotolia (Seiten 4, 6-7, 15)
Gestaltung: Angelika Jungvogel
Druck: BWH GmbH
© Vincentz Network GmbH & Co. KG
Inhalt
So steuern Sie auf Erfolgskurs
Der MediFox navigator zeigt Ihnen Ihre betrieblichen
Kennzahlen auf einen Blick. Sie sehen jederzeit, wo
Sie wirtschaftlich stehen. Der Clou: Das Modul sucht
sich seine Daten automatisch aus den vorhandenen
MediFox-Modulen zusammen – ohne weiteres Zutun.
Ein Tag voller Aha-Erlebnisse
Fragen, was Sie wollen: Der „Tag mit MediFox“ ist eine
Schulung der besonderen Art. Sie können sie frei nach
Ihren Wünschen gestalten – etwa gemeinsam die
Abrechnung durchführen, tägliche Routinen vereinfachen
oder ganz individuelle Fragen klären.
6
Management >
8
Unternehmensentwicklung >
Dokumente zentral hinterlegen
Lesen Sie, wie Sie im Funktionsbereich Verwaltung unter
„Dokumente und Medien“ eine Infothek einrichten können.
Weitere Tipps & Tricks: Wie Sie Stammdaten vor dem
Datenaustausch prüfen, Serienbriefe mühelos erstellen
12
oder zyklisch anfallende Leistungen korrekt planen.
Tipps & Tricks >
Perfekt vorbereitet in die MDK-Prüfung
Bis Ende des Jahres will der MDK alle ambulanten
Pflegedienste in Deutschland prüfen. Wer bisher also
noch ohne Pflegenoten dasteht, muss damit rechnen,
dass sich kurzfristig ein Prüfteam ansagt. Lesen Sie,
14
wie Sie und Ihr Team sich optimal darauf vorbereiten.
Software & Wirtschaft >

Trends
4
Erfolgreicher Start
für MediFox finance
Im Juli 2010 konnte MediFox den 150. Kunden des Abrechnungsmoduls
MediFox finance begrüßen. Das im
März 2010 auf der Altenpflegemesse in Hanno ver vorgestellte
Produkt erweist sich damit als voller Erfolg. Um
die gewinnbringende Kombination aus Software und
Abrechnungsservice anbieten zu können, hatte MediFox
eigens dafür mit der Bank für Sozialwirtschaft die BFS
Abrechnungs GmbH ins Leben gerufen.
Pflegedienste und Sozialstationen, die bereits mit
MediFox finance abrechnen, sind begeistert von dem
Potenzial, das sich ihnen eröffnet. Neben der finanziellen
Unabhängigkeit schätzen die Anwender besonders die
enorme Arbeitserleichterung und Sicherheit, die ihnen
das Factoring bietet. Da die Abrechnungsdienstleistung
komplett in MediFox integriert ist, können die Daten für
die Rechnungsstellung direkt aus dem Programm generiert
werden. So wird der Verwaltungsaufwand um bis
zu 30 Prozent reduziert.
Pflege in Zahlen
SERIE
Diesmal: Pflegenoten für ambulante Pflegedienste
Gut abgeschnitten: In der Zwischenbilanz – nachdem
2.507 Pflegedienste bundesweit geprüft worden sind
– wird die durchschnittliche Gesamtnote von 2,1 erreicht.
Gut ausgebildet: Ärztlich verordnete pflegerische
Leistungen erbringen die Fachkräfte in der ambulanten
Versorgung mit einer Durchschnittsnote von 1,9.
Nachhilfe sollte es mancherorts noch bei den pflegerischen
Leistungen geben, hier lag das Mittel bei 2,7.
Gut aufgestellt: In Punkto Dienstleistung und Organisation
kann sich die ambulante Pflege sehen lassen:
Hierfür gab es im Schnitt die Note 1,7.
Besser geht’s nicht: Wäre allein die Kundenmeinung
Maßstab der Benotung, dann gäbe es in der ambulanten
Pflege nur Musterschüler: Hier liegt der Notendurchschnitt
bei 1,0.
(Quelle: MDS, Stand: Juli 2010)
MediFox im Service-Modus: Faktoren wie Telefonservice,
Arbeitserleichterung und Zeitersparnis machen den
Mehrwert einer Software-Dienstleistung aus.
Das Prinzip Mehrwert
Aus den USA stammt die markigste Formel für Mehrwert:
buy one, get one free – kaufe zwei zum Preis von einem. Für
Dienstleister ist es schwieriger, ihre Angebote in einprägsame
Formeln zu fassen. Denn Servicevorteile sind keine fassbaren
Produkte und rücken erst dann ins Bewusstsein der
Kunden, wenn diese die Dienstleistung tatsächlich benötigen.
Mitarbeiter im Kundendienst von MediFox können
„ein Lied davon singen“ und haben dazu jede Menge pr aktische
Beispiele parat.
So mag manchem Neukunden zunächst nicht so recht
nachvollziehbar sein, warum zur MediFox-Software noch ein
Pflegevertrag gehört – und was alles drinsteckt in diesem
Servicepaket. Pflegedienste, die schon länger mit MediFox
arbeiten, haben die vertraglichen Zusatzleistungen dagegen
schon mehr als einmal schätzen gelernt: „Änderungen an
meiner Vergütung lasse ich schnell und einfach vom Service
durchführen und muss mir darüber keine Gedanken mehr
machen“, freut sich Silke Gerkens vom DRK Hameln über
den Service, der ihr viel Zusatzarbeit ersparte.
Wie schnell ein Pflegedienst beispielsweise von einer
Änderung in den Vergütungsvereinbarungen profitieren
kann, das hängt davon ab, wie rasch seine Mitarbeiter sämtliche
damit verbundenen Korrekturen für alle Bereiche und
alle Kunden in das betriebliche Erfassungs- und Abrechnungswesen
einpflegen können. Abgesehen davon, dass solche
Vorgänge Arbeitszeit und -kraft binden, geraten dabei nicht
selten Abläufe ins Stocken, oder es entstehen Fehlerquellen.
Mehrwert bedeutet bei MediFox in einem solchen Fall:
Neue Vergütungsvereinbarung einfach an den Kundenservice
schicken, formlos mit der Bitte um Anpassung –
Kundennummer nicht vergessen, entweder per Fax (0 51 21.
28 29-199) oder per E-Mail (kundenservice@medifox.de). Nach
der Eingangsbestätigung aktualisieren die Mitarbeiter sofort,
spätestens innerhalb von zehn Werktagen, die Daten. Dann
meldet sich ein Service-Mitarbeiter beim Kunden und spielt
die aktualisierte Version per Fernwartung ein. Ab diesem
Zeitpunkt geht es nahtlos mit den neuen Sätzen weiter
– im Prinzip fast so einfach wie „buy one, get one free“.

MediFox Magazin . 2010 Herbst
Messen im Herbst 2010:
Rehacare und Consozial
Persönliche Gespräche und der direkte Austausch mit den
Kunden – das sind wichtige Grundlagen für die Software-
Entwickler von MediFox. Um das „Ohr ganz nah am Kunden“
zu haben, nutzt MediFox ganz unterschiedliche Wege:
Zum einen mit dem Team „Kundenzufriedenheit“, zum
anderen aber auch bei Anwendertreffen und auf Messen.
Die Reaktionen und Meinungen von Messebesuchern zu
neuen Funktionen, Programm-Updates und Zusatzmodulen
zeigen deutlich, wie es gelungen ist, Kundenwünsche
praxisgerecht umzusetzen.
Auf den beiden wichtigsten Messen in diesem Herbst
2010 gibt es wieder Gelegenheit für den intensiven Austausch:
So war MediFox vom 6. bis 9. Oktober auf der
21. Rehacare in Düsseldorf vertreten. Zahlreiche Besucher
ließen sich hier bereits von den MediFox-Neuheiten begeistern.
Am 3. und 4. November informieren die MediFox-
Mitarbeiter in Nürnberg auf der 12. Fachmesse und Congress
des Sozialmarktes, Consozial, in Halle 7A, Stand 215.
MediFox-Anwendertreffen: Jetzt in Ihrer Nähe
Anwendertreffen: Informationen für die tägliche Praxis.
In sieben Städten führt MediFox im Herbst wieder die beliebten
Anwendertreffen durch. Die diesjährigen Veranstaltungen
stehen unter dem Motto „Effizienzsteigerung
und optimale Nutzung“. Anwender erfahren alles über die
Möglichkeiten von MediFox ambulant 6.5. „Aber wir zeigen
Ihnen auch Tipps und Tricks in allen Bereichen von MediFox.
So können Einsteiger und erfahrene Anwender noch ver-
Die Termine für die Anwendertreffen im Herbst 2010
MediFox – in Düsseldorf und Nürnberg für Sie vor Ort.
trauter mit dem Programm umgehen“, sagt Daniel Ebeling
vom MediFox-Schulungsteam. Die Referenten informieren
über die Highlights des aktuellen Updates (6.5), etwa die
automatische Budgetierung, die interaktive Hilfe oder die
Datenaustauschautomatik. Für MediFox ultimate gibt es
beispielsweise Tipps zur flexiblen Terminverwaltung oder
individuell erstellbaren Leistungsgrundlagen. Zudem informieren
die Schulungen über die neue Gliederung der
Stammdaten, den effektiven Umgang mit MediFox mobil
und viele andere nützliche Themen. „Unser Ziel ist es, unseren
Anwendern dabei zu helfen, ihre Verwaltung zu optimieren
und dadurch den täglichen Ablauf zu erleichtern“,
betont Daniel Ebeling. Und natürlich sind diese Treffen
eine perfekte Gelegenheit, sich mit MediFox-Anwendern
aus ganz Deutschland auszutauschen. Die Schulungsreihe
beginnt mit der Hausmesse bei MediFox in Hildesheim.
Hier erhalten Kunden auch interessante Einblicke in das
Tagesgeschäft der Firmenzentrale. Teilnehmer können sich
unter E-Mail anwendertreffen@medifox.de anmelden.
21. Oktober Hausmesse Hildesheim (ohne Teilnahmegebühr) ++ 28. Oktober Düsseldorf ++ 4. November Berlin
++ 9. November Leipzig ++ 16. November Hamburg ++ 25. November München ++ 2. Dezember Frankfurt
(Teilnahmegebühr pro Person 159 Euro, inklusive MediFox-Warengutschein im Wert von 100 Euro.)
Trends
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Management
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MediFox Magazin . 2010 Herbst
So steuern Sie auf Erfolgskurs
Mit dem MediFox navigator sehen Pflegedienste jederzeit, wo sie wirtschaftlich
stehen. Sie können Umsatzziele definieren und bei Kursabweichungen
rechtzeitig entgegen steuern. Das Managementmodul funktioniert so einfach
wie ein Fernseher: einschalten und schauen.
Haben Sie Ihre Gewinnentwicklung im
Jahresverlauf im Blick? Wie lange dauert
durchschnittlich eine Tour? Schöpfen
Sie die Leistungen für die jeweiligen
Pflegestufen voll aus? Kennen Sie Ihren
Umsatz pro Hausbesuch, pro Klient, pro
Pflegestunde? Diese und viele andere
Kennzahlen sind wichtige Bausteine für
den Unternehmenserfolg. Wer seine
Zahlen kennt und auf dieser Basis die
richtigen Entscheidungen trifft, bleibt
auch wirtschaftlich auf Kurs.
„Den MediFox
navigator brauchen
Sie nur zu öffnen und
erhalten automatisch
alle Kennzahlen.“
Marc Schlottig,
Produktmanager
Doch mit dem Controlling ist das
so eine Sache. „Ich bin kein Zahlenmensch“
oder „Ich kümmere mich
lieber um meine Klienten“ heißt es
häufig im Sozialwesen. „Dabei ist es
kein Widerspruch, zugleich sozial und
wirtschaftlich zu handeln“, sagt Marc
Schlottig, der Produktmanager bei
MediFox. „Im Gegenteil, nicht nur seinen
Klienten, sondern auch seinen Mitarbeitern
gegenüber trägt der Unter-
Der MediFox navigator ermittelt automatisch alle relevanten Daten rund um Klienten,
Mitarbeiter und Umsätze.
nehmer eine soziale Verantwortung.
Dieser wird er am besten durch die richtigen
unternehmerischen Entscheidungen
gerecht.“
Denn die Ziele des Controllings sind
im Sozialwesen dieselben wie in anderen
Branchen: Daten zu beschaffen, zu
analysieren und daraus Entscheidungen
abzuleiten. Mit den Daten kann der
Unternehmer regelmäßig überprüfen,
ob er sich noch auf dem rich tigen Weg
zum Ziel befindet, kann Kursabweichungen
erkennen und ihnen entgegen
steuern. So macht der MediFox navigator
seinem seemännischen Namen
alle Ehre.
MediFox navigator
sucht Daten automatisch
Wie lassen sich nun diese Daten beschaffen?
„Natürlich kann man sich
jeden Monat ein, zwei Tage hinsetzen
und seine Kennzahlen ermitteln“, sagt
Marc Schlottig. „Schneller geht es mit
dem Controllingmodul MediFox navigator.
Den brauchen Sie nur zu öffnen
und haben umgehend alle Daten auf
einen Blick.“
Der MediFox navigator ist ein Zusatzmodul,
das auf die bereits vorhandene
Software aufbaut. Mindestens
erforderlich sind die Grundversion sowie
das Modul Personaleinsatzplanung.

Sehr sinnvoll ist zudem die mobile Datenerfassung,
damit noch mehr „echte“
Daten als Berechnungsgrundlage vorhanden
sind. Der MediFox navigator
wird einfach geöffnet und sucht sich
dann – ganz automatisch, ohne weiteren
Erfassungsaufwand – alle Daten aus
den verschiedenen MediFox-Modulen.
Schon die Startseite zeigt die
Umsatz-, Mitarbeiter- und Klientenkennzahlen
des Monats, samt ihrer
Tendenz im Vergleich zum Vormonat
als Pfeil nach oben oder unten (siehe
Abbildung Seite 6). Viele weitere Analysen
stellt das Programm anschaulich
dar, etwa als Balken-, Torten- oder Kurvendiagramm.
So können zum Beispiel
die Altersstruktur der Klienten, deren
Zu- und Abgänge oder der Personalbedarf
und der Fachkräfteanteil überprüft
werden. Insgesamt stehen alle
relevanten Kennzahlen rund um Klien-
Die Umsatzprognose berechnet vorausschauend den Umsatz auf
Basis der angelegten Aufträge und Verordnungen.
ten, Mitarbeiter, Einsätze und Umsätze
„in Echtzeit“ zur Verfügung.
Klare Sicht voraus
Für Pflegedienstleiterin Sabine Helmer
ist der MediFox navigator ein unverzichtbares
Steuerungsinstrument: „Ich
habe Betriebswirtschaft studiert. Daher
ist Controlling für mich ganz selbstverständlich.
Es ist spannend, den prognostizierten
Umsatz auszurechnen und zu
schauen, ob wir auf Kurs liegen“, sagt
die Unternehmerin aus Dingolfing. „Ich
setze mir immer klare Ziele, zum Beispiel
ein Umsatzplus von drei Prozent
im Jahr. Mit dem MediFox navigator
kann ich jederzeit sehen, wo ich stehe.
Wenn ich dann eine Abweichung entdecke,
kann ich auch gleich feststellen,
woran es liegt. Zum Beispiel an vielen
Abgängen.“ Interessant für sie sei auch,
wie sich die Umsatzanteile im SGB V
und XI verteilen und welche Leistungen
privat abgerechnet werden.
Natürlich ersetzt das Informationssystem
nicht das Expertenwissen der
Pflegedienstleitung. Die Ermittlung
relevanter Kennzahlen regt Denkprozesse
an. Die sich daraus ergebenden
Handlungen bleiben der erfahrenen
Pflegedienstleitung überlassen.
Oder wie es Sabine Helmer ausdrückt:
„Zaubern kann es nicht. Man
muss seine Handlungsempfehlung
schon selbst ableiten. Zum Beispiel,
dass ich verstärkt Werbung mache,
wenn ich ganz viele Kunden über 90
Jahre habe. Oder dass jetzt nur Hilfskräfte
und Zivis die Rezepte von den
Ärzten holen, weil es zu teuer ist, wenn
Fachkräfte dort warten. Solche Maßnahmen
hätte ich ohne die Kennzahlenanalyse
nicht ableiten können. Nur
mit den richtigen Kennzahlen kann
ich mein Unternehmen so effizient
steuern, wie es nötig ist. “
Klare Sicht voraus heißt das in der
Seemannssprache. Und klare Sicht nach
vorn brauchen die Unternehmen in der
Pflegebranche heute mehr denn je.
Weitere Informationen
Marc Schlottig
Telefon: 0 51 21. 28 29 1-70
Die Gewinnschwellenanalyse zeigt, bei welcher Klientenzahl der
Pflegedienst die Gewinnzone erreicht.
Management
7

Unternehmensentwicklung
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MediFox Magazin . 2010 Herbst
Ein Tag voller
Aha-Erlebnisse
Alles, was Sie schon immer über MediFox wissen
wollten, können Sie am „Tag mit MediFox“ fragen.
Diese Software-Schulung der besonderen Art können
Kunden frei nach ihren Wünschen gestalten – von
der gemeinsam durchgeführten Abrechnung über
„Abkürzungen“ bei der täglichen Routine bis hin zu
individuellen Sonderfällen.
Der „Tag mit MediFox“ ist eine Schulung, die bei jedem
Kunden anders abläuft. „Fragen Sie uns, was Sie wollen.
Alle Fragen sind erlaubt, es gibt überhaupt keine dummen
Fragen“, sagt Dennis Heinrich, Leiter des Kundenservice
bei MediFox. Rund 1.300 dieser Schulungen führt Dennis
Heinrich mit seinem Team pro Jahr durch. Die meisten fin-
„Besonders beliebt sind
die vielen kleinen Tricks,
wie man mit weniger
Klicks als bisher zum Ziel
kommt.“
Dennis Heinrich,
Leiter Kundenservice
den direkt vor Ort bei den Pflegediensten statt, hat man
dort doch die eigenen Geräte mit seinen Stammdaten und
die Mitarbeiter beisammen. Andere Kunden wiederum
schätzen es, auch einmal heraus zu kommen aus der täglichen
Umgebung und nehmen die Fortbildung in Ruhe und
gemeinsam mit dem Team bei MediFox in Hildesheim in
Anspruch.
Die Inhalte eines „Tages mit MediFox“ sind so vielseitig
wie die ambulanten Dienste. Oft geht es um die Einarbeitung
neuer Mitarbeiter oder das Kennenlernen neuer Programminhalte.
Überhaupt sind Veränderungen ein sinnvoller
Anlass, den „MediFox-Tag“ in Anspruch zu nehmen – sei
es die Umstrukturierung des Pflegedienstes, die Zusammenlegung
mehrerer Betriebe oder die Anschaffung neuer
Geräte. Auf Wunsch wird dann etwa gemeinsam eine Abrechnung
mit den eigenen Daten unter den neuen Voraussetzungen
durchgeführt.

Viele Kunden möchten einfach noch mehr Facetten der
Software kennenlernen und ihr Wissen auffrischen. Besonders
beliebt sind die vielen kleinen Tricks und Abkürzungen,
wie man mit weniger Klicks als bisher zum Ziel kommt. „Da
lässt sich richtig was rausholen, wenn Kleinigkeiten, die sich
jahrelang eingeschliffen haben, einmal auf den Prüfstand
kommen“, sagt Dennis Heinrich.
Und manchmal muss schnell und unbürokratisch eine
Notsituation überbrückt werden. „Es ist alles schon da gewesen“,
berichtet der Kundenservice-Leiter. „PCs abgestürzt,
Daten nicht gesichert, alle Mitarbeiter auf einmal krank.“
Damit der Pflegedienst handlungsfähig bleibt, kommt ein
MediFox-Mitarbeiter in den Betrieb und führ t die notwendigen
Abrechnungen und Installationen durch.
Möglich ist es auch, sich die Kosten zu teilen. So können
mehrere Pflegeunternehmen gemeinsam an der Schulung
teilnehmen – und eine Art „Mini-Anwendertreffen“ bilden.
Schulung nach Umstrukturierung
Eine Umstrukturierung war der Anlass, warum Raphael
Glade, Pflegedienstleiter Caritas Marburg Ost, mit seinem
Team den „Tag mit MediFox“ buchte. Zwei Sozialstationen
der Caritas Marburg wurden zum 1. Juli 2010 zusammengelegt,
MediFox-Mitarbeiter Alexander Hinz kam Mitte Mai
zur Schulung. Glade hatte den Termin sorgfältig vorbereitet
und wochenlang Fragen gesammelt, damit sich der Tag
auch wirklich lohnt. „Wer kennt schon alle Facetten seiner
Software – ob MediFox oder MS Word oder Handy? Ziel war,
das meiste für uns herauszuholen, sowohl aus der Software
als auch aus der Schulung.“
Sein Fazit: „Es war ein tolles, aber intensives Training in
lockerer und effektiver Atmosphäre. Herr Hinz hat erst alle
Fragen gesammelt und dann thematisch gebündelt. Wir
hatten ein Aha-Erlebnis nach dem anderen.“ Zunächst ging
es um die Neuorganisation des Pflegedienstes: Die zwei
Gingen gemeinsam
alle Schritte der
Abrechnungen durch:
Das Leitungsteam
des Interkulturellen
Sozialdienstes
Hannover und Daniel
Ebeling von MediFox.
Unternehmensentwicklung
9

Unternehmensentwicklung
10
Gruppen der bisher bestehenden Sozialstationen sollten
organisatorisch zusammengefügt werden. Die Stammdaten
mussten in eins der Systeme eingefügt und das andere
stillgelegt werden. Entsprechende Filter wurden gesetzt.
„Das war ganz schön knifflig.“
Trotzdem war noch Zeit für ein paar Tricks: Wie man in
der Verordnungsverwaltung SGB V die Wiedervorlage und
die Folgeverordnungen besser hinterlegen kann. Oder dass
man nicht nur aus einem Angebot eine Leistungsplanung
erstellen kann, sondern auch umgekehrt. Oder dass man
Stammblätter beidseitig ausdrucken kann…
„Wir haben gelernt, dass wir noch nicht alles so machen,
wie wir es könnten“, sagt Raphael Glade und ist überzeugt:
„Je besser ich das System pflege, umso leichter hab‘
ich es. Was ich eingepflegt habe, daran muss ich nicht mehr
ständig denken. Das System erinnert mich daran, und ich
habe den Kopf frei. Der Tag machte viel Spaß. Alle sind richtig
heiß gelaufen und wollten wissen, was kann das System
denn noch alles.“
„In das Programm reinfuchsen“
Pflegedienstleiterin Marion Meuter aus Lemgow im Wendland
nutzt bereits seit 1999 die MediFox-Abrechnungs- und
Verwaltungssoftware, später kam die Pflegeplanung hinzu.
Jetzt kaufte sie zusätzlich noch die Personaleinsatzplanung
im Paket mit dem „MediFox-Tag“. An der Schulung nahm sie
mit ihrer Stellvertreterin Heide Krüger teil. „Wir haben uns
richtig reingefuchst in das neue Programm.“
Aber es ging an diesem Tag auch um eine Auffrischung
für alle MediFox-Module, vieles wurde vereinfacht. So haben
sie die vorher fünfseitige Pflegeplanung auf zwei Sei-
Ein Tag mit MediFox
Kosten:
790 Euro pro Schulung *
Dauer:
6 Stunden
Inhalte:
Individuell nach Absprache
Teilnehmer:
Pflegedienstleitungen und Mitarbeiter.
Auch Teilnahmen mehrerer
Pflegedienste sind möglich
Anzahl:
In der Regel zwischen
2 und 20 Personen
Ort:
Vor Ort beim Kunden oder bei
MediFox in Hildesheim
* Anfahrt bereits inklusive
ten gestrafft, ganz einfach, indem sie mehrere Maßnahmen
in eine Zeile kopierten. Die Stammblätter dagegen
sollten ausführlicher werden, nämlich zwei Seiten, wie es
der MDK vorschreibt. Auch dies war möglich.
„Über die Jahre wurden die Programme immer komplexer,
da war eine Auffrischung sehr nützlich“, sagt Marion
Meuter. Sie erinnert sich noch an die Anfänge, damals 1999,
als ihre Firma gerade einmal zwei Mitarbeiter hatte. Falk
Preußner, MediFox-Gründer und Geschäftsführer, brachte
persönlich das Software-Paket vorbei und installierte es.
„Anfangs habe ich das Programm gar nicht richtig akzeptiert,
ich bin kein Computermensch. Heute wüsste ich gar
nicht, wie es ohne gehen sollte.“
Auch bei Jasmin Arbabian-Vogel ging es darum, sich ins
neue Programm einzuarbeiten. Die Geschäftsführerin des

MediFox Magazin . 2010 Herbst
Interkulturellen Sozialdienstes Hannover stellte ihr gesamtes
System auf MediFox um, bei einer Größe von 60 Mitarbeitern
ein ordentlicher Kraftakt. „Teilweise hatten wir eine
Standleitung zum MediFox-Service“, berichtet die Pflegedienstleiterin.
Bei der Schulung gab es für sie und ihr sechsköpfiges
Leitungsteam viel zu klären. Gemeinsam gingen
sie alle Schritte der Abrechnung durch, legten zu jedem
Kunden Debitorenkonten an. Zudem musste die Hardware
Datenaustausch, neue Module, Fragen aller Art:
Pflegedienstleiterin Jasmin Arbabian-Vogel (oberes
Bild) buchte schon mehrere MediFox-Schulungen.
mit der Software für den Datenträgeraustausch versehen
werden. Im Sommer 2010 kaufte Jasmin Arbabian-Vogel
noch den MediFox navigator. Demnächst soll es auch wieder
einen „Tag mit MediFox“ geben, aber erst werden noch
alle Fragen gesammelt.
Der Wiedereinsteiger
Peter Roddau ist zwar seit 1997 MediFox-Kunde, hat aber
zuletzt drei Jahre lang die Software eines anderen Anbieters
verwendet. Der Geschäftsführer des „APS Ambulanten
Pflegedienst Springe Roddau“ war unzufrieden mit einem
Detail des MediFox-Programms. Dies konnte zwar der andere
Anbieter lösen, aber letztlich stimmte das Gesamtpaket
nicht. Auf der Fachmesse Altenpflege 2010 kehrte Peter
Roddau zu MediFox zurück, kaufte Abrechnung und Perso-
naleinsatzplanung. Bei dieser Gelegenheit investierte er
auch gleich noch in neue Geräte, MediFox stellte ihm dafür
die Spezifikationen zur Verfügung.
Zum Wiedereinstieg buchte er zusätzlich zur normalen
Produktschulung, die im Leistungsumfang enthalten ist,
noch den „MediFox-Tag“ vor Ort im Pflegedienst. Gemeinsam
mit fünf seiner rund 25 Mitarbeiter nahm er dar an teil.
Am ersten Tag ging es um das Anlegen der Stammda ten
und Erstellen von Dienstplänen, Tourenplänen und der
Pflegeplanung. „Alles wurde uns noch einmal von Grund
auf erklärt, so kamen wir wieder richtig gut rein.“
Am zweiten Tag wurde alles weiter vertieft: Wiedervorlage-Eigenschaften,
Controlling-Kennzahlen und Abrechnungen,
die an echten Klienten durchgespielt wurden.
Roddau: „Jetzt fühle ich mich fit und denke, dass ich die
Software in allen Facetten gut kenne.“
Weitere Informationen
Dennis Heinrich
Telefon: 0 51 21. 28 29 1-10
Unternehmensentwicklung
11

Kennt alle Tricks:
Christian Kasten ist
einer von 50 Ansprech-
partnern im MediFox
Kundenservice.
0 51 21. 28 29 1-10
Tipps & Tricks
12
Zyklisch anfallende Leistungen
korrekt planen
+++ Neben Leistungen, die täglich oder einmal pro Woche anfallen, gibt es
auch solche, die in bestimmten Abständen erbracht werden – also etwa ein
Verbandswechsel an jedem zweiten Tag. Damit Sie in der wöchentlichen oder
monatlichen Leistungsplanung auch solche zyklisch anfallenden Leistungen
korrekt planen, können Sie diese entsprechend erfassen. Dazu fügen Sie in
Verwaltung / Verordnung & Aufträge unter „Planung der Einsätze und Leistungen“
wie gewohnt die Leistung dem Einsatz hinzu und anschließend
wählen Sie individuell den Zyklus aus. Aber nicht irritieren lassen beim Blick
auf die wöchentliche Planungsübersicht: Dort wird die erfasste zyklische
Leistung mit einer Leerzeile kenntlich gemacht.
Ti

Lassen Sie Ihre Stammdaten bereits
vor dem Datenaustausch prüfen
+++ Um Verzögerungen durch Rückfragen zu
vermeiden, sollten Sie schon vor einem
Datenaustausch, den Sie mit Kostenträgern
oder Ihrem Abrechnungsdienstleister vornehmen,
vom MediFox-Programm alle relevanten
Stammdaten prüfen lassen. So stellen Sie
sicher, dass alle notwendigen Angaben korrekt
und vollständig sind. Sie finden diese Funktion
unter Statistik / Stammdatenprüfung. Dort
erscheint ein zweigeteiltes Fenster mit jeweils
einer Liste für Angaben zum Klienten und einer
weiteren mit Angaben zum Kostenträger. Für
eine vollständige Prüfung sollten alle Kästchen
mit einem Häkchen versehen sein. Natürlich
können Sie aber auch nur bestimmte Daten
MediFox Magazin . 2010 Herbst
Wichtige Dokumente zentral
hinterlegen für alle Mitarbeiter
+++ Ähnlich wie an einem „Schwarzen Brett“ kann jeder Mitarbeiter
im Funktionsbereich Verwaltung unter „Dokumente und Medien“ auf
Informationen zugreifen oder solche hinterlegen, die für den ganzen
Pflegedienst wichtig sind, zum Beispiel Expertenstandards oder QM-
Richtlinien, aber auch Links oder Fachartikel. Oberhalb der Auflistung aller
Dokumente lässt sich die Auswahl über vorgegebene Filter eingrenzen
(Klienten, Ärzte, Kostenträger, Mitarbeiter). Jeder Pflegedienst kann aber
auch eigene Kategorien festlegen. Bildsymbole zeigen, ob es sich um Wordoder
Excel-Dokumente, PDFs, E-Mails oder PowerPoint-Präsentationen handelt.
Diese zentrale Sammelstelle für Medien kann sich zu einer regelrechten
Infothek entwickeln und modernes Wissensmanagement unterstützen
(siehe dazu auch Trends, S. 4).
prüfen lassen, die Sie dafür bitte entsprechend
pps & Tricks
markieren.
Serienbriefe bequem
erstellen und verwalten
+++ Sie möchten Ihre Kunden oder Kooperationspartner aktuell
informieren oder Ihnen Weihnachtsgrüße senden? Das erledigen
Sie ganz einfach in vier Schritten: Gehen Sie in Verwaltung /
Serienbriefe und klicken Sie auf den Button „neuer Serienbrief“.
Dort suchen Sie die gewünschten Empfänger aus – entweder mit
einer Kategorie (zum Beispiel Klienten) oder individuell durch
Markieren mit Häkchen. Dann geben Sie eine Beschreibung ein,
etwa Weihnachtsgrüße, und wählen zwischen einem leeren
Dokument oder Ihrer Vorlage mit Briefkopf. Schließlich klicken
Sie auf „Speichern und mit Word öffnen“ und können dann wie
gewohnt in Word Ihr Anschreiben verfassen, als Serienbrief erstellen
und ausdrucken.
Tipps & Tricks
13

Software & Wirtschaft
14
Souverän blieben bei der
MDK-Prüfung: Mit sorgfältiger
Recherche können
sich Pflegedienste optimal
auf den Prüftermin
vorbereiten. Fragen und
Probleme lassen sich im
Vorfeld klären.
Perfekt vorbereitet
in die MDK-Prüfung
Bis Ende dieses Jahres will der
MDK alle ambulanten Pflegedienste
in Deutschland prüfen.
Wer bisher also noch ohne
Pflegenoten dasteht, muss
jederzeit damit rechnen, dass
sich kurzfristig ein Prüfteam
des Medizinischen Dienstes
ansagt.
Teamleitungen und Pflegeverantwortliche
können schon
im Vorfeld dafür sorgen, dass
ihr Pflegedienst auf diesen Fall
gut vorbereitet ist: Zum Beispiel
werden alle notwendigen
Unterlagen zusammengestellt
und auf dem aktuellen Stand
gehalten (siehe Medifuchs,
Seite 15). Aber sind auch die
Mitarbeiter auf die Bedingungen
während einer Qualitätsprüfung
eingestellt? Wer unzureichend
über den Ablaufplan
oder den Prüfungscharakter informiert
ist, weiß nicht, wie er sich verhalten
soll, entwickelt nicht selten Ängste
oder reagiert möglicherweise unangemessen.
Damit alle im Team in jeder Situation
souverän bleiben, nicht nervös
werden und sich gut gerüstet fühlen,
kann man sie entsprechend vorbereiten.
Zunächst lässt sich in Mitarbeitergesprächen
oder -umfragen ermitteln,
welche Fragen, Unsicherheiten oder
Bedenken in Bezug auf den Besuch
des MDK bestehen. Daraus lassen sich
Themenschwerpunkte ableiten, mit
denen man sich in Gesprächs- oder
Arbeitsgruppen befassen kann.
Als Leitfaden kann dabei die „MDK-
Anleitung zur Prüfung der Qualität in
der ambulanten Pflege“ (Seite 59 bis
173) dienen. Sie stehen unter www.
mds-ev.de/Dokumente_Formulare_
Pflege.htm zum Download bereit.
Ebenso aufschlussreich: die „Ausfüllanleitung
für Prüfer“ (Anlage 3 der
Transparenzvereinbarung ambulante
Pflege). Geht man Schritt für Schritt
die Dokumente gemeinsam durch,
dann lassen sich mögliche Fragen,
Probleme oder Missverständnisse
frühzeitig erkennen und beseitigen.
Prüfungssituationen üben
Besonders hilfreich können auch praktische
Übungen und Rollenspiele für
typische prüfungsrelevante Situationen
sein, damit die Mitarbeiter lernen,
immer sachlich zu bleiben, und mögliche
Bemerkungen oder Fragen nicht als
persönliche Kritik aufzufassen. Sie sollten
souverän auf Fragen der Prüfer antworten
können, sich für pflegerische
Handlungen ausreichend Zeit nehmen
und in der Lage sein, bei Verständnisschwierigkeiten
ruhig und selbstbewusst
nachzufragen. Diese Offenheit
ist im Rahmen des vom MDK beabsichtigten
„beratungsorientierten Prüfansatzes“
durchaus gewünscht.
Auf der sicheren Seite ist deshalb
die Teamleitung, wenn es ihr gelingt,
den Mitarbeitern eine positive, konstruktive
Haltung zum Besuch der
Prüfer zu vermitteln, damit sie die
MDK-Prüfung als ein willkommenes
Instrument der Qualitätsprüfung
sehen, mit der sich verbesserungswürdige
Schwachstellen erkennen lassen.
Pflegenoten sind eine Momentaufnahme
und sie werden auch nicht in
Stein gemeißelt, denn der MDK wird
ab 2011 diese Prüfung jedes Jahr wiederholen.

MediFox Magazin . 2010 Herbst
Strategische Partnerschaften
in der Pflege
Service ist, wenn man seinen Kunden
soviel wie nur möglich abnimmt. Nun
kann ein Pflegedienst sicher nicht jeden
Wunsch erfüllen und jeden Bedarf selbst
abdecken. Hier sind Kooperationen mit
entsprechenden Anbietern die beste
Lösung. Der Service besteht darin, dem
eigenen Kunden nicht nur die Suche,
sondern von vornherein auch mögliche
schlechte Erfahrungen zu ersparen, indem
man gleich qualitativ hochwertige
Anbieter empfiehlt.
Der Effekt ist besonders nachhaltig:
Bei einem so fürsorglich handelnden
Pflegedienst fühlen sich Kunden gut aufgehoben,
weil hier für jedes Problem
immer eine gute Lösung bereit steht.
Ein gut funktionierendes Netzwerk aus
Dienstleistungsanbietern wirkt sich
sogar im Umkehrschluss vertrauensbildend
aus. So würden Netzwerkpartner
doch keinesfalls mit einem ambulanten
Dienst kooperieren, wenn dieser keinen
guten Ruf als zuverlässiger Pflegeanbieter
hätte.
Kunden fragen –
Der Medifuchs antwortet
Um ein solches
Netzwerk zum Nutzen
seiner Kunden entstehen
zu lassen, sind vor
allem Offenheit, Vertrauen
und der regelmäßige Austausch
gefragt. Denn nur wer von der
Qualität der Angebote seiner Kooperationspartner
überzeugt und über
die Leistungen informiert ist, wird sie
guten Gewissens empfehlen. Und der
Erfolg von Empfehlungsmarketing ist
für MediFox-Kunden sogar messbar:
Über welche Partner Ihr Pflegedienst
Neukunden-Kontakt erhalten hat, das
wird einfach vermerkt unter „Interessenten“
und kann so dabei helfen, Partnerstrategien
zu analysieren und zu
optimieren.
Neben Servicepartnern wie Sanitätshäuser,
Apotheken und Therapeuten
suchen sich Pflegedienste immer
öfter auch weitere gewerbliche Leistungsanbieter:
Menüservice, Hausnotruf,
mobile Angebote wie Fußpflege,
Für die MDK-Prüfung müssen wir Auswertungen nach den
neuen Qualitätsprüfrichtlinien vorweisen. Wo finde
ich die vom MDK geforderten Dokumente?
Das ist ganz einfach. Damit Sie gut vorbereitet dem Prüftermin
entgegen sehen können, haben die MediFox-Entwickler die Liste
der QPR-Auswertungen um zwei weitere ergänzt. Sie finden alle
Auswertungen im Bereich Statistik / allgemeine Auswertungen.
Dort erscheint der Kasten „Klienten“. Bitte beachten Sie besonders
folgende, neu hinzugefügte Auswertungen ganz unten:
„Versorgte Patienten gemäß MDK QPR 1.5“ sowie „Versorgungssituation
gemäß MDK QPR 1.6“. Unser Tipp dazu: Drucken Sie
sämtliche Auswertungen aus und präsentieren Sie diese
zusammengefasst in einem Ordner beim Prüfungstermin.
Erfolg durch
Empfehlungsmarketing
im
Netzwerk Pflege.
Friseur, Seniorenkleidung, Hausmeisterund
Gartenservice, Lieferdienste vom
Supermarkt, Bäcker – der Fantasie sind
keine Grenzen gesetzt.
Ebenso wenig wie im ehrenamtlichen
Bereich: Die Zusammenarbeit mit
bürgerschaftlich engagierten Vereinen
und Initiativen hilft ambulanten Anbietern,
die Lebensqualität der eigenen
Kunden zu verbessern. Sich dort durch
Trägerschaft oder andere Kooperationsleistungen
einzubringen, schafft nicht
nur zusätzliche Sympathien und Bekanntheit
in der Öffentlichkeit. Ehrenamtlich
engagierte Menschen sind
auch wichtige Multiplikatoren und
deshalb Schlüsselfiguren im Bereich
Empfehlungsmarketing.
Software & Wirtschaft
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MediFox Magazin . 2010 Herbst
Gewinnspiel
MediFox verlost fünfmal das
Management Informationssystem
MediFox navigator im Wert von
je 990 Euro unter den richtigen
Einsendungen.
Einsendeschluss ist der
18. November 2010.
Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.
Beantworten Sie einfach die
drei unten stehenden Fragen
und senden Sie die Antwort an
info@medifox.de.
Alle Antworten finden Sie in dieser
Ausgabe des MediFox Magazins.
1. 2. 3.
Wie viele Kunden haben sich bisher
für MediFox finance entschieden?
Wo sucht sich der MediFox navigator
die erforderlichen Daten zur Auswertung
der Kennzahlen?
Wie viele Schulungsstunden
umfasst „Ein Tag mit MediFox“?
Antwort an info@medifox.de