SaaS - Leistungsbeschreibung - Xdcms2.com
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5 E-Mail Archivierung<br />
CBN<br />
C O R P O R A T E B U S I N E S S - N E T W O R K I N G<br />
Die Bedeutung von E-Mail Archivierung geht längst über die Entlastung der Mailserver hinaus. Denn in Deutschland schreibt die GDPdU seit<br />
2002 die revisionssichere Archivierung geschäftsrelevanter E-Mail zwingend vor. Die technisch eigentlich nötigen Systeme sind jedoch für<br />
den Mittelstand unerschwinglich. Der E-Mail Archivierungsservice unserer <strong>SaaS</strong> - Plattform macht Compliance bezahlbar.<br />
5.1 Warum E-Mail Archivierung<br />
5.1.1 Revisionssicherheit<br />
Konforme E-Mail Archivierung erfordert nachweislich unveränderte und unveränderbare Speicherung über lange Zeit – 6, 10 oder sogar 30<br />
Jahre. Viele Unternehmen archivieren E-Mails auf Papier, im Mailserver, in persönlichen Ordnern der Mitarbeiter oder über Backups. Dies<br />
dient zwar der Sicherung der Daten gegen Verlust, die geforderte Unveränderbarkeit ist aber nicht gegeben. Denn die meisten Mailserver<br />
erlauben die Veränderung von E-Mails – schon mit dem Eintreffen auf dem Mailserver des Unternehmens ist es deshalb mit der<br />
Revisionssicherheit vorbei. Zudem zeigt sich oft erst im Nachhinein, welche E-Mails zur Dokumentation relevant sind. Der einzelne Mitarbeiter<br />
kann diese Entscheidung nicht mit hinreichender Sicherheit treffen. Auch die langen Aufbewahrungsfristen werden zum Problem. Scheinbar<br />
günstige Systeme sind meist gar nicht in Lage, Daten über die geforderte Zeit vorzuhalten. Die in größeren Unternehmen eingesetzten<br />
Archivierungssysteme sind dagegen kaum zu bezahlen.<br />
5.1.2 Entlastung des Postfaches und zusätzliches Backup<br />
Alte bzw. nicht mehr benötigte E-Mails können bei erfolgter Archivierung aus dem Postfach gelöscht werden. Somit steht wieder zusätzlicher<br />
Speicherplatz für neue E-Mails zur Verfügung. Sämtliche E-Mails können jederzeit über das Webinterface des Archivierungsservices<br />
eingesehen bzw. auf Wunsch erneut dem Postfach zugestellt werden. Ein versehentliches Löschen von E-Mails ist somit ausgeschlossen.<br />
5.2 Features<br />
5.2.1 Allgemein<br />
Der E-Mail Archivierungsservice speichert 100% Ihrer ein- und ausgehenden E-Mails jeweils so, wie sie Ihr Unternehmen erreichen bzw.<br />
verlassen. Die Archivierung Unternehmensinterner E-Mails ist ebenfalls gewährleistet. Die Daten werden außerhalb Ihrer IT in gesicherten<br />
Rechenzentren auf redundanten Systemen abgelegt. Der Service erfüllt die Compliance-Anforderungen z.B. nach GDPdU. Archivierte E-Mails<br />
können über das Webinterface gesucht und auf Knopfdruck erneut zugestellt werden.<br />
5.2.2 Archivierung<br />
Der E-Mail Archivierungsservice archiviert E-Mails revisionssicher auf seinen eigenen IT-Systemen. Archiviert werden E-Mails, die:<br />
a) die durch den Kunden an Dritte verschickt werden (ausgehende externe E-Mails)<br />
b) dem Kunden durch Dritte zugeschickt werden (eingehende externe E-Mails)<br />
c) unternehmensinterne E-Mails (ein- und ausgehende interne E-Mails)<br />
5.2.3 Zugriff<br />
Auf die archivierten E-Mails können autorisierte Benutzer aus dem Internet zugreifen. Archivierte E-Mails können nach bestimmten Kriterien<br />
und Inhalten durchsucht werden um bestimmte E-Mails im Archiv ausfindig zu machen. Autorisierte Benutzer können interaktiv die erneute<br />
Zustellung archivierter E-Mails veranlassen. Auf schriftliche Anforderung von Berechtigten wird einen speziellen Zugang einrichten, der den<br />
Zugriff auf alle archivierten E-Mails eines bestimmten Zeitraums erlaubt (Prüfzugang, z.B. zum Zweck einer Betriebsprüfung). Dieser Zugang<br />
wird nach Abschluss einer Prüfung auf Aufforderung wieder aus dem System gelöscht. Berechtigte in diesem Zusammenhang sind<br />
vertretungsberechtigte Personen des Eigentümers der betroffenen Mailadressen.<br />
5.2.4 Speicher<br />
Das Volumen der Archivierung ist auf 1,2 GByte je Benutzer pro Jahr begrenzt. Das Volumen wird über alle Benutzer eines Kunden des<br />
Partners gemittelt. Über das Inklusivvolumen hinaus gehende Datenvolumen wird gesondert berechnet.<br />
5.2.5 Service Level<br />
Der Archivierungsservice garantiert die Verfügbarkeit der archivierten E-Mails für die Dauer von 10 Jahren ab Ende des Jahres, in dem die<br />
jeweilige archivierte Email versandt bzw. erhalten wurde. Voraussetzung ist die Fortdauer des Vertrags und die Erfüllung der vertraglichen<br />
Pflichten durch den Partner/Kunden. Für den Fall der Beendigung dieses Vertrags setzt die fortdauernde Verfügbarkeit den Abschluss eines<br />
Anschlussvertrags über die Aufrechterhaltung der Datenspeicherung voraus.<br />
Der Archivierungsservice garantiert die Zugriffsmöglichkeit autorisierter Benutzer auf die archivierten E-Mails im Normalfall 24 Stunden am<br />
Tag an allen Tagen im Jahr, im Fall technischer Störungen jedoch spätestens innerhalb von 12 Stunden nach Anforderung. Ausgenommen<br />
sind geplante und angekündigte Wartungszeiten.<br />
Die Archivierung genügt den derzeitigen gesetzlichen Auflagen bezüglich der elektronischen Archivierung von E-Mails. CBN wird alles in<br />
seiner Macht stehende veranlassen, um die Erfüllung gesetzlicher Auflagen auch im Fall der Änderung dieser Auflagen sicher zu stellen.<br />
CBN stellt die Geheimhaltung der archivierten Daten und sonstiger im Rahmen der Leistungserbringung bekannt gewordenen geschäftlichen<br />
Geheimnissen des Partners/Kunden gegenüber Dritten sicher. Die Pflicht zur Geheimhaltung besteht auch nach Ende dieses Vertrags fort.<br />
<strong>SaaS</strong> - <strong>Leistungsbeschreibung</strong> Seite 12