Archivierungsmodell Justiz - Archive in Nordrhein-Westfalen

Elektronische
Unterlagen
Beratung bei der
Einführung neuer
Systeme
Nutzung des
Archivgutes...
...durch Dritte...
...und durch die
abliefernde Stelle!
ben wird.
Anbietungspflichtig sind grundsätzlich auch alle Unterlagen in elektronischer
Form. So hat das LAV beispielsweise beim elektronischen
Grundbuch sowie dem elektronischen Handelsregister, Genossenschaftsregister
und Partnerschaftsregister grundsätzlich die
Archivwürdigkeit festgeschrieben, aber bislang noch keine Detailregelungen
zur Langzeitarchivierung festgelegt. Sollten bei Ihnen
elektronische Unterlagen zur Aussonderung anstehen, wenden Sie
sich bitte an das für Sie zuständige Archiv, um die genauen Modalitäten
von Anbietung und Übernahme zu klären!
Im Regelfall setzt die Kooperation mit dem LAV bereits in der Planungsphase
eines elektronischen Systems ein, damit schon bei der
Systemeinführung sichergestellt ist, auf welche Weise die vollständigen
Inhalte und zentrale Funktionen des elektronischen Schriftgutes
auch außerhalb der behördlichen Systemumgebung, in der sie
ursprünglich entstanden sind, archiviert werden können und verfügbar
bleiben (vgl. § 3 Abs. 5 ArchivG NRW). Fragen der nachhaltigen
Informationsnutzung müssen frühzeitig für den gesamten Lebenszyklus
elektronischer Unterlagen mit allen daran beteiligten Stellen
erörtert werden, da es sich in der Praxis als sehr aufwändig und
problembehaftet erwiesen hat, Lösungen zu einem späteren Zeitpunkt
zu entwickeln und umzusetzen. Deshalb ist die Mitwirkung
des Landesarchivs an landesweit gültigen Austauschformaten zur
Archivierung elektronischer Dokumente gesetzlich festgeschrieben
(ArchivG NRW § 3 Abs. 4). Soweit hiervon ausnahmsweise abgewichen
werden soll, ist bereits vor der geplanten Nutzung anderer
Formate und Techniken Einvernehmen mit dem Landesarchiv zu
erzielen, um die spätere Übernahme des Archivgutes sicherzustellen.
Die Benutzung des bei den Einrichtungen der Justiz entstandenen
Archivgutes ist in den Benutzungsbestimmungen der §§ 6 bis 7 des
ArchivG NRW sowie in der Archivnutzungsordnung geregelt. 3 Die
Benutzung des Archivguts durch Dritte ist an den Ablauf kumulativ
geltender Schutz- bzw. Sperrfristen gebunden: Sachakten sind 30
Jahre nach Aktenschluss zugänglich, bei personenbezogenen Unterlagen
müssen nicht nur diese 30 Jahre, sondern auch zehn Jahre
nach dem Tod der betroffenen Person, hilfsweise 100 Jahre nach
der Geburt verstrichen sein. 4 Diese Fristen sind verkürzbar, wenn
die im Gesetz dafür vorgesehenen Voraussetzungen vorliegen. 5 Die
abliefernde Stelle hat jederzeit das Recht, ihre im LAV archivierten
Unterlagen zu nutzen, sofern es sich nicht um Unterlagen handelt,
die auf Grund einer Rechtsvorschrift zu sperren oder zu löschen
gewesen wären. Betroffenen ist auf Antrag Auskunft aus dem Archivgut
oder Akteneinsicht zu gewähren.
3 Verordnung über die Nutzung des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen (Archivnutzungsordnung
Nordrhein-Westfalen - ArchivNO NRW) vom 14. Dezember 2009, GV. NRW 2009, S.
835ff.
4 Sofern weder Todes-, noch Geburtsjahr bekannt sind gilt eine Frist von 60 Jahren nach Entstehung
der Unterlagen, s. ArchivG NRW § 7 Abs. 1.
5 Einwilligung der Betroffenen bzw. ihrer Rechtsnachfolger oder Nutzung zu benannten wissenschaftlichen
Zwecken oder Nutzung im überwiegenden öffentlichen Interesse (ArchivG NRW,
§7, Abs. 6). Schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter sind bei der Verkürzung der Schutzfristen
zu berücksichtigen, vgl. ArchivG NRW § 6 Abs. 2.
6 Diese besondere Schutzfrist gilt nicht für Unterlagen, die vor dem 23. Mai 1949 entstanden
sind und die für wissenschaftliche Forschungsarbeiten oder zur Wahrnehmung berechtigter
Belange benötigt werden (§5 Abs.3 BArchG).
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