Archivierungsmodell Justiz - Archive in Nordrhein-Westfalen

Abietungspflicht
spätestens nach
30 Jahren
Ablauf einer Anbietung
1. Mitteilung an
das Archiv
2. Anbietungsliste
(elektronisch!)
Welche Liste für
welche Aktengruppe?
Orange Färbung
Gelbe Färbung
rungsVO NRW) vom 6. Mai 2008. 10 Für den Bereich der ordentlichen
Gerichte, der Staatsanwaltschaften und des Justizvollzugs sind
zudem die genauen Modalitäten von Aussonderung und Anbietung
sind für diese Dienststellen festgelegt in den „Bestimmungen über
die Aufbewahrung, Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung des
Schriftguts der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften
und der Justizvollzugsbehörden.“ 11
Ist die Frist für die innerbehördliche Aufbewahrung abgelaufen oder
sind 30 Jahre nach Aktenschluss vergangen, sind Sie nach den
Regelungen des Archivgesetzes dazu verpflichtet, die entsprechenden
Unterlagen dem für Sie zuständigen Archiv vollständig zur
Übernahme anzubieten (§ 4 Abs. 1 ArchivG NRW). 12
Die Anbietung erfolgt dabei durch Mitteilung an das für Sie zuständige
Archiv sowie durch das Ausfüllen und die (möglichst elektronische)
Übersendung von Anbietungslisten.
Um den Arbeitsaufwand für Sie wie für uns möglichst gering zu halten,
nutzen Sie bitte zur Erstellung der Anbietungslisten die dieser
Information beigefügten Formulare, die je nach Art der angebotenen
Unterlagen unterschiedlich gegliedert sind. Welches Formular für
welche Unterlagen und mit welchen Angaben zu verwenden ist,
ersehen Sie bitte aus der entsprechenden Spalte der für Sie im Besonderen
Teil aufgeführten Bewertungstabelle.
Je nach Unterlagenart und Bewertungsentscheidung sollten die
Anbietungsformulare unterschiedlich detailliert ausgefüllt werden:
a) Unterlagen ohne zusätzlichen archivischen Bewertungsbedarf
Diese Unterlagen sind in den Bewertungstabellen orange markiert.
Detailliert angeboten werden müssen hier die in der
Spalte „Bewertung“ aufgeführten Unterlagen. Für die restlichen
Einheiten dieser Unterlagengruppen genügt eine formlose
summarische Anbietung mit einem knappen Sachbetreff, einer
Angabe zur Entstehungszeit (Jahrgänge) sowie Mengenangaben
in Stück und laufenden Metern. In einigen Fällen sind in
der Spalte „Formular“ zudem noch weitere Vorgaben zur Erfassung
angegeben, die die Arbeit für Sie erleichtern sollen.
Die Anbietungsliste entspricht bei diesen Unterlagengruppen
in der Regel auch der Übergabeliste.
b) Unterlagen mit zusätzlichem archivischen Bewertungsbedarf
Diese Unterlagen sind in den Bewertungstabellen gelb markiert.
Sie müssen in den Anbietungslisten nicht detailliert, sondern
nur formlos und summarisch mit Mengenangaben in
Stück angeboten werden. Erst in der abschließend zu erstellenden
Übergabeliste müssen diejenigen Unterlagen dieser
Aktengruppen detailliert erfasst werden, die vom LAV als ar-
10 GV. NRW. S. 404.
11 AV des JM vom 9.11.1990 (JMBl. NRW 1990 S. 277) in der Fassung vom 6. November 2008.
12 Diese Vorschrift aus § 3 (1) ArchivG NW ist in den fünf AVen des JM „Bestimmungen über die
Aufbewahrung, Aussonderung usw.“ derzeit noch nicht umgesetzt. Sie gilt nichtsdestotrotz, und
zwar auch für Unterlagen, die bundes- oder landesrechtlichen Geheimhaltungsvorschriften oder
Löschungsvorschriften unterliegen (siehe dazu auch den Abschnitt „Rechtliche Grundlagen der
Archivierung“.)
13 Siehe RV des JM NRW vom 20.11.1986 (2051 - I B 22); § 102g (4) Landesbeamtengesetz in
der Fassung vom 6.7.1993 (GV. NRW. 1993 S. 468).
12