Archivierungsmodell Justiz - Archive in Nordrhein-Westfalen

1 Einleitung
1.1 Zweck und Inhalt dieser Information
Optimierung und
Vereinfachung der
Zusammenarbeit
Wo finde ich
welche Information?
Einleitung
Bewertungsteil
Anhang
Mit dem vorliegenden Informationsschreiben möchte Ihnen das
Landesarchiv NRW (LAV) Verfahrenshinweise für die Anbietung
und Archivierung von Unterlagen der Gerichte und der Justizverwaltung
geben, die Ihnen die Zusammenarbeit mit dem für Sie zuständigen
Archiv erleichtern sollen. Sie sind das Arbeitsergebnis einer
Projektgruppe des LAV, die zwischen 2004 und 2008 in enger Zusammenarbeit
mit dem Justizministerium, der Gerichtsbarkeit und
der Justizverwaltung des Landes die Aufgaben und die Akten der
Justiz analysiert, einer archivischen Bewertung unterzogen und auf
dieser Grundlage ein landesweit gültiges Archivierungsmodell erstellt
hat.
Die Information gliedert sich in drei Teile:
Die Einleitung, die Sie gerade lesen, informiert Sie zunächst über
die Benutzung dieser Information und benennt Ihnen die für Sie
in Frage kommenden Ansprechpartner im Landesarchiv.
Zudem werden Ihnen hier kurz die Ziele moderner Archivierung
erläutert und die wichtigsten rechtlichen Fragen zur Aussonderung,
Anbietung, Archivierung und Nutzung beantwortet. Genaue
Informationen über den Ablauf und die angewandten Verfahren
von Anbietung und Übernahme schließen den Einleitungsteil ab.
Im Bewertungsteil finden Sie zunächst noch einmal einen Hinweis
darauf, welches Archiv für Sie speziell zuständig ist, sowie eine
kurze Anleitung zum Ausfüllen der Anbietungs- und Abgabeverzeichnisse.
In der auf Ihre Behörde bzw. Ihr Gericht speziell zugeschnittenen
Bewertungstabelle sind (in der Regel sortiert nach Nummern in
den bis 2008 verwendeten Aufbewahrungsbestimmungen, Registerzeichen
und Sachbetreff) diejenigen Unterlagengruppen verzeichnet,
die vom LAV als potentiell archivwürdig eingeschätzt werden.
Die Spalte „Bewertung“ enthält die derzeit gültige archivische Bewertungsentscheidung
(sowie ggf. erläuternde Anmerkungen zum
Bewertungsverfahren), die den Archivierungsprozess für Sie transparent
machen soll. Bitte beachten Sie, dass die endgültige Bewertung
der angebotenen Unterlagen durch das für Sie zuständige
Archiv im Einzelfall auch anders ausfallen kann!
Unterlagengruppen, die in der Tabelle nicht aufgeführt sind, müssen
dem LAV zwar auch angeboten werden, doch genügt hier eine
summarische Meldung mit Mengenangaben.
Im Anhang finden Sie neben einem Abkürzungsverzeichnis nummerierte
Formulare, die Sie bitte für Anbietungs- und Abgabeverzeichnisse
verwenden. Welches Formular Sie für welche Unterlagengruppe
ausfüllen sollten, können Sie aus der Spalte „Formular“
der Bewertungstabelle entnehmen. Als Excel-Dateien werden Ihnen
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