Immoware24

IMMOWAREImmobilien einfach online verwalten.Online-Software für dieImmobilienverwaltungErgänzung zum BenutzerhandbuchSondereigentumsverwaltung06/2013

Inhalt1 Einleitung............................................................................................................................42 Grundsätze für die SEV mit Immoware24........................................................................43 Eingabe der Stammdaten für Objekt – Eigentümer – Mieter..........................................54 Bankkonten ........................................................................................................................65 Aktivieren der SEV.............................................................................................................76 Ändern – Beenden – Löschen der SEV............................................................................97 Rechnungswesen...............................................................................................................97.1 Anfangsbestandsbuchung .............................................................................................107.2 Buchen von Forderungen und Verbindlichkeiten (Mieten, Hausgelder, Rechnungen etc.)..107.3 Nutzung des Banktransaktionsmoduls für die Beauftragung der Bank zumLastschrifteinzug und zur Überweisung.........................................................................137.4 Manuelle Zahlungsbuchungen oder Zahlungsbuchungen durch elektronischenBankauszug...................................................................................................................148 Abrechnung......................................................................................................................20Immoware24 GmbH2

dem kapitel?AbkürzungenBKABKVETEÜHGHGAHKAHKVOMEARLSEVEWEGBetriebskostenabrechnungBetriebskostenverordnungEigentümerEinnahmeüberschussHausgeldHausgeldabrechnungHeizkostenabrechnungHeizkostenverordnungMiteigentumsanteileRücklageSondereigentumVerwaltungseinheitWohnungseigentümergemeinschaft/WohneigentumsgesetzIconsHilfreicher TippQoder eine Lupe für - suche nachQuerverweise zum Handbuch von Immoware24Immoware24 GmbH3

Sondereigentumsverwaltung (SEV) in WEG-Objekten1 EinleitungAls Mitglied einer Eigentümergemeinschaft kann der Eigentümer sein Sondereigentum selbstnutzen oder vermieten. Im Rahmen der Vermietung ist der Wohnungseigentümer gegenüberdem Mieter seiner Wohnung für alle Fragen des Sondereigentums zuständig. Der bestellteVerwalter einer Eigentümergemeinschaft ist jedoch ausschließlich verantwortlich für die Belangedes Gemeinschaftseigentums. Deshalb schließen Erwerber von Eigentumswohnungen mit demWEG-Verwalter oft auch einen:Vertrag zur Betreuung des Mietverhältnisses = Vertrag Sondereigentumsverwaltung.Ist der Verwalter mit der Sondereigentumsverwaltung beauftragt, übernimmt er in Vertretungdes Eigentümers je nach Ausgestaltung des SEV-Vertrages gegenüber dem Mieter, Behördenund sonstigen Dritten u. a. folgende Aufgaben:• Suche nach Mietinteressenten und Abschluss/Kündigung von Mietverträgen• Anlegen, Verwalten und Abrechnen von Mietkautionen• Mietinkasso (einschließlich zu leistender Vorauszahlungen des Mieters)• Mahnung ausstehender Mietzahlung• Betreuung der Mieter und Führen der Mieterkorrespondenz• Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Bewirtschaftung des Sondereigentumseinschließlich der Beauftragung und Überwachung dafür notwendiger InstandsetzungsundInstandhaltungsmaßnahmen• BKA gegenüber den Mietern nach Ende des Abrechnungszeitraumes• Ausgleich der Zahlungsverpflichtungen des Eigentümers gegenüber der WEG aus denvereinnahmten Mieterzahlungen (Verwertung Miete für Hausgeld & ZuführungRücklage)• Bezahlung von Rechnungen für das SE aus den vereinnahmten Mieterzahlungen(Verwertung Miete für SE-Kosten)• Abrechnung aller durch die Verwaltung des Sondereigentums realisierten Einnahmen/Ausgaben gegenüber dem Eigentümer und Auszahlung des EinnahmeüberschussesMit Immoware24 können Objekte der WEG mit SEV verwaltet werden, diese Verwaltungsartwird beim Anlegen eines Objektes ausgewählt.2 Grundsätze für die SEV mit Immoware241. Der Abrechnungszeitraum für die Hausgeldabrechnung gegenüber der WEG und derBKA* gegenüber den Mietern ist identisch – die Umlageschlüssel für Eigentümer undMieter können jedoch unterschiedlich sein.* Die BKA gegenüber Mietern in WEG-Objekten mit SEV wird mit der nächsten Version von Immoware24 möglich sein.Immoware24 GmbH4

dem kapitel?dem kapitel?2. Das Abrechnungsprinzip (Einnahmen/Ausgaben nach tatsächlichem Geldfluss odernach Verursachung) ist für die HGA und die BKA* ebenfalls identisch (Es ergibt sichdurch das Abgrenzungsdatum in der Buchhaltung – Abrechnung nach HKVO möglich.)3. Sollte der Eigentümer seine Mieten selbst vereinnahmen wollen, kann die SEV auchohne Mietbuchhaltung erfolgen. In diesem Fall wird der Verwalter neben der Mieterbetreuunglediglich die BKA* für die Mieter erstellen und keinerlei Buchhaltung für dieVermietung führen.Die Entscheidung über eine SEV+ (mit Mietbuchhaltung) oder eine SEV (ohne Mietbuchhaltung)kann für jede Verwaltungseinheit gesondert getroffen werden.4. Zur sauberen Trennung der WEG- und SEV-Buchhaltung ist der Verwalter verpflichtet,mindestens drei separate Bankkonten zu führen:• das Mietkonto für das Mietinkasso und die Kosten aus der SE-Verwaltung• das WEG-Konto für das Inkasso von Hausgeld und Rücklagenzuführung und dieWEG-Kosten• das Rücklagenkonto für die Verwaltung der WEG-eigenen RücklageDer Verwalter kann die Mieten verschiedener Eigentümer auf einem gemeinsamen Miet-Bankkonto verwalten oder für jeden ET ein separates Bankkonto als Mietkonto führen.5. Wird die Miete vom Verwalter vereinnahmt (SEV+) wird der Eigentümer i. d. R. den Verwalterbeauftragen, aus den Mieteinnahmen die Zahlungsverpflichtungen des ETgegenüber der WEG und gegenüber Dienstleistern für das SE zu erfüllen, also dieMiete für die Zahlung von Hausgeld und RL-Zuführung sowie für die Begleichungvon SE-Rechnungen zu verwerten.Dafür gibt es bei Immoware24 eine Reihe von Buchungsassistenten.3 Eingabe der Stammdaten für Objekt – Eigentümer – MieterQoder eine Lupe für - suche nachDie Eingabe der Stammdaten erfolgt wie für Objekte der Miet- und WEG-Verwaltung(ohne SEV) entsprechend dem Benutzerhandbuch Kapitel 1 bis Kapitel 4.1.:Kapitel 1 u. 2 - Benutzeranmeldung, Oberfläche/ModuleKapitel 3 - Adressen im Adressbuch erfassenKapitel 4 - Objektdaten4.1.1. und 4.1.2. Objekt – Gebäude – Abrechnungszeiträume anlegen4.1.4. und 4.1.7. VE anlegen und Wohnungs-Eigentümer hinzufügen4.1.5. und 4.1.6. Mietverhältnis anlegenBesonderheiten SEV:Für die Mieter müssen neben den zuvor der VE/dem Eigentümer zugeordneten Zahlungen undEigenschaften eigene Zahlungen/Eigenschaften eingegeben werden.Qoder eine Lupe für - suche nach4.1.8. bis 4.1.12. Objektdaten vervollständigen(Exposé – Zähler – Dienstleister)* Die BKA gegenüber Mietern in WEG-Objekten mit SEV wird mit der nächsten Version von Immoware24 möglich sein.Immoware24 GmbH5

dem kapitel?4 BankkontenQoder eine Lupe für - suche nachErgänzung Kapitel 4.2. für WEG mit SEVDurch die Verantwortung für das Gemeinschaftseigentum der WEG einerseits und für dasSondereigentum des einzelnen Eigentümers andererseits, ist der Verwalter verpflichtet, alleEinnahmen/Ausgaben zwischen beiden Aufgabenfeldern strikt zu trennen.Deshalb muss der Verwalter mit Immoware24 für WEG-Objekte mit SEV mindestens dreiseparate Bankkonten führen:• das Mietkonto für das Mietinkasso und die Kosten aus der SE-Verwaltung,• das WEG-Konto für das Inkasso von Hausgeld und Rücklagenzuführung und dieWEG-Kosten und• das Rücklagenkonto als Depot der WEG-eigenen Rücklage.Der Verwalter kann die Mieten verschiedener Eigentümer auf einem gemeinsamen Mietbankkontoverwalten oder für jeden ET ein separates Bankkonto als Mietkonto führen. In beidenFällen existiert für jeden Eigentümer ein eigenes Wertkonto, dass die Erträge und Kosten jedemET konkret zuordnet:Variante 1 = gemeinsames Mietkonto 5000,00 €→ Wertkonto ET1 2000,00 €→ Wertkonto ET2 1400,00 €→ Wertkonto ET3 1600,00 €Variante 2separates Mietkonto ET1 2000,00 € → Wertkonto ET1 2000,00 €separates Mietkonto ET2 1400,00 € → Wertkonto ET2 1400,00 €separates Mietkonto ET3 1600,00 € → Wertkonto ET2 1600,00 €Um einem Objekt Bankkonten zuzuweisen, müssen diese vorher in den Kontakten desAdressbuchs angelegt werden:Hinterlegen Sie die realen Bankverbindungen z. B. in Ihrem Adresskontakt als Verwalter für das• WEG-Konto,• RL-Konto,• Mietkonto aller ET im Objekt (falls keine individuellen Mietkonten genutzt werden).Hinterlegen Sie die Bankverbindungen an den Adresskontakten der Eigentümer• für die individuellen Mietkonten (die Sie ggf. im Namen der Eigentümer angelegthaben) und• die Privatbankkonten der Eigentümer, auf die Sie die Einnahmeüberschüsseauszahlen.* Die BKA gegenüber Mietern in WEG-Objekten mit SEV wird mit der nächsten Version von Immoware24 möglich sein.Immoware24 GmbH6

5 Aktivieren der SEVWenn Sie unter Menüpunkt Eigentümer einen ET markieren erscheint im oberen Teil derEigentümeransicht der Reiter Einstellungen zur SEV.Dort können Sie mit der Schaltfläche in der FußleisteEinstellungen zur SEV fürdas konkrete Eigentümerverhältnis einer VE betreffend vornehmen.Abb. 1: Einstellung zur SEV für EigentümerverhältnisNach dem Setzen der Markierung für Miete vom Verwalter vereinnahmen erfolgt für diese VEauch die Buchhaltung über die mit dem SE verbundenen Einnahmen (z. B. Miete) und Ausgaben(z. B. Reparaturkosten). Die VE wird mit SEV+ gekennzeichnet.Bleibt diese Markierung leer, werden später lediglich die Stammdaten des Mieters dieser VE fürdessen Betreuung durch den Verwalter angezeigt und es kann aus einer bestätigten HGA derWEG eine BKA* für den Mieter erstellt werden. Eine Buchhaltung für die VE erfolgt nicht. DieVE wird mit SEV gekennzeichnet.Die Verwaltergebühr entnehmen Sie Ihrem konkreten SE-Verwaltervertrag und tragen sie ein.Sie ist Grundlage, um für die ET mit SEV+ die Verwaltergebühr als Kosten zu buchen.Für die Buchhaltung in den VE mit SEV+ benötigen Sie das Privatbankkonto für die Auszahlungdes Einnahmeüberschusses. Wählen Sie dafür die im Adresskontakt zuvor hinterlegte Bankverbindungdes Eigentümers aus.Für die Buchhaltung in den VE mit SEV+ benötigt jeder ET ein Mietkonto, wenn die Mieten fürjeden ET auf einem individuellen Mietkonto vereinnahmt werden. Wählen Sie dafür die imAdresskontakt zuvor hinterlegte Bankverbindung des Eigentümers aus.Bei einem gemeinsamen Mietbankkonto für das Objekt bleibt der Eintrag hier leer;das gemeinsame Mietkonto wird über den Menüpunkt Bankkonten allen ET zugewiesen.Durch das Speichern der SEV-Einstellungen erhält der ET automatisch ein passives Wertkontound ein Debitoren-Hauptkonto. Letzteres wird benötigt, wenn dem ET mehrere VE im Objektgehören und alle ihm zugeordneten Mieten als Pool für die Deckung seiner Verbindlichkeitendienen.Gehen Sie in den Menüpunkt Bankkonten* Die BKA gegenüber Mietern in WEG-Objekten mit SEV wird mit der nächsten Version von Immoware24 möglich sein.Immoware24 GmbH7

ObjektbankkontenMit Hilfe der Schaltflächeverknüpfen Sie hier die zuvor im Adressbuch hinterlegtenBankkonten für das WEG- und das Rücklagenkonto mit dem Objekt. Es entsteht dadurchje eine Kontonummer für die Buchhaltung im Objekt (Hier kein Mietkonto anlegen!).Abb. 2: Objektdaten – ObjektbankkontenSEV MietkontenWurden für Ihre Eigentümer in den Einstellungen zur SEV individuelle Mietkonten angelegt,werden diese hier angezeigt. Jedes Mietbankkonto hat jetzt eine Kontonummer für die Buchhaltungim Objekt.Abb. 3: Objektdaten – SEV MietkontenNutzen Sie ein gemeinsames Mietkonto im Objekt, muss dies mit der Schaltflächehier angelegt werden. Wählen Sie dafür die im Adresskontakt zuvor hinterlegte Bankverbindungaus und setzen sie die Markierung bei .Danach ordnen Sie mitin der Fußzeile dasKonto allen ET mit SEV als Standardmietkonto zu.* Die BKA gegenüber Mietern in WEG-Objekten mit SEV wird mit der nächsten Version von Immoware24 möglich sein.Immoware24 GmbH8

dem kapitel?dem kapitel?SEV MietüberschusskontenWurden für Ihre Eigentümer in den Einstellungen zur SEV Privatbankkonten angelegt, werdendiese hier angezeigt. Jedes Privatbankkonto hat jetzt eine Kontonummer für die Buchhaltung imObjekt.Abb. 4: Objektdaten – SEV Privatbankkonten der Eigentümer zur Auszahlung der Mietüberschüsse6 Ändern – Beenden – Löschen der SEVWollen Sie von einem gemeinsamen Mietkonto zurückkehren zu individuellen Mietkonten,müssen Sie die Markierungunter Bankkonten amMietkonto löschen und danach im Menüpunkt Eigentümer die Einstellungen zur SEV mit derSchaltflächefür jeden ET bearbeiten. Eine zu Unrecht einem ETzugeordnete SEV kann durch beseitigt werden,nachdem zuvor die SEV-Periode gelöscht wurde.Mitsetzen Sie ein Enddatum für den SE-Verwaltervertrag.Für Alt-Verträge SEV ändert sich die Farbe der Markierung SEV von Grün auf Gelb.Aktivieren Sie die SEV mit gleichen Bedingungen wie zuvor ab dem Folgetag nach Beendigung,wird das Enddatum gelöscht und kann ggf. erneut gesetzt werden (z. B. für Korrekturen).Qoder eine Lupe für - suche nachWeitere Dateneingabe wie im BenutzerhandbuchKapitel 4.3.RücklagenKapitel 4.4.bis 4.6. Objekt schließen – Umlageschlüssel – Objekt- undKontaktübersichten7 RechnungswesenVor der ersten Buchung sollten die mit der Übernahme des Kontenrahmens WEG mit SEVverfügbaren Konten im gleichnamigen Menüpunkt hinsichtlich ihrer voreingestellten Umlageschlüssel,Mehrwertsteuersätze etc. überprüft und ggf. bearbeitet bzw. ergänzt werden.Qoder eine Lupe für - suche nachNutzen Sie dazu auch das BenutzerhandbuchKapitel 5.1. Buchungskonten* Die BKA gegenüber Mietern in WEG-Objekten mit SEV wird mit der nächsten Version von Immoware24 möglich sein.Immoware24 GmbH9

dem kapitel?Besonderheiten SEV:Die Kostenkonten verfügen über zwei getrennte Umlagen. Eine Umlage für die Abrechnung derWEG-Kosten gegenüber den Eigentümern, die zweite für die daraus resultierende Umlage derKosten auf die Mieter. Die Umlageschlüssel beider Umlagen können unterschiedlich sein (z. B.MEA für die ET und m²-Wohnfläche für die Mieter).Qoder eine Lupe für - suche nachKapitel 5.2. BuchungenIn diesem Kapitel des Benutzerhandbuches finden Sie umfangreiche Hinweise zuden Grundlagen der Buchhaltung mit Immoware24. Hier wird ergänzend dazu aufdie spezifischen Merkmale der SEV-Buchhaltung eingegangen.7.1 AnfangsbestandsbuchungBesonderheiten SEV:Befindet sich zu Beginn Ihrer Buchhaltung bereits ein Anfangsbestand auf dem Mietkonto musssowohl dafür, als auch für das automatisch entstandene Wertkonto jedes ET mit SEV+ eineAnfangsbestandbuchung vorgenommen werden. Nutzen Sie dafür im Menüpunkt Buchungenfür beide Fälle den Buchungstypmit demGegenkonto .Saldo des ET-Wertkontos und des individuellen Mietkontos bzw. Saldensumme aller ET-Wertkontenund des gemeinsamen Mietkontos müssen danach identisch sein.7.2 Buchen von Forderungen und Verbindlichkeiten (Mieten, Hausgelder, Rechnungen etc.)Automatische Sollstellungen für alle Mieter = MietforderungenIm Menüpunkt autom. Sollst. Mieter werden wie in der Mietverwaltung Forderungen der ETgegenüber ihren Mietern gebucht. Mieter, für die der ET die Miete selbst vereinnahmt,erscheinen inaktiv (ausgegraut) in der Sollstellungsliste.Im Ergebnis wurden Erträge auf gemeinsame Ertragskonten im Objekt gebucht (Miete, BKVetc.) und es sind offene Debitoren-Posten der Mieter entstanden.Abb. 5: Automatische Sollstellung für alle Mieter im Objekt* Die BKA gegenüber Mietern in WEG-Objekten mit SEV wird mit der nächsten Version von Immoware24 möglich sein.Immoware24 GmbH10

Automatische Sollstellungen für alle Eigentümer = Forderungen HG+RLIm Menüpunkt autom. Sollst. ET werden wie im Rahmen der WEG für alle ET der Eigentümergemeinschaftdie Zahlungsverpflichtungen gegenüber der WEG gebucht, unabhängig davon, obeine SEV oder SEV+ besteht oder nicht. Im Ergebnis wurden Erträge auf gemeinsame Ertragskontenim Objekt gebucht (HG, RL) und es sind offene Debitoren-Posten der ET entstanden.Abb. 6: Automatische Sollstellung für alle Eigentümer im ObjektBuchen von Rechnungen der SE-Kosten = ET-VerbindlichkeitenFür Kosten, die ausschließlich der Bewirtschaftung des SE geschuldet sind, werden Rechnungengebucht. Diese Kosten haben nichts mit denen gegenüber den ET im Rahmen der HGAabzurechnenden Kosten zu tun, sondern betreffen den jeweiligen ET in seiner Eigenschaft alsVermieter und werden aus den Mieteinnahmen gedeckt. Deshalb buchen Sie diese Kostennur ein, wenn Sie auch die Mietenbuchhaltung im Auftrag des ET durchführen. Sollte der ETseine Miete selbst vereinnahmen, wird er auch selbst für die Begleichung solcher Rechnungenaufkommen.Um die entstandenen Kosten konkret einem oder mehreren Eigentümer zuzuordnen,nutzen Sie dafür im Menüpunkt Buchungen den nur für solche Rechnungen vorgesehenenspeziellen Buchungstypund das Konto. Hier darf keinanderes Kostenkonto verwendet werden (Ausnahme SE-Verwaltergebühr – siehe unten).Unter „Umlage Mieter“ erfassen Sie, ob diese Kosten im Rahmen der BKA auf Mieter umlagefähigsind und mit welchem Umlageschlüssel der Rechnungsbetrag im Falle eines unterjährigenMietverhältnisses auf Mieter der gleichen VE verteilt wird.* Die BKA gegenüber Mietern in WEG-Objekten mit SEV wird mit der nächsten Version von Immoware24 möglich sein.Immoware24 GmbH11

Unter „Umlage Eigentümer“ können Sie den Rechnungsbetrag nach einem separaten Umlageschlüssel„automatisch verteilen“, wenn mehrere VE im Objekt von den Kosten betroffen sind.Abb. 7: SE-Rechnung mit Verwertung der Kosten für EigentümerIm Ergebnis der Buchung wurden Kosten auf ein gemeinsames SE-Kostenkonto im Objektgebucht, die Rechnungsbeträge konkreten Eigentümern zugewiesen und es sind offeneKreditoren-Posten der Handwerker, Dienstleister und Versorger entstanden.Buchen der SE-Verwaltergebühr = ET-VerbindlichkeitenDie SE-Verwaltergebühr wird im Menüpunkt „autom. Rechn.: SE-Verwaltergebühr“ für alle ETmit SEV+ gebucht.Für das Erstellen der Rechnungsliste wählen Sie neben dem Zeitraum den Verwalter aus, demdie SE-Verwaltergebühr zusteht – also i. d. R. Ihren eigenen Kontakt.ET mit SEV, die ihre Miete selbst vereinnahmen, erscheinen inaktiv (ausgegraut) in derRechnungsliste, da diese Gebühren von Ihnen als Verwalter nicht durch Entnahme aus demMietertrag gedeckt werden. Grundlage der Rechnungsbeträge sind die in den SEV-Einstellungendes ET erfassten Verwaltergebühren, die sich mit der Schaltfläche in der Fußleiste vorder Buchung bearbeiten lassen. Bei Auswahl des jeweils passenden Mietkontos werden mit derRechnung gleichzeitig Zahlungsbuchungen für die SE-Verwaltergebühren erstellt.Abb. 8: Automatische Rechnung für die SE-Verwaltergebühr* Die BKA gegenüber Mietern in WEG-Objekten mit SEV wird mit der nächsten Version von Immoware24 möglich sein.Immoware24 GmbH12

Das Ergebnis der Buchung (ohne gleichzeitige Zahlungsbuchung) sind offene Kreditoren-Posten des Verwalters und die Zuweisung der zu zahlenden SE-Verwaltergebühren zukonkreten Eigentümern.Buchen von Rechnungen der WEG = Verbindlichkeiten der WEGRechnungen, die sich aus der Bewirtschaftung für die WEG ergeben, werden wie in WEG-Objekten ohne SEV gebucht. Dazu nutzen Sie im Menüpunkt Buchungen den Buchungstypund die verschiedenen Kostenkonten.Im Ergebnis entstehen ebenfalls offene Kreditoren-Posten der Handwerker, Dienstleister undVersorger.7.3 Nutzung des Banktransaktionsmoduls für die Beauftragung der Bank zumLastschrifteinzug und zur ÜberweisungUnter der Voraussetzung bestehender Lastschrifteinzugsermächtigungen können Sie mitImmoware24 neben Zahlungsaufträgen auch Lastschriften zur Übermittlung an die Bankerstellen.Dazu nutzen Sie im Menüpunkt Banktransaktionen den Reiter Transaktionen vorbereiten.Für zuvor in der Buchhaltung erzeugte offene Posten lassen sich folgende Funktionen nutzen:• Lastschriften MieterEinzug der Miete von den Bankverbindungen der Mieter auf das Mietkonto• Überweisungen MieterAuszahlung von Guthaben vom Mietkonto an die Bankverbindung Mieter• Lastschrift Eigentümer aus Verwertung Miete (für ET mit SEV+)Einzug der HG-/RL-Zahlungen vom Mietkonto auf das WEG-Konto• Lastschrift Eigentümer vom PrivatkontoEinzug der HG-/RL-Zahlungen vom Privatkonto des ET auf das WEG-Konto• Überweisungen Eigentümer aus EinnahmeüberschussAuszahlung EÜ vom Mietkonto an das Privatkonto ET• Überweisung Eigentümer vom WEG-KontoAuszahlung Guthaben vom WEG-Konto an das Privatkonto ET• Kreditor Rechnung:• Überweisung Rechnungsbeträge vom Mietkonto an Bankverbindung Kreditorfür SE-Rechnungen• Überweisung Rechnungsbeträge vom WEG-Konto an Bankverbindung Kreditorfür WEG-RechnungenFür Überweisungen, die nicht aus offenen Posten resultieren, besteht die Möglichkeit der :• benutzerdefinierten Überweisung:• Umbuchung vom WEG-Konto auf das RL-Konto und umgekehrt• weitere Bankumbuchungen• Rückzahlung von Überzahlungen des ET auf sein MietkontoDie erstellten Bankaufträge werden im Reiter Transaktionen exportieren in eine Datei „verpackt“(DTA) und mit Hilfe Ihres individuellen Onlinebanking-Verfahrens an die Bank übermittelt.* Die BKA gegenüber Mietern in WEG-Objekten mit SEV wird mit der nächsten Version von Immoware24 möglich sein.Immoware24 GmbH13

Erledigte Aufträge sind als Einträge auf dem Kontoauszug sichtbar. Dieser Kontoauszug mussim Dateiformat MT940 über Ihr Onlinebanking-Verfahren von Ihrer Bank abgeholt werden undkann anschließend im Reiter Kontoauszüge importieren in Immoware24 hochgeladen/importiertwerden.Die im Reiter Kontoauszüge buchen angezeigten Aus- bzw. Einzahlungen lassensich mit einem Mausklick gleichzeitig buchen, wenn es sich um grüne Einträgehandelt (hohe Übereinstimmung zwischen Bank und Immoware24) oder werdenals Einzelposten manuell verbucht (gelbe und rote Einträge).Alternativ können auch alle Zahlungsbuchungen ohne Nutzung des Banktransaktionsmenüsmanuell gleichzeig aus verschiedenen Listen oder als Einzelbuchungausgeführt werden. Die Buchungsmasken sind in beiden Fällen identisch.7.4 Manuelle Zahlungsbuchungen oder Zahlungsbuchungen durch elektronischenBankauszugBuchen der MietzahlungenUm manuell mehrere Mietzahlungen gleichzeitig zu buchen, gehen Sie im Menüpunkt Buchungenin den Reiter offene Posten. Dort lassen sich die bezahlten Forderungen markieren undmit der Schaltflächealle Zahlungsbuchungen erstellen.Dies ist auch möglich, wenn die Mieten entsprechend Ihren vorgenommenen SEV-Einstellungenauf verschiedene individuelle Mietkonten gezahlt werden. Die zugeordneten Mietkonten sindvon Immoware24 bereits vorgewählt, können aber vor Erstellen der Buchung auch verändertwerden (z. B. wenn ein zweites Mietkonto existiert).Abb. 9: Gleichzeitige Buchung mehrerer Mietzahlungen ohne elektronischen KontoauszugSelbstverständlich lassen sich auch Zahlungen Miete über die bekannten Zahlungssymboleeinzeln buchen.Im Ergebnis der Zahlungsbuchung entstehen zwei Buchungssätze:Die Zahlungsbuchung Mietkonto an Debitor Mieter gleicht den OP aus.Die Verwertungsbuchung Mietertrag an ET-Wertkonto bucht den Ertrag vom gemeinsamen Ertragskontoaus und ordnet ihn einem konkreten ET zu (auch wenn alle Mietzahlungen im Objektauf ein gemeinsames Mietkonto eingehen). Ohne offene Posten Miete ist das Konto Mietertragleer. Die Mietzahlung erhöht den Bestand auf dem Wertkonto.* Die BKA gegenüber Mietern in WEG-Objekten mit SEV wird mit der nächsten Version von Immoware24 möglich sein.Immoware24 GmbH14

Es besteht eine Verknüpfung zwischen der• Buchung der Forderung,• Buchung der Zahlung und• Buchung der Verwertung.Abb. 10: Buchung Mietzahlung (Einzelansicht) mit verknüpfter Verwertungsbuchung und bezahlten Offenen PostenBuchen der HG-/RL-Zahlungen der ET als Verwertung Miete als HG oder als ZahlungDebitorBei der HG-/RL-Zahlung ist entscheidend, ob die Zahlungen aus vereinnahmter Miete oderdirekt vom Privatkonto des Eigentümers erfolgen.Um die Verwertung Miete als HG-/RL-Zahlung für mehrere ET gleichzeitig zu buchen, nutzenSie im Menüpunkt Buchungen den Buchungstyp .Es werden alle ET mit SEV+ angezeigt, die mindestens einen OP haben, dessen Fälligkeit imZeitraum eines bestehenden SEV-Vertrages liegt. Das Mietbankkonto, auf dem die Mieterträgedes ET liegen, und die Höhe des seinem Wertkonto gutgeschriebenen Ertrags werden angezeigt.Mit der Auswahl des WEG-Kontos als Ziel aller HG-/RL-Zahlungen und der gemeinsamenWertstellung können alle Zahlungsbuchungen zu Lasten verschiedener Mietkonten gleichzeitiggebucht werden.Abb. 11: Verwertung Miete als Hausgeld* Die BKA gegenüber Mietern in WEG-Objekten mit SEV wird mit der nächsten Version von Immoware24 möglich sein.Immoware24 GmbH15

Ohne Guthaben auf dem Wertkonto sind keine Verwertungen Miete möglich.Ist der zu verwertende Betrag trotz Guthaben auf dem Wertkonto inaktiv, müssen zuvor Schuldenund Guthaben des ET in der Liste offener Posten verrechnet werden.Selbstverständlich lassen sich auch OP/ET aus dieser Liste über Buttoneinzeln verwerten.Im Ergebnis der Zahlungsbuchung entstehen zwei Buchungssätze:Die Zahlungsbuchung WEG-Konto an Mietkonto dokumentiert den Geldfluss.Die Verwertungsbuchung ET-Wertkonto an Debitor ET ordnet die Zahlung einem konkreten ETzu (auch wenn HG-Zahlungen im Objekt von einem gemeinsamen Mietkonto abgehen).Die HG-/RL-Zahlung reduziert den Bestand auf dem Wertkonto des ET.Es besteht eine Verknüpfung zwischen der• Buchung der Forderung,• Buchung der Zahlung und• Buchung der Verwertung.Abb. 12: Buchung SEV – HG-Zahlung (Einzelansicht) mit verknüpfter Verwertungsbuchung und bezahlten Offenen PostenNeben der Verwertung Miete als HG-/RL-Zahlung wird für alle ET ohne SEV die Zahlungsbuchungals Zahlung Debitor erstellt, indem Sie im Menüpunkt Buchungen in den Reiter offenePosten gehen. Dort lassen sich die bezahlten Forderungen markieren und mit der Schaltflächealle Zahlungsbuchungen erstellen.Da hierbei neben der Zahlungsbuchung WEG-Konto an Debitor ET keine Verwertungsbuchungenentstehen, dürfen auf diese Weise nur Zahlungen gebucht werden, die nicht dem Mietkontoentnommen sind. Als Verwalter sollten Sie deshalb jeden Monat zuerst die Verwertungder Miete als HG veranlassen und buchen, bevor die Zahlungen HG von den Privatkonten derET gebucht werden.* Die BKA gegenüber Mietern in WEG-Objekten mit SEV wird mit der nächsten Version von Immoware24 möglich sein.Immoware24 GmbH16

Buchen der Bezahlungen SE-Rechnungen (inkl. der SE-Verwaltergebühr) undder WEG-RechnungAufgrund der zwingend zu erfassenden Information, zu wessen Lasten die Zahlung erfolgt(von wessen Wertkonto fließt Guthaben für Zahlung ab) lassen sich SE-Rechnungen durch denbekannten Auszahlungsbutton nur als Einzelposten bezahlen. Zahlungsbuchungen fürunbezahlte SE-Verwaltergebühren erfolgen wie die Zahlungsbuchungen für übrige SE-Rechnungen.Im Ergebnis der Zahlungsbuchung entstehen zwei Buchungssätze:Die Zahlungsbuchung Kreditor an Mietkonto dokumentiert den Geldfluss.Die Verwertungsbuchung ET-Wertkonto an SE-Kosten bucht die Kosten vom gemeinsamen SE-Kostenkonto aus und ordnet sie einem konkreten ET zu (auch wenn SE-Rechnungen im Objektvon einem gemeinsamen Mietkonto bezahlt werden). Ohne unbezahlte SE-Rechnungen ist dasKonto SE-Kosten leer. Die Zahlung der SE-Rechnung reduziert den Bestand auf dem Wertkontodes ET.Es besteht eine Verknüpfung zwischen der• Buchung der Rechnung,• Buchung der Zahlung und• Buchung der Verwertung.Abb. 13: Buchung SEV – Zahlung von SE-Rechnung (Einzelansicht) mit verknüpfter Verwertungsbuchung undbezahlten Offenen PostenNeben der Verwertung Miete als Zahlung SE-Rechnung wird für alle WEG-Rechnungen dieZahlungsbuchung erstellt, indem Sie im Menüpunkt Buchungen in den Reiter offenePosten gehen. Dort lassen sich die bezahlten Rechnungen markieren und mit der SchaltflächeZahlungsbuchungen gleichzeitig erstellen.Da hierbei neben der Zahlungsbuchung Kreditor an WEG-Konto keine Verwertungsbuchungenentstehen, dürfen auf diese Weise nur Zahlungen gebucht werden, die nicht dem Mietkonto entnommensind. Deshalb ist eine Markierung für die gleichzeitige Bezahlung der SE-Rechnungennicht möglich.* Die BKA gegenüber Mietern in WEG-Objekten mit SEV wird mit der nächsten Version von Immoware24 möglich sein.Immoware24 GmbH17

Buchen der ausgezahlten EinnahmeüberschüsseDie Auszahlung der Einnahmeüberschüsse kann monatlich, quartalsweise, halbjährlich oderjährlich erfolgen – je nach Vereinbarung mit dem ET. Nutzen Sie dazu im Menüpunkt Buchungenden Buchungstyp .Ähnlich wie bei der Verwertung Miete als HG folgt eine Übersicht der ET mit ihrem Mietbankkonto,auf dem die Mieterträge des ET liegen, und der Höhe des seinem Wertkonto gutgeschriebenenErtrags. Über die Schaltfläche oder den Auszahlungsbutton erfolgt fürden/die zuvor angegebenen verwerteten Betrag (Beträge gleichzeitig) die Zahlungsbuchung.Abb. 14: Gleichzeitige Buchung mehrerer Auszahlungen EinnahmeüberschussIm Ergebnis der Zahlungsbuchung entstehen zwei Buchungssätze:Die Zahlungsbuchung ET-Privatbankkonto an Mietkonto dokumentiert den Geldfluss.Die Verwertungsbuchung ET-Wertkonto an realisierten EÜ ordnet die Zahlung einem konkretenET zu (auch wenn die Auszahlungen im Objekt von einem gemeinsamen Mietkonto erfolgen).Die Auszahlung EÜ reduziert den Bestand auf dem ET-Wertkonto und wird gegenüber dem ETjährlich abgerechnet.Es besteht eine Verknüpfung zwischen der• Buchung der Zahlung und• Buchung der Verwertung.Abb. 15: Buchung SEV – Auszahlung Einnahmeüberschuss (Einzelansicht) mit verknüpfter VerwertungsbuchungUmbuchen von Mieterträgen zwischen ETBei ET-Wechsel einer VE bietet Immoware24 in den Buchungsmasken immer das Miet- bzw.Wertkonto des zum Fälligkeitsdatum des OP gültigen Eigentümers. Sind im Kaufvertrag oder* Die BKA gegenüber Mietern in WEG-Objekten mit SEV wird mit der nächsten Version von Immoware24 möglich sein.Immoware24 GmbH18

aufgrund anderer Absprachen bestimmte Erträge anders zuzuordnen, nutzen Sie im MenüpunktBuchungen den Buchungstyp .Dort können Erträge zwischen verschiedenen ET-Wertkonten umgebucht werden. Existieren fürdie ET individuelle Mietkonten, ist auch die aktive Umbuchung des Geldes auf den Mietkontennotwendig. Mit einem Mausklick auf können Sie die dafür notwendige Eingabe öffnen:Abb. 16: Umbuchung von Mieterträgen zwischen EigentümernDurch speichern entstehen gleichzeitig zwei Buchungssätze:Die Verwertungsbuchung ET-Wertkonto an ET-Wertkonto ordnet die Buchung zwei ET zu.Die Bankumbuchung ET-Mietkonto an ET-Mietkonto dokumentiert den Geldfluss.Es besteht eine Verknüpfung zwischen der• Buchung der Zahlung und• Buchung der Verwertung.Abb. 17: SEV Umbuchung von Mieterträgen zwischen Eigentümern (Einzelansicht) mit verknüpfter BankumbuchungBuchen von Zinspositionen für Miet- und WEG-KontenDie Zinsen und Zinskosten für die WEG- und Rücklagenkonten werden alsdirekt zwischen dem Bankkonto und denErtrags- bzw. Kostenkonten gebucht. Ebenso verfahren Sie bei einem gemeinsamen Mietkontoim Objekt.Für individuelle Mietkonten stehen die Zinserträge den jeweiligen ET zu. Deshalb buchen Sie* Die BKA gegenüber Mietern in WEG-Objekten mit SEV wird mit der nächsten Version von Immoware24 möglich sein.Immoware24 GmbH19

Zinsen im Soll, die Abgeltungssteuer, Solizuschlag etc. als Haben mit der benutzerdefiniertenBuchung gegen das dazugehörige ET-Wertkonto:Buchen von Zuführungen, Entnahmen und Zinspositionen für RL-KontenDiese Buchungen werden bisher mit Hilfe des Menüpunktes Rücklagen gebucht.8 AbrechnungAuf Basis der gebuchten Einnahmen und Ausgaben wird vom WEG-Verwalter gegenüber denEigentümern die Hausgeldabrechnung und Abrechnung Rücklage sowie die Pläne für dasFolgejahr erstellt.Erst nach Beschlussfassung der Abrechnungen gegenüber der WEG erstellt der Verwalter dieBKA*/HKA gegenüber den Mietern, die er im Rahmen der SE-Verwaltung betreut. Grundlagedafür sind die auf Mieter umlagefähigen Kosten aus der HGA und die umlagefähigen Kostendes Sondereigentums.Gleichzeitig rechnet der SE-Verwalter gegenüber den Eigentümern mit SE-Verwalterverträgenalle für das Sondereigentum vereinnahmten und verausgabten Beträge und die bereits realisiertenEÜ, also die Entwicklung ihrer Wertkonten ab.* Die BKA gegenüber Mietern in WEG-Objekten mit SEV wird mit der nächsten Version von Immoware24 möglich sein.Immoware24 GmbH20