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AXAVIAcrm

AXAVIAcrm ProduktbeschreibungRelease 6.6• ECM - Organisation & Dokumentenmanagement• CRM - Marketing & Vertrieb• PM - Projekt- & Prozessmanagement1

Copyright© AXAVIA Software GmbH 2012. Alle Rechte vorbehalten.Ausgabe 03-2012Juli 2012Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks,des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikroverfilmung oder der Vervielfältigung aufanderen Wegen, sowie der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben - auch bei einer auszugsweisen Verwertung - vorbehalten.Eine Vervielfältigung des Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichenBestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der Bundesrepublik Deutschland und der Republik Österreich, in der jeweils geltendenFassung, zulässig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtsgesetzes.Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen, usw., in diesem Werk berechtigt ohne besondereKennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutzgesetzgebung als frei zubetrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürfen.Dieses Dokument darf weder als Ganzes noch als Teil ohne vorhergehende schriftliche Zustimmung der AXAVIA Software GmbH inirgendeiner Weise vervielfältigt werden. Sie ist grundsätzlich vergütungspflichtig.AXAVIA ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXAVIA Software GmbH.AutoCAD, Inventor, P&ID, Plant 3D und Autodesk View sind eingetragene Warenzeichen von Autodesk Inc.MicroStation ist ein eingetragenes Warenzeichen von Bentley Systems.Microsoft Office (Excel, WinWord) ist ein eingetragenes Warenzeichen von Microsoft Corp.AutoVue ist ein eingetragenes Warenzeichen der Oracle Corp.Mailworx ist ein Produkt der eworx® Network & Internet GmbH.Alle anderen angeführten Warenzeichen und Produktnamen sind Eigentum ihrer Besitzer. Mit Erscheinen dieser Ausgabe verlierenalle anderen Ausgaben ihre Gültigkeit. Alle Angaben ohne Gewähr.2

1 Basismodule 41.1 AXAVIAseries Windows-Client 41.2 AXAVIAseries Web-Client 81.3 AXAVIAdeveloper Entwicklungsumgebung 82 ECM/DMS - Organisation & Dokumentenmanagement 92.1 Organizer (AXAVIAorganizer) 92.2 Dokumentenmanagement (AXAVIAdms) 133 CRM - Marketing & Vertrieb 173.1 Vertrieb (AXAVIAsales) 173.2 Kalkulation (AXAVIAcalc) 193.3 Service (AXAVIAservice) 215 PM - Prozess- & Projektmanagement 235.1 Projektmanagement (AXAVIApm) 235.2 Risikomanagement (AXAVIArisk) 265.3 Prozessmanagement (AXAVIAbpm) 27AXAVIAseries im Überblick 30Technologie 32Erfolgreiche Kunden 33Das Unternehmen 34Module und Dienstleistungen 35Systemanforderungen 373

1 Basismodule1.1 AXAVIAseries Windows-ClientAXAVIAseries Desktop• Dokument- und Projektverwaltung• Benutzerverwaltung• Mehrsprachigkeit• Einheiten und Währungen• Änderungs- und Freigabewesen• Datenaustausch• Logikanalyser• Offlinemodus• Katalogverwaltung• Recherche und Abfragetool• Auswertungen, Listen, BerichteDer AXAVIAseries Desktop ist eine typische Windowsanwendung und dient als Navigationsmodul für weitere Module.Je nach gewähltem Modul werden sofort die wichtigsten Informationen für den jeweiligen Anwender zur Verfügung gestellt.• Navigationsübersicht• Benutzerdefinierte Favoriten4

Dokument- und ProjektverwaltungFür projektorientiertes Arbeiten sind Projekte die Ausgangsbasis für Ihre Arbeit. StrukturierenSie Ihre Projekte in beliebiger Form und verwalten Sie die relevanten Daten, wie Projektart,Projektstart, Projektende oder Projektleiter. Projektbezogene Dokumente werden direktzum Projekt in einer Ordnerstruktur abgelegt.Durch Angabe des Kunden ist das Projekt dem Geschäftspartner zugeordnet. Sie behaltenso den Überblick über Ihre Kundenprojekte. Komfortable Recherchemöglichkeitenunterstützen die Suche nach den gewünschten Projekten. Wählen Sie Ihre wichtigstenProjekte als Favoriten und Sie haben darauf jederzeit Zugriff.• Strukturierung Ihrer Projekte• Finden Sie Ihre Projekte über einfache Recherchen• Wichtigste Projektinformationen auf einen BlickBenutzerverwaltungAXAVIAseries bietet die Möglichkeit eine Rollenstruktur mit den dazugehörendenBenutzerkonten festzulegen. Neben den allgemeinen Berechtigungen können Sie dieZugriffsmöglichkeiten für Objektgruppen oder einzelne Objekte festlegen.• Rollen und Benutzerkonten mit Mehrfachzuordnung• Allgemeine Berechtigungen für Rollen• Explizite Berechtigungen auf einzelne Objekte und Objektgruppen• Vielschichtige Granularität der SicherheitseinstellungenMehrsprachigkeitAXAVIAseries ist für Ihren internationalen Einsatz gerüstet. Einerseits steht die Bedienungsoberfläche in verschiedenenSprachversionen zur Verfügung. Andererseits können Sie Ihre Projekte in beliebigen Sprachen abwickeln. Auch kyrillische, japanischeoder chinesische Zeichen werden korrekt verarbeitet. Sie legen für Ihre Benutzeroberfläche selbst fest, welche Sprachen für Sierelevant sind. Vereinfachen Sie so die Bearbeitung von internationalen Projekten.• Beliebig viele Sprachen gleichzeitig• Unterstützung von internationalen Zeichensätzen, z.B.: Chinesisch, Kyrillisch, Arabisch• Verwenden Sie die unterschiedlichen Sprachen auch in Ihren Berichten für die Dokumentation• Einbindung von Übersetzungsbüros über ExcelEinheiten und WährungenIntelligente Datenfelder kennen das SI-Einheitensystem. Je nach Eigenschaft wird die richtigeEinheit verwendet. Umrechnungen zwischen Einheiten bzw. Anzeigeeinheiten unterstützen denAnwender bei der Datenerfassung. AXAVIAseries unterstützt auch die Nutzung von beliebigvielen Währungen wobei eine automatische Umrechnung die Eingabe optimiert.• SI-Einheitensystem• Anzeigeneinheiten benutzerbezogen einstellbar• Währungsumrechnung5

Workflow, Revisionierung, Änderungs- und FreigabewesenFür das Änderungs- und Freigabewesen steht ein mehrstufiger Freigabeprozess zur Verfügung, der in der Standardkonfigurationzweistufig (Prüfung und Freigabe) ist. Es wird, in Verbindung mit dem Login, der entsprechende Benutzer mit Prüf- und Freigabedatumeingetragen.Freigegebene Objekte werden in einer neuen Revision wieder für die Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Sie haben dabei jederzeitZugriff auf die alten Versionen eines Objektes. Revisionen werden über die Revisionsnummer mit entsprechendem Kommentaridentifiziert.Der Objektstatus gibt Ihnen jederzeit Auskunft über den aktuellen Status (In Arbeit, In Prüfung, Freigegeben, Veraltet, …).Nützen Sie den Workflow nicht nur für Dokumente, sondern auch für jede Art von Objekten.Ab einem bestimmten Stand eines Projektes ist es notwendig alle Änderungen exakt aufzuzeichnen. Insbesondere in der PharmaoderChemieindustrie ist eine exakte Reproduzierbarkeit gesetzlich vorgeschrieben. AXAVIAseries protokolliert die wichtigstenÄnderungen. Es ist jederzeit nachvollziehbar, wer ein Objekt wann erzeugt und zuletzt geändert hat.Über ein Änderungsprotokoll sind alle Änderungen der Daten, wie z.B.: wer, wann, was geändert hat, exakt dokumentiert und somitjederzeit nachvollziehbar.Wichtige Ereignisse oder Änderungen können überwacht und automatische Benachrichtigungen per E-Mail versandt werden. Eskönnen einzelne Objekte, Objektgruppen oder Statusänderungen protokolliert werden.• Workflow für Änderungs- und Freigabewesen• Objektstatus kennzeichnet den Zustand eines Objektes• Objektstatus beeinflusst die Benutzerrechte• Revisionierung zur weiteren Bearbeitung• Protokollierung der Änderungen und Zugriff auf die Historie• Benachrichtigung bei relevanten ÄnderungenDatenaustauschAXAVIAseries stellt verschiede Optionen für den Austausch von Daten mit Drittsystemen zur Verfügung. Neben verschiedenenAustauschformaten werden auch unterschiedlichste Schnittstellen mit direkter Kopplung an Drittsysteme angeboten.• CSV und XLS• XMLLogikanalyserDer Logikanalyser stellt die Basis für die automatische Kontrolle der erfassten Daten. Egal ob es sich um Pflichtfelder handelt,welche ausgefüllt werden müssen, oder um die korrekte Eingabe von Artikelnummern, Postleitzahlen, Dokumentennummern oderKennzeichnungssysteme. Erstellen Sie Ihre eigene Logik der Daten und AXAVIAseries überprüft diese jederzeit auf Korrektheit.• Pflichtfelder• Eindeutigkeit von Eigenschaften• Syntaxprüfung (z.B. Dokumentennummer)Daten auch unterwegs verfügbar (Offlinemodus)In vielen Fällen ist es notwendig, die Projekte auch am Laptop verfügbar zu haben. Solange Sie offline sind, und keine Verbindungzu Ihrem Server haben, arbeiten Sie auf Ihrer lokalen Kopie am Laptop. Der Offlinemodus synchronisiert die Daten zwischen IhremServer und dem Laptop, sobald Sie wieder online sind und eine Verbindung mit dem Server haben.Die Synchronisation sorgt auch für den Datenabgleich, wenn die Daten auf mehreren Standorten abgelegt werden müssen.6

KatalogverwaltungVerwalten Sie mit AXAVIAseries Ihren Materialstamm mit den wesentlichen Daten und erstellen Sie Ihre eigenen Kataloge.Mit der AXAVIAseries Katalogverwaltung verwalten Sie technische, kaufmännische und produktbezogene Daten gleichermaßen.Je nach Anwendung und Produkt ist der Datenumfang unterschiedlich ausgeprägt. Sind es für einfache Handelsprodukte nur diekaufmännischen Informationen für die schnelle und einfache Erstellung von Angeboten, so können Produkte aus dem technischenBereich mit entsprechenden Eigenschaften für die Spezifikation ausgestattet sein. Die Hinterlegung von Datenblättern rundet denMaterialstamm ab. Nutzen Sie den Materialstamm bei allen weiteren Tätigkeiten, wie zum Beispiel bei der Angebotserstellung.Der direkte und einfache Zugriff auf Artikeldaten ermöglicht einen hohen Grad an Standardisierung.• Materialstamm für zentrale Verwaltung der Produkte• Erzeugen und bearbeiten Sie Ihre Katalogdaten• Technische, kaufmännische und produktbezogene Daten• Hinterlegen von Datenblättern zur Verwendung in DokumentationenRecherche und AbfragetoolSchnelles Finden der richtigen Information steht im Fokus jeder Recherche. AXAVIAseries stellt verschiedene Werkzeuge für denraschen Zugriff auf die benötigten Abfragen zur Verfügung. Die Abfragen sind schnell und einfach von jedem Anwender erstellbarund jederzeit abänderbar.• Ad hoc Abfragen• Vordefinierte Abfragen für viele Anwendungsfälle• Navigationsknoten liefern die wichtigsten InformationenAuswertungen, Listen und BerichteAlle Listen und Auswertungen werden automatisch von AXAVIAseries erstellt.Es sind Formulare verwendbar, die im Word einfach erstellt und mit Platzhaltern für Eigenschaften versehen werden können. Dabei istdie volle grafische Funktionalität von Word verfügbar - sogar die Strukturierung der Gliederung, Kopf-/Fußzeilen, Inhaltsverzeichnisseund Tabellen können für die Formulare verwendet werden.Das Objektmodell kann mit einfachen Abfragen ausgewertet werden. Alle Eigenschaften - sowohl Editierfelder, als auch berechneteFelder - stehen zur Verfügung. Die erzeugten Berichte werden im Dokumentenmanagementsystem verwaltet.• Berichte in Word, Excel oder PDF• Erstellen Sie jederzeit Ihre eigenen Berichte• Verwaltung der erzeugten Berichte imDokumentenmanagementsystem7

1.2 AXAVIAseries Web-ClientAXAVIAseries ServerBesondere Anforderungen erfordern besondere Lösungen. Die Komplexität der Projekte steigt permanent. Damit die künftigenHerausforderungen gemeistert werden, müssen Kunde und Lieferant enger zusammenwachsen. Das Projektportal ermöglicht diedirekte Integration der Kunden und Lieferanten in die unternehmenseigenen Prozesse. Projekt- und Dokumenteninformationenstehen über das Web genauso zur Verfügung, wie Änderungs- und Freigabeprozesse. Kundenspezifische Anpassungen stellen dasPortal im unternehmensspezifischen Layout dar.Basis für den Betrieb des Projektportals ist der Microsoft Internet Information Server. Das Projektportal unterstützt die Prozesse zurZusammenarbeit mit externen Unternehmen oder Standorten.Ihr Nutzen mit AXAVIAseries Server• Zugriff auf alle Unternehmensdaten von jedem Standort der Erde mit Internet Browser• Integration von Kunden und Lieferanten in Ihre Unternehmensprozesse• Starke Prozessorientierung durch Vorgaben von definierten Abläufen• Keine Installation auf Arbeitsplätzen notwendig1.3 AXAVIAseries EntwicklungsumgebungAXAVIAdeveloperAXAVIAseries wurde als Entwicklungsplattform für komplexe, objektorientierte Datenmanagementaufgaben gestaltet. EineAnzahl von generischen GUI-Controls wurde so implementiert, dass diese mit den Modelldaten optimal zusammenarbeiten.Erstellen oder modifizieren Sie mit dem Modelldesigner Ihre eigenen Anwendungen. Bearbeiten Sie in der Modellansicht IhrDatenmodell. Erstellen Sie Objektdefinitionen und definieren Sie für Wertdefinitionen (Eigenschaften) sowohl Datentyp und Format,wie auch das Verhalten an der Benutzeroberfläche.Berechnungen, Methoden oder Ereignisse können als C# Makros hinterlegt werden. Entwerfen Sie Ihre eigene Oberfläche, indemSie ein neues Ansichtsschema festlegen oder nutzen Sie die bestehenden GUI-Controls in Ihrem Ansichtsschema. Konfigurieren Siedie angezeigten Informationen in den jeweiligen GUI-Controls und legen Sie das Verhalten zwischen den GUI-Controls fest.• Erweitern und modifizieren Sie die Datenmodelle• Entwerfen Sie Ihre Benutzeroberfläche nach Ihren Bedürfnissen• Mit erweiterten Berechnungen und Skripten bestimmen Sie das Verhalten Ihrer Anwendung8

2 ECM/DMS - Organisation & Dokumentenmanagement2.1 OrganizerAXAVIAorganizer• Adressenverwaltung• Ressourcen• E-Mail• Wissensdatenbank• Terminkalender• Verträge• Aktivitäten, Notizen, News• Verbesserungswesen• UnternehmensorganisationDie Organisation bestimmt für ein Unternehmen weitgehend die Effizienz vieler Abläufe. Je besser die Standardthemen derOrganisation integrierter Bestandteil einer Unternehmenslösung sind, desto reibungsloser wird die Zusammenarbeit im Unternehmenfunktionieren.Themen, wie Adressdaten, Termine oder Mitarbeiter sind genauso enthalten, wie Vertragswesen oder Verbesserungswesen. EineWissensdatenbank für alle Mitarbeiter rundet den Funktionsumfang entsprechend ab. Insbesondere ist dieses Modul eine wesentlicheBasis und sollte in keinem Unternehmen fehlen.AdressenverwaltungSie suchen nach einem Geschäftspartner oder Ansprechpartner?AXAVIAseries liefert Ihnen alle Informationen zu Ihrem Kundenin übersichtlicher Form. Sie haben detaillierte Kundendaten, wieAnsprechpartner, Geschäftskontakte, Verkaufschancen, Angeboteund Projekte, auf einen Blick im Zugriff.Versenden Sie direkt eine E-Mail an Ihren Ansprechpartner, wobeiüber Microsoft Outlook die Adresse automatisch ausgefüllt wird und diegesendete E-Mail mit Anlagen im Dokumentenmanagementsystemverwaltet wird.Die Integration von Google Maps oder TAPI/CTI erleichtern dietägliche Arbeit. Korrekte Daten von Kunden/Lieferanten sind die Voraussetzungfür Ihre erfolgreiche Arbeit. Die einfache Suche der gewünschten Informationenzum Geschäftspartner steigert die Effizienz in allen Bereichen des Unternehmens.Die enthaltenen Daten, wie Branche und Unternehmensgröße, sind einerseits fürdas Marketing und den Vertrieb von wesentlicher Bedeutung, andererseits sindInformationen, wie Verträge und Projektinformationen, unentbehrlich für Kundenserviceund -begleitung. Bei der Betreuung von Konzernen ist der Zusammenhang derKonzernstruktur ein wesentlicher Wissensvorsprung.Kundenkontakte - LieferantenkontakteJeder Kontakt mit Ihrem Kunden oder Lieferanten, wie E-Mail, Telefongespräch oder Schriftverkehr, kann über die Geschäftsbeziehungentscheiden. Die permanente Protokollierung der Geschäftskontakte ist somit Basis Ihrer kompetenten Kundenbetreuung.Insbesondere für den Servicebereich ist es wichtig alle Vereinbarungen mit Ihrem Kunden zu kennen, denn nur so kann er fachkundigeInformationen weitergeben und zusätzliche Erträge erwirtschaften. Halten Sie die gesamte Kommunikation mit Lieferanten undKunden fest. Sie erhalten eine exakte Historie aller Vereinbarungen und können sehr leicht Entscheidungswege verfolgen.Neben den Geschäftskontakten sind auch alle Dokumente oder E-Mails beim Ansprechpartner festgehalten. Die Verwaltung erfolgtim integrierten Dokumentenmanagementsystem.9

UnternehmensorganisationDie Unternehmensstruktur mit Standorten, Abteilungen und Mitarbeitern wird in AXAVIAseriesabgebildet.Die Unternehmensstruktur ist unter anderem die Basis für die Ressourcenplanung.Über den Standort eines Mitarbeiters werden die standortbezogenen Daten für die weiterenAnwendungen definiert.• Mehrere Unternehmen• Unternehmensstandorte• Abteilungen und BereicheRessourcenNeben den Mitarbeitern ist es notwendig Ressourcen, welche zu Engpässen führen könnten, im Blickfeld zu haben. Als Beispielseien hier Besprechungsräume, Beamer, Autos oder spezielle Messgeräte, erwähnt. Ressourcen können entweder direkt oder überTermine gebucht werden. In der Ressourcenübersicht ist sofort erkennbar ob eine Ressource verfügbar ist oder von wem diesebereits genutzt wird.• Verwaltung von Ressourcen, wie Besprechungsräume oder spezielle Geräte• Auslastungsübersicht über Kalender oder Ressourcenübersicht• Ressourcenbuchung über TerminWissensdatenbankStrukturiertes Ablegen von Informationen aus allen Unternehmensbereichen (Organisation, Produktinformationen, fachspezifischeHinweise, …) in Kombination mit einfachen Recherchetools, stellt das Wissen des Unternehmens allen Mitarbeitern zur Verfügung.• Strukturierte Ablage von Informationen• Abfrage über Recherchetools• Wissen steht der gesamten Organisation zur Verfügung• Spezielle Informationen für Literatur, Erfahrungsberichte,Internet Links, Wissensträger• Einfaches und schnelles Erfassen von Informationen• Mindmap Darstellung für eine übersichtliche Struktur11

VerträgeVerträge als besondere Dokumente werden in AXAVIAseries auchbesonders verwaltet. Es werden vertragsspezifische Daten erfasst, somitkönnen die Verträge entsprechend überwacht werden und automatischeBenachrichtigungen bei Beginn von Fristen erzeugt werden. Neben denVertragsdaten werden über die integrierte Dokumentenverwaltung auch dieOriginaldokumente hinterlegt.• Kategorisierung der Verträge• Verwaltung von Vertragsterminen• Überwachung von Kündigungsfristen mit Benachrichtigung• Workflow für Vertragsgenehmigung• Verknüpfung zu Originalverträgen als Dokument (TIF, PDF)VerbesserungswesenViele Innovationen sind über interne Verbesserungsvorschläge entstanden. Nur wer das Potential der Mitarbeiter nützt, kannauch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess gewährleisten. Basis dafür ist ein Werkzeug zur Erfassung der Ideen undVerbesserungsvorschläge der Mitarbeiter.Erfassung von Verbesserungsvorschlägen mit Kurzbezeichnung und Beschreibung.• Identifikation über eine fortlaufende Vorschlagsnummer• Kategorisierung der Verbesserungsvorschläge nach freien Kriterien• Bewertung der Verbesserungsvorschläge zur Reihung in der Umsetzung• Verfolgung der Vorschläge über Statusinformationen (Eingetragen, Angenommen, Abgelehnt)• Verfolgung der Vorschläge durch den Ersteller, damit er die Information hat, ob seine Vorschläge auch umgesetzt werden• Ergänzung der Verbesserungsvorschläge mit Notizen, Dokumenten und Aktivitäten12

2.2 DokumentenmanagementAXAVIAdms• Projekt- und Dokumentablage• Digitale Signatur• Volltextsuche mit OCR• Digitaler Fingerabdruck• Workflow und Revisionierung• Integrierter Viewer• Dokumentensatz und DokumentenlieferscheinIn der Abwicklung von technischen Projekten steigt die Flut an Dokumenten ins Unendliche. Sowohl die Redundanz, als auch dieAktualität der Dokumente ist für den Anwender eine immense Herausforderung.AXAVIAseries enthält ein integriertes Dokumentenmanagementsystem zur Verwaltung Ihrer Dokumente. Durch den schnellen Zugriffauf Ihre Unterlagen haben Sie jederzeit einen exakten Überblick und finden auf Anhieb das richtige Dokument. Die physikalischenDateien werden automatisch im richtigen Verzeichnis auf der Festplatte oder im sicheren Tresor abgelegt.Insbesondere das Finden von Dokumenten ist zentrales Anliegen jedes Anwenders. So finden Sie jederzeit Ihre Dokumente überRecherche in der Datenbank oder über die Volltextsuche im Inhalt der Dokumente.Ansicht AXAVIAdmsHier die wichtigsten Elemente des Dokumentenmanagements.13

Ein interessantes Szenario für die Anwendung der OCR-Texterkennungist die Erkennung von Barcodes. Es können z.B. Prüfprotokolleaus AXAVIAseries gedruckt werden, diese manuell ausgefüllt undunterschrieben werden. Nach dem Scannen wird das Dokumentautomatisch im AXAVIAdms eingeordnet.• Dokumentenrecherche in Datenbankeigenschaften• Volltextsuche über Dokumenteninhalt (auch CAD)• Integration von ABBYY Fine Reader zur OCR-Texterkennung• Barcodeerkennung über ABBYY Fine ReaderWorkflow und RevisionierungWas ist der Letztstand eines Dokuments, und wo finde ich diesen? Das ist eine wesentliche Frage auf die AXAVIAdms jederzeitAntwort gibt. Über einen definierten Workflow wird das Dokument freigegeben und natürlich für eine nachträgliche Veränderunggesperrt. Eine kontrollierte Revision des Dokuments archiviert den „Altstand“ und bringt das Dokument in einen bearbeitbarenZustand. AXAVIAdms dokumentiert automatisch alle Schritte und schafft die notwendige Transparenz in Ihrem Arbeitsalltag.• Workflow mit Prüfung und Freigabe• Protokollierung der relevanten Informationen• Manuelle Revision• Historie aller RevisionenWeitergabe von Dokumenten und DokumentenlieferscheinInsbesondere im technischen Bereich werden Dokumente an Kunden und Lieferanten weitergegeben. Einerseits ist es notwendigzu wissen, wer welche Dokumente zur Bearbeitung hat, damit keine Änderungen ohne deren Wissen gemacht werden. AXAVIAdmsprotokolliert in diesem Fall, an wen Sie Ihre Dokumente weitergegeben haben und sperrt diese gegebenenfalls auch gegen etwaigeinterne Bearbeitung.Andererseits ist es wichtig zu wissen, welche Dokumente an Ihren Kunden in welchem Revisionsstand weitergegeben wurden. Indiesem Fall ist ein Dokumentenlieferschein oder Transmittel ein wichtiger Dokumentationsbestandteil der automatisch als Berichterzeugt wird.• Weitergabe an Lieferanten• Sperre von weitergegebenen Dokumenten• Dokumentation der Weitergabedaten• Dokumentenlieferschein für Weitergabe an Kunden• Bericht für Transmittel mit Liste der DokumenteDigitale SignaturFür die Weitergabe von Dokumenten ist es vielfach notwendig gewährleisten zu können, dass dieses Dokument einem Originaldokumententspricht und nicht verändert wurde. AXAVIAdms unterstützt hier das Produkt von a-trust zur Signierung von PDF-Dokumenten. Diedigitale Signatur entspricht allen Kriterien für eine digitale Rechnungsweitergabe.• Digitale Signatur über a-trust• Original und signiertes Dokument in AXAVIAdms verwaltet• Entspricht Kriterien für digitale Rechnung15

Doubletten Prüfung mit digitalem FingerabdruckObwohl heutzutage der Speicherplatz extrem kostengünstig ist, machen doppelt abgelegte Dateien eine Menge Probleme. Es istalso notwendig dass ein DMS verhindert, dass gleiche Dateien abgelegt werden. AXAVIAdms macht von jeder Datei einen „digitalenFingerabdruck“ und erkennt so, ob eine Datei bereits im Dokumentenmanagementsystem vorhanden ist. Bringt der Anwender eineDatei in AXAVIAdms ein, welche schon vorhanden ist, wird dieser sofort darauf aufmerksam gemacht. Nur über eine manuelleBestätigung kann so ein Duplikat einer Datei in AXAVIAseries entstehen.Viewer IntegrationNeben dem Windows Image Viewer integriert AXAVIAseries weiterekommerzielle Viewing Produkte. Insbesondere das Produkt OracleAutoVue sei hier mit einigen nennenswerten Funktionen erwähnt.• Über 450 Dateiformate• Drehen, spiegeln, zoomen, …• Drucken und plotten ohne CAD• Messen mit Kalibierfunktion• Markup bzw. Rotmarkierung• Vergleichen von CAD-Versionen16

3 CRM - Marketing & Vertrieb3.1 VertriebAXAVIAsales• Marketingkampagnen• Vertriebsorganisation• Leadmanagement• Vertriebspartner• Kundenanfrage• Angebot• Verkaufschancen• Marketing- und VertriebsprojekteUmsatzziele, als Vorgabe für den Vertrieb und als planbare Größe für jedes Unternehmen, sind die Grundlagen von Budgets. DieErfassung von Business Forecasts bei Ihren wichtigsten Kunden bringt Ihnen Sicherheit in der Budgeterstellung. Abweichungen vomUmsatzplan sind transparent und ein rasches Gegensteuern sichert Ihren Unternehmenserfolg.Sie erfassen die Eckdaten Ihrer Projekte und erhalten einen Überblick über die Umsätze nach Monat und Vertriebsverantwortlichengeordnet. In der Projektierung haben Sie jederzeit Zugriff auf die erwarteten Teilabrechnungen und können Ihr Projekt optimal steuern.AXAVIAsales integriert sich optimal in den Organizer und nutzt die Adressverwaltung als Basis für Marketing und Vertrieb.MarketingkampagnenMarketingkampagnen sind der erste Schritt im Vertrieb. Ausgehend vom gepflegtenAdressenstamm und den entsprechenden Kategorisierungen erstellen Siezielgerichtete Kampagnen. Egal ob Serienbrief oder Serienmail - Kampagnenliefern die Basis dafür. Insbesondere für Newsletterkampagnen bietet dieMailworx-Integration eine optimale Ergänzung. Mailworx ist ein professionellesNewslettersystem, welches Ihnen detailliertes Feedback über das Verhalten derEmpfänger liefert.VertriebsorganisationDer Aufbau der Vertriebsorganisation und die Zuordnung der Vertriebsmitarbeiter über geografische Regionen ist eine weit verbreiteteVertriebsaufteilung. AXAVIAsales unterstützt Sie dabei und ordnet Interessenten und Kunden automatisch dem jeweiligen Mitarbeiterzu. Diese Struktur wird häufig auch für die Provisionsberechnung genützt.LeadmanagementLeadgenerierung ist teuer. Umso wichtiger ist die effektive Erfassung und Verfolgung neuer Verkaufschancen, bis zum erfolgreichenAbschluss. Wurde ein Unternehmen einem Vertriebspartner zugeordnet, ist es seine Aufgabe daraus entsprechende Umsätzezu generieren. Welche Unternehmen relevant sind und weiter verfolgt werden sollten um daraus Vertriebsprojekt zu generieren,markieren Sie einfach in AXAVIAsales.VertriebspartnerIm Falle von indirektem Vertrieb über Vertriebspartner ist es notwendig zu wissen, welcher Kunde von welchem Partner betreut wird.Definieren Sie einerseits Geschäftspartner als Vertriebspartner und ordnen Sie andererseits die Kunden den entsprechendenVertriebspartnern zu.KundenanfrageDie Kundenanfrage ist die erste Bewertung eines potentiellen Auftrages. Über die Erfassung des Potentials und einer Bewertungkommen Sie zu einem Auftragswert. Durch die Angabe des vermutlichen Projektbeginns haben Sie eine zeitliche Verteilung IhrerVertriebsprojekte.17

AngebotDie rasche und effiziente Erstellung von Angeboten spart Ihre wertvolle Zeit.AXAVIAsales liefert Ihnen auf Knopfdruck jedes Angebot zu Ihrem Kunden. Anfragenwerden somit schnell und kompetent beantwortet. Die konsequente Angebotsverfolgungverschafft Ihnen einen Onlineüberblick über Ihre Erfolge.In der Projektabwicklung sind Sie jederzeit über den Angebotsstand informiert.Kompetente Aussagen zum Kunden unterstreichen Ihre Professionalität.Muster Gmbh, Hafenstr. 47-51, A-4020 LinzMustersoftwarekunde AGHerr Max HuberStadtplatz 11010 WienÖSTERREICHTelefon : +43 (1) 20000-10Fax : +43 (1) 20000-11Sehr geehrter Herr Huber,AngebotNummer : 120Datum : 14.12.2010Unser Zeichen : Max DemoTelefon : +43 (732) 9015 - 5870Fax : +43 (732) 9015 - 5879EMail: max.demo@muster.atwie besprochen, unterbreiten wir Ihnen freibleibend das gewünschte Angebot,unter Zugrundelegung unserer allgemeinen Lieferbedingungen.Pos. Menge Bezeichnung Gesamt01 5 Stk. AXAVIAcrm 3.187,50 €Positions EP: 637,50 €Kunden-/LieferantendatenbankRabatt in %: 15 %Listenpreis: 750,00 €- Vertriebsplanung- Marketingkampagnen- Kommunikation- Angebotswesen/Kalkulation02 1 Stk. AXAVIA Softwarewartung Positions EP: 573,75 € 573,75 €Laufzeit: 1 JahrEnthält alle AXAVIAseries-Updates, Telefonsupport (Hotline) undBeratung.Berechnungsgrundlage: 1,5% vom Softwarelistenpreis im Monat(18% im Jahr)Zwischensumme: 3.761,25 €Gesamtsumme in EUR: 3.761,25 €Angebotsgültigkeit : 20 TageReisekosten /Spesen : nach tatsächlichem AufwandPreise : in EUR, exkl. Umsatzsteuer, exkl. Spesen, exkl. ReisekostenLieferung : Post ab A-4020 LinzLiefertermin : nach VereinbarungZahlung : 14 Tage NettoEs gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen der AXAVIA Software GmbH. Die Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlunguneingeschränktes Eigentum der AXAVIA Software GmbH. Sofern nicht explizit angeführt, sind in den angebotenen Preisen keineerweiterte Dokumentation, Installation und Schulungen enthalten. Bitte beachten Sie die Richtlinien bezüglich Virenschutz,Datensicherung und Urheberrecht. Wir können für diverse Datenschäden keine Haftung übernehmen.Die Rechnungslegung der Software und der Softwarewartung erfolgt nach Lieferung der Lizenzen.Dienstleistungen werden nach Erbringung der Leistung berechnet. Sollten sich Dienstleistungen über mehrere Wochen erstrecken, so können dieerbrachten Leistungen zum jeweiligen Monatsende in Rechnung gestellt werden.Mit freundlichen GrüßenMuster GmbhMax Demo(Sachbearbeiter)Muster Gmbh A - 4020 Linz BLZ: 12345 Tel.: +43 (732) 9015 - 5870Unternehmenssitz: Linz Hafenstr. 47-51 Konto-Nr.: 5.023.234 Fax: +43 (732) 9015 - 5879HR-Nr: 3132345 UID: ATU298347234 IBAN: IBANRAIKA5023234 Email: office@muster.comGeschäftsführer: Walter Burgstaller Musterbank AG BIC: bicraika2343 Internet: www.muster.comDer hinterlegte Materialstamm erlaubt eine höchstmögliche Standardisierung Ihrer Produkte und ermöglicht eine hohe technischeDetaillierungstiefe. Sie können bei den Produkten alle kaufmännischen und technischen Daten, welche Sie in der weiterenSpezifikationsarbeit zur Verfügung haben, hinterlegen und dadurch in der Projektierung wertvolle Arbeitszeit sparen.Natürlich können Sie die Standardtexte der Produkte jederzeit für individuelle Angebotspositionen überschreiben. Dies gilt auch fürIhre individuellen Angebotspreise.Aus der Datenbank wird das Angebot über die Berichtfunktion von AXAVIAseries erzeugt, als PDF-Dokument imDokumentenmanagementsystem verwaltet und an den Kunden per E-Mail versendet.VerkaufschancenZur detaillierten Planung von Verkaufserlösen bietet AXAVIAsales Verkaufschancen an. Neben Kunde, Vertriebsmitarbeiter undMonat sind auch geplanter Umsatz und Wareneinsatz erfasst. Zur besseren Planung wird über die Wahrscheinlichkeit der effektiveErtrag für eine Verkaufschance berechnet. Weiters sind, für eine grobe Planung, die zu erbringenden Dienstleistungstage erfassbar.Die Verkaufschancen sind für Kundenanfragen, Angebote oder direkt beim Kunden hinterlegbar.Marketing- und VertriebsprojekteNutzen Sie die integrierte Projekt- und Dokumentenverwaltung zur Organisation Ihrerinternen Projekte im Marketing und Vertrieb. Natürlich steht auch die entsprechendeDokumentenablage zur Verfügung.Die optimale Ergänzung bietet das Modul AXAVIApm zur terminlichen Koordination.18

3.2 KalkulationAXAVIAcalc• Kostenstruktur• Kalkulationsstruktur• Kalkulationsobjekte• Umlagepositionen• Projekt- und Produktkalkulation• Projektbezogene Lieferanten• Leistungsverzeichnis• GAEB und ÖNORM 2063• AngebotsüberleitungDie Kalkulationen mit eigenen Kostenarten für die unternehmensspezifischen Projekttypen werden einfach definiert und gebenso die Struktur für Ihre Kalkulation vor. Sie können komplett fertig definierte Baugruppen nutzen oder individuelle Bauteile um dieArbeitszeiten zu ergänzen.Die Positionen, wie Equipment der Prozesstechnik, können das Ergebnis der Vorprojektierung sein und für die Kalkulation genutztwerden.Mit entsprechenden Aufschlägen für die einzelnen Positionen und Kalkulationsarten bestimmen Sie den Verkaufspreis für Ihr Angebot.Mit einer automatischen Überleitung erzeugen Sie auf Knopfdruck das individuelle Angebot für Ihren Kunden.KostenstrukturDefinieren Sie über die Kostenstruktur, welche Arten von Kosten in Ihrem Projektrelevant sind.Hinterlegen Sie bereits vordefinierte Stundensätze oder Kalkulationsmethoden.Durch die Angabe der Kostenart auf dem Kosteneintrag haben Sie die entsprechendeÜbersicht der Kosten.Definieren Sie die Kostenstruktur in Ihren Vorlagen und standardisieren Sie IhreKalkulation.19

Kalkulationsstruktur und Kalkulationsobjekte• Kalkulationsstruktur• Arbeitspaket und Aufgaben• Komponenten und Anlagen• Kosten für Material, Personal und Sonstiges• Aufschläge• PreisberechnungJede Kalkulation ist unterschiedlich. Erstellen Sie eine übersichtliche StrukturIhrer Kalkulation. Die Auswertungen sind dynamisch aufgebaut und passen sichan die festgelegte Struktur an.Kalkulationsobjekte sind die zentralen Elemente für die Kalkulation. ErfassenSie hier die kalkulierten Kosten. Neben den Kalkulationspositionen können Sieauch jederzeit Arbeitspakete oder Aufgaben aus dem Projektmanagement -oder Komponenten aus dem Engineering - nutzen. Die Gliederung in Material,Personal und Sonstiges unterstützt Sie bei der Erfassung der Kosten. Mit denentsprechenden Aufschlägen kommen Sie dann schnell und einfach zu denkalkulierten Preisen.UmlagepositionenTeilweise ist es notwendig, diverse Kosten auf andere Positionen aufzuteilen.Kalkulieren Sie z.B. die Allgemeinkosten und legen diese anteilsmäßig aufalle anderen Positionen um. In der Kalkulation sind die Kosten transparentund es ist klar, woher die Kosten kommen. Im Projekt wurden diese Kostenentsprechend berücksichtigt, ohne dass diese explizit aufscheinen.ProduktkatalogeZur raschen und effizienten Kalkulation greifen Sie jederzeit auf Ihren Produktstamm zurück und nützen die dort festgelegten Kosten.Projekt- und ProduktkalkulationArbeitet Ihr Unternehmen projektorientiert, so werden die Kosten auch projektbezogen kalkuliert. In vielen Fällen werden Produkteerzeugt und diese als Standardprodukte verkauft. Hier ist die produktbezogene Kalkulation eine wesentliche Erleichterung. DieTransparenz bei der Produktkalkulation ist somit auch hier jederzeit gegeben.Projektbezogene LieferantenBevorzugte Lieferanten in einem Projekt senken die Kosten. Definieren Sie diese und jeder hat Zugriff genau auf diese Produkte undderen Preislisten.LeistungsverzeichnisNutzen Sie die LV-Kalkulationsstruktur nicht nur als Kalkulation, sondern auch für die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses. Eswird nur die LV-Struktur und die entsprechenden Positionen erstellt. Erstellen Sie auf Knopfdruck die Ausschreibung und geben diesean die Interessenten weiter.GAEB und ÖNORM 2063GAEB und ÖNORM 2063 haben sich für den Austausch von Leistungsbeschreibungen etabliert. Lesen Sie ein Leistungsverzeichnisüber diese Schnittstelle ein oder geben es in diesem Format an Ihre Lieferanten weiter.AngebotsüberleitungDie erstellte Kalkulation leiten Sie per Knopfdruck in ein Angebot über. Bei der Überleitung entscheiden Sie, in welchemDetaillierungsgrad die Positionen dem Kunden weitergegeben werden. Das Angebot ist nach wie vor mit der Kalkulation verknüpft,wodurch nachträgliche Kostenänderungen im Angebot berücksichtigt werden.20

3.3 ServiceAXAVIAservice• Kundenverwaltung• Wartungsverträge• Softwarelizenzen• Serviceanfragen• TicketsystemKundenbindung ist ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil. Entscheidend ist dabei die optimale Betreuung der Kunden auch nach Endedes Projektes.Neben dem schnellen Zugriff auf Kundendaten sind auch alle servicerelevanten Informationen, wie Produktlizenzen oderWartungsverträge, besonders wichtig im Kundenservice. Serviceanfragen geben Überblick über die aktuelle Situation beim Kundenwieder. Über das Ticketsystem hat der Kunde jederzeit selber Zugriff auf die Serviceinformationen.KundenverwaltungDer schnelle und rasche Zugriff auf die relevanten Informationen des Kunden ist im Kundenserviceein wesentlicher Wettbewerbsvorteil. Nur wenn Sie die richtigen Daten sofort im Zugriff haben,können Sie eine kompetente Auskunft geben.Geschäftspartner aus dem Softwaremodul AXAVIAorganizer werden zu Kunden oder Lieferanten.Beim Erstellen von Kunden- oder Lieferantendokumenten haben Sie die Kunden- undLieferantendaten schnell und einfach im Zugriff.• Kundendatenbank mit Klassifikation, Wartungsverträgen, lizenzierte Produkte, …• Lieferantendatenbank mit Bewertung (A/B/C)• Alle Kunden- und Lieferantendaten (Bestellungen, Aufträge, …) auf einen BlickProduktlizenzenIn vielen Unternehmen werden nicht nur Hardwarekomponenten verkauft, sondern auch Produktlizenzen. Insbesondere im Bereichder IT-Branche ist die Verwaltung der Produktlizenzen ein wichtiger Bestandteil in der Auftragsabwicklung. AXAVIA liefert Ihnen aufeinen Blick, welche Lizenzen der Kunde erworben hat.WartungsverträgeWartungsverträge sind Verträge zur Erbringung von laufenden Leistungen, welche periodisch berechnet werden. Typisch hierfür sindSoftwarewartungen, welche jährlich berechnet werden.Im Kundenservice ist besonders wichtig schnell Zugriff auf die Vertragsdaten zu haben, um dem Kunden eventuelle zusätzlicheKosten rasch weitergeben zu können. Laufzeit, Abrechnungsinformation und Kündigungsdauer sind in AXAVIAservice ebensohinterlegt, wie die Verknüpfung zur entsprechenden Rechnung.AXAVIA liefert Ihnen jederzeit einen Überblick aller aktuellen Wartungsverträge und wann diese ablaufen bzw. erneut zu verrechnensind. Über Servicejobs lässt sich sogar die wiederkehrende Rechnungslegung automatisieren.21

ServiceanfragenDie Service- oder Produktanfrage ist das zentrale Element im Kundenservice. Für jede Anfrage wird eine Serviceanfrage inAXAVIAservice erstellt. Neben der Beschreibung der Anfrage werden auch die Kontaktdaten sofort hinterlegt. Intern kann dieServiceanfrage an weitere Kollegen delegiert werden. E-Mails, Notizen oder Zusatzinformationen werden bei der Serviceanfrageabgelegt und geben die Historie wieder.Um die Bearbeitungsdauer für jede Serviceanfrage zu erfassen, legen Sie einen Zeiteintrag an und geben die jeweiligeBearbeitungsdauer ein.AXAVIAservice liefert Ihnen sofort einen Überblick der noch offenen Serviceanfragen. Über Prioritäten steuern Sie die Wichtigkeitder Anfragen.TicketsystemÜber das Ticketsystem hat Ihr Kunde Zugriff auf die wichtigsten Kundenserviceinformationen. Einerseits kann er seine Lizenzen undWartungsverträge einsehen und Lizenzanzahl, Laufzeit und Lizenzcodes abfragen.Andererseits hat er jederzeit einen Überblick über den Status seiner Produktanfragen. Hat er eine neue Produktanfrage, kann erdiese schnell und einfach über das Ticketsystem erfassen und erhält bei jeder Statusänderung eine Benachrichtigung.Im Rahmen von FAQ kann er jederzeit zu den diversen Produkten die häufig gestellten Fragen ansehen und somit unkompliziert zuneuen Produktinformationen kommen.22

5 PM - Prozess- & Projektmanagement5.1 ProjektmanagementAXAVIApm• Anforderungsmanagement• Projektstruktur• Terminplanung• Projektmanagement• Ressourcenplanung• SOLL-/IST-Vergleich• Kostenüberwachung• Projektstrukturplan• MultiprojektmanagementIn der Abwicklung von Projekten sind die Optimierung von Anforderungen, Kosten, Ressourcen und Terminen die wesentlichenFaktoren. Entscheidend für die Ertragskraft eines Projektes ist das optimale Zusammenspiel von diesen Parametern. Die Komplexitätvon Projekten nimmt ständig zu. Die Anforderungen an Qualität und Durchlaufzeiten für die Projektierung und Konstruktion/Entwicklung steigen laufend.Am Projektbeginn stehen die Kalkulation und das Pflichtenheft im Vordergrund, in Folge stehen Termine, Kosten und Aufgabenverteilungim Zentrum des Projektmanagements. Eine laufende Kosten-, Termin- und Ressourcenkontrolle ermöglicht eine optimierte Abwicklungmit einem Minimum an Änderungskosten.Der gesamte Projektverlauf ist online transparent nachvollziehbar und Sie haben permanent einen aktuellen Überblick über Kostenund Termine. Dadurch wird sichergestellt, dass die Ertragskraft eines Projektes nicht während der Abwicklung verloren geht.AnforderungsmanagementAm Beginn von Projekten oder Änderungen steht die exakte Anforderung in Form von Pflichten- und Lastenhefte oderVertragsdokumente. Der permanente SOLL-/IST-Vergleich stellt sicher, dass Kosten und Termine bereits in einer sehr frühen Phasenachjustiert werden können und die nachträglichen Änderungskosten nicht ausufern. Die Anforderungen können in beliebig vielenSprachversionen erfasst werden und bilden die Basis für die Kommunikation in internationalen Projekten. Berichte für Pflichten- undLastenhefte liefern eine perfekte Anforderungsdokumentation für das Projekt. Legen Sie bereits bei den Anforderungen fest, vonwem und bis wann diese erledigt sein müssen. Über die Statusverfolgung haben Sie jederzeit einen Überblick über die Umsetzungder Anforderungen.ProjektstrukturGliedern Sie Ihr Projekt in überschaubare Arbeitspakete. Zu den einzelnenArbeitspaketen werden die detaillierten Aufgaben festgelegt. Für eine Aufgabe werdendie verantwortlichen und beteiligten Mitarbeiter, benötigte Ressourcen, sowie Dauerfestgelegt. Die Kosten werden aus den hinterlegten Stundensätzen und Aufschlägenfür diverse Aufwände errechnet.TerminplanungEndtermine werden über Dauer und Anfangstermin ermittelt. Die Termine selbstwerden über die Arbeitspakete bis zum Projekt hochgerechnet, Projekt-Meilensteine alsFixpunkte runden die Terminplanung ab. Sollte sich die Terminplanung ändern, stehenRevisionen in Form von Basisplänen zur Verfügung.23

ProjektmanagementWaren früher alleine die Kosten das entscheidende Kriterium für ein Projekt, wird nunmehr der Zeit- und Qualitätsaspekt immerwichtiger. Mit AXAVIApm haben Sie Ihre Termine, Kosten und Ressourcen immer im Überblick. Eine permanente Überwachung desIST-Zustandes liefert Sicherheit für Ihre Planung und Sie haben das Projekt jederzeit im Griff.RessourcenplanungDie Aufgaben werden den entsprechenden Ressourcen zugeordnet. Der permanente Kapazitätsabgleich liefert Ihnen die Grundlagefür Ihre optimale Ressourcenplanung und unvorhergesehene Engpässe werden besser bewältigt. Im Zusammenspiel mit denArbeitszeitmodellen werden die Aufwände und die Dauer der geplanten Aufgaben ermittelt. Frei verfügbare Ressourcen werdenebenso dargestellt, wie Ressourcenüberlastungen. Qualifikationen der Mitarbeiter werden für die Aufgabenzuteilung ebenfallsberücksichtigt.24

SOLL-/IST-VergleichDie permanente Überwachung von Aufgaben zwischen SOLL- und IST-Situationist einer der wesentlichen Aufgaben des Projektmanagers. Der Mitarbeiter erfasstseine tatsächlichen Stundenaufwände im Rahmen seiner Zeiterfassung und buchtseine Stunden auf das entsprechende Arbeitspaket. Der Projektverantwortlichebewertet den Fortschritt, indem er den Restwert oder den erledigten Anteil erfasst.AXAVIApm ermittelt daraus die Verzögerung und gibt den Status an den Projektleiterweiter. Sobald eine Aufgabe außer Plan ist, wird das sofort gemeldet. Sie habensomit immer die Gewissheit, dass keine Zeitabweichungen mehr untergehen.KostenüberwachungNeben dem Projektfortschritt ist natürlich die Kostenkontrolle einwesentlicher Bestandteil der Projektüberwachung. Alle Kosten ausden eingetragenen Stunden werden über den entsprechendenStundensatz am Arbeitspaket gebucht. Werden zusätzlicheKosten, wie Reisekosten oder Spesen, auf das Projekt gebucht,hat diese der Projektleiter ebenfalls online im Blick. In Kombinationmit den Informationen der gebuchten Kosten haben Sie einenkompletten Kostenverlauf in Form einer Cashflow-Betrachtung.Wenn Sie das AXAVIAseries Modul für die Beschaffung nutzen,werden die IST-Daten auch von den Rechnungen übernommen.ProjektstrukturplanIn einer übersichtlichen Darstellung gliedern Sie Ihr Projekt und nutzen dies für einen schnellen Blick auf Ihr Projekt. Insbesondere inder Startphase ist dies eine hilfreiche Methode zur Strukturierung des Projektes.MultiprojektmanagementMit AXAVIApm können Sie Projekte parallel abwickeln. Übergreifende Informationen, wie Ressourcen oder Termine, stehen allenProjekten jederzeit zur Verfügung. Dauer und Kosten, als die wichtigsten Eckdaten eines Projektes, werden kumuliert und liefernIhnen einen Überblick für die Projektsteuerung.25

4.2 RisikomanagementAXAVIArisk• Risikokategorien• FMEA Analyse• Risikozonen• Präventive Maßnahmen• Risikostruktur• Schadensfälle• Risikobewertung• Grafische AnalysenRisikomanagement ist ein Prozess der Sie über lange Zeiträume in Ihren Projekten begleitet und Ihnen langfristig dabei hilft,Umständen zum Trotz, erfolgreich zu agieren.Risikomanagement ist gleich Chancenmanagement. Darauf basierend ist eine nachhaltige Unternehmensführung möglich. Esmüssen die Unternehmensorganisation und die Mitarbeiter in allen Überlegungen bedacht werden. Potenzielle Risiken müssenidentifiziert, bewertet, kontrolliert, gesteuert und nach Möglichkeit beseitigt werden. Es werden die Risiken nach Prioritätengereiht und durch das Unternehmen entsprechende Maßnahmen gesetzt, um diese zu minimieren bzw. auszuschalten, denn imakuten Krisenfall ist es zu spät für vorbeugendes Risikomanagement.Risikokategorien und RisikozonenZur besseren Vergleichbarkeit der verschiedenen Risiken stehen projektübergreifendeKategorien von Risiken zur Verfügung. Definieren Sie diese Kategorien unternehmensweitzur optimalen Steuerung Ihres Risikomanagements.Risikozonen sind projektbezogen und legen die Struktur der potenziellen Risiken im Projektfest. Auch hier können Sie komplette Strukturen als Standard hinterlegen und im Projektdarauf zurückgreifen.RisikostrukturErstellen Sie Ihre Risikoeinträge oder nutzen Sie ebenfalls die Vorlagen um Standards fürdas Risikomanagement aufzubauen. Ordnen Sie die Risikoeinträge den entsprechendenKategorien und Zonen zu. So erhalten Sie eine übersichtliche Struktur Ihrer Risiken.Risikobewertung und FMEA AnalysePräventive Maßnahmen und SchadensfälleZur Vermeidung von Schadensfällen erfassen Sie entsprechende präventive Maßnahmenund ordnen diese als Aktivitäten den jeweils verantwortlichen Personen zu.Treten trotz aller Vorsichtsmaßnahmen Schadensfälle ein, sollten diese auch erfasst undbewertet werden. Insbesondere die Lerneffekte für künftige Projekte sollten hier nichtunterschätzt werden.Grafische AnalysenZum Zwecke von Auswertungen nutzt AXAVIArisk die Microsoft ExcelSchnittstelle. Die Daten können dabei in beliebiger Form mit den ExcelMethoden analysiert werden und entsprechende grafische Darstellungengenützt werden.Nach der Erstellung der Struktur bewerten Sie diejeweiligen Risiken. AXAVIArisk stellt hier eine Bewertungnach FMEA zur Verfügung, wobei die Bewertungen fürAuftretenswahrscheinlichkeit, Bedeutung des Fehlers undEntdeckenswahrscheinlichkeit den RPZ Faktor ergeben.Alternativ können Sie die Risiken auch mit absoluten Beträgenund einer Wahrscheinlichkeit bewerten.26

4.3 ProzessmanagementAXAVIAbpm• Prozesslandkarte• Ablaufdiagramm• Prozessdesigner• Prozessstruktur• Dokumente und Artefakte• Rollen und Kennzahlen• QM-Handbuch• Prozess-AuditAXAVIAseries Prozessmanagement bietet auf Knopfdruck ein komplettes Handbuch der Geschäftsprozesse im gesamtenUnternehmen. Für neue Mitarbeiter ist dies anhand der präzisen Dokumentation eine perfekte Einstiegslektüre in den zukünftigenWirkungsbereich. Es erfüllt die Anforderungen einer Arbeitsanweisung und zeigt das Arbeitsleitbild des Unternehmens. Der neueMitarbeiter schult sich, bis zu einem gewissen Maß, selbst ein.Weiters wird damit gewährleistet, dass alle geschulten Mitarbeiter die gleichen Arbeitsschritte vollziehen. Mittels Kennzahlengibt es die Möglichkeit einer Überprüfung. Kennzahlen, wie z.B. die Durchlaufzeit oder Anzahl der fehlerhaften Produkte, sindaussagekräftige Faktoren über eine qualitativ hochwertige und effiziente Arbeitsleistung. Über das firmeninterne Netz erlaubt es denZugriff zu Prozessdefinitionen, Arbeitsformularen, Arbeitsvorschriften und Hinweisen zu möglichen Risiken.Das Prozessmanagement ermöglicht die Analyse, das Controlling, die Optimierung und das Reengineering der Geschäftsprozesse.ProzesslandkarteDie Prozesslandkarte beschreibt die Struktur der Unternehmensprozesseund das Zusammenwirken der einzelnen Teil-Prozesse.Die Landkarte schafft einen Überblick der entsprechendenProzessgruppen im Unternehmen. In vielen Methoden wird zwischenKernprozessen, Managementprozessen und Unterstützungsprozessenunterschieden.Im Navigationsmodus folgen Sie per Mausklick der Struktur undnavigieren sich so an die gewünschte Stelle, um die exakte Beschreibungdes Arbeitsschrittes zu erhalten.Hinterlegen Sie Ihr Corporate Identity und gestalten Sie ansprechendeProzesslandkarten.AblaufdiagrammAblaufdiagramme veranschaulichen die Prozesse imDetail. Entsprechende Elemente, wie Verzweigungen,steuern den Ablauf. Weiters werden auch Ressourcenund Dokumente im Ablaufdiagramm dargestellt.Interaktive Navigation gibt dem Anwender schnellund einfach den Überblick über die notwendigenArbeitsschritte.Nützen Sie die Ablaufdiagramme zur Analyse, Optimierungund Dokumentation der Unternehmensprozesse.Insbesondere in der Analysephase werden sehr schnellOptimierungspotentiale durch die grafische Darstellungsichtbar.Revisionsnummer und Freigabe liefert dem Anwenderden aktuellen Status des Prozesses.27

ProzessdesignerDer Prozessdesigner ist ein grafischer Editor, mit dem Sie schnellund einfach Prozesslandkarten und Ablaufdiagramme erstellen.Neben den Prozesselementen (Start, Ende, Prozessgruppe,Prozessschritt, Verzweigung, …) stehen viele grafische Elementezur Verfügung, um die Diagramme zu gestalten. Natürlich könnenSie auch Grafiken hinterlegen.Bearbeitungsfunktionen zum komfortablen Positionieren derElemente runden die Funktionalität ab.Definieren Sie über Navigationsflächen den nächsten Schritt,um so eine interaktive Prozesslandkarte für den Anwender zuerstellen.Die Datenbankintegration ermöglicht das Darstellen von Inhaltender AXAVIAseries Objekte.Revisionen und ein Freigabeworkflow für die Prozesse undProzessgruppen schaffen die nötige Transparenz in IhremProzessmanagement.ProzessstrukturErstellen Sie im Prozessmanager die Prozessstruktur. Prozessgruppen erlauben eineoptimale Strukturierung der Unternehmensprozesse. Die Baumdarstellung schafft demAnwender den nötigen Überblick.Die Prozessnummer wird im Regelfall automatisch über die Ebene festgelegt. DieProzessgruppe und das Prozesselement werden in einer Prozesslandkarte grafischdargestellt und für die Navigation verwendet.Am Prozesselement wird dann ein Ablauf mit den einzelnen Prozessschritten undSteuerelementen definiert. Am Prozess wird auch die genaue Prozessdefinition, wieArtefakte, Rollen oder Kennzahlen, festgelegt.Rollen und KennzahlenDokumente, Artefakte und ProzessrisikenDas Prozessmanagement ist direkt in die AXAVIAseries Dokumentenverwaltung integriert undangelegte Dokumente werden entsprechend verwaltet.Artefakte sind Dokumente, welche im Prozessverlauf entstehen oder als eingehende Dokumentedie Basis für einen Prozessschritt sind.Definieren Sie die Artefakte als Vorlagen und nützen Sie diese in den jeweiligen Prozessen alsEingabe- oder Ausgabe-Artefakte.Bereits bekannte Risiken in einem Prozessablauf steigern das Bewusstsein und erhöhen dieQualität der Prozessabwicklung. Insbesondere sind dadurch Aktivitäten als Präventivmaßnahmenmöglich.Für einen Prozess sind eine Menge Informationen definiert. Die Bezeichnungund die Prozessnummer identifizieren den Prozess. Der Prozessverantwortlicheist für die Definition des Prozesses zuständig und hat die Aufgabe den Prozesspermanent zu optimieren.Wer in einen Prozess involviert ist und welche Ressourcen benötigt werden,bestimmt den Personaleinsatz.Zweck, Prozesskunde und dessen Erwartung runden die Informationenentsprechend ab.Angaben über Kennzahlen, wie Durchlaufzeit vom Prozessstart, bis zumAbschluss eines Prozesses, geben einen vollständigen Überblick einesProzesses.28

QM-HandbuchDas QM-Handbuch enthält die Qualitätsrichtlinien Ihres Unternehmens. Erstellen Sie mit AXAVIA Ihr QM-Handbuch mit denentsprechenden Verfahrens- und Arbeitsanweisungen. Nützen Sie Basisfunktionen, wie Freigabe und Revisionierung, für einetransparente und nachvollziehbare Handbucherstellung. Änderungen sind somit für den QM-Beauftragten eine einfache Angelegenheit.Prozess-AuditFür viele Unternehmen sind die Begriffe Audit und Qualifizierung alltägliche Wörter und implizieren einen großen Arbeitsaufwand undlange Vorbereitungszeiten. AXAVIAseries Prozessmanagement ist für den zuständigen Qualitätsmanagementbeauftragten im Zugeeiner Qualifizierung des Unternehmens unerlässlich.Mit AXAVIAseries Prozessmanagement sind Unternehmen in der Lage mühelos und schnell Arbeitsprozesse zu dokumentieren. Dieübersichtlichen Arbeitsansichten ermöglichen ein einfaches Erfassen und Bearbeiten der prozessrelevanten Informationen.• Prozessbeteiligte (Projektleiter, Facharbeiter, …)• Dokumente (Eingangsrechnungen, Arbeitsformulare, Pflichtenheft, …)• Kennzahlen (Durchlaufzeiten, Ausschussmengen, …)• Benötigte Materialien (Walzwerk, Förderband, pH-Meter, …)• Risiken, die während des Prozesses auftreten können• Arbeitsanweisungen29

AXAVIAseries im ÜberblickAXAVIAseries - Optimierung der GeschäftsprozesseZukunftsorientierte Unternehmen sehen bereits ihreVerantwortung in der Optimierung der Geschäftsprozesse undder Verwaltung der darin anfallenden Datenflut. GesetzlicheAuflagen und hohe Anforderungen vom Kunden erforderneine leistungsfähige und gleichzeitig flexible Systemplattform.AXAVIAseries unterstützt Ihr Unternehmen dabei, diesesehrgeizige Ziel mit wenig Aufwand zu erreichen.AXAVIAseries ist ein Universalwerkzeug für alle an denGeschäftsprozessen beteiligten Personen. Es unterstütztden Vertrieb gleichermaßen, wie Ihre Entwicklung oder dasSupportteam.Die perfekte Integration vieler etablierter Systeme und dasobjektorientierte Design machen AXAVIAseries in seinerLeistungsfähigkeit und Flexibilität einzigartig. Wir erstellenein AXAVIAseries Paket nach den Anforderungen IhresUnternehmens modular zusammen. AXAVIAseries istnicht nur eine vertikale Integrationsplattform, sondern eineUnternehmensdatenbank für alle Prozesse.AXAVIAseries ist eine durchgängige Projektierungssoftwareund verwaltet alle Daten und Informationen eines gesamtenProjektes. Durch den optimierten Projektablauf entsteht für Sieein wesentlicher Wettbewerbsvorteil.AXAVIAseries - Modularer Aufbau für maximale FlexibilitätDurch den modularen Aufbau passt sich AXAVIAseriesideal an die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen an. DerAXAVIAseries Server ermöglicht maximale Flexibilität in derNutzung der einzelnen Ressourcen. Modernste Technologiegewährleistet maximale Investitionssicherheit für die Zukunft.Durch den strategischen Ansatz einerseits Marktstandards zunutzen (wie z.B.: Microsoft, Mailworx, ...)und andererseits auf webbasierende Technologien aufzubauen,ist AXAVIAseries zu einer führenden Unternehmenslösunggeworden, die immer wieder neue Trends vorgibt.AXAVIA Kunden haben die Sicherheit immer mit modernster,ausgereifter Technologie zu arbeiten.Zentrales Datenmanagement für alle DisziplinenAXAVIAseries ist die technologisch führende Produktreihefür das integrierte Datenmanagement. Durchgängig vonder Organisation, über das Projektmanagement bis hin zurAuftragsbearbeitung.Der Schwerpunkt von AXAVIAseries liegt in der Unterstützungder Projektabwicklung in vernetzten Arbeitsgruppen und in derVerwaltung der Datenmengen von Großprojekten.Alle Module basieren auf einem gemeinsamen Datenmodell.Änderungen werden automatisch vom System in allen anderen„Sichten“ des Projektes aktualisiert. Doppelte Datenhaltung istdaher ausgeschlossen.Steigerung Ihrer WettbewerbsfähigkeitDie Spirale dreht sich unaufhörlich. Fehler bedeuten höhere Kosten und wiederumgeringere Margen. Um aus dieser Spirale ausbrechen zu können und noch profitablerals bisher Projekte abwickeln zu können, führt kein Weg an der Integration dergesamten Unternehmensprozesse vorbei. War vor einigen Jahren der Einsatz vonEinzelsystemen der richtige Weg um die Wettbewerbsfähigkeit sicherzustellen, sogeht es heute darum, in die nächste Stufe der Optimierung zu wechseln.Je länger mit herkömmlichen Einzelsystemen gearbeitet wird, die keinen integriertenAnsatz verfolgen, umso größer wird die notwendige Investition in die Zukunft sein.Und investieren muss jeder, der am Markt bestehen möchte. Denn wesentlich istnicht nur, wie weit man seine eigene Effizienz steigern kann, sondern wie manim direkten Vergleich mit dem Mitbewerb steht. Je früher Sie auf AXAVIAseriesumsteigen, desto geringer ist die notwendige Investition, und umso schnellererreichen Sie den ROI (Return On Investment).AXAVIAseries ist für Kleinunternehmen ebenso geeignet,wie für internationale Konzerne. Zusätzliche Systeme fürDokumentenverwaltung und Produktdatenmanagementwerden überflüssig.Durch das objektorientierte Datenmodell ist es möglich, alleProzessphasen zu integrieren und dadurch Zeit und Kostenzu sparen.Mit AXAVIAseries werden bereits im Vorprojekt wertvolleInformationen erfasst und stehen in allen weiterenProjektphasen den Projektmitarbeitern standortunabhängigauch im Internet zur Verfügung und können - dem individuellenProjektverlauf entsprechend - verfeinert werden.30

AXAVIAseries - Projektorganisation und mehr ...Ausgangssituation für die methodische Betrachtung der Arbeitsweise war eine Studie des GPM (Deutsche Gesellschaft fürProjektmanagement e.V.) mit der Aussage „87 % der Projekte laufen aus dem Ruder“. Dies wird durch diverse Statistikenuntermauert.Bei genauer Betrachtung aus der IT-Sicht konnten folgende Schwachstellen identifiziert werden:• Kundeninformationen in unterschiedlichsten Systemen• Dokumente in verteilter Verzeichnisstruktur• Excel - Word für Projektierung (Angebote, Listen, …)• Projektpläne in MS-ProjektDie fehlende Verknüpfung der Informationen stellt ein erhebliches Problem in den Unternehmen dar. In Zusammenarbeit mitUniversitäten und namhaften Unternehmen wurde die Methode entwickelt, welche als Integrationsplattform dient.Als Methode zur Projektierung berücksichtigt AXAVIAseries alle relevanten Prozesse vom Marketing, bis zur Projektabnahme:• Kundeninformationen (Angebote, Kalkulation, Support, …)• Kommunikation (E-Mail, Protokolle, Schriftverkehr, …)• Projektmanagement (Aufgaben, Termine, Kosten, …)• Projekt- und Dokumentenverwaltung (CAD-Integration)• Workflow zur Steuerung der GeschäftsprozesseProzesse, die mit AXAVIAseries abgedeckt werden:DesktopProjektverwaltungBenutzerverwaltungRechtesystemMehrsprachigkeituvm.ECM/DMSKalenderAdressenverwaltungE-MailDokumentenmanagementWissensdatenbankuvm.PMTerminplanungProjektmanagementMultiprojektmanagementRessourcenplanungRisikomanagementProzessmanagementuvm.CRMAngebote erstellen und verwaltenKundenanfragenMarketingkampagnenVertriebsprojekteVertriebspartner verwaltenuvm.31

TechnologieSystemarchitekturAXAVIA Software GmbH setzt bei der Entwicklung der Produkte auf modernste Technologien und Werkzeuge. XML oder .NET sinddabei Standards. Als Plattform wird dabei vor allem die Microsoft Plattform unterstützt, welche sich quasi als Standard in der Industriedurchgesetzt hat.Aufbauend auf die SQL-Datenbank und einer objektorientierten verteilten Systemarchitektur wird die jeweilige Geschäftslogikabgebildet. Mit den AXAVIA-eigenen Entwicklungswerkzeugen wird das Standardprodukt an die entsprechenden Prozesse derKunden flexibel angepasst.Als Oberfläche steht einerseits die altbewährte Windowsanwendung zur Verfügung, welche auch für Terminalserver- oder CITRIX-Anwendung eingesetzt werden kann. Andererseits sind die Informationen jederzeit über eine Web-Oberfläche weltweit über dasInternet im Zugriff.Insbesondere durch das Web-Portal steht ein Informationstransfer weit über die Unternehmensgrenzen zur Verfügung, mit dem derKunde oder Lieferant in die eigenen Prozesse integriert wird.Die AXAVIAseries Content Connectoren schaffen Verbindung zu anderen Systemen, wie SAP, und werden so zur Integrationsplattformfür das Unternehmen. AXAVIAseries bietet somit die nötige Skalierbarkeit und Flexibilität, um die unterschiedlichsten Bedürfnissevom Kleinunternehmen bis zum Großkonzern abzudecken.Integration von StandardsEin wesentlicher Faktor für die Investitionssicherheit ist die volle Integration von anerkannten Standards. Dadurch ist sichergestellt,dass Ihre Daten austauschbar bleiben und für die Zukunft offen sind.Office Solutions für alle Berichte und als Datenschnittstelle(z.B. Microsoft Office, Access, Excel, ...)Betriebssystem: Windows XP, Vista, Windows 7Kompatibel zu Standards (DWG, DXF, DGN, STEP, DOC, XLS, XML)SAP R/3 Interfaceverschiedene ERP Interfaces32

Erfolgreiche KundenUnsere Kunden sind führend in ihrer Branche und begeben sich gerade deshalb nur in die Hände von Spezialisten. Durch zuverlässige,termingerechte Projektabwicklung, langjährige Erfahrung, sowie durch unsere effektiven und praxisorientierten Lösungen haben wirzahlreiche Kunden und deren Vertrauen gewonnen.33

Module und DienstleistungenAXAVIAseries ModuleAXAVIAseries ModuleBeschreibungECM/DMSCRMAXAVIAorganizerAXAVIAdmsAXAVIAsalesAXAVIAcalcAXAVIAserviceAdressen, E-Mails, Termine, AktivitätenDokumentenverwaltung, Revisionen, WorkflowVertrieb, AngebotKalkulationKundenbetreuung, TicketsystemAXAVIApmProjektplanung, Aufgaben, Termine, RessourcenPMAXAVIAriskRisikomanagementAXAVIAbpmAXAVIAseries DesktopProzessmanagementBasismodul und Plattform für alle weiteren ModuleBasisAXAVIAseries ServerAXAVIAdeveloperAXAVIAseries SoftwarewartungWebportalErstellung von benutzerdefinierten DatenmodellenHotline, Support und Softwareupdates - der Betrag für die Softwarewartung wird vomListenpreis berechnetAXAVIA DienstleistungenDienstleistungenConsulting / PflichtenheftInstallationGrundschulungAdministratorschulungTraining on the JobAnpassungen / ProgrammierungBeschreibungUnser Consulting Team analysiert gemeinsam mit Ihnen Ihre unternehmensspezifischenArbeitsabläufe und fasst Ihre Anforderungen in ein Pflichtenheft zusammen.Installation vor OrtSchulung vor Ort, max. 6 Teilnehmer je SchulungsblockSchulung vor Ort, max. 3 Teilnehmer je SchulungsblockEin Spezialist unterstützt Sie bei Ihrem ersten Projekt und nimmt die notwendigenSystemeinstellungen vor.Unsere Profis passen das Produkt exakt an Ihre Prozesse und Bedürfnisse an.AXAVIAseries Suite CRM VariantenAXAVIAsuite CRM VarianteStandardPremiumUltimateBeschreibungStandardausführung der Suite. Grundlegende Funktionen sind verfügbar.Premiumausführung der Suite. Es stehen alle Funktionen der Module zur Verfügung.Ultimate Version der Suite. Es stehen alle Funktionen der Module und dieDeveloperfunktion zur Selbstmodellierung zur Verfügung.35

AXAVIA Schnittstellen & Plug-InsProduktA-TRUST pdf.sign Plug-InQlikview Plug-InABBYY Finereader Plug-InMailworx Plug-InCTI/TAPI Plug-InLotusNotes Plug-InGroupwise Plug-InMS OutlookMS-Office (Word, Excel) Plug-InCrystal Report Plug-InIndividuelle SchnittstellenBeschreibungDigitale SignaturBusiness Intelligence (BI) ToolOCR ScanNewslettersystemSchnittstelle zur TelefonanlageMailsystemMailsystemMailsystemOfficepaketBerichtgeneratorz.B. SAP Plug-In, Navision Plug-In, AS 400 Plug-InEine AXAVIA Schnittstelle setzt die entsprechenden AXAVIAseries Module voraus. Zusatzprodukte wie QlikView, Oracle AutoVueund Crystal Report Designer sind nicht im Lieferumfang enthalten und müssen daher separat angefragt werden.AXAVIAsuite CRM ModulübersichtModul S* P* U* Modul S* P* U* Modul S* P* U*AXAVIAdesktop AXAVIAorganizer Leadmanagement • •Dokument- und Projektverwaltung • • • Adressenverwaltung • • • Vertriebspartner • •Benutzerverwaltung • • • E-Mailverwaltung • • • Kundenanfrage • • •Mehrsprachigkeit • • • Terminkalender • • • Angebot • • •Einheiten und Währungen • • • Aktivitäten, Notizen, News • • • Verkaufschancen • • •Änderungs- und Freigabewesen • • Unternehmensorganisation • • • Marketing- und Vertriebsprojekte • • •Datenaustausch • • • Ressourcen • • • AXAVIAdms (auf Anfrage)Logikanalyser • • Wissensdatenbank • • AXAVIAcalc (auf Anfrage)Katalogverwaltung • • • Vertragswesen • • AXAVIAservice (auf Anfrage)Recherche und Abfragetool • • • Verbesserungsmanagement • • AXAVIApm (auf Anfrage)Offlinemodus • • AXAVIAsales AXAVIArisk (auf Anfrage)Auswertungen, Listen, Berichte • • • Marketingkampagnen • • AXAVIAbpm (auf Anfrage)AXAVIAdeveloper • Vertriebsorganisation • • Web-Client (auf Anfrage)* S... Standard, P... Premium, U... Ultimate - jeweils als Einzelplatz- oder Netzwerklizenz verfügbarAXAVIAsuite CRM LizenzvariantenAXAVIAseries EinzellizenzAXAVIAseries NetzwerklizenzDie Lizenz ist für die gleichzeitige Nutzung eines Anwenders auf genau einemdezidierten Arbeitsplatz gültig, wobei auf diesem Arbeitsplatz maximal eine Lizenzinstalliert werden darf.Die Lizenz ist für die gleichzeitige Nutzung eines Anwenders auf einem beliebigenArbeitsplatz gültig.36

SystemanforderungenDie AXAVIAseries wird auf einer CD-ROM ausgeliefert und mit der mitgelieferten Installationsroutine installiert.EinzelplatzinstallationComputer/Prozessor: PC mit Intel- oder kompatiblen Pentiumprozessor mit 1 GHz oder höherArbeitsspeicher: mindestens 2 GB (4 GB oder mehr empfohlen)Festplattenspeicher: ab 5 GB für Datenbank, 1 GB für AXAVIAseries, ab 10 GB für DokumentablagePeripherie:CD-ROM-Laufwerk, Grafikkarte mit einer Auflösung von 1024 x 768 oder höherBetriebssystem: Microsoft Windows XP 32 Bit, Vista 32/64 Bit, Windows 7 32/64 BitDatenbank: Microsoft SQL Server Express 2005 oder 2008, Microsoft SQL Server 2005 oder 2008Terminalserver (die Angaben gelten bis max. 15 Benutzer)Computer/Prozessor: PC mit Intel- oder kompatiblen Pentiumprozessor mit 2,8 GHz oder höherArbeitsspeicher: mindestens 4 GB (8 GB oder mehr empfohlen)Festplattenspeicher: ab 5 GB für Datenbank, 1 GB für AXAVIAseries, ab 10 GB für DokumentablagePeripherie:CD-ROM-Laufwerk, Grafikkarte mit einer Auflösung von 1024 x 768 oder höherBetriebssystem: Microsoft Windows 2003 Server 32/64 Bit, 2008 Server 32/64 BitDatenbank: Microsoft SQL Server Express 2005 oder 2008, Microsoft SQL Server 2005 oder 2008Netzwerkinstallation / ServerComputer/Prozessor: PC mit Intel- oder kompatiblen Pentiumprozessor mit 2,8 GHz oder höherArbeitsspeicher: mindestens 4 GB (8 GB oder mehr empfohlen)Festplattenspeicher: ab 5 GB für Datenbank, 1 GB für AXAVIAseries, ab 10 GB für DokumentablagePeripherie:CD-ROM-Laufwerk, Grafikkarte mit einer Auflösung von 1024 x 768 oder höherBetriebssystem: Microsoft Windows 2003 Server 32/64 Bit, 2008 Server 32/64 BitDatenbank: Microsoft SQL Server Express 2005 oder 2008, Microsoft SQL Server 2005 oder 2008Netzwerkinstallation / ClientComputer/Prozessor: PC mit Intel- oder kompatiblen Pentiumprozessor mit 1 GHz oder höherArbeitsspeicher: mindestens 2 GB (4 GB oder mehr empfohlen)Festplattenspeicher: ab 5 GB für Datenbank, 1 GB für AXAVIAseries, ab 10 GB für DokumentablagePeripherie:CD-ROM-Laufwerk, Grafikkarte mit einer Auflösung von 1024 x 768 oder höherBetriebssystem: Microsoft Windows XP 32 Bit, Vista 32/64 Bit, Windows 7 32/64 BitDatenbank: Microsoft SQL Server Express 2005 oder 2008, Microsoft SQL Server 2005 oder 2008Für spezielle Installationsvarianten kontaktieren Sie unsere Spezialisten für die optimale Auslegung Ihrer Infrastruktur.37

Informationsblatt zur AXAVIAseries SoftwarewartungWas bringt Ihnen die Softwarewartung?Kostenlose Softwareupdates und Softwareservicepacks*Kostenfreier zentraler Telefonservice (Hotline) **Kostenlose Fernwartung über Remotedesktop in Supportfällen(sofern vom Auftraggeber möglich)Alle Anfragen werden mit Priorität A (höchste Priorität) behandeltUnverzügliche Zustellung von neuen Online-Handbüchern,Tutorials und Guides zur SoftwareZugang zu allen Servicepacks zu jeder Zeit via InternetdownloadInformationen über Korrekturen, Verbesserungen oder Ergänzungen zur SoftwareKein Aufwand bei Vertragsverlängerung durch automatische Verlängerung nach einem JahrWas kostet der Wartungsvertrag?Der Wartungsvertrag kostet pro Monat 1,5 % vom Listenpreis, laut regulärer Preisliste.* Informationen über Softwareupdates werden über unsere Homepage oder über Newsletter publiziert** In der Softwarewartung ist eine Stunde an Telefonservice je Monat kostenfrei enthalten. Weitere Telefonservicestunden werden mit demjeweils gültigen Stundensatz berechnet.Hotline: Telefon: +43 (732) 99 70 49-25 Montag bis Donnerstag von 9.00 Uhr bis 17.00 UhrTelefax: +43 (732) 99 70 49-79 Freitag von 9.00 Uhr bis 13.00 UhrE-Mail: support@axavia.com Internet: www.axavia.com38

SoftwarewartungDer Auftragnehmer übernimmt als Dienstleistung die Pflege derAXAVIA Softwareproduktreihe (nachfolgend AXAVIAseriesgenannt).Voraussetzungen für die SoftwarepflegeDer Auftraggeber benennt einen Mitarbeiter, der alsSystemverantwortlicher allein autorisiert ist, Anfragen betreffendder Software zu stellen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, die zurDurchführung der Dienstleistung erforderlichen Informationenunverzüglich zur Verfügung zu stellen.Für die unmodifizierte, aktuelle Software muss ein gültigerEndbenutzer-Lizenzvertrag (EULA) mit dem Auftragnehmerbestehen.Software und Hardware müssen sich in unmodifiziertem Zustand(ohne Anpassungen) und in normaler Funktionsbereitschaftbefinden. Sie müssen ordnungsgemäß nach den letztenSoftwareanleitungen behandelt worden sein. DieMindestbedingungen, wie sie vom Auftragnehmer oder von Drittenbei Drittsoftware vorgeschrieben wurden, müssen gewährleistetsein.Falls diese Bedingungen nach Einschätzungen desAuftragnehmers nicht erfüllt sind, ist der Auftragnehmer berechtigt,diese Bedingungen auf Kosten des Auftraggebers zu den jeweilsgültigen Tagessätzen vor Aufnahme der Servicearbeitendurchzuführen.Pflegeleistungen für die AXAVIAseriesDie Pflegedienste für die AXAVIA Series umfassen folgendeLeistungen:1.Die Überlassung der jeweils neuesten Programmversion.2.Die Aktualisierung der Softwaredokumentation. Soweit eineerhebliche Änderung des Funktionsumfangs oder der Bedienungder Software erfolgt, wird eine vollständig neue Dokumentationüberlassen.3.Nach Ablauf der aus dem Softwareüberlassungsvertragfolgenden Mängelhaftungsfrist die Mängelbeseitigung sowohlinnerhalb des Programmcodes als auch innerhalb derDokumentation.Nicht zu den vertraglichen Pflegediensten zählen folgendeLeistungen:1.Beratung außerhalb der genannten Bereitschaftszeiten;2.Pflegeleistungen, die durch den Einsatz der Software auf einemanderen Hardwaresystemen oder unter einem anderenBetriebssystem notwendig werden;3.Pflegeleistungen nach einem Eingriff des Kunden in denProgrammcode der Software;4.Pflegeleistungen hinsichtlich der Zusammenarbeit dervertragsgegenständlichen Software mit anderenComputerprogrammen, die nicht Gegenstand des Pflegevertragssind.5. Installation von Software;Durch den zentralen Telefonservice (Hotline) erfolgt die Beratungund Unterstützung umgehend.Stößt der Auftraggeber auf ein reproduzierbares Problem, dasnach Diagnose durch den Auftragnehmer als ein Fehler (d. h. einewesentliche Abweichung von den Spezifikationen der zugrundeliegenden Softwareproduktbeschreibung) anzusehen ist, wird derAuftragnehmer eine temporäre Korrektur durchführen oder eineAusweichlösung entwickeln. Ist das Problem nicht vomAuftragnehmer zu vertreten, so hat der Auftraggeber die Kostender Problemsuche bzw. -lösung nach den dafür geltendenPreislisten zu tragen.Dem Auftraggeber werden alle Softwareänderungen inmaschinenlesbarer Form nach deren allgemeiner Veröffentlichungauf dem im Lieferschein/Servicebericht angegebenen Datenträgerzugeschickt. Zusätzlich erhält der Auftraggeber Informationen überKorrekturen, Verbesserungen oder Ergänzungen der Software.Dienstleistungen für DrittprogrammePflegeleistungen des Auftragnehmers für Drittprogramme - z. B.AutoCAD oder Microsoft Produkte, usw. - sind nicht Gegenstandder Softwarewartung, können aber separat festgelegt werden.Zusätzliche Dienstleistungen, die im Rahmen dieses Abkommensnicht eingeschlossen sind, übernimmt der Auftragnehmer nachAbsprache mit dem Auftraggeber zu den jeweils gültigen Preisenund Bedingungen. Werden keine besonderen schriftlichenAbmachungen getroffen, so gelten die Bestimmungen auch fürzusätzliche Dienstleistungen.Pflegearbeiten vor OrtEs ist erforderlich, dass der Auftraggeber oder ein von ihmBeauftragter während der Pflegearbeiten am Installationsortanwesend ist. Der Auftraggeber stellt sicher, dass gelieferteHilfsmittel, wie Datenträger, Dokumentation, sowie eine aktuelleSicherungskopie von Programmen und Daten etc., ständig fürPflegezwecke zur Verfügung stehen.AXAVIA HotlinezeitenDie Hotline ist in der Zeit von Montag bis Donnerstag von 9.00 Uhrbis 17.00 Uhr und freitags von 9.00 Uhr bis 13.00 Uhr erreichbar.Meldungen außerhalb dieser Zeit sind an den Auftragnehmer perTelefax oder per E-Mail (support@axavia.com) zu richten.Die Reaktionszeit beträgt 7 Stunden innerhalb der Hotlinezeiten. DieBearbeitungszeit richtet sich u. U. nach der Art des gemeldetenProblems. Im Falle eines durch die AXAVIAseries hervorgerufenenSystemstillstands kann z. B. eine Bearbeitungszeit von 24 Stundengewährleistet werden.GebührenDie Servicegebühr beträgt pro Monat 1,5 % vom Listenpreis derinstallierten Software. Die Berechnung der Servicegebühr beginntmit Lieferung der Softwarelizenzen. Diese wird einmal pro Jahrberechnet und ist im Vorhinein zu bezahlen. Als Zahlungsbedingungengelten 8 Tage netto nach Rechnungseingang.In der Servicegebühr enthalten sind: Kostenfreier zentraler Telefonservice (Hotline) zur Beratung undHilfe in Problemfällen für die Dauer von einer Stunde im Monat. Kostenfreie Softwareupdates Fernwartung über Remotedesktop, sofern vom Auftraggebermöglich Alle Anfragen werden mit Priorität A (höchste Priorität) behandelt Unverzügliche Zustellung von neuen Online-Handbüchern,Tutorials und Guides zur Software nach Abruf Zugang zum passwortgeschützten Downloadbereich auf derAXAVIA Homepage Informationen über Korrekturen, Verbesserungen oderErgänzungen zur SoftwareHaftung1.Der Auftragnehmer haftet unbeschränkt nur bei Vorsatz undgrober Fahrlässigkeit, auch seiner gesetzlichen Vertreter undleitenden Angestellten. Für das Verschulden sonstigerErfüllungsgehilfen wird die Haftung auf das Dreifache desjährlichen Pflegeentgelts sowie auf solche Schäden begrenzt, mitderen Entstehung im Rahmen einer Softwarepflege typischerweisegerechnet werden muss.2.Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Auftragnehmer nur, soferneine Pflicht verletzt wird, deren Einhaltung für die Erreichung desVertragszwecks von besonderer Bedeutung ist (Kardinalpflicht).Bei Verletzung einer Kardinalpflicht ist die Haftungsbeschränkungnach Abs. 1 dieser Haftungsregelung entsprechendheranzuziehen.3.Die Haftung für Datenverlust wird auf den typischenWiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei regelmäßiger undgefahrenentsprechender Anfertigung von Sicherungskopieneingetreten wäre.LaufzeitDer Softwarewartung läuft jeweils für ein Jahr, und beginnt mit derLieferung der der Softwarelizenzen. Die Softwarewartung wirdnach einem Jahr automatisch verlängert, sofern sie nicht vomAuftraggeber drei Monate vor Ablauf gekündigt wird.AllgemeinesDieses Abkommen umfasst sämtliche Bestimmungen über diePflege von Software und ersetzt alle früheren Vereinbarungen.Mündliche Vereinbarungen sind nicht wirksam. Grundsätzlichbedürfen Änderungen oder Ergänzungen der Schriftform.Für eventuelle Streitigkeiten gilt ausschließlich die örtlicheZuständigkeit des sachlich zuständigen Gerichtes für denGeschäftssitz des Auftragnehmers als vereinbart.Abweichende Bedingungen des Auftraggebers bedürfen zu ihrerRechtswirksamkeit der ausdrücklichen schriftlichen Anerkennungdurch den Auftragnehmer. Der Auftraggeber kann Rechte ausdiesem Abkommen nur mit vorheriger schriftlicher Einwilligung desAuftragnehmers abtreten.Dieses Abkommen bleibt, auch bei rechtlicher Unwirksamkeiteinzelner Punkte, in seinen übrigen Teilen verbindlich. Hinsichtlichdes unwirksamen Teils verpflichten sich die Parteien bereits jetzt,den angestrebten wirtschaftlichen Erfolg soweit wie möglich zuverwirklichen.39

A X A V IA SoftwareGmbHA X A V IA ÖstereichHafenstraße47–51A-4020LinzTel.:+43-732-997049-0Fax:+43-732-997049-79ofice@axavia.comA X A V IA DeutschlandKatharina-Paulus-Straße8D-65824SchwalbachTel.:+49-6196-9549060Fax:+49-6196-9695759ofice@axavia.comA X A V IA SchweizPostfach41CH-5035UnterentfeldenTel.:+41-56-4410-438Fax:+41-56-4410-687ofice@axavia.comwww.axavia.com