Jour fixe Lange Nacht der Wissenschaften 2011 7. Dezember 2010 ...

cJour fixeLange Nacht der Wissenschaften 20117. Dezember 2010, 9.15-10.45 Uhr, Beuth Hochschule für Technik BerlinKongressorganisationWissenschaftskommunikationEventmanagementProtokollAnwesenheit:Juliane Bönisch (TH Wildau), Claudia Moser (DLR), Kornelia Nehse, Claudia Massow (LKA), PhilippZitzelsperger, Angelika Grammozi (AMD), Ulrike Schwarzberg (ESMT), Christian Scherf (InnoZ/EUREF), SabineWreder (FV Berlin), Nicole Kehrer (DAI), Stephanie Schwarz (IBMT), Jana Bialluch (TU), Beate Fähse (PTB),Cornelia Czerwonka (Charité), Anja Krauseneck (Sportbund Trept.-Köp.), Marina Salmon (WISTA), JaquelineHirscher (DRFZ), Sylvia Prietz (Uni Potsdam), Monika Jansen (Beuth HS), Gisela Hüttinger (HTW), DanielaGiese (Campus Buch)Delia Lemke, Susann Morgner, Christine Titel (con gressa)Kathrin Buchholz (Geschäftsstelle Verein Lange Nacht der Wissenschaften, LNDW e.V.)In Ergänzung der anhängenden Präsentation fassen wir im Folgenden kurz die wichtigsten Informationenund Ergebnisse des Jour fixe zusammen.I. Einführung für neue Teilnehmer / neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus denEinrichtungen1. Struktur und OrganisationDer Veranstalter der Langen Nacht der Wissenschaften – ein Zusammenschluss von wissenschaftlichenEinrichtungen aus Berlin und Potsdam – hat sich im vergangenen Jahr als Verein konstituiert: LNDW e.V.Der Beitritt steht allen wissenschaftlichen Einrichtungen offen, die regelmäßig an der Langen Nacht derWissenschaften teilnehmen, derzeitige Mitglieder sind u.a. FU, HU, TU, Beuth Hochschule, FraunhoferGesellschaft, IGAFA, GFZ Potsdam, MDC Berlin-Buch.(siehe Folie 3)Die Mitgliederversammlung ist das höchste Gremium der Langen Nacht der Wissenschaften, in ihr werden diewesentlichen Entscheidungen zur Steuerung und zum Veranstaltungsrahmen getroffen.Mit der Gesamtorganisation (Folie 4) ist die Agentur con gressa GmbH beauftragt.Die Ansprechpartnerinnen in Geschäftsstelle und Agentur con gressa und ihre Arbeitsbereiche sind:Geschäftsstelle des Vereins Lange Nacht der WissenschaftenDr. Kathrin BuchholzE-Mail: kathrin.buchholz@mdc-berlin.deTel.: 030 / 94 06 26 23Fax: 030 / 94 06 49 112con gressa GmbHE-Mail: langenacht@congressa.deFax: 030 / 2849 3850Dr. Christine Titel(Allg. Projektmanagement, Finanzen, Ticketing)Tel.: 030 / 2849 3844

Delia Lemke / MartinaGrüthling(Öffentlichkeitsarbeit, Werbung)Tel.: 030 / 2849 3843/46KongressorganisationWissenschaftskommunikationEventmanagementSusann Morgner(Programmeingabe, Pressearbeit, Medienpartner,Homepage, Intranet)Tel.: 030 / 2849 3842Kirsty Otto(Shuttlebus-Routen)Tel.: 030 / 2849 38412. Rahmenbedingungen und FinanzierungDie Veranstaltungszeit der Langen Nacht der Wissenschaften ist von 17.00 Uhr bis 1.00 Uhr (Ausnahme nurauf dem Campus Buch). In allen teilnehmenden Einrichtungen ist während der gesamten Veranstaltungszeit einattraktives Programm anzubieten.Für alle Besucher der Langen Nacht der Wissenschaften besteht Ticketpflicht.Die teilnehmenden Einrichtungen gewährleisten die Umsetzung des Ticketings, indem Sie die Tätigkeit derzentral beauftragten Kontrolleure (die auch gleichzeitig die Besucher zählen) an Ihren Einrichtungenunterstützen.Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der teilnehmenden Einrichtungen, die während der Veranstaltung nicht imEinsatz sind, sowie deren Angehörige, Freunde und Bekannte können die Lange Nacht der Wissenschaften zumermäßigten Ticketpreis besuchen („Mitarbeitertickets“). Die teilnehmenden Einrichtungen unterstützen dies durchden Verkauf von Mitarbeitertickets in ihrem Hause während des Vorverkaufszeitraums.Die limitiert zur Verfügung gestellten Ehrentickets werden sorgsam eingesetzt und ausschließlich an besondereEhrengäste der teilnehmenden Einrichtungen vergeben.Die teilnehmenden Einrichtungen beachten bei der Herstellung eigener Werbemittel für die Veranstaltungmöglichst das Corporate Design der Langen Nacht der Wissenschaften (Grundmotiv, Slogan etc.) undverweisen auf die Einbindung des eigenen Programmangebots in die Gesamtveranstaltung. Über das Intranetwerden dazu grafische Elemente im Download angeboten, für Beratung und Rückfragen steht die Agentur congressa zur Verfügung.Die wesentlichen Säulen der Finanzierung der Langen Nacht der Wissenschaften sind die Ticketeinnahmensowie die Mitgliedsbeiträge und Teilnahmebeiträge der teilnehmenden Einrichtungen (siehe Folie 8).3. IntranetDas Intranet unter www.langenachtderwissenschaften.de/intern wird über den gesamten Projektverlauf alsPlattform für den Informationsaustausch genutzt (siehe Folien 9-12 – Screenshots aus 2010). Alle Teilnehmererhalten mit der Anmeldebestätigung ihre Zugangsdaten (Benutzername, Passwort) per E-Mail (informiertwerden die im Anmeldeformular benannten Ansprechpartner). Die Zugangsdaten gelten immer für eineEinrichtung, sie können von verschiedenen Mitarbeitern benutzt werden.Bis zum 15.01.2011 sollten die Stammdaten von jeder Einrichtung geprüft und ggf. korrigiert bzw. ergänzt sein.Vorgegeben sind die Daten aus der Anmeldung. Weitere Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse undTelefonnummer können ergänzt werden. Alle angegebenen E-Mail-Adressen werden in den Versand vonRundmails einbezogen.Das Intranet wird durch con gressa sukzessive mit Informationen, Download-Dateien und Abfrageformularen(z. B. für Werbemittel, Mitarbeiter- und Ehrentickets, den Einsatz von Ticketkontrolleuren/Zählern) ergänzt.Seite 2

II Aktuelle Informationen zur Langen Nacht 2011KongressorganisationWissenschaftskommunikationEventmanagement1. ZeitplanungMeilensteine im Projektverlauf9. März 2011: Redaktionsschluss Programm2. Mai 2011: Programm online12. Mai 2011: Start Vorverkauf28. Mai 2011: Lange Nacht der WissenschaftenEine detaillierte und im Projektverlauf ständig aktualisierte Zeitplanungstabelle ist im Intranet zu finden.Die Programmeingabe durch die teilnehmenden Einrichtungen beginnt am 19.02.2010 und endet am15.03.2010. In einem ersten Schritt sind bis zum 02.03.2010 die Veranstaltungsorte einzutragen, auf denen dieRoutenplanung und die entsprechende Gliederung des Programms aufbauen. Eine ausführliche Erklärung undDemonstration der Programmeingabemaske erfolgt auf dem kommenden Jour fixe im Februar.Stand der Anmeldungen zur Langen Nacht:Zum Zeitpunkt des Jour fixe lagen 43 Anmeldungen vor. Da erfahrungsgemäß mit Nachzüglern zu rechnen ist,werden noch weitere Anmeldungen erwartet.2. Grafisches Motiv für die Lange Nacht 2011Das grafische Grundmotiv wird dieses Mal von der Grafik-Design-Klasse von Professer Fons Hickmann (UdK)entwickelt. Dem Jour fixe wurden 10 Entwürfe vorgestellt (siehe Folie 16), aus denen jede und jeder Anwesendeeinen Entwurf als den ihrer/seiner Meinung nach gelungensten auswählen konnte. Die zwei vom Jour fixe mitden meisten Stimmen bedachten Entwürfe sollen, zusammen mit drei vom Vereinsvorstand vorausgewähltenEntwürfen, am 15. Dezember 2011 der Mitgliederversammlung zur Entscheidung vorgelegt werden.Die Auswertung im Jour fixe ergab folgende Reihung auf den ersten Plätzen:Platz 1 mit den meisten Stimmen: Entwurf Nr. 9Plätze 2 (stimmengleich): Entwürfe Nr. 1, 3 und 5Da die Entwürfe 3, 5 und 9 vom Vorstand bereits vorausgewählt waren, wurde vom Jour fixe noch Entwurf 1 zurAbstimmung empfohlen.3. Ticketpreise 2011 (siehe Folie 17)Die Eintrittspreise der Langen Nacht der Wissenschaften sind seit vielen Jahren konstant. Als einzigeVeränderung gibt es seit 2008 eine Differenzierung zwischen Vorverkauf und Abendkasse bei ungefährerBeibehaltung des Preisniveaus.Die in den letzten Jahren aufgetretenen Kostensteigerungen – unter anderem Preiserhöhungen bei derKombiticketgebühr des VBB, höhere Personalkosten für Guides und Ticketkontrolleure/Zähle – wurden bishernicht in den Ticketpreis eingerechnet. Da eine Kompensation im Gesamtbudget durch eine weitere erheblicheSteigerung der Besucherzahl nicht realistisch scheint, ist eine moderate Erhöhung der Ticketpreise notwendig,um die Finanzierung der Veranstaltung abzusichern.Der Vorstand wird der Mitgliederversammlung am 15.12.2010 folgenden Vorschlag unterbreiten:- Die Preise im Vorverkauf werden mit Ausnahme des Familientickets auf das Niveau der Eintrittspreise vor derDifferenzierung in VVK und Abendkasse angehoben.- Einzeltickets an der Abendkasse sind jeweils um 2 € teuer als im Vorverkauf, das Familienticket um 5 € – dasergibt für alle Tickets eine Preissteigerung gegenüber dem Vorjahr um 1 €.- Der Preis im Schülerticket bleiben für Schüler konstant (4 €), für begleitende Lehrer steigt er entsprechend demermäßigten VVK-Ticket von 6 € auf 7 € an.Seite 3

KongressorganisationWissenschaftskommunikationEventmanagementDer nächste Jour fixe findet am Dienstag, dem 8. Februar 2011 wieder in der Beuth-Hochschule für Technik stattund wird, neben dem aktuellen Projektstand, vor allem der Projektdatenbank und Programmeingabe gewidmetsein.Christine Titel13.12.2010Seite 4