Branchenkompetenz plus Methodik ergibt Erfolg - Midrange Magazin

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MARKTÜBERSIcHT HuMAN RESOuRCES
definieren sollte. An erster Stelle stand
dabei die zwingende Notwendigkeit,
dass die Lösung in der Lage sein muss,
die komplexe Unternehmensstruktur
abzubilden und es sowohl ermöglicht,
Bewerbungen einzelnen Teilkonzernen
zuzuordnen, als auch Synergien innerhalb
der ganzen Unternehmensgruppe
zu nutzen. Es musste also eine Lösung
gefunden werden, in der sich unterschiedliche
Nutzerrollen definieren
lassen: Den Anwendergruppen sollten
jeweils genau die Nutzungs- und Administratorenrechte
eingeräumt werden,
die ihrer Position im Unternehmen entsprechen.
ryanking999, fotolia.com
Bewerberauswahl leicht gemacht Quelle: Fotolia
Aber das war längst nicht die einzige
Anforderung an das gesuchte
Recruiting-System: Ein detaillierter Katalog
legte Pflichtkriterien und „niceto-have“-Funktionen
fest. So sollte u. a.
sichergestellt werden, dass auch Mitarbeiter
aus den verschiedenen Fachabteilungen,
die nur ein oder zwei Mal
pro Jahr zu der Bewerberauswahl hinzugezogen
werden, die elektronische
Lösung ohne große Einarbeitungszeit
nutzen können. Wichtig war auch, dass
das neue Tool über VPN bedient werden
kann – schließlich sind zahlreiche
Entscheidungsträger des Konzerns oft
im In- und Ausland unterwegs, was den
Auswahlprozess bislang unnötig verzögerte.
Und letztlich sollte es möglich
sein, aus dem System heraus nicht nur
die eingehenden Unterlagen des jewei-
MIDRANGE MAgAZIN · 10/2012
ligen Bewerbers einzusehen, sondern
sie auch direkt elektronisch innerhalb
des Teilkonzerns weiterzuleiten oder
aber dem Bewerber aus dem System
heraus eine E-Mail-Antwort zukommen
zu lassen.
Seit Mai 2011 ist das neue System
nun zunächst im deutschsprachigen
Raum offiziell im Einsatz. In der ersten
Zeit, etwa zwei Monate lang, liefen das
neue und das alte Bewerbungsprozedere
nebeneinander her – ältere Ausschreibungen
wurden noch per Excel-Tabelle
zu Ende gebracht, aktuelle Stellenangebote
sogleich mit dem neuen Online-
Bewerbungsweg verknüpft. Dabei ging
die Implementierung
der Lösung
ohne größere Probleme
vonstatten.
Bei den ersten
Schritten half ein
Schulungsprogramm
nach dem
Prinzip „Train the
trainer“: Der Softwareentwickler
selbst schulte nur
die wichtigsten
Schlüsselpersonen
im Unternehmen,
die wiederum ihr eigenes Team in
die Handhabung der neuen Lösung einwiesen.
Während des gesamten Schulungsprozesses
stand ein ergänzendes
Handbuch zur Verfügung, auf dessen
Basis aufkommende Fragen der Anwender
schnell geklärt werden konnten.
Inzwischen haben 777 Anwender
Zugriff auf das webbasierte Recruting-
System – neben den eigentlichen Personalern
auch Administratoren aus dem
Management, der Betriebsrat und einzelne
Mitarbeiter aus den Fachabteilungen,
die per Passwort einzelnen Bewerbungsverfahren
zugeschaltet werden
können. Sie alle schätzen die Lösung
für seine hohe Praxisnähe. Zwar mussten
sich weniger IT-affine Mitarbeiter
zunächst ein wenig in die Funktionsweise
des neuen Systems hineinden-
ken, aber dank einer mit Screenshots
versehenen Kurzanleitung zum Handling
der Software konnte ihnen schnell
geholfen werden.
Der Recruiting-Prozess hat sich seit
Einführung der Lösung vor gut einem
Jahr de facto erheblich verschlankt:
Mithilfe der verschiedenen Administratorenrollen
und der Möglichkeit der
elektronischen Bearbeitung der Bewerbungsunterlagen
werden die administrativen
Schritte im Bewerbungsverfahren
auf ein Minimum gesenkt. Das
zahlt sich zum einen für die Anwender
des Tools aus, die sich jetzt einfacher
miteinander über eingegangene Bewerbungen
austauschen und sie der richtigen
Stelle zuordnen können und dadurch
freie Zeitkapazitäten für andere
Bereiche übrig haben. Darüber hinaus
eröffnen die Reporting-Funktionen des
Systems die Möglichkeit, statistische
Angaben über den Erfolg einzelner
Ausschreibungen einzusehen, auf deren
Basis Recruiting-Wege nachhaltig
optimiert werden können.
Zum anderen bedeutet das Bewerbermanagementsystem
aber auch
für die mehreren Tausend jährlichen
Bewerber eine Erleichterung: Sie können
dank der Ausfüllmasken sofort
erkennen, für welchen Fachbereich in
welchem Teilkonzern sie sich zur Zeit
bewerben können – und gleichzeitig
den Wunsch angeben, auch fachbereichs-
und teilkonzernübergreifend
in den unternehmensweiten Bewerberpool
aufgenommen zu werden. Zudem
erhalten sie nun deutlich schneller
eine Rückmeldung zum Stand ihres
Einstellungsverfahrens. „Insbesondere
für High Potentials, die auf dem Arbeitsmarkt
sehr gefragt sind, können
wir uns damit als attraktiver und wertschätzender
Arbeitgeber ausweisen“,
fasst Alexa Faber die weitreichende
Bedeutung der neuen Lösung für die
Freudenberg Gruppe zusammen.
Sandra Meyer ó
www.dvinci.de