Einführung der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER)
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Datenschutzaufsichtsstelledes Kantons BernBureau pour la surveillancede la protection des donnéesdu canton de BerneMünstergasse 23011 BernTelefon 031 633 74 10Telefax 031 633 74 11info.datenschutz@jgk.be.chwww.be.ch/dsaAn die Datenschutzaufsichtsstellen <strong>der</strong>Einwohner- und gemischten GemeindenUnser Zeichen: 42.31-13.5917 SIM/sib 9. Juli 2013<strong>Einführung</strong> <strong>der</strong> <strong>elektronischen</strong> <strong>Geschäftsverwaltung</strong> (<strong>GEVER</strong>); Vorabkontrolledurch die Datenschutzaufsichtsstelle <strong>der</strong> GemeindenSehr geehrte Damen und HerrenZahlreiche Gemeinden sind zurzeit daran eine elektronische <strong>Geschäftsverwaltung</strong> (<strong>GEVER</strong>)einzuführen (auch als Grundlage für die Langzeitarchivierung). So hält es jedenfalls die Mitteilung<strong>der</strong> IG Gemeindeinformatik Mitte 1 im Informationsbulletin 1/2013 des Verbandes BernischerGemeinden fest.Führt eine bernische Gemeinde eine elektronische <strong>Geschäftsverwaltung</strong> ein, wird dies praktischin allen Fällen 2 zu einer vorabkontrollpflichtigen Datenbearbeitung führen. Eine Vorabkontrolleist durch die Datenschutzaufsichtsstelle <strong>der</strong> Gemeinde vorzunehmen. Dies bedeutet,dass die Gemeindeverwaltung <strong>der</strong> Datenschutzaufsichtsstelle <strong>der</strong> Gemeinde vor Inbetriebnahme<strong>der</strong> <strong>elektronischen</strong> <strong>Geschäftsverwaltung</strong> in einem sogenannten Informatiksicherheits- undDatenschutzkonzept (ISDS-Konzept) darzustellen hat, wie sie die Vorgaben <strong>der</strong> Informatiksicherheitund des Persönlichkeitsschutzes sicherstellen will 3 .Wir empfehlen den Datenschutzaufsichtsstellen <strong>der</strong> Gemeinden bei <strong>der</strong> Verwaltung in Erfahrungzu bringen, ob ein <strong>GEVER</strong>-Projekt in Bearbeitung steht. Falls ja, ist die Gemeindeverwaltungdarauf aufmerksam zu machen, dass dieses Projekt <strong>der</strong> Datenschutzaufsichtsstelle <strong>der</strong>Gemeinde zur Vorabkontrolle zu unterbreiten ist. Falls eine elektronische <strong>Geschäftsverwaltung</strong>bereits in Betrieb steht, eine Vorabkontrolle aber unterblieben ist, ist diese nachzuholen. D.h.,dass die Gemeindeverwaltung <strong>der</strong> Datenschutzaufsichtsstelle <strong>der</strong> Gemeinde nachträglich die1 www.iggimitte.ch2 Art. 8 <strong>der</strong> Datenschutzverordnung vom 22. Oktober 2008; DSV; BSG 152.040.1; abrufbar unterhttp://www.sta.be.ch/belex/d/1/152_040_1.html nennt die Ausnahmen.3 Art. 17a des Datenschutzgesetzes vom 19. Februar 1986; KDSG; BSG 152.04 abrufbar unterhttp://www.sta.be.ch/belex/d/1/152_04.html, sowie auf <strong>der</strong> Seite <strong>der</strong> kantonalen Datenschutzaufsichtsstelleunter http://www.jgk.be.ch/jgk/de/index/aufsicht/datenschutz/kommunaler_datenschutz.html (Ziff. 4Unterlagen zur Vorabkontrolle)
- 2 - Unser Zeichen: 42.31-13.5917 SIM/siberfor<strong>der</strong>lichen Unterlagen zu unterbreiten hat. Die untenstehende Darstellung zeigt das Vorgehenbei <strong>der</strong> Vorabkontrolle auch im zeitlichen Ablauf:Wir danken für Ihre Kenntnisnahme und stehen für Rückfragen gerne zur Verfügung.Freundliche GrüsseDer Datenschutzbeauftragtedes Kantons BernMarkus Siegenthaler, Fürsprecher
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