Erhöhung des Stellenplafonds für die Gemeindeverwaltung

Traktandum 4Stellenplan zum Personalreglement: Erhöhung des Stellenplafonds für die GemeindeverwaltungDas Bevölkerungswachstum (aktuell und in Zukunft), die Zunahme der Arbeitsbelastung, dieKomplexität der Fälle und vor allem auch die Ansprüche seitens des Kantons und der Bevölkerungnahmen und nehmen stetig zu. Eine Erhöhung des Stellenplafonds der Gemeindeverwaltungist erforderlich. Die letzte Stellenplanerhöhung erfolgte per 1. Januar 1993 (vor rund 18Jahren). Der Stellenplan soll um 100 % erhöht werden (für die ganze Gemeindeverwaltung). Ab1. Januar 2012 werden aber nur 40 % für die Gemeindekanzlei ausgeschöpft.Rückblick und heutige SituationDer Personalbestand der Gemeinderwaltung (Gemeindekanzlei, Finanzverwaltung und Steueramt) ist seitdem 1. Januar 1993 (also seit rund 18 Jahren) bei 400 Stellenprozenten. Seit 1. Januar 2011 wird im Gemeindehausauch das Regionale Steueramt Sarmenstorf Fahrwangen geführt. Dafür hat die GemeindeFahrwangen ihre 100 Stellenprozente des Steueramtes der Gemeinde Sarmenstorf zur Verfügung gestellt.Damit stehen total 500 Stellenprozente zur Verfügung. Aktuell - seit 1. Januar 2011 - sind auf der Gemeindeverwaltung(alle Abteilungen) sechs Mitarbeitende tätig (vier Mitarbeitende 100 %, eine Teilzeitmitarbeiterin60 % sowie eine Teilzeitmitarbeiterin 40 %). Zudem werden zwei Berufslernende ausgebildet.Eine Lernende, ein Lernender ist stets auf den Abteilungen Finanzverwaltung/Regionales Steueramt undeine Lernende, ein Lernender auf der Gemeindekanzlei in Ausbildung. Zudem wird jeweils eine Lernende,ein Lernender der Gemeinde Fahrwangen auf dem Regionalen Steueramt Sarmenstorf Fahrwangen ausgebildet(Anstellung und Verantwortung liegt bei der Gemeinde Fahrwangen).Seit 1993 ist die Gemeinde Sarmenstorf in allen Bereichen gewachsen. So betrug der Einwohnerbestandper 1. Januar 1993 1 820 Einwohnerinnen und Einwohner. Per 1. Januar 2011 sind es 2 500, also eineZunahme von rund 37 %. Derzeit stehen rund 100 Wohnungen im Bau oder sind geplant. Eine weitereZunahme der Einwohnerzahl um 100 bis 200 Einwohnerinnen und Einwohnern ist in nächster Zeit absehbar.Der Personalbestand von 200 Stellenprozenten auf der Gemeindekanzlei (also ohne Finanzverwaltung undRegionales Steueramt) muss erhöht werden. Die Gemeindekanzlei führt sämtliche Arbeiten mit Ausnahmeder spezifischen Arbeiten der Finanzverwaltung und des Regionalen Steueramtes Sarmenstorf Fahrwangenaus. Insbesondere zu nennen sind: Gemeindekanzlei und Sekretariat Gemeinderat und Kommissionen Einwohnerkontrolle Gemeindezweigstelle SVA (ehemals AHV-Zweigstelle) Sozialamt und Vormundschaftssekretariat Bestattungsamt Inventarisation samt Erbschafts- und Schenkungssteuerveranlagungen Schalter- und TelefondienstDie Aufzählung ist nicht abschliessend. Die Gemeindekanzlei erledigt auch verschiedene andere Aufgabenwie etwa die Daten- und Registerharmonisierung, Herausgabe der Hundemarken, Tageskarten GemeindeSBB, Verkauf von Gebührenmarken, Auskünfte im Bauwesen (samt Abgabe von Werkleitungsplänen),Verantwortung Ausbildung der Berufslernenden, Betreuung der EDV samt Homepage, erste Anlaufstellevon Einwohnerinnen und Einwohnern und so weiter.Die Arbeitsbelastung hat in den letzten Jahren laufend zugenommen. Trotz Internet und E-Mail suchennach wie vor viele Einwohnerinnen und Einwohner, Amtsstellen und Drittpersonen den direkten Kontaktüber das Telefon oder am Schalter. Im Durchschnitt nehmen bei der Gemeindekanzlei (ohne Finanzverwaltungund Regionales Steueramt Sarmenstorf Fahrwangen) pro Tag rund 20 bis 30 Personen Kontakt überTelefon oder am Schalter mit den Mitarbeitenden auf. Eine Person der Gemeindekanzlei ist grossmehrheitlichmit Telefon- und Schalterdienst beschäftigt.Die Zunahme der Arbeitsbelastung ist nicht nur auf das Bevölkerungswachstum, sondern auch auf dieKomplexität der Fälle zurückzuführen. Insbesondere ist hier das Sozial- und Vormundschaftswesen zunennen. Vor rund zehn bis zwanzig Jahren waren kaum Sozialfälle zu verzeichnen, heute betreut die Gemeindekanzleijährlich gegen 40 Sozialfälle und rund zehn Alimentenbevorschussungsfälle. Eine Abnahmeist nicht in Sicht, im Gegenteil. Die Fälle werden zeitaufwendiger und komplexer.

Das neue Kinds- und Erwachsenenschutzrecht, welches am 1. Januar 2013 in Kraft tritt, wird die Gemeindekanzleiweiterhin fordern. Dies vor allem im Bereich als erste Anlaufstelle und für Abklärungen für dieregionalen Spruchkörper.Die Mitarbeitenden sind stets besorgt, die Arbeitsabläufe so effizient wie möglich zu erledigen. Per1. September 2007 hat der Gemeinderat das Geschäfts- und Kompetenzreglement (GKR) Gemeinderat-Verwaltung eingeführt. Mit dem Reglement strebt der Gemeinderat eine weitgehende Delegation vonKompetenzen an die einzelnen Gemeinderatsmitglieder und die Gemeindeverwaltung an. Damit kann sichder Gemeinderat verstärkt auf die strategischen Aufgaben der Gemeinde konzentrieren. Fachaufgabenmit klarer rechtlicher Ausgangslage, geringem (finanziellem) Ermessensspielraum sowie Routinegeschäftewerden an die Gemeindeverwaltung oder einzelne Ratsmitglieder delegiert. Damit konnten verschiedeneArbeitsabläufe optimiert und effizienter gestaltet werden. Trotzdem ist die Arbeitsbelastung der Gemeindekanzleinach wie vor gross.Zukunft der Sarmenstorfer GemeindeverwaltungDie politische Meinung des Gemeinderates tendiert unverändert dahin, dass die eigene Gemeindeverwaltungerhalten und gestärkt werden soll. So wurde per 1. Januar 2011 das Steueramt der Gemeinde Fahrwangenübernommen und wird neu im Regionalen Steueramt Sarmenstorf Fahrwangen geführt. Zu diesemZweck wurde die Wohnung im Obergeschoss des Gemeindehauses in Büroräumlichkeiten umgebaut.In diesen neuen Räumlichkeiten befinden sich seit dem 1. Januar 2011 die Finanzverwaltung und dasRegionale Steueramt Sarmenstorf Fahrwangen. Im Erdgeschoss befindet sich die Gemeindekanzlei.PensenerhöhungAktuell besteht ein Bedarf von zusätzlich 40 % für die Gemeindekanzlei. Der Gemeinderat beantragt abereine Erhöhung des Stellenplafonds von 100 % für die Gemeindeverwaltung (alle Abteilungen). Damitsteht eine Reserve für eine weitere Pensenerhöhung auf der Gemeindekanzlei oder in den AbteilungenFinanzverwaltung und/oder Regionales Steueramt Sarmenstorf Fahrwangen zur Verfügung. Es ist nichtauszuschliessen, dass in Zukunft auch die Pensen der Abteilungen Finanzverwaltung (denkbar ab 2013/14,mit Einführung des neuen Rechnungsmodels HRM2) und Regionales Steueramt Sarmenstorf Fahrwangenerhöht werden müssen (je nach Entwicklung der Anzahl der Steuerpflichtigen). Eine Inanspruchnahmeeiner weiteren Erhöhung würde vorgängig im Voranschlag eingestellt. Zu beachten ist, dass bei einerErhöhung des Pensums des Regionalen Steueramtes Sarmenstorf Fahrwangen auch die Gemeinde Fahrwangenihr Steueramtspensum erhöhen müsste (entsprechend ihrer steuerpflichtigen Personen).Der Stellenplan ist mit einer Mitarbeiterin, einem Mitarbeiter Gemeindeverwaltung zu ergänzen. Die Einreihungins Gehaltsband drei bis fünf entspricht der heutigen Stelle „Verwaltungsangestellte“.Weiteres Vorgehen und KostenDer Gemeinderat bittet Sie, dem Antrag um Erhöhung des Stellenplafonds um 100 % zuzustimmen. Ausgeschöpftwerden aber derzeit lediglich 40 % für die Gemeindekanzlei. Die Pensenerhöhung ist per1. Januar 2012 vorgesehen. Entsprechende Lohnkosten sind im Voranschlag 2012 berücksichtigt.AntragDer Stellenplan, Anhang zum Personalreglement der Einwohner- und Ortsbürgergemeinde Sarmenstorf,sei per 1. Januar 2012 wie folgt zu ergänzen (neue Stelle): „Mitarbeiter/in Gemeindeverwaltung, Pensum100 %, Gehaltsband 3 - 5“