IT-Leistungsverrechnung - Controlling & Management Online

IT-Leistungsverrechnung
IT-Lösungen
Aufgrund des vermehrten Einsatzes
von Informations- und Kommunikationstechnologien
(IKT) im
Unternehmen ist ein effizienter Umgang
mit der Ressource IT zum kritischen Erfolgsfaktor
geworden. Den erwarteten
Potenzialen der IT, welche sich für die Gestaltung
von Wertschöpfungsprozessen
und die Unterstützung des Managements
ergeben, stehen häufig enorme Kosten gegenüber.
Hinzu kommt, dass ein großer
Teil der IT-Projekte nicht die gewünschten
Ergebnisse liefern, indem sie das geplante
Budget überschreiten, den Zeitrahmen
sprengen oder komplett abgebrochen
werden. Konsequenz ist, dass verstärkt
nach der Wirtschaftlichkeit der im Unternehmen
eingesetzten IT gefragt wird. Die
IKT-Abteilung steht zunehmend unter
Druck, sich für ihre Investitionen und den
laufenden Betrieb rechtfertigen zu müssen
(vgl. Hess 2006).
Durch eine transparente IT-Leistungsverrechnung
wird ein effizienter Umgang
mit der kritischen Ressource IT ermöglicht.
Aufgabe ist es, jeder kostenverursachenden
Aktivität einen entsprechenden
Kostenposten zuzuordnen. Die Vorteile
gegenüber einer pauschalen Umlegung
der Gemeinkosten für Anwendungen
und Projekte auf die einzelnen Aktivitäten
sind signifikant. Ziel der Leistungsverrechnung
ist es, die Transparenz der in
Anspruch genommenen IT-Leistungen an
den Benutzer weiterzugeben und den
IKT-Abteilungen die Einflussnahme auf
ihre Kosten zu ermöglichen. Dadurch
lassen sich Entscheidungen über Eigenfertigung
oder Fremdbezug von IT-Leistungen
treffen, die Wirtschaftlichkeit des
IKT-Bereichs kontrollieren und eine gezielte
Steuerung der Inanspruchnahme
der IT-Ressourcen durch die Fachabteilungen
durchführen. Ausgangspunkt der
IT-Leistungsverrechnung stellt eine transparente
Gegenüberstellung der Kosten
und Leistungen dar.
IT-Leistungsbestimmung
Für die Leistungsbestimmung der IT sind
neben rein technischen Kenngrößen auch
finanzwirtschaftliche Kennzahlen notwendig.
Weiterhin fließen qualitative Informationen
mit in die Bewertung ein.
Dies erfordert eine enge Kooperation
zwischen der IKT-Abteilung und den übrigen
Geschäftsbereichen. Für eine differenzierte
Auflistung der erbrachten IT-
Leistungen und deren Kosten haben
sich folgende Konzepte und Werkzeuge
etabliert.
Balanced Scorecard: Die Balanced
Scorecard ist ein Ansatz zur Operationalisierung
und Umsetzung strategischer
Unternehmensziele anhand messbarer
Kennzahlen. IT-Kennzahlensysteme
werden eingesetzt, um eine verbesserte
Planung, Steuerung und Kontrolle der
IT-Landschaft eines Unternehmens zu
erreichen. Sie helfen, den Wert der IT
für das Unternehmen auszudrücken und
erlauben so eine Abstimmung der IT
auf die Geschäftsziele (vgl. Hess 2006,
S. 176 – 178).
Total Cost of Ownership (TCO): Bei
dem TCO-Ansatz handelt es sich um ein
Abrechnungsverfahren, das nicht nur die
Anschaffungskosten eines IT-Systems,
sondern zusätzlich die über den Lebenszyklus
anfallenden Kosten erfasst. Der
TCO-Ansatz unterscheidet zwischen direkten
und indirekten Kosten. Direkte
Kosten sind Aufwendungen für Hardware
und Software, zentrale Unterstützungsleistungen
und Verwaltung. Indirekte
Kosten entstehen aufgrund von
Unterstützungsleistungen für den Endanwender
und (beabsichtigte bzw. unbeabsichtigte)
Ausfallzeiten des Systems (vgl.
Hess 2006, S. 130 – 131).
Service Level Agreements (SLAs):
SLAs sind Vereinbarungen zwischen der
IKT-Abteilung und den Fachbereichen
hinsichtlich Art und Qualität der zu er-
PRAXIS › Magazin
bringenden Leistung sowie dem dafür zu
entrichtenden Preis. Die IKT-Abteilung
bietet mehrere unterschiedliche Dienstleistungspakete
an, aus denen die Fachabteilung
das für sie sinnvollste Paket auswählt.
Derartige Leistungskennzahlen führen somit
zu einer erhöhten Transparenz, besserer
Leistungsverteilung und Kostenoptimierung
(vgl. Hess 2006, S. 168).
IT-Abrechnungsmodell
Für die Einführung einer IT-Leistungsverrechnung
ist die genaue Definition
eines Abrechnungsmodells notwendig.
Das Abrechnungsmodell hängt von den
definierten Zielen eines Unternehmens
und seiner Organisationsform ab. Im Gegensatz
zur pauschalen Kostenumlage
dient die Leistungsverrechnung der zielorientierten
Ressourcenberechnung. Die
Verrechnungspreise können sich dabei
an den Kosten, den Marktpreisen, dem
Nutzen oder dem vereinbarten Preis orientieren.
Da ein großer Teil der IT-Investitionen
Gemeinkosten sind, bietet sich die Prozesskostenrechnung
an. Hierbei werden
die indirekt anfallenden Kosten, die im
Verlauf des Betriebes verursacht werden,
durch Zuschlagssätze verrechnet. Ausgangspunkt
für die Prozesskostenrechnung
ist die Analyse der Unternehmensprozesse.
Dabei sollen die Prozesse identifiziert
werden, die für die Verursachung
der entstehenden Kosten verantwortlich
sind (Cost Drivers).
Im Folgenden stellen wir Ihnen exemplarisch
drei Softwareanbieter vor, die sich
auf die Verrechnung von IT-Leistungen
spezialisiert haben.
SAS – IT-Kostenmanagement
SAS wurde 1976 in North Carolina/USA
gegründet und gilt mit einem Umsatz
von 1,68 Milliarden US-Dollar im Jahr
51. Jg. 2007, H.2 | Controlling & Management | ZfCM 79

2005 als einer der größten Anbieter von
Business-Intelligence-Software. Insgesamt
beschäftigt das Unternehmen
10.000 Mitarbeiter, wovon 730 in
Deutschland angestellt sind. SAS bietet
verschiedene Softwarelösungen zur optimierten
Unternehmenssteuerung an:
IT-Kennzahlensysteme und IT-Scorecarding,
IT-Service-Level-Management,
IT-Kostenmanagement, IT-Financial-Management,
IT-Performance and Availability-Management
und IT-Kapazitätsplanung.
Sämtliche branchen- und fachspezifischen
Lösungen von SAS basieren
auf der Business-Intelligence-Plattform
SAS9. Diese Plattform integriert und
automatisiert alle Prozesse der Generierung,
Verteilung und Anwendung von
Wissen.
Die SAS-Lösung für das IT-Kostenmanagement
besteht aus mehreren Komponenten.
Zentraler Baustein ist die SoftwarelösungSAS-Acitivity-Based-Management.
Bei dieser Lösung wird im
Sinne der Prozesskostenrechnung eine
Zuweisung der Kosten zu Dienstleistungen
und Produkten über Prozesse ermöglicht.
Analytische Basis hierfür ist eine
Modellierung des Geschäftsmodells und
der dahinter ablaufenden Prozesse, anhand
derer eine visuelle Zuordnung der
Kostenbeziehungen dargestellt wird.
Über diese Kostenbeziehungen lassen
sich einzelne IT-Leistungen, wie bspw.
die Netzwerkleistung oder die Fehlerbehebung
der Hotline, zu einem IT-Produkt
bündeln. Weitere Komponenten der
Lösung sind für die Informationsbeschaffung
aus unterschiedlichen Datenquellen
zuständig. Da die für die Kostenrechnung
notwendigen Daten meist über
unterschiedliche Geschäftsbereiche verteilt
sind, werden diese von den einzelnen
Komponenten der SAS-Lösung automatisch
integriert und inhaltlich konsistent
zusammengeführt. Die dadurch gewonnenen
Daten dienen nicht nur der korrekten
Preisermittlung, sondern auch als
Grundlage für strategische Sourcing-Entscheidungen
oder für Teilaufgaben des
Service-Level-Managements.
Weiter Informationen unter:
http://www.sas.de
80 ZfCM | Controlling & Management | 51. Jg. 2007, H.2
CATENIC – Anafee
Die CATENIC AG kombiniert Softwarelösungen
und Beratung (Business- und
IT-Consulting). Das Unternehmen wurde
1999 gegründet und hat seinen Hauptsitz
in Bad Tölz. CATENIC entwickelt Softwarelösungen
zur transparenten Verrechnung
von IT-Dienstleistungen, Shared
Services und Kernprozessen im Unternehmen,
insbesondere im SAP-Umfeld.
Anafee ist eine Lösung zur Unterstützung
des IT-Controllings, die in ein bestehendes
SAP-System integriert werden
kann. Anafee wird eingesetzt zur Planung
und Kalkulation der IT-Service-Kosten
auf jeder Stufe der IT-Wertschöpfungskette
bis hin zur automatisierten Verrechnung
an die Leistungsempfänger. Die
anfallenden Kosten und Leistungen werden
verursachergerecht ausgewiesen sowie
für die einzelnen Kostenstellen und
die Unternehmensleitung übersichtlich
dargestellt. Über eine detaillierte Auflistung
aller Kostentreiber kann die Fachabteilung
ihren IT-Ressourcen-Verbrauch
abrufen und steuern. Die daraus resultierende
Transparenz und businessorientierte
Kommunikation mit den Anwendern fördert
den kostenbewussten Umgang mit
der IT und erlaubt einen Vergleich mit
externen Anbietern.
Weitere Informationen unter:
http://www.catenic.com
econet – cMatrix DataXRay
Die econet AG mit Sitz in München wurde
1994 gegründet und beschäftigt derzeit 35
Mitarbeiter. Econet unterstützt Unternehmen
bei der Bereitstellung, dem Betrieb,
der Verwaltung und Verrechnung ihrer
IT-Dienste sowie der Optimierung ihrer
IT-Geschäftsprozesse. Im Rahmen dieser
Leistungen bietet econet web-basierte Lösungen
für prozessorientiertes IT-Service-
Management und IT Billing an.
Mit der Softwarelösung cMatrix
DataXRay ermöglicht econet eine systematische
Erfassung, Auswertung und
Abrechnung der IT-Ressourcennutzung.
Dabei werden erbrachte IT-Leistungen
über nutzungsabhängige Daten (bspw.
belegter Speicherplatz, Ressourcen- und
Anwendungssystemnutzung) zentral erfasst,
zugeordnet und transparent verrechnet.
Über einen Web-Browser können
Kunden extern und Mitarbeiter intern
ablesen, welche Kosten für ihre
eMail-Accounts, ihre Terminal-Nutzung
oder den von ihnen belegten Speicherplatz
anfallen. Dazu sammeln einzelne
Software-Module die Daten aus unterschiedlichen
Zielsystemen und speichern
diese zentral auf einem Server. Auf Basis
dieser Daten werden Analysen durchgeführt,
die eine zeitnahe Ressourcenplanung
und Prognosen über die Verfügbarkeit
von Ressourcen ermöglichen.
Weiter Informationen unter:
http://www.econet.de
Natalie Kink,
München
Literatur
Hess, T.: IT-Basics für Controller: Was jeder Controller
über Softwareunterstützung und IT-Controlling
wissen muss, Stuttgart 2006.
Yurtkuran, S./Kollorz, E./ Weber, M.: Whitepaper
zum IT Controlling und IT Leistungsverrechnung,
2001 – 2003, nicetec GmbH.