Rat & Tat - Klienten-Info / Ausgabe 2/2017
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Aus der Praxis<br />
Für die Praxis<br />
>Die Registrierkasse ist ordnungsgemäß<br />
angemeldet – worauf muss man im<br />
laufenden Betrieb achten?<br />
Ergänzungen zur Checkliste Registrierkasse<br />
Was regelmäßig zu tun ist<br />
Monatlich<br />
Kassenabschluss mit dem letzten Beleg des laufenden Monats – entweder eigene Funktion der Kasse oder normaler<br />
Beleg mit „0“ als Monatsabschluss<br />
Quartalsweise<br />
Vollständiges DEP (=Datenerfassungsprotokoll) auf elektronischen Medien sichern (externe Festplatte, USB Stick, externer<br />
Server). Die Sicherung soll gleich nach dem Monatsabschluss des jeweiligen Monats erfolgen – Sicherung sieben Jahre<br />
aufbewahren.<br />
Tipp: Die Firma A-trust (Ersteller von Signaturkarten) bietet jedem Nutzer einen Gratis-online Speicher von 2 GB im Internet<br />
an. Voraussetzung für die Nutzung ist eine Handy Signatur und die Registrierung unter www.e-tresor.at. Dieser<br />
Online-Speicher eignet sich gut zur Speicherung der DEP der Registrierkasse.<br />
Jahresende<br />
Jahresbeleg erstellen (immer Dezember, egal wie das Wirtschaftsjahr ist) und mit der BMF-App und einem neuen<br />
Authentifizierungscode überprüfen (derselbe Vorgang wie bei Neuanlage der Kasse).<br />
Was bei einer Kassennachschau zu tun ist<br />
Nullbeleg erstellen (eigene Funktion der Kasse oder Geschäftsvorfall mit Null)<br />
Datenerfassungsprotokolle auf elektron. Medium dem Prüfer übergeben (kann binnen zwei Tagen nachgeholt werden)<br />
Organisatorisches<br />
Bitte im Betrieb eine Mappe mit allen Daten zur Registrierkasse auflegen: Nullbeleg der Anmeldung der Registrierkasse<br />
im Original, sonstige Berichte/Belege/Prüfergebnisse zur Registrierkasse, die Bedienungsanleitung und eine <strong>Info</strong>, wie<br />
man zu den Sicherungen gelangt, falls bei einer Nachschau Chef/in nicht da sind.<br />
Das im Betrieb vorhandene Personal muss für alle Funktionen der Registrierkasse eingeschult sein.<br />
Bei Ausfall/Verlust der Registrierkasse muss eine andere verwendet oder es müssen händische Einzelbelege erstellt werden<br />
(Paragons bereithalten), die später in der Kasse nacherfasst werden. Ausfälle von mehr als 48 Stunden müssen über<br />
FinanzOnline gemeldet werden (Ab- und Anmeldung). Bei Ausfall oder Verlust der Signatureinheit (=Sicherungseinheit)<br />
kann die Kasse weiterbetrieben werden, der Ausfall muss am Kassenbeleg angedruckt werden (eigene Funktion der<br />
Kasse) und bei einer Dauer von mehr als 48 Stunden über FinanzOnline gemeldet werden.<br />
Wird die Kasse planmäßig außer Betrieb genommen, muss ein signierter Schlussbeleg erstellt und ausgedruckt und das<br />
DEP ausgelesen werden. Außerdem muss die Kasse in FinanzOnline abgemeldet werden. Diese Unterlagen müssen sieben<br />
Jahre aufbewahrt werden.<br />
Wer keine eigenen FinanzOnline-Codes hat, soll sich bitte bezüglich der angeführten (Fehler)meldungen zeitnah an uns<br />
wenden.